Документальное оформление инвентаризации денежных средств

Документальное оформление инвентаризации денежных средств

Инвентаризация — элемент метода бухгалтерского учета

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета — инвентаризация, т. е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 08.11.2010 г № 142н в соответствии с рядом принятых нормативных актов.

Цели инвентаризации


Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организация, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

  • при передаче имущества организации в аренду выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов — раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья, материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
  • при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

  1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.
  2. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.
  3. Контроль сохранности имущества.
  4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.
  5. Проверка условий и порядка хранения товаров.
  6. Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.
  7. Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.
  8. Проверка состояния учета и организация движения товарных запасов.
  9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т. д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

  1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям — штрафам за сокрытие прибыли.
  2. Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.
  3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т д.
  4. Кражи, злоупотребления.
  5. Недоверие к материально ответственному лицу.
  6. Проведение ревизий, аудиторских проверок.
  7. В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.
  8. По требованию судебно-следственных органов.

Виды инвентаризации

Инвентаризации бывают:

  1. по объему — полная и частичная;
  2. по методу проведения — выборочная и сплошная;
  3. по назначению — плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все вид средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т. д.


При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. д., где проводилась инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.


В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные: документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.


Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.


Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Документальное оформление инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете можно использовать типовые формы первичной учетной документации:



Наименование документа Номер формы
Приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации Инв.-22
Журнал контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации Инв.-23
Инвентаризационная опись основных средств Инв.-1
Инвентаризационная опись нематериальных активов Инв.-1а
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей Инв.-З
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных Инв.-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение Инв.-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути Инв.-б
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них Инв.-8
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях Инв.-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них Инв.-9
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств Инв.-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов Инв.-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств Инв.-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности Инв.-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Инв.-17
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств Инв.-18
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей Инв.-19
Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей Инв.-24
Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризация Инв.-25
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией Инв.-26

Для поведения инвентаризации руководителем организации издается приказ.

Приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом — чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.


Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и обший итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в Книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Инвентаризация основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности, расчетов и т. д. может иметь свои особенности в каждом отдельном случае.

Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. Инвентаризация основных средств предполагает осмотр объектов, а также опись полных их наименований, назначения, инвентарных номеров и основных технических или эксплуатационных показателей.

При осмотре зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет документы, подтверждающие нахождение указанных объектов в собственности организации, а также документы на земельные участки, водоемы и другие природные ресурсы, находящиеся в собственности организации.

Выявляя объекты, не принятые на учет, а также те, о которых в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, указать назначение зданий, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), общую полезную площадь, число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.; протяженность, глубину и ширину каналов (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; местонахождение, род материалов и основные размеры мостов; типы дорог (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т. п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергался восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. Если комиссия установила, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, одновременно поступившие в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке типового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся за пределами организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опечатывается (пломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма: Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков по отгруженным или другими их заменяющими документами, по отгруженным — копиям предъявленных документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные й срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материльные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке указываются покупатель, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях товарно-материальных ценностей, переданных в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы {почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности проводится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути проводится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, проводится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работникам», депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке должен быть подвергнут счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая те суммы из них, по которым истекли сроки исковой давности.

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В них отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

www.konspekt.biz

Основные сведения ↑

Само наличие кассы в организации предполагает обязательное проведение ее проверки. Такая ревизия может быть законодательным требованием или проводится по инициативе руководства.

Целесообразность частоты проведения инвентаризации, кроме обязательных случаев, определяется руководством организации. Руководитель вправе проверить кассу в любое время.

Причина проверки обосновывается в Приказе о проведении инвентаризации кассы, который становится основанием для начала процедуры.

Порядок проведения подобной инвентаризации, и то в какие сроки проводят ее, должно учреждаться руководителем и непременно отражаться в положениях учетной политики.

Материально-ответственным лицом за сохранение денежной наличности и иных документов в кассе выступает кассир.

Он также отвечает за правильность оформления всей сопутствующей кассовой документации. Инвентаризация исполняется при обязательном его участии в составе действующей инвентаризационной комиссии.

Что это такое

Инвентаризация предполагает сверку действительных показателей с данными, отображенными в учете организации. Инвентаризироваться могут любые активы и пассивы хозяйствующего субъекта.

Так одним из видов инвентаризуемого имущества выступают наличные средства, а также документы денежного характера, сохраняющиеся в организационной кассе.

Касса это отдельное подразделение, где происходит оборот денежных средств, а также осуществляется их сохранение. В кассе сохраняются объекты денежных наличных средств и объекты различных денежных документов.

При инвентаризации кассы действительный остаток хранящихся ценностей сопоставляется с данными, отображенными в учетной документации.

С какой целью проводится

Основной целью инвентаризационной проверки кассы выступает проверка корреспонденции истинного остатка с итогом по кассовой книге.

Также проверяются правила сохранения наличности и процессы оформления учетной документации.

При этом обследуется точность и достоверность текущего учета по кассовым операциям, выявляются ошибочные расчеты, проверяется следование принципам материальной ответственности.

Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Плановый процесс осуществляется согласно случаям, определенным законодательными нормами.

Регламент и обстоятельства проведения соответствуют тезисам, отображенным в учетной политике организации и издаваемых распорядительных документах.

Так в соответствии с нормативным регулированием касса инвентаризуется при:

  • передаче имущественных ценностей организации в аренду, при их реализации или выкупе;
  • любом преобразовании организации;
  • подготовке бухгалтерской отчетности за год;
  • замене материально-ответственного лица;
  • обнаружении фактов расхищения, порчи ценностей или злоупотребления таковыми;
  • форс-мажорных ситуаций.

Внеплановая инвентаризация кассы исполняется внезапно для ответственного сотрудника. Таким образом проверяется его компетентность.

Кроме прочего касса может инвентаризоваться для:

  • усиления внутренней системы контроля в организации;
  • раскрытия обнаруженной в учете ошибки;
  • исполнения требований ревизующих, контрольных либо следственных органов.

Действующие нормативы

В 2018 году порядок относительно проверки кассы не изменился. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995, ратифицирующим Методические указания по инвентаризации имущества и иных финансовых обязательств.

Порядок осуществления инвентаризационной проверки кассы определяется ФЗ №402 «О бухучете» от 6.12.2011 и Приказом Минфина РФ №34н от 29.07.1998 г, утверждающего Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности.

По ч.3 ст.11 ФЗ №402 случаи, порядок и сроки инвентаризации, как и перечень инвентаризуемых объектов, устанавливаются самим субъектом экономики, кроме ситуаций обязательной инвентаризации.

Обязательные проверки устанавливаются российским федеральным законодательством, а также отраслевыми и федеральными стандартами.

Соответственно п.6 Инструкции №157н, прилагающейся к Единому плану счетов бухучета, принятому Приказом Минфина РФ №157н от 1.12.2010, в целях организации бухучета субъект самостоятельно формирует учетную политику, следуя законодательству.

Относится это и к отображению в учетных положениях порядка осуществления инвентаризации имущества, и кассы в том числе.

П.20 Инструкции №157н определяет, что финансовые активы и обязательства организации, к которым относится и касса, инвентаризуются согласно общему порядку, предусмотренного нормативными актами, утвержденными Минфином РФ в соответствии с российским законодательством.

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе ↑

При обследовании денег в кассе в первую очередь проверяется итог согласно учетным данным. Величина оного отображена в отчете кассира. Учетный остаток сопоставляют с действительным присутствием денежных средств, сохраняющихся в кассе.

Когда действительное количество денег превышает учетный остаток, имеет место излишек. Лишние средства вносятся в состав внереализационных доходов организации.

При превышении учетного остатка над фактическим показателем признается недостача. Она взыскивается за счет ответственного лица, коим выступает кассир.

Перед началом инвентаризационной процедуры завершаются любые операции по кассе. Комиссия получает конечную приходную и расходную кассовую документацию.

Посредством расписки ответственным лицом удостоверяется, что все значимые документы по кассе переданы членам комиссии или сданы в бухгалтерскую службу, все принятые ценности оприходованы, а все убывшие средства списаны на расходы.

Дальше начинается непосредственно проверка. Денежная наличность пересчитывается под наблюдением всего состава комиссии. Итоги сличают с остатком по показателям первичной документации. В неукоснительном порядке обследуются показатели ККМ.

Если наличные расчеты реализовываются с использованием ККМ, то инвентаризационный процесс начинается с ревизии действительного наличия контрольно-кассовой техники.

Причем обязательно проверяется присутствие документации относительно приобретения, регистрации и введения в эксплуатационное использование всякой применяемой ККМ.

На практике инвентаризация кассы предполагает три вероятных варианта итогов проверки:

  • соответствие фактического остатка данным учета;
  • выявление излишних средств в составе кассы;
  • обнаружение недостачи денежной наличности.

Назначение исполнителей

Инвентаризация денежных средств в кассе производится специальной комиссией. Она организовывается на основании надлежащего приказа руководителя. В комиссионный состав обязательно включают представителей руководства.

Например, это может быть владелец предприятия или генеральный директор. Также становиться членами комиссии могут различные специалисты – юристы, бухгалтера, сотрудники службы безопасности.

Непреложным является участие в работе комиссии сотрудника, какой несет материальную ответственность за сохранное состояние инвентаризуемого имущества.

По п.2.2 Указаний №49 в целях инвентаризационной проверки на предприятии образовывается непрерывно действующая комиссия.

Если комиссионный состав не меняется, то нет необходимости при каждой проверке издавать приказ или распоряжение о формировании комиссии.

В то же время при значительном объеме работ могут создаваться временные рабочие комиссии. Состав таковых также определяется распорядительным документом руководителя.

В абз.4 п.2.3 Указаний №49 сказано, что инвентаризация считается недействительной в случае ее проведения в отсутствие даже одного члена действующей инвентаризационной комиссии.

Как часто проводится

Насколько часто нужно инвентаризовать кассу? Этот вопрос особо интересен начинающим предпринимателям. В законе говориться только о плановом и внеплановом режиме инвентаризации.

При этом частота внеплановых проверок точно не регламентируется. Плановые инвентаризации проводятся согласно учетной политике организации.

Например, помимо обязательных случаев ревизии учетные положения могут предусматривать обязательные инвентаризации по окончании отчетного месяца и прочее.

Что касается внезапных инвентаризаций, то предусмотреть их в учетной политике попросту не представляется возможным.

Потому сроки и частота таких проверок регулируются руководителем по мере возникающей необходимости. В приказе о проведении внеплановой инвентаризации непременно указывается причина проверки.

К примеру, ошибка в расчетной документации, возникновение несоответствия при инвентаризации иных ценностей или подозрение в некомпетентности сотрудника.

Какими документами оформляется процедура

Оформление инвентаризации денег по кассе осуществляется при помощи «Акта инвентаризации денежных средств». Документ готовится по форме, именуемой .

Акт составляется в двух одинаковых экземплярах, после чего его заверяют подписями все представители комиссии и само ответственное лицо.

Затем итоги обследования доводятся непосредственно до руководителя предприятия. Один бланк акта сохраняется у ответственного за сохранность ценностей работника, второй сдается в бухгалтерию.

Когда контроль выполняется по причине замены ответственного лица, то акт готовят в трех экземплярах, по одному для каждой стороны.

В ситуации проведения неожиданной проверки реального количества денег в кассе, создается документ «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», по форме КМ-9.

В случае несоответствия сумм наличности с итоговыми суммами по контрольной ленте определяется основание несоответствия. Обнаруженные избытки или нехватки отображаются в надлежащих графах журнала кассира.

При этом готовится форма КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ». При употреблении ККТ составление акта КМ-1 обязательно.

Если по итогам инвентаризации обнаруживается недостача, то руководитель принимает постановление о возмещении убытков за счет кассира либо при отсутствии вины кассира о списании недостачи в расходы организации.

Решение руководителя отображается на обратной стороне акта ИНВ-15. При выявлении излишков, оные изымаются из кассы и приходуются, что также отражается в акте.

Составление акта

Форма ИНВ-15, применяемая для составления акта инвентаризации кассы, утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998.

В правильно составленном акте подробно отображается наличие или отсутствие расхождений по кассе. При заполнении документа указываются учетные данные и фактические показатели наличности, подсчитанной в процессе инвентаризации.

Акт ИНВ-15 составляется при любой плановой или внеплановой инвентаризации кассы. В том числе при смене кассира, организационных изменениях, обнаружении избытка или нехватки средств, окончании отчетного года.

Образец заполнения бланка ИНВ-15

При заполнении акта инвентаризации кассы не допускается наличие помарок, исправлений или подчисток в тексте документа. Любая подобная погрешность может сделать недействительными итоги инвентаризации.

Если исправление необходимо внести, то оное оговаривается предварительно и вносится с заверением всеми членами комиссии.

В случае выявления излишков или недостачи ответственное материально лицо обязано предоставить объяснение ситуации и указать причины расхождения. В акте обязательно указываются суммы несоответствий и обстоятельства их возникновения.

Обязательна ли такая инвентаризация

Инвентаризация денежной наличности кассы организации помогает решить такие задачи:

  • предотвратить возможное похищение денег из кассы организации недобросовестными сотрудниками;
  • обеспечить соответствие данных учета и реальных показателей;
  • привести учет наличных денежных расчетов в соответствие с требованиями, какие законодательство предъявляет к проведению операций по кассе.

То есть инвентаризация кассы считается более чем просто обязательной. Закон не обязует руководителей и владельцев предприятий к обязательному проведению внеплановых проверок кассы.

Для соблюдения правовых норм организации достаточно проводить обязательную инвентаризацию по окончании отчетного года в преддверии составления годовой отчетности и в случае смены кассира.

Однако из экономических соображений более целесообразно дополнительное проведение промежуточных проверок. Частота их зависит от объема самой организации и интенсивности работы кассы.

Так можно проводить инвентаризацию по окончанию каждого месяца или каждой второй недели. Особенное внимание руководителям следует уделить внезапным инвентаризациям кассы.

Такие проверки дисциплинируют сотрудников и позволяют быстро выявить недостаточно компетентных сотрудников.

К тому же регулярные инвентаризационные проверки через непродолжительные интервалы времени не позволять накопиться большой сумме недостач.

Это важно, поскольку не всегда удается взыскать с виновного сотрудника большой объем недостачи и приходится списывать недостающие суммы в убытки предприятия.

Какой бы вид инвентаризации кассы не применялся, важно соблюдать порядок проведения проверки и документально оформлять каждое действие.

Своевременное проведение инвентаризации кассы является залогом сохранности денежных средств организации.

buhonline24.ru

Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи

Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы. Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью:

  • проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
  • проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
  • выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
  • проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
  • проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.). Читайте более подробно: → Договор о материальной ответственности кассира (образец) в 2018

Регламент инвентаризации, нормативные документы, сроки

Инвентаризируя кассу фирмы, следует руководствоваться нормативными документами, регламентирующими данную процедуру. Удостоверьтесь, что проводимая инвентаризация осуществляется в соответствие с положениями ФЗ-402 «О бухучете» и приказа Минфина № 34н. Однако, основным документом, на который следует опираться при инвентаризации кассы, является Методология, утвержденная приказом Минфина №49. Читайте также статью: → «Нужен ли кассовый аппарат для ИП и ООО на УСН в 2018»

В соответствии с вышеперечисленными документами необходимо разработать внутренний нормативный акт, который будет регламентировать процедуру инвентаризации в конкретной организации. Данный документ может быть выпущен отдельно (Положение об инвентаризации кассы) либо быть частью общего Порядка проведения инвентаризации на фирме. Кроме того, Положение об инвентаризации кассы может быть оформлено как часть учетной политики. Это целесообразно делать в случае, если речь идет о небольшой фирме или ИП.

Отдельно стоит поговорить о сроках инвентаризации кассы. Законодательством не утверждена периодичность проверки ведения кассовых операций. Каждая организация вправе проводить проверки по своему усмотрению, соблюдая при этом утвержденные внутренние положения. При этом следует знать, что законом утверждены случаи обязательной проверки кассы. Вот основные из них:

  • ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, следует проинвентаризировать кассу и подать в бухгалтерию информацию об остатках наличности и денежных документов;
  • в случае, если произошла смена МОЛа (уволен завкассой, кассир переведен на другую должность и т.п.), обязательно нужно провести инвентаризацию кассы с целью проверки сохранности наличности;
  • инвентаризация кассы обязательна по факту проведения любой из форм реорганизации компании (слияние, поглощение, смена правовой формы и т.п.), а также при ликвидации и банкротстве;
  • в ситуации, когда на предприятии установлены факты хищений и злоупотреблений со стороны работников кассы, то на основании соответствующих актов следует провести инвентаризацию.

При оформлении Положения об инвентаризации кассы на предприятии следует учитывать все вышеперечисленные случаи. Целесообразно составить документ в виде графика, в котором указать даты проверки кассы, а также отдельно описать случаи обязательных ревизий в соответствие с законодательными требованиями.

Как проинвентаризировать кассу: пошаговая инструкция, документы, проводки

Далее мы поэтапно рассмотрим процедуру инвентаризации кассы, а также расскажем, какие документы при этом следует оформлять.

Этап 1. Подготовка к инвентаризации

Подготовительный этап проверки кассы начинается с издания приказа о ее проведении. В документе следует указать:

  • дату проверки. Если речь идет о комплексной инвентаризации всех касс предприятия (например, проверка касс сети магазинов), то целесообразно составить график, в котором указать дату проведения проверок конкретной кассы, а также общий период инвентаризации;
  • состав инвентаризационной группы. Членами проверяющей группы могут быть сотрудники бухгалтерии, подразделений аудита, финансового мониторинга и безопасности, а также работники прочих отделов контроля. Инвентаризировать кассу запрещено сотрудникам взаимозависимых с кассой подразделений;
  • документ, утверждающий результаты проверки (см. → акт по форме ИНВ-15).

Этап 2. Процедура проверки

В день проверки члены инвентаризационной группы являются в кассу. На момент проведения проверки все кассовые операции должны быть прекращены, а именно:

  • все расходные и приходные ордера переданы в бухгалтерию;
  • денежные средства и документы, находящиеся в кассе и переданные под ответственность кассира, оприходованы;
  • наличность, выданная из кассы, списана, о чем имеются соответствующие подтверждающие документы.

В случае, если на момент начала проверки кассир не передал в бухгалтерию часть приходных или расходных ордеров, то их следует подать контролерам для проверки. Также кассир обязан передать проверяющим документ, отражающий информацию об остатках денег и документов в кассе (оборотно-сальдовая ведомость). Читайте также: → бухгалтерские оборотные ведомости (построение и назначение)

Далее проверяющие переходят к основному этапу инвентаризации, а именно к пересчету наличности и денежных документов. Присутствие всех членов инвентаризационной комиссии – обязательное условие для проведения данной процедуры. Пересчет денег может осуществляться как вручную, так и с использованием ККТ. По факту пересчета проверяющий сравнивает полученный результат с данными, указанными в оборотно-сальдовой ведомости.

Этап 3. Оформление результатов.

По факту проверки возможен один из результатов проверки, а именно:

  • сумма наличности и денежных документов соответствует информации, указанной в оборотно-сальдовой ведомости;
  • выявлен излишек денег;
  • обнаружена недостача наличности.

Вне зависимости от результата инвентаризации, проверяющие обязаны оформить результат проверки актом по форме ИНВ-15. Расскажем о некоторых особенностях заполнения бланка ИНВ-15:

  1. При оформлении бланка обязательно заполнение необходимых реквизитов: наименование предприятия, код КВЭД, основание для проведения инвентаризации (номер, дата приказа), номер, дата акта, а также дату, на которую проводилась проверка. Подчеркнем, что акт об инвентаризации составляется в день ее проведения, не позже;
  2. В основной части акта проверяющий указывает учетную и фактическую сумму денежных средств и документов. Оба показателя отражаются в разрезе видов наличности и документов (отдельно наличность, марки, ценные бумаги и т.п.). Суммы должны быть указаны как цифрами, так и прописью;
  3. По факту проверке в акте отражается информация о выявленных излишках/недостача (при наличии). В случае, если учетные данные о средствах и документах соответствуют с их фактическим наличием, то в графа «Излишки», «Недостача» ставятся прочерки;
  4. Обратная сторона бланка содержит информацию, касающуюся объяснений МОЛом причин выявленных недостачи (излишков), а также решение руководителя организации по данному вопросу (выговор, увольнение, необходимость погашения сумму недостачи за счет ответственного лица или предприятия и т.п.).

Обязательное условие для признания акта инвентаризации действительным – наличие всех необходимых подписей, а именно:

  • членов комиссии, утверждающих акт;
  • МОЛа, подтверждающего факт ответственного хранения ценностей, перечисленных в акте (дополнительная подпись – в случае объяснения причин излишков/недостачи);
  • руководителя под решением, принятым в отношении выявленных излишков/недостачи.

Этап 4. Учет результатов инвентаризации.

В случае, если какие-либо отклонения по результатам инвентаризации выявлены не были, то отражать результаты проверке в учете не нужно. Если же в кассе выявлены излишки или обнаружена недостача, то этот факт необходимо отразить в учете.

Выявленный излишек средств относится в счет прочих доходов компании: Дт 50 Кт 51. Что касается недостачи, то их сумма может быть покрыта как за счет виновного сотрудника, так и за счет средств организации. Читайте также статью: → «Нужен ли кассовый аппарат для ЕНВД в 2018»

Рассмотрим примеры по каждому из случаев.

  Недостача покрыта за счет средств МОЛа Недостача покрыта за счет средств организации
Пример Согласно акта ИНВ-15, в кассе АО «Сириус», выявлена недостача наличности в сумме 1.302 руб. Завкассой Петренко признан виновным в растрате средств. Недостача покрыта за счет Петренко. В акте ИНВ-15 указано о недостаче, выявленной в кассе магазина «Колос», в сумме 303 руб. Виновные в недостаче лица установлены не были, сумма отнесена в счет расходов «Колоса».
Проводки Дт 94 Кт 50 Сумма 1.302 руб. Отражена недостача, выявленная в кассе АО «Сириус» Дт 94 Кт 50 Сумма 303 руб. Отражена недостача, выявленная в кассе «Колоса»
Дт 73 Кт 94
Сумма 1.302 руб.
Недостача покрыта за счет средств Петренко Дт 91.2 Кт 94
Сумма 1.302 руб.
Сумма недостачи отнесена в счет расходов «Колоса».

Нарушения при проведении инвентаризации кассы

При инвентаризации кассы необходимо строго соблюдать все необходимые законодательные требования, в противном случае проверка может быть признана недействительной. Ниже мы рассмотрим ТОП-3 нарушений, допускаемых при инвентаризации денежных средств в кассе. Читайте также статью: → «Инвентаризация объектов недвижимости 2018»

Нарушение №1. Отсутствие одного из члена инвентаризационной группы.

Приказом о проведении инвентаризации кассы на ОА «Триада» утвержден список членов комиссии. В день инвентаризации один из членов группы (Субботин К.П.) не явился на работу по причине болезни. Проверка кассы проводилась без Субботина, его подпись отсутствует в акте ИНВ-15.

В данном случае «Триадой» допущена довольно распространенная ошибка. В случае отсутствия одного из членов группы, его следует заменить на другого сотрудника с соответствующими полномочиями, после чего внести соответствующие изменения в приказ об инвентаризации (см. → Приказ о проведении инвентаризации — образец 2018)

Нарушение №2. Пересчет наличности в кассе производится в присутствие одного из проверяющих и завкассой.

При пересчете наличности во время инвентаризации кассы ООО «Фламинго» присутствовал член комиссии Голубев и завкассой Кукушкина. Излишков и недостач по факту проверки выявлено не было, в акте ИНВ-15 поставили подписи все члены комиссии.

Присутствие всех членов комиссии при пересчете наличности – обязательное условие для признания акта ИНВ-15 действительным. В данном случае имело место нарушение порядка проведения проверки кассы, акт, составленный по ее результатам, является недействительным.

Нарушение №3. Кассир не был ознакомлен с актом ИНВ-15.

По результатам проверки кассы АО «Колибри» выявлена недостача в сумме 5.702 руб. По решению директора «Колибри», отраженном в акте ИНВ-15, виновным в растрате средств признан завкассой Комов, в связи с чем он обязан погасить сумму недостачи за счет собственных средств. Акт ИНВ-15 подписан членами комиссии и директором «Колибри». Подписи Комова в акте отсутствуют.

Так как завкассой Комов не был ознакомлен с результатами инвентаризации, решение о признание его виновным и факт удержания средств в счет погашения недостачи является неправомерным. Согласно законодательству, Комов должен быть ознакомлен с результатам проверки, а также объяснить причины выявленной недостачи.

 

online-buhuchet.ru

Общие положения об инвентаризации

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» задекларировал лишь общую обязанность юридических лиц осуществлять инвентаризацию имущества, активов и пассивов.

Министерство финансов Российской Федерации своим Приказом от 13.06.1995 N 49 утвердило Методические указания по проведению сверок. Названные рекомендации регламентируют и порядок инвентаризации денежных средств в кассе.

Общими для любых проверок являются следующие черты:

  • в качестве основания инвентаризации выступает приказ, изданный руководителем;
  • проверки проводятся исключительно членами комиссии;
  • обязанность по сверке возникает в силу актов нормотворчества России или же по инициативе субъекта хозяйственной деятельности.

Помимо указанного выше, общими для проверок, в том числе и при инвентаризации наличных денежных средств в кассе, являются их цели:

  • проверка фактического присутствия ценностей и обязательств;
  • установление соответствия их величины данным бухгалтерского учета и полноты их отражения.

Важно указать, что количество инвентаризаций в календарном году законодательными актами России не регламентируется, а потому каждое предприятие вправе установить произвольную периодичность проведения инвентаризации кассы.

В подавляющем большинстве случаев полномочия по осуществлению сверки возлагаются на постоянную комиссию, которая действует до назначения новых членов.

В ситуациях, когда проверке подлежит небольшой объем информации или, напротив, сверяемая область обширна, предприятие вправе поручить инвентаризацию ревизионной или временной комиссии.

glavkniga.ru

Пошаговое документальное оформление

Оформление документов регулируется «Порядком ведения кассовых операций». Правовой акт должен составляться руководством предприятия, который будет определять порядок реализации проведения процедуры. Обязательное условие – создание комиссии с определенным составом, куда могут входить не только представители компании в независимости от занимаемой должности, но и сторонние специалисты.

Поэтапный пошаговый порядок инвентаризации кассы:

  • Шаг 1. Передача комиссии расходных и приходных документов, на их основе будет проводиться проверка. Случаи поступления или выбывания средств из кассы и передачи документации должны быть подтверждены подписями материально ответственных лиц (кассиров).
  • Шаг 2. Пересчет денежных средств в кассе. Полученная сумма должна соответствовать цифрам из документов. Для получения достоверной и полной информации, также снимаются данные из памяти кассовых аппаратов.
  • Шаг 3. Составление акта инвентаризации ИНВ-15.

Проведенная проверка считается действительной только в том случае, если:

  1. Комиссия присутствовала в полном составе.
  2. Описи и акты предоставляются более чем в двух экземплярах.
  3. При пересчете средств наличных денежных средств должны присутствовать материально ответственные лица.
  4. Акт о проведении инвентаризации ИНВ-15 должен быть подписан всеми лицами, имеющими отношение к процедуре.
  5. Акт ИНВ-15 не должен содержать ошибок, исправлений или неверных данных, в таком случае документ не будет иметь юридической силы.

Вердикт проведенной инвентаризации может быть одним из двух:

  1. Все данные на бумагах и в действительности совпали.
  2. Обнаружены несоответствия в большую или меньшую сторону.

При первом варианте нет необходимости что-либо предпринимать. Если же были найдены лишние деньги, либо недостачи, то потребуется найти причину и устранить последствия. При наличии в кассе лишних денег, они будут учитываться как прочий доход, с которого также придется заплатить налоги в государственную казну. При наличии недостачи ее размер будет выплачиваться ответственным лицом.

Важно! Причины недостачи или излишек должны заноситься в самом акте инвентаризации, но уже на втором листе.

Какие документы заполняются

Законодательство Российской Федерации определяет, что каждая организация должна проводить проверки хозяйственной деятельности компании. Для этого составляется комиссия, ее состав утверждается соответствующими внутренними актами организации.

Инвентаризация кассы сопровождается оформлением следующих документов:

  1. Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности и денежных документов. Бумага потребуется для получения итогов проверки документации. Деньги, как и финансовые документы, должны храниться в кассе. Бумаги помогут выявить наличие отличий в указанных данных и фактического наличия средств.
  2. Инвентаризационная опись наличных денежных средств. Документ покажет, есть ли различия в документации и фактическом наличии денег. Если будут найдены какие-либо несоответствия, то все сведения по ним должны предоставляться в бумаге.
  3. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации. Оформляется только в том случае, если были найдены несоответствия. Каждый объект учета должен характеризоваться в количественном и стоимостном выражении.
  4. Акт о результатах инвентаризации. Комиссия выносит вердикт, прикрепляя к нему все бумаги, которые помогут составить полноценную картину ситуации.

Учет результатов инвентаризации (излишки и недостача)

Для подведения итогов и вывода, оформляются результаты проверки инвентаризации кассы, составляется «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Бланк акта должен оформляться по форме ИНВ-15. Второй составляемый акт «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», который соответствует форме ИНВ-16.

Образец заполнения ИНВ-15:

Важные правила проведения инвентаризации кассы - образцы документов и таблица с проводками

Скачать пример заполнения бланка ИНВ-15 — excel.

Оба акты должны иметься минимум в двух экземплярах (один для бухгалтерии, а второй для ответственного за кассу лица), каждый из которых должен быть подписан всеми заинтересованными лицами.

Если ответственных лиц несколько, то для каждого из них составляется отдельный документ. А при передаче кассы от одного лица к другому, потребуется третий экземпляр описи. Если же проверка была внеплановой, то составляется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», применяется форма КМ-9.

При наличии несоответствий данных журнала, необходимо указать размер расхождений, после чего потребуется определить причину. Недостачи и излишки без исключений записываются в журнал кассира, а после и в «Акт о переводе показаний суммирующихся денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины», если используется ККТ.

Если виновным в недостаче оказывается кассир, то с его зарплаты должна быть удержана необходимая сумма для покрытия задолженности. В том случае, если кассир не является виновным, средства списываются с баланса организации. Решение о взыскании принимается руководством.

Важно! Любой кассир не имеет права хранить в кассе сторонние ценности, потому что недостача абсолютно равна по значимости избытку, за что сотрудник или ответственное лицо понесет дисциплинарное наказание.

Таблица с проводками по учету излишков и недостачи

Номер Содержание операции Дт Кт
1 Излишки средств 50 91/1
2 Недостача средств 94 50
3 Списание недостачи на ответственное лицо 73/2 94
4 Внесение недостающей суммы в кассу ответственным лицом 50 73/2
5 Удержание недостающих средств из заработной платы ответственного лица для покрытия недостачи 70 73/2
6 Списана сумма недостачи, если суд не назначил взыскания с ответственного лица 91/2 73/3

При правильном проведении инвентаризации, процедура поможет контролировать передвижение денег в кассе. К подобным вопросам руководство должно подходить ответственно и серьезно, так как они помогают вести финансовые дела организации в полном порядке и соответствии законодательству страны.

buhland.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector