Как оформить авансовый отчет

Как оформить авансовый отчет

Зачастую организации для продуктивной хозяйственной деятельности направляют своих работников в командировки. Цель может быть разнообразной, это и переговоры с партнерами, поделиться опытом или наоборот приобрести знания, с проверками и другие. Все затраты берет на себя компания, и для отчета использованных денежных средств сотруднику необходимо документально подтвердить свои расходы, заполнив авансовый отчет по командировке.

Как оформить авансовый отчет

Оформление и состав расходов по командировке

В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

  • Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
  • Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
  • Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
  • Оплата за проживание или аренду жилья;
  • Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Как оформить авансовый отчет

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

Отчитаться за использование денежных средств компании придется самому сотруднику. Как в этом разобраться, приведем пошаговую инструкцию по заполнению авансового отчета командировочных расходов:

  • В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
  • Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
  • «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
  • В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
  • В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
  • Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
  • Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
  • Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
  • Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
  • Руководитель проверяет и подписывает.

Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.

Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.

Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.

Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке

Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:

  • Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
  • Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
  • Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.

Оформляем авансовый отчет по командировке:

Как оформить авансовый отчет

Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

  • Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
  • Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
  • Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
  • Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
  • Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

buh-spravka.ru

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета


На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

assistentus.ru


Общие моменты ↑

Авансовый отчет – один из документов, составляемых на предприятии, при подготовке которого стоит придерживаться законов.

Разберемся, в каких нормативных документах дано определение и на какие положения законодательства необходимо опираться бухгалтерам и подотчетным сотрудникам фирмы.

Что это такое?

Под авансовым отчетом понимают тип бухгалтерского документа, что необходим для отчета сотрудника компании о расходовании денег на приобретение товара, услуг, работ.

Такой документ должен предоставляться бухгалтеру вместе с документацией, что подтвердит обоснованность понесенных затрат.

Авансовые же суммы могут выдаваться только при издании приказа руководителем, в котором есть перечень подотчетных лиц, отражены сроки, цели, на которые могут выдаваться деньги, их размер.

Назначение документа

С помощью авансового отчета работниками компаний предоставляется подтверждение израсходованных сумм, что ранее выдавались по приказу работодателя.

То есть, авансовый отчет – документ, что подтверждает потраченные средства, выданные из кассы предприятия на определенные потребности – на командировку, хозяйственные нужды.


Действующие нормативы

Определение авансового отчета дано в п. 1 такого нормативного акта, как Постановление Госкомстата России, утвержденного 1 августа 2001 № 55.

Правила, по которым ведутся кассовые операции, утверждены Указанием ЦБ Российской Федерации от 11 марта 2018 № 3210-У.

Как правильно заполнять авансовый отчет? ↑

Авансовые отчеты заполняются работниками, которым выдавались целевые средства организацией. Передается заполненный бланк сотруднику бухгалтерии предприятия, его проверяют и подписывают уполномоченные лица.

Все оставшиеся средства подотчетный сотрудник должен вернуть в кассу компании по приходным кассовым ордерам в соответствии с утвержденными правилами.

Сумма сверх предусмотренного лимита выдается по расходно-кассовому ордеру. На базе авансовых отчетов списывают деньги, выданные подотчет.

Унифицированная новая форма бланка (АО-1)

Используют регламентированную форму первичной учетной документации АО-1 (ОКУД 0302001), что принята правительством (в соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федрации от 1.08.2001 № 55).

Применим такой бланк для учета денег, что выдаются лицу, что считается подотчетным, на хозяйственные или иные затраты.

После утверждения составленного бланка авансового отчета, бухгалтер его списывает и проводит в бухучете.


При необходимости осуществляется возмещение расходов сверх лимитов. Такой документ стоит составлять в одном экземпляре на бумаге или в электронном виде.

Форма АО-1 может применяться ООО с любой формой собственности (это не касается бюджетного учреждения). В общем, форма не претерпела изменений, кроме введения такого раздела, как расписка.

Бухгалтером, что принял у сотрудника документ, снизу бланка оформляется расписка о том, что отчет принят. Далее составленную расписку он передаст работнику.

Составление документа по шагам

Рассмотрим подробнее, как составляется авансовый отчет. Подотчетным лицом вписываются на лицевой стороне бланка:

  • название компании, которая выдавала подотчетные денежные средства;
  • дата, когда документ составляется;
  • ФИО;
  • должность;
  • свой табельный номер;
  • назначение авансовых сумм (на хозпотребности или представительские затраты).

Вся документация, что подтверждается расходы, отражается на обратной стороне (графы 1 – 6), прописываются суммы.


Графа 1 Должна содержать номер, что присваивается документу, подтверждающему затраты
Во 2-й и 3-й графе Отражают дату, когда документ составляется
Графа 4 Отражает вид произведенных затрат (к примеру, покупка канцтоваров)
Графа 5 Содержит данные о сумме затрат в рублях
Графа 6 Заполняется при использовании иностранной валюты
В пункте итого Пишут итоговую сумму по графам 5 и 6

Бухгалтер должен поставить подпись, что подтвердит принятие бланка на проверку. Специалист отражает его номер и дату, итоговую сумму затрат и количество прилагаемой документации.

В составленной расписке указывают день, когда документ представлен. Такая расписка должна передаваться подотчетным сотрудникам.

После того, как будет проверено правильность составления авансового отчета и использования денег, бухгалтером заполняются на оборотной стороне бланка графа 7, 8. отражается сумма расходов, что принимаются к учету.

В графе 9 вписываются номера счетов бухгалтерии, что будут дебетированы на сумму затрат.

Затем работник бухгалтерии вносит сведения на лицевой стороне АО-1. Отражает:

  • остаток (перерасход) авансовой суммы;
  • средства, что были получены из кассы фирмы;
  • израсходованные деньги;
  • бухгалтерские записи операций учета затрат, что произведены.

Сведения, что вписываются в таблицу, должны формироваться из информации, отраженной в графе 9 (на оборотной стороне авансового отчета).

Проверив правильность арифметических подсчетов, составления документации, израсходование денег в соответствии с целевым назначением, банк должен направляться директору предприятия на утверждение.

Далее средства списываются, проводятся окончательные расчеты с подотчетными лицами.

Пример заполнения (образец)

Приведем пример того, как может быть заполнен авансовый отчет.

Установленные сроки

Если бланк не подан своевременно, будет иметь место нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП Российской Федерации).

Чтобы не допустить этого, выясним, когда стоит представить отчет руководству и сколько такие бланки должны храниться на предприятии.

Сдачи в бухгалтерию

Лицо, что получило подотчетные деньги, должно в течение 3 дней после окончания сроков, которые они выданы, подать отчет. Все сроки предоставления документации устанавливает руководитель предприятия.

Такие особенности рассмотрены в п. 11 правил ведения всех кассовых операций в России, что были принят Советом Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 № 40.

Подается отчет:


По окончанию периода На который выдавались подотчетные средства (такой период устанавливается руководством) – пункт 6.3 Указания № 3210-У
После возвращение командированного лица из поездки
После того, как работник выйдет на работу После окончания отпускного периода или временной нетрудоспособности, если сроки, на которые выдавались деньги, истекли в такие периоды

Хранение в организации

Период, в течение которого авансовые отчеты будут храниться, установлен законодательством Российской Федерации.

Есть одно «Но» — таких сроков 3. документацию со сведениями о сроках хранения можно разделить на такие группы:

  • налоговые (при расчете налоговых платежей);
  • бухгалтерские.

Сроки оговариваются в таких положениях:

В подпункте 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса России Где говорится о необходимость хранить бухгалтерские и налоговые документы (а также иные справки) в течение 4 лет
П. 4 ст. 283 НК Российской Федерации Где сказано, что источник, подтверждающий убыток, должен храниться 10 лет, пока затраты могут понижать базу налогообложения
Ст. 29 нормативного акта России от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ Где прописано, что первичные документы нужно хранить субъектами экономических отношений 5 лет по окончанию отчетных периодов

Компания должна обеспечить сохранность таких документов, предусмотреть безопасные условия.

При смене руководства документы должны передаваться в соответствии с правилами, прописанными в локальных документах предприятия (п. 4 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Основным источником является Приказ, утвержденный чиновниками 25 августа 2010 № 558, где указано, что отчет должен храниться не менее 5 лет (подпункт 4 п. 4 второго раздела).

Наличие документов, подтверждающих расходы

Если нужно направить работника в командировку, оформляются такие справки:

  • документ, что подтвердит направление работника в командировочную поездку;
  • служебные задания;
  • договора об ответственности материального характера в учетной политике фирмы.

После того, как будет предъявлено приказ и будет составлено расходный кассовый ордер, подотчетное лицо получает деньги из кассы.

Если такой сотрудник будет тратить выданные средства, он должен собраться справки, что подтвердят расходы.

Разберемся, какие документы можно считать оправдательными (такими, что подтвердят израсходование денежных средств по назначению, с отражением наименования, количества и стоимостью купленных материальных ценностей). Это:

Кассовый чек Он не считается разновидностью первичной документации, но налоговые работники при проведении проверок могут его затребовать, поскольку им подтверждается фактическая оплата. На чеках должна стоять четкая печать, все сведения должны быть читаемыми. Если такой документ не будет представлен, затраты можно принимать при наличии других справок. То есть, допускается предоставление авансового отчета без кассового чека в 2018 году
Бланк строгой отчетности При проверке такого документа будет проверяться, правильно ли он составлен и использована ли установленная форма.

На нем должны отражаться такие данные:

  • наименование, серия и номер бланка;
  • название фирмы, ФИО индивидуального предпринимателя;
  • месторасположение юрлица;
  • ИНН;
  • услуга;
  • цена;
  • оплата;
  • даты;
  • должность лица, который выдал документ и т. д.
Товарный чек Которые не имеет унифицированной формы. Как оформить по чекам израсходование сумм?

В обязательном порядке нужно отражать такие сведения:

  • название документа;
  • дату, когда документ составляется;
  • название фирмы;
  • хозоперация;
  • суммы;
  • данные о составившем чек лице;
  • подпись.

Указание номера и печати не обязательное требование

Накладные Форма ТОРГ-12
Счета-фактуры
Чеки кассовой техники
Платежные документы По приходным кассовым ордерам

После возвращения командированный работник представить авансовый отчет и сопутствующие документы в бухгалтерию.

Если сотрудник расходует больше денег, причем не оправданно, излишняя сумма из авансового отчета вычитается из прибыли такого работника.

Все справки оформляются согласно требованиям, прописанным в законодательных документах. Если нарушить их, вас ожидают претензии от представителей налоговых структур, штрафы.

Часто задаваемые вопросы ↑

Есть ряд нюансов, о которых стоит помнить компаниям, которые практикуют выдачу подотчетных средств своему персоналу.

К примеру, не все знают, как быть с нумерацией авансовых отчетов, какие особенности составления документа на хозяйственные потребности. Новички также допускают ошибки при заполнении бланка в программе 1С.

Как сделать АО на хозяйственные нужды?

К примеру, работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды в кассе. Он ставит подпись в форме КО-2.

После выполнения задания представляется акт выполненных работ, что подписывается комиссией. Должна ли бухгалтерия дать документ, что подтвердит закрытие аванса?

Акты – подтверждение того, что работа выполнена, но они не являются доказательством оплаты поставщикам. Должны выдаваться квитанции к приходным кассовым ордерам, чеки.

Все полученные документы и авансовый отчет сотрудник предприятия должен представить бухгалтеру. Отрывную часть авансового отчета будет возвращено работнику.

Это будет доказательством предоставления отчетности в компанию по подотчетным средствам. И, кстати, при израсходовании подотчетной суммы на хозяйственные потребности, стоит заполнить отдельные АО-1.

Работа по документу в 1С

Авансовый отчет может заполняться несколькими способами – при помощи специальной бухгалтерской программы, электронных файлов Еxcel.

По поводу проводок в авансовых отчетах – указывают суммы затрат по всем операциям, дебет счетов, субсчета. Сверяются проводки и суммы, что были приняты, номера счетов, по которым велся дебет затрат.

Если прилагаемая документация представлена на иностранном языке, ее переводят. При выявлении перерасхода средств или остатков, бухгалтером проставляются отметки на первых страницах авансового отчета.

При заполнении документа в 1С следует придерживаться следующих шагов:

Откройте документ «Авансовый отчет» Для этого перейдите на вкладки «Касса» или «Производство», выберите нужный пункт. Можно также нажать «Касса» на главном меню
Откроется журнал документов де хранят сведения об авансовых отчетах. Создайте новый документ (кликните «Добавить»)
Установите значения шапки бланка Если нет нужного пункта, создайте ее в процессе
Для того чтобы выбрать физлицо Кликните «…» с правой стороны, найдите пункт «Физическое лицо»

Есть такие виды закладок:

  • для авансов – отражают документы, что являются основанием для выдачи денег (платежные поручения, ордеры и т. д.);
  • товаров;
  • тары;
  • оплаты;
  • прочего.

После того, как вы нажмете «+», в таблицу будет добавлено строку. Выберите необходимый тип документа, к примеру, при выдаче денег через кассы по РКО.

Откроется журнал кассовых ордеров, где нужно будет выбрать необходимый документ. Далее табличная часть будет заполняться сведениями, отраженными в расчетно-кассовых ордерах.

Заполните 2-ю закладку – укажите товары, что куплены работником за полученные средства, например, бланки. Нажмите «+» и добавьте товар.

Если товар вносили в справочники номенклатуры, все столбцы будут заполнены автоматически. Отразите количество. При указании нескольких товаров действие стоит повторить

Если при покупке использовали возвратную тару, нужно заполнять соответствующую графу. При оприходовании товара и материалов через счет 631 стоит использовать вкладку оплата.

Во вкладке «Прочее» отражают данные о затратах такого плана — на горючие вещества, интернет-услуги и т. д.

Печатная форма должна выводиться нажатием кнопки «Печать» или «Авансовый отчет». Проведите документ, нажав необходимый пункт или «ОК».

Как правильно произвести нумерацию?

Правила по нумерации авансовых отчетов законодательством не устанавливаются. Не говорится о том, как должны проставляться номера.

А значит, компания имеет право на свое усмотрение осуществлять ведение отдельной нумерации в головных отделениях и обособленном подразделении. Это не будет считаться нарушением.

Нюансы в бюджетном учреждении

Деньги, что получены в кассе бюджетной организации, должны оформляться по расходному кассовому ордеру. В обязательном порядке ставится подпись работника бухгалтерии и директора.

Видео: поступление денежных документов от Подотчетного лица

Допускается безналичный перевод средств работнику (на банковские карточки). Авансовые отчеты для бюджетного учреждения должны оформляться по форме, что была утверждена правительством.

В государственной фирме необходимо использовать форму 0504505. Об этом говорится в Приказе Минфина от 30 марта 2018 № 52н.

При заполнении бланка стоит опираться на установленные правила. Персональная информация вносится в документ на лицевой стороне отчета.

Другая сторона должна содержать информацию об израсходовании сумм. Бухгалтером проверяются данные граф 7 – 10, после чего бланк передается на утверждение руководству компании.

Те средства, что выданы в валюте, могут отражаться в валюте или рублях, пересчитанные по действующему курсу. Размер выдаваемых подотчетных средств бюджетными компаниями не ограничивается.

Но есть другое ограничение – по расчетам за предоставленную продукцию или услуги за наличность. Лимит равен 100 тыс. руб. А значит, разовые платежи не могут превышать такой предел.

buhonline24.ru

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

  1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
  • истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
  • выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
  • возвращения работника из командировки.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

  1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

  1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
  2. Утверждается руководителем.
  3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

  • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
  • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
  • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Авансовые отчеты в 2017-2018 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2017-2018 годах не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 22.02.2018 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 23 февраля.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах

Скачать образец заполнения авансового отчета

nalog-nalog.ru

На основании чего выдаются деньги?

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Скачать

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

  1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм;
  • бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

18. Далее, бухгалтер направляет документ главбуху, который также его проверяет. После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.

Скачать

clubtk.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector