Расходы в командировке

Расходы в командировке

Командировка – это выезд работника в другой населенный пункт для выполнения определенного служебного задания по поручению руководства. Как правильно оформить командировку? Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.

Оформление документов

Одним из важных моментов правильного оформления командировки – это заполнение необходимых командировочных документов. К ним относятся:

  • приказ на командировку Т-9, Т-9а — скачать образец заполнения можно здесь;
  • авансовый отчет АО-1;
  • командировочное удостоверение Т-10;
  • служебное задание Т-10а.

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

Первым делом нужно заполнить служебное задание, в котором необходимо отразить информацию о сотруднике, направляемом в поездку, о задачах, которые ему поставлены. Разработана унифицированная форма Т-10а, которой и стоит воспользоваться при оформлении служебного задания. Заполняет его, как правило, непосредственный руководитель командируемого сотрудника.


Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы. Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников. Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.

Также в обязательном порядке оформляются авансовый отчет по форме АО-1 и командировочное удостоверение Т-10. Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого. Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.

На период командировки за работником сохранятся средний заработок — как рассчитать оплату командировочных дней.


Продолжительность командировки

Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки. При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.

Учет расходов

К командировочным расходам относятся:

  • суточные;
  • оплата за проживание;
  • транспортные расходы;
  • прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.

Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

Суточные

Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.


Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать здесь, или в локальных актах организации.

В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ. Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб. Зачастую именно эти величины и используют организации для выплаты суточных своим работникам. О командировке за границу читайте в этой статье.

На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.

Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.

Проживание

Работник для проживания может снять номер в гостинице либо же снять квартиру. В любом случае свои расходы на проживания он должен подтвердить соответствующими документами.

Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек. Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание. Дополнительные расходы, произведенные работником в гостинице (сауна, бассейн, массаж, обслуживание номера, питание в ресторане и т.д.), в качестве затрат на проживание не принимаются.


Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья. Чем отличается договор аренды от договора найма?

Транспорт

Еще один вид расходов, которые стоит выделить отдельно – это транспортные расходы. В этот вид расходов включаются:

  • оплата проезда до места посадки для отбытия по месту назначения, это может быть заказ такси или общественный транспорт;
  • оплата проезда до места назначения и обратно (билет на автобус, поезд, самолет и т.д.);
  • оплата проезда в месте командировки.

Если командируемый для своего перемещения берет транспорт в аренду, то расходы в этом случае также учитываются в качестве расходов на командировку.

Документы, подтверждающие данный вид расходов – это проездные документы, билеты, договор аренды транспорта, а также иные документы, подтверждающие факт оплаты.

Бухгалтерский учет и проводки

В Плане счетов присутствует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который используется для учета всех расчетов с работником, направленным в командировку.


В дебет 71 счета заносятся выданные командируемому суммы, в кредит – командировочные расходы и возврат неистраченных сумм.

При отъезде на основании авансового отчета работник получает определенную сумму денег, получение денежных средств отражается проводкой Д71 К50.

При возвращении у работника может остаться какая-то сумма, в этом случае она возвращается в кассу предприятия, при этом заполняется приходный кассовый ордер и выполняется проводка Д50 К71.

Также возможна ситуация, что в командировке работник может потратить большую сумму, чем ему выдана, в этом случае работнику возмещается сумма, потраченная им сверх выданных денег, при этом заполняется расходный кассовый ордер, а в бухгалтерском учете отражается проводка Д71 К50.

Далее необходимо учесть произведенные работником командировочные расходы. Если по каким-либо расходам в подтверждающих документах выделен НДС, то он выделяется на отдельный счет и направляется к вычету (Д19 К71 и Д68 К19).

В зависимости от назначения командировки расходы списываются на соответствующие счета:

  • если командировка была связана с основным видом деятельности предприятия, то для производственного предприятия расходы списываются в производство: проводки Д20 (23, 25, 26, 29) К71, для торгового — в расходы на продажу Д44 К71;
  • если цель командировки – приобретение основных средств, то расходы списываются проводкой Д08 К71;
  • если цель командировки – приобретение МПЗ, то расходы списываются проводкой Д10 К71;
  • если командировка носит культурно-развлекательный характер, то расходы списываются в качестве внереализационных проводкой Д91/2 К71;
  • если командировка связана с бракованной продукцией, то расходы списываются Д28 К71.

Возможна ситуация, что работодатель покупает билет работнику самостоятельно и при отъезде в командировку выдает купленный билет работнику, в этом случае следует выполнить следующие проводки:

  • Д50/3 К76 – купленный билет приходуется в кассу на третий субсчет;
  • Д71 К50/3 – билет выдан работнику;
  • Д20, (23, 44, 91/2) К71 – списаны расходы на покупку билета.

Если какие-то расходы работника работодатель не принимает, то они могут быть возмещены путем внесением их работником в кассу предприятия (проводка Д50 К71) либо удержанием из его заработной платы (проводка Д70 К71).

buhland.ru

Основной перечень командировочных расходов в 2019 году

Расходы на проезд

Командировочные расходы на проезд до места командировки и на обратную дорогу:

  • учитываются в сумме, указанной в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности с платным сервисом).
  • учитывается полная цена билетов на проезд вместе со стоимостью проезда, сервисными сборами, платой за использование постельных принадлежностей и т. д.

Электронный пассажирский авиабилет подтверждают:

  • маршрутная квитанция электронного документа (авиабилета) на бумаге;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Электронный пассажирский ж/д билет подтверждает:

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) выписка из АСУ пассажирскими перевозками на ж/д транспорте).

Электронный билет может быть подтвержден:

  • сформированной автоматизированной информационной системой оформления авиаперевозок маршрутной квитанцией электронного документа (авиабилета) на бумаге, где указана цена перелета;
  • посадочным талоном, который подтверждает перелет сотрудника по маршруту, обозначенному в электронном авиабилете, и (или) электронным контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из АСУ пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученным по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения

Здесь речь идет о возмещении командировочных расходов, которые работник понес на оплату услуг отелей или гостиниц (исключение составляют расходы на посещение баров и ресторанов, услуги по обслуживанию в номерах, затраты на посещение рекреационно-оздоровительных объектов).

Суточные

Суточными называют дополнительные расходы на проживание вне постоянного места жительства. В законе нет ограничений по поводу размера такого рода затрат, однако их сумма может быть установлена внутренними актами компании. Суточные сотруднику выдают за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни пребывания в дороге, включая периоды вынужденных остановок в пути.

Чтобы суточные были признаны в командировочных расходах, необходимо подтвердить:


  • производственный характер командировки;
  • продолжительность пребывания сотрудника вне его постоянного места проживания на основании пункта 7 Положения о служебных командировках.

Для определения суточных используют:

  • проездные документы;
  • документы о найме жилого помещения в месте командирования, если сотрудник передвигался на личном транспорте и билетами он не располагает;
  • служебную записку, справку или иной документ принимающей стороны, подтверждающий время приезда и отъезда;
  • расчет суммы суточных (к примеру, справку бухгалтерии), факт получения сотрудником финансовых средств (расходный кассовый ордер). То есть работник должен не только получить командировочные расходы, но и подтвердить это.

Обратите внимание! Учет командировочных расходов, связанных с отправкой дистанционного сотрудника в служебную командировку, ведется по налогу на прибыль на общих основаниях, поскольку в главе 25 Налогового кодекса ничего не сказано о взаимосвязи со способом работы специалиста.

Иные расходы

Органы контроля ничего не имеют против того, чтобы в командировочные расходы включали следующие затраты (при условии, что их компенсацию предусматривает локальный нормативный акт предприятия, а также при наличии соответствующего распоряжения руководства):


  • возмещение командировочных расходов на оплату ВИП-зала аэропорта;
  • затраты на бронирование номера в гостинице, оплату заказа и возврата билетов;
  • расходы на аренду авто для начальника в период его пребывания в командировке;
  • затраты на проезд в такси к месту командировки и обратно, включая дорогу в аэропорт, на вокзал и непосредственно в месте пребывания. Стоимость услуг такси учитывается в командировочных лишь в том случае, если данные затраты оправданы с экономической точки зрения (к примеру, сотруднику нужно рано/поздно прибыть в аэропорт);
  • расходы на такси подтверждаются чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности, на котором указаны реквизиты, предусмотренные Постановлением Правительства от 14 февраля 2009 года № 112;
  • расходы на проезд в период пребывания в командировке на городском транспорте в пределах города/поселка или пункта иного вида. Отметим, в Положении о командировке организации компенсация таких затрат не предусмотрена. При этом органы контроля считают, что подобные издержки должны быть засчитаны как командировочные расходы. Поэтому в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте предприятия необходимо предусмотреть, что работодатель обязан компенсировать затраты сотрудника на передвижение на общественном транспорте, если оно связано с целями командировки;
  • сервисный (комиссионный) сбор предприятия-посредника, затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иной аналогичной документации.

Что не всегда возможно списать на командировочные расходы сотрудников

Некоторые затраты далеко не всегда можно отнести к командировочным расходам. Это касается следующих пунктов:

Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при покупке авиа и ж/д билетов, которые выступают в качестве приложений к этим билетам командированных сотрудников.

Если в локальном нормативном акте или коллективном договоре предусмотрена компенсация таких затрат, они могут быть отнесены к командировочным расходам. Как оформляются взносы на страхование (как отдельный страховой полис – приложение к ж/д или авиабилету или включаются в цену документа на проезд), не принципиально важно. Но стоит заметить, налоговая инспекция может не согласиться с таким методом учета затрат на добровольное страхование от несчастных случаев на авиа и ж/д транспорте, когда будете исчислять налоговую базу по налогу на прибыль.

Оплата ГСМ сотруднику, изъявившему желание поехать в командировку на личном авто.

Затраты сотрудника, связанные с дорогой до места командировки и в обратном направлении на личном авто (включающие в себя расходы на ГСМ), которые организации компенсируют для целей налогообложения, можно учесть лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства от 8 февраля 2002 года № 92.

Суточные, которые компания выплачивает сотруднику, отправившемуся в продолжительную командировку (свыше шести месяцев).

Если свое основное рабочее время сотрудник будет проводить в другой стране и там же выполнять свои служебные обязанности, предусмотренные трудовым договором, считается, что по факту он работает в другом государстве. Соответственно, такие сотрудники не признаются командированными.

При этом руководитель на свое усмотрение определяет период командировочной поездки, учитывая объем, сложность и иные особенности служебного задания. Максимального предела в данном случае не существует. То есть вне зависимости от срока командировки руководитель имеет право учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, обозначенную в локальном акте предприятия. Но мы не советуем идти на подобный риск.

Расходы на проживание работника на территории, куда компания отправила его в командировку, в арендованном жилье. При этом нет документального подтверждения таких трат.

Но есть судебная практика, разрешающая учет как альтернативу в расходах суммы 700 рублей (по России) или 2500 рублей (по командировкам за рубеж).

Затраты на покупку билетов к месту командировки и в обратном направлении, если даты этих документов и сроки деловой поездки разнятся.

Существуют пояснения органов контроля, а также благоприятные для налогоплательщика примеры из судебной практики. Но у налоговых органов есть право предъявить претензии и потребовать пояснений. Здесь многое будет определяться причиной и количеством дней несоответствия.

Компания обратилась к сотруднику-контрагенту, тот выполнил работы, после чего фирма возместила ему затраченные средства на проезд и другие командировочные расходы.

В письме Минфина России от 24 сентября 2015 года № 03-03-06/1/54684 четко сказано, что компания не может возмещать командировочные расходы физическим лицам, не состоящим в ее штате. Такие затраты не учитываются в расходах по налогу на прибыль, поскольку поездка привлеченного извне сотрудника – не командировка.

Нормы командировочных расходов на 2019 год

В Трудовом кодексе прописаны правила, в соответствии с которыми организации должны выплачивать своим сотрудникам средства на командировочные расходы. Эти нормы и любые изменения в них должен четко знать бухгалтер, чтобы правильно учитывать командировочные расходы. Любой работодатель обязан возмещать в определенном объеме своим подчиненным средства, предусмотренные для командировок законодательством.

При этом предприятие имеет право на выдачу суточных в той сумме, которую установит на свое усмотрение и отразит это в локальном нормативном акте, например в Положении о командировках (Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749).

Однако, невзирая на то что работодатели определяют сумму суточных на свое усмотрение, в 2018 году они должны соблюдать законодательно установленные лимиты. Такие ограничения необходимы, чтобы рассчитывать налог и взносы на страхование.

Компания не может удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы, размер которой не больше:

  • 700 рублей в сутки для командировок по России;
  • 2500 рублей в сутки для командировок за границу.

Как и когда производится оплата командировочных расходов

Если компания хочет направить сотрудника в командировку, то составляет соответствующий приказ.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

В документе прописывают, в течение какого времени сотрудник должен находиться в командировке, куда именно его отправляют и зачем. Также составляют сопутствующую документацию в виде служебного задания, где более детально указывают цели деловой поездки, стадии взаимодействия с потенциальными покупателями, партнерами или иными лицами.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

Итак, организация издает приказ и служебное задание. После этого работнику выдают авансовую сумму, которую он может тратить в период пребывания в деловой поездке. То есть фирма в любом случае обязана оплатить командировочные расходы своему сотруднику.

Когда выдают аванс на командировочные расходы – до или после деловой поездки?

Когда сотрудника направляют в командировку, ему выдают сумму, предназначенную для оплаты проезда, аренды временного жилья и иных затрат на проживание (суточные). Окончательно с работником рассчитываются, когда он возвращается из деловой поездки. Сотрудник составляет авансовый отчет – командировочные расходы в данном документе он перечисляет в полном объеме.

Если аванс, выданный до деловой поездки, не компенсирует все командировочные расходы, компания выплачивает сотруднику оставшиеся средства. Однако делает это она лишь после того, как начальник предприятия или иное уполномоченное лицо утверждает авансовый отчет. Такая схема обусловлена тем, что некоторые затраты не всегда связаны с целями компании и являются коммерчески нецелесообразными. Допустим, работник, пребывая в деловой поездке, посетил бар и отдохнул там на приличную сумму, после чего сопроводил свой авансовый отчет чеком из данного заведения. Начальник вправе счесть эти расходы нецелесообразными с экономической точки зрения. Соответственно, их работнику не компенсируют.

Как выдавать командировочные расходы – из кассы компании или переводить сотруднику на банковскую карту?

И первый, и второй вариант приемлем.

При выплате средств из кассы компания делает отметку, что это командировочные расходы. Вдобавок расходно-кассовый ордер сопровождается заявлением сотрудника с просьбой о выдаче ему денежных средств. Это правило вступило в силу в 2012 году.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов есть в Интернете, и вы всегда можете с ним ознакомиться.

Если эти деньги компания переводит на личную карту работника, то указывает, что это средства на деловую поездку или суточные – всё зависит от формулировки цели в командировочном удостоверении.

Как дальше оформляется выплата командировочных расходов

После того как выдача денег на командировочные расходы завершена и все необходимые документы оформлены, компания вручает сотруднику командировочное удостоверение. Затем кадровый отдел, бухгалтерия или секретарь организации ставит штемпель с датой, местом выезда в командировку. Там же расписывается лицо, подтверждающее, что сотрудник отправился в поездку от своего предприятия.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

Число, которым заполняют графы по убытию на оборотной стороне командировочного удостоверения – это дата, когда работник доставлен в место назначения. После того как он приехал в требуемое место, бухгалтер, секретарь или иное лицо, у которого есть штемпель предприятия, проставляет отметку о прибытии.

Случается так, что специалист отправляется в один населенный пункт, но чтобы решить те или иные рабочие задачи, посещает и другие места. В подобных ситуациях в командировочном удостоверении (на обратной стороне) обозначают все пункты, в которых побывал человек, откуда он уезжает. Это необходимо для того, чтобы командировочные расходы в конечном итоге можно было без проблем обосновать.

Заключительная стадия заполнения обратной стороны наступает по возвращении сотрудника к себе на предприятие. Кадровая служба делает отметку о том, что он прибыл в компанию. Это финальный этап заполнения обратной стороны удостоверения.

Отметим, что у сотрудника есть три рабочих дня по возвращении из деловой поездки на предоставление авансового отчета обо всех понесенных затратах.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

Авансовым отчетом называют документ, к которому подшивают всю первичную документацию, подтверждающую командировочные затраты.

В титульный лист вписывают:

  • Ф. И. О. сотрудника,
  • подразделение,
  • дату авансового отчета.

На обратной стороне отчета сотрудник обозначает:

  • названия всей первичной документации или наименования затрат,
  • сумму, указанную в документации,
  • общую сумму командировочных расходов,
  • и расписывается в отчете.

Работник заполняет обратную сторону и передает отчет бухгалтерской службе. Ее специалист в нижней части документа заполняет корешок, прописывая в нем следующую информацию: кем предоставлен и кем принят отчет, а также номер. Корешок с этими данными отрывают и передают работнику как подтверждение сдачи авансового отчета.

Как рассчитать командировочные расходы и суточные в 2018 году

Расчет суточных в командировочных расходах производится следующим образом: сумму дневных затрат умножают на число дней деловой поездки, учитывая дорогу.

Приведем пример: ООО «Успех» направляет сотрудника в корпоративную поездку на самолете в период с 03.04.2017 по 05.04.2017. Можно ошибочно предположить, что командировка длится три дня. Но это неверно, так как в ходе расчета суточных следует учитывать и время на дорогу.

Время в пути

Числовое выражение времени в пути

Время вылета

0 ч 15 мин. 03.04.2017

Время прилета обратно

23 ч. 45 мин. 05.04.2017

Дорога до аэропорта*

2 часа

Важно! В соответствии с требованием налоговой инспекции необходимо считать время до вокзала или аэропорта от места, где сотрудник работает, а не оттуда, где он живет. Даже если ясно, что человек направляется в командировку из дома.

Как ведется расчет? Если учесть путь до аэропорта и регистрацию на рейс, сотрудник уедет с места работы 2 апреля 2017 года примерно в 21:00. Такая же ситуация с приездом. Если ко времени прибытия прибавить выдачу багажа, паспортный контроль и путь из аэропорта, то вернется сотрудник не раньше 1 ч. 30 мин. 6 апреля 2017 года. Соответственно, нужно выдать работнику командировочные расходы – суточные, сумма которых будет рассчитана со 2 по 6 апреля 2017 года. В общей сложности это пять календарных дней. То есть предприятие выдаст ему суточные за пять дней.

Как рассчитать командировочные расходы за границу

Ранее уже было сказано, что сумма командировочных расходов в день для зарубежной командировки равна 2500 рублям. Однако здесь следует уточнить важный момент. Если исчисление и выплата суточных ведется в иностранной валюте, какой ее курс следует брать за основу, определяя рублевый эквивалент выданных суточных при проверке? Ведь компания должна проконтролировать, не превысила ли сумма командировочных расходов установленный предел в 2500 рублей.

Так как в соответствии с общим правилом подпункта 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса период получения дохода для исчисления налога – это дата фактической выплаты денег, необходимо выполнять перерасчет суточных в рубли по тому курсу, который действовал на день выдачи командировочных, а не на момент утверждения авансового отчета.

Предположим, сотрудник ООО «Гарант» отправился в корпоративную поездку 16 мая 2017 года. В начале своей командировки ему необходимо встретиться с деловыми партнерами в Чехии (Прага), а потом в Австрии (Вена). Кадровая служба издала приказ о командировке (форма Т-9). Командировочное удостоверение оформлено не было.

  • 16 мая 2017 года командированный сотрудник прибыл самолетом в Чехию, что подтверждает отметка в его загранпаспорте.
  • 17 мая 2017 года сотрудник приехал в Австрию.
  • 19 мая 2017 года сотрудник вернулся в Россию, что также подтверждает отметка в его загранпаспорте.

В соответствии с коллективным договором размер командировочных расходов в сутки в компании составляет:

  • 700 рублей для корпоративных поездок по РФ;
  • 66 долларов в рублях по курсу ЦБ РФ для деловых поездок в Австрию;
  • 60 долларов в рублях по курсу ЦБ РФ для деловых поездок в Чехию.

Сумма начисленных компанией суточных командированному сотруднику составит:

  • за 16 мая 2017 года (день прибытия в Чехию) – 60 долларов;
  • за 17 мая 2017 года (день прибытия в Австрию) – 66 долларов;
  • за 18 мая 2017 года (день пребывания в Австрии) – 66 долларов;
  • за 19 мая 2017 года (день прибытия в РФ) – 700 рублей.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

Допустим, компания выдала сотруднику аванс на командировочные расходы по России в рублях (вместе с суточными в сумме 700 рублей за последний день командировки), а на долларовые командировочные расходы, включая суточные, в сумме 192 доллара. Аванс сотрудник получил 16 мая 2018 года.

Допустим, курс ЦБ РФ на 16 мая 2018 года был равен 27,95 рублям. Соответственно, сумма выданных суточных в рублях составила (для начисления налога):

192 доллара * 27,95 рублей = 5366,40 рублей.

При этом размер суточных за каждый день нахождения в Чехии равен:

60 долларов * 27,95 рублей = 1677 рублей.

А сумма суточных за каждый день нахождения в Австрии составила:

66 долларов * 27,95 рублей = 1844,70 рубля.

Приведем еще один пример: предприятие «Мечта» направило своего работника в корпоративную поездку в Латвию. Командировка началась и окончилась 4 мая 2017 года.

Согласно положению о командировках – локальному нормативному акту, принятому в компании, – сумма суточных для корпоративных поездок за границу равна 2500 рублям.

Как вести налоговый и бухгалтерский учет командировочных расходов + проводки

Налоговый учет командировочных расходов

Чтобы командировочные расходы работников можно было учесть при определении базы для налогообложения по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы минус расходы», они должны быть финансово обоснованы и подтверждаться определенными документами (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса). Необходимо, чтобы подтверждали командировочные расходы документы, в числе которых может быть кадровая документация, которой оформлена корпоративная поездка, бумаги по учету рабочего времени и оплате трудовой деятельности, справки бухгалтерии (по расчету суточных), документация, подтверждающая командировочные расходы сотрудника в период выполнения задания за пределами своего города. Экономически целесообразными затраты признают, если корпоративная поездка связана с деятельностью, цель которой – получить доход. Это, в свою очередь, должно быть подтверждено соответствующим приказом.

Для расчета налога на прибыль и при УСН («доходы минус расходы») командировочные расходы налогоплательщика учитываются по следующей схеме.

В составе затрат на оплату трудовой деятельности (подпункт 6 пункт 1 статья 346.16, статья 255 Налогового кодекса) – оплата по средней заработной плате в период корпоративной поездки, а также оплата выходных в командировке.

В составе иных затрат, связанных с производством и реализацией (подпункт 13 пункт 1 статья 346.16 Налогового кодекса, подпункт 12 пункт 1 статья 264 Налогового кодекса). Речь идет о таких командировочных расходах, как:

  • суточные (в полном объеме, установленном в локальном нормативном акте);
  • затраты на дорогу сотрудника к месту командировки и в обратном направлении до постоянного места работы;
  • наем жилья на время командировки, затраты на дополнительные услуги, предоставляемые отелями (исключение составляют расходы на посещение кафе, баров, ресторанов, оплата обслуживания в номерах и посещения рекреационно-оздоровительных объектов, то есть экономически нецелесообразные расходы);
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иной аналогичной документации;
  • расходы на оплату консульских, аэродромных сборов, сборов на право въезда, прохода, транзита автотранспорта и транспорта иного рода, использование морских каналов, других подобных сооружений, а также затраты на погашение иных платежей и сборов.

Перечисленные командировочные расходы принимают к налоговому учету для расчета налога на прибыль на день утверждения авансового отчета работника, а при упрощенной системе налогообложения:

  • на дату, когда утверждается авансовый отчет, если командировочные расходы компания компенсировала, выдав сотруднику аванс;
  • на день выдачи сотруднику компенсации, если работник оплатил командировочные расходы самостоятельно, из своих денег. Компания возмещает эти расходы ему после того, как утверждает авансовый отчет.

Бухгалтерский учет командировочных расходов 

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 (08, 20, 25, 23, 44) – в зависимости от цели командировки и характера деятельности организации

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Командировочные расходы приняты к учету на дату утверждения авансового отчета (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

50 (51)

Выплачен аванс (возмещен перерасход по авансовому отчету) работнику на командировочные расходы

26 (08, 20, 25, 23, 44)

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Начислена работнику оплата дней, проведенных в командировке

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

50 (51)

Выплачена заработная плата работнику

www.gd.ru

Командировочные документы

  1. Приказ на командировку — направление сотрудника в командировку оформляется данным приказом, существуют унифицированные бланки: форма Т9 для одного сотрудника, форма Т9а для группы сотрудников. Скачать эти формы можно здесь, там же вы найдете образец заполнения приказа на командировку.
  2. Авансовый отчет АО-1 — данный документ сдается работником по приезду из командировки и содержит информацию о потраченных им суммах (командировочных расходов) с подтверждающими факт затраты документами. Предъявить авансовый отчет работник обязан в течении 3-х дней с момента возвращения. Скачать бланк АО-1 можно в статье: Образец заполнения авансового отчета АО-1.
  3. Командировочное удостоверение — сдается также при возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом, данным документом работник подтверждает факт нахождения по месту назначения, он содержит подписи и печати организаций, в которых работник побывал. Удостоверение имеет унифицированную форму Т-10, скачать его можно здесь.

Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Авансовый отчет является обязательным документом при оформлении командировки, к нему прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении авансового отчета затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.

Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке — это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.

Учет командировочных расходов

Порядок оформления командировки регламентируется ТК РФ, НК РФ, также действуют другие подзаконные акты и документы, в частности, Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки.

Работодатель возмещает работнику расходы, произведенные им в процессе выполнения порученного ему задания, к этим расходам относятся, так называемые, суточные (фиксированная величина денежных средств в сутки, которые выплачиваются в связи с проживанием вне постоянного места жительства и компенсируют дополнительные расходы, связанные с командировкой), а также все прочие расходы, произведенные работником и подтвержденные соответствующими документами (оплата проживания, транспортные расходы и прочие расходы, разрешенные работодателем). Об этом гласит ст.168 ТК РФ.

Порядок и размер возмещения командировочных расходов регулируется либо коллективным договором, либо другим локальным нормативным актом.

При направлении сотрудника в командировку ему выдается авансом определенная сумма денег, при возвращении сотрудник предоставляет авансовый отчет о реально потраченных суммах с подтверждающими документами, остаток аванса сдается в кассу, если же была потрачена сумма свыше выданного аванса, то сотруднику доплачиваются денежные средства, потраченные сверх выданного аванса.

Принять к учету командировочные затраты можно только при наличии подтверждающих документов.

Суточные: в качестве подтверждающего документа выступает командировочное удостоверение. Фактический размер суточных, которые организация будет выплачивать, определяется локальными актами организации или коллективным договором, их минимальная и максимальная величина не ограничена и устанавливается организацией самостоятельно. Суточные НДФЛ не облагаются в пределах допустимых норм. Допустимые нормы — 700 руб. в сутки для командировок по России и 2500 руб. в сутки для командировок за границу. Если организация своим внутренним локальным актом устанавливает суточные свыше указанных предельных величин, то величина свыше 700 и 2500 руб. облагается НДФЛ.

Стоит отметить, что в п.11 Положения об особенностях направления в командировку оговорено, что если сотрудник по какой-либо причине имеет возможность каждый день возвращаться в место своего жительства, то суточные ему не выплачиваются.

Командировочные расходы на транспорт: сюда включаются оплата проезда на общественном транспорте и такси до места посадки для отбытия в командировку, непосредственно сам проезд до назначенного места и обратно, и расходы на общественный транспорт в месте командировки. Также минфином предусмотрена возможность учитывать в качестве затрат на командировку и аренду транспорта для перемещения до места командировки, в месте командировки и обратно. Подтверждающими документами здесь выступают билеты, проездные документы, в случае аренды транспорта — договор аренды и документы, подтверждающие факт оплаты наличными или безналичными.

Командировочные расходы на проживание: если оплата гостиницы происходит безналичными, то в качестве подтверждающих документов выступает акт, счет-фактура, гостиничный чек, если наличными, то гостиничный чек и фискальный чек. В случае, если номер бронируется заранее, и эта услуга платная, то стоимость брони также включается в командировочные расходы. Дополнительные же услуги гостиницы, связанные с обслуживанием номера, питанием в ресторане, оздоровительными процедурами, которыми воспользовался командируемый, в качестве затрат на командировку не учитываются (сауна, спортзал, бассейн, обслуживание номера, услуги носильщика и прочее).

Если же для проживания снимается жилое помещение, квартира, то подтверждающим документом может выступить составленный договор аренды, в котором оговорена стоимость всех услуг по проживанию, а также все документы, подтверждающие оплату.

Проводки по учету командировочных расходов можно посмотреть в этой статье.

Налоговый учет командировочных расходов

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при расчете налога на прибыль.

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

  • транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения);
  • суточные;
  • оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита и другие аналогичные сборы.

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Командировочные расходы и НДС

Для того, чтобы направить НДС к вычету, нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.

online-buhuchet.ru

Суточные командировочные расходы: виды особенности

Практически все организации при необходимости направляют своих работников в командировки. При этом компания гарантирует своему сотруднику – сохранение его основного места работы, должность занимаемую им, средний заработок и возмещение всех затрат, имевших место во время поездки. Согласно ТК РФ ст. 168 подобные траты – командировочные расходы.

Командировочные расходы в полном объеме возмещаются организацией. Затраты на поездку по служебным нуждам включают:

  • Суточные – расходы на основные личные потребности (поиск жилья, питание).
  • Проездные – возмещение затрат на проезд (но только не такси), оформление билетов, постельные принадлежности во время поездки.
  • Наем – аренда помещения для проживания, бронирование.
  • Другие затраты – разговоры по телефону по служебной необходимости, интернет, телеграфные, банковские и почтовые услуги.

Перечисленные расходы отражены в коллективном соглашении компании, предприятия. Данный договор используется при льготном налогообложении (доходы минус затраты).

В коллективное соглашение не рекомендуется вносить следующие данные:

  • питание;
  • услуги, предоставляемые на платной основе, при отеле, по месту проживания сотрудника;
  • пользование услугами других фирм, указанных в соглашении.

Перечисленные в локальном документе командировочные расходы подтверждаются работниками документально.

Нормы расхода топлива

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 (08, 20, 25, 23, 44) – в зависимости от цели командировки и характера деятельности организации

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Командировочные расходы приняты к учету на дату утверждения авансового отчета (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

50 (51)

Выплачен аванс (возмещен перерасход по авансовому отчету) работнику на командировочные расходы

26 (08, 20, 25, 23, 44)

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Начислена работнику оплата дней, проведенных в командировке

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

50 (51)

Выплачена заработная плата работнику

www.gd.ru

Командировочные документы

  1. Приказ на командировку — направление сотрудника в командировку оформляется данным приказом, существуют унифицированные бланки: форма Т9 для одного сотрудника, форма Т9а для группы сотрудников. Скачать эти формы можно здесь, там же вы найдете образец заполнения приказа на командировку.
  2. Авансовый отчет АО-1 — данный документ сдается работником по приезду из командировки и содержит информацию о потраченных им суммах (командировочных расходов) с подтверждающими факт затраты документами. Предъявить авансовый отчет работник обязан в течении 3-х дней с момента возвращения. Скачать бланк АО-1 можно в статье: Образец заполнения авансового отчета АО-1.
  3. Командировочное удостоверение — сдается также при возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом, данным документом работник подтверждает факт нахождения по месту назначения, он содержит подписи и печати организаций, в которых работник побывал. Удостоверение имеет унифицированную форму Т-10, скачать его можно здесь.

Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Авансовый отчет является обязательным документом при оформлении командировки, к нему прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении авансового отчета затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.

Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке — это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.

Учет командировочных расходов

Порядок оформления командировки регламентируется ТК РФ, НК РФ, также действуют другие подзаконные акты и документы, в частности, Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки.

Работодатель возмещает работнику расходы, произведенные им в процессе выполнения порученного ему задания, к этим расходам относятся, так называемые, суточные (фиксированная величина денежных средств в сутки, которые выплачиваются в связи с проживанием вне постоянного места жительства и компенсируют дополнительные расходы, связанные с командировкой), а также все прочие расходы, произведенные работником и подтвержденные соответствующими документами (оплата проживания, транспортные расходы и прочие расходы, разрешенные работодателем). Об этом гласит ст.168 ТК РФ.

Порядок и размер возмещения командировочных расходов регулируется либо коллективным договором, либо другим локальным нормативным актом.

При направлении сотрудника в командировку ему выдается авансом определенная сумма денег, при возвращении сотрудник предоставляет авансовый отчет о реально потраченных суммах с подтверждающими документами, остаток аванса сдается в кассу, если же была потрачена сумма свыше выданного аванса, то сотруднику доплачиваются денежные средства, потраченные сверх выданного аванса.

Принять к учету командировочные затраты можно только при наличии подтверждающих документов.

Суточные: в качестве подтверждающего документа выступает командировочное удостоверение. Фактический размер суточных, которые организация будет выплачивать, определяется локальными актами организации или коллективным договором, их минимальная и максимальная величина не ограничена и устанавливается организацией самостоятельно. Суточные НДФЛ не облагаются в пределах допустимых норм. Допустимые нормы — 700 руб. в сутки для командировок по России и 2500 руб. в сутки для командировок за границу. Если организация своим внутренним локальным актом устанавливает суточные свыше указанных предельных величин, то величина свыше 700 и 2500 руб. облагается НДФЛ.

Стоит отметить, что в п.11 Положения об особенностях направления в командировку оговорено, что если сотрудник по какой-либо причине имеет возможность каждый день возвращаться в место своего жительства, то суточные ему не выплачиваются.

Командировочные расходы на транспорт: сюда включаются оплата проезда на общественном транспорте и такси до места посадки для отбытия в командировку, непосредственно сам проезд до назначенного места и обратно, и расходы на общественный транспорт в месте командировки. Также минфином предусмотрена возможность учитывать в качестве затрат на командировку и аренду транспорта для перемещения до места командировки, в месте командировки и обратно. Подтверждающими документами здесь выступают билеты, проездные документы, в случае аренды транспорта — договор аренды и документы, подтверждающие факт оплаты наличными или безналичными.

Командировочные расходы на проживание: если оплата гостиницы происходит безналичными, то в качестве подтверждающих документов выступает акт, счет-фактура, гостиничный чек, если наличными, то гостиничный чек и фискальный чек. В случае, если номер бронируется заранее, и эта услуга платная, то стоимость брони также включается в командировочные расходы. Дополнительные же услуги гостиницы, связанные с обслуживанием номера, питанием в ресторане, оздоровительными процедурами, которыми воспользовался командируемый, в качестве затрат на командировку не учитываются (сауна, спортзал, бассейн, обслуживание номера, услуги носильщика и прочее).

Если же для проживания снимается жилое помещение, квартира, то подтверждающим документом может выступить составленный договор аренды, в котором оговорена стоимость всех услуг по проживанию, а также все документы, подтверждающие оплату.

Проводки по учету командировочных расходов можно посмотреть в этой статье.

Налоговый учет командировочных расходов

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при расчете налога на прибыль.

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

  • транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения);
  • суточные;
  • оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита и другие аналогичные сборы.

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Командировочные расходы и НДС

Для того, чтобы направить НДС к вычету, нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.

online-buhuchet.ru

Суточные командировочные расходы: виды особенности

Практически все организации при необходимости направляют своих работников в командировки. При этом компания гарантирует своему сотруднику – сохранение его основного места работы, должность занимаемую им, средний заработок и возмещение всех затрат, имевших место во время поездки. Согласно ТК РФ ст. 168 подобные траты – командировочные расходы.

Командировочные расходы в полном объеме возмещаются организацией. Затраты на поездку по служебным нуждам включают:

  • Суточные – расходы на основные личные потребности (поиск жилья, питание).
  • Проездные – возмещение затрат на проезд (но только не такси), оформление билетов, постельные принадлежности во время поездки.
  • Наем – аренда помещения для проживания, бронирование.
  • Другие затраты – разговоры по телефону по служебной необходимости, интернет, телеграфные, банковские и почтовые услуги.

Перечисленные расходы отражены в коллективном соглашении компании, предприятия. Данный договор используется при льготном налогообложении (доходы минус затраты).

В коллективное соглашение не рекомендуется вносить следующие данные:

  • питание;
  • услуги, предоставляемые на платной основе, при отеле, по месту проживания сотрудника;
  • пользование услугами других фирм, указанных в соглашении.

Перечисленные в локальном документе командировочные расходы подтверждаются работниками документально.

Нормы расхода топливаКакими были нормы топлива в 2016 году? Об этом читайте в нашей статье.

Здесь вы узнаете, как правильно составить заявление на возмещение расходов.

Чтобы правильно заполнить расходный кассовый ордер, изучите нашу статью.

Командировочная отчетность: обязательная документация

Оплата поездок по служебной необходимости осуществляется на основании определенного комплекта бумаг.

До отправки сотрудника в поездку предприятие оформляет:

  • служебный план;
  • приказ на организацию служебной поездки;
  • командировочный лист с отметкой о времени отбывания сотрудника.

По окончанию поездки, работник предоставляет в бухгалтерию организации на протяжении 3-х дней следующую отчетность:

  • chto-vxodit-v-sutochnye-komandirovochnye-rasxody-1Документ, подтверждающий факт командировки с надлежащими отметками о прибытии, отъезде и о дате возвращения к своим повседневным обязанностям, по месту основной работы. Помимо этого прикладывается список расходов, понесенных за время поездки, причитающихся к выплате сотруднику или удержанию (при остатке аванса).
  • Чеки, подтверждающие затраты (счета, квитанции, билеты на общественный транспорт), прикрепленные на лист А4.
  • Документ, подтверждающий выполнение поставленных задач во время служебной поездки, подписанный руководителем.

Для подтверждения расходов во время командировки необходимо предоставить определенный перечень документов, чтобы при превышении выданного аванса сотруднику компании были возмещены его затраты, предусмотренные коллективным договором.

Командировочные расходы в бухгалтерии

chto-vxodit-v-sutochnye-komandirovochnye-rasxody-2При исчислении суммы подлежащей к выплате для начала определяются с основным показателем – продолжительностью нахождения работника в поездке. При этом время начала командировки – сутки отправления к месту назначения (с учетом поездки до станции, вокзала либо аэропорта). Соответственно, окончание поездки – день, когда работник приступил к основной работе.
С учетом продолжительности командировки, определяется количество суток, которые сотрудник должен был отработать за данный период времени на постоянном месте.

Согласно ТК РФ командировочные оплачиваются с учетом средней зарплаты, которая рассчитывается исходя из официальной оплаты труда за предшествующий год, которая может оказаться ниже фактического материального вознаграждения.

Предприятие по закону вправе восстановить утраченную сумму заработной платы, основываясь на внутренних бумагах компании, коллективном договоре. То есть сотруднику гарантируется обязательный средний заработок, а доплата осуществляется на основании локальных актов организации. Зачастую работодатели выплачивают максимально возможные командировочные, ведь ущемлять права командируемого не вправе никто.

Оплата выходных: суточные

Если сотрудник во время командировки в праздничные, выходные дни отдыхает, тогда средняя оплата труда за ним не сохраняется. Если ему на основании приказа приходится выполнять свои служебные обязанности, тогда ему положено возмещение в 2-х кратном размере либо однократном, но с дополнительным отгулом. Время нахождения в дороге также оплачивается в двойном размере.

Затраты подтвержденные документально на проживание, проезд возвращаются полностью, если чеков нет – возмещаются по нормальной либо номинальной стоимости. Также оплачиваются дополнительные траты, связанные с выполнением поставленных перед работником задач. Возмещение расходов подобного типа не относится к доходам, поэтому налогообложению не подлежат.

Личные затраты, представленные в отдельных счетах оплачиваются из суточных. Предприятие может по собственной инициативе возместить работнику такие расходы, но только при условии удержания НДФЛ.
Оплата командировочных затрат, за исключением ситуаций, предусмотренных законодательством, не облагаются пенсионными отчислениями, ЕСН. Работодатель может вычесть данную сумму из налогооблагаемых доходов.

Загранкомандировка: расчет и оформление

Каждое предприятия размер суточных устанавливает самостоятельно, госучреждения на основании нормативных актов. Норма – 2 500 рублей применяют только для снижения налогообложения. Превышение этой планки влечет увеличение налога на доходы физлиц для сотрудника, и невозможности снизить базу по налогу на доходы для компании.

Для точного определения периодов используется отметки в загранпаспорте. При этом сутки отъезда за границу относятся к нормам суточных, предусмотренных для иностранных поездок, а в день приезда – действуют российские нормы. Если при переезде за границу не проставляются отметки в загранпаспорте, то используется информация их проездных билетов. Если сотрудник за одни сутки посещает несколько стран, применяется официальная норма суточных для поездок в пункт назначения.

Отдельно учитываются командировки с продолжительностью не более 24-х часов, при которых день отъезда и въезда идентичны. При наличии подобных обстоятельств используется 1/2 установленной суточной нормы для иностранных государств.

Не следует забывать и про разницу в курсе при определении суточных для соблюдения установленного норматива. Так как ЦБ России при учете движений в валюте иностранной страны регламентирует устанавливать ее рублевый эквивалент на момент выдачи средств и время предоставления авансовой отчетности. На момент выплат пересчитанная сумма должна быть ниже 2 500 рублей, а при приезде и предоставлении необходимых бумаг – ее превышать.

Дополнительно предприятие возмещает сотруднику такие затраты, как:

  • оформление визы, заграничного паспорта;
  • оформление страховки при выезде за границу;
  • переговоры по телефону;
  • комиссии за получение денег по чекам, обмен валюты;
  • перевоз багажа в пределах 30 кг;
  • другие согласованные с вышестоящим руководством затраты.

При возвращении из командировки на протяжении 10 дней необходимо представить подробный отчет, к которому должны прилагаться следующие документы: чеки, копии страниц загранпаспорта с отметками таможни, точный отчет. Остаток подотчетных материальных средств возвращаются в кассу организации или перерасход выданного аванса возмещается работнику.

Командировочные суточные расходы устанавливаются предприятием самостоятельно. Но в целях снижения налогообложения не могут превышать 700 рублей при местных поездках и 2 500 рублей при выездах за рубеж. Для возмещения выплат предоставляется финансовая отчетность, на основании которой сотруднику возмещаются средства, затраченные на служебные цели.

vesbiz.ru

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

  • выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
  • оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
  • оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
  • перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
  • компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:

  • служебное задание;
  • приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
  • командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:

  • командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
  • авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
  • документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
  • отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.

Расчет командировочных

При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.

Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.

Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.

Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).

Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.

Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.

Загранкомандировка

Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).

Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.

Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.

Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:

  • оформление загранпаспорта и визы;
  • страхование выезжающих за рубеж;
  • телефонные переговоры;
  • комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
  • провоз багажа не более 30 кг;
  • прочие согласованные с руководством расходы.

Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:

  • документы по расходам;
  • копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
  • подробный отчет о командировке.

Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.

https://youtu.be/3RvKCg7mSn0

moyafirma.com


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector