Компенсация командировочных расходов

Компенсация командировочных расходов

Практика показывает, что нередко помимо оплаты самих работ подрядчики требуют от заказчика возмещать им расходы, понесенные при исполнении договора подряда. Как правило, речь идет о расходах на проезд и проживание работников подрядчика или исполнителя, которые работают на территории заказчика. Законом это не запрещено, но, для того чтобы исключить негативные последствия таких действий для обеих сторон, важно правильно составить договор и определить его цену. В противном случае как заказчик, так и подрядчик могут «пострадать» при налогообложении.

Основные положения

Во многих случаях компенсируемыми расходами, на которых настаивает подрядчик, являются расходы, связанные с командированием его сотрудников. В связи с этим возникает вопрос, может ли заказчик компенсировать командировочные расходы организации-подрядчика без ущерба для себя? Ответим сразу, что обязанность по такой компенсации в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) не возникает, так как в трудовом законодательстве предусмотрено компенсирование расходов на проезд и проживание только «своим» работникам, отправленным в командировку (ст. 166, 168 ТК РФ).


Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.

Согласно ст. 247 НК РФ объектом обложения по налогу на прибыль организаций является полученная налогоплательщиком прибыль. При этом в целях применения главы 25 НК РФ прибылью признаются для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами:

оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).


Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.

Расходы на командировки своих и «чужих» работников 

На основании п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения, при этом подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные или полевое довольствие; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.


Отметим, что согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Согласно ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Статьей 56 ТК РФ установлено, что трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.


Таким образом, в командировку могут направляться только работники организации, которые состоят с ней в трудовых отношениях. Это подтверждается также и нормой п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749.

Следовательно, организация не вправе учесть затраты на выплату компенсации расходов по проезду и проживанию «чужих» работников в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций в качестве командировочных расходов. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 16.10.07 г. № 03-03-06/1/723, в котором разъяснено, что в соответствии с положениями ст. 166–168 ТК РФ и ст. 255 НК РФ российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только в отношении штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры.

Данный вывод поддерживает и УФНС России по городу Москве в письме от 29.12.08 г. № 19–12/121858, где указано также и на то, что если сотрудники головной иностранной организации не являются работниками российской организации, и расходы на их командировки в Российскую Федерацию непосредственно не связаны с деятельностью российской организации, направленной на получение доходов, то такие расходы не учитываются ею при формировании налогооблагаемой прибыли. 

На то, что такие затраты не могут быть учтены, как командировочные расходы, указывают также суды, в частности, в постановлениях ФАС Уральского округа от 19.01.09 г.
Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 1.10.07 г. № А05-5368/2006–26 и др. В первом из них отмечено, что затраты налогоплательщика, связанные с проездом и проживанием аудиторов — сотрудников контрагента соответствуют критериям, установленным в п.п. 17, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Во втором разъяснено, что если между организациями заключен договор по оказанию консультационных услуг на территории заказчика, при этом договором предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать контрагенту расходы на командировку (проезд, проживание, суточные), и данные расходы фактически произведены, документально подтверждены и экономически обоснованы, то они учитываются заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п.п. 15 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Изложенное позволяет сделать вывод о том, что расходы по проезду и проживанию лиц, не являющихся работниками организации, рассматриваются как обоснованные, если такие расходы предусмотрены договором и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом необходимо учитывать и иные критерии, установленные в п. 1 ст. 252 НК РФ, — экономическую обоснованность и документальное подтверждение. Кроме того, указанные расходы следует рассматривать не в качестве расходов на командировки, а как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), относящиеся к прочим расходам.

Договор подряда


Как было упомянуто, возможность учесть компенсационные суммы для целей налогообложения зависит от договорных отношений. Напомним, что в соответствии со ст. 709 ГК РФ цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика (например, командировочных расходов организации-подрядчика, связанных с выполнением работ), а также причитающееся ему вознаграждение. При этом стороны должны учитывать, что цена договора может быть:

фиксированной, в которой учтены все расходы подрядчика, включая запланированные расходы на командирование работников; плавающей, которая состоит из двух частей: вознаграждения по оплате стоимости работ и компенсационной суммы расходов, определяемой по факту и подтверждаемой документально.

В первом варианте сумма, полученная подрядчиком от заказчика, представляет собой выручку от выполнения работ, при этом подрядчик-плательщик НДС обязан предъявить заказчику сумму НДС, выставив ему соответствующий счет-фактуру. У заказчика, оплатившего работы подрядчика, вся сумма по договору включается в состав затрат, а НДС принимается к вычету в полном объеме.

Недостаток данного варианта состоит в том, что запланированная сумма командировочных расходов, включенная в установленную цену договора, может оказаться значительно меньше фактической, и соответственно подрядчик получит меньший доход, чем ожидал.

Второй вариант более выгодный, так как позволяет подрядчику учесть свои расходы в размере фактических затрат. Поскольку компенсационные выплаты квалифицируются в качестве составляющей цены договора, то как подрядчик, так и заказчик не несут финансовых потерь в отношении ни прибыли, ни НДС.

У подрядчика обе полученные суммы являются доходом, с которого он платит НДС в общем порядке, а заказчик учитывает эти суммы в качестве расходов, при этом он получает вычет по НДС в полном объеме.


Если подрядчик — иностранная организация

Если организация сотрудничает с иностранным подрядчиком, то имеет смысл обратить внимание на письмо Минфина России от 2.05.12 г. № 03-07-08/125, где сказано, что в соответствии с положениями ст. 161 НК РФ при реализации иностранным лицом, не состоящим на учете в российских налоговых органах, работ, местом реализации которых является территория Российской Федерации, НДС исчисляется и уплачивается в российский бюджет налоговым агентом, приобретающим данные работы у иностранного лица. При этом налоговая база по налогу на добавленную стоимость определяется налоговым агентом как сумма дохода от реализации работ с учетом налога на добавленную стоимость.

С учетом того что российская организация оплачивает иностранной стоимость работ с учетом расходов, связанных с проездом и проживанием сотрудников иностранной организации, российской организации — налоговому агенту в налоговую базу по НДС следует включать все суммы денежных средств, перечисляемых иностранной организации.


Иначе говоря, российская организация как заказчик должна удержать НДС из суммы компенсации иностранной организации — подрядчика.

Если в договоре содержится условие о том, что заказчик компенсирует подрядчику расходы по командированию работников сверх цены договора, то это связано с повышенными рисками для обеих сторон, ведь согласно ст. 41 НК РФ данная сумма не может рассматриваться доходом подрядчика, следовательно, в составе выручки у него будет учтена лишь сумма вознаграждения по договору.

Кроме того, в главе 21 НК РФ нет ответа на вопрос о том, должен ли подрядчик начислять НДС с суммы полученной компенсации.

В то же время, по мнению контролирующих органов, денежные средства, полученные подрядчиком в качестве компенсации своих командировочных расходов, на основании п.п. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ облагаются НДС, при этом исчисляется налог исходя из его расчетной ставки (письма Минфина России от 15.08.12 г. № 03-07-11/300, от 22.04.15 г. № 03-07-11/22989).

В случае если подрядчик исчисляет НДС с суммы полученной компенсации, то он вправе воспользоваться вычетом по командировочным расходам.

Несмотря на то что в составе расходов заказчик может учесть всю сумму, заплаченную по договору, у него «теряется» НДС с перечисленной суммы компенсации, так как при получении этой суммы подрядчик оформляет счет-фактуру в одном экземпляре. Следовательно, основание для получения вычета у заказчика отсутствует.

Компенсационные выплаты физическому лицу


Когда командировочные расходы возмещаются не организации, а физическому лицу, то сумма компенсации не может быть учтена в расходах заказчика. Кроме того, неясно, будет ли заказчик являться налоговым агентом по НДФЛ. Отметим, что Верховный суд Российской Федерации придерживается позиции, согласно которой оплата организацией товаров, работ, услуг (например, аренды жилья) за физическое лицо сама по себе не означает, что она должна удержать налог. Если организация осуществляет такую оплату в своих интересах, то у физического лица отсутствует личный доход, подлежащий налогообложению в соответствии с п.п. 1–2 п. 2 ст. 211 НК РФ. Такая точка зрения изложена в Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденном Президиумом ВС РФ 21.10.15 г. С данной позицией согласилась ФНС России (письмо от 3.11.15 г. № СА-4-7/19206@).

Минфин России в письме от 15.09.14 г. № 03-04-06/46030, № 03-04-06/46035 высказал мнение о том, что при оплате организацией за физических лиц, приглашенных для участия в различных мероприятиях, стоимости проезда к месту их проведения и проживания в этом месте, если такая оплата производится в интересах указанных лиц, последние получают доход в натуральной форме, облагаемый налогом. Организация в этом случае является налоговым агентом.

Однако позднее в письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67038 Минфин России изложил иную точку зрения, согласно которой независимо от того, была ли осуществлена оплата за физическое лицо в его интересах или нет, стоимость проезда к месту проведения мероприятий и проживания в этом месте является его доходом, полученным в натуральной форме, с которого организация должна удержать НДФЛ.


На основании изложенного можно сделать вывод о том, что наиболее выгодным и безопасным с точки зрения налогообложения является вариант, когда в договоре цена формируется из двух составляющих: самого вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании соответствующих документов. Кроме того, в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены, в противном случае не исключены претензии со стороны налоговых органов.

www.klerk.ru

Правовое регулирование

В ТК РФ выделена глава 24, в которой рассматриваются вопросы, относящиеся к служебным командировкам, т. е. к поездкам работников по указанию руководителя на обусловленный промежуток времени с целью исполнения служебного задания вне обычного места своей работы.

В Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 указано, что в деловую поездку можно отправлять только тех работников, с которыми организацию связывают трудовые отношения (имеется подписанный трудовой договор). Отказ работника от поездки расценивается как дисциплинарный проступок.

Вместе с тем некоторых работников нельзя командировать. Это:

  • беременные женщины;
  • сотрудники, моложе 18 лет;
  • сотрудники во время ученического соглашения.

Только при наличии согласия, оформленного в письменном виде, можно отправлять в рабочую поездку:

  • сотрудников, одиноко воспитывающих детей, не достигших возраста 5 лет;
  • женщин, содержащих на иждивении детей, не достигших трёх лет;
  • сотрудников, ухаживающих за нетрудоспособными родственниками;
  • сотрудников, содержащих на иждивении детей-инвалидов.

Что входит

В затраты, подлежащие компенсации входят:

  • суточные — денежные траты, возникающие в связи с нахождением вне постоянного места проживания;
  • расходы, совершённые в ходе поездки.

Суточные

Верховный суд РФ определением № КАС 05-151 от 26.04.2005 г. дал официальное толкование суточных. Он определил его как денежные средства, которые нужны работнику для исполнения своих должностных обязанностей и проживания не на месте своего постоянного жительства.

Очень часто суточные не начисляются, когда работник уезжает на командировку, которая длится всего один день. При рассмотрении вопросов, связанных с начислением этих выплат, Верховный суд своим постановлением от 11.09.2012 г. № 4357/12 разрешил выплачивать их в такой ситуации.

Расходы, осуществлённые в ходе командировки

Сюда входят затраты на жильё, проезд и прочие издержки, осуществлённые сотрудником организации с позволения руководителя.

Порядок компенсации и точный список расходов, входящих в эту группу, указывается в учётной политике.  Если суточные начисляются без предоставления документов, то в случае с этими затратами их надо подтвердить документально.

При отправлении сотрудника в заграницу нужно покрыть ему:

  • расходы на выездные документы (оформление загранпаспорта, виз и т. д.);
  • обязательные аэродромные, консульские и другие сборы;
  • затраты на медицинскую страховку.

Нормы возмещение командировочных расходов

Конкретный размер суточных, указывается в локальном нормативном акте организации, регулирующем вопросы, связанные с командировкой.

Законодательно предусмотрен максимальный размер для государственных и муниципальных учреждений 700 руб. при командировке в пределах Российской Федерации, а при заграничных поездках – 2500 руб. Частные компании имеют право выплачивать суточные в больших размерах.

Суточные исчисляют в календарных днях, т. е. из них не исключаются праздничные и выходные дни. Количество дней определяют из одного из следующих документов:

  • из документов о найме жилья;
  • по транспортным билетам, доказывающим отъезд и приезд;

Транспортные издержки на проезд определяются проездными документами.

Следует знать, что для государственных и муниципальных учреждений выплата возмещения командировочных расходов не может быть больше стоимости билетов:

  • при поездке на ж/д транспорте – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • при поездке на водном транспорте – в каюте V группы морского судна постоянных транспортных линий и линий с полным сервисом услуг для пассажиров, в каюте II категории судна паромной переправы, в каюте I категории речного судна всех линий сообщения;
  • при поездке на авиатранспорте – в салоне эконом класса;
  • при поездке на автомобиле – в общественном автотранспортном средстве (исключением является такси).

Бывают ситуации, когда сотрудник не предоставляет билеты или другие проездные документы. Тогда компенсация рассчитывается исходя из наименьшей стоимости билетов:

  • на ж/д транспорте – в вагоне плацкартного типа;
  • на автомобиле – в общественном автобусе;
  • на гидротранспорте – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий с полным сервисом услуг для пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения.

При этом необходимо принести документ, содержащий информацию о стоимости билета на том или ином типе транспортного средства.

Когда транспортные траты оказались выше, то они оплачиваются за счет предпринимательской деятельности и за счёт сэкономленных лимитов бюджетных средств.

Также для таких учреждений нормирована компенсация затрат на найм жилья. Если имеется документально обоснование трат, то за счёт лимитов бюджетных средств оплачивается 550 руб., а если оно отсутствует, то 12 руб.

Превышение этих сумм, как и проезд, оплачиваются за счёт сэкономленных лимитов бюджетных средств и за счёт предпринимательской деятельности.

Частные компании самостоятельно устанавливают нормы и размер компенсирования денежных затрат на проезд и найм жилья.

В случае когда сотруднику предоставляется жильё на бесплатной основе, возмещение найма не предоставляется.

Видео: Актуальные вопросы

Документальное обоснование

В трёхдневный срок после приезда из командировки сотрудник организации обязан предоставить авансовый отчёт и приложить к нему документы, доказывающих издержки, которые были произведены в ходе командировки.

В том случае, когда сотрудник был командирован в заграницу, то срок сдачи отчёта составляет 10 календарных дней.

Такими документами являются:

  • для транспортных затрат: проездные документы, билеты, электронные билеты, посадочные талоны и др.
  • для затрат по аренде жилья:
    • при проживании в гостинице, отеле — счёт и чек ККТ;
    • при съёме квартиры или комнаты у частного лица – расписка о получении владельцем съёмного жилья денежных средств, с указанием конкретного размера и договор аренды помещения;
    • при обращении к риелторским агентствам – договор об оказании услуг, квитанция, чек ККТ.

В ситуациях, если документы, оформлены на не русском языке, то обязательно должен быть построчный перевод на русский.

Ранее обязательным требованием было наличие отчёта о выполнении служебного задания и командировочного удостоверения. С 2015 года отменена обязательности этих документов. Организации имеют право на своё усмотрение применять их. Это должно быть учтено в учётной политике.

Бухгалтерией организации авансовый отчёт проверяется на правильность его заполнения и на достаточность приложенных к нему документов.

При выявлении факта перерасхода выданного аванса на командировочные нужды, он выдаётся по заявлению работника через кассу предприятия с оформлением расходного кассового ордера или же перечисляется на его зарплатную карту в соответствии с учётной политикой.

Если выданный аванс работник израсходовал в неполном объёме, то остаток он обязан вернуть в кассу учреждения с оформлением приходного кассового ордера. Следующий аванс выдаётся только тогда, когда за сотрудником не будет числиться задолженность по авансам.

Налогообложение

Расходы на командировку влияют на размер налоговой базы нижеперечисленных налоговых платежей:

  • налог на добавленную стоимость;
  • страховых взносов в ФФОМС и в ПФ РФ;
  • налог на прибыль организаций
  • налог на доходы физических лиц.

НДФЛ и страховые взносы

Возмещение командировочных расходов, которых работник подтвердил документами, не учитывается как его доход и освобождается от НДФЛ и страховых взносов:

Суточные и неподтверждённые документально расходы на съём жилья входят в необлагаемую сумму при исчислении как НДФЛ, так и страховых взносов в размере 700 руб. при командировке по России. При заграничных поездках эта сумма составляет 2500 руб.

Это указано в ст.217 НК РФ. В ситуациях с другими расходами, при отсутствии документов налогообложение происходит в полном объёме.

НДС

В ст. 171 Налогового Кодекса РФ указано, что налоговым вычетом при калькуляции налоговой базы по НДС являются издержки на проезд и на аренду жилья в период командировки.

Для принятия этих расходов к вычету нужно, чтобы:

  • цель деловой поездки была деятельность, которая облагается НДС;
  • начисленный налог был обособлен в документах, доказывающих затраты;
  • имелась счёт-фактура или иной, заменяющий её документ.

Налог на прибыль

Во время калькуляции налога на прибыль издержки на командировки принимаются как прочие расходы.

Это указано в ст. 264 НК РФ.  К затратам, понижающим налоговую базу, относятся:

  • проезд;
  • суточные;
  • расходы на выездные документы (оформление загранпаспорта, виз и т. д.);
  • обязательные аэродромные, консульские и другие сборы;
  • найм жилья.

Возмещение сотруднику понесённых им командировочных расходов имеет определённые особенности. В зависимости от типа организации порядок компенсирования и размеры этих затрат разительно разнятся. В любом случае для правильного расчёта командировочных расходов надо разработать локальный нормативный акт, регулирующий служебные поездки.

biznes-delo.ru

Выездная командировка сотрудника может потребоваться предприятию для реализации всевозможных задач: переговоры с контрагентами, заключение договоров, контроль объектов, покупка недвижимости или материальных ценностей. При этом любая служебная командировка предполагает возмещение расходов сотруднику, на которого возложено выполнение поручения.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Расходная составляющая командировки

Правильное документальное оформление поездок имеет важное значение, но не менее важно решить вопрос с расходной составляющей. Любая командировка предполагает выезд за пределы населенного пункта, в котором расположено предприятие, поэтому неизбежно связана с определенными расходами: на проживание, транспортные услуги.

Помимо компенсации расходов на командировку сотруднику полагается заработная плата на время поездки, которая также рассчитывается по определенной схеме. Для бухгалтерии особое значение имеет учетное отражение командировочных затрат в налогообложении.

Выплаты, которые возмещаются сотруднику за поездку:

  • заработная плата за командировочные дни, рассчитанная по среднему заработку или другим схемам в зависимости от дней поездки;
  • суточные расходы;
  • оплата услуг транспортных компаний, гостиниц, отелей;
  • дополнительные выплаты, которые устанавливаются индивидуально на каждом предприятии: например, участие в мероприятиях, связанных с рабочими вопросами, аренда автомобилей, затраты на оформление документов и так далее.

Компенсация командировочных расходовПосле принятия решения о командировке необходимо оформить приказ, который подписывает руководитель. На основании этого документа сотрудник получает аванс в установленной форме на выполнение поручения и суточные расходы. Деньги могут выдаваться в наличной форме (из кассы организации), или перечисляться с расчетного счета на счет или банковскую карту работника.

Возмещение расходов, связанных с командировкой, всегда предполагает отчет работника по всем расходам, понесенным в поездке. Универсальным документом является авансовый отчет с прикрепленной к нему платежной документацией. На его основании корректируется величина аванса: сотрудник получает право на компенсацию перерасхода (при его наличии) или предоставляет в бухгалтерию неизрасходованную часть подотчетных денег.

Обращаем Ваше внимание, что авансовый отчёт по командировке можно оформить и в электронном виде, например в бизнес-приложении Hamilton Авансовый отчёт. Для этого Вам нужно с любого мобильного устройства войти в приложение, заполнить данные по поездке и прикрепить фото подтверждающих документов. Далее одним кликом Вы отправляете отчёт бухгалтеру. Таким образом, он видит полную информацию по Вашей командировке, и может незамедлительно приступить к её обработке и возмещению расходов.

Компенсация командировочных расходов

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Что касается заработной платы за дни командировки – она начисляется по итогам месяца и выплачивается вместе с общей зарплатой или в качестве отдельных выплат. Величина выплат определяется индивидуально: на нее влияет средняя заработная плата работника, тип служебного задания, время и продолжительность командировки. Например, если она приходится на выходные или праздники, сотрудник получает право на оплату труда в двойном размере.

Это общая схема возмещения расходов на командировку сотруднику. Однако каждый тип выплат и порядок их возмещения имеет уникальные особенности расчета, а также начисления налоговых взносов.

Обоснование командировочных затрат для отчетности

Обоснование расходов на служебные командировки сотрудников требует правильного оформления бухгалтерией отчетной документации.

Варианты учета денежных средств будут отличаться в зависимости от того, как производится расчет с командированным сотрудником. Есть два способа:

  • приблизительная сумма расходов на поездку рассчитывается индивидуально и выдается в форме аванса под отчет;
  • сотрудник тратит в командировке личные деньги, которые ему возмещаются только после предоставления платежных документов.

Чтобы выдать аванс, необходимо провести предварительный расчет его суммы, который производится на основе:

  • Приказа на служебную поездку, подписанного руководителем. В нем указываются ФИО командированного работника, цель поездки и ее продолжительность.
  • Письменного разрешения работодателя на поездку сотрудника в командировку на служебном или личном автомобиле.

На основе этих документов производится расчет аванса.

Виды и размеры возмещения расходов при служебных командировках

В текущем году, как и в предыдущем, законодательство обязывает работодателя компенсировать расходы сотрудника в служебных командировках. Порядок возмещения определяется внутренней политикой компании. В локальных актах организации, регламентирующих правила направления сотрудников в командировку и возмещения расходов, может быть указан перечень затрат, подлежащих возмещению, а также компенсируемые лимиты по их видам.

Расходы на проезд

Как правило, оплачивается проезд до места пребывания и обратно. Если поездка осуществляется на личном автомобиле сотрудника, возмещаются расходы на бензин, платные дороги, иногда – на ремонт автомобиля и ТО.

Чтобы организация компенсировала транспортные расходы, необходимо предоставить квитанции и билеты, свидетельствующие о поездке.

Расходы на проживание

Компенсация командировочных расходовВременное проживание в отеле или гостинице, съем квартиры или комнаты также компенсирует работодатель. Для подтверждения факта расходов на жилье сотрудник должен предоставить договор на съем помещения, справку из гостиницы или отеля с прикрепленной квитанцией.

Если поездка пришлась на выходные или праздники, проживание в эти дни также должно компенсироваться при предоставлении отчетной документации.

Суточные

Это расходы, сумма которых установлена на 1 день рабочей поездки. Они выплачиваются за дни работы, нерабочие дни (если при этом сотрудник находится в командировке), а также за дни, проведенные работником в пути.

Размер суточных определяется индивидуально на каждом предприятии: информация отражена во внутренних положениях, регламентирующих командировки. Как правило, для поездок за границу и по России установлены разные суммы суточных расходов.

При однодневной поездке в командировку суточные не оплачиваются в случае, если работник не выезжает за пределы России. Если однодневная поездка предполагает пребывание в другой стране, суточные оплачиваются в 50% размере от суммы, установленной для заграничных поездок по служебным делам.

Если сотрудник не предоставил документы, свидетельствующие о расходах в поездке, организация оставляет за собой право не компенсировать эти расходы или вычесть их из заработной платы, если предварительно был выдан аванс.

hamiltonapps.ru

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки. 

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд. 

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому в 2017 году

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму  Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

  • Командировочное удостоверение;
  • Служебное задание;
  • Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

www.b-kontur.ru

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

  • выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
  • оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
  • оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
  • перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
  • компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:

  • служебное задание;
  • приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
  • командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:

  • командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
  • авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
  • документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
  • отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.

Расчет командировочных

При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.

Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.

Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.

Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).

Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.

Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.

Загранкомандировка

Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).

Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.

Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.

Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:

  • оформление загранпаспорта и визы;
  • страхование выезжающих за рубеж;
  • телефонные переговоры;
  • комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
  • провоз багажа не более 30 кг;
  • прочие согласованные с руководством расходы.

Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:

  • документы по расходам;
  • копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
  • подробный отчет о командировке.

Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.

https://youtu.be/3RvKCg7mSn0

moyafirma.com


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector