Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Журнал регистрации расходной и приходной документации и правила оформления

Приходные и расходные кассовые чеки, расчетно-платежные ведомости, различные заявления на предоставление наличных денежных средств регистрируются сотрудниками бухгалтерии в соответствующей книге. Кассовые ордера, сформированные на расчетно-платежных ведомостях на предоставление заработной платы и других, аналогичных платежей, фиксируются в журнале после их выдачи.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Средства, внесенные на счет компании через кассу, регистрируются при помощи кассовых приходных ордеров (ПКО). А выданные сотрудником бухгалтерии, соответственно расходными чеками (РКО). Вместо последних документов могут быть предоставлены счета на оплату, платежные ведомости или заявления на предоставление наличных денежных средств.

Все документы имеют свой идентификационный номер, содержащийся в классификаторе общероссийской документации:

  • 0310001 – приходные бумаги;
  • 0310002 – расходные документы;
  • 0301011 – платежные ордера;
  • 0301009 – расходно-платежные документы.

Каждая бумага кассового учета содержит основные данные:

  • наименование, а также юридический адрес предприятия;
  • тип операции;
  • участники сделки;
  • время и дату операции;
  • номер расходного ордера;
  • сумму прописью, а также цифрами;
  • инициалы, подпись уполномоченного сотрудника организации.

Кассовая отчетность составляется в бухгалтерии, работником предприятия, назначенным приказом директора. После чего она передается кассовому сотруднику для совершения расходной или приходной операции. Перед выдачей денежных средств, кассир должен удостовериться в правильности составления ведомости и в подлинности подписи основного распорядителя (руководителя, главного бухгалтера и т.п.).

При передаче наличности сотруднику бухгалтерии, корешок ордера должен быть подписан и отдан лицу, внесшему сумму, а сам ПКО, заверенный подпись данного лица, остаться у кассового работника. РКО удостоверяется подписью человека, которому были выданы на руки средства, и визируется печатью «Оплачено», в противном случае доказать факт произведенной выплаты будет просто невозможно.

По окончанию рабочего дня, основываясь на расходных и приходных документах, определяется остаток наличности в кассе предприятия, по следующей формуле:

Пересчитанные средства должны совпадать с суммой, отраженной в документах до копейки, но некоторые организации допускают небольшую погрешность, зафиксированную уставом. Исправления не допустимы, при наличии ошибок ордер уничтожается и составляется заново.

Основное назначение книги учета


Расходные и приходные ордера, на основании которых осуществляется выдача, а также внесение наличных денег в кассу предприятия, необходимо зафиксировать в отдельной книге, именуемой журналом регистрации ПКО и РКО документов.

zhurnal-registracii-prixodnyx-i-rasxodnyx-kassovyx-dokumentov-1Данная форма книги должна быть у каждой организации, осуществляющей наличные операции. Все выбывающие, а также поступающие средств на предприятие должны быть проведены через приходно-расходные ведомости, которые в свою очередь сотрудник бухгалтерии регистрирует в специальном журнале. Сюда относятся кассовые приходные чеки, расходные документы, платежные ордера и т.д.

Контроль приходной и расходной документации – обязательное условие для осуществления финансово-хозяйственной деятельности фирмы. Все операции с наличными средствами, проводит ответственное лицо или главбух. РКО или ПКО распечатываются на устройстве или заполняются от руки. В расходной документации отражаются данные удостоверения личности получателя материальных средств. На ведомостях по заработной плате допускается проставлять только один номер РКО.

Как правильно оформить журнал?

Законодательство предъявляет основные требования к составлению РКО и ПКО, среди которых стоит выделить:


  • к ведомости в обязательном порядке прилагается первичная бумага, выступающая основанием для его формирования;
  • исправления, различные ошибки не допустимы;
  • каждому виду ведомостей присваивается сквозная нумерация с начала отчетного года;
  • все ордера должны быть без исключения зарегистрированы в книге учета;
  • ведомости действительны только в день их формирования.

При наличных платежах между юридическими лицами не стоит забывать о максимально допустимом размере договора, который допускает законодательство РФ. В 2016 году по одному соглашению сумма ограничивалась пределами 100 тыс. рублей (возможно, сейчас она несколько выше). При несоблюдении этого правила предприятию может грозить штраф.

Как правильно заполнить книгу учета?

zhurnal-registracii-prixodnyx-i-rasxodnyx-kassovyx-dokumentov-3Каждый документ начинается с титульного листа. Журнал КО-3 должен содержать следующие данные:

  • название предприятия;
  • код по ОКПО;
  • конкретное подразделение, если в книге осуществляется регистрация расходных, приходных ордеров только определенной структуры компании;
  • год – журнал открывается в начале отчетного года и действует до его окончания, поэтому дата актов не указывается;
  • уполномоченное лицо, ответственное за ведение книги – инициалы, занимаемая должность.

Сам журнал регистрации ПКО и соответственно РКО состоит из однотипных листов, а также основной таблицы, в которую заносятся все исходящие и входящие кассовые ордера на протяжении всего года. На каждой странице представлено 8 подразделов: первые 4 предназначены для регистрации приходных документов, другие – для учета других актов.

Каждая строчка используется для учета одной ведомости, и включает следующие пункты:

  • первый – дата формирования приходного ордера;
  • второй – индивидуальный номер ведомости;
  • третий – сумма наличных средств, отраженных в документе;
  • четвертый «примечание» – здесь можно указать от кого именно была получена данная сумма и за что;
  • пятый – дата составления расходного ордера;
  • шестой – порядковый номер с начала года;
  • седьмой – сумма, выданная из кассы предприятия;
  • восьмой «комментарии» – характер операции.

В журнале учета отражаются все необходимые сведения относительно ордеров, актов, подтверждающих движение материальных средств, что дает возможность свободно отслеживать расходы и прибыль компании за различные промежутки их финансово-хозяйственной деятельности, а также контролировать оборот документов.


Кассовая книгаПрочтите нашу статью, в которой рассказываетя обо всех нюансах ведения касссовой книги.

Здесь вы сможете изучить инструкцию кассира, права и обязанности специалиста.

Чтобы правильно составить акт ТМЦ, внимательно прочтите эту статью и следуйте приведенным в ней советам.

Основные правила хранения и заполнения журнала — штрафные санкции

Чаще всего книгу учета ведет работник бухгалтерии организации, иногда кассовый сотрудник. Но в любой ситуации это исполнитель, который назначается письменным приказом генерального директора компании к исполнению определенных обязанностей. С данным сотрудником также заключается соглашение материальной ответственности.

Относительно периода хранения, регистрационный журнал – типовой управленческий документ, поэтому находится в архиве организации на протяжении пяти лет (после окончания конечной даты ведения книги). На основании ФЗ от 2011 года №402 предприятие обязано создать надлежащие условие для хранения отчетности компании, чтобы предоставить ее контролирующим органам по любому их требованию.

При возникновении возможных спорных ситуаций и разбирательств в суде, подобные бумаги хранятся на предприятии до закрытия дела или выяснения определенных обстоятельств. Нарушителям, допустившим нарушения в учете денежных операций и кассовой дисциплины, грозит ответственность:

  • сотрудникам компании – 4 000 – 5 000 рублей;
  • компаниям, а также всем предпринимателям – 40 000 – 50 000 рублей.

Чтобы избежать возможных проблем и ответственности относительно осуществления кассовых операций с наличными средствами, необходимо четко соблюдать все инструкции ведения журнала учета приходных, расходных документов.

vesbiz.ru

Форма журнала

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88. Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.


Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:

  1. Для приходных ордеров.
  2. Для расходных ордеров.

Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.

Заполнение кассового журнала: образец

На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:


Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:

  • номер ордера и дата его составления;
  • сумма расхода или прихода;
  • примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.

Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.

Онлайн-кассы

На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Ответственность


Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.


Унифицированная форма журнала (заполненная)

ppt.ru

Роль журнала

Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).

Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».

Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться максимально допустимого лимита наличных денежных средств).

Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов должны быть:


  • все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
  • информация о расчетно-платежных ведомостях, сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
  • счета на оплату;
  • заявления на получение денежных средств и т.п.

Можно ли обходиться без журнала регистрации

По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае налоговой проверки ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).

Кто должен вести журнал

Функция по ведению журнала обычно лежит на материально-ответственном лице — специалисте бухгалтерского отдела, в качестве которого может выступать либо рядовой бухгалтер, либо кассир предприятия. Контроль же за правильность оформления и ведения с определенной периодичностью должен осуществлять главный бухгалтер.

Как часто надо менять журнал

Точных сроков по периоду ведения журнала закон не устанавливает, поэтому они определяются внутренними нормативными актами компании в зависимости от ее потребностей.

Довольно часто это бывает какой-либо налоговый период: квартал, полугодие или год.

Можно ли допускать в журнале ошибки

Никакие ошибки и исправления в журнале допускать крайне нежелательно. Но если какая-то неточность все же закралась в документ, следует аккуратно зачеркнуть неверные сведения, написать сверху правильные и поставить рядом подпись ответственного лица и дату исправления.

Правила по составлению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

На сегодняшний день существует несколько способов ведения журнала, поскольку единого унифицированного его образца, обязательного к применению нет. Предприятия могут вести документ в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике компании или же использовать ранее общеприменимую форму.
При этом журнал должен содержать ряд обязательных сведений:

  • наименование предприятия и структурного подразделения, собственностью которого является документ;
  • код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
  • год или иной период, за который он ведется;
  • персональные данные сотрудника, имеющего прямое отношение к его заполнению: его должность, ФИО.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Часть 1

Основная информация оформляется в виде таблицы, в которую в хронологическом порядке вносятся данные обо всех кассовых документах: с левой стороны о приходных, с правой стороны о расходных. По каждому из них в соответствующие ячейки вписываются:

  • дата,
  • номер (по внутреннему документообороту компании),
  • сумма, которая по нему проходит,
  • примечание.

Все строки обязательны к заполнению, в том числе примечание – оно дает разъяснение к той или иной платежной бумаге.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Часть 2

Правила оформления журнала

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.

В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

assistentus.ru

Для чего и кому нужен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов?

Что такое журнал учета печатей и штампов? Образец и пошаговая инструкция по заполнению – по ссылке.

Поскольку Книга относится к документации строгой отчетности, ее листы в обязательном порядке нумеруются, прошнуровываются и заверяются фирменной печатью и подписью руководителя. Заводят Журнал на определенный срок, который может составлять квартал, год, месяц или иной промежуток времени.

Ответственное за ведение Журнала лицо назначает руководитель фирмы, с выбранным сотрудником обязательно заключается договор материальной ответственности.

Как правило, ведением Журнала регистрации приходно-расходных кассовых документов занимается бухгалтер или кассир, имеющие представление о правильном заполнении документа.

В Журнале регистрируется вся отчетность, подтверждающая движение денежных средств:

  • ПКО — приходно-кассовый ордер является подтверждающим поступление на баланс денежных средств документом. Его выдают в единственном экземпляре, отрывная квитанция от которого остается у лица, сдавшего деньги в кассу.
  • РКО — расходно-кассовый ордер должен быть утвержден подписями руководителя подразделения и главного бухгалтера, он оформляется в случае выдачи денежных средств из кассы.
  • Ведомость на выдачу зарплаты — отражающий факт выдачи заработной платы сотрудникам документ, он подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и основные реквизиты можно узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец журнала регистрации кассовых документов.
Образец журнала регистрации кассовых документов.

Правила заполнения документа

Заполнением Журнала занимается назначенное ответственное лицо. На титульном листе документа должны содержаться следующие данные:

  • код ОКПО, присвоенный предприятию Росстатом;
  • полное наименование фирмы;
  • номер и название структурного подразделения (если кода не присвоено, то в данной строке ставится прочерк);
  • точный период, на который заведен Журнал;
  • ФИО и занимаемая сотрудником, ответственным за ведение документа, должность.

Как правильно заполнить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда? Пошаговое руководство содержится тут.

Последующие листы Книги имеют одинаковое оформление — на них напечатаны столбцы, которые заполняются следующим образом:

  • в 1 указывается дата оформления приходного ордера;
  • во 2 — номер документа;
  • в 3 — точное количество оприходованных средств;
  • в 4 — источник поступления денег, примечание;
  • в 5 — дата, когда оформлен расходный ордер;
  • в 6 — номер документа;
  • в 7 — количество расходуемых средств;
  • в 8 — примечание, указывающее кому предназначены денежные средства или на что они расходуются.

Что такое журнал регистрации несчастных случаев на производстве и как его заполнить, вы можете прочесть в публикации по ссылке.

Пример заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Пример заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Бланк и образец журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – образец заполнения можно скачать по этой ссылке. А вот здесь находится бланк документа.

Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии – читайте в этой статье.

fbm.ru

Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО

Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.02 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.

При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе, то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.

Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.14. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.98 № 88).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Скачать журнал регистрации (форма КО-3)

С требованиями к первичным документам можно ознакомиться в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров

Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:

  • к ордеру должен быть приложен первичный документ, являющийся основанием для его оформления;
  • помарки и исправления в ордерах не допускаются;
  • обеспечение сквозной нумерации ордеров по каждому виду с начала года;
  • обязательная регистрация ордеров в журнале;
  • ордера действуют только в день их составления.

Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.

Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.

Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.

В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.

При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2015 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.

Об ответственности за несоблюдение кассовых операций читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

nalog-nalog.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector