Как рассчитываются суточные

Как рассчитываются суточные

Сложилось устойчивое мнение, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке. Однако оно ошибочно. Суточные выдаются в целях компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть и которые не представляется возможным документально подтвердить. Давайте рассмотрим сложные и спорные моменты, которые чаще всего встают перед бухгалтерами при начислении и выплате суточных.

За что полагаются суточные

Сотруднику организации, убывшему для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (в командировку), компенсируются понесенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, именуемые суточными (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением ­Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее – Положение).

Многие считают, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке, так сказать, в качестве компенсации за отсутствие домашнего борща и котлет.
это не совсем так. Затраты на питание, одежду и другие потребности работника – его личные проблемы. Он получает зарплату и сам решает, куда и как ее тратить. То, что он в командировке, еще не значит, что родная контора в это время обязана его кормить. Оплатить проезд в место командирования и назад, проживание и другие документально подтвержденные расходы, которые он вынужден нести только потому, что выполняет работу вне места проживания, – обязана, а вот кормить – отнюдь.

Суточные же выдаются для компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть или которые не представляется возможным ­документально подтвердить.

Нормы выплаты

Многие, наверняка, застали времена, когда суточные жестко регламентировались. В настоящее время для целей налогообложения прибыли размер суточных определяется только волеизъявлением организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Верхнего и нижнего предела не установлено.

При этом следует учесть, что если при командировках внутри страны размер суточных в организации превышает 700 руб., а при командировках за границу – 2500 руб., то сумма превышения увеличивает доход ­сотрудника, облагаемый налогом на доходы физических лиц.

Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).


Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не ­выплачиваются (п. 11 Положения).

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководством организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для ­отдыха и других объективных условий.

Определяем дни выезда и прибытия

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства – поезда, самолета, автобуса, парохода и т.п. – от места (населенного пункта) постоянной работы, а не места ­проживания сотрудника (п. 4 Положения).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

При этом еще раз обратим внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства ­сотрудника.

То есть согласно п. 4 Положения сотрудник (пусть и в три часа ночи) в командировку формально убывает с места постоянной работы, а не из дома. И время, необходимое для того, чтобы добраться до аэропорта, ­рассчитывается исходя из маршрута: «Работа – Аэропорт», а не «Дом – ­Аэропорт».


Перед посадкой в самолет в аэропорту необходимо пройти регистрацию и личный досмотр. Регистрация, как правило, начинается за 2 часа до времени вылета, указанного в билете (время вылета, как и время прилета, всегда указывается местное), и прекращается за 40 минут до ­отправления самолета.

Пассажиры, опоздавшие на регистрацию или посадку в самолет, к полету не допускаются. Следовательно, ко времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (в среднем это где-то час), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидание объявления о посадке в самолет.

В поезд же можно сесть за три минуты до отправления (в железнодорожных билетах время отправления и прибытия указывается ­московское), равно как и в автобус.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте, на собственной машине (либо на чужой, управляя ей по доверенности), то срок убытия в командировку определяется по оправдательным документам. Ими могут служить, в частности, путевой лист автомобиля, счета, квитанции, чеки АЗС, либо другие документы, подтверждающие маршрут следования (п. 7 Положения).

Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого ­помещения в месте командирования (п. 7 Положения).


А вот если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной (докладной) запиской либо документом принимающей стороны о фактическом там нахождении (п. 7 Положения). Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по своей сути он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого было отменено с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Поэтому, по нашему мнению, при направлении сотрудника в командировку оптимально по-прежнему выписывать ему командировочное удостоверение. Образцом, как и ранее, может служить форма № Т-10, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которое с 2013 г., напомним, не ­является обязательным к применению.

День прибытия из командировки считается в аналогичном порядке, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания. Однако здесь уже времени, чтобы добраться от аэропорта до места постоянной работы, не дается.

Размер суточных

За все дни между двумя датами (выезда и прибытия) сотрудник должен получить суточные, начисленные исходя из той суммы, которая установлена локальным нормативным актом организации. Здесь уже все дано на откуп руководству организации.

Размер суточных может быть как равным для всех сотрудников, независимо от должности, стажа и пр., так и отличаться, скажем, в зависимости от региона командирования. Например, при командировках в Вологду суточные будут больше, чем для тех, кто поехал в Керчь (или наоборот). Доказывать налоговикам правильность таких действий ­организация не обязана.


Кроме того, никто не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от должности. То есть суточные директора или его заместителей могут превышать суточные начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников. Или, опять-таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а не у тех, чья задача – направлять и воодушевлять.

Но здесь, на наш взгляд, как и при установлении должностного оклада (тарифной ставки) размер суточных должен быть указан в трудовом договоре. В этом случае о нем будут знать только трое: руководитель, ­сотрудник и бухгалтер.

При однодневных командировках внутри Российской Федерации, как было сказано выше, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения). В этой связи вспоминается случай из личной практики автора (в бытность его службы в должности старшего инспектора-ревизора одного из строительных управлений Министерства обороны СССР). Он ­актуален и в нынешнее время.

Аналогичная ситуация вполне возможна и в современных условиях.

При этом есть смысл обратить внимание на мнение Минфина России, высказанное в письме от 16.07.2015 № 03-03-07/40892. В частности, в нем отмечено, что при однодневных командировках возмещение иных расходов в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).


Однако при зарубежных однодневных командировках суточные (по норме, установленной для командировки в это государство) выплачиваются в половинном размере (п. 20 Положения). По нашему мнению, это актуально при поездках в ближнее зарубежье (Казахстан, Беларусь, Украина).

Например, за один день можно обернуться из Смоленской области в Витебскую и обратно, или из Оренбургской в Актюбинскую и т.п. А вот слетать по делам в Париж или Лондон и успеть вернуться в тот же день весьма затруднительно.

При загранкомандировках дата пересечения государственной границы определяется по отметкам в заграничном паспорте (п. 18 Положения). В случае командировки в страны СНГ (когда при пересечении границы отметка в загранпаспорте не проставляется) дата пересечения границы определяется по проездным документам.

Суточные за день пересечения границы уплачиваются по зарубежным нормам (в валюте), а при возвращении домой (то есть к месту постоянной работы) – в рублях (по российским нормам).

Таким образом, если сотрудник летит в загранкомандировку самолетом, то уже в день вылета суточные он будет получать в валюте. А за день вылета, допустим, из Парижа домой – в рублях.


Все понесенные командированным сотрудником затраты после утверждения авансового отчета списываются на расходы проводкой:

Дебет счета 26 (44) Кредит счета 71.

Если затраты производились в какой-либо иностранной валюте, они подлежат пересчету в рубли по курсу, действующему на дату утверждения руководителем организации авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Полистать демо-версию печатного журнала

www.delo-press.ru

Какие расходы следует учитывать?

Как мы уже сказали, существует определенный список, установленный законодательными нормами, но он не является закрытым, поэтому, иные выплаты также могут быть в дальнейшем включены в расчет. К стандартным выплатам относят:

  • Расходы, которые связаны непосредственно на проезд к месту проведения командировки, а также обратно. Отметим, что данный аспект может быть четко оговорен в договоре коллективного типа или же в иных локальных документах предприятия. Например, в таких документах устанавливается, что проезд осуществляется по бюджетному тарифу или же тарифу бизнес-класса. Отталкиваясь от таких данных, выбирается способ проезда к месту назначения;
  • Наем жилого помещения. Вполне очевидно, что в командировке человек может провести достаточно существенное количество времени, поэтому, устанавливается своеобразная необходимость предоставления средств, которые способны обеспечить работника нормальными условиями проживания. Вопрос проживания и класса жилья, который может арендовать работник, также определяется внутренними документами предприятия;
  • Суточные выплат предоставляются работнику до момента наступления командировки. В данные выплаты включаются все остальные расходы, которые могут возникать в процессе командировочного отпуска.

Какие расходы следует учитывать?

Как подтвердить данные поездки?

Безусловно, чтобы специалисты бухгалтерии смогли правильно рассчитать все расходы и внести данные в отчетную документацию, следует предоставить своеобразное доказательство того, какие расходы работник понес в процессе поездки до места назначения:

  • В соответствии с нормами законодательной базы в обязательном порядке производится учет полной стоимости билета, с учетом использования постельных принадлежностей, различные сервисные сборы и пр.;
  • Предоставляются данные квитанции на бумажном носителе, также предоставляется посадочный талон или же контрольный купон, билет.

То есть, по сути, нужно предоставить все документы, которые вы получаете при оплате проезда. Если вы использовали автобус, то обязательно возьмите билет, на котором указывается стоимость проезда. Если вы использовали поезд, также оставьте себе использованный билет с указанной датой и стоимостью. Так, вы сможете предоставить все данные, которые помогут бухгалтеру правильно рассчитать расход на дорогу.

Как подтвердить данные поездки?

Расходы на наем жилого помещения


Как вы поняли, данные расходы также оплачивает руководитель. Сразу же скажем о том, что в настоящий момент многие предприятия позволяют своим работникам в командировках использовать вариант аренды суточных квартир, но с обязательным получением квитанции об оплате.

Фактически, вам также придется собрать документы, на основании которых в дальнейшем вы сможете произвести процесс предоставления данных о стоимости найма, количества дней, общей суммы.

Заметим, что расходы, которые касаются обслуживания в ресторанах и барах, обслуживания номеров, расходы за пользование дополнительными оздоровительными объектами руководством предприятия не оплачиваются. В данной ситуации работник оплачивает получаемые услуги, в случае их необходимости, самостоятельно.

Выплаты суточного характера

Данные выплаты являются дополнительными расходами, которые формируются в связи с тем, что человек вынужден проживать не дома. Законодатель определяет отсутствие ограничений по данной сумме, в тоже время, данные ограничения могут быть установлены внутренними документами. Скажем о том, что данные выплаты должны быть предоставлены за все дни, которые человек находится в командировке, при этом в расчет включаются также выходные дни, а также те дни, в которые работник находился в дороге.


Обратите внимание на то, что НДФЛ с суточных не отчисляется, но в данной ситуации законодатель предусматривает своеобразные ограничения, которые касаются суммы предоставленных выплат не облагающейся налогом. Если предприятие предоставляет четко установленные параметры суточных, то с них налог отчисляться не будет. Если сумма будет выше установленной нормы, то налог отчисляется с полученной разницы.

В расходах суточные будут определяться посредством предоставления определенных подтверждений. Например, это производственного характера действия – работник выполнял задание поставленное предпринимателем, а также продолжительность нахождения работника вне его постоянного места проживания.

Определяется командировка на основании таких факторов:

    Наличия документов проездного типа с указанными датами, а также документов, которые определяют осуществление найма помещения жилого типа, в четко установленном месте (в случае, если работник использовал личный или же коммерческий транспорт и билетов у него просто в наличии нет);

    Также должны быть составлены записки служебного типа, а также иные документы, которые формируют четкое определенное срока прибытия, а также последующего убытия работника;

    Обязательным элементом определения командировочных выплат в расчетах, становится предоставление документов с бухгалтерии, которые формируют отражение факта получения работником средств, выделенных на прохождение командировки. Например, предоставляется ордер кассового типа;

    Также в качестве подтверждения наличия командировки могут выступать данные о получении визы, паспорта, приглашений, аналогичных документов, определяющих приглашение компании на посещение определенного мероприятия и пр.

Хотелось бы отметить, что все расходы командировочного типа, непременно учитываются в документах по налогу на полученную прибыль (доход минус расход). Причем расходы должны учитываться в общем порядке (как оплата средств работнику за выполнение взятых на себя профессиональных обязательств).

Выплаты суточного характера

Дополнительные расходы

В настоящий момент контролирующие инстанции не против того, чтобы компенсация расходов дополнялась определенными расходами, которые определены в нормативных документах предприятия:

  • Это может быть оплата услуг определенных залов в аэропорте, а также стоимость бронирования номера заранее, плата за заказ билетов в предварительном формате;
  • Это может быть оплата аренды автомобиля для сотрудника, который находится в командировке (постановлением суда была определена возможность такой аренды исключительно для руководителей и руководящего состава предприятия);
  • Это могут быть дополнительные расходы, которые касаются вопроса транспортировки до места отправки в командировку, аэропорта и других мест, откуда начинается путь на место назначения. В тоже время, в расход может быть включена стоимость услуг такси, если в данном случае, такие услуги являются оправданными с экономической позиции. Например, ранний отлет или же раннее отправление поезда, когда нет возможности воспользоваться общественным транспортом. Сразу же нужно сказать о том, что услуги такси должны быть четко подтверждены соответствующими документами, и должна быть предоставлена квитанция в форме бланка, исключительно строгой отчетности;
  • В случае, если в процессе командировки есть необходимость систематически осуществлять определенный проезд на общественном транспорте, то данные услуги также должны быть учтены в расходах. При этом, очень важно, чтобы все квитанции и билеты были сохранены и правильно подсчитаны. Все данные о возможности использования общественного транспорта в процессе выполнения установленных профессиональных обязанностей в момент командировки, четко фиксируются во внутренних документах предприятия;
  • Также в расходы могут быть включены средства, которые потрачены на оплату услуг туристического агентства, например, за организацию поездки за рубеж.

Дополнительные расходы

Пример расчета расходов командировочного типа

  • Включаются все виды расходов, связанные с проездом до установленного места, например, работник предоставил два билета (туда и обратно) на сумму в 370 рублей каждый. Получается, что транспортные расходы составили 740 рублей;
  • Работник в командировку отправляется на 4 дня, при этом, устанавливается, что проживать он будет в отеле. После командировки работник предоставляет квитанцию на оплату номера отеля по 1000 рублей за каждый день, получается 4000 рублей;
  • Суточная норма, которая не облагается установленными нормами налога, составляет 700 рублей в день (включает в себя дополнительные расходы в командировке). Общая сумма составляет 2800 рублей;
  • Работник совершал проезд по городу для реализации установленных заданий по командировке, и предоставил билеты на общую сумму в размере 1400 рублей.

Теперь нужно суммировать все полученные значения, и мы получим 740 + 4000 + 2800 + 1400 = 8940 рублей – это расход командировочного типа. При этом, все данные расходы непременно должны подтверждаться документально. К тому же, за время командировки работник получает стандартную оплату труда, которая рассчитывается исходя из параметров среднемесячной оплаты.

Пример расчета расходов командировочного типа

Лимиты суточных норм

По сути, таких лимитов не существует. Законодатель устанавливает только нормы, которые определяют отсутствие отчисления НДФЛ с командировочных средств, так как по своей сути, они не являются выплатами за выполненную работу и являются инструментом для выполнения поставленных задач для работника. Но, в тоже время, суточные нормы имеют своеобразные лимиты. Для командировки по стране устанавливается, что суточные нормы представлены суммой в 700 рублей, именно с данной суммы не отчисляется НДФЛ. Что же касается зарубежной командировки, то определяется сумма в размере 2500 рублей.

В тоже время, законодатель определяет, что внутренними документами предприятия могут быть назначены более высокие параметры таких норм, но с разницы нужно будет оплатить сумму налоговых сборов. К тому же, с данной разницы, начиная с текущего года придется платить еще и страховые взносы.

Лимиты суточных норм

Примеры расчета лимитов и отчисления НДФЛ

Например, работник отправился в командировку на 7 дней. Работодатель установил, что в течение всего времени работы суточная норма будет составлять 700 рублей. Соответственно, работник получает до начала командировки сумму в размере 4900 рублей. В соответствии с законодательством с данной суммы не осуществляется никаких отчислений.

Другой пример, когда документами внутреннего типа устанавливается, что суточная норма при проведении командировки составляет 1500 рублей. Работник отправляется в командировку на 4 дня, значит выплаты, которые он получит, составят 6 000 рублей. По нормам определено, что за 4 дня работник должен получить (4*700) = 2800 рублей. Значит, из 6000-2800 и получаем разницу в сумму 3200. С данной суммы в обязательном порядке проводится отчисление суммы налогов, а так же суммы выплат социального плана.

Порядок выплат командировочного типа

В соответствии с законом все дни, которые работник провел в командировке, должны быть наделены суточными выплатами, причем в обязательном порядке учитываются и выходные дни. Например, человек выехал в командировку в воскресенье, а в субботу приехал домой. В данной ситуации, оба выходных должны быть оплаченными, то есть, работник должен получить суточные нормы.

Все расходы, которые в процессе проведения командировки возникали у работника, оплачиваются работодателем. Например, для реализации поставленных целей работнику пришлось совершить десять поездок на общественном транспорте. Работник должен сохранить все билеты, после чего, предоставить их вместе со своим отчетом работодателю, сумма расходов должна быть рассчитана, а работник должен будет получить компенсацию своих расходов.

Все расходы, которые касаются выдачи средств работнику в командировку, включаются в отчисление расходов из полученных доходов для правильного расчета налогооблагаемой базы при расчете суммы налогов к оплате.

Порядок выплат командировочного типа

Расчет оплаты труда в командировке

Чтобы произвести оплату труда в случае отправки человека в командировку, нужно произвести расчет средних показателей оплаты за месяц:

  • Нужно определить количество дней в отчетном периоде, в течение которых человек работал фактически. Например, период отчетности составляет 12 месяцев до момента отправки в командировку. Теперь нам нужно будет осуществить отчисление тех дней, в которые работник не выполнял свои обязанности. Из данного периода отчисляются командировки, больничные и другие варианты отгулов без оплаты. Работника направляют в отпуск командировочного типа на срок в течение пяти дней. В периоде расчета 247 дней, которые являются рабочими. В периоде человек получил отпуск в размере 14 дней, и в течение 8 дней был на больничном. Данное количество дней высчитывается из 247, и получаем 225 дней, которые фактически были отработаны специалистом;
  • Следующий немаловажный этап – правильное определение заработка, причем с учетом четко определенного расчетного периода. В соответствии с установленными нормами формируется указание на то, что в данные выплаты должны быть включены: оплата труда, премии, а также различные дополнительные выплаты и компенсации, кроме материальной помощи, оплата листа больничного типа, а также оплата отпускных. В случае, если на предприятии в течение периода времени расчетного типа были осуществлены своеобразные изменения в области оплаты труда, то непременно нужно будет произвести процесс индексирования заработка среднего типа. Например, за все месяцы работник получал оклад с учетом дополнительных выплат в размере 40 тыс. рублей. В месяц, когда был отпуск, было получено 26 тыс. рублей, а в другой месяц оплата составила 13 тыс. рублей. Значит, нужно будет произвести такие расчеты: 40 тыс.*10 (месяцев) = 400 тыс. рублей + 26 тыс. = 13 тыс. = 439 тыс. рублей;
  • Определяем средний заработок в течение дня, а также устанавливаем сумму оплаты командировочных выплат. В данной ситуации заработок, который был получен работником в течение четко определенного количества времени, должен быть разделен на то количество дней, которые фактически работник отработал в течение периода. Получаем такие данные расчета: 439 тыс. / 225 = 1951 (заработок, который человек получает в течение дня). Как мы говорили ранее, командировка предполагалась на пять дней, а это значит, что сумму в размере 1951 следует умножить на пять, и получим 9755 рублей. Так, мы рассчитали сумму оплаты труда в течение командировки.

Следует учитывать, что все выплаты, которые касаются оплаты труда в течение командировки, должны облагаться стандартными отчислениями налогов и взносов социального типа. В тоже время, выплаты, которые предоставляются работнику на выполнение условий командировки, не облагаются такими налогами. Но, по суточным нормам определены четкие лимиты. Если лимиты превышены, то с разницы в обязательном порядке должны быть выполнены необходимые отчисления налогов, а также дополнительные отчисления социального характера.

Выдается ли аванс перед командировкой?

Перед тем, как работник отправляется в командировку, он получает специализированный аванс, который формируется из предварительного расчета параметров цены проезда и проживания, других расходов, а также суммы выплат суточного плана. По сути, специалисты бухгалтерии определяют приблизительную стоимость проезда, с учетом выбранного транспорта и класса, определенного внутренними документами предприятия. В данной ситуации учитывается дорога туда и обратно. Сумма суточных выплат также определяется либо трудовым соглашением, либо внутренними документами, поэтому, обязательно предоставляются такие выплаты, из расчета количества дней, которые человек должен провести в командировке. Также рассчитываются другие расходы, которые могут появиться у работника в течение всего времени выполнения поставленных перед ним задач.

Обратим ваше внимание на то, что авансовый платеж непременно предоставляется работнику, есть возможность предоставить данные выплаты на руки в кассе предприятия или же организации. Также можно произвести процесс перечисления соответствующих выплат на карту работника.

Все данные о порядке выдачи аванса (с определением способа предоставления средств) рекомендовано указать в локальных документах предприятия, чтобы в дальнейшем не возникало никаких сложностей или же проблем с данным аспектом. Также нужно учитывать, что организация может сразу же производить прямые выплаты в виде приобретения билетов в удаленном формате, бронирование и оплату номера и пр. После возвращения, работник предоставляет руководству все необходимые документы, которые подтверждают рациональность расхода денежных средств.

Отражение данных в налоговом и бухгалтерском учете

Следует отметить, что при проведении расчета налога на полученную прибыль, непременно предоставляются все документы, которые определяют командировочные расходы. Соответственно, в расчет такие данные могут быть включены только в том случае, если они официально подтверждены соответствующей документацией.

К вычету НДС по расходам, которые касаются командировок принимаются только в случае соблюдения четко определенных условий. Во-первых, по данным расходам есть специализированная счет-фактура, во вторых, все расходы командировочного типа оплачивались организацией или же работником (после организация компенсировала средства, затраченные на командировку).

Если применяется КСН, то все расходы командировочного типа будут учитываться только в случае, если есть документы, которые подтверждают отправку человека в командировку. Также учитывается, что зачисление расходов возможно исключительно в том случае, если они были оплачены работнику в соответствии с установленными нормами законодательства, то есть, в виде предварительного аванса с обязательным составлением последующего отчета и расчетных документов. Или же в том случае, если работник все оплачивал с собственных средств, после чего, предоставил отчет и все необходимые документы, способные подтвердить расходы, и их возмещение от предприятия.

В отчете бухгалтерского типа отражение выплат командировочного характера проводится по проводке Д71-К50(51), выдача аванса на командировочные расходы. А учет таких расходов без НДС (на ОСН), или же с НДС (на УСН) проводится по проводке Д26 (44, 23, 30, 08)-К71.

Вывод

Оформление выплат командировочного характера производится непременно. При этом, такие выплаты отражаются в бухгалтерской документации, и обязательно учитываются в расходах, в случае необходимости расчета чистого дохода на уплату налогов. Кроме всего прочего, в законодательстве определено, что в качестве выплат командировочного характера можно указывать данные расходов на транспортные услуги, как до места командировки, так и по месту (в случае необходимости).

Кроме того, обязательно выплачиваются суточные, а также иные дополнительные выплаты, которые покрывают сформированные расходы. Бухгалтер обязан предварительно произвести расчет предполагаемой суммы расходов, и работнику предоставляется аванс. После окончания всех работ в командировке, работник составляет отчет, а также прилагает документы, подтверждающие расходы. Если выданного аванса недостаточно для покрытия расходов, формируется доплата. Если аванс превышает выплаты, работник сдает остаток средств в кассу предприятия.

www.finanbi.ru

Справка: как пользоваться калькулятором командировочных

Шаг 1. Укажите ваш общий трудовой заработок за расчетный период. Расчетный период — это 12 месяцев, фактически предшествующих командировке. То есть, грубо говоря, вам нужно умножить вашу заработную плату на 12. Это не совсем точный способ, потому что всегда есть месяцы, где зарплата ниже (например, за счет больничных), и наоборот, есть месяцы, где она выше (например, за счет премии). Идеально, конечно, посчитать суммы выплат по всем 12-ти месяцам точно. Если вы их знаете (помните или есть распечатки), то советуем так и сделать для более корректного расчета.

11661-1

Шаг 2. Укажите, сколько дней вы отработали в этот расчетный период (напомним, это 12 месяцев до месяца командировки).

11661-2

Обратите внимание, что здесь считаются только рабочие дни, исключая отпускные, больничные и предыдущие командировки.

Введенные вами на 1 и 2 этапах цифры уже подскажут внимательному читателю, как рассчитать средний заработок для командировки. Результат расчета мы увидим чуть ниже, а пока скажем, что для получения этого показателя нужно просто поделить первое на второе. Чистая математика. 🙂

Шаг 3. Напишите, сколько дней длилась (или будет длиться) ваша командировка. Считайте все календарные дни, включая выходные и праздники (если они туда попали).

11661-3

Шаг 4. Последний этап — размер суточных, который принят в вашей организации. Уточнить этот размер можно в бухгалтерии. Особенность в том, что каждая компания или учреждение имеет право устанавливать удобный для нее размер суточных с учетом установленного в законах минимума. Так что эту цифру знает только ваш бухгалтер.

11661-4

Результат: калькулятор моментально произведет нужные расчеты, и вы получите такие итоги (на нашем примере):
11661-5

Здесь:

  • размер суточных к выдаче — это сумма, которая должна быть вам заплачена за все дни командировки. Напомним, выходные не исключаются, за них тоже получите оплату;
  • средний дневной заработок — это основной показатель, который используется для расчетов в нашем случае. Это тот самый главный средний заработок для командировки 2019, от которого зависит итоговая сумма выплат командированному работнику;
  • размер командировочных — ваша итоговая оплата командировки по среднему заработку 2019. В нее включаются и суточные, и оплата по среднему заработку. Командировка таким образом полностью оплачена.

Справка: как рассчитываются суточные при командировках в 2019 году?

Практически каждый работник может быть направлен руководством для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку. Одних такие поручения радуют, других огорчают, но всех без исключения волнует вопрос — сколько денег ему при этом должны выплатить и как посчитать командировочные расходы.

На что вправе рассчитывать командированный сотрудник

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан оплатить командированному работнику:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения (билеты, бензин, гостиница или аренда квартиры и т. д.);
  • суточные;
  • другие возможные расходы, если на них дало добро начальство.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников государственных или муниципальных учреждений, определяется соответствующим федеральным или муниципальным нормативным правовым актом (обычно постановлениями Правительства). Для всех остальных работников вопрос, как рассчитать командировочные расходы, определяется коллективным договором или другим локальным нормативным актом предприятия.

При направлении в служебную поездку работнику обычно выдается некая сумма денег авансом — на оплату проезда и проживания, а также в виде суточных. В зависимости от правил и положений, принятых в конкретной организации, человеку могут быть вручены уже приобретенные проездные документы и оплачен номер в гостинице, но вот суточные должны выдать наличными или перечислить на карточку до отправления в командировку.

2018-02-16_17-31-56

Сколько заплатят за один день

Ни минимальный, ни максимальный размер суточных законом на 2019 год не определен, поэтому их размер каждая организация устанавливает самостоятельно, обычно это прописано в коллективном договоре. Поэтому сумма, выплачиваемая на дополнительные расходы командированным сотрудникам разных предприятий, бывает различной и может колебаться от 100 рублей до нескольких тысяч.

Как считаются суточные в командировке

Посчитать полагающуюся вам сумму довольно просто: нужно размер суточных, принятых в вашей организации, умножить на количество дней командировки, включая выходные, праздничные, время нахождения в пути.

Если сотрудник командирован за границу, то за время нахождения в другой стране расчет он получит в соответствующей валюте и в размерах, установленных для загранкомандировок.

Если в служебную поездку сотрудник едет из России за границу, то дата пересечения российской границы включается в дни, за которые деньги должны быть выплачены в иностранной валюте. Соответственно, при возвращении в Россию дата пересечения границы включается в дни, за которые дополнительные командировочные расходы оплачиваются в рублях.

На что обратить особое внимание

Ситуация 1. Подоходный налог

Василий Пуговкин работает инженером на одном из сибирских заводов. И вот его решили на целых десять дней отправить в Москву на конференцию. По колдоговору суточные на его предприятии составляют 1200 рублей в день, соответственно, Василий прикинул, что на десять дней ему должны выдать расчет двенадцать тысяч. Однако, в бухгалтерии ему выдали меньшую сумму. Василий в недоумении: в чем он ошибся, почету так мало и как рассчитать суточные в командировке?

А все дело в том, что статьями Налогового кодекса РФ установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ — 700 рублей для командировок по России и 2500 руб. в сутки — для зарубежных поездок. Поэтому с суммы, превышающей 700 рублей в день, бухгалтерия удержала 13 % НДФЛ, в результате выплата составила не 12 000, а 11 350 рублей.

2018-02-16_17-29-50

Ситуация 2. Не выплатили деньги до командировки

Семена Петровича в срочном порядке решили отправить в служебную поездку. Гостиницу оплатили по безналу, билеты на самолет купили, а вот деньги на расходы пообещали перечислить позже. Семен Петрович в раздумьях, как поступить. Оказаться в чужом городе без денег не хочется, но и не поехать страшно — вдруг уволят.

Как поступать в такой ситуации, зависит только от самого работника, в частности, от наличия у него собственных денежных средств и от степени его доверия обещаниям руководства. Но отказ сотрудника от командировки по причине неполучения им положенного аванса на расходы не может повлечь за собой дисциплинарную ответственность. Вина в этом случае лежит не на работнике, а на работодателе, не выполнившем свою обязанность по своевременному расчету и выплате суточных.

how2get.ru

Расчёт командировочных в 2018 году

Служебная командировка (командировка) – это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Распоряжение оформляется письменно, например, в виде приказа.

Не считаются командировкой:

  • поездки в рамках работы разъездного характера;
  • работа вахтовым методом.

Расчёт среднего заработка

Подчинённый оставляет официальное рабочее место для достижения производственной или деловой цели, поэтому получает оплату в размере среднего заработка.

Для расчёта среднедневного заработка необходимо полученный за 12 предыдущих месяцев доход разделить на число отработанных за это же время дней. Итог умножают на количество командировочных дней. Получается сумма оплаты труда человека в рабочем путешествии.

Когда сотрудник принят менее года назад, для расчёта берут время, отработанное на момент отъезда. Если командируется человек, только оформивший договор, оплата производится по официальному окладу.

Таблица: определение среднедневного заработка для командировки

Что не входит в расчёт среднего заработка

При расчёте среднего заработка из расчётного периода должны быть исключены периоды и выплаченные за них суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребёнка;
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Пример расчёта среднего заработка

Работник принят в организацию 22.10.2015. Дата отправления в командировку — 06.09.2017 (среда). Дата возвращения — 15.09.2017 (пятница). Предприятие работает по стандартной пятидневной неделе.

Период для расчёта оплаты командировочных дней — с 01.09.16 по 31.08.17. Не включаются:

  • 10 дней отпуска за свой счёт (с 01.06.2017 по 10.06.2017);
  • 28 дней основного отпуска (с 01.08.2017 по 28.08.2017);
  • 5 дней больничного (с 01.09.2016 по 05.09.2016).

За указанный 12-месячный период заработано:

  • зарплата — 465 000 руб.;
  • отпускные — 33 000 руб.;
  • больничный лист — 3 800 руб.

Расчётная сумма = 465 000 руб. (больничные и отпускные не принимаются в расчёт). Отработанные дни = 204 (от рабочих дней по графику отнимаются дни указанных выше периодов).

Дневной средний заработок = 465 000 руб. / 204 = 2 279,41 руб.

Командировочные дни для оплаты = 7 (выходные не оплачиваются, так как трудовых задач не исполнялось).

Средний заработок на время командировки = 2 279,41 руб. *7 = 15 955,87 руб.

Расчёт суточных

Суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные полагаются работнику за все дни пребывания в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, время в пути (в т. ч. и вынужденные остановки) также оплачиваются. Не начисляются суточные при однодневных командировках по России.

Для расчёта суточных нужно определить продолжительность и дальность поездки. Если человек из пункта командирования может каждый день приезжать домой, суточные не платятся. Такая возможность определяется руководством в зависимости от отдалённости, транспортной доступности, сути поручаемой задачи, необходимости условий для отдыха подчинённого.

Размер суточных законодательно не ограничен, но должен регламентироваться коллективным договором или другим локальным актом. Кроме того, утверждены максимальные суммы, не подлежащие налогообложению. А с 2017 года со средств, превышающих норму, взимается не только НДФЛ, но и страховые сборы. Нормы составляют:

  • не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

К примеру, человек отправился в командировку в воскресенье 04.02.2018 и возвращается в субботу 10.02.2018. За 7 дней командирования при установленном размере 500 руб. в сутки общая сумма суточных будет равна:

500 руб. * 7 = 3500 руб.

Для отправки работника за рубеж, помимо основных правил, нужно учитывать определённую специфику. Локальным документом устанавливаются разные суммы на время в дороге для территории России и для других государств. При пересечении границы из России суточные платятся в инвалюте, как при пребывании за рубежом. В день возвращения в Россию — в рублях.

Например, работник командирован из Москвы в Париж. Самолёт вылетает из Москвы 8 апреля в 19.45 и прибывает в Париж в этот же день в 21.40. Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.

Если бы работник вылетел 8 апреля в 19.45 из Парижа в Москву, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

СПС «КонсультантПлюс»

Если человек отправляется в две страны (или более), суточные на день пересечения границы платятся инвалютой в сумме, полагающейся для места прибытия.

Например, в локальном нормативном акте организации установлен следующий размер суточных: 2 000 р. — при командировках в страны СНГ, 2 500 р. – при командировках в страны Европейского союза. Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля — в Минск из Берлина. За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 р., а за 9 апреля — в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 р.

СПС «КонсультантПлюс»

Пересечение границы отслеживается по отметкам в загранпаспорте сотрудника. Суточные в инвалюте выдаются по актуальному курсу на день начисления суточных.

Видео: суточные в 2018 году

https://youtube.com/watch?v=Lp2Zkee2UAQ

Оплата больничного в командировке

При болезни работника в командировке происходит приостановка задания до момента готовности человека к труду. В такой ситуации поездку нужно продлить.

Прежде всего заболевший должен обратиться в медицинское учреждение, чтобы зафиксировать своё состояние и получить подтверждающий акт. Пособие по временной нетрудоспособности будет произведено в обычном порядке и лишь после предоставления бухгалтеру предприятия больничного листа.

За дни болезни средний заработок не начисляется, а выплачивается пособие.

Заболевшему предприятие:

  • возмещает деньги за съём жилья, если он не пребывал на лечении в больнице;
  • платит суточные за все дни, даже когда он не в состоянии выполнять задание или вернуться домой.

Командировочные расходы и расчёт отпускных

В расчёт отпускных не включаются периоды отсутствия сотрудника, обеспечиваемые средним заработком. Командировка исключается из расчёта отпускных, ведь человек покидает своё рабочее место, хоть и по рабочим потребностям.

Видео: оплата командировки в выходной день

https://youtube.com/watch?v=czbTsEskspY

Командировка за чужой счёт

Командировочные расходы могут осуществляться принимающей стороной, если между ней и работодателем заключено соответствующее соглашение. При этом оформляет поездку, принимает отчёты о командировке и выплате расходов в этой ситуации всё равно работодатель.

Принимающей стороной возмещаются:

  • расходы на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье); факт съёма жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции);
  • расходы на средства передвижения — в зависимости от его вида (автобус, самолёт, поезд). Если откомандированный выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС. Услуги такси возмещению не подлежат.

Суточные, как и средний заработок, а также сторонние затраты работника (связь, виза и т. д.) обеспечивает организация-работодатель, если другие положения не утверждены предварительно заключённым договором.

Справка-расчёт командировочных

Справка-расчёт обеспечивает первичную учётную документацию. Её выписывают для того, чтобы было дополнительное юридическое основание фиксации конкретных сумм командировочных расходов.

Законодательно образец бухгалтерской справки-расчёта не установлен. Организациям лучше составить её самим с учётом индивидуальных деловых тонкостей и отличий в делопроизводстве и утвердить актом руководителя компании или учётной политикой.

Чтобы оформить справку-расчёт командировочных, нужно указать в ней реквизиты, предусмотренные для первичных документов в ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дату составления;
  • название организации или ИП;
  • вид и сумму командировочных расходов;
  • Ф. И. О. лица, составившего документ.

Расчёт зарплаты с учётом командировки

Зарплата в поездке начисляется только за рабочие дни организации и направляемого сотрудника. Поэтому важно следить за табелем учёта рабочего времени, тем более если предприятие функционирует по нестандартному графику. Если выходные попадают в командировочный интервал, они не должны оплачиваться. Однако если свой выходной человек провёл в дороге к пункту назначения или обратно либо выполнял трудовые функции, он получает оплату в двукратном размере или в одинарном с предоставлением дополнительного отгула.

За период командирования обычная зарплата начисляться не должна. Человеку полагается средний заработок, даже если поездка длится всего один день.

Пример: как рассчитать и оплатить командировку в 2018 году

Работник трудоустроен 01.01.2017 и получает 25 000 руб. Уходил в отпуск с 10.07.2017 по 23.07.2017. Командирован на период 22.01.2018–24.01.2018.

Расчётный период: 1 января — 31 декабря 2017 года. Количество дней: 237 (247 рабочих в 2017 минус 10 отпуска).

Начисление среднего заработка происходит следующим образом:

  • 11 месяцев по 25 000 руб.;
  • в июле — 25 000 руб. х 11 дн. / 21 дн. = 13 095,24 руб.;
  • всего — 25 000 руб. х 11 м. + 13 095,24 руб. = 288 095,24 руб.

Средний заработок: 288 095,24 руб. / 237 дн. = 1 215,59 руб.

Командировочные дни оплачиваются в размере: 3 646,77 руб. (1 215,59 руб. х 3 дн.).

Рассчитываем заработную плату: 25 000 руб. / 17 дн. × 14 дн. = 20 588,23 руб.

Общий январский доход сотрудника составит: 20 588,23 + 3 646,77 = 24 235 руб.

Пример. Расчёт зарплаты за январь 2018 года, если работник был в командировке.

П. Р. Колосов с 9 по 12 января 2018 года был в командировке, за время которой ему начислили средний заработок — 9000 р. Оклад Колосова — 42 500 р. Зарплата за 13 дней января — 32 500 р. (42 500 р.: 17 дн. × 13 дн.). Всего за январь Колосов заработал 41 500 р.

Поскольку из-за командировки человек потерял в зарплате, руководство компании по собственной инициативе предоставило Колосову оплачиваемый отгул.

БСС «Система Главбух»

При командировании подчинённого с неполным рабочим днём также начисляется средняя зарплата, рассчитанная по общему правилу. Размеры возмещения дополнительных командировочных расходов тоже не связаны с режимом работы, они выплачиваются на общих основаниях в полном объёме.

Вопросы, связанные с расходами на командировки, имеют большую актуальность. Учёт их несложен, но требует внимания и чёткого соблюдения правил. Следует помнить об исключаемых доходах и периодах из расчёта среднего заработка, начислении суточных, особенно в заграничных поездках, расчёте заработной платы командированного и ведении отчётности.

kadrovik.guru

Нормы суточных

Размер суточных за один день командировки может быть любым. Сумма оговаривается в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Если характер деятельности сотрудника подразумевает регулярные командировки, то таблица с суточными, в зависимости от места, может быть приложена к трудовому договору.

Налоговым Кодексом определено, что суточные до 700 рублей для внутренних поездок и 2500 рублей для заграничных не облагаются НДФЛ.

Как рассчитываются суточные

Если сотрудник отправляется в командировку в местность, откуда есть возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не оплачиваются. Целесообразность таких поездок определяет руководитель.

Расчет количества дней в командировке для суточных

Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.

Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.

Как рассчитываются суточные

Расчет при заграничной командировке

Расчет суточных при командировке за границу имеет ряд особенностей. Ее длительность считается таким же образом. При этом:

  1. за период, когда сотрудник находился на территории страны, суточные выплачиваются по норме для внутренних командировок (в том числе за период, необходимый для прибытия в аэропорт);
  2. за период, когда сотрудник находился на территории другой страны, суточные ему должны выплатить по нормам для заграничной командировки и в местной валюте.

Суточные в день прибытия в другую страну считаются по нормативам для заграничной командировки. В день, когда сотрудник вернулся в страну, суточные он получает по нормам для внутренней командировки. Даты пересечения границы проверяются по отметке в паспорте. В командировках в страны СНГ, при пересечении границ которых не ставится отметка в паспорте, даты отъезда и приезда считаются по проездным документам.

Если в период командировки сотрудник переезжает с одной страны в другую, то за день пересечения границы выплата суточных при командировках производится по норме страны прибытия.

Обратите внимание — как рассчитываются суточные в командировках по странам СНГ:

Как посчитать суточные при командировке (примеры)

Сотрудник направлен в командировку в Германию. Самолет вылетает в 00.30 04 апреля. Для того чтобы добраться до аэропорта, который находится за чертой города, и пройти регистрацию, ему необходимо выехать автомобилем не позже 22.00. Командировка заканчивается 10 апреля, а самолет из Франции вылетает 10 апреля в 23.00 и прилетает 11 апреля. Коллективным договором, предусмотрено, что суточные при командировках по РФ составляют 750 рублей, заграницу – 2500 рублей. Расчет командировочных будет выглядеть следующим образом:

  1. Начало командировки – 03 апреля. За этот день сотрудник получит – 750 рублей.
  2. С 4 по 10 апреля суточные считаются по 2500 за день: 8 дней *2500 = 20000 рублей (эти средства должны быть выплачены в евро).
  3. Последний день командировки – 11 апреля. За этот день сотруднику положено 750 рублей командировочных.

Например, была запланирована аналогичная командировка, но в связи с плохими погодными условиями вылет самолета был задержан на сутки. Фактически самолет вылетел в 23.00 11 апреля и прилетел 12 апреля. В такой ситуации сотруднику должны заплатить за 10 и 11 апреля по 2500 рублей суточных, а за 12 апреля – 750 рублей.

Налогообложение суточных

С первого января текущего года вступили в силу изменения Налогового Кодекса. Если ранее суммы свыше 750 и 2500 рублей для внутренней и заграничной командировки соответственно облагались только НДФЛ, то теперь с них необходимо уплатить еще и страховые взносы.

otdelkadrov.online


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector