Оплата в командировке

Оплата в командировке

Выполнение трудовой деятельности может осуществляться и за пределами организации. Закон позволяет посылать сотрудников в командировку. Отправка гражданина в другую страну или город должна происходить строго с соблюдением положений Трудового кодекса РФ. Он фиксирует порядок оформления служебной поездки и ее максимальную продолжительность.

Внимание

Нарушение положений действующего законодательства чревато негативными последствиями. Потому стоит заранее разобраться во всех особенностях командировки по ТК РФ.

Что считается командировкой?

Оплата в командировкеКомандировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ. Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.


Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.

К сведению

Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.

В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:

  1. Руководство издает соответствующий приказ.
  2. Гражданину предоставляется аванс.
  3. Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.

Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. Начисление заработной платы во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.

Виды командировок

Трудовой кодекс разделяет командировки на два вида — на территории России и за пределами страны. Однако на этом классификация служебных поездок не заканчивается. Бывают:

  • плановые;
  • внеплановые;
  • краткосрочные и длительные;
  • одиночные и групповые.

Срок командировки по ТК РФ

Оплата в командировкеКомандировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.

Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749. В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.

Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:

  • цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
  • продолжительность выполнения служебного задания;
  • иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.

Дополнительная информация

Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств. Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности. Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.

Максимальная продолжительность

Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:

  • составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
  • иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
  • основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.

К сведению

Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ.

Направление работника в командировку по ТК РФ

Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:

  1. Работодатель утверждает график.
  2. В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
  3. В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
  4. Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
  5. Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
  6. Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.

Оплата

Особенности оплаты служебных поездок отражены в статье 167 ТК РФ. В ней говорится, что расчет с сотрудниками производится по среднему дневному заработку. Денежные средства начисляются за каждый день отсутствия на рабочем месте. Для расчета среднедневного дохода во внимание принимается календарный год, который предшествует периоду отправки в поездку.

Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. Такая схема расчета используется даже в случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании всего несколько суток. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:

  • отпуск по уходу за ребенком;
  • пособие по нетрудоспособности;
  • выплаты за дни простоя;
  • иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.
Дополнительная информация

Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность.
оговая величина умножается на срок, в течение которого человек будет находиться в командировке. Этот объем денежных средств и будет предоставлен сотруднику за поездку. Если получившаяся сумма меньше обычного дневного дохода, компания имеет право доплатить сотруднику. Факт предоставления дополнительных денежных средств фиксируется локальными актами. Если получившаяся сумма превышает обычный дневной доход, расчет командировочных выплат происходит на основании этого показателя.

Отказ от командировки

Трудовой кодекс позволяет некоторым категориям граждан отказаться от отправки в командировку. Работодатель по ТК РФ обязан запросить письменное подтверждение согласия на поездку у следующих сотрудников:

  • женщин, воспитывающих детей, чей возраст меньше 3 лет;
  • лиц, которые являются опекунами несовершеннолетних детей;
  • работников, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет без помощи супруга;
  • граждан, у которых в семье имеется ребенок-инвалид или родственник, страдающий тяжелой болезнью и нуждающийся в уходе.
ВАЖНО

Если работодатель составит приказ без получения согласия вышеперечисленных категорий граждан, это будет являться прямым нарушением норм Трудового кодекса РФ.

Командировка в выходной день


Оплата в командировкеЧеловек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет предоставление отгула или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально. Гражданину предстоит предоставить подтверждающие бумаги в бухгалтерию организации. Сведения о работе в выходные дни вносятся в табель учета рабочего дня. Дополнительно факт отражается в приказе.

Оплата командировок в выходные дни ТК РФ

Внимание

Если человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.

Правило действует и во время командировки. Оно зафиксировано в статье 139 ТК РФ. Если выходной выпал на день прибытия или отправки из командировки, сотрудник также имеет право претендовать на повышенную оплату.


Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха. Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе. Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.

Дополнительная информация

Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.

Нюансы

Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.

Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача. Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца. Для представителей творческих профессий ограничение снимается.


rabotnik-info.ru

Особенности расчеты и выплаты

Оплата в командировкеРуководитель компании имеет право самостоятельно решать, в каком размере будет осуществляться оплата командировки. Трудовой кодекс Российской Федерации не включает в себя каких-то конкретных требований по этому вопросу. Как показывает практика, небольшие компании устанавливают выплату за сутки на уровне 700 рублей по причине того, что эта сумма не подвергается налогообложению. Если же размер командировочных превышает этот лимит, то потребуется понести дополнительные затраты. Что касается поездок за границу, то суточные при командировках в другие страны составляют, как правило, 2 500 рублей.

Отметим, что сегодня всё, что превышает указанные лимиты, должно облагаться страховыми выплатами, но они не удерживаются с выплат за сутки. Для того чтобы было легче разобраться в этой системе, давайте рассмотрим конкретный пример. Допустим, человек был в поездке 4 дня, а за каждые сутки выдавали 1 000 рублей. То есть, общая сумма составляет 4 000 рублей. Налог на доход физических лиц не будет взиматься с суммы в 2 800. рублей (4*700). Для ее расчета будет браться превышение лимита, то есть 1 200 рублей. Страховыми взносами также облагается именно эта сумма.


Работнику компании начисляются выплаты за каждые сутки, которые он пребывает в другом городе. Также в расчет включаются выходные, праздники и то время, которое человек находится в дороге. Допустим, гражданин отправился в другой город в субботу, а вернулся в воскресенье. Выходные работодателю также придется оплачивать. Что происходит, когда длительность командировок в 2018 году составляет 1 день? Можно ли получить выплаты за такую поездку? Давайте разберемся.

Оплата однодневных поездок

Оплата в командировкеКомандировка в 2018 году может длиться всего 1 день, чего вполне достаточно для выполнения необходимой задачи. Что касается оформления, то здесь ситуация практически совпадает с обычной командировкой, когда выдается приказ и делаются соответствующие отметки в документах.

Как происходит оплата труда в таких поездках? Дело в том, что за один день суточные не полагаются. Тем не менее, человеку необходимо оплачивать дорогу, питание и покрывать другие расходы. Отправить человека в другой город без денег – не лучшая идея, поскольку это негативно повлияет на качество выполняемых задач. Наниматель должен выполнить возмещение расходов в таком размере, который установлен по его желанию, но является достаточным для покрытия затрат. То есть, это будет рассматриваться как доплата до оклада.

При поездках за границу нужно возместить половину от той суммы, которая полагается при обычной командировке. По России, как мы уже упоминали, для командировки оплата полагается лишь в случае длительных поездок. Если же задание по работе предусматривает один день отсутствия, то работодатель просто выдаст определенную сумму своему сотруднику.

Как оплатить затраты на покрытие проезда, питания и прочего, мы выяснили. Что касается НДФЛ по отношению к однодневным поездкам, то здесь предусмотрены стандартные ограничения: выплаты в рамках 700 рублей (по России) и 2 500 рублей (в другой стране) не подвергаются налогообложению.

Расчетный период

Оплата в командировкеРанее мы упоминали, что для командировочных выплат предусмотрены определенные лимиты, связанные с налогообложением. Тем не менее, для каждого работника сумма компенсации может быть разная, в зависимости от его заработной платы. Так, база для расчета оплаты поездки осуществляется на основании последних 12 отработанных месяцев. Однако иногда бывают и исключения, когда по различным причинам расчетный период зарплаты другой. Как правило, это происходит в следующих случаях:

  • стаж работника – менее 1 года;
  • человек получил работу и сразу же отправился в поездку;
  • в результате реорганизации человек становится сотрудником другого предприятия;
  • компании удобнее использовать другой период.

В первом случае, когда сотрудник еще не отработал год, берется другое время для начисления командировочных выплат. Как правило, это период, в течение которого лицо находится в компании. Это может быть получение заработной платы, как один месяц, так и полгода.

Подобная ситуация наблюдается и тогда, когда человек получил свою должность и отправился в поездку в течение одного месяца. Такой вариант возможен. Здесь для расчета берется количество суток, в течение которых гражданин находится на работе. Даже если это одна неделя, то расчет будет осуществляться на основании полученной заработной платы за этот период.

Иногда бухгалтерам компании по разным причинам удобнее считать компенсации за полугодичный период. Однако доплата до среднего заработка будет рассчитываться два раза в год, после чего сравниваются результаты. Как бы там ни было, полученная сумма должна быть такой же или больше, чем командировочные выплаты за годовой период.

Реорганизация компании может означать, что человек был уволен и сразу же принят на работу на новом предприятии. Также это может быть оформлено как перевод, что подтверждается дополнительным соглашением. Если имело место увольнение, то расчет будет осуществляться на основании периода, отработанного на новом месте. В противном случае учитывается 12-месячный период, а поэтому поездка будет оплачена на его основе.

К слову, может быть и такое, что командировка оплачивается в выходной день или какой-то праздник. В этом случае работодатель обязан выдать двойную компенсацию на основе заработной платы. Также, на свое усмотрение, сотрудник может выбрать оплату по обычному тарифу и один полноценный отгул.

Подтверждение расходов

Оплата в командировкеРанее командировка должна быть правильно оформлена, а сотруднику выдаваться определенные документы. Список бумаг включает в себя удостоверение, отчет и документ со служебным заданием. В 2018 году ситуация изменилась, а руководитель предприятия может самостоятельно определить, в каком документе зафиксировать цель командировки. Также она должна дублироваться в соответствующем приказе, который выписывается на предприятии. Иногда работодатель имеет свои бланки, предназначенные для таких ситуаций.

В документации компании, как правило, описаны нюансы оформления командировки. Если это предусмотрено, то сотрудник обязан после окончания поездки представить отчет установленной формы. В качестве подтверждения времени нахождения в поездке человек обязан иметь при себе билеты, чеки, талоны на проезд и прочее. Когда работник использует свой автомобиль для служебных целей, то нужно оформить соответствующий документ.

Отметим, что длительность поездки, по факту, определяется предъявленными бумагами. Если какой-то чек был утерян, то наниматель имеет право не выплачивать компенсацию. Выплата средств за потраченный бензин для личного автомобиля осуществляется на основе чеков с заправочных станций. Оплата питания, проезда и другие затраты также должны быть подтверждены.

Случаи, когда выплаты не полагаются

Оплата в командировкеВыплату суточных при командировках четко регламентируют в компаниях. Осуществляется она по определенным правилам. Тем не менее, иногда случается и такое, что компенсация проезда или других затрат не происходит. Иногда выплаты все же остаются, но сохраняемый объем уменьшается по различным причинам. К таким мерам приходится иногда прибегать, если сотрудник нарушает правила командировки.

Важно! Главная проблема заключается в том, что все расходы в поездке необходимо подтвердить. Если этого сделать не получается, то и получить компенсацию, возможно, не удастся. Требование о наличии доказательств исходит не только со стороны самого предприятия, но и со стороны контролирующих органов.

Итак, командировочные выплаты не полагаются в таких случаях:

  • человек не занимался непосредственно работой в поездке;
  • сотрудник вернулся раньше;
  • сделанные затраты никак не связаны с рабочими обязанностями;
  • поездка на один день;
  • отсутствие доказательств.

Давайте рассмотрим эти случаи более подробно. Если человек уехал в поездку, но в какой-то день не занимался работой, а решал свои личные дела, то оплата затрат не будет осуществляться. Полный или частичный отказ от выплат зависит от работодателя. Также случается и такое, что командировка должна была длиться 10 дней, но, по факту, сотрудник вернулся на восьмой. Если за оставшиеся два дня человек потратит суточные, то их придется компенсировать. Как правило, бухгалтерия просто сделает вычет из заработной платы. В случае, когда он не потратил их, деньги нужно вернуть в кассу.

Работодатель не будет погашать затраты, которые не связаны с выполнением должностных обязанностей. К примеру, компенсация проезда осуществляется всегда. Если же человек решил поехать по магазинам и купить себе вещи, то это расходы уже не будут покрываться за счет компании. Что касается однодневных командировок, то мы прояснили все нюансы.

Некоторые люди ездят в командировки довольно часто, по несколько раз в месяц. Периоды поездок не должны накладываться друг на друга, а компенсация осуществляется за каждую отдельную командировку.

Если во время поездки предприятие простаивало или было ликвидировано, то возможность выплат зависит от финансового состояния компании. По крайней мере, работник имеет право требовать компенсации своих затрат.

kadrovyhdel.ru

Порядок командирования и виды выплат, положенных работнику

При появлении у нанимателя необходимости отправить работника в командировку соблюдается следующий порядок действий:

  1. Порядок командирования и виды выплатПервым делом издаётся соответствующий приказ;
  2. На основании этого распорядительного документа выписывается командировочное удостоверение, на документе проставляется отметка о выбытии работника из места расположения предприятия;
  3. Непосредственный начальник командированного сотрудника составляет служебное задание;
  4. Бухгалтерия перечисляет на карт-счёт сотрудника или выдаёт наличными через кассу аванс в размере положенных суточных и предполагаемых растрат;
  5. В трёхдневный срок после прибытия из служебного выезда сотрудник возвращает в бухгалтерию подписанное руководством командировочное удостоверение с пометками о приезде/отъезде и авансовым отчётом;
  6. На основании авансового отчёта бухгалтерия доплачивает недостающую сумму расходов или принимает через кассу излишне выданный аванс;
  7. Оплата труда во время командировки производится вместе с перечислением зарплаты за календарный месяц, в котором был осуществлён служебный выезд, на основании табеля учёта отработанного времени.

Командированному сотруднику полагаются следующие типы выплат за труд вне территориальной единицы, где располагается предприятие-наниматель и находится его основное рабочее место:

  1. Оплата по среднему заработку – командировка предполагает сохранение заработной платы в таком размере;
  2. Компенсация понесённых расходов на дорогу к месту командирования, проживание и иные нужды, связанные с рабочим процессом;
  3. Суточные за каждый день служебного выезда (если выезд предполагает возвращение домой в тот же день – такая выплата не производится).

Основаниями для произведения командировочных выплат являются следующие документы:

  • Приказ о направлении в командировку;
  • Командировочное удостоверение с пометкой о приезде и отъезде из каждого места назначения (в том числе и из направившей сотрудника организации) с подписями уполномоченных лиц и печатями соответствующих организаций;
  • Авансовый отчёт, в котором подробно описан приход и расход выданных денежных сумм;
  • Документы, подтверждающие произведённые сотрудником затраты (билеты, счета, чеки и т.д.) – они наклеиваются на отдельный лист бумаги и прилагаются к авансовому отчёту;
  • Табель учёта рабочего времени за период работы, в котором был произведён командировочный выезд, — для расчёта зарплаты за дни выезда.

Далее рассмотрим детально каждую из причитающихся командированному сотруднику выплат с обозначением всех важных нюансов и возможных спорных моментов.

Оплата работы в командировке

Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника. Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:

  • Оплата работы в командировкеПо общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
  • Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
  • Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.

После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал. Среди них:

  • Дни нахождения на больничном и в декрете;
  • Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
  • Дни простоя по вине нанимателя;
  • Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
  • Период забастовки без участия данного работника;
  • Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.

Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.

Для получения искомой суммы потребуется произвести следующие действия:

  1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
  2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.

При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат иногда возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:

  1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
  2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.

На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:

  1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
  2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.

На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:

  • Оплата в двойном размере;
  • Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.

Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.

Как оплачиваются командировочные — расчёт суточных

Как оплачиваются командировочные - расчёт суточныхВыплата суточных по большей части регулируется коллективными договорами или другими локальными актами юридических лиц. И основным ограничением для нанимателя в вопросе установления размера таких выплат является обложение превышающих лимит сумм налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В соответствии с этим критерием размеры ежедневного суточного вознаграждения командированным работникам в большинстве компаний не превышают:

  • 700 руб. — размер суточных в командировке в 2018 году по России;
  • 2 500 руб. – в загранкомандировке.

Как отмечалось ранее, специфика однодневной командировки предполагает в большинстве случаев прибытие домой в день выезда. Суточные же выплаты призваны возместить затраты работника, вызванные круглосуточным пребыванием вне своего жилища, в чужом населённом пункте. В связи с этим суточные выплаты за однодневную командировку облагаются НДФЛ. Исключение из данного правила составляют лишь однодневные загранкомандировки, за которые работнику начисляется половина установленного в организации размера суточного возмещения.

Важными особенностями рассматриваемого вида командировочных выплат являются:

  • отсутствие законодательного требования о документальном подтверждении их расходования командированным лицом;
  • начисление суточных за каждый день служебного выезда, включая праздники и выходные дни.

Некоторая специфика расчёта суточных выплат существует для оплаты заграничных командировок:

  1. Выдаются суточные в иностранной валюте по курсу, существующему на момент выдачи денежных средств;
  2. Суточные за последний день загранкомандировки целесообразно выплачивать в размере, установленном для внутригосударственных выездов (700 руб.), что связано с пересечение в тот день границы РФ (налоговые органы, давая такие рекомендации, ссылаются на п. 18 Положения о командировках).

Некоторые компании практикуют полную оплату питания командированного лица вместо выплаты суточных.

Расчет командировочных с исключенными днями

Пример:

Зарплата сотрудника с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года 5000 рублей. С 1 июня 2014 года сотрудник берет отпуск 28 дней. Сотрудник проболел 10 календарных дней — с 14 по 23 марта(в марте 31 день из них 21 отработанных) 2013 года включительно.

  • Д — количество календарных дней отпуска.
  • М — количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;
  • Кдн1 — количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;
  • Котр1 — количество календарных дней в «неполных» месяцах, приходящихся на отработанное время.

Оплата командировок — возмещение затрат

Оплата командировок - возмещение затратКомпенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:

  • За проезд (в том числе за провоз багажа);
  • За найм жилья;
  • За услуги связи;
  • За загранпаспорт и визы;
  • За обмен валюты.

При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом  их посуточного размера:

  • 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
  • 2 500 руб. – для загранкомандировок.

Важным правилом освобождения перечисленных расходов от НДФЛ является их документальное подтверждение. Подтверждающими документами считаются:

  1. Проездной билет, бумажная распечатка электронного проездного документа, посадочного талона, кассовый чек из такси, документация, подтверждающая использование личного транспорта – для подтверждения транспортных расходов;
  2. Счёт или кассовый чек из гостиницы, договор найма жилья, договоры, счета, чеки об оплате риэлтерских услуг – для подтверждения расходов на проживание;
  3. Счета для оплаты услуг связи, списки телефонных звонков, багажный чек – для подтверждения других затрат.

В локальных НПА организации-нанимателя могут быть предусмотрены, как любые другие виды командировочных затрат и их ограничений, так и даже оплата расходов без предъявления подтверждающих документов.

В заключение отметим, что любое нарушение прав и интересов работника, в том числе и неправильное начисление командировочных выплат, может быть обжаловано им в суде. Ответы на другие вопросы по теме, к примеру, о том, как отказаться от командировки, вы также можете найти на нашем сайте.

laudit.ru

Нормативная база

Трудовой и Налоговый Кодексы РФ, Постановления Правительства, инструкции, положения и разъяснения Минфина России – вот далеко не полный список нормативных документов, регламентирующих командировочный процесс.

Трудовой Кодекс РФ Определяет понятие
Налоговый Кодекс РФ Регламентирует нормы, сроки, условия
Постановления Правительства, инструкции Минфина РФ Устанавливает порядок направления сотрудников, разъясняет изменения и дополнения

Скачать некоторые документы вы можете здесь:

Трудовой кодекс РФ

Статья 264 НК РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Что включается в состав выплат?

Организация, направляя работника на конкретный срок для выполнения производственного задания, обязана компенсировать расходы, связанные с выполнением данного поручения:

  • суточные;
  • затраты для найма жилого помещения;
  • расходы, необходимые для проезда к месту командировки (в оба конца);
  • прочие расходы, необходимые для выполнения задания и согласованные с администрацией предприятия.

По среднему заработку или по окладу?

Как оплатить расходы? За командированным сотрудником на постоянном месте работы сохраняется средняя заработная плата.

Алгоритм начисления оплаты работнику, находящемуся в отъезде, прописан нормативными документами и находит отражение во внутренних положениях организации.

Исключением из правил служит вознаграждение за отработанное время в выходные и праздничные дни, которое рассчитывается в повышенном размере от оклада.

Когда возможна доплата к командировочным?

Хотя трудовое законодательство гарантирует сохранение оплаты труда на постоянном месте работы, многие работодатели выплачивают дополнительные надбавки откомандированным работникам.

Размеры дополнительных начислений находят отражение в Положении о командировках, утвержденном на предприятии. В большинстве своем это касается случаев, когда средний заработок значительно ниже размера оплаты «по окладу».

К установленным законодательно нормам выплаты суточных, организации вправе начислять дополнительные суммы.

Все выплаты, осуществляемые сверх нормы, должны быть прописаны в местных локальных актах.

В Положении о командировках находят отражение следующие вопросы:

  • регламент и величина компенсации положенных выплат (суточные, аренда жилья, проездные расходы);
  • алгоритм взаимодействия сотрудника и работодателя в различных ситуациях;
  • перечень необходимых документов, предоставляемых после командировки;
  • описание индивидуальных правил поведения командированных работников;
  • прочие дополнительные нормативы, применение которых не ухудшает положение персонала в сравнении с принятыми законодательно.

Все дополнительные условия находят отражение:

  • в коллективном договоре;
  • в трудовом договоре конкретного сотрудника.

Оплата командировки в 2018 году

Общая схема

Ответ на вопрос «Как оплачивается командировка?» предоставляется в алгоритме действий, утвержденных законодательно.

Возникающая производственная необходимость командировки отображается в письменном решении работодателя по одной из форм:

  • приказ (унифицированная форма № Т-9 или Т-9а);
  • распоряжение.

Бланки форм можно скачать тут:

Бланк формы Т-9а

Бланк формы Т-9

С 2018 года отменено требование по заполнению командировочных удостоверений, служебных заданий, отчета о командировке и журнал учета командировок.

Факт нахождения сотрудника «по месту требования» в 2018 году подтверждают документы:

  • по оплате проезда до места назначения и обратно;
  • счет и кассовый чек за использование гостиничного номера
  • договор аренды и расписка в получении денежных средств за аренду временного жилья.

Возвратившись на постоянное место работы, сотрудник составляет служебную записку (свободной формы) с указанием фактического срока нахождения в пункте откомандирования, если поездка осуществлялась:

  • служебным транспортом;
  • личным транспортным средством;
  • транспортом, используемым по доверенности.

По окончании командировки сотрудник оформляет авансовый отчет, прилагая все подтверждающие документы (транспортные билеты, квитанции за жилье, путевой лист, документы на расход ГСМ, кассовые и товарные чеки на дополнительные затраты).

Размер суточных ограничивается количеством дней нахождения в командировке.

Авансовый отчет проходит проверку в экономической службе организации и утверждается руководителем.

Затем производится перерасчет ранее выданных авансовых средств и выводится конечный итог по отчету:

  • сотруднику выдается сумма, истраченная сверх полученной раннее;
  • работник возвращает в кассу предприятия остаток денежных средств.

За дни нахождения в пункте откомандирования сотруднику производится начисление оплаты труда по среднему заработку.

Основания для выплат

На основании приказа на командировку, в котором указываются следующие данные:

  • уставные реквизиты организации;
  • номер регистрации и дата документа;
  • индивидуальные данные сотрудника, направляемого в командировку;
  • цель производственного задания;
  • пункт командирования;
  • дата прибытия на место;
  • общий срок на выполнение поставленной задачи;
  • способ передвижения;
  • источник финансирования командировки.

Бухгалтерский отдел предприятия производит начисление авансовой суммы на предстоящую командировку. Работник получает причитающуюся ему сумму по расходному кассовому ордеру.

По возвращению сотрудник сдает все полученные чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы вместе с авансовым отчетом.

Основанием для дополнительных выплат будет служить перерасчет раннее полученных авансовых сумм с учетом представленных документов.

Оплата дней

Количество времени, необходимое для расчета суточных, определяется по приложенным к авансовому отчету документам.

Даты приезда и отъезда отражены в транспортных билетах, период проживания – в счете гостиницы.

Суточные оплачиваются за каждый день нахождения в командировке, т.е. за календарное количество дней.

Оплата по средней заработной плате производится на основании графика рабочего времени, заполненного принимающей стороной.

Расчет среднего заработка

Труд работника, направляемого в командировку, оплачивается на основании расчета среднего заработка.

Последовательность действий определяется нормативными актами:

  • Расчетным путем находится итоговая величина заработной платы, начисленной работнику за 12 месяцев, предшествовавшие периоду командировки.
  • Исключаются начисления, которые не могут входить в основную заработную плату (например, оплата за отпуск или расчет по больничному листу).
  • Определяется количество дней, фактически отработанных сотрудником, за последний год, исключая периоды болезни, отпуска, командировок и прочих неявок на постоянное место работы.
  • Делением величины итогового заработка за последние 12 месяцев на количество дней, отработанных в тот же период, находят размер средней заработной платы.

Учет рабочего времени

Сотрудник, прибывший на место командирования, подчиняется распорядку рабочего времени принимающей стороны.

По возвращению на постоянное место работы в экономические службы фирмы сдается табель учета рабочего времени, заполненный по месту командировки.

Следует учесть тот факт, что оплата на основании представленного табеля производится с учетом индивидуального графика сотрудника на основном месте работы.

Суточные

Командированный сотрудник за каждые сутки гарантировано получает фиксированные суммы, подпадающие под понятие «суточных».

В итог количества дней для расчета включаются:

  • все дни в пути для прибытия на место назначения и обратно;
  • каждый день нахождения по месту назначения, включая выходные и праздничные даты.

Размер суточных за один день законодательно установлен в размере 700 рублей на территории Российской Федерации и 2500 руб. — при заграничных командировках.

Предприятия имеют право выплачивать суточные сверх установленных норм, закрепив свои размеры доплат в локальных актах.
Командированный работник не должен отчитываться по использованным суточным.

Возмещение расходов

Расходы, совершенные в разумных пределах, согласно законодательству, и подтвержденные документально, подлежат денежной компенсации.

Однако зачастую субъективная потребность или производственная необходимость вынуждают командированного работника производить дополнительные расходы.

Совершенные по согласованию с руководством и закрепленные в Положении о командировках, данные затраты также принимаются администрацией посылающей организации к возмещению.

За время в пути

Согласно приложенным к авансовому отчету первичным документам (авиа-, ж/д- или авто-билеты) сотруднику оплачивается стоимость проезда.

При использовании служебного или личного транспорта путевые расходы возмещаются на основании предъявленного путевого листа и кассовых чеков АЗС.

Арбитражная практика свидетельствует, что экономически обоснованные затраты на услуги такси, правомочно включать в оплату проезда.

Питание

В перечне на возмещение командировочных расходов нет отдельной статьи на оплату питания. Эти затраты входят в состав группы «суточные».

Если в документах на оплату гостиничного номера отдельной строкой выделяется стоимость завтраков, то, принимая к оплате всю сумму за проживание, необходимо сделать корректировку расчета суточных на величину оплаты питания.

В Положении о командировках может быть оговорено условие, когда услуги питания принимаются к оплате без коррекции размера суточных.

В этом случае, стоимость завтрака:

  • исключается из расчета налога на прибыль;
  • учитывается для налогообложения НДФЛ и страховых взносов.

Проживание

Законодательно нет установленного лимита для оплаты компенсации найма жилого помещения, важным условием при этом служит экономическая выгода произведенных расходов.

В Положении о командировках имеет смысл отметить разрешенную «классность» гостиничных услуг, в зависимости от штатной должности командированного сотрудника.

Оплачиваются ли багаж и страховка?

Хотя страховой сбор, включенный в стоимость проездного билета, не относится к расходам на проезд, но, в то же время включается в налогообложение прибыли, а, значит, может быть принят к оплате.

Возмещение стоимости багажа носит чисто индивидуальный характер. Каждый конкретный случай необходимо рассматривать с точки зрения экономической выгоды и производственной необходимости.

Включение оплаты стоимости страхового сбор и багажа в перечень принимаемых расходов, утвержденных локальными актами, избавит от возможных проблем.

Нюансы

Командировка – понятие очень емкое и масштабное. И, как бы хорошо не разбирались в данном вопросе, всегда может возникнуть много сомнений.

Если среднего заработка нет (отработан неполный год)

Для расчета средней заработной платы за не полностью отработанный год за основу принимается другой расчетный период, равный фактическому времени работы на данном предприятии. Количество рабочих дней также рассчитывается за этот же временной отрезок.

Если дни выпали на выходные или праздники

Выполнение служебных обязанностей в выходные или праздничные дни оплачивается не менее, чем в 1,5-2 раза от оклада по штатному расписанию.

Следует иметь в виду, что оплата осуществляется только в том случае, если сотрудник действительно работал в эти дни.

Время в пути рабочим не считается и оплата за этот период не производится.

По нормативам, закрепленным в Положении о командировках, время в пути, выпавшее на выходной или праздничный день, может быть компенсировано предоставлением отгула с оплатой в 1-нарном размере.

Пример:

Инженер Петров В.П. (ООО «Вымпел» г.Москва) был направлен с 8 июня в командировку в филиал фирмы (г.Пермь) для монтажа технологического оборудования сроком на 10 дней. Установка и монтаж производились в срочном порядке, поэтому Петров В.П. работал в выходные и праздничные дни 11,12 и 13 июня. По возвращении в головной офис фирмы инженер написал заявление о предоставлении отгулов за отработанное в праздничные дни время.

Отгулы сотруднику были предоставлены. Оплата за работу в выходные и праздничные дни с 11 по 13 июня была произведена в одинарном размере.

Если командировка за счет принимающей стороны

Организации заключают соглашение в письменном виде, в котором фиксируется факт возмещения командировочных расходов принимающей стороной.

Далее этот же источник финансирования указывается и в приказе на служебную поездку.

Выплаты при сменном графике

Оплата труда по среднему заработку происходит за фактические смены явки, опираясь на график работы сотрудника по основному месту работы.

Рабочие смены, которые совпадают с основным графиком, оплачиваются по среднему заработку.

Дни работы в командировочный период, совпадающие по времени с выходными на постоянном месте работы рассчитываются по ставке выходного дня.

Пример:

Технолог Иващенко Р.И. (ООО «Рост» г. Пенза) был направлен в командировку с 6 июня для проверки работы филиала в г.Ноябрьск сроком на 9 дней. На основном месте работы технолог работал по сменному графику 2/2. 6 и 14 июня – время в пути. 12 июня Иващенко Р.И. не работал, так как у работников филиала был выходной день.

График работы по основному месту работы на время командировки Даты
Рабочие смены 6; 7; 10; 11; 14 июня
Выходные дни 8; 9; 12; 13 июня

За время работы 7, 10,11 июня Иващенко Р.И. было начислена заработная плата по среднему заработку.

Период выполнения трудовых обязанностей 8, 9 и 13 июня было оплачено в двойном размере, согласно Положению о командировках и письменного заявления работника.

Оплата по совместительству

Отправляясь в командировочную поездку, совместитель на другом месте работы оформляет административный отпуск без сохранения заработной платы.

Выплаты сдельщикам

При расчете оплаты командированным сотрудникам, числящимся на сдельной оплате труда, для определения суммы выплаты учитывается среднечасовой заработок.

Если нет подтверждающих документов

Командировка прошла успешно, сотрудник вернулся на основное место работы. При составлении авансового отчета обнаружилось, что многие подтверждающие документы пропали.

Что делать? Нужно попробовать восстановить.

Утеря подтверждающего документа Вариант замены
Проездные документы Справка из аэропорта, ж/д вокзала, содержащая информацию о приобретении билета
Счет на оплату гостиничного номера Справка из гостиницы
Нет подтверждения срока нахождения в командировочной поездке Справка (служебная записка) организации, принимающей работника

В случае невозможности документального подтверждения необходимой информации руководитель предприятия принимает решение принять расходы к учету.

Сумма неподтвержденных выплат компенсируется сотруднику. Но при расчете налога на прибыль уже не учитывается.

Кроме того, происходит начисление НДФЛ и страховых сборов.

Как оплатить без посадочного талона?

При утере транспортного документа необходимо составить письменный запрос в адрес авиаперевозчика о предоставлении справки, содержащей сведения, подтверждающие перелет.

Если справку получить не удается, расходы на проезд возмещаются сотруднику. Источником финансирования служит чистая прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия.

Налоговый учет и страховые взносы

Компенсация расходов по командировочной поездке в налоговом учете относится к прочим расходам. Главный критерий таких расходов – экономическое обоснование произведенных затрат.

Затраты, совершенные в пределах норм:

  • уменьшают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль;
  • не влияют на размер начислений НДФЛ и страховых сборов.

Бухгалтерский учет и проводки

Оплата служебных командировок отражается в бухгалтерском учете как расходы от обычных видов деятельности:

  • Дт 71 Кт 50 выдан аванс на командировочные расходы
  • Дт 20, 26, 44 Кт 71 списываются затраты по командировке.

Главными требованиями компенсации командировочных выплат являются документальное подтверждение совершенных расходов и экономическое обоснование необходимости признания.

kadriruem.ru

Как оплачивается командировка в 2018 году

Оплата командировочных регулируется Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, постановлениями Правительства (ключевое из них — постановление №749 от 13.10.2008), а также локальными нормативными актами. В локальных актах необходимо прописать вопросы оплаты, которые не регулируются законодательно. Например, какую гостиницу оплатить начальнику и рядовому сотруднику, какой выбирать класс в самолёте (эконом, бизнес), оплачивать ли питание, багаж, максимальный размер суточных и пр. И также вопросы оплаты командировочных можно прописать в коллективном трудовом договоре или индивидуальных трудовых соглашениях.

Оплата командировки по среднему заработку работника: порядок расчёта

В командировке сотруднику выплачивается зарплата — за те дни, когда он фактически работает. Однако размер зарплаты определяется не по окладу, а по среднему заработку за год. Чтобы рассчитать средний заработок, нужно общую сумму выплаты зарплаты за последний календарный год разделить на количество фактически отработанных дней. Отпускные, больничные и различные социальные выплаты не учитываются, как и не учитываются дни, когда работник отсутствовал, в том числе дни простоя. Если сотрудник ещё не проработал год, его средняя зарплата рассчитывается исходя из количества фактически отработанных дней и полученной за них зарплаты.

Пример расчёта среднего заработка при неполном годе работы

Лётчик-испытатель Л.А. Гаврюшин работает на предприятии «Скорость света» в Петропавловске-Камчатском с сентября по ноябрь, а 1 декабря ему предстоит поехать в командировку в Эдинбург. За время работы он один раз болел в течение пяти дней (в сентябре). В сентябре и октябре его зарплата составила 150 тыс. рублей, а в ноябре — 200 тыс. рублей. График работы 5/2. В сентябре был 21 рабочий день, из них фактически отработано 16 (меньше из-за болезни), поэтому за сентябрь Л.А. Гаврюшину начислена зарплата в размере 114,3 тыс. рублей (150*16/21). В октябре и ноябре было по 22 рабочих дня. В октябре лётчик-испытатель получил материальную помощь 20 тыс. рублей.

Средний заработок Л.А. Гаврюшина для расчёта командировочных составит (114300+150000+200000)/(16+22+22)=464300/60=7738 рублей. Именно такую зарплату лётчик-испытатель будет получать за каждый рабочий день в командировке. Обратите внимание, что материальная помощь 20 тыс. рублей в расчётах не учтена.

Видео: оплата труда в командировке

Когда возможна доплата к командировочным

В некоторых ситуациях сотрудник может получить доплату в командировке — обычно при существенной разнице между среднегодовым заработком и окладом.

Например, А.Н. Сидоров месяц назад был назначен заместителем начальника отдела, а до этого был рядовым специалистом. Получится, что при расчёте командировочных будет учитываться зарплата рядового сотрудника за 11 месяцев и зарплата замначальника за один месяц. При этом в командировке А.Н. Сидоров будет выполнять обязанности заместителя, а если руководствоваться нормативами, то зарплата его должна быть ниже — чуть больше, чем у рядового сотрудника. Это противоречит здравому смыслу, поэтому на предприятиях часто предусмотрены доплаты до текущего оклада.

Как оплачиваются ночные и сверхурочные часы работы в командировке

С согласия работника он может привлекаться к работе в ночное время и сверхурочно. За это ему положена компенсация: за первые 2 часа — в полуторном размере от оклада, за последующие часы — в двойном. Но также вместо компенсации сотрудник может получить дополнительный отдых.

Как оплачивается командировка в выходные и праздничные дни

Если в выходные и праздничные дни сотрудник работал, то, во-первых, на это необходимо его разрешение. Во-вторых, есть два вида компенсации работы в выходной:

  • двойная оплата труда (можно и больше);
  • стандартная оплата труда и отгул после возвращения из командировки.

Сотрудник вправе самостоятельно выбрать, что ему важнее — двойная зарплата или дополнительный выходной.

Пример расчёта зарплаты с учётом работы в выходные дни

Специалист по обслуживанию котельного оборудования П.С. Комиссаров, работающий на предприятии «Котёл Мастерс» в Санкт-Петербурге, отправлен в Москву в командировку на девять дней, из которых семь — рабочих. Так как задание в командировке было срочным, П.С. Комиссаров работал в выходные дни — 13 и 14 января. П.С. Комиссаров выбрал в качестве компенсации повышенную оплату труда. При среднем заработке 3 тыс. рублей в день ему выплачено по 3 тыс. рублей за 5 дней (15 тыс. рублей) и по 6 тыс. рублей за два выходных (ещё 12 тыс. рублей). Итого его зарплата в командировке составила 27 тыс. рублей (транспортные расходы и проживание оплачены дополнительно).

Видео: оплата командировки в выходной день

Оплата работы сдельщиков в командировке

При сдельной оплате труда зарплата рассчитывается исходя из средней оплаты на своём предприятии в час.

Пример оплаты сдельщикам

Токарь шестого разряда И.К. Комиссаржевский на основном месте работы вытачивает в среднем 4320 деталей в месяц. За каждую деталь он получает 10 рублей. За смену И.К. Комиссаржевский вытачивает 240 деталей. Смена длится шесть часов. Считаем производительность токаря в час: 240/6=40 деталей. За 40 деталей И.К. Комиссаржевский получает 400 рублей (40*10), это его заработок в час. Токарь направлен с симферопольского завода «Фиолент» на феодосийский завод «Море» на неделю, в которой пять рабочих дней. В командировке И.К. Комиссаржевский трудится по такому же графику — по шесть часов. Его зарплата за смену составит 400*6=2400 рублей. За пять рабочих смен токарь получит 2400*5=12 тыс. рублей.

Оплата при посменной работе

При работе по сменам на предприятии есть график для всех сотрудников. На него нужно опираться и при работе в командировке. Если сотрудник работает и в те дни, которые не прописаны в его графике, он получает за них оплату, как за выходной день — как минимум по двойному тарифу.

Пример расчёта оплаты

Повар горячего цеха В.В. Александров работает в пекарне «Вкусные булочки» по графику 2/2. В.В. Александров отправлен в командировку из Севастополя в Краснодар на 10 дней — с 1 по 10 августа. Его средний заработок — 1,5 тыс. рублей за смену.

Таблица: пример графика работы повара

Таким образом, за 1, 2, 5, 6, 9, 10 августа В.В. Александров получит зарплату по среднему заработку — 1,5 тыс. рублей, а за 3, 4, 7, 8 августа — в двойном размере (в соответствии с его письменным заявлением о готовности работать в выходной).

Зарплата В.В. Александрова в командировке составит = 6*1500+4*3000=9000+12000=21 тыс. рублей.

Оплата по совместительству

Если работник трудится на двух должностях, где одна основная, вторая — по совместительству, то ему сохраняется средний заработок на той работе, с которой его отправляют в командировку. На другом месте работы в таком случае оформляется отпуск без содержания. Если же в командировку отправляют обе организации, зарплата сохраняется в обеих организациях.

Какие расходы, связанные с командировкой, подлежат возмещению

К основным расходам командированного относятся:

  • проживание;
  • проезд до места командировки и обратно;
  • питание.

При этом обязательно возмещаются расходы на проезд и проживание, а питание обычно оплачивается из суточных и основной зарплаты.

Оплата проживания в командировке в 2018 году

Чаще всего командированные выбирают для проживания гостиницу — так удобнее и проще подтвердить расходы. Так как разброс цен в гостиницах очень существенный, обычно во внутреннем положении о командировках прописывается, гостиницу какого класса могут позволить себе руководитель, другие управленцы, рядовые сотрудники.

Можно в командировке проживать и на съёмной квартире, но чтобы подтвердить расходы, владелец квартиры должен вести бизнес легально, например, быть индивидуальным предпринимателем. В таком случае он сможет выдать подтверждающий документ.

Если у принимающей стороны есть собственное общежитие, обычно рядовых сотрудников размещают в нём.

В случае если у командированного возникла задержка в пути (например, отменены самолёты из-за плохой погоды, в связи с чем сотрудник не может выполнить пересадку и улететь), работодатель оплачивает ему проживание во время ожидания.

При размещении в гостинице оплачивается только проживание (выпить в баре или сходить в SPA за счёт работодателя не получится).

Когда сотрудник в командировке проживает у родственников или друзей, компенсация ему не положена.

Оплата проезда в командировку

Работодатель обязан компенсировать стоимость проезда до места командировки и обратно. Если место командировки находится далеко от основного, чаще всего это билеты на самолёт. Возможны и другие варианты поездки — на поезде, автобусе, такси, личном автомобиле.

Судебная практика показывает, что расходы на такси также включаются в оплату проезда. Но при этом учитывается их целесообразность (например, ночное отправление самолёта).

Как возмещаются расходы при поездке в командировку на личном транспорте

При поездке на личном автомобиле к месту командировки возмещаются расходы на бензин, ремонт, парковку. И также работодатель может заплатить компенсацию, размер которой определяет самостоятельно. Есть и другой вариант — оформить поездку на личном авто в командировку как аренду машины сотрудника для производственных нужд.

Оплата питания

Законодательно оплата питания сотрудников не предусмотрена, но работодатель может оплатить питание по собственной инициативе.

Часто в гостиницах завтрак входит в стоимость проживания. В таком случае можно скорректировать размер суточных на стоимость завтрака. Можно этого и не делать — в таком случае стоимость завтрака не учитывается при расчёте налога на прибыль и учитывается в страховых взносах и НДФЛ.

Суточные

Суточные выдаются командированным на сопутствующие нужды — чаще всего это питание. При этом отчитываться по суточным работник не обязан. Суточные платятся даже за дни в пути (а также вынужденной остановки в пути) и за праздничные и выходные дни, когда командированный не работает.

Размер суточных может быть любым, но есть суммы, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей — по России;
  • 2500 рублей — за границей.

Суточные могут быть и больше, но тогда с суммы, превышающей указанные, нужно взыскать подоходный налог.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за её пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/625f7f7ad302ab285fe87457521eb265c7dbee3c/

За дни отправления и прибытия суточные тоже выплачиваются в полном объёме — даже если сотрудник выехал в 23.59.

Пример расчёта суточных при заграничной поездке

Менеджер П.Л. Буханкин направлен в командировку из Москвы в минский филиал (Беларусь) для улучшения показателей по продажам обогревателей. Размер суточных на предприятии стандартный. П. Л. Буханкин вылетает из Москвы 25 марта в 23.00 и прибывает 26 марта в 01.30. 26–27 марта П. Л. Буханкин выполняет поставленные задачи в Минске, затем 27 марта в 16.00 улетает обратно в Москву. За 25 и 27 марта менеджеру будут выплачены суточные в размере 700 рублей, за 26 марта — по заграничному тарифу (2500 рублей). Размер суточных составит 700*2+2500=3900 рублей.

При однодневных поездках суточные не положены, хотя работодатель может выдать компенсацию по своему усмотрению.

Иные расходы

Все дополнительные расходы в командировке возмещаются исходя из их производственной необходимости. Например, если сотрудник решил в командировке потратить деньги на развлечения, то он оплачивает их из собственного кармана, а если ему в связи с характером работы нужно взять с собой внушительный багаж, его оплатит работодатель. В целом же компенсации подлежат любые дополнительные расходы, одобренные работодателем.

Так как страховка входит в стоимость проездных билетов, обычно работодатель её оплачивает. Если в связи со служебной необходимостью сотрудник вынужден пользоваться городским транспортом (метро, троллейбусы, маршрутки), обычно работодатель их возмещает. То же самое касается мобильной связи и интернета — оплачиваются при производственной необходимости.

Загранпаспорт и виза

В иностранной командировке работодатель обязан взять на себя расходы по оформлению визы, заграничного паспорта. Суточные за границей пересчитываются в валюту на дату начисления. Другие расходы в командировке возмещаются по курсу приобретения иностранной валюты. Если справки об обмене валют нет, то по курсу Банка России.

Если организация привлекает иностранца, который не является работником компании, это не считается командировкой, соответственно, сопутствующие расходы не возмещаются.

Оплата больничного

Когда командированный заболел, работодатель обязан оплатить ему пособие по временной нетрудоспособности, дополнительные расходы на проживание (если пришлось задержаться из-за болезни и лечение не проходит амбулаторно) и суточные.

Влияние командировочных на размер отпускных

Командировки не учитываются при расчёте размера отпускных — как по зарплате, так и по количеству дней.

Пример расчёта отпускных с учётом командировки

Старший инспектор П.Е. Криворучко за расчётный период (12 календарных месяцев) дважды был в командировке — с 10 по 24 мая и с 15 по 18 июня. Он хочет взять отпуск с 1 сентября, а значит, обе командировки попадут в расчётный период. Отпуск стандартной продолжительности — 28 дней. Зарплата П.Е. Криворучко за год без учёта командировочных составила 620 тыс. рублей. За прошедший год старший инспектор ни разу не болел. А также сотрудник получил командировочные по среднему заработку в размере 33,5 тыс. рублей.

Вычисляем расчётное количество дней в мае и августе, так как дни командировки выпали на эти месяцы (пятнадцать в мае и четыре в августе). Среднемесячное количество календарных дней составляет 29,3.

Расчётное количество дней в мае составит (29,3/31)*(31–15)=(29,3/31)*16=15,1 дня.

Вычисляем расчётное количество дней в августе (29,3/30)*(30–4)= (29,3/30)*26=25,4 дня.

Количество дней в расчётном периоде составит 10*29,3+15,1+25,1=334,5 дня.

И, наконец, считаем отпускные (620000/334,5)*28=1853,5*28=51898,4 рубля.

Как подтверждаются сроки командировки

При расчёте суточных срок командировки определяется исходя из дат на проездных документах. Фактически отработанные дни и часы фиксируются принимающей стороной.

Когда выплачивают командировочные

Деньги на проездные билеты, проживание, запланированные дополнительные траты и суточные выдаются перед командировкой (как минимум за день), а заработок в командировке — уже после, в соответствии с графиком выплат на предприятии. Для выдачи аванса составляется смета с примерными расходами. Выдаётся аванс наличностью или перечисляется за пластиковую карту (счёт) работника. Но бывает если командировка срочная, то аванс работнику не успевают выдать. В таком случае он вправе не ехать в командировку.

Подтверждение расходов в командировке

Все расходы в командировке, по которым предполагается возмещение, должны быть задокументированы. Это билеты на все виды транспорта, чеки с АЗС и т. п. Проживание в гостинице подтверждается счётом и чеком, в арендованной квартире — договором аренды и распиской в получении денег.

Электронные проездные документы подтверждаются:

  • для самолёта — бумажной квитанцией билета и посадочным талоном (или контрольным купоном);
  • для поезда — контрольным купоном.

Проезд в такси подтверждается кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчётности.

Командированный получает деньги на расходы до командировки, а после возвращения он в течение трёх рабочих дней подать авансовый отчёт, где описано, на что был израсходован аванс, и окончательный отчёт. Если есть неизрасходованные суммы, их нужно вернуть предприятию, а если был обоснованный перерасход, то его оплатит работодатель. Суточные при этом не включаются в отчёты.

Если документы утеряны

Некоторые документы можно восстановить. Например, можно запросить справку из аэропорта или гостиницы о стоимости билетов или проживания. Если восстановить документы нет возможности, руководитель организации сам принимает решение, оплачивать расходы или нет.

Налоговый и бухгалтерский учёт командировочных

Командировочные расходы в пределах установленных норм относятся к прочим и учитываются при расчёте налога на прибыль. При этом они не учитываются при исчислении страховых сборов и подоходного налога. Исключение для взимания НДФЛ — суточные с суммы более чем 700 рублей в пределах России (2500 рублей за границей) и расходы, не подтверждённые документально. Доплаты до оклада в командировке тоже можно учесть при расчёте налога на прибыль.

Страховые взносы с суточных взимаются с суммы свыше 700 и 2500 рублей (для России и заграницы соответственно).

Таблица: бухгалтерские проводки командировочных расходов

Видео: оформление командировки в программе 1С: «Зарплата и управление персоналом»

Оплата за счёт принимающей стороны

По согласованию с принимающей стороной она может взять на себя все командировочные расходы. Для подтверждения заключается соглашение (письменно). Этот аспект нужно прописать и в приказе о командировке.

Командировка за собственный счёт

Оплата проживания, проезда и суточных — это установленное законом требование, поэтому командировка за свой счёт — нарушение, которое грозит работодателю штрафом от 30 до 50 тыс. рублей. Иногда работодатели требуют от работника написать заявление о командировке за свой счёт, а расходы компенсируют постфактум. Однако в этом случае работодатель может не дать командировочные, поэтому сотрудник может на законных основаниях отказаться. Если же работодатель настаивает или уволил за отказ, необходимо обращаться в Инспекцию по труду и прокуратуру.

Судебная практика

По некоторым вопросам позиция ведомств и судебных органов различается.

НДФЛ с выплат в однодневной командировке

В министерстве финансов РФ считают, что с подтверждённых расходов в однодневной командировке не нужно взимать НДФЛ, но если расходы не подтверждены, НДФЛ берётся с разницы между выплатой и минимальным размером суточных (700 и 2500 рублей для России и заграницы соответственно). Эта позиция закреплена в письме минфина от 01.03.2013 № 03–04–07/6189. Высший арбитражный суд РФ занял другую позицию — суточные не облагаются НДФЛ, так как не являются экономической выгодой работника (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Проживание в арендованной квартире, не подтверждённое документами

Если нет договора аренды и расписки арендодателя, работодателю разрешено учесть проживание в командировке в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль в суммах, предусмотренных для суточных (700 рублей по стране и 2500 рублей за её пределами). Это зафиксировано в Постановлении арбитражного апелляционного суда №5 от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59–2701/2009, арбитражного апелляционного суда №14 от 02.06.2008 по делу № А05–4612/2007.

Оплата выходного в день отъезда в командировку

Верховный суд РФ отказал гражданину В.А. Марченко, который посчитал, что абзацы 1 и 3 пункта 8 Инструкции от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» ограничивают права сотрудников и противоречат Трудовому кодексу РФ. В суде выступали министерство финансов и министерство труда РФ, а также прокурор Генеральной прокуратуры. Суд признал претензии истца необоснованными (решение от 20.06.2002 № ГКПИ 2002–663). Согласно разъяснениям министерства труда, если день отправления в командировку выпадает на выходной, он оплачивается в двойном размере.

Командировка для сотрудника влечёт для него дополнительные расходы, которые работодатель обязан компенсировать. Обязательной компенсации подлежат проезд, проживание и суточные, в заграничных поездках — оформление загранпаспорта и визы. Другие расходы компенсируются по согласованию с работодателем и закрепляются в нормативных актах предприятия.

kadrovik.guru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector