Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Ведение бухучета на фирмах, предприятиях, торговых точках осуществляется с оформлением документации различной направленности и характера – платежных ведомостей, счетов по оплате, зарплатных ведомостей, расходных и приходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации

Оформление такой документации согласно существующему порядку требует занесения их в особую форму учета – журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Данная процедура значительно упрощает контроль документооборота компании, кроме того позволяет вычислять конечный сальдо за любой необходимый период.

Форма

Форма журналаЖурнал регистрации таких документов имеет унифицированную форму, которая ранее являлась обязательной для всех видов собственности и ее соблюдение строго контролировалось.


На данный момент она является лишь рекомендованной к использованию, поскольку содержит в себе все необходимые сведения, которые полностью отражают суть вносимых в нее документов.

Такая принятая форма имеет кодировку №КО-3 (ОКУД 031003) и была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №88.

Даже в том случае, если принятая внутренними порядками форма журнала учета будет несколько отличаться от общепринятой, в основном состоять она будет из двух частей:

  1. Первая часть (отображается в левой части). В ней отражаются основная информация и характеристика кассовых ордеров, по которым осуществился приход – постановка на учет денежных средств;
  2. Вторая часть (отражается справа). В ней фиксируют сведения о кассовых ордерах, отвечающих за расход и снятие с учета денежных средств с баланса фирмы или организации.

Все подобные документы заносятся в журнал учета в соответствии с присвоенными порядковыми номерами, датами оформления, суммами, которые проводятся по учету, а также с примечаниями, которые отражают тип и суть производимых на основании их операций.

Касаемо собственной формы такого журнала, которую каждое предприятие или организация может разработать самостоятельно, можно отметить:

  1. Законодательством установлена возможность разработки собственной формы учета приходных и расходных кассовых ордеров. Конкретно, на допустимость такого действия указывает часть 5 статьи 10 ФЗ «О бухгалтерском учете».

  2. К разработке собственной формы допускаются не все должности, которые имеют доступ к ПКО и РКО фирмы – право на ее составление имеют главный бухгалтер организации либо лицо, которое отдельным приказом или должностными обязанностями уполномочено вести бухучет.
  3. Утверждать вид собственного журнала имеет право исключительно руководитель предприятия.
  4. Составление собственной формы журнала учета ПКО и РКО имеет смысл только в том случае, если конкретной организации необходимо отражать более подробные детали и характеристики производимых операций, чем предполагает типовая форма. В остальных случаях наиболее оптимальным решением будет все-таки использование общепринятой формы.

Другая документация

В форму журнала регистрации документов вносятся как основные бумаги предприятия, так и другие, дополнительные, которые также отражают списание или постановку на учет денежных средств:

  1. Другая документацияПриходные кассовые ордеры. Данная бумага является основанием и подтверждением поступления валютных средств на баланс фирмы. Создается он в единственном экземпляре. Если какое-то лицо, индивидуальный предприниматель или ООО сдает средства в кассу, то на руки выдается лишь отрывная квитанция. Основными случаями создания ПКО является выручка от ведения предпринимательской деятельности – получение выручки от продажи товаров или оказания любых законных видов услуг.

  2. Расходно-кассовый ордер – бумага, подтверждающая списание материальных ценностей в денежном выражении с баланса организации или предприятия. Его оформление отличается тем, что у большинства фирм право подписи, т.е. ее утверждения, имеет ограниченный перечень должностей – руководитель подразделения и главбух. Составляется подобный документ тогда, когда происходит выдача валютных средств из кассы организации или отдельного подразделения.
  3. Ведомость на получение работниками (по основному договору и дополнительным) зарплаты – подобный документ отражает расходы фирмы или предприятия, связанные с отчислениями на оплату труда оформленным в ней сотрудникам.
  4. Счета по оплате – бумаги, которые являются основанием для выдачи денег из кассы.
  5. Заявления, в которых отражаются просьбы и основания для выдачи средств организации, написанные сотрудниками предприятия.
  6. Другие ведомости на оплату причитающихся расходов, связанных с деятельностью организации.

Особенности составления

Журнал регистрации имеет такие особенности своего оформления и составления:

  1. Заведение подобного способа учета осуществляется на промежуток времени, определенный внутренними порядками или уставом организации.

  2. Все страницы документа обязательно нумеруются, прошиваются и на бумажной пломбе, которая клеится на прошивочную нитку, ставится печать организации. Также отдельным порядком может быть предусмотрено наличие на ней подписей руководителей структурных подразделений (начальника отдела, управляющего, старшего по званию).
  3. В том случае, если заполнение документа осуществляется вручную, то допускается использовать для этого шариковую ручку или чернил синего цвета.
  4. Титульный лист журнала должен содержать в себе такую информацию: название документа, наименование учреждения или структурного подразделения организации, учет документации которой ведется в данном журнале, дата начала занесения сведений и дата окончания при его закрытии, фамилия, имя и отчество, а также должность сотрудника, который ответственен за ведение журнала.
  5. Основная часть документа содержит в себе одинаковые листы, состоящие из основной таблицы. Таблица содержит в себе информацию, касающуюся реквизитов и основных показателей расходных и приходных кассовых ордеров.

Особенности составления журнала

Информация о них заносится в определенные строчки и столбики журнала и состоит из таких пунктов:


  1. Дата составление ПКО. Отдельно стоит отметить, что само составление и проведение должны совпадать с фактическим временем оприходования средств.
  2. Номер ведомости, который носит индивидуальный характер и присваивается обычно по порядковой нумерации подобных документов компании.
  3. Величина денежных средств, которая зафиксирована в ПКО и была внесена в кассу предприятия или фирмы.
  4. Часть, отведенная под примечания, в которой отражаются особенности, сопровождающие составление документа – указание лица, от которого была получена определенная сумма средств, другая причина, по которой происходит их оприходование, источник, из которого пришли средства, другие данные.
  5. Дата, на которую был составлен РКО. При его занесении ответственное лицо обязательно должно учитывать факт, что непроведенные операции не могут отражаться в таком журнале. Некоторые материально ответственные лица практикуют оформление таких документов «наперед», но такие действия чреваты необходимостью возврата денег назад, если они не были использованы. Занесение же РКО в журнал потом придется устранять, а такое действие категорически запрещается.
  6. Номер документа по внутренней порядковой нумерации расходных документов. Зачастую каждый новый календарный год обнуляется расчет таких ордеров, и нумерация начинается с первого.
  7. Сумма, которая была выдана из кассы на определенные нужды. Это может быть произведение оплаты поставщикам, инкассация денежных средств, другие расходы. Не допускается никаких округлений – величина, указанная в РКО должна в точности совпадать с цифрой, которая будет фиксироваться в журнале.
  8. Отдельные комментарии, которые сопровождают расходный документ и указывают причину, по которой он создан, кому выданы средства и, возможно, характер их использования.

Применение журналаПри заполнении журнала обязательно нужно учитывать требование соблюдения сквозной нумерации документов по приходу и расходу средств.

К примеру, если указан РКО за номером 48, то следующим за ним должен обязательно идти 49. Таким образом осуществляется дополнительный контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета и составления документов, подтверждающих движение средств фирмы.

При заполнении не допускается совершение любых ошибочных действий. Естественно, если заполнение журнала не производится автоматически при помощи учетной программы, то, в связи с человеческим фактором могут возникать ситуации ошибочного внесения данных.

Что же делать в таком случае? Если ответственное за заполнение лицо замечает ошибку, ее необходимо сразу исправить и поставить дату уточнения, а также свою подпись. В некоторых организациях требуется также отразить слово «исправлено».

Применение

Применение книги регистрации кассовых документов производится в следующих целях:


  1. Необходимость отдельной фиксации документооборота для усиления контроля и ведения учета.
  2. Усиление мер безопасности в организации. Данное обстоятельство связано с подделкой документов для незаконного получения денежных средств обманным путем. В таком случае любой ордер или ведомость, не внесенные в журнал регистрации или с задвоенными номерами, не смогут стать основанием для выдачи денежных средств.
  3. Возможность осуществления дополнительной сверки зарегистрированных операций в журнале со всеми проведенными документами по учету и выявление ошибок, если они будут.
  4. Регулирование финансовых операций организации со стороны контролирующих органов РФ.
  5. Осуществление контроля за соблюдением требований по лимиту кассы – предельному значению денежных средств, которое может находиться на конечный период в кассе организации.

Оконченный журнал (заполненный полностью) подлежит хранению в архиве организации в течение срока, установленного для подобного вида документов – пять лет. В случае необходимости проверки контролирующие органы имеют право изъять его для ознакомления с движением денежных средств фирмы, выявлением неточностей и определения законности операций.

В том случае, если в учете движения денег были замечены любые нарушения по ведению кассовой дисциплины, ответственным лицам это может грозить наложением штрафа в размере от 4 тыс. рублей для МОЛ и до 50 тыс. рублей для фирм и организаций.

Заполнение ПКО и РКО представлено в данном видео.


znaybiz.ru

Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.

По учету кассовых операций предприятию необходимо вести журнал регистрации кассовых документов (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров) и кассовую книгу (отчет кассира).

Журнал регистрации кассовых документов
Составление журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится с помощью отчета Журнал кассовых документов. Путь: Банк и касса — Отчеты —Журнал кассовых документов (КО-3). (Рис. 1)

Ris1
Рис. 1

Для составления рабочих листов журнала, на которых указывается перечень приходных и расходных кассовых ордеров необходимо выбрать рабочий период, организацию к которой относятся кассовые документы, поставить указатель «Раздел журнала» в положение «Страницы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Форма страницы Журнала кассовых докумнтов представлена на рис. 2.


Ris2
Рис. 2 Журнал регистрации кассовых документов

В случае ведения кассовых операций в автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых документов можно составлять один раз за прошедший год, но возможно его ведение поквартально или помесячно. Журнал регистрации кассовых документов предназначен для регистрации проведенных предприятием кассовых операций и подтвержденных первичными кассовыми документами (приходным и расходным кассовыми ордерами). Для оформления Журнала регистрации кассовых документов в печатном виде необходимо распечатать все листы журнала, на которых указан перечень приходных и расходных кассовых ордеров, а также распечатать первый (заглавный) лист Журнала. Для печати заглавного листа необходимо указатель «Раздел журнала» поставить в режим «Обложка». (Рис.3).
Вывод журнала и обложки на печать производится по кнопке «Печать».
Ris3
Рис. 3

Кассовая книга
Главным отчетным документом по учету кассовых операций на предприятии является кассовая книга. Кассовая книга — это отчет кассира, который составляется в конце каждого кассового дня в двух экземплярах.
ин экземпляр с подшитыми к нему первичными кассовыми документами – приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями к ним передается главному бухгалтеру, а второй (с подписью главного бухгалтера) остается у кассира. Собранные за год отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Кассовую книгу можно составить как из журнала «Кассовые документы» так и используя режим: Банк и касса — Отчеты — Кассовая книга (КО-4). Рассмотрим создание отчета кассира — Кассовой книги из журнала «Кассовые документы» (Рис.4)

Ris4
Рис. 4

Кассовая книга имеет следующий вид. (Рис. 5)
Ris5
Рис. 5

Кассовая книга распечатывается за каждый день, в которых осуществлялось движение по кассе. Но для собственных нужд предприятие может формировать Кассовую книгу и за любой другой период. Указание периода осуществляется в разделе «Период». На печать выводится сразу два экземпляра кассовой книги (один экземпляр для бухгалтерии, второй остается у кассира). Перед печатью данного листа кассовой книги можно воспользоваться командой «Показать настройки» (Рис. 6)

Ris6
Рис. 6

В этой форме настроек можно отредактировать данные кассира, бухгалтера, задать программе вывести на печать обложку, завершающий лист кассовой книги и вывести на печать основания кассовых ордеров. Возврат к листу кассовой книги осуществляется путем выбора кнопки «Скрыть настройки» или «Сформировать».
Перед архивированием кассовую книгу необходимо правильно оформить. Для этого выводится на печать обложка Кассовой книги и завершающий лист (где указывается сколько листов имеющихся в книге подлежит прошивке) (Рис.7).

Ris7
Рис. 7

5cplucom.com

Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:

  • приходных кассовых ордеров;
  • расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и т.п.

Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.

Структура журнала регистрации кассовых документов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов - образец

Скачать журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Он состоит из обложки и собственно журнала.

Обложка журнала содержит такие сведения, как:

  • наименование организации и ее структурного подразделения, код по ОКПО;
  • период, за который ведется журнал;
  • должность и ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

Далее идет таблица, в графах которой отражаются:

  • номер и дата приходного или расходного документа;
  • сумма, на которую составлен документ;
  • примечание, то есть запись о содержании хозяйственной операции.

nalog-nalog.ru

Кто занимается заполнением журнала регистрации

Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации. Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор. Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).

Правила ведения журнала подразумевают внесение точных записей в поля, заполнение которых обязательно.

Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.

Существует понятие кассового лимита для любого предприятия. Размер его определяет Центробанк — он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.

Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.

Приходный и расходный кассовый ордер: понятие и функции документа

Посредством оформления приходного кассового ордера фиксируется информация о поступивших в кассу деньгах. Каждый новый ордер сначала заносится в журнал кассовых документов (форма № КО-3), а потом передается кассиру. После того как документ составили и зарегистрировали, должна быть проставлена подпись главного бухгалтера либо уполномоченного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов.

Далее ПКО получает кассир, который просматривает верность составления документа, наличие необходимых приложений, а также подлинность подписи уполномоченного лица. В случае выявления ошибки или неточности кассир должен отправить на доработку полученный документ.

Если же соблюдены все правила оформления, последний принимает наличную сумму, а также проставляет свою подпись и инициалы с фамилией. Делать это положено как на самом ордере, так и на прилагающейся к нему квитанции. Кассир обязан проставить на квитанции дату внесения в кассу наличных средств и заверительную печать своей подписи, крайняя часть которой должна «заходить за края» приходного ордера.

Далее по факту поступления денежных средств в кассу кассир должен оторвать заполненную квитанцию и передать лицу, внёсшему в эту кассу наличные. А приходный ордер удерживается в кассе.

Расходный кассовый ордер представляет собой кассовый документ, на основании которого происходит выдача наличных. Этим занимается также отдел бухгалтерии. Оформляется РКО на унифицированном бланке, форма № КО-2. Данный бланк заполняется бухгалтером либо другим уполномоченным лицом.

Составленный по всем правилам РКО также регистрируют в журнале по форме № КО-3. Подписывает данный кассовый документ бухгалтер / уполномоченное лицо, а также руководитель организации. Если на документах, которые прилагаются к расходному ордеру, проставлена резолюция руководителя, дающая разрешение на проведение денежной операции, тогда подпись последнего не требуется.

Далее расходный ордер переходит к кассиру, который проводит анализ правильности составления РКО. После проверки соответствующие графы заполняет лицо, получающее наличные средства и сам кассир.

РКО никогда не подлежит передаче. Он находится в кассе.

Порядок заполнения книги РКО и ПКО

Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).

Журнал ведётся определенный период, указанный в уставе компании. Каждая страница должна быть прошита, пронумерована, а также содержать печать.

Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.

Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:

  1. Конкретное название документа.
  2. Название организации.
  3. Код по общему классификатору (ОКПО).
  4. Период начала и окончания заполнения.
  5. Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.

Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа — о расходах.

Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.

Еще одно важное правило — соблюдение точного нумерованного порядка кассовых документов. Если некий приходный или расходный ордер становится ничтожным, от него следует избавиться. Остальные по порядку ордера необходимо перенумеровать.

Штрафы, предусмотренные административным законодательством за неграмотное ведение регистрации кассовых ордеров, помарки и ошибки, довольно серьёзные. Следует с большей ответственностью подходить к такому важному моменту, как заполнение журнала регистрации.

идея-малого-бизнеса.рф

Роль журнала

Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).

Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».

Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться максимально допустимого лимита наличных денежных средств).

Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов должны быть:

  • все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
  • информация о расчетно-платежных ведомостях, сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
  • счета на оплату;
  • заявления на получение денежных средств и т.п.

Можно ли обходиться без журнала регистрации

По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае налоговой проверки ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).

Кто должен вести журнал

Функция по ведению журнала обычно лежит на материально-ответственном лице — специалисте бухгалтерского отдела, в качестве которого может выступать либо рядовой бухгалтер, либо кассир предприятия. Контроль же за правильность оформления и ведения с определенной периодичностью должен осуществлять главный бухгалтер.

Как часто надо менять журнал

Точных сроков по периоду ведения журнала закон не устанавливает, поэтому они определяются внутренними нормативными актами компании в зависимости от ее потребностей.

Довольно часто это бывает какой-либо налоговый период: квартал, полугодие или год.

Можно ли допускать в журнале ошибки

Никакие ошибки и исправления в журнале допускать крайне нежелательно. Но если какая-то неточность все же закралась в документ, следует аккуратно зачеркнуть неверные сведения, написать сверху правильные и поставить рядом подпись ответственного лица и дату исправления.

Правила по составлению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

На сегодняшний день существует несколько способов ведения журнала, поскольку единого унифицированного его образца, обязательного к применению нет. Предприятия могут вести документ в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике компании или же использовать ранее общеприменимую форму.
При этом журнал должен содержать ряд обязательных сведений:

  • наименование предприятия и структурного подразделения, собственностью которого является документ;
  • код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
  • год или иной период, за который он ведется;
  • персональные данные сотрудника, имеющего прямое отношение к его заполнению: его должность, ФИО.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Часть 1

Основная информация оформляется в виде таблицы, в которую в хронологическом порядке вносятся данные обо всех кассовых документах: с левой стороны о приходных, с правой стороны о расходных. По каждому из них в соответствующие ячейки вписываются:

  • дата,
  • номер (по внутреннему документообороту компании),
  • сумма, которая по нему проходит,
  • примечание.

Все строки обязательны к заполнению, в том числе примечание – оно дает разъяснение к той или иной платежной бумаге.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Часть 2

Правила оформления журнала

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.

В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

assistentus.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector