Как составить авансовый отчет образец

Как составить авансовый отчет образец

Что такое авансовый отчетПодотчетные суммы требуют точного контроля. Именно для этой цели применяется авансовый отчет.

С его помощью бухгалтерия устанавливает цели расходования средств и их документальное подтверждение, а также наличие остатка или перерасхода и характер дальнейшего расчета с подотчетным лицом.

Что это такое и для чего этот документ нужен?

Также в этом документе находит отражение множество иной информации, в частности:

  • Для чего нужен авансовый отчето наличии перерасхода по выданным средствам;
  • о валютных операциях;
  • о своевременности представленного отчета;
  • о наличии или отсутствии задолженности подотчетного лица перед предприятием;
  • о необходимости вычета из заработной платы долга по подотчетным суммам;
  • о необходимости включения всей выданной суммы в состав облагаемых налогами доходов физического лица, если АО не был представлен вовремя или представлен с существенным нарушением срока его оформления;
  • о целевом расходовании выданных сумм и о возможности принять их в состав расходов, и т.д.

И достижение всех этих целей возможно только при грамотном и своевременном составлении авансового отчета.

Правила оформления

Авансовый отчет может быть оформлен, как на бумажном носителе от руки или выведен на бумажный носитель с помощью программного обеспечения, так и в электронном виде.

Правила оформления авансового отчетаНо это более сложный вариант, поскольку:

  • для оформления электронного документа потребуется допуск многих лиц к базе данных;
  • для подписания такого документа необходимы всем сторонам электронные подписи и электронный документооборот, поскольку АО необходимо обойти сразу нескольких лиц – главного бухгалтера или бухгалтера, руководителя и кассира.

Заполнять АО должно подотчетное лицо в одном экземпляре. Об этом прямо сказано в Указании Банка России от 11.03.14г. №3210-У: лицо, расходовавшее наличные средства в интересах компании, должно предъявить бухгалтеру или главному бухгалтеру авансовый отчет на проверку со всеми документами, которые подтверждают произведенные указанным лицом расходы.


Но подотчетное лицо заполняет только свою часть документа. А бухгалтерия после проверки авансового отчета – свою часть, где необходимо проставлять проводки, обозначать решение по поводу принятия расходов к учету, и т.д. Однако на практике авансовый отчет составляет бухгалтерия и это не является нарушением – ведь сам документ представлен, расходы в нем подтверждены документами, подписи стоят и отчет утвержден.

Несмотря на то, что в Указании №3210-У не установлено, какая именно форма должна быть у авансового отчета, на практике предлагается два ее варианта:

  • собственная разработка предприятия на основании закона О бухучете №402-ФЗ;
  • унифицированная форма, которая сейчас не является обязательной, утвержденная Госкомстатом РФ в своем Постановлении №55 от 01.08.01г. Однако следует учесть, что в данном Постановлении указано: АО является документом, предназначенным для учета денежных средств. А значит, по большей степени авансовый отчет – документ кассовый, а не бухгалтерский. И будет целесообразнее и проще использовать уже готовую форму, а не разрабатывать ее самостоятельно.

АО должен быть предоставлен подотчетным лицом в течение 3-х рабочих дней (и не дольше) с момента истечения срока, на который были выданы ему по заявлению денежные средства, или с даты выхода его на работу. Срок сдачи отчета утверждается обычно в Учетной политике предприятия. А срок сдачи конкретного отчета, не противореча тому, который утвержден в Учетной политике компании, устанавливается, когда руководитель предприятия подписывает заявление на выдачу денег под отчет. В этом документе указывается срок, на который данные средства выдаются.

АО предъявляется либо в бухгалтерию, либо руководителю предприятия.

Подписывается документ несколькими лицами:


  • подотчетным лицом – при составлении и сдаче документа;
  • бухгалтером или главным бухгалтером – по факту принятия документа и после его проверки;
  • руководителем – после проверки бухгалтерией;
  • бухгалтером или кассиром – по факту получения остатка или выдачи перерасхода подотчетных сумм. Выдача новых сумм под отчет возможна, только если была полностью погашена задолженность по ранее выданным этим суммам.

Как только авансовый отчет проверен, он принимается к учету. Хранится этот документ, как правило, в бухгалтерии и не менее 5-ти лет.

О том, что такое авансовый отчет и правила его заполнения с помощью 1С8.2, рассказано в следующем видеомюжете:

Порядок заполнения

Прежде всего, проставляется номер и дата документа. Номер должна предоставить бухгалтерия, а дата документа – день его заполнения (а не сдачи!).

Потом подотчетное лицо на титульном листе проставляет то, что знает точно:


  • Порядок заполнения авансового отчетанаименование компании;
  • структурное подразделение, в котором работает (если на предприятии есть таковое деление);
  • свою фамилию полностью, а имя и отчество инициалами;
  • профессию или должность;
  • основание выдачи аванса. Обычно пишут «на хозяйственные нужды» или «на командировку»;
  • размер предыдущего аванса, если он не погашен перед предприятием, или о наличии задолженности, наоборот, самого предприятия перед подотчетным лицом;
  • далее указывается размер суммы, выданной под отчет и по которой АО составляется. В случае если подотчетная сумма выдавалась в валюте, то ее проставляют на титульном листе в соответствующей графе «в валюте (справочно)». Дело в том, что бухучет в России ведется только в рублях, а значит, если под отчет выдавалась валюта, то все ее движение в авансовом отчете должны отражаться в рублях. Пересчет валюты производится на дату составления АО по курсу Банка России, действующему на эту дату;
  • после этого подотчетное лицо приступает к заполнению оборотной стороны АО, где прописывает все документы (их наименования, даты составления и номера) отдельно, суммы по каждому документу в рублях и копейках (и в валюте при необходимости);

  • далее подводится итог расходования средств в рублях и валюте, и ставится подотчетным лицом подпись. Что касается разделов на оборотной стороне АО «Сумма расхода, принятая к учету» и «Дебет счета» — они заполняются бухгалтерией;
  • на титульном листе после подведения итогов подотчетное лицо проставляет количество документов, прикладываемых к АО, и количество листов, на которых они представлены. Также ему придется вывести остаток или перерасход. Но, как правило, это делает бухгалтерия.

Пример заполнения авансового отчетаПеред тем как начать проверку АО, по факту принятия документа бухгалтер должен обязательно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу.

Все оставшиеся разделы должна заполнить бухгалтерия. Причем, начинается заполнение с обратной стороны авансового отчета, где сначала проверяются все сделанные записи путем сличения их с подтверждающими документами.

Далее проставляются корреспондирующиеся счета, а уже на титульной стороне заполняется:

  • ОКПО предприятия;
  • табельный номер сотрудника;
  • делаются полные проводки с общими суммами по счетам;
  • ставится конечная сумма к утверждению по данным проверки.

Как только руководитель подтвердил авансовый отчет, по нему производят окончательный расчет.

Отдельные нюансы составления


В зависимости от причины расходования подотчетных средств в графе «Назначение аванса» ставится либо «на хозяйственные цели», либо «на командировку».

Исходя из этого, перечень документов, подтверждающих расходование денег, в случае командировки будет дополнен билетами. Суточные, которые выданы командированному лицу, не включаются в состав авансового отчета, а выдаются обычно отдельным расходным кассовым ордером. В противном случае, в авансовом отчете придется отразить и суточные.

Если при расходовании средств на хозяйственные нужды, в качестве подтверждения оплаты была выдана квитанция к приходному кассовому ордеру, то в авансовом отчете следует проставить следующую проводку:

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К этой квитанции должны быть обязательно приложены накладные (например, ТОРГ-12), счета, счета-фактуры. Если их нет, либо они поступили ранее и подотчетное лицо просто рассчитывалось за уже совершенную сделку, либо эти документы еще не поступили на предприятие. И тогда этот расход будет отражаться, как аванс поставщику до тех пор, пока документы на товары, продукцию или работы не придут в бухгалтерию.

Заполнение авансового отчета по командировкеВ случае если есть перерасход средств, то на них заполнять заявление подотчетному лицу не нужно.
рекомендуется приложить объяснительную от подотчетного лица по факту допущенного им перерасхода средств. Данная объяснительная пишется в свободной форме. Сигналом к расчету будет утверждение авансового отчета руководителем. В противном случае, при получении в следующий раз денег под отчет, сотруднику придется в авансовом отчете указывать переходящую сумму перерасхода. Причем, произвести внутренний зачет по суммам он не сможет. Т.е. при наличии остатка по другой подотчетной сумме, придется указывать одновременно и текущий остаток, и переходящий перерасход. Но до тех пор, пока руководитель не утвердит АО с перерасходом.

Пошаговая инструкция заполнения АО в программе 1С (версия 8.2 и 8.3)

Инструкция по заполнению авансового отчета в 1СДля заполнения АО следует зайти сначала во вкладку «Касса» или в «Производство» – этот документ есть и там, и там. Далее следует нажать на «Авансовый отчет» – появится пустой журнал или уже с документами. В этом журнале есть кнопка «Добавить». Эта кнопка позволяет открыть новый отчет. Как только открылся новый отчет, сразу видно, что в нем уже проставлена организация и дата заполнения.

Строчка «Физическое лицо» (подотчетное лицо) заполняется через список сотрудников.


Во вкладке «Аванс» указывается сумма, которая была выдана данному лицу под отчет. Для этого следует выбрать из списка один из документов, по которому выдавались средства. Этот список появляется при щелчке на пустую строчку. С помощью выбранного из этого списка документа можно попасть в их перечень и добавить в авансовый отчет кнопкой «Выбрать».

В строке «Назначение» (ниже, во вкладке «Аванс») нужно вписать «хозяйственные расходы» или «командировка».

Во вкладке «Товары» следует путем добавления строк занести все товары, которые были приобретены подотчетным лицом. Добавляются строки через одноименную кнопку. Цена, количество, наличие налогов и иные реквизиты проставляются из документов, на основании которых составляется данный отчет.

Проводки проставляются автоматически, но нужно проверить их правильность.

Вкладка «Оплата» используется только тогда, когда подотчетное лицо производило оплату, а не покупку товаров, например, за Интернет, телефон, и  т.д.

Вклада «Прочее» используется, если сотрудник ездил в командировку.

Далее заполненный отчет нужно провести – нажатием кнопки «ОК» во вкладке «Аванс». После этого документу сразу присваивается порядковый номер. И теперь его можно распечатать.

Порядок заполнения авансового отчета в 1С 8.3 изложен в следующем видео уроке:


Источник: www.DelaSuper.ru

Для чего составляется авансовый отчет

Авансовый отчет является документом, который подтверждает правомерность расходования ранее полученных сумм и полноту расчетов по ним работника организации или ИП.

Он должен быть составлен не позже 3 дней (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У):

  • после окончания срока, на который выдается подотчетная сумма;
  • выхода на работу по окончании командировки или периода нетрудоспособности и отпуска (если последний день отчета пришелся на их срок).

К авансовому отчету прилагаются:

  • чеки;
  • товарные чеки;
  • документы, выданные гостиницами;
  • бланки строгой отчетности;
  • товарные накладные;
  • счета-фактуры.

А также прочие документы, которые подтверждают расходы, совершенные отчитывающимся лицом.

На каком бланке составляется авансовый отчет

Бланк авансового отчета (АО-1) был утвержден постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В постановлении дана краткая инструкция, как заполнить бланк авансового отчета.

В настоящее время этот бланк не является обязательным, и каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать свой бланк авансового отчета, утвердив его в учетной политике. Такая же позиция подтверждена в письме Минфина РФ от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700.

Однако многие организации все равно продолжают использовать для заполнения авансового отчета бланк этого образца. Он же реализован в большинстве бухгалтерских программ.

Образец заполнения авансового отчета можно скачать выше.

Порядок и цели выдачи подотчетных средств


П. 2 указания ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает организациям и предпринимателям выдавать наличные деньги, поступившие в их кассу, под отчет для оплаты:

  • канцтоваров,
  • почтовых расходов;
  • услуг связи;
  • хозяйственного инвентаря;
  • представительских и командировочных расходов.

Подотчетные суммы выдаются по расходному кассовому ордеру.

Список сотрудников, получающих деньги под отчет систематически, утверждается приказом руководителя, копия которого передается в кассу предприятия или ИП. Разовые подотчетники для получения денег пишут заявление, в котором указывают нужную сумму и срок, на который она должна быть выдана. Заявление подписывается руководителем.

Подотчетные деньги могут быть выданы только работникам организации. Причем для того, чтобы получить на расходы новую подотчетную сумму, работнику уже не обязательно полностью отчитываться за ранее полученные деньги.

Сумма, которая может быть разово выдана подотчетнику, законодательно не ограничена (п. 6 указания № 3073-У).

Обратите внимание! Законодательство не запрещает перечислять подотчетные деньги на корпоративные или дебетовые пластиковые карты (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В этом случае порядок перечисления сумм и отчетность за них должны быть определены во внутренних документах организации.

Как заполняется лицевая сторона документа

Авансовый отчет заполняется как от руки, так и с применением компьютерных средств. Он утверждается руководителем предприятия.

В шапке документа указываются:

  • наименование и ОКПО предприятия или ИП;
  • порядковый номер отчета и дата его составления;
  • структурное подразделение организации (при его наличии);
  • Ф. И. О. отчитывающегося лица;
  • профессия, должность и табельный номер отчитывающегося сотрудника.

Табличная часть документа состоит из двух частей:

  • В левой выводится остаток либо перерасход денежных средств. При заполнении от руки это может сделать сам подотчетник.
  • В правой делаются бухгалтерские записи, отражающие затраты подотчетника и расчеты с ним.

Ниже указывается количество документов, приложенных к отчету, и общая сумма утвержденного отчета прописью и цифрами.

Верность заполнения отчета подтверждается подписью бухгалтера, принявшего авансовый отчет, и главного бухгалтера, проверившего его.

Далее приводится информация о выведенном остатке подотчетных сумм и кассовом ордере, по которому этот остаток денег был внесен в кассу либо получен перерасчет. Правильность оформления этой операции подтверждается подписью кассира.

В расписке указываются:

  • дата принятия документа;
  • порядковый номер и дата составления отчета;
  • истраченная сумма;
  • количество приложенных к отчету документов.

Расписка подписывается бухгалтером, принявшим отчет, отделяется по линии отреза от основного документа и передается подотчетнику.

Как заполнить оборотную сторону отчета

При заполнении этой части отчета вручную отчитывающийся сотрудник заполняет столбцы таблицы с 1 по 6.

Им указываются дата и номер документа, полученного подотчетным лицом от продавца, назначение затрат, потраченная сумма и валюта, в которой была совершена покупка.

Информация о каждом расходе записывается подотчетником с новой строки. В том случае, если информация об оплаченной услуге или описание покупки занимает несколько строк, информация о следующей покупке заносится на строку ниже.

Все сделанные подотчетником записи нумеруются по порядку, а затраты суммируются.

Столбцы 7, 8 и 9 заполняются бухгалтером организации по каждой сделанной подотчетником покупке.

При компьютерном заполнении вся таблица формируется в бухгалтерской или аналогичной программе.

Правильность записей подтверждается подписью подотчетника.

Пример заполнения авансового отчета

Теперь посмотрим, как заполнить авансовый отчет и образец заполнения отчета в конкретной ситуации.

Пример

Приведем пример заполнения авансового отчета работником ООО «Новый дом» Чановым И. И., получившим 02.07.2018 на приобретение ТМЦ для нужд автохозяйства организации 3600 руб.

06.07.2018 завхоз Чанов И. И. составил авансовый отчет о потраченных деньгах в сумме 3540 руб. и представил 2 документа.

05.07.2018 им были приобретены:

  • Набор отверток и ключей на сумму 1200 руб. по товарной накладной № 14.
  • Набор слесарных инструментов на сумму 2340 руб. по товарной накладной № АТ002/1.

К обеим накладным были приложены кассовые чеки.

Оставшиеся на руках 60 руб. Чанов И. И. вернул 06.07.2018 в кассу организации.

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году для скачивания был представлен в нашей статье выше.

***

Авансовый отчет представляется работником предприятия или ИП не позднее установленного срока на бланке, установленном Госкомстатом РФ, или по самостоятельно разработанной форме. Он заполняется от руки или с использованием компьютера и передается в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами.

Источник:«Народный СоветникЪ»

Источник: www.klerk.ru

Для чего составляется авансовый отчет

Авансовый отчет является документом, который подтверждает правомерность расходования ранее полученных сумм и полноту расчетов по ним работника организации или ИП.

Он должен быть составлен не позже 3 дней (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У):

  • после окончания срока, на который выдается подотчетная сумма;
  • выхода на работу по окончании командировки или периода нетрудоспособности и отпуска (если последний день отчета пришелся на их срок).

К авансовому отчету прилагаются:

  • чеки;
  • товарные чеки;
  • документы, выданные гостиницами;
  • бланки строгой отчетности;
  • товарные накладные;
  • счета-фактуры.

А также прочие документы, которые подтверждают расходы, совершенные отчитывающимся лицом.

На каком бланке составляется авансовый отчет

Бланк авансового отчета (АО-1) был утвержден постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В постановлении дана краткая инструкция, как заполнить бланк авансового отчета.

В настоящее время этот бланк не является обязательным, и каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать свой бланк авансового отчета, утвердив его в учетной политике. Такая же позиция подтверждена в письме Минфина РФ от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700.

Однако многие организации все равно продолжают использовать для заполнения авансового отчета бланк этого образца. Он же реализован в большинстве бухгалтерских программ.

Образец заполнения авансового отчета можно скачать выше.

Порядок и цели выдачи подотчетных средств

П. 2 указания ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает организациям и предпринимателям выдавать наличные деньги, поступившие в их кассу, под отчет для оплаты:

  • канцтоваров,
  • почтовых расходов;
  • услуг связи;
  • хозяйственного инвентаря;
  • представительских и командировочных расходов.

Подотчетные суммы выдаются по расходному кассовому ордеру.

Список сотрудников, получающих деньги под отчет систематически, утверждается приказом руководителя, копия которого передается в кассу предприятия или ИП. Разовые подотчетники для получения денег пишут заявление, в котором указывают нужную сумму и срок, на который она должна быть выдана. Заявление подписывается руководителем.

Подотчетные деньги могут быть выданы только работникам организации. Причем для того, чтобы получить на расходы новую подотчетную сумму, работнику уже не обязательно полностью отчитываться за ранее полученные деньги.

Сумма, которая может быть разово выдана подотчетнику, законодательно не ограничена (п. 6 указания № 3073-У).

Обратите внимание! Законодательство не запрещает перечислять подотчетные деньги на корпоративные или дебетовые пластиковые карты (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В этом случае порядок перечисления сумм и отчетность за них должны быть определены во внутренних документах организации.

Как заполняется лицевая сторона документа

Авансовый отчет заполняется как от руки, так и с применением компьютерных средств. Он утверждается руководителем предприятия.

В шапке документа указываются:

  • наименование и ОКПО предприятия или ИП;
  • порядковый номер отчета и дата его составления;
  • структурное подразделение организации (при его наличии);
  • Ф. И. О. отчитывающегося лица;
  • профессия, должность и табельный номер отчитывающегося сотрудника.

Табличная часть документа состоит из двух частей:

  • В левой выводится остаток либо перерасход денежных средств. При заполнении от руки это может сделать сам подотчетник.
  • В правой делаются бухгалтерские записи, отражающие затраты подотчетника и расчеты с ним.

Ниже указывается количество документов, приложенных к отчету, и общая сумма утвержденного отчета прописью и цифрами.

Верность заполнения отчета подтверждается подписью бухгалтера, принявшего авансовый отчет, и главного бухгалтера, проверившего его.

Далее приводится информация о выведенном остатке подотчетных сумм и кассовом ордере, по которому этот остаток денег был внесен в кассу либо получен перерасчет. Правильность оформления этой операции подтверждается подписью кассира.

В расписке указываются:

  • дата принятия документа;
  • порядковый номер и дата составления отчета;
  • истраченная сумма;
  • количество приложенных к отчету документов.

Расписка подписывается бухгалтером, принявшим отчет, отделяется по линии отреза от основного документа и передается подотчетнику.

Как заполнить оборотную сторону отчета

При заполнении этой части отчета вручную отчитывающийся сотрудник заполняет столбцы таблицы с 1 по 6.

Им указываются дата и номер документа, полученного подотчетным лицом от продавца, назначение затрат, потраченная сумма и валюта, в которой была совершена покупка.

Информация о каждом расходе записывается подотчетником с новой строки. В том случае, если информация об оплаченной услуге или описание покупки занимает несколько строк, информация о следующей покупке заносится на строку ниже.

Все сделанные подотчетником записи нумеруются по порядку, а затраты суммируются.

Столбцы 7, 8 и 9 заполняются бухгалтером организации по каждой сделанной подотчетником покупке.

При компьютерном заполнении вся таблица формируется в бухгалтерской или аналогичной программе.

Правильность записей подтверждается подписью подотчетника.

Пример заполнения авансового отчета

Теперь посмотрим, как заполнить авансовый отчет и образец заполнения отчета в конкретной ситуации.

Пример

Приведем пример заполнения авансового отчета работником ООО «Новый дом» Чановым И. И., получившим 02.07.2018 на приобретение ТМЦ для нужд автохозяйства организации 3600 руб.

06.07.2018 завхоз Чанов И. И. составил авансовый отчет о потраченных деньгах в сумме 3540 руб. и представил 2 документа.

05.07.2018 им были приобретены:

  • Набор отверток и ключей на сумму 1200 руб. по товарной накладной № 14.
  • Набор слесарных инструментов на сумму 2340 руб. по товарной накладной № АТ002/1.

К обеим накладным были приложены кассовые чеки.

Оставшиеся на руках 60 руб. Чанов И. И. вернул 06.07.2018 в кассу организации.

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году для скачивания был представлен в нашей статье выше.

***

Авансовый отчет представляется работником предприятия или ИП не позднее установленного срока на бланке, установленном Госкомстатом РФ, или по самостоятельно разработанной форме. Он заполняется от руки или с использованием компьютера и передается в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами.

Источник:«Народный СоветникЪ»

Источник: www.klerk.ru

На основании чего выдаются деньги?

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Скачать

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

  1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм;
  • бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

18. Далее, бухгалтер направляет документ главбуху, который также его проверяет. После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.

Скачать

Источник: clubtk.ru

Введение

Для начала разберем, что, вообще, представляет собой данный термин. Авансовым отчетом называется документ, основной задачей которого является подтверждение произведенного расхода денежных средств подотчетным сотрудником. То есть вся процедура выглядит следующим образом:

  1. Компания выделяет сотруднику денежные средства для выполнения какой-то задачи.
  2. Сотрудник приобретает товар или оплачивает услуги за выданную наличность, получая чек.
  3. Чек сдается в бухгалтерию или ответственному лицу, заполняется авансовый отчет, который впоследствии учитывается при ведении бухгалтерии.

Заполнением документа занимается бухгалтер и работник, которому были выделены денежные средства. Документ имеет специальную форму, утвержденную Госкомстатом РФ№55 от 2001 года, она носит название АО-1 и является документом первичной отчетности.

Внимание: оформление документа начинает подотчетное лицо, которое вносит в него основные сведения. Затем он передается бухгалтеру, который вносит в него нужные реквизиты и дополнения, после чего передается руководителю компании для утверждения и подписи.

После того как бумага будет подписана руководителем, бухгалтерия закрывает задолженность и проводит приход товарно-материальных ценностей, причисляя ее либо к расходам, либо к погашению имеющихся задолженностей. При этом следует помнить, что согласно законодательству РФ, первичный документ не имеет стандартизированной формы, и руководитель компании имеет право его изменять по своему усмотрению. Но правила заполнения авансового отчета для бюджетных компаний несколько иные, они могут использовать только утвержденные бланки.

Нюансы составления

Рассмотрим некоторые тонкости составления данного документа. Так, он должен быть составлен не позднее, чем через три дня после выхода работника на рабочее место или после истечения срока, на который данные денежные средства выделялись.

Пример: сотрудник получил 3000 рублей на командировку. По возвращении с нее он выходит на рабочее место и в течение трех дней должен подать отчет в бухгалтерию. Возможна и такая ситуация: сотруднику выдали деньги в понедельник, 15 августа, с целью совершить покупку канцелярии для компании. Срок, на который были выделены средства — 2 дня, то есть за это время работник должен совершить покупку. Соответственно, задание должно быть выполнено до 17 августа включительно, а отчетность необходимо подать до 20 августа включительно (3 дня).

В случае если сотрудник должен был подать отчетность до 20 августа, но заболел и вышел на больничный, то норма о 3 днях переносится на момент выхода работника на рабочее место. К примеру, больничный занял 7 дней начиная с 18 августа. 24 августа он выходит на работу, и у него есть три дня для подачи отчетности. В случае если сотрудник затягивает положенные сроки, то на него могут быть наложены материальные санкции.

Как правильно заполнить

Разберем, как правильно оформить авансовый отчет. Он составляется по унифицированной форме на бланке АО-1. В отчет должны присутствовать такие данные:

  1. Количество выданных сотруднику средств.
  2. ФИО и должность лица, которому выдаются средства.
  3. О цели, на которые выделяются деньги.
  4. Данные о предыдущем авансе, если он был.
  5. Реквизиты и бухгалтерские пометки.

Главное, чтобы документ ответил на такие вопросы:

  1. Был ли допущен перерасход.
  2. Вовремя ли была сдана отчетность, все ли подтверждающие документы предоставлены.
  3. Нет ли у подотчетного листа задолженности перед компанией.
  4. Нужно ли производить вычет из зарплаты для погашения имеющейся задолженности.

Внимание: список лиц, которым могут выдаваться авансы, утверждается руководителем. Не каждый сотрудник может получить деньги из кассы — если он не является подотчетным, то выдача запрещена.

Отчет состоит из одного двухстороннего листа. Главную, т. е. лицевую часть, обычно заполняет работник, поскольку там указывается информация, непосредственно касающаяся его персоны и данных, которые ему известны. В лицевой стороне указывается название организации, номер отчетности, ФИО сотрудника и другие данные о нем (должность, табельный номер), дата заполнения документа и назначение. Также с лицевой стороны присутствует табличка, в которую вносятся данные о предыдущих авансах. С оборотной стороны указываются документы, подтверждающие прохождение платежа (чеки, квитанции), а также общая сумма потраченных денег.

После того как документ был заполнен сотрудником, его передают бухгалтеру. Он прописывает в нем соответствующие суммы и счета, а также пометку о том, что отчет был проверен и не содержит ошибок. Сумма всегда указывается цифрами и прописью, после чего ставится подпись бухгалтера с расшифровкой (ФИО, должность), указывается перерасход и остаток, различные реквизиты и прочее. Данный документ составляется в единичном экземпляре, причем его можно заполнять как в традиционном бумажном виде, так и в электронном. Следует понимать, что если при составлении документа будут допущены ошибки и руководитель подпишет его без исправлений, то сотрудники налоговой могут не учесть его и признать выделенную сумму доходом с последующим доначислением НДФЛ и прочих взносов. Поэтому обязательно проверяйте документы перед тем, как их подписывать.

Что необходимо учитывать

В конце статьи мы приведем пример заполнения авансового отчета по командировке, а пока разберем детальнее пункты, которые нужно вносить в бумагу.

  1. ФИО работника. Согласно требованию законодательства, денежные средства в виде аванса могут выдаваться только тем сотрудникам, которые официально работают в компании на основании гражданского или трудового договора. Также, кроме ФИО, указывается должность работника.
  2. В пункт «Назначение аванса» в обязательном порядке необходимо внести реальные данные, которые должны совпасть с присоединяемым платежным документом.
  3. В пункт первички о расходах вносятся все необходимые даты и суммы, которые могут быть подтверждены чеками и квитанциями. Это докажет налоговикам, что вы реально отправляли человека в командировку, тратили деньги и пр. Следите, чтобы даты в первичке и чеках не различались, иначе все это может плохо кончиться.

Учтите, что отчетность можно исправить, если она еще не прошла в учет. Если учет состоялся, но ошибка была найдена, то документ можно аннулировать (это делает руководитель, поскольку он его утверждал). Рекомендуется не выбрасывать и не удалять неправильный бланк, чтобы при необходимости предоставить его налоговикам, как доказательство того, что ошибка была допущена.

Какие документы могут подтвердить, что средства действительно были потрачены в заданном объеме? Есть два варианта:

  1. Подтверждение по чекам товарным или накладным (то есть подтверждающие покупку).
  2. Подтверждение по оплате (кассовый чек или выписка с карты).

Внимание: авансовые средства выдаются сотруднику на основании поданного заявления. Срок сдачи отчетности регулируется компанией. Она может установить его хоть в 1 день, хоть в 50. Но лучше придерживаться классического срока в 3 дня.  

Также рекомендуется строго прописать сроки погашения задолженностей с обеих сторон. К примеру, если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдали, то он должен получить доплату в определенный срок. То же самое должно быть и в противоположной ситуации — если затраты оказались меньше выданного, то сотрудник должен вернуть «сдачу».

Спорные моменты

У бухгалтеров частенько возникают вопросы по различным нюансам, связанным с его оформлением. Рассмотрим несколько спорных моментов, касающихся данного документа:

  1. Работнику выдали 20 тысяч на покупку двух стеллажей для склада, но по такой цене товара не оказалось. Он приобрел два стеллажа за 25 тысяч, добавив 5 тысяч. В этом случае авансовый платеж оформляется на всю сумму сделки (25 тысяч), а сотруднику компенсируются его расходы на карту или через кассу (сотруднику нужно написать заявление и подтвердить его чеками).
  2. В случае если сотрудник занимается массовыми закупками, то аванс может выдаваться на несколько платежей. К примеру, техдиректор закупает канцелярию, обеды, оборудование и ездит в командировки 4 раза в месяц. Ему необязательно брать аванс перед каждым действием — он может получить определенную сумму в аванс, а затем отчитаться о ее расходовании и вывести в ноль, получив компенсацию при превышении или, наоборот, вернув средства в кассу предприятия. В этом случае обычно деньги выдаются на месяц, а отчетности демонстрируются с 1 по 3 число.
  3. Если сотрудник составляет два и более заявления на аванс, то он может отчитаться о них одним отчетом, если сроки позволяют это сделать. К примеру, сотруднику 1 августа выдали 10 тысяч для закупки стойки со сроком отчетности до 7 августа. Третьего числа он приобрел стойку, а пятого — уехал в командировку до 15 августа, получив на это второй аванс в размере 5 тысяч рублей. Соответственно, по приезде он составляет отчетность, в которую включает как первый платеж, так и второй, разбивая их по назначению аванса (хозяйственные и командировочные нужды).
  4. Если сотрудник не требует возмещения перерасхода, то необходимо подписать документ о прощении задолженности, после чего внести сумму во внереализационные доходы и отобразить, как прочие расходы. К примеру, увольняется гендиректор, который имеет долю в компании. Компания в последнее время была в тяжелой ситуации, поэтому гендир закупал некие товары за свои, в результате чего сформировалась задолженность. Он уходит, но не требует возмещения, чтобы не добивать компанию, поскольку у него доля в ней. Происходит прощение долга по договору.  

Мы перечислили основные сложные ситуации, которые могут возникнуть при оформлении документов. Надеемся, что теперь вы поняли, как правильно заполнять бумаги и каких ошибок следует избегать. По данной ссылке вы сможете скачать бланк авансового отчета форма по ОКУД 0504505 и заполнить его, подставив необходимые данные.

Источник: 101biznesplan.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector