Как правильно оформить авансовый отчет

Как правильно оформить авансовый отчет

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник должен отчитаться о совершенных тратах в положенный срок именно таким образом.

Образец заполнения авансового отчета 2019 г. подотчетным лицом относится к обязательной отчетности предприятия. Его основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью отчетности можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Кто может стать подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.

С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).


Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Поговорим о сроках предоставления расчета. В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации должна производиться в положенный срок — отчет должен быть оформлен и предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или же разработать персональную форму отчета, издав соответствующий приказ.


Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

  1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
  2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
  3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
  4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
  5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

  • информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
  • о работнике, получившем авансирование;
  • величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
  • фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и служащего, получившего требуемую сумму подотчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Пошаговая инструкция

Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.

Ему необходимо указать следующую информацию:

  • краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;

  • реквизиты отчета — его номер и дата;
  • далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
  • фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
  • назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

  • общая сумма;
  • денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
  • остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

В лицевой части документа также отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или же, наоборот, остаток денежных средств, это также нужно отразить в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.


После табличной части отчета ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Далее нужно заполнить оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая будет отрезана и передана служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчетность предоставлена в положенный срок.

Как бухгалтеру проверить отчет

Как было сказано выше, авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в положенный срок. При этом компания имеет право определить свой срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах, а также в учетной политике.


После того как отчетность по выданному авансу будет предоставлена в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер должен проверить не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть предоставлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Отдельный вопрос — отчеты индивидуальных предпринимателей и сроки их подачи. Например, если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Однако стоит помнить, что вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.


Если же ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Согласно Указаниям 3210-У, отчетность можно формировать и в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

  • подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса, далее на него выписывается расходный кассовый ордер;
  • подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
  • формируется авансовый отчет;
  • данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Таким образом, наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетов по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов, и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета согласно срокам их исполнения.

gosuchetnik.ru

Оформление и состав расходов по командировке


В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

  • Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
  • Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
  • Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
  • Оплата за проживание или аренду жилья;
  • Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Как правильно оформить авансовый отчет

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

Отчитаться за использование денежных средств компании придется самому сотруднику. Как в этом разобраться, приведем пошаговую инструкцию по заполнению авансового отчета командировочных расходов:


  • В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
  • Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
  • «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
  • В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
  • В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
  • Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
  • Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
  • Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
  • Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
  • Руководитель проверяет и подписывает.

Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.

Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.

Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.

Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке

Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:


  • Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
  • Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
  • Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.

Оформляем авансовый отчет по командировке:

Как правильно оформить авансовый отчет

Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

  • Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
  • Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
  • Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
  • Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
  • Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

buh-spravka.ru

Предназначение документа

Рассматриваемый бланк обладает унифицированной формой No «АО-1» Следует обратить внимание на то, что юридические лица имеют законное право на использование самостоятельно разработанных бланков. Однако, применение бумаг с учетом унифицированной формы — более предпочтительно. В задачу руководства организации входит создание приказа, содержащего сведения о должностных лицах, имеющих право получения подотчетных финансовых средств. До 2018 года, такие полномочия могли быть возложены только на тех работников предприятия, с кем были заключены трудовые соглашения.

На сегодняшний день, допускается выдача подотчетных средств лицам, с кем заключено гражданско-правовое соглашение.

Следует упомянуть, что в содержании приказа должны раскрываться цели расходования полученных средств, их максимальный объем и конкретный промежуток времени. В том случае, когда работник предприятия ссылается в командировку, выдача материальных средств производится в соответствии с приказом о служебной поездке или на основе командировочного листа.

Сотруднику, получившему финансовые средства для покрытия расходов на протяжении всей служебной поездки, необходимо предоставить отчетность в бухгалтерский отдел. Срок подачи авансового отчета составляет три дня, после истечения срока, фиксируемого на страницах приказа от руководства предприятия. Данный документ является одним из обоснований целесообразности траты финансовых средств компании, что означает необходимость приложения документов, подтверждающих целевой характер использования подотчетных средств.

Нюансы и тонкости

Для того чтобы подтвердить целесообразность использования подотчетных сумм, работнику необходимо заполнить авансовую отчетность. Такой документ заполняется с обеих сторон, после чего направляется в бухгалтерию для проверки. Проверенный отчет, отправляется руководству организации для утверждения. Согласно текущему законопроекту, этот документ первичного учета заполняется в единственном экземпляре.

пример заполнения авансового отчета по командировке
Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета

Следует обратить внимание на то, что номер авансового отчета в ОКУД (Общероссийский Классификатор Управленческой Документации) был изменен в 2015 году. Ранее данная форма носила номер «0504049». 30 марта 2015 года Министерство Финансов РФ выпустило приказ под номером пятьдесят два, о присвоении данной форме нового номера. На сегодняшний день, номер авансового отчета – ОКУД «0504505». Ниже, вы можете ознакомиться, как выглядит бланк авансового отчета форма по ОКУД 0504505. В этом документе имеется отрывная часть, что должна передаваться работнику предприятия, после проведения бухгалтерской проверки.

Порядок составления бланка АО-1

Согласно действующему законодательству, каждое предприятие имеет полное право самостоятельно составить рассматриваемый документ. Однако существует четкий регламент, который предусматривает обязательные реквизиты, что должны присутствовать в подобных бумагах. К таким реквизитам относятся:

  • регистрационный номер и дата составления;
  • название предприятия;
  • сумма полученных и израсходованных финансовых средств;
  • список приложений к основному документу.

Авансовая отчетность заполняется в рукописной или машинописной форме (на компьютере). Одним из важных критериев является заверение документа подписью должностного лица с необходимыми полномочиями. В случае с электронным вариантом документа, необходимо наличие цифровой подписи руководителя. Данный вид составления первичной документации допускается только в том случае, когда внутри предприятия используется электронная система документооборота.

При принятии решения о выдачи подотчетной суммы сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Одним из важных этапов написания отчета, является проверка строки «Назначение аванса». Данная строка должна в точности соответсвовать формулировке, имеющейся в приказе руководства предприятия.

Ниже представлен авансовый отчет, образец заполнения.

как правильно оформить авансовый отчет
Если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины

Проводка в бухгалтерском учете

В книге бухгалтерского учета расходов, что были выполнены работником фирмы за срок служебной поездки, применяются счета расчетов с наемными сотрудниками, счета учета расходов и другие типы документов. В том случае, когда сумма выдается в виде наличности, необходимо сделать данную отметку: «Дт сч.71 Кт сч.50». Подобные отметки фиксируются на основании правильно составленного расходного кассового ордера.

В том случае, когда финансовые средства зачисляются на банковскую карту работника предприятия, в книге бухгалтерского учета делается вот такая пометка: «Дт сч.71 Кт Сч.51». Для совершения подобных операций, бухгалтеру необходимо заполнить платежку для финансового учреждения. После возвращения сотрудника из служебной поездки, в его обязанности входит предоставление в бухгалтерию корректно оформленного авансового отчета.

На основании данного листа и соответствующих приложений, в книге бухучета фиксируются следующие записи:

  1. «Дт сч.10 Кт сч.71» — в той ситуации, когда подотчетная сумма была потрачена на приобретение материально-производственных запасов.
  2. «Дт сч.41 Кт сч.71» — в случае приобретения товарно-материальных ценностей.
  3. «Дт сч.20, 23, 25,26 Кт сч.71» — в случае с тратами на нужды структурных подразделений предприятия.
  4. «Дт сч.44 Кт сч.71» — в той ситуации, когда траты производились торговым предприятием.

В той ситуации, когда у работника предприятия остаются неизрасходованные финансовые средства, ему необходимо передать их руководству компании. При возврате в кассу, указывается код: «Дт сч.50 Кт сч.71». При обратном переводе с банковской карты на банковский счет предприятия, фиксируется код: «Дт сч.51 Кт сч.71». В том случае, когда подотчетная сумма оказалась недостаточной для выполнения определенных операций, предприятие компенсирует сотруднику финансовые траты. В случае с выплатой через кассу указывается код «Дт сч.71 Кт сч.50», а при банковском переводе «Дт сч.71 Кт сч.51».

В некоторых случаях, сотрудник не может предоставить необходимые документы, подтверждающие целесообразность расходов. Такая ситуация может возникнуть при потере документации или невозможности предоставления чеков, в связи с тратами на личные нужды. В этом случае, используется код под номером 94. В книге бухгалтерского учета делается отметка «Дт сч.94 Кт сч. 71», что отражает недостачу финансовых средств. Далее сумма недостачи удерживается из зарплаты сотрудника в соответствии с кодом проводки «Дт сч.70 Кт сч.94».

правила заполнения авансового отчета
Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк, который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и бухгалтером

Используемые термины:

  1. Дт (дебет) – акт передачи финансовых средств.
  2. Кт (кредит) – акт полного или частичного возврата подотчетной суммы.
  3. Сч – счет.

Сопроводительная документация

Во время оформления расходов, связанных со служебной поездкой, бухгалтер должен основываться на Постановлении No 749 от 13 октября 2008 года. Данный документ говорит о том, что работник, отправляющийся в служебную поездку, должен получить командировочное удостоверение. Следует отметить, что существует регламент, касаемо формы удостоверения. В нем должны указываться сроки командировки, а также стоять подписи и печати руководства компании.

Сумма расходов считается по чекам, билетам и квитанциями, предоставляемыми в бухгалтерский отдел. Данные, подтверждающие документы, являются неотъемлемой частью авансового отчета. По возвращении из служебной поездки, сотрудник обязан сдать выданное удостоверение. После этого, составляется отчетность, для передачи на утверждение руководству. Для того, чтобы сократить риск появления претензий от налоговых органов, необходимо подойти к заполнению бумаг с повышенной ответственностью. При некорректно заполненном отчете, бухгалтер имеет право отказа в приеме документации.

В задачу сотрудника входит сбор всех кассовых и товарных чеков, а также других бланков строгой отчетности. Все вышеперечисленные документы прикрепляются к бумажному листу формата А4. Подобные действия позволяют сократить риск потери важных приложений к авансовому отчету. Некоторые бухгалтеры рекомендуют сотрудникам делать ксерокопию каждого документа, для того, чтобы снизить риск потери документации из-за выцветания чернил. Подобные приложения к отчету позволяют компании доказать целесообразность финансовых затрат в ходе служебной командировки, в период проведения проверок со стороны налоговых органов.

Тонкости заполнения отчета

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить авансовый отчет, следует отметить некоторые тонкости, связанные с процессом отправки работника в служебную поездку за пределы РФ. В данном случае, нет необходимости в выдаче командировочного удостоверения, так как все необходимые даты фиксируются на страницах заграничного паспорта.

бланк авансового отчета форма по ОКУД 0504505
Унифицированная форма отчета относится к документации, которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу

После того как будет выбрано должностное лицо для зарубежной командировки, задачей руководства компании становится подготовка необходимого приказа, где фиксируется назначение служебной поездки, должность, фамилия и инициалы сотрудника, а также пункт назначения. Допускается самостоятельная установка размеров суточных расходов. По данным статистики, суточные расходы не превышают сумму, облагаемую налогом на доходы физических лиц. Со стороны компании производится оплата перелета до пункта назначения. В задачу должностного лица, отправленного в служебную командировку, входит подготовка документов, подтверждающих расходы на проживание, перелет, оплату государственных пошлин и услуги переводчиков.

Правила заполнения авансового отчета

Итак, давайте рассмотрим пример заполнения авансового отчета по командировке. На главном листе бланка следует указать название предприятия и отдела, где осуществляется трудовая деятельность сотрудника, вернувшегося из служебной поездки. Далее указывается должность, цель поездки, регистрационный номер бланка и дата заполнения бумаг.

В табличной части отражаются сведения о финансовых средствах, что были выданы должностному лицу. Здесь же фиксируется сумма полученного аванса и финансовые затраты, совершенные за время командировки. Далее проводится подведение итогов, где выявляется, остались ли неизрасходованные средства. На обратной стороне рассматриваемого документа приводится обобщение сведений о первичной документации, подтверждающей факт целевого характера имеющихся трат. К данному виду документов относятся товарные и кассовые чеки, квитанции, акты и накладные. Важно обратить внимание, что данные должны систематизироваться и фиксироваться в хронологическом порядке. После упорядочивания сведений они прикрепляются к основному документу.

После заполнения всех необходимых бумаг, готовая отчетность передается в бухгалтерский отдел для проверки целесообразности расходования суммы. Также рассматривается корректность заполнения документации. После проведения проверки бухгалтер фиксирует счета, которые прилагаются к отчету о затратах. После этого производится подпись документов подотчетным лицом, что далее передаются на утверждение руководству компании.

В том случае, когда у человека, вернувшегося из командировки, остаются неизрасходованные средства, необходимо вернуть оставшуюся сумму в кассу или бухгалтерский отдел. В случае с перерасходом средств, компания должна восполнить убытки сотрудника. В той ситуации, когда сотрудник имеет задолженность по ранее выданному авансу, личные расходы не компенсируются. Процесс заполнения подобных бланков довольно прост, однако необходимо учитывать различные нюансы.

Для того чтобы избежать ошибок при составлении документа, следует получить консультацию бухгалтера.

по чекам
Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании

Дополнительные рекомендации

Авансовая отчетность заполняется лицом, прибывшим из командировки и представителем отдела бухгалтерии. В задачу проверяющего входит анализ корректности предоставляемых сведений. Помимо этого, сотруднику должна быть выдана бухгалтерская расписка, подтверждающая факт постановления отчета на учет. Распиской является отрывная часть бланка, где указывается регистрационный код, дата написания отчета, фамилия и инициалы должностного лица, кем были получены подотчетные средства. Далее указывается размер учтенных финансовых трат и количество дополнительных вложений к отчету.

В том случае, когда отчетность составлена некорректно, за бухгалтерским отделом остается право в отказе принятия документов. В этой ситуации, должностное лицо становится должником предприятия. При отказе возмещения задолженности, руководство организации имеет полное право удержания необходимых средств из зарплаты сотрудника, в соответствии со статьей сто тридцать семь ТК Российской Федерации. Следует обратить внимание на то, что удержание финансовых средств осуществляется с согласия работника. Данный факт должен быть засвидетельствован в документальном виде. В том случае, когда работник отказывается покрыть сумму расходов, возникший конфликт решается в судебном порядке.

ktovbiznese.ru

Авансовый отчет командированного сотрудника

Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?

Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.

К командировочным тратам можно относить:

  • Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
  • Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
  • Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
  • Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.

Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами – 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа – не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Правильно оформить авансовый отчет по командировке работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.

Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

Общие правила

Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:

1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

  • истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
  • сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
  • работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.

3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.

4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.

5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.

Порядок заполнения

Как правильно оформлять авансовый отчет?

Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.

Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.

Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника – отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.

Обоснованный перерасход

Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

  • траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
  • сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет – как правильно оформить. Образец расходного кассового ордера формы № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете – строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?

Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы – наличные деньги.

Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?

Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку документов (кассовых чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Оформление авансового отчета в 1С

Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».

В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.

Аванс бывает трех видов:

  • Денежные документы. При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
  • Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
  • Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.

Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.

В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.

Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.

Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.

Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).

fb.ru

Правила оформления авансового отчета

Авансовый отчет частично заполняет подотчетное лицо. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумеровать в порядке их записи в отчете.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В авансовом отчете работник указывает израсходованные в связи с командировкой суммы, чтобы бухгалтерия произвела расчет по выданному перед командировкой авансу (п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Бухгалтерия в свою очередь проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.

Если принимаете к вычету НДС с расходов на проезд, отразите в авансовом отчете не только общую стоимость билета, но и сумму входного НДС. Она должна быть указана в бланке строгой отчетности. Если в бланке сумма налога не выделена, принять к вычету НДС нельзя (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК). Виды БСО, подтверждающие оплату проезда, названы в приказах Минтранса от 08.11.2006 № 134, от 21.08.2012 № 322. Это такие формы:

  • маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Будьте внимательны: многие перевозки облагаются НДС по ставке 0 процентов. В частности, нулевую ставку НДС применяют к любым международным перевозкам (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК), внутренним авиарейсам в Крым (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК) и перевозкам пассажиров и багажа железнодорожным транспортом (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 ст. 164 НК).

По итогам заполнения и обработки авансового отчета выявляется результат взаиморасчетов: остаток неиспользованного аванса или перерасход по авансовому отчету.

Утверждает руководитель. Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо при наличии письменного отчета командированного сотрудника о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.

Приложения к авансовому отчету

Согласно порядку оформления документов, связанных с командированием работников к авансовому отчету в качестве оправдательных документов могут быть приложены:

  • командировочное удостоверение, оформленное по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
  • документы о найме жилого помещения;
  • о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  • об иных расходах, связанных с командировкой.

Утверждение авансового отчета

Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Учет командировочных расходов предусмотрен в 1С и различных бухгалтерских системах.

Если авансовый отчет оформлен с нарушением

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. Соответственно указанная в авансовом отчете сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

www.buhsoft.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector