Что входит в командировочные расходы

Что входит в командировочные расходы

Разновидности суточных расходов

Суточные расходы выплачиваются при:

  • Отправке работодателем работника в местную или заграничную командировку;
  • При постоянной работе в дороге, при постоянных полевых выездах, снаряжении в экспедицию или геологическую разведку;
  • Нахождении работника на занятиях для повышения квалификации.

Читайте также статью ⇒  Служебная записка на командировку: образец.

Что входит в суточные расходы

Состав суточных расходов не регламентируется законом. Но согласно п. 11 Положения, утвержденного Правительством РФ от 13.10.2008 №749, предприятие должно обеспечить командированного сотрудника средствами, которые он может потратить на проживание и транспорт.

Обычно в суточные расходы входят:

  • Транспортные расходы;
  • Расходы на проживание;
  • Расходы на питание
  • Затраты на телефонные разговоры по служебной необходимости, интернет, банковские или почтовые услуги и т.д.

Вообще командированный работник может потратить суточные, на что угодно и отчитываться на них не обязан.

Размер суточных расходов

Размер суточных расходов предприятие определяет самостоятельно и регламентирует это в своих внутренних нормативных актах, например в Положении о командировках.

Согласно абз. 12 п.3 ст. 217 НК РФ предусмотрен максимальный размер суточных расходов, которые не облагаются налогом НДФЛ, а именно:

  • На территории России – 700рублей;
  • За территорией России – 2500 рублей.

Если предприятие установило у себя в нормативных актах суточный размер 1000 рублей, тогда необходимо будет с 300 рублей удержать НДФЛ.

Как рассчитать суточные во время командировки в России и за ее пределами

При расчете суточных вне зависимости куда отправляется работник или по России, или за границу формула расчета одна:

РС = СД × Д,

Где

РС  – расчетный размер суточных;

СД  – сумма суточных на один день, которая установлена на предприятии во внутренних нормативных документах;

Д – Длительность командировки, которая выражается в днях, включаются и дни в пути.

Важно!!! Если суточные средства потрачены не в полном объеме, тогда неизрасходованную сумму возвращать не нужно, в отличие от аванса, предоставленного во время командировки.


Бывают случаи, когда суточных не хватает, тогда работник по согласованию с работодателем тратить свои денежные средства, а после возвращения  предприятие ему возмещает потраченную сумму, только необходимо сохранить все подтверждающие документы.

Выплачиваются ли суточные расходы при однодневной командировке

Согласно действующего законодательства минимального срока командировки не установлено. Работника могут отправлять в командировку и на один день. Оформляется такая командировка как многодневная: издается приказ, проставляется соответствующая отметка в табеле учета рабочего времени.

После поездки работник должен отчитаться за поездку. Работодатель должен возместить расходы работнику, те которые согласованы с работодателем, например стоимость проезда при предоставлении расходных документов.

Вопрос стоит, в следующем суточные выплачиваются при однодневной командировке? По законодательству суточные за однодневную командировку не выплачиваются. Но как можно оставить работника совсем без денег.

Суточные расходы при заграничной командировке

В какой валюте выплачивать суточные при заграничной командировки определяется самой организацией.  Суточные, которые выплачиваются работнику при командировке в валюте должны перевестись в рублевый эквивалент по курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утверждается авансовый отчет.

Работник, который вернулся из командировки, не позднее 10 дней после возвращения должен составить авансовый отчет. Авансовый отчет должен содержать следующие параметры:


  • Документы, которые фиксируют расходы во время командировки, а именно чеки, расписки и т.д.;
  • Отчет, который содержит информацию о всех действиях командированного работника связанные с командировкой;
  • Отсканированная последняя страница загранпаспорта, где стоит таможенная отметка.

Командированный сотрудник получает суточные в виде аванса, который вычисляется по командировочной смете. Размер суточных расходов определяется самостоятельно предприятием в своих локальных актах.

Суточные расходы должны начисляться сразу после отбытия из России. Эта формальность действует и в обратную сторону. День изменение суточных, определяется по штампу в паспорте на границе.

Когда выплачиваются суточные расходы

Суточные расходы, как и все остальные выдаваемые денежные средства в качестве аванса, должны выдаваться перед поездкой. Сроки и способ выплаты суточных определяется внутренними актами предприятия, например в положении об командировках.

Бывают случаи, когда суточные выплачиваются и после поездки, это может быть тогда, когда командированный работник потратил суточные на оплату проживания или на транспорт (эти расходы предприятие должно оплачивать отдельно). По возвращению бухгалтерия вернет потраченную сумму.

Выплата суточных при командировке в выходные дни


Если командировка выпала на выходные дни, тогда суточные оплачиваются за каждый выходной день в обычном режиме. В данной схеме и имеется отличие выплаты суточных в выходные в отличии от схемы начисления заработной платы в выходные дни:

  • Если работник работает в выходной день, тогда ему оплачивается этот день в двойном тарифе;
  • Если командированный работник не работает в выходной день, тогда ему ничего не начисляется.

Важно!!!  Заработная плата и суточные  – это две разные выплаты и в плате налогообложения, и в плане расчета.  На суточные расходы не распространяется правило удвоения суммы в выходной день – это нудно помнить.

Порядок выплаты суточных расходов

Суточные начисляются за каждый день, которые работник проводит в командировке. Какие дни оплачиваются в командировке приведем ниже:

  • Выходные и нерабочие праздничные дни в командировки;
  • Дни нахождения в пути, а так же вынужденные остановки в пути.

Например, если командированный работник отправился в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей недели в субботу, тогда к оплате подлежат и суббота и воскресенье.

Приведем пример:

Работника отправили в командировку за границу на 10 дней. Какие положены суточные:

  • 40 евро за 9 дней – время нахождения за границей;
  • 700 рублей за 1 день – время нахождения на территории России.

30 мая работник получил аванс в размере 360 евро и 700 рублей:

Курс (условно) евро составил :

  • На 30 мая ( дата выдачи аванса) 72 рубля за 1 евро;
  • На 14 июня (дата утверждения авансового отчета) 70 рублей за 1 евро.

И того какие суточные были выплачены:

40евро * 72 рубля * 9 = 25920рублей

700 рублей * 1 = 700 рублей

И того: 25920+700= 26620 рублей.

Читайте также статью ⇒ Отзыв из командировки.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что такое суточные расходы?

Ответ: Суточные расходы  – это дополнительные расходы работника, которые  предназначены на оплату жилья, питания вне места проживания.

Вопрос №2 Какой размер суточных расходов при командировке на территории России и за границей?

Ответ: Согласно закона, размер суточных расходов не установлен. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает размер суточных в своих внутренних документах. Но имеются минимальные суммы, с которых не будет платиться НДФЛ.  Эти суммы составляют: суточные по России  – 700 рублей, суточные за границу – 2500 рублей. Если предприятие установило больше этой суммы, тогда оно должно заплатить НДФЛ с суммы которая превышает минимум. Например, предприятие установило 3000 рублей при поездке за границу, тогда с 300 рублей необходимо оплатить НДФЛ 13%.


Вопрос №3 Что может входить в суточные расходы?

Ответ: Обычно в суточные расходы включают: транспортные расходы; расходы на проживание; расходы на питание; затраты на телефонные разговоры по служебной необходимости, интернет, банковские или почтовые услуги и т.д. Вообще командированный работник может потратить суточные, на что угодно и отчитываться на них не обязан.

Вопрос №4 В какой валюте будут выплачиваться суточные при командировке за границу?

Ответ:  Предприятие самостоятельно определяет в своих нормативных актах в какой валюте выплачивать командировочные. Суточные, которые выплачиваются работнику при командировке в валюте должны перевестись в рублевый эквивалент по курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утверждается авансовый отчет.

Источник: online-buhuchet.ru

Законодательное регулирование


Как оплачивается командировкаСогласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
  1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
  1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:

Документальное оформление

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.


Приказ о командировке

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:
Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных


Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:

  1. Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
  2. Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
  3. НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.

Чтобы полностью рассчитать командировочные выплаты, нужно добавить документально подтверждённые расходы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

Переходящая командировка

На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.

Бухгалтерские проводки приведены в таблице:

Оплата труда и командировка

Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.

Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:

Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.

© 2019 zakon-dostupno.ru

Источник: zakon-dostupno.ru

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

  • выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
  • оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
  • оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
  • перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
  • компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:

  • служебное задание;
  • приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
  • командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:

  • командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
  • авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
  • документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
  • отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.

Расчет командировочных

При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.

Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.

Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.

Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).

Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.

Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.

Загранкомандировка

Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).

Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.

Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.

Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:

  • оформление загранпаспорта и визы;
  • страхование выезжающих за рубеж;
  • телефонные переговоры;
  • комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
  • провоз багажа не более 30 кг;
  • прочие согласованные с руководством расходы.

Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:

  • документы по расходам;
  • копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
  • подробный отчет о командировке.

Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.

https://youtu.be/3RvKCg7mSn0

Источник: moyafirma.com

Что входит в суточные

Состав суточных расходов, в целях покрытия которых работнику полагаются суточные выплаты, не регламентируется законом, хотя они обособляются в нормативном регулировании от издержек на транспорт и проживание (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положения)).

Размер суточных работодатель определяет во внутрикорпоративных актах. Выплаты в размере до 700 рублей при командировках по России и до 2500 рублей при поездках работников за рубеж не облагаются налогом и соцвзносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Суточные обычно тратятся на питание. Но командируемый может их потратить на что угодно по своему усмотрению — отчитываться по содержанию таких расходов он не обязан.

Как рассчитать суточные при командировке в России и за границу

Как при поездках по России, так и при командировках за границу сумму суточных определяют по формуле:

РС = СД × Д,

где:

РС — расчетный размер суточных;

СД — сумма суточных в расчете на день, установленная локальным нормативом;

Д — длительность командировки в днях (включая дни в пути).

ВАЖНО! Если суточные командированный потратил не полностью, то неизрасходованный остаток в кассу работодателя возвращать не нужно — в отличие от той части аванса, что направляется на покрытие расходов по жилью и транспорту.

Если суточных работнику не хватило, то он может потратить на текущие расходы свои деньги при условии согласования данных расходов с работодателем (ст. 168 ТК РФ). Впоследствии эти расходы компенсируются.

Выплачиваются ли за один день суточные

Если командируемый решает свои производственные задачи на территории России, то суточные ему не полагаются. При командировке за границу — назначаются в величине 50% от тех, что установлены внутрикорпоративными актами для зарубежных командировок длительностью более 1 дня (п. 20 Положения). То есть «заграничные» суточные при однодневной командировке будут облагаться НДФЛ с суммы более 1250 рублей.

ВАЖНО! Работодатель вправе издать локальный норматив, по которому даже при однодневных командировках по РФ сотруднику гарантируются выплаты на текущие расходы вместо суточных. При условии документального подтверждения данных затрат НДФЛ на них можно не начислять (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).

Когда — до или после командировки — выплачиваются суточные

Суточные, как и прочие денежные средства в составе аванса, выдаются командированному перед поездкой.

Сроки и способ перечисления аванса (наличными, на банковскую карту) могут закрепляться во внутренних актах, например в положении о командировках.

Узнать больше о применении положения о командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец 2017».

Возможен, однако, сценарий, при котором суточные могут доплачиваться и после поездки. Если работник вынужденно потратил часть выданных суточных на транспорт или проживание (которые на 100% должен оплачивать работодатель), то по возвращении на работу бухгалтерия вернет ему потраченную сумму.

Каков порядок оплаты суточных в выходные

Если работник находится в командировке в выходные дни, то суточные ему выплачиваются за каждый выходной день в обычной величине (если иное не установлено локальными актами). В этом одно из отличий схемы начисления суточных от схемы начисления зарплаты командируемого в выходные, которая:

  • выплачивается в двойном размере, если сотрудник работает в выходные (и это отражено в Табеле № Т-13);
  • не выплачивается, если командируемый не работает в выходные.

Стоит отметить, что зарплата и суточные — принципиально разные выплаты и с точки зрения налогообложения, и в плане принципов расчета. И тот факт, что на суточные не распространяется правило удвоения дохода работника, необходимо помнить.

Источник: nalog-nalog.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector