Налогообложение командировочных расходов

Налогообложение командировочных расходов

Сергей Викторович, какие поездки персонала организации можно расценивать в качестве командировок?

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Командировкой признается, например, поездка сотрудника головной организации в ее обособленное подразделение (представительство, филиал), находящееся в другом населенном пункте.

При этом срок нахождения работника в командировке законодательством Российской Федерации не ограничивается. Однако если она длится достаточно продолжительное время, налоговые органы вправе переквалифицировать характер деятельности организации и признать место командировки фактическим местом работы сотрудника с соответствующими изменениями в режиме налогообложения.

В чем заключаются «налоговые» отличия служебной поездки от командировки?


Работа, которая осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не относится к командировкам. Однако трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя возмещать персоналу расходы, связанные со служебными поездками, при выполнении такой работы (ст. 168.1 ТК РФ). Соответственно, данные расходы могут быть полностью учтены при расчете базы по налогу на прибыль.

Для целей расчета НДФЛ выплаты, направленные на возмещение, в том числе суточные, не нормируются. То есть они освобождаются от данного налога в фактических размерах (письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131).

Служебная поездка дистанционного работника в место нахождения своего работодателя является командировкой. Затраты на нее могут быть учтены при расчете базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Законодательством не предусмотрено оформление командировки для физического лица, работающего в организации по гражданско-правовому договору, поэтому оплата проезда, проживания и других расходов такого лица не относится к командировочным. По общему правилу эти выплаты признаются доходом физического лица. Если перечисленные расходы были понесены непосредственно физическим лицом, оно имеет право заявить по ним профессиональный налоговый вычет при наличии подтверждающих документов (п. 2 ст. 221 НК РФ; письмо Минфина России от 29.04.2013 № 03-04-07/15155).


Но отмечу, что для целей НДФЛ к поездкам лиц, находящихся во властном или административном подчинении организации или являющихся членами ее органов управления и прибывающим (выезжающим) для участия в заседании органов управления, применяются нормы о командировках (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы возмещения расходов не облагаются НДФЛ. Для целей налога на прибыль аналогичных норм не установлено. Более того, действует прямой запрет учитывать в расходах выплаты членам совета директоров (п. 48.8 ст. 270 НК РФ).

Какие расходы могут быть отнесены к командировочным?

Согласно статье 168 Трудового кодекса перечень расходов, возмещаемых в связи со служебной командировкой, носит открытый характер. К ним могут быть отнесены любые затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Во многом этим же подходом к перечню расходов можно руководствоваться при расчете налога на прибыль и НДФЛ.

Согласно Налоговому кодексу в расходы на командировки включены (п. 3 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

— суточные;

— расходы на проезд до места назначения и обратно;


— сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;

— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

— расходы по найму жилого помещения;

— оплата услуг связи;

— расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз;

— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Для целей как НДФЛ, так и налога на прибыль командировочные расходы могут быть признаны при условии, что они:

— фактически произведены;

— документально подтверждены;

— носят целевой характер.

Ограничено ли в абсолютном выражении возмещение работникам расходов на командировки для целей расчета НДФЛ?

Собственно нормируемыми, то есть содержащими предел, выше которого выплаты включаются в доход физического лица, являются суточные. При отсутствии документального подтверждения также нормируются возмещение при однодневных командировках и расходы на наем жилого помещения.


С 2008 года в доход работника, не облагаемый НДФЛ, включаются суточные не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Точно в таких же размерах освобождаются от налогообложения суммы в счет оплаты найма жилого помещения в случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки.

Когда можно учитывать суточные по однодневной командировке в расходах организации для целей расчета налога на прибыль и не учитывать в доходах работника для целей расчета НДФЛ?

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Однако организация должна возмещать физическому лицу его расходы, произведенные с ее разрешения или ведома. Такие выплаты освобождаются от НДФЛ без документального подтверждения в размерах, установленных для суточных (п. 3 ст. 217 НК РФ). Данный вывод сделал ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12). Соответственно, при однодневных командировках организация может не учитывать в доходах работника для целей расчета НДФЛ только сумму, не превышающую установленные лимиты. В противном случае возникает риск спора с налоговыми органами.


Что касается налога на прибыль, то расходы по возмещению затрат, произведенных в служебной однодневной командировке, учитываются при расчете налоговой базы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005).

Как повлияет на налогообложение указание в коллективном договоре или локальном акте организации размера суточных больше установленного законодательством?

Сумма свыше 700 рублей для суточных при командировках внутри России и 2500 рублей при заграничных командировках будет облагаться НДФЛ.

В части налога на прибыль вся сумма суточных, размер которой установлен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, может быть учтена в расходах при расчете налоговой базы.

Отмечу, что, определяя сумму суточных, следует принимать во внимание Положение о командировках (утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках)). Так, при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения о командировках).


В чем состоят отличия порядка определения размера дохода, освобождаемого от НДФЛ, в случае, когда организация выплачивает работнику суточные в иностранной валюте до отъезда в командировку, и в случае, когда выплата суточных производится в качестве компенсации уже после возвращения?

В случае выплаты работнику суточных до направления в командировку размер освобождаемых от налогообложения сумм рассчитывается исходя из курса соответствующей валюты к рублю, установленного Центральным банком РФ на дату получения дохода. Согласно разъяснениям Минфина России (письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5) датой получения дохода признается дата утверждения авансового отчета работника.

Исчисление и удержание НДФЛ производится на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств.

Если выплата суточных производится в качестве компенсации уже после возвращения работника и утверждения авансового отчета, то применяется курс валюты, установленный Центральным банком РФ на дату их выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Однако с 1 января 2016 года датой получения дохода при расчете НДФЛ будет считаться последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ в ред. Федерального закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ).


Это значит, что независимо от момента выплаты денежных средств перерасчет доходов (расходов) командированного работника, выраженных в иностранной валюте, будет производиться на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. В зависимости от колебаний курса иностранной валюты на дату ее фактической выплаты и на дату признания факта получения дохода может значительно измениться размер выплаты, освобождаемой от налогообложения.

Могут ли у компании возникнуть сложности с учетом расходов по оплате стоимости проезда, если работник отправляется в место командирования перед выходными днями, а началом командировки считается ближайший за ними рабочий день?

Нет, сложностей не возникнет. При отъезде работника в место командировки накануне выходных дней или выезде из места командировки после выходных дней расходы принимаются в расчет базы по налогу на прибыль в общеустановленном порядке (п. 2 письма ФНС России от 20.08.2014 № СА-4-3/16564@).

Обратите внимание, что для учета в базе по налогу на прибыль в качестве командировочных иных расходов, приходящихся на дни перед началом или после окончания командировки, необходимо изменение ее сроков приказом работодателя.

В части НДФЛ спор с налоговыми органами может вызвать ситуация, когда работник в месте командировки до ее начала или после ее окончания проводит отпуск. Они могут посчитать оплату проезда доходом, полученным физическим лицом в натуральной форме (письмо Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246).


Предусматривает ли налоговое законодательство ограничения на выбор вида транспорта, класса его комфорта и на другие характеристики проезда при отправлении работника в командировку?

По общему правилу порядок и размеры возмещения работникам коммерческих организаций расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если специальных норм указанные документы не содержат, то к расходам могут быть отнесены затраты на проезд любым классом, включая пользование залом повышенной комфортности (письмо Минфина России от 05.03.2014 № 03-03-10/9545). При этом оплата работодателем стоимости проезда, например, в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью сервисных услуг, предоставляемых в таких вагонах, освобождается от обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 02.07.2015 № 03-04-06/38183).

Возможно, что ограничения, в частности на пользование бизнес-классом, установлены организацией для всех или некоторых категорий работников. Однако и в этом случае при наличии решения работодателя о возмещении работнику расходов на командировку в фактических размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, а также документального подтверждения таких расходов, суммы выплат не облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364).


В командировке работник вправе в производственных целях воспользоваться услугами автомобильного транспорта, включая такси (письма Минфина России от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241). Поскольку транспортные услуги произведены в интересах работодателя, то их оплата возмещается сотруднику наравне с прочими командировочными расходами и не облагается НДФЛ.

Для подтверждения расходов на оплату такси работник должен иметь кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности. Документ должен содержать обязательные реквизиты, которые указаны в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров (утв. пост. Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 (далее — Правила перевозок пассажиров)).

Если проезд в место командирования осуществлялся на служебном или личном транспорте, работник в целях подтверждения расходов должен оформить служебную записку с приложением путевых листов, кассовых чеков о приобретении ГСМ и других оправдательных документов.

Вправе ли организация компенсировать расходы работника на питание в командировке? Облагается ли такая компенсация НДФЛ?


В числе самостоятельного вида командировочных расходов компенсация питания как выплата, освобождаемая от НДФЛ, не предусмотрена (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако предоставление питания в составе другой услуги закреплено, например, Правилами перевозок пассажиров. Поэтому при невозможности раздельного приобретения указанной услуги дохода, облагаемого НДФЛ, не возникает.

Аналогичный подход следует применять и в отношении распространенной в большинстве гостиниц практики включения в стоимость проживания завтрака. При этом, чтобы избежать налоговых рисков, компания должна иметь счет гостиницы, в котором никакие дополнительные услуги не выделены.

Обратите внимание, что в счет гостиничных услуг может быть включена стоимость посещения работником бассейна, сауны и других подобных объектов. Компенсация работодателем указанных расходов не уменьшает базу по налогу на прибыль (ст. 270 НК РФ) и формирует доход физического лица, облагаемый НДФЛ (ст. 211 НК РФ).

При участии командированного работника в представительских мероприятиях (обед, ужин) образуется доход, который не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-06/4-348).

Необходимость участия работника в представительском мероприятии в интересах организации можно доказать отчетом о его проведении, из которого следует наличие непосредственной связи между предметом переговоров, в рамках которых проводится мероприятие, и служебными обязанностями, предусмотренными в трудовом договоре (контракте) с работником.

Какие документы потребуются для признания командировочных расходов?

Авансовый отчет выступает первичным документом. На его основании принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов — начисление задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (письмо Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169).

Датой признания командировочных расходов является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником: счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы.

Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (письмо Минфина России от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741).

Обращаю внимание на то, что порядок оформления командировочных документов претерпел изменения.

С 8 января 2015 года было сокращено количество учетных форм за счет отмены командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (пост. Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Кроме того, с 8 августа 2015 года фактически не применяется порядок ведения журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (п. 8 Положения о командировках, на основании которого был издан приказ, признан утратившим силу)).

Несмотря на то что командировочное удостоверение по форме № Т-10 (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) отменено, можно продолжать использовать данную форму при условии, что принимающая сторона будет ее заполнять. Оформление командировочных удостоверений может помочь подтвердить срок командировки.

Какими документами в новых условиях подтверждать продолжительность командировки?

Срок командировки указывают в письменном решении работодателя (приказе, распоряжении руководителя) о направлении работника в командировку.

Сохраняет силу и порядок учета работников, направленных в командировки, в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13) (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден, в частности:

проездными документами, в которых указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;

путевым листом, маршрутным листом при проезде в командировку на служебном или личном транспорте (включая транспортное средство, которым работник управляет по доверенности). (В данных документах отражают маршрут следования транспорта. При этом информация о направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте должна содержаться в решении о командировке);

служебной запиской работника, которая должна содержать обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При определении длительности командировки на основании проездных билетов следует учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.

При отсутствии проездных документов срок командировки может подтверждаться документом по найму жилья, в котором указан период проживания в месте командирования, в том числе квитанцией гостиницы (письмо Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7).

А как быть, если документы о проезде и найме жилья отсутствуют?

Для установления фактического срока пребывания в месте командирования, а тем самым для расчета суточных, может быть использован документ, на котором имеется отметка принимающей стороны о прибытии и убытии работника (например командировочное удостоверение). Для целей получения соответствующей отметки этот документ может быть отправлен в принимавшую организацию и получен от нее обратно по почте.

Такой вариант предусмотрен в Перечне документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов) (утв. приказом Минфина России от 10.03.2015 № 33н).

С 8 августа 2015 года нормы о возможности использования подобного способа подтверждения срока командировки включены в Положение о командировках (пост. Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).

Несмотря на то что новая редакция пункта 7 Положения о командировках содержит последовательность использования документов, представляется, что на практике срок командировки будет подтверждаться совокупностью имеющихся документов: проездными документами, документами о найме жилого помещения, письменным подтверждением принимающей стороны о прибытии и убытии командированного работника.

И в заключение давайте рассмотрим порядок налогообложения в случае, когда организация командировала своего работника в обособленное подразделение (представительство, филиал), находящееся вне места его постоянной работы, участвовать в корпоративных мероприятиях, спортивных соревнованиях, концертах или конкурсах профессионального мастерства и оплатила ему все понесенные в поездке расходы?

На мой взгляд, в данной ситуации возможны споры с налоговыми органами, которые посчитают, что работник участвует в непроизводственных мероприятиях и его поездка не связана с исполнением трудовых обязанностей. Учет в базе по налогу на прибыль понесенных расходов вступает в противоречие с положениями статей 252 и 270 Налогового кодекса.

При этом оплата или возмещение организацией расходов может являться доходом работника и облагаться НДФЛ (письмо Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039).

Указанный подход касается направления работника в командировку не только в обособленное подразделение, но и в другую организацию (к иному лицу, в том числе иностранному).

 

Актуальная бухгалтерия

taxpravo.ru

Размеры и порядок расчета налога

На законодательном уровне установлены размеры командировочных, которые освобождены от налогообложения. Определены суммы для поездок как по России, так и для рабочих поездок за границу.

Размер суточных, с которых не уплачивается налог:Расчёт налога для суточных

  • 700 рублей в сутки для командировок внутри страны;
  • 2500 рублей для зарубежных командировок.

Если размер суточных выше указанных размеров, то налог будет начисляться на всю сумму, превышающую льготную. Сумма, превышающая льготный размер, облагается НДФЛ по ставке 13%. Кроме НДФЛ с суточных сверх нормы должны уплачиваться страховые взносы. Если их размер не превышает 700 и 2500 рублей, то страховые взносы не отчисляются.

При расчёте налога на прибыль бухгалтер организации имеет право списать суточные, выдаваемые сотруднику в полном объёме. Согласно Налоговому кодексу РФ, производить нормирование суточных не нужно. Их учёт в расходах предприятия осуществляется вместе с утверждением авансового отчёта.

Пример расчета: финансовый аналитик фирмы ООО «Медиа-финанс» Иванов с 15 по 17 января находился в командировке в Дании. Руководитель фирмы установил командировочные в Данию в размере 250 датских крон (DDK) в сутки. Оплата суточных при командировках внутри страны в фирме составляет 700 рублей.

За время нахождения в командировке сотруднику начислены суточные:

  • за 2 дня нахождения в Дании – 500 крон (250 DDK в день * 2 дня);
  • за 1 день приезда в Россию – 700 рублей.

Курс датской кроны на 20 января был равен 8,42 руб./крона.

Весь общий размер суточных бухгалтер фирмы ООО «Медиа-финанс» учёл при расчёте налога на прибыль:

Размер суточных при командировках за границу были вычислены исходя из курса валюты, действующей на дату их оплаты. При расчёте суммы НДФЛ бухгалтер не брал в расчёт суточные, поскольку их сумма не превышает льготный размер, который освобождён от уплаты налогов.

Налогообложение суточных сверх нормы

В 2018 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.

Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.Налогообложение суточных сверх нормы

Для отображения величины командировочных сверх нормы в форме 6-НДФЛ нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.

Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки.

Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца. Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.

Пример расчета: за декабрь 2016 года сотруднику насчитана заработная плата (с учётом среднего дохода за время командировки) в размере 80 000 рублей. Из этой суммы будет удержан налог, сумма которого составляет 10 400 рублей. Аванс за декабрь был выдан 14 декабря в размере 40 000 рублей. 28 декабря работник предоставил авансовый отчёт о служебной поездке по территории России.

Суточные за 5 дней командировки были указаны в размере:

29 декабря авансовый отчёт утвердил руководитель фирмы. 9 января работнику была выплачена оставшаяся заработная плата, с учётом вычета налога в размере 10 400 рублей. Также из зарплаты был удержан налог на суточные сверх нормы. Это сумма составила 325 рублей.

Этот расчёт был произведён следующим образом:

От этой суммы и будет удержан налог:

На руки работник получил:

Необлагаемые расходы

Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.

Налогообложение служебных расходовЗатраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.

Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты.

Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.

Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.

В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.

Заключение

Направляя сотрудника в командировку, фирма обязана оплатить все расходы, которые у него возникли за время нахождения в поездке. Организация оплачивает также расходы:

  • на связь (мобильную связь или интернет);
  • по оформлению заграничного паспорта и визы;
  • на комиссию в случае обмена российских рублей на иностранную валюту;
  • на специальные услуги на вокзалах и в аэропортах.

При нахождении в командировке работник не должен нести никаких убытков. Всё должно быть оплачено работодателем. Возмещение расходов, связанных с рабочей поездкой, происходит в ближайшую заработную плату. С этого дохода, как и с любого другого, необходимо уплатить налог в казну государства.

znaybiz.ru

Что такое командировочные расходы, какие начисления подразумевают?

Руководство предприятия в соответствии с законодательством обязано возмещать следующие расходы работникам в случае направления их в служебную командировку.

Начисление командировочных расходов на передвижение

Сюда входят все подтвержденные документально расходы на приобретение билетов для проезда к месту командировки и обратно, включая дополнительные затраты на оплату общественного транспорта к месту отправления: аэропорту, вокзалу, морскому порту и т. п., как это установлено в нормативных актах.

Кроме того, сюда входят услуги по предварительной продаже билетов, страховые платежи по страхованию пассажиров и оплата постельного белья. Они определяются стоимостью проездных документов без установления предельных норм и должны учитываться при подсчете снижения налогооблагаемой базы предприятия.

Подтверждающими документами таких расходов являются проездные билеты, чеки и квитанции об оплате, а согласно Письму Минфина России № 03‑04‑06/3‑57 от 06.03.2012, ими могут быть также электронные билеты и багажные квитанции. В случае утери работником проездных документов все расходы компенсируются, исходя из их минимальной стоимости с удержанием в бюджет суммы НДФЛ.

Командировочные расходы на передвижение

Если предусмотрено дополнительно коллективным договором между работодателем и трудовым коллективом, то сюда могут быть включены и затраты на такси либо аренду автомобиля, которые могут производиться в продолжении всей командировки. Эти расходы определяются Письмом Минфина №03‑03‑06/4/80 от 21.07.2011, Письмом Минфина России № 03‑04‑06/6‑180 от 27.06.2012 и Письмом ФНС РФ № ЕД‑4‑3/11248@ от 12.07.2011 и должны учитываться при возмещении налогообложения прибыли.

При использовании личного транспортного средства работника для передвижения к месту командировки и в ее процессе расходы могут возмещаться только на общих основаниях в виде компенсации за использование личного т. с. в служебных целях. Это положение определяется Письмом ФНС РФ № ШС‑37‑3/2199 от 21.05.2010.

Предельные нормы такой компенсации составляют для исчисления НДФЛ и налога на прибыль:

Транспортное средство

Предельные нормы компенсации (р.)

Легковые автомобили с объемом двигателя:

Менее 2000 см3

1200

Более 2000 см3

1500

Мотоциклы:

600

В случае превышения реальных затрат работника установленных предельных норм на расходы по проезду к месту командировки они могут быть возмещены на основании его заявления и по желанию работодателя, но при этом суммы дополнительных компенсаций не будут учтены в расходах для снижения налогообложения.

Командировочные расходы на проживание

Расходы по найму жилого помещения при проживании работника в гостинице компенсируются в полном объеме на основании предоставленных документов. Сумма этих расходов не облагается налогом и участвует в уменьшении налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль. В сумму затрат, связанных с проживанием и не облагаемых налогом, включаются также расходы на пользование телефоном, холодильником и телевизором.

Как правильно вести трудовую книжкуКаковы основные правила заполнения трудовых книжек?

Внезапно нагрянула проверка Роспотребнадзора? Узнайте, как себя вести, что подготовить и как избежать ее в дальнейшем.

Особенности совмещения учебы с работой: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/kak-oplachivaetsya-uchebnyiy-otpusk.html

Дополнительные расходы за пользование сауной, массажем, мини-баром, как правило, не подлежат возмещению, однако запрета на это законом не устанавливается, и по желанию работодателя они могут быть компенсированы. При этом они не могут быть включены в расходы для уменьшения налогооблагаемой базы. При возмещении командировочных расходов работодателем в данном случае с их суммы должен быть удержан и перечислен в бюджет НДФЛ.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы на проживание, они возмещаются в соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК РФ, ст. 217 НК РФ, а также Письмом Минфина России № 03‑04‑06‑01/30 от 05.02.2008, исходя из нормы 700 р. за ночь на территории РФ и 2500 р. в загранкомандировке.

Начисление командировочных на питание и проживание

Суточные командировочные расходы

За каждый день пребывания в командировке, включая время в пути от дома и обратно, а также переезды во время командировки, работнику должны оплачиваться суточные расходы. Исчисление их производится, начиная с календарных суток выезда до полуночи, когда работник отправляется в командировку, и заканчивая календарными сутками прибытия.

Если работник во время командировки может ежедневно возвращаться домой, а также в случае однодневной командировки, когда день убытия и прибытия исчисляются одними календарными сутками, суточные расходы не выплачиваются. Исключения составляют случаи однодневных командировок на иностранную территорию, когда выплата производится в половинном объеме.

Размер выплат законом не ограничен и должен определяться внутренней документацией предприятия. Они могут устанавливаться как для всего предприятия в целом, так и для каждой категории работников в отдельности. Сумма их в полном объеме входит в состав расходов для уменьшения налога на прибыль. Для работников предприятия при исчислении НДФЛ п.3 ст.217 Налогового кодекса устанавливает предельные нормы не облагаемых налогом суточных за каждый день нахождения в командировке:

Место командировки

Суточные, не облагаемые НДФЛ р.

В пределах РФ

700

За границей РФ

2500

За границей РФ сроком менее 1 суток

50% от нормы

В случае превышения размерами суточных предельных установленных норм НДФЛ начисляется на сумму, превышающую лимиты.

Суточные не облагаются обязательными взносами на медицинское, пенсионное и другие виды социального страхования, так как представляют собой компенсацию расходов работника, связанных с выполнением командировочного задания вдали от дома. Такие компенсации предусмотрены подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона № 212‑Ф3 от 24.07.2009 и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125‑Ф3 от 24.07.98.

Выплата суточных командировочных расходов

Основным документом при начислении суточных является командировочное удостоверение с проставленными датами прибытия к месту выполнения командировочного задания и убытия из него, заверенными подписью и печатью должностного лица организации, куда направлен работник.

Других документов, подтверждающих суточные расходы, а также отчета за расходование средств работник предоставлять не обязан.

В случае невозможности сделать в удостоверении отметки о прибытии и убытии факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден в соответствии с Письмом Минфина РФ № 03‑03‑06/3/7 от 16.08.2011:

  • приказом о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Иные расходы

К прочим расходам, относятся затраты, произведенные работником с ведома работодателя и непосредственно связанные с выполнением командировочного задания и не предусмотренные другими статьями расходов. Это может быть оплата услуг по переводу, как текстовому, так и синхронному, копированию материалов, стоимости входных билетов на мероприятия, связанные с выполнением задания и т. п.

Сведения о среднесписочной численности сотрудниковКак производится расчет среднесписочной численности работников организации?

Плюсы и минусы перехода на ЕНВД и ЕСХН.

В случае загранкомандировки к таким видам расходов добавляются расходы на:

  • оформление заграничного паспорта, въездной визы и иных документов,
  • консульские и аэродромные сборы,
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
  • оформление обязательной медицинской страховки,
  • другие платежи и сборы.

Расчет и оплата командировочных расходов

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию финансовый отчет о командировочных расходах, на основании которого будет сделан их перерасчет с учетом выданного аванса, косвенных и дополнительных расходов, связанных с выполнением командировочного задания и уплатой необходимых налогов и взносов.

Возмещение командировочных расходов

На основании табеля учета рабочего времени, утвержденного работодателем, производится расчет заработной платы работника за дни командировки с учетом реально затраченного времени, в том числе выходных дней, отработанных работником ввиду производственной необходимости, которые должны быть оплачены в двойном размере или компенсированы предоставлением дополнительного выходного дня. Все такие случаи должны быть заранее согласованы с работодателем. К ним относятся также и случаи нахождения работника в пути к месту командировки и обратно в выходные дни.

Налогообложение командировочных расходов

Компенсации и
выплаты

Удержание НДФЛ

Начисление страховых взносов

Включение в расходы для уменьшения
налога на прибыль

Средний заработок за период командировки

Да

Да

Да

Суточные

Свыше 700 р./сутки на
территории РФ
Свыше 2500 р./сутки
за границей РФ

Нет

Да, в полном объеме

Расходы на проезд

Нет

Нет

Да, в полном объеме

Расходы на проживание

Нет

Нет

Да, в полном объеме

Вычет НДС по командировочным расходам

НДС по командировочным расходам принимается к вычету при наличии следующих документов:

  • счет-фактуры гостиницы, где проживал работник во время командировки, с указанием суммы НДС и документов, подтверждающих фактическую оплату расходов на проживание, за исключением затрат на дополнительные услуги;
  • билетов, или других проездных документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. НДС на оплату за пользование постельными принадлежностями учитываются при предоставлении отдельного счета-фактуры.

Все вычеты НДС производятся только в случае, если командировка происходила на территории РФ.

Нормы командировочных расходов за границей

Ко всем вышеуказанным нормативам по командировочным расходам при выполнении служебного задания за границами РФ необходимо отметить еще некоторые пункты.

1. Аванс, получаемый работником на командировочные расходы, исходя из расчета длительности командировки, должен выдаваться в иностранной валюте за предполагаемое время пребывания за рубежом, а на время проезда к границам РФ и при возвращении — в рублях.

2. При возвращении работника в РФ дата пересечения им государственной границы включается в рублевую оплату командировочных расходов на один день из расчета 700 р./день.

3. Если принимающая сторона обязуется обеспечить работника на своей территории иностранной валютой для покрытия его расходов, то суточные в валюте ему не выплачиваются.

4. Если принимающая сторона не оплачивает расходы работника в валюте, а предоставляет ему питание и проживание, то суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 30% от нормативных.

Учет командировочных расходов за границей

Эти нормы принимаются как рекомендуемые, а не обязательные и могут значительно отличаться от приведенных, если это установлено внутренней документацией предприятия. При этом для бухгалтерского и налогового учета будет приниматься в расчет сумма, установленная Коллективным договором или другим внутренним нормативным актом.

svoy-business.com

 

Для целей налогообложения командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер.То есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых налогом на прибыль, определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Это расходы на:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения;
  • суточные(в пределах норм, самостоятельно установленных организацией);
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Все эти расходы учитываются при исчислении налога на прибыль без каких-либо ограничений. Главное, чтобы организация могла подтвердить их оправдательными документами. Документально неподтвержденные затраты включать в расходы по налогу на прибыль нельзя.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. К ним относятся:

  • суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах:
    • не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
    • не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки. При этом суточные, выплачиваемые свыше указанных лимитов, являются доходом командированного сотрудника и облагаются НДФЛ;
  • фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, а также на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья эти затраты освобождаются от налогообложения в следующих размерах:
    • не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
    • не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки.
  • расходы на оплату услуг связи;
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
  • сборы за выдачу (получение) виз;
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых страховыми взносами во внебюджетные фонды (в том числе взносами «по травме») аналогичен перечню расходов, не облагаемых НДФЛ (п. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1997 г. № 125-ФЗ).

Разница состоит в том, что в целях НДФЛ суточные нормируются в соответствии с положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. А для уплаты страховых взносов нормы суточных определяются коллективным договором или иным локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Порядок налогообложения командировочных расходов обобщен в таблице:

Вид расходов Налог на доходы физических лиц Взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Оплата проживания (на основании документов, подтверждающих расходы) Не облагают Не облагают Не облагают
Оплата услуг в гостинице, непосредственно не связанных с проживанием (например, обслуживание в баре или ресторане) Облагают Облагают Облагают
Оплата проезда до места командировки и обратно Не облагают Не облагают Не облагают
Расходы по проезду на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (в том числе на такси) Не облагают Не облагают Не облагают
Расходы на провоз багажа Не облагают Не облагают Не облагают
Расходы по обмену одной валюты на другую или дорожного чека на наличную валюту Не облагают Не облагают Не облагают
Суточные в пределах норм, утвержденных трудовым (коллективным) договором, не превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам Не облагают Не облагают Не облагают
Суточные в пределах норм, утвержденных трудовым (коллективным) договором, но превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам Облагают Не облагают Не облагают
Суточные сверх норм, утвержденных трудовым (коллективным) договором, не превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам Не облагают Не облагают Не облагают
Суточные сверх норм, утвержденных трудовым (коллективным) договором, превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам Облагают Не облагают Не облагают
Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы Не облагают Не облагают Не облагают
 

 

ukcabb.info

Налог на прибыль

Когда мы говорим о расходах для целей налогообложения прибыли, необходимо помнить о требованиях п. 1 ст. 252 НК РФ. Данный пункт указывает, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при соблюдении следующих условий: расходы должны быть обоснованны, расходы должны быть документально подтверждены, и расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Исходя из этих требований можно сделать вывод, что очень важно документально подтвердить производственный характер расходов. Необходимо отметить, что многие организации игнорируют написание сотрудниками отчетов после командировок, отделываясь написанием краткого отчета в служебном задании (форма Т-10а). В результате они рискуют, что при проверке инспектор не примет данные расходы в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу. Эту позицию поддерживает и арбитраж, который в данном вопросе стоит на стороне налоговых инспекторов (например, Постановление ФАС МО от 13.03.2002 N КА-А40/1219-02).

Командировочные расходы признаются в том налоговом периоде, к которому они относятся. Датой осуществления командировочных расходов считается дата утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к расходам на командировки относятся:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения и расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ (на данный момент действует Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией");
  • оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы,
  • сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта,
  • сборы за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями,
  • иные аналогичные платежи и сборы.

Командировочные расходы включаются в расходы в полном объеме, за исключением суточных, которые являются нормируемыми, а значит, уменьшают прибыль в пределах установленных норм.

Обращаем ваше внимание, что с 1 января 2006 г. суточные будут учитываться по новым нормативам, установленным Постановлением Правительства РФ от 13.05.2005 N 299.

НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются: суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также:

  • фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов;
  • комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы по оплате услуг связи;
  • расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;
  • расходы по получению виз;
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Наиболее проблемным, на наш взгляд, является вопрос о налогообложении суточных. Дело в том, что законодательно не утверждены нормы суточных командированным сотрудникам. А раз их нет, то согласно ст. 168 ТК РФ работодатель сам утверждает данные нормы в коллективном договоре или приказе по организации. К такому же мнению пришел ВАС РФ в своем Решении от 26.01.2005 N 16141/04, в котором указал, что в целях исчисления налога на доходы физических лиц нормы суточных могут быть утверждены работодателем. Налоговые органы и Минфин придерживаются иного мнения. Так, согласно Письму Минфина России от 21.03.2005 N 03-05-01-04/62 Трудовой кодекс лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения. Другими словами, работодатель не имеет права устанавливать нормы суточных для целей налогообложения НДФЛ.

Кроме того, Минфин утвердил собственные нормы суточных своим Приказом от 02.08.2004 N 64н. Согласно Письму Минфина России от 20.10.2004 N 03-05-01-04/49 данные нормы должны применяться с 1 января 2005 г. для целей налогообложения НДФЛ. Однако, по нашему мнению, организация должна все-таки придерживаться мнения Высшего Арбитражного Суда и применять собственные нормы суточных.

При утверждении норм суточных необходимо учитывать тот факт, что суточные имеют компенсационный характер, то есть они направлены на возмещение работнику расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства.

Суточные, превышающие норму, установленную коллективным договором, включаются в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц по налоговой ставке 13%. Организация обязана удержать исчисленную сумму налога на доходы физических лиц непосредственно из доходов работника при их фактической выплате.

Единый социальный налог

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению:

  • суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;
  • фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов;
  • комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы на оплату услуг связи;
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
  • сборы за выдачу (получение) виз;
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Если организация документально не подтвердила командировочные расходы, то они не будут учитываться при расчете налога на прибыль, а значит, не будут облагаться ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Нормы суточных для целей налогообложения ЕСН также утверждаются коллективным договором организации. Таким образом, расходы, связанные с командировками, не будут облагаться ЕСН в полном размере, поскольку в пределах установленных норм исключаются из объекта налогообложения на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Что касается сверхнормативных суточных (суточных, которые превышают нормы, указанные в коллективном договоре), то они не облагаются ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ, так как не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Обращаем также ваше внимание, что мнение Минфина по этому вопросу другое. Минфин России в своем Письме от 20.10.2004 N 03-05-01-04/49 указал, что организации должны пользоваться нормами, утвержденными Приказом от 02.08.2004 N 64н, а не коллективным договором.

Взносы на обязательное пенсионное страхование

Организация не начисляет страховые взносы на обязательное пенсионное страхование на суммы командировочных расходов, так как в соответствии с п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения страховыми взносами является объект обложения ЕСН.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

С суточных, выплачиваемых сверх норм, указанных коллективным договором, начисляются и уплачиваются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по установленным страховым тарифам (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", п. п. 3, 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). На основании п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, за исключением вознаграждения, выплачиваемого гражданам на основании гражданско-правового договора, если указанным договором предусматривается уплата страховых взносов.

Таким образом, сверхнормативные суточные должны облагаться взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

А.Д.Мусина

Консультант по налогообложению

Новые правила регулирования оборота спирта и алкоголя
 
Вопросы учета НДС при различных способах прекращения денежных обязательств

wiseeconomist.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector