Отчет о командировке пример написания

Отчет о командировке пример написания

Сотрудники большинства компаний периодически отправляются в командировки. Руководители ставят каждому специалисту собственную задачу для выполнения.

Когда работник возвращается, он обязан сообщить о том, какие задачи сумел выполнить во время поездки. Для этого оформляется отчет о командировке. Документ должен быть составлен правильно.

Чтобы заранее знать все особенности его заполнения, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Общие сведения

Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:

  • заключения договоров;
  • участия в различных тренингах и семинарах;
  • проведения переговоров;
  • приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
  • участия в обучающих мероприятиях;
  • обслуживания удаленного структурного подразделения.

Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.

На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.


Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.

На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.

Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.

На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.

Законодательная база

Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.

Эта норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Все остальные виды отчетов о командировке в 2019 году заполняются на основании внутренних нормативно-правовых актов организации.

Отчет о командировке

Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.


Служебной

Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.

Авансовый

Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.

Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.

Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.

Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.

Финансовый

Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.

Его необходимо дополнить финансовой документацией.

В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:

  • чеки;
  • квитанции;
  • оригиналы оплаченных счетов с печатью;
  • билеты.

Рукописные документы бухгалтер не примет.

За границу

Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

Обязателен ли?


До 2019 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его оформлении закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.

Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.

Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.

Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.

В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.

Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.

Как оформить?

Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.

Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.

В свободной форме или нет?

Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.

Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:


  1. В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
  2. Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
  3. Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.

Документ может быть составлен и по собственной форме организации.

Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.

Рекомендуется зафиксировать в локальных актах:

  • период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
  • лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
  • сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.

Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.

Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.

В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.

К ним относятся:


  • родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
  • лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.

Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.

Пример написания

Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.

Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.

Обычно бланк должен включать следующую информацию:

  • расход денежных средств по дням;
  • место командировочной работы;
  • использование авансовых платежей.

Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.

Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.

Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.


В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.

Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.

Бланк отчета по командировке здесь,

образец заполнения отчета по командировке здесь.

Кто подписывает и согласовывает?

Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:

  • работник, оформлявший командировку;
  • руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
  • руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.

В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.

Сопроводительные документы

Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.

В обязательном порядке нужно оформить:


  • заявление на командировку, если гражданин попадает в перечень лиц, обладающих правом отказаться от путешествия;
  • приказ о направлении в командировку;
  • служебное задание.

По итогу командировки составляется отчет о выполнении поставленных задач. Он дополняется авансовым отчетом, к которому нужно приложить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

nam-pokursu.ru

Обязательно ли составлять отчёт о выполнении служебного задания

Ответ на этот вопрос зависит от содержания локального Положения о командировках или иных внутрикорпоративных нормативных актов, регламентирующих всё, что касается служебных командировок у конкретного работодателя. Ещё несколько лет назад оформление служебных заданий на командировку было обязательным требованием законодательства. Однако к 2018 году этот вопрос был полностью передан на усмотрение компаний.

Теперь у организации есть три варианта:

  • отказаться от служебных заданий и отчётов об их выполнении, внеся соответствующие коррективы в Положение о командировках или его аналоги;
  • по-прежнему оформлять их, руководствуясь стандартной формой для этого документа Т10а (скачать образец);
  • использовать свои формы служебного задания и отчёта о его выполнении, закрепив их в локальном акте, регламентирующем служебные командировки в организации.

Эксперты по вопросам кадрового и финансового делопроизводства рекомендуют использовать такие отчётные документы крупным компаниям с частыми командировками сотрудников. В таких условиях наличие этих форм ощутимо упрощает жизнь и бухгалтерам, и руководящему составу. В малом же бизнесе лишние бумаги только усложняют документооборот, делая его более громоздким, в то время как для получения всей необходимой информации достаточно приказов на командировки, которые по-прежнему остаются обязательными.

Чаще всего работодатели, оформляющие служебные задания, используют для этого форму Т10а. Она представляет собой документ, объединяющий и само задание, и отчёт о его выполнении. Само задание излагается в пункте 11, отчёт пишется по возвращении сотрудника в пункте 12. В форме предусмотрены также пункты для отметки о степени выполнения задания и подписи утверждающего отчёт руководителя подразделения.

Как составить отчёт о выполнении служебного задания на командировку


При написании отчёта, будь то заполнение пункта 12 формы Т10а или составление отдельного документа в произвольной форме, следует ориентироваться на текст самого служебного задания (в форме Т10а оно содержится в пункте 11) и излагать по пунктам, как бы отвечая на соответствующие пункты задания — что сделано, что нет и почему.

Например, если целью было проведение переговоров и заключение договора, написать, что переговоры проведены, заключён контракт на 10 млн рублей, или не заключён, так как вторая сторона предложила очень невыгодные условия и не пошла на уступки.

Если задание обширно или необходим разёврнутый ответ, для которого недостаточно места в пункте 11 формы Т10а, продолжение пишется на отдельном листе формата А4, который затем прикрепляется к бланку служебного задания.

Невыполнение задания на командировку не всегда случается по вине сотрудника. Например, нередки ситуации, когда журналист выезжает за интересным материалом для публикации, который производит такое впечатление на стадии первичного знакомства, и только на месте убеждается, что это не так.

В советский период корреспондент центрального издания выехал в отдалённый регион для написания очерка о женщине-долгожительнице, которая была современницей А. С. Пушкина. Пообщавшись с ней по прибытии, журналист убедился, что она всю жизнь провела в родной деревне, мало что помнит и рассказать ей особо нечего. В итоге писать оказалось не о чем. Но что его вины в этом не было, ни у кого в руководстве редакции сомнений не вызвало.


Вопрос, кто виноват в невыполнении службеного задания имеет принципиальное значение с позиции того, что если это случилось по вине командированного, логичным представляется возместить ущерб, причинённый им тем самым работодателю, заставив его компенсировать потраченные на поездку деньги.

Обычно отчёт о невыполненном служебном задании сопровождается служебной запиской непосредственного начальника командированного, где тот делает выводы о причинах провала и степени вины своего подчинённого. А руководитель организации вправе как согласиться с этими выводами и утвердить их, так и нет.

Допускается и использование для отчёта отдельного бланка, разработанного и утверждённого самостоятельно, или написание его в произвольной форме (скачать образец).

Внутренние требования к командировочной отчётности должны быть сформулированы в локальном нормативном акте, например, Положении о командировках, или утверждены отдельным приказом.

Для таких разновидностей командировок как заграничная и ученическая особых требований к отчёту о выполнении служебного задания не предусмотрено.

Специфика загранкомандировки проявляется в финансовой стороне вопроса и отражается на подтверждающих документах, которые прилагаются к авансовому отчёту о расходовании полученные перед отъездом командировочных.

Что касается ученической, то уже на этапе составления служебного задания нужно учесть, что в нём должен отражаться ученический характер командировки. Вряд ли ученику есть смысл ставить самостоятельные задачи. А вот вариант, например, поприсутствовать на переговорах и освоить, наблюдая за наставником или другим опытным сотрудником, технику их проведения, более чем приемлем. В свою очередь, и ученику стоит рекомендовать при написании отчёта делать акцент на том, чему он научился в поездке.

Поскольку трудовое законодательство запрещает направлять в командировку ученика, если та не является ученической, отчёт о такой поездки может стать предметом внимания не только налоговиков, но и инспекции по труду. А значит, к его оформлению нужно подойти с повышенным вниманием.

Часто возникает вопрос, кто должен заполнять отчёт о выполнении служебного задания. На практике чаще всего применяется такая схема:

  1. Содержательную часть, в случае с формой Т10а это пункт 12 и при необходимости прикрепляемый к бланку отдельный лист А4 — сам командированный, что представляется логичным: кому, как не ему отчитываться о соственной работе во время командировки и её результатах.
  2. Резолюцию о выполнении или невыполнении задания в форме Т10а, где для этого предусмотрена отдельная графа, или внутрикорпоративном варианте документа, если это предусмотрено его формой, делает его непосредственный начальник — как правило, руководитель структурного подразделения. Он же скрепляет резолюцию подписью.
  3. Затем отчёт утверждает руководитель компании или замещающее его лицо.

Для сдачи отчётности по возвращении командировки, включая отчёт о выполнении служебного задания, если таковой предусмотрен стандартами компании, законодательство отводит жёсткий срок — ровно три рабочих дня с даты прибытия.

Как заполнить авансовый отчёт

Авансовый отчёт, в отличие от отчёта о выполнении служебного задания, в 2018 году остаётся обязательным документом. Даже если в компании используется максимально упрощённый вариант оформления командировок, от заполнения и сдачи авансовых отчётов её сотрудникам не отвертеться. Таково требование законодательства.

Крайним сроком заполнения и сдачи в бухгалтерию авансового отчёта, как и в случае с отчётом о выполнении служебного задания, законодательство определяет три рабочих дня с даты возвращения из командировки.

Авансовый отчёт принадлежит к документации строгой отчётности и оформляется по форме АО-1 (скачать бланк).

На лицевой стороне документа указывается такая информация:

  • Ф. И. О. и должность сотрудника, наименование структурного подразделения;
  • реквизиты документа, подтверждающего получение аванса;
  • сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо.

На оборотной стороне пишутся:

  • дата понесённого расхода;
  • порядковый номер документа;
  • назначение расхода;
  • наименование и реквизиты подтверждающего документа.

Для подтверждения расходов к авансовому отчёту прикрепляются такие документы:

  • Командировочное удостоверение. В 2018 году его можно и не оформлять, так как для потверждения числа дней в командировке, на основе которых рассчитываются суточные, достаточно билетов или маршрутного (путевого) листа. Но если в организации принято выписывать командировочные удостоверения, этот документ обязателен.
  • Чеки, квитанции, счета, подтверждающие траты на проживание.
  • Билеты, квитанции, чеки, подтверждающие расходы на проезд и сопутствующие — оплату аэропортовских сборов, пользование платными автотрассами, оплату постели в поезде, страхование на время поездки и т. п. Если в отчётности фигурируют электронные билеты на самолёт, к ним прилагаются посадочные талоны. Для подтверждения расходов на проезд поездом достаточно электронного билета.
  • Отчёт о выполнении служебного задания, утверждённый руководителем организации, если эта форма отчётности используется в организации.
  • Документы, подтверждающие прочие командировочные расходы.

Все подтверждающие документы приклеиваются к листу бумаги А4, а он затем прикрепляется к авансовому отчёту.

При сдаче сотрудником авансового отчёта в бухгалтерию принявший и проверивший правильность его заполнения бухгалтер подтверждает факт сдачи своей подписью. Затем отчёт утверждают главный бухгалтер и руководитель организации. После его подписания всеми, кому положено, сотрудник должен сдать в кассу остаток аванса или получить компенсацию перерасхода.

В случае несвоевременной сдачи авансового отчёта в бухгалтерию работодатель вправе удержать сумму невозвращённого аванса из зарплаты работника. При этом удержания не должны превышать 20% зарплаты, а если они производятся на основании двух и более исполнительных документов — 50% (ст. 137 Трудового кодекса РФ).

Издать приказ об удержании нужно в течение 30 дней после истечения крайнего срока сдачи авансового отчёта. Если этот срок пропущен или работник не согласен с удержаниями, разрешить вопрос представляется возможным только через суд.

Итак, в 2018 году работодатели вправе не использовать в качестве отчётных командировочных документов служебное задание и отчёт о его выполнении. Но если они отдают предпочтение их сохранить, заполнять эти формы должны по всем правилам.

kadrovik.guru

Какие документы нужны для отчета по командировке в 2018 году?

Образец отчета по проделанной работе в командировке может составлять работник или работодатель. Сегодня ни одно подразделение трудового законодательства не требует, чтобы командированное лицо самостоятельно обязывалось выполнять оформление отчетности о выполнении работы. В связи с этим предприниматель как руководитель может сам заполнять служебный бланк, либо изложить потребность представлять результат выездной деятельности через приказ и другие нормативы.

Образец о выполнении выездного задания необходимо дополнить через сопроводительные документы. Как правило, их перечень определяет специфика деятельности, конкретная должность и потребности предприятия.

Чтобы оформить отчетность о выполнении командировочного задания, предоставляются такие документы:

  • Бланк заявления на командировочную деятельность;
  • Приказ, по которому назначается выполнение задания;
  • Сведения, о выполнении какого задания сообщается;
  • Авансовые сведения.

Ни одна статья сегодня не требует производить оформление документации о проделанной работе в обязательном порядке. Безусловно, каждый работодатель или структурный руководитель имеет право потребовать написать подотчетный документ. Если работа на выезде также предусматривала авансовый платеж, может составляться бланк, в котором регламентируется расход. Каждый чек или билет может подтвердить цель расходования денег, поэтому его можно приложить как удостоверение финансовых решений.

Как правильно сделать отчет о командировке?

Руководитель может потребовать направление данной документации по форме локального акта. После того как задание поставлено, поездка должна быть отображена в течение трех дней. Правильный пример о проделанной работе содержит краткий перечень целей, которые получилось достигать в ходе поездки. Также образец описывает служебный характер мероприятия, срок его проведения и итоги о проделанной работе и о выполнении задания под завершение выезда.

Командировочные документы могут проверяться налоговыми службами, поэтому каждый бланк заслуживает должного внимания. Для оформления сведений о выполнении такого задания можно скачать готовый пример и бланк, который далее предлагается к рассмотрению

Бланк отчета по командировке

В ближайший срок после возвращения с поездки наступает пора отчитаться о выполнении задания. Стандартная форма имеет краткий порядок изложения сведений о проделанной работе.

Также через универсальный образец составляется авансовый отчет по командировке, подпись которого может производиться одновременно с другой отчетностью по поездке. Этот пример раскрывает предмет деятельности сотрудника, ход его поездки, и образец подробных сведений о проделанной работе.

Скачать бланк

Отчет о командировке — пример написания

Стандартный пример отчета о командировке содержит краткий перечень информации о том, какая организация задействована, какой сотрудник и в каких целях направлен в поездку.

Образец ведомости о проделанной деятельности включает имя и фамилию сотрудника, должность, основание для командировочного выезда, финансирование, срок пребывания и срок окончания поездки, место отправки. Документы подписываются составляющим их лицом. Готовый пример документа продемонстрирует, как должен выглядеть заполненный бланк.

Скачать пример написания отчета

Образец отчета о проделанной работе в командировке

В категории «отчет о командировке образец» представляется актуальный на этот год служебный бланк. Перед тем, как срок поездки будет начат, в другой форме согласовываются цели поездки. Документы по командировочной отчетности соответствуют этим целям.

В официальной форме необходимо изложить данные о выполнении поставленных целей, например, рассказать, как прошли переговоры, достигнута ли договоренность, подписан ли контракт, обработаны ли документы. После того как краткий раздел бланка по сведениям о работе заполнен, следует переходить к заключению, и подписать бланк, поставить даты заполнения, и указать срок проведения выезда.

Скачать образец 

Краткий отчет о выполнении задания в командировке

Образец по стандартной форме обязательно должен описывать решение поставленных задач. Если за срок поездки какая-то из задач не исполнена, стоит вписать в образец краткий пример служебного пояснения.

При необходимости можно перекраивать пример документа, чтобы возвращение из отъезда можно было полностью охватить по форме отчетности.

Срок предоставления отчета по командировке

После возвращения предоставляется краткий срок для отчетности, что достигает трех суток. Специфика и психология поставленной задачи по составлению отчетности достаточно проста, что позволит легко выполнить задание в течение установленного срока.

В случае не предоставления доклада в назначенный срок, работодатель имеет право внести выговор в личное дело сотрудника.

www.samso.ru

Как написать отчет о командировке

Определение понятия «командировка» содержится в ст. 166 ТК РФ. Командировкой считается поездка по поручению нанимателя на определенный период за пределы постоянного места труда.

Направление в поездку, так же как и возврат из нее должны быть правильно оформлены. При планировании сотруднику выдается служебное задание, составляется приказ о направлении в командировку. Результаты же своей поездки сотрудник должен отразить в отчете. Необходимость в отчетности возникает прежде всего из-за невозможности контроля работника за пределами компании, а также для контроля израсходованных денежных средств.

Отчет содержит краткую информацию об итогах достижения поставленных в служебном задании целей. Описывается, что было сделано, каких результатов получилось достичь в результате поездки.

Унифицированная форма отчета Т-10а “Служебное задание” содержит:

  • данные о работнике, направляемом в служебную поездку;
  • даты поездки;
  • место назначения;
  • организация-плательщик;
  • основание направления (номер приказа);
  • цель;
  • краткий отчет.

Обязателен ли отчет о командировке

Кроме того, отчет о командировке возможно написать в свободной форме. Также компания может разработать свой бланк, при этом необходимо прописать в ЛНА компании обязанность сотрудника заполнять форму по возвращении из командировки.

В такой бланк рекомендуется включить следующие графы:

  • ФИО, должность работника;
  • место и даты поездки;
  • поставленные цели и задачи;
  • проведенные встречи;
  • результаты проведенных встреч;
  • даты составления и подпись командировочного. 

► Командировка или вахта? Как сэкономить на выплатах

Кто подписывает

Стандартная форма краткого отчета о выполнении задания в командировке содержит три подписи.

Первая — подпись руководителя отдела, который направляет работника в поездку.

Вторая — самого работника. Ей он подтверждает свое согласие на командировку и факт ознакомления с ее условиями. Работодателю стоит помнить, что он не может направлять в командировку беременных женщин и подростков до 18 лет. Кроме того от служебной поездки могут отказаться:

  • матери или отцы одиночки с детьми до 5 лет;
  • родители детей до 3 лет;
  • родителе детей-инвалидов;
  • лица, ухаживающие за больными родственниками (при наличии соответствующего медицинского заключения).

Третья подпись — руководителя предприятия. Для малых компаний, где все решения принимает непосредственно директор, допускается наличие только двух подписей: директора и работника.

Сопроводительные документы

Для документального оформления и сопровождения служебной поездки оформляется достаточно большой пакет документов. Часть из них формируется еще на этапе подготовки, другая по возвращении.

При планировании командировки работодатель:

  • берет согласие на поездку с тех категорий персонала, которые по закону могут отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ);
  • подготавливает приказ;
  • оформляет служебное задание.

► Может ли компания признать корпоратив командировкой

По возвращении работник, помимо составления отчета о поездке, собирает пакет сопроводительных документов:

  • квитанции и чеки об оплате гостиниц;
  • проездные билеты;
  • билеты на посещение мероприятий, если они были целью визита;
  • авансовый отчет.

Авансовый отчет по командировке вместе с отчетом о поездке предоставляется работодателю в 3-х дневный срок. Положение об этом должно быть закреплено в ЛНА компании.

Главная новость Предпенсионеры: три заблуждения, которые зря вас пугают и мешают работать

Тема номера Пять действий с персданными, о которых до сих пор забывают кадровики

А также интересные судебные решения, которые спасут от провокаций работника

Как составить авансовый отчет по командировке

Необходимость заполнения авансового отчета по командировке связана с тем, что расходы по поездке ложатся на плечи компании (ст. 168 ТК РФ). И сотрудник по возвращении отчитывается за произведенные траты.

Работодатель должен компенсировать сотруднику:

  • проездные билеты или сумму потраченную на ГСМ;
  • аренду квартиры или гостиницы;
  • иные расходы связанные с проживанием (суточные).

Авансовый отчет по командировке заполняется по унифицированной форме № АО-1. 

Стандартно заполняется шапка документа с названием компании, ФИО и подразделения сотрудника. Номер документу присваивается работниками бухгалтерии. В табличную часть сотрудник вносит лишь суммы аванса и фактически понесенные затраты. На втором листе приводится расшифровка всех затрат, с указанием номеров квитанций и их дат. Остальные графы отчет заполняются сотрудниками бухгалтерии самостоятельно.

► Как уволить бездельника: три формулировки для ПВТР

Отчет необходимо сдавать в бухгалтерию предприятия, предварительно подписав его у руководителя. Согласование требуется для того, чтобы избежать приписок со стороны сотрудников, ведь бухгалтер не знает всей специфики работы того или иного специалиста и может пропустить излишние расходы.

Сроки предоставления

Так как обязанность заполнять и предоставлять отчет о служебной поездке законодательно отсутствует с 2015 года, то и регламентированных сроков его сдачи не существует. Этот вопрос должен быть оговорен в ЛНА компании вместе с вопросом об обязательности такого отчета на конкретном предприятии.

Однако, это касается лишь части отчета о проделанной работе, но никак не касается авансового отчета о командировке. Его срок сдачи строго регламентирован и составляет 3 дня. Поэтому, на наш взгляд, целесообразно прописать в ЛНА для отчета о проделанной работе такой же срок.

www.pro-personal.ru

Служебное задание: нужно ли оно?

В последнее время задача корректного оформления отчёта о командировке осложнена тем, что обязательные несколько лет назад командировочное удостоверение и служебное задание отменены законодательством (Постановление № 1595). Если фирма пожелает использовать данные виды документов в рамках внутреннего пользования, она вправе это сделать. Следовательно, бухгалтер должен либо отстоять перед руководством работу с документами по новым тенденциям, либо оставить прежний документооборот, закрепив использование первичной документации во внутренних актах компании.

Правила заполнения документов на командировку

Служебное задание (СЗ) ранее было обязательным к оформлению перед отправкой человека в другой город по работе, но в настоящее время его можно не использовать. СЗ всегда являлось основанием для утверждения приказа по организации о направлении сотрудника в командировку (Постановление №749). В настоящее время законодательством определены в обязательном порядке следующие типы документов:

  • приказ руководителя;
  • служебная записка сотрудника при поездке на автомобиле.

Приказ по-прежнему обязателен к утверждению, поскольку без этого документа командировка просто не состоится.

Служебная записка: образец написания

Служебная записка пишется не всегда, а только при использовании личного, служебного или арендованного автомобиля. Как правило, она дооформляется уже после командировки. В документе сотрудник указывает даты командировки, количество дней, место направления, марку и номер используемого транспортного средства.

Желательно в служебной записке перечислить документы, которые сотрудник привёз в качестве отчётных. Однако строгих требований со стороны законодательства по содержанию записки нет, их устанавливает каждая фирма самостоятельно.

Служебное задание: какой бланк теперь использовать

При отмене СЗ многие фирмы приняли решение не отказываться от этого документа из-за информативности и удобства использования. Ведь в служебном задании раскрыты задачи и цели поездки работника, а также сроки их осуществления.

В связи с необязательностью документа, каждая организация может составить свой образец для использования, но будет лучше если СЗ будет содержать следующие пункты:

  • название фирмы;
  • данные сотрудника, его должность и отдел, в котором он работает;
  • сроки командировки, общее количество дней;
  • цель командировки;
  • задания, включая сроки исполнения;
  • место назначения;
  • дата и номер служебного задания;
  • отчёт, который сотрудник заполнит после возвращения из поездки;
  • подписи (сотрудник и работодатель).

Печать в СЗ ставить нет надобности, но если у руководящего состава организации появится такое желание, то это не будет являться нарушением.

Важно помнить, что СЗ должно быть оформлено на каждого сотрудника по отдельности. Нельзя составлять документ на несколько человек сразу, так как каждый сотрудник отвечает за выполнение своей задачи, которую поручили именно ему.

Как правило, СЗ составляет начальник отдела, а сотрудник лишь ставит свою подпись после ознакомления с документом.

В большинстве случаев в организациях оформление документа ложится на сотрудников кадровой службы, а иногда даже и на бухгалтерию. Такая практика перекладывания работы с документами на определённое подразделение имеет место по той причине, что кадровики или бухгалтеры в силу наличия специальных знаний смогут качественнее и быстрее сделать эту работу.

Важно помнить, что если в командировку собирается поехать генеральный директор, то на него также составляется приказ и СЗ. Ведь директор — это наёмный работник, с которым также заключён трудовой договор, как и с другими сотрудниками компании.

Документы для авансового отчёта
Краткий отчёт о выполнении задания в командировке должен составлять каждый работник

Написание финансового отчёта о командировке

Документ, фиксирующий деятельность работника в командировке, составляется, как правило, уже после его возвращения. Такой отчёт нужен для того, чтобы сообщить о проделанной работе и целях, которые были достигнуты. Отчёт должен быть написан работником самостоятельно, а после составления необходимо заверить его подписью.

Отчёт о командировке, как и авансовый отчёт, предоставляется работником в течение трёх дней после возвращения из того пункта, куда его направляли (Положение №749).

В отчёте должно быть подробное изложение достигнутых целей, краткость в этом случае неуместна. Естественно, содержание задач должно быть таким же, как и в СЗ. Например, если в СЗ цель — заключение договора, то в отчётеследует написать, каких договорённостей удалось достичь.

Как написать отчёт о проделанной работе в свободной форме

Организация может не использовать унифицированные формы отчёта о командировке, поскольку вся необходимая информация уже есть в самом служебном задании. Фирма может разработать собственный документ для удобства использования в рамках отдельно взятой организации.

Фирма может использовать простой отчёт, состоящий из нескольких пунктов:

  • данные о работнике;
  • отдел, в котором сотрудник числится;
  • сроки командировки и количество дней, проведённых в ней;
  • цели и задачи, которые должны быть подробно и наиболее полно раскрыты;
  • данные о контрагентах или партнёрах;
  • результаты переговоров;
  • дата составления и подпись сотрудника.

Организация может по своему желанию добавлять новые пункты либо убирать имеющиеся, в зависимости от своей специфики.

Бывают ситуации, что цель поездки по каким-то причинам не была достигнута. В таком случае нужно написать о неудачной командировке, но лучше будет, если у работника есть уважительная причина. Сотрудник пишет о том, что командировочное задание им не выполнено и составляет докладную записку на имя руководителя. Директор, в свою очередь, принимает решение исходя из сложившейся ситуации:

  • направление работника в новую командировку;
  • отмена новых поездок, в связи с их нецелесообразностью;
  • меры дисциплинарного характера в случае вины сотрудника.

После завершения работы с отчётом о командировке сотрудник составляет авансовый отчёт. К нему прилагаются все документы, которые подтверждают траты во время поездки.

В настоящее время служебное задание и отчёт о командировке необязательны к использованию на предприятии, но при необходимости их можно составлять. Для больших организаций, где совершается много служебных поездок и в этом задействованы десятки работников, такие документы будут помощниками для бухгалтерии. Краткие письменные отчёты о командировке способствуют правильному ведению бухгалтерского учёта. В маленьких фирмах, напротив, лишние бумаги ни к чему и от них можно смело отказаться.

идея-малого-бизнеса.рф


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector