Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.
В каких случаях проводится инвентаризация кассы?
Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.
Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.
Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
- при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).
Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:
- для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
- выявления причины возникшей ошибки в учете;
- по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.
Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.
Кто проводит инвентаризацию кассы?
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).
Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).
В состав инвентаризационной комиссии включаются:
- представители администрации организации;
- работники бухгалтерской службы;
- представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
- сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).
Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).
Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.
Порядок проведения инвентаризации кассы
Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.
Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.
В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.
На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.
Оформление результатов проведения инвентаризации кассы
Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.
Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.
Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).
В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.
Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).
В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:
- Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
- Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
- Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
- Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.
В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.
Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования — экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).
Источник: kontur.ru
Бланк ИНВ-15: образец заполнения
Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15) заполняется с двух сторон — оборотная нужна при выявлении расхождений.
Скачайте образец заполнения ИНВ-15 в формате word или excel. В нем все обязательные графы выделены цветом — не ошибетесь.
Порядок проведения инвентаризации кассы закрепляют во внутренних документах организации. Разберем, как проходит проверка и как оформлять документы.
Порядок проведения инвентаризации кассы
- Прежде чем начать проверку, составьте приказ о проведении инвентаризации денежных средств в кассе.
- Назначьте комиссию, которая будет проводить проверку.
- Кассир должен передать проверяющим последний кассовый отчет.
- Акт инвентаризации денежных средств в кассе заполняют поэтапно. Для начала укажите:
- название компании и ее организационно-правовую форму,
- код по ОКВЭД,
- номер и дату приказа, на основании которого проводится инвентаризация.
Далее материально ответственный сотрудник дает расписку о том, что он передал все приходные и расходные ордеры в бухгалтерию, а наличные оприходованы. Потом этот сотрудник должен от руки вписать в акт инвентаризации денежных средств в кассе свою должность и дату, подписаться и расшифровать подпись.
Следующую часть заполняет инвентаризационная комиссия.
- Если в кассе есть ценные бумаги, марки и т.д., проверяющие должны также вписать их количество в акт ИНВ-15. Смотрите образец заполнения — в нем указано, как правильно вписывать сведения о денежных средствах.
- В этой же части бланка надо вписать сумму наличных по данным бухучета — она должна совпадать с той, которую указала комиссия.
- Если есть расхождения, их нужно отметить в следующей части акта инвентаризации денежных средств в кассе. Туда же надо вписать последние номера ПКО и РКО, которые зарегистрировали до начала проверки.
- Подписать форму ИНВ-15 обязаны все члены комиссии. Свою подпись должен опять поставить и материально-ответственный сотрудник.
- На второй стороне акта инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15) сотрудник должен дать пояснения по недостаче или излишкам в кассе. На основании его комментариев принимается решение, как поступить с расхождением — его надо указать в форме, поставить печать и подпись руководителя.
Акт инвентаризации кассы: скачать бланк и образец
Ниже мы разобрали часто задаваемые вопросы о порядке проведения инвентаризации кассы и о том, как оформлять документы.
Когда инвентаризация кассы обязательна?
В Методических указаниях Минфина №49 перечислены случаи, когда инвентаризация кассы обязательна. Проверку проводят, когда:
- передают имущество компании в аренду, выкупают его или продают,
- составляют годовую отчетность,
- меняют материально ответственных сотрудников,
- находят хищения или порчу ценностей,
- происходят стихийные бедствия, пожары и другие чрезвычайные ситуации,
- ликвидируют или реорганизовывают компанию.
При этом в учетной политике организации могут быть прописаны и другие случаи, когда обязательна инвентаризация кассы. Бланк ИНВ-15, образец заполнения — здесь >>
Как часто проводить инвентаризацию кассы?
Периодичность устанавливает руководитель, она указывается в учетной политике компании.
Кого можно включить в комиссию по инвентаризации кассы?
Обычно в нее входит представитель руководства, бухгалтерии и другие специалисты. Нельзя формировать комиссию только из представителей сторонней организации, например, аудиторской фирмы. Подробнее — в нашей статье про инвентаризацию кассы.
Можно ли разработать свой бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе?
Можно. Форму ИНВ-15 применять необязательно, ее можно заменить аналогичным документом. Но лучше используйте уже готовый акт инвентаризации кассы. Скачать бланк и заполненный образец, в котором нужные строки выделены цветом, можно здесь >>
Скачать другие формы документов
Источник: www.moysklad.ru
Общие положения об инвентаризации
Минфин Российской Федерации своим Приказом от 13.06.1995 N 49 утвердил Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Пунктом 1.1 данного нормативного акта обязанность по проведению проверок возложена исключительно на российские юридические лица. Отечественные организации должны сверять не только имущество, но и проводить инвентаризацию наличных денежных средств. Акты, составляемые по результатам таких изучений, фактически заканчивают проверку.
Акты нормотворчества России предусматривают несколько случаев сверки фактических активов и обязательств с данными бухгалтерского учета:
- обстоятельства, перечисленные в п. 1.5 Методических указаний;
- назначение проверки по инициативе руководства компании или согласно учетной политике.
Руководитель предприятия приказом назначает проведение проверки и определяет членов соответствующей комиссии, которые своими подписями удостоверяют акт ИНВ-15 инвентаризации наличных денежных средств и иные документы, оформляемые по итогам сверок.
Порядок проведения проверок наличности разработан Министерством финансов Российской Федерации в пунктах 3.39 – 3.43 Методических указаний. Согласно существующим правилам инвентаризация проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций. Однако существующий алгоритм оформления наличности ревизию денег не регламентирует. Бланк инвентаризации денежных средств в кассе является документом, оканчивающим проверку.
Источник: glavkniga.ru
Назначение документа
В проведении регулярной инвентаризации наличных средств заинтересовано руководство компании.
С помощью ревизии проверяются остатки в кассе денежных средств, фиксируется факт их хищения материально ответственным лицом.
Частота ее проведения при внутренних проверках определяется директором предприятия. Инвентаризация может быть также и внезапного характера.
Существуют случаи, обозначенные законодательством (Приказ Минфина №49 от 13 июня 1995 года), когда инвентаризацию нужно проводить обязательно:
- перед подготовкой отчетности за календарный год;
- смена ответственного сотрудника (кассира);
- выявление случаев возникновения излишков, хищения наличных денег из кассы
Во всех указанных случаях итогом является составленный акт инвентаризации по форме ИНВ-15.
Кто заполняет при ревизии кассы предприятия?
Обязанность по инвентаризации кассы закреплена за постоянно действующей инвентаризационной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя.
Членами комиссии являются:
Далее материально ответственный сотрудник дает расписку о том, что он передал все приходные и расходные ордеры в бухгалтерию, а наличные оприходованы. Потом этот сотрудник должен от руки вписать в акт инвентаризации денежных средств в кассе свою должность и дату, подписаться и расшифровать подпись.
Следующую часть заполняет инвентаризационная комиссия.
- Если в кассе есть ценные бумаги, марки и т.д., проверяющие должны также вписать их количество в акт ИНВ-15. Смотрите образец заполнения — в нем указано, как правильно вписывать сведения о денежных средствах.
- В этой же части бланка надо вписать сумму наличных по данным бухучета — она должна совпадать с той, которую указала комиссия.
- Если есть расхождения, их нужно отметить в следующей части акта инвентаризации денежных средств в кассе. Туда же надо вписать последние номера ПКО и РКО, которые зарегистрировали до начала проверки.
- Подписать форму ИНВ-15 обязаны все члены комиссии. Свою подпись должен опять поставить и материально-ответственный сотрудник.
- На второй стороне акта инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15) сотрудник должен дать пояснения по недостаче или излишкам в кассе. На основании его комментариев принимается решение, как поступить с расхождением — его надо указать в форме, поставить печать и подпись руководителя.
Акт инвентаризации кассы: скачать бланк и образец
Ниже мы разобрали часто задаваемые вопросы о порядке проведения инвентаризации кассы и о том, как оформлять документы.
Когда инвентаризация кассы обязательна?
В Методических указаниях Минфина №49 перечислены случаи, когда инвентаризация кассы обязательна. Проверку проводят, когда:
- передают имущество компании в аренду, выкупают его или продают,
- составляют годовую отчетность,
- меняют материально ответственных сотрудников,
- находят хищения или порчу ценностей,
- происходят стихийные бедствия, пожары и другие чрезвычайные ситуации,
- ликвидируют или реорганизовывают компанию.
При этом в учетной политике организации могут быть прописаны и другие случаи, когда обязательна инвентаризация кассы. Бланк ИНВ-15, образец заполнения — здесь >>
Как часто проводить инвентаризацию кассы?
Периодичность устанавливает руководитель, она указывается в учетной политике компании.
Кого можно включить в комиссию по инвентаризации кассы?
Обычно в нее входит представитель руководства, бухгалтерии и другие специалисты. Нельзя формировать комиссию только из представителей сторонней организации, например, аудиторской фирмы. Подробнее — в нашей статье про инвентаризацию кассы.
Можно ли разработать свой бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе?
Можно. Форму ИНВ-15 применять необязательно, ее можно заменить аналогичным документом. Но лучше используйте уже готовый акт инвентаризации кассы. Скачать бланк и заполненный образец, в котором нужные строки выделены цветом, можно здесь >>
Скачать другие формы документов
Источник: www.moysklad.ru
Общие положения об инвентаризации
Минфин Российской Федерации своим Приказом от 13.06.1995 N 49 утвердил Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Пунктом 1.1 данного нормативного акта обязанность по проведению проверок возложена исключительно на российские юридические лица. Отечественные организации должны сверять не только имущество, но и проводить инвентаризацию наличных денежных средств. Акты, составляемые по результатам таких изучений, фактически заканчивают проверку.
Акты нормотворчества России предусматривают несколько случаев сверки фактических активов и обязательств с данными бухгалтерского учета:
- обстоятельства, перечисленные в п. 1.5 Методических указаний;
- назначение проверки по инициативе руководства компании или согласно учетной политике.
Руководитель предприятия приказом назначает проведение проверки и определяет членов соответствующей комиссии, которые своими подписями удостоверяют акт ИНВ-15 инвентаризации наличных денежных средств и иные документы, оформляемые по итогам сверок.
Порядок проведения проверок наличности разработан Министерством финансов Российской Федерации в пунктах 3.39 – 3.43 Методических указаний. Согласно существующим правилам инвентаризация проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций. Однако существующий алгоритм оформления наличности ревизию денег не регламентирует. Бланк инвентаризации денежных средств в кассе является документом, оканчивающим проверку.
Источник: glavkniga.ru
Назначение документа
В проведении регулярной инвентаризации наличных средств заинтересовано руководство компании.
С помощью ревизии проверяются остатки в кассе денежных средств, фиксируется факт их хищения материально ответственным лицом.
Частота ее проведения при внутренних проверках определяется директором предприятия. Инвентаризация может быть также и внезапного характера.
Существуют случаи, обозначенные законодательством (Приказ Минфина №49 от 13 июня 1995 года), когда инвентаризацию нужно проводить обязательно:
- перед подготовкой отчетности за календарный год;
- смена ответственного сотрудника (кассира);
- выявление случаев возникновения излишков, хищения наличных денег из кассы
Во всех указанных случаях итогом является составленный акт инвентаризации по форме ИНВ-15.
Кто заполняет при ревизии кассы предприятия?
Обязанность по инвентаризации кассы закреплена за постоянно действующей инвентаризационной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя.
Членами комиссии являются:
работники бухгалтерии;
- административно-управленческие работники;
- сотрудники службы безопасности и иные специалисты (юрист, экономист);
- представитель аудиторской компании.
Материально ответственного работника не следует включать в состав группы, тогда получается, что он проверяет сам себя, смысл проверки теряется.
Формирование комиссии только из представителей сторонних, аудиторских компаний не допускается.
Если численность компании равна 1 сотруднику, комиссию создать не получится (ее численность должна быть больше 2-х).
Заполняет акт ИНВ-15 кассир от руки ручкой синего или черного цвета, не допуская исправлений. Возможно заполнение бланка унифицированной формы при помощи компьютера.
Акт составляется в 2-х экземплярах, а при смене кассира — в трех, еще один экземпляр передается сотруднику, принимающего кассу.
Как составить при проверке – заполнение всех строк унифицированной формы
Постановлением Госкомстата (№88 от 18 августа 1998г.) разработан унифицированный бланк для инвентаризации наличности.
Форма ИНВ-15 при желании может быть заменена на аналогичный бланк, разработанный внутри организации, использование утвержденного документа не обязательно.
Практика показывает, что акт по форме ИНВ-15 широко используется различными организациями.
Унифицированная форма проста в заполнении и, как правило, не вызывает особых трудностей у специалистов при оформлении.
Условно бланк акта делится на 3 части, первая из которых содержит сведения о компании, проводящей инвентаризацию наличных средств кассы:
- организационно-правовой статус предприятия (ИП, бюджетное учреждение, ООО, АО);
- полное наименование фирмы;
- текущий вид деятельности (ОКВЭД);
- реквизиты приказа руководителя, послужившим основанием для проверки (плановой, внеплановой);
- фактическая дата проведения инвентаризации, номер документа.
Вторая часть бланка ИНВ-15 — расписка материально-ответственного сотрудника и результаты проведенной ревизии наличных денег.
Кассир своей подписью подтверждает, что необходимая кассовая документация передана в бухгалтерию предприятия, а денежные средства в полном объеме находятся в кассе.
Ниже фиксируются следующие действия инвентаризации.
Комиссия (несколько сотрудников) подсчитывает находящиеся в кассе финансовые средства, результаты записываются в бланке акта ИНВ-15.
Необходимо разделить подсчитанные активы: чеки, марки, деньги.
Записи в акт вносятся в числовом значении, подсчитывается итоговая сумма финансов в кассе в числовом и буквенном выражении.
Далее прописываются номера последних ордеров на момент проверки: приходного и расходного.
Третьей частью в акте являются подписи всех членов специальной комиссии, а также материально-ответственного работника, в присутствии которого производилась инвентаризация наличных средств.
Ответственный сотрудник при выявлении расхождений с бухгалтерией должен предоставить пояснения.
На их основании руководство компании, а также контролирующие органы (если они являлись инициаторами проверки) выносят решение о судьбе выявленных излишков наличных денег или мерах по погашению недостачи.
Итоги записываются с оборотной стороны формы, заверяется подписью главы фирмы и печатью компании.
Не следует забывать о заключении договора о полной материальной ответственности с ответственным работником, имеющим доступ к материальным активам.
Его отсутствие не позволит работодателю в случае выявлении недостачи удержать ее с работника полном объеме.
Скачать бесплатно бланк и образец в word и excel
Скачать бланк акта инвентаризации кассы ИНВ-15 – word, excel,
Скачать пример заполнения акта формы ИНВ-15 – excel.
Выводы
Инвентаризация кассы в современной действительности позволяет вовремя предотвратить кассовые нарушения, пресечь превышение полномочий, злоупотребление, избежать штрафов.
Если кассовая дисциплина не соблюдается, то юридическое лицо может подвергнутся наказанию по статье 15.1 КоАП.
Источник: praktibuh.ru
Когда проводится инвентаризация
Причины, по котором в компании проводится инвентаризация денежных средств в кассе могут быть разными. Например, она проводится по инициативе директора с целью выполнения определенных задач:
- Выявление ошибок в расчетах, которые привели или могут привести с нарушению учета в компании.
- Осуществить проверку соответствия реального движения денежных средств с тем, что отражается в учете.
- Проверить каким образом на практике происходит соблюдение обязанностей таких материально-ответственных лиц, как кассиры. Основная цель при этом – повышения порядка среди персонала.
В некоторых случаях инвентаризация должна проводиться по умолчанию:
- Перед формированием бухгалтерской отчетности.
- При смене материально-ответственного лица (кассира). При этом инвентаризация проводится в тот же день, что и передача дел увольняемого сотрудника вновь принимаемому.
- Если имеют место уголовные происшествия или порча ценностей. Под первым понимают хищение или кражу.
- В случае возникновения форс-мажорных обстоятельств.
- Если компания приняла решение о закрытии, перед составлением ликвидационного баланса.
Важно! Кроме того, в компании также может предусматриваться и плановая инвентаризация, например, ежеквартально, или внеплановая. В зависимости от того, кто явился инициатором инвентаризации, она может быть внутренней и внешней.
Внутренняя инвентаризация | Проводится по решению руководителя внутри компании |
Внешняя | Имеет выездной характер и проводится по требованию учредителя или для следственных целей |
Законодательная база
К основному нормативному документу, которым следует руководствоваться при проведении инвентаризации, является методуказания Минфина №49. Этот документ содержит правила проведения инвентаризации и особенности ее проведения по различным активам и обязательствам (Читайте также статью ⇒ Как проводится инвентаризация на предприятии).
Приказ о проведении инвентаризации
В каждой организации должен быть организован внутренний контроль деятельности. Порядок данного контроля фиксируется в учетной политике компании, включая и порядок проведения инвентаризации кассы, имущества, а также иных активов или пассивов.
Если руководитель компании принимает решение о проведении инвентаризации, он издает соответствующий приказ. В данном распорядительном документе указываются причины проведения инвентаризации а также сроки, в которые данный процесс должен быть проведен. Отдельным приказом руководитель утверждает инвентаризационную комиссию, которая и будет проводить данную процедуру. В данную комиссию должны включаться представители руководящего состава и бухгалтерии. Кроме того, в комиссию можно также включить внутреннего или внешнего аудитора, сотрудника службы безопасности, юриста, экономиста и т.д.
Важно! Комиссия может быть утверждена только один раз, если от одной инвентаризации к другой, все ее члены сохранили свои должности. В этом случае издание нового приказа не потребуется.
Если компания состоит из небольшого количества сотрудников, то проверка руководителем может быть проведена самостоятельно без создания специальной комиссии. В этом случае вся ответственность будет возлагаться только на него. Если кто-то из членов комиссии будет отсутствовать, то ее заключение может быть признано недействительным (Читайте также статью ⇒ Инвентаризация перед годовой отчетностью).
Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе
На период времени, пока проводится инвентаризация денежных средств в кассе, ее работа приостанавливается. От ответственного лица комиссии предоставляются все РКО и ПКО, которые еще не были внесены в кассовую книгу. При этом кассир пишет расписку, что документы переданы комиссии, а денежные средства оприходованы.
После этого происходит непосредственный пересчет материальных ценностей в кассе и сверка их со сведениями бухгалтерского учета. Число денежных документов, а также бланки строгой отчетности пересчитываются по каждому типу бланка, по месту хранения и по ответственным за хранение этих бланков. Наличие БСО по факту сверяют с данными журнала, в котором они должны регистрироваться. По этим данным происходит составление сличительной ведомости, в которой отражается предполагаемое число и реальное число бланков, а также денежных документов. Таким же образом происходит подсчет денежных средств в кассе, а также внесение сведений в инвентаризационную ведомость (цифрами, а затем прописью) и указываются последние ордеры. В случае обнаружения отклонений, разница вносится в ведомость расхождений по результатам инвентаризации. Согласно ведомости составляют акт инвентаризации денежных средств в кассе (ИНВ-15).
Что еще подлежит проверке
Помимо подсчета БСО и денежных средств, проверке подлежит также следующее:
- Наличие подписи главбуха на ордерах (кассиром или руководителем). Если руководитель сам проводит такие операции, то он и заверяет документы.
- Проверка журнала операций по счету «Касса».
- Сверка первичной кассовой документации с выписками со счетов.
- Оперативность оприходования наличных кассиром.
- Соблюдение целевой выдачи денежных средств.
- Правильность внесения записей в кассовую книгу.
- Наличие приказов о назначении ответственных лиц.
- Соблюдается ли лимит остатка наличности.
- Наличие договора о материальной ответственности.
Акт инвентаризации денежных средств в кассе
Акт инвентаризации денежных средств в кассе составляется на бланке ИНВ-15, который включает в себя следующую информацию:
- ОКУД, ОКПО, ОКВЭД;
- наименование организации;
- наименование отдела, в котором проводится инвентаризация;
- документ, на основании которого проводится проверка (приказ руководителя, постановление и т.д.);
- номер документа, дата его составления;
- расписка кассира о том, что им предоставлены все документы, а также об оприходовании всех денежных средств;
- сумма денежных средств в кассе по подсчетам комиссии;
- сумма денежных средств в кассе по данным бухучета;
- отклонение фактического наличия от данных бухучета;
- номера последних ордеров;
- подписи всех членов комиссии, с указанием их должностей и ФИО;
- подпись лица, в отношении которого проводится проверка (кассира).
Важно! Акт инвентаризации следует составить в двух экземплярах, один из которых остается у главного бухгалтера, а второй – у кассира. Если инвентаризация проводится из-за смены ответственных лиц, то подготовить нужно будет 3 экземпляра акта.
Образец акта
Как отражаются итоги инвентаризации в бухгалтерском учете
По результатам проведенной инвентаризации может быть выявлена недостача или излишек.При выявлении недостачи руководитель может обязать виновное лицо возместить сумму ущерба, а если вины кассира нет, то списать эту сумму на прочие расходы. Излишки в кассе также недопустимы и считаются нарушением. Данные суммы подлежат изъятию, оприходованию и занесению в акт. Проводки при этом будут следующими:
Д 50 К 91.1 – заносится излишек в кассу;
Д94 К50 – учитываются недостачи;
Д73 К94 – списание недостачи, если ее возмещает провинившийся сотрудник;
Д91.2 К94 – списание недостачи, если виновное лицо не выявлено.
Заключение
Таким образом, если компании будут своевременно проводить инвентаризацию денег в кассе, то это позволит своевременно выявить возможные проблемы, а также устранить их. Кроме того, это также позволяет повысить дисциплину труда среди персонала, так как наказание за недостачу материально-ответственного лица может быть показательным.
Источник: online-buhuchet.ru