Оплата суточных

Оплата суточных

Сложилось устойчивое мнение, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке. Однако оно ошибочно. Суточные выдаются в целях компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть и которые не представляется возможным документально подтвердить. Давайте рассмотрим сложные и спорные моменты, которые чаще всего встают перед бухгалтерами при начислении и выплате суточных.

За что полагаются суточные

Сотруднику организации, убывшему для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (в командировку), компенсируются понесенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, именуемые суточными (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением ­Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее – Положение).

Многие считают, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке, так сказать, в качестве компенсации за отсутствие домашнего борща и котлет.
это не совсем так. Затраты на питание, одежду и другие потребности работника – его личные проблемы. Он получает зарплату и сам решает, куда и как ее тратить. То, что он в командировке, еще не значит, что родная контора в это время обязана его кормить. Оплатить проезд в место командирования и назад, проживание и другие документально подтвержденные расходы, которые он вынужден нести только потому, что выполняет работу вне места проживания, – обязана, а вот кормить – отнюдь.

Суточные же выдаются для компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть или которые не представляется возможным ­документально подтвердить.

Нормы выплаты

Многие, наверняка, застали времена, когда суточные жестко регламентировались. В настоящее время для целей налогообложения прибыли размер суточных определяется только волеизъявлением организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Верхнего и нижнего предела не установлено.

При этом следует учесть, что если при командировках внутри страны размер суточных в организации превышает 700 руб., а при командировках за границу – 2500 руб., то сумма превышения увеличивает доход ­сотрудника, облагаемый налогом на доходы физических лиц.

Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).


Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не ­выплачиваются (п. 11 Положения).

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководством организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для ­отдыха и других объективных условий.

Определяем дни выезда и прибытия

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства – поезда, самолета, автобуса, парохода и т.п. – от места (населенного пункта) постоянной работы, а не места ­проживания сотрудника (п. 4 Положения).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

При этом еще раз обратим внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства ­сотрудника.

То есть согласно п. 4 Положения сотрудник (пусть и в три часа ночи) в командировку формально убывает с места постоянной работы, а не из дома. И время, необходимое для того, чтобы добраться до аэропорта, ­рассчитывается исходя из маршрута: «Работа – Аэропорт», а не «Дом – ­Аэропорт».


Перед посадкой в самолет в аэропорту необходимо пройти регистрацию и личный досмотр. Регистрация, как правило, начинается за 2 часа до времени вылета, указанного в билете (время вылета, как и время прилета, всегда указывается местное), и прекращается за 40 минут до ­отправления самолета.

Пассажиры, опоздавшие на регистрацию или посадку в самолет, к полету не допускаются. Следовательно, ко времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (в среднем это где-то час), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидание объявления о посадке в самолет.

В поезд же можно сесть за три минуты до отправления (в железнодорожных билетах время отправления и прибытия указывается ­московское), равно как и в автобус.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте, на собственной машине (либо на чужой, управляя ей по доверенности), то срок убытия в командировку определяется по оправдательным документам. Ими могут служить, в частности, путевой лист автомобиля, счета, квитанции, чеки АЗС, либо другие документы, подтверждающие маршрут следования (п. 7 Положения).

Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого ­помещения в месте командирования (п. 7 Положения).


А вот если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной (докладной) запиской либо документом принимающей стороны о фактическом там нахождении (п. 7 Положения). Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по своей сути он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого было отменено с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Поэтому, по нашему мнению, при направлении сотрудника в командировку оптимально по-прежнему выписывать ему командировочное удостоверение. Образцом, как и ранее, может служить форма № Т-10, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которое с 2013 г., напомним, не ­является обязательным к применению.

День прибытия из командировки считается в аналогичном порядке, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания. Однако здесь уже времени, чтобы добраться от аэропорта до места постоянной работы, не дается.

Размер суточных

За все дни между двумя датами (выезда и прибытия) сотрудник должен получить суточные, начисленные исходя из той суммы, которая установлена локальным нормативным актом организации. Здесь уже все дано на откуп руководству организации.

Размер суточных может быть как равным для всех сотрудников, независимо от должности, стажа и пр., так и отличаться, скажем, в зависимости от региона командирования. Например, при командировках в Вологду суточные будут больше, чем для тех, кто поехал в Керчь (или наоборот). Доказывать налоговикам правильность таких действий ­организация не обязана.


Кроме того, никто не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от должности. То есть суточные директора или его заместителей могут превышать суточные начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников. Или, опять-таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а не у тех, чья задача – направлять и воодушевлять.

Но здесь, на наш взгляд, как и при установлении должностного оклада (тарифной ставки) размер суточных должен быть указан в трудовом договоре. В этом случае о нем будут знать только трое: руководитель, ­сотрудник и бухгалтер.

При однодневных командировках внутри Российской Федерации, как было сказано выше, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения). В этой связи вспоминается случай из личной практики автора (в бытность его службы в должности старшего инспектора-ревизора одного из строительных управлений Министерства обороны СССР). Он ­актуален и в нынешнее время.

Аналогичная ситуация вполне возможна и в современных условиях.

При этом есть смысл обратить внимание на мнение Минфина России, высказанное в письме от 16.07.2015 № 03-03-07/40892. В частности, в нем отмечено, что при однодневных командировках возмещение иных расходов в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).


Однако при зарубежных однодневных командировках суточные (по норме, установленной для командировки в это государство) выплачиваются в половинном размере (п. 20 Положения). По нашему мнению, это актуально при поездках в ближнее зарубежье (Казахстан, Беларусь, Украина).

Например, за один день можно обернуться из Смоленской области в Витебскую и обратно, или из Оренбургской в Актюбинскую и т.п. А вот слетать по делам в Париж или Лондон и успеть вернуться в тот же день весьма затруднительно.

При загранкомандировках дата пересечения государственной границы определяется по отметкам в заграничном паспорте (п. 18 Положения). В случае командировки в страны СНГ (когда при пересечении границы отметка в загранпаспорте не проставляется) дата пересечения границы определяется по проездным документам.

Суточные за день пересечения границы уплачиваются по зарубежным нормам (в валюте), а при возвращении домой (то есть к месту постоянной работы) – в рублях (по российским нормам).

Таким образом, если сотрудник летит в загранкомандировку самолетом, то уже в день вылета суточные он будет получать в валюте. А за день вылета, допустим, из Парижа домой – в рублях.


Все понесенные командированным сотрудником затраты после утверждения авансового отчета списываются на расходы проводкой:

Дебет счета 26 (44) Кредит счета 71.

Если затраты производились в какой-либо иностранной валюте, они подлежат пересчету в рубли по курсу, действующему на дату утверждения руководителем организации авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Полистать демо-версию печатного журнала

www.delo-press.ru

Как рассчитать средний заработок для командировочных

Оплата командировочных расходов в значительной степени разнится от зарплаты за обычное отработанное время. Статья №167 ТК РФ устанавливает принцип, по которому оплата периода командировки происходит через расчет средней зарплаты. Приказы про отправку исполняющих работников в командировку и оформление документации регламентируются Постановлением правительства Российской Федерации №749 от 13.10.2008.

Девятый пункт данного положения регламентирует сохранность средней зарплаты за весь период командировки, охватывая время нахождения в пути до места прибытия и непредусмотренные остановки, связанные с пересадками или прохождением контрольно-пропускных пунктов.

Командирующее предприятие обязано начислять среднюю зарплату по дням, выпадающим на основной трудовой график. Чтобы правильно подсчитать как оплачиваются командировочные дни по среднему заработку, то для начисления оплаты нужно получить следующие значения:

  • отработанное время за фиксированный период;
  • сумму заработка за учетный период;
  • среднюю зарплату за день.

Оплата суточных

Подсчет фактически отработанных дней

Сначала необходимо просчитать сумму всех фактически отработанных дней в компании за отчетный календарный промежуток. При расчете командировочных считаются исключительно рабочие дни в графике, а не календарные.

Из расчетного промежутка должны быть вычтены:

  • больничный;
  • отпуск;
  • другие командировки;
  • простой;
  • отгулы без содержания.

Обратите внимание: при расчетах всегда берется период длинной в 1 год, который идет перед месяцем начала будущей поездки (при учете того, что сотрудник проработал в фирме больше одного года).

Рассмотрим пример: Макаров А.Ф. по приказу направляется в командировочную поездку с 01.10.16 г. на 9 календарных дней. Чтобы правильно оплатить командировку по среднему заработку следует сложить фактические дни работы за предыдущие 12 месяцев. В расчетном периоде с сентября 2016 по октябрь 2015 года ему насчитывают 260 суток. За этот период Макаров А.Ф. успел оформить отпуск на 24 дня, неделю находился на больничном и 2 раза писал заявление на день без содержания. В итоге количество фактически отработанных дней составило 260 – 24 – 7 – 2 = 227 дней.


Подсчет общего заработка за установленный период

Для того, чтобы узнать, как оплачивается командировка, нужно учитывать все денежные выплаты за исключением оплачиваемых больничных, отпускных и других социальных выплат. Когда, незадолго до отправки в командировку или в момент нахождения происходит повышения размера оклада и тарифных ставок, тогда зарплата для выплаты командировочных индексируется

Пример: Макаров А.Ф. получал фиксированный заработок в размере 30 000 рублей, за исключением трех месяцев. В июне 2016 года ему было выплачено 25 400 рублей, в январе 2016 – 22 600, а в ноябре 2015 – 27 000 рублей. Тогда общий заработок за расчетный период с октября 2015 по сентябрь 2016 года составит (30 000 * 9) + 25 400 + 22 600 + 27 000 = 345 000 рублей.

Размер командировочных выплат

Для окончательного подсчета следует разделить полученный общий заработок за один год на число фактически проработанных дней. Этот результат следует умножить на количество дней, проведенных в командировке и отнять налоговую ставку.

Обратите внимание: командировочные выплаты по среднему заработку в обязательном порядке облагаются НДФЛ.

Рассмотрим конкретный пример расчета командировочных расходов. Из вышеуказанных подсчетов, число фактических дней работы составило 227, тогда как сумма выплат за этот период насчитывает 345 000 рублей. Тогда командировочные выплаты составят (345 000 / 227) * 9 дней = 1519,82 * 9 = 13 678, 41 рублей.


Возможна ли доплата до полного оклада

Существует ряд случаев, когда производят расчет среднего заработка для командировочных, который становится существенно меньше, чем та зарплата, которая полагается человеку, не отправленному в командировку и работающему на своем месте. В подобных ситуациях может происходить доплата до фактического заработка.

Подобные начисления до установленной нормы должны быть предусмотрены и прописаны в коллективном договоре предприятия. Выплаты командировочных следует всегда проводить по среднему заработку и сравнивать с реальным окладом сотрудника, чтобы не снижать финансовый доход работников, которым прибыльнее получить тарифный оклад.

Расчет командировки в нерабочие дни

Выпадают такие ситуации, что период командировки захватывает выходные и нерабочие дни в графике сотрудника. В эти дни оплата по среднему заработку не происходит. Оплата командировочных может происходить только в том случае, если человек привлекается к работе в выходной день по приказу.

Обратите внимание: если в графике работ не предусмотрен рабочий день в выходные или праздники, то командировочный средний заработок в эти дни не насчитываются. Согласно ст. №153 и №106 Трудового Кодекса РФ работник имеет право «отгулять» свой потраченный выходной в дальнейшем.

Если же в графике трудового распорядка стоит отметка о работе в выходные дни, то средний заработок по командировке насчитывается в удвоенном размере.

Как считаются суточные в командировках

Помимо выплат по среднему, работодатель обязан выделить дополнительные денежные средства – «суточные». Они выплачиваются в качестве компенсации за дополнительные финансовые расходы и траты, связанные с временным проживанием вне основного места жительства.

Согласно ч.1 ст. №168 все организации, направляющие сотрудников в командировку в обязательном порядке должны возмещать денежные расходы в виде суточных. Максимальный размер суточных устанавливается самостоятельно каждой из организаций и фиксируется в местных локальных актах или другой нормативной документации предприятия. Примером подобных актов может выступать «Положение о командировках».

Размер суточных выплат для командировки

Не существует четко установленного регламента, регулирующего величину суточных выплат. Каждая организация выбирает и определяет самостоятельно для себя дополнительную сумму, которая будет выплачена сотруднику за каждый день в командировке.

Единственная особенность по начислению суточных заключается в удержании налоговой ставки с этих командировочных отчислений при условии превышения максимальной суммы, установленной налоговым кодексом. Бухгалтера каждого предприятия осведомлены о данном пункте и знают, как рассчитать командировочные расходы, поэтому выставляют размер суточных исходя из возможностей бюджета организации и целей поездки.

Оплата суточных

Принцип налогообложения для «суточных» выплат

Российским налоговым законодательством установлен максимальный размер суточных, не облагающихся НДФЛ:

  • 700 рублей – для командировки по территории Российской Федерации;
  • 2500 рублей – для командировки за территорией Российской Федерации.

Чтобы понять, как считаются суточные в командировке, следует привести простой пример. Если предприятие в бухгалтерском поле выбирает размер суточных в количестве 1500 рублей для командировок по стране, то согласно ст. 217 Налогового Кодекса РФ, из этих 1500 рублей налогом будут облагаться 1500-700 = 800 рублей. Средняя налоговая ставка составляет 20%. На основе этого налоговые отчисления составят 800*0,2 = 160 рублей. Соответственно «на руки» командируемый сотрудник будет получать 1500 – 160 = 1340 рублей на сутки.

Обратите внимание: выплаты суточных командируемому персоналу производится в установленном размере за каждый день. Сюда входят выходные, праздники и нерабочие дни по графику, которые выпадают на весь период командировки. Здесь учитываются и вынужденные остановки, связанные с пересадками и перемещением сотрудника.

Например, работодатель командирует штатного сотрудника на период с 01.10.16 по 09.10.16 г. Выезд планируется в субботу, а возвращение назначено на следующее воскресенье. Основываясь на ст. №168 ч.1 ТК РФ работник вправе рассчитывать на выплату суточных за все девять дней командировки, включая выходные. Если размер суточных составляет 1000 рублей, а командировка займет девять дней, то командируемый сотрудник получит суточные в размере (1000*9) – 9*(1000-700)*20% НДФЛ = 8460 рублей.

Суточные не выплачиваются только при однодневных командировках, за исключением тех случаев, когда это предусмотрено и прописано в местной нормативной документации отдельных организаций. В таких случаях вместо суточных предусмотрена отдельная компенсация в установленном фиксированном размере.

vashbiznesplan.ru

Оплата командировок и командировочные расходыИз статьи Вы узнаете:

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки. Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

 

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

 

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя. В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб., дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
    • 230 дн. (245 – 10 – 5)
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

 

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

 

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:

  • 700 руб. в день для командировок по РФ;
  • 2500 руб. в день для командировок за границу.

! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

  • расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
  • расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

 

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов

Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.

В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

  • В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;
  • В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
    • суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
    • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
    • наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
    • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
    • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:

  • на дату утверждения авансового отчета – если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;
  • на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

 

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 (08, 20, 25, 23, 44) – в зависимости от цели командировки и характера деятельности организации 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Командировочные расходы приняты к учету на дату утверждения авансового отчета (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 (51) Выплачен аванс (возмещен перерасход по авансовому отчету) работнику на командировочные расходы
26 (08, 20, 25, 23, 44) 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Начислена работнику оплата дней, проведенных в командировке
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 50 (51) Выплачена заработная плата работнику

 

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

 

buh-aktiv.ru

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику:

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Бусыгина Юлия Олеговна

Комментирует Юлия Бусыгина, ведущая программы повышения квалификации «Расчеты с персоналом по оплате труда» в Контур.Школе:

«Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам».

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании; 
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ»

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

school.kontur.ru

Возмещение дополнительных расходов, связанных со служебными командировками

Понятие суточных расходов в составе командировочных раскрывает ст. 168 Трудового кодекса РФ. Согласно ей суточные – это дополнительные расходы, обусловленные проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства, подлежащие возмещению работодателем.

По существу, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению затрат работника, вызванных выполнением служебных функций вне места постоянной работы. Направлены они на покрытие личных расходов работника в период служебной командировки (например, на питание и т.п.) При этом отчитываться за эти расходы перед работодателем работник не обязан.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение об особенностях), в п. 11 определяет, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки.

Однако направление работника в однодневную командировку (или когда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства) не влечет обязанности работодателя по выплате суточных. Причем даже включение условия об этом в локальное положение о командировках в организации законным это не сделает, а работодатель будет нести риски при налогообложении.

Впрочем, если в упомянутом локальном акте о командировках именовать эти выплаты иначе (например, компенсацией при однодневных командировках), проблему можно решить.

Размер суточных расходов

Законодательно размер суточных установлен только для бюджетных организаций, но не для коммерческих. В них порядок оплаты командировочных расходов должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации согласно ст. 167 ТК РФ (обычно это Положение о командировках или одноименный приказ).

В то же время налоговое законодательство (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) устанавливает максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.

Поэтому многие коммерческие организации для удобства в своих локальных положениях устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.

Порядок выплаты суточных командировочных расходов

П. 10 Положения об особенностях не определяет правила и точные сроки выплаты аванса при командировке. Но в любом случае этот аванс должен быть выплачен до начала командировки. Следует иметь в виду, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

Целесообразно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировке (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

glavkniga.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector