Реквизиты бланка

Новая страница 1


Изменился состав реквизитов бланков. Теперь он следующий:

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование организации;


справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа.

 

Сразу же следует сделать несколько пояснений.

Вновь введенные реквизиты «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)», как и ранее существовавший реквизит «Код организации», в привычном понимании этого слова реквизитами не являются, так не имеют собственного места на бланке, а указываются только в бланках писем в составе справочных данных наряду с почтовым адресом организации, телефонами и другими сведениями.


Для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.

 

Рассмотрим, какие требования к бланкам документов и оформлению реквизитов бланка содержит новый стандарт.

Для изготовления бланков ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает использовать бумагу двух форматов – А4 и А5 (размер А4 в мм – 210х297, А5 – 148х210). Основное назначение бланка формата А5 – использование его для документов с небольшой текстовой частью, когда использование бланка А4 экономически не оправдано. Формат А5 целесообразно использовать для бланков писем с небольшим текстом.

Размеры служебных полей в документах не изменились. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает такие же минимальные размеры служебных полей на документах, как и ранее действовавший стандарт: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает изготавливать бланки с угловым и продольным расположением реквизитов, поэтому, как и в ранее действовавшем стандарте, в приложении к ГОСТу приведены две схемы расположения реквизитов и, соответственно, образцы бланков с угловым и продольным расположением реквизитов.


При проектировании бланков реквизиты «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» располагают над серединой реквизита «Наименование организации». Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» допускается размещать на уровне реквизита «Наименование организации».

Положения, касающиеся видов бланков, остались без изменений. ГОСТ 6.30-2003 разрешает использовать организациям, структурным подразделениям организаций, должностным лицам бланки документов трех видов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа, кроме письма (приказа, распоряжения, протокола и др.).

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме служебных писем. Бланк структурных подразделений используется в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать документы, в том числе вести переписку.


Решение о том, какие бланки использовать, принимается самой организацией.

К сожалению, в стандарте допущена ошибка при перечислении реквизитов, используемых при изготовлении бланков определенного вида: при перечислении реквизитов бланка письма назван реквизит (14) – «Место составления или издания документа», в то время как в бланках писем этот реквизит не используется. В бланках писем присутствует реквизит «Справочные данные об организации».

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает организациям субъектов Российской Федерации, имеющим наряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта Федерации, пользоваться бланками на двух языках, в этом случае реквизиты бланка печатают на одном уровне на русском языке – слева, на национальном языке – справа.

Рассмотрим основные требования к оформлению реквизитов бланка.

 

1. Государственный герб Российской Федерации. В стандарте говорится лишь о том, что Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть I, ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения герба, его размера и т.д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к закону и исходить из того, что сказано в нем.


 

2. Герб субъекта Российской Федерации. В стандарте содержится следующее положение, касающееся этого реквизита: «Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации».

К сожалению, в новом стандарте, как и в стандарте 1997 г., нет положений о гербах муниципальных образований, хотя по законодательству (Федеральный закон от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации») муниципальные образования (городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория) имеют право иметь собственную символику, в том числе и герб.

 

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).


Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования.

 

4. Код организации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Органы власти и управления проставляют код организации по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код по ОКПО включает 8 знаков.

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.

 

5.       Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Как было сказано выше, этот реквизит указывается в бланках писем в составе справочных данных. ОГРН юридического лица проставляется согласно документам, выдаваемым налоговыми органами.


В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. Согласно Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 01.07.2002), является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием. Юридическому лицу выдается свидетельство о внесении записи под соответствующим номером в Единый государственный реестр юридических лиц.

ОГРН представляет собой тринадцатизначный цифровой код.

 

6.       Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Сведения об идентификационном номере налогоплательщика/коде причины постановки на учет также проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.


Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 05.06.1995, 16.06.1995 № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий следующие сведения:

– код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);

– порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);

– контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (C).

Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.


Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП), который представляет собой девятизначный цифровой код.

 

7.       Наименование организации. Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации. Наименование организации должно включать:

·        сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;

·        указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие, государственное учреждение и т.д.);

·        собственное индивидуальное название организации;

·        сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках);

·        наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

 

8. Справочные данные об организации – реквизит, используемый только в бланках писем. Об изменениях в оформлении этого реквизита уже сказано: теперь в его состав включаются, кроме почтового адреса организации, номеров телефонов, факсов, телексов, адреса электронной почты, кода по ОКПО, также коды ОГРН и ИНН/КПП. Других изменений, по сравнению со стандартом 1997 г., нет. Напомним, что почтовый адрес организации в бланке должен оформляться в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725), то есть его элементы должны располагаться в следующей последовательности:

·          название улицы, номер дома, номер квартиры;

·          название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

·          название области, края, автономного округа (области), республики;

·          название страны (для международных почтовых отправлений);

·           почтовый индекс.

Стандарт не исключает возможности указания в составе справочных данных и других сведений, в частности адреса web-страницы в Интернете, номеров государственных лицензий, банковских реквизитов и др.

 

9.       Наименование вида документа. В стандарте отмечено: наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа указывается в бланке при его изготовлении, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др., или вносится в бланк при составлении документа. Наименование вида документа, как правило, печатается прописными буквами большего, чем в других реквизитах, размера.

В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.

 

10.  Дата документа. Как уже говорилось, в бланке документа содержится только отметка для проставления даты, которая вместе с отметкой для проставления регистрационного номера выглядит следующим способом:

 

__________________ № ___________ (в угловом бланке)

 

_____________                                                                    № _______

(в продольном бланке).

Как и старый стандарт, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

·        цифровой – в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2003;

·        словесно-цифровой: 05 апреля 2003 г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

 

11.  Регистрационный номер документа. В бланках содержится отметка для внесения сведений о регистрационном номере документа. В стандарте содержится следующее положение: регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Кроме того, в стандарте содержится указание о том, что регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой их этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора. И дата, и регистрационный номер проставляются после подписания документа.

 

12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место его расположения:

 

На № __________ от ____________

 

Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.

 

13. Место составления или издания документа. Положения, касающиеся этого реквизита, остались без изменений. Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные об организации».

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).

Место составления или издания документа не указывается, если название территории, на которой располагается организация, входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова» (за исключением случаев, когда документ создается не в месте нахождения организации).

В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения, представительства организации, указывается место нахождения последних.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается посередине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

www.profiz.ru

Состав реквизитов бланка установлен государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к изготовлению документов». В соответствии со стандартом организации могут использовать общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма), например, бланк приказа, распоряжения, протокола и др. Из перечисленных бланков в организациях, как правило, используются бланки писем и бланки конкретных видов документов. Общие бланки используются, главным образом, в органах власти.

Решение о том, какие бланки использовать, принимается самой организацией.


Также прочитайте о бланках документов более подробно.


На бланках конкретных видов документов проставляются реквизиты:

наименование организации; наименование вида документа; место составления или издания документа, а также проставляются отметки для реквизитов: дата документа и регистрационный номер документа.

На бланках писем присутствуют следующие реквизиты:

наименование организации; справочные данные об организации, код организации по ОКПО; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), а также проставляются отметки для реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на номер и дату поступившего документа.


Более подробно о авансовом отчете вы можете узнать в статье.


Кроме того, на бланках конкретных видов документов, используемых в органах государственной власти и органах местного самоуправления, кроме перечисленных реквизитов, в соответствии с законодательством Российской Федерации, воспроизводится изображение Государственного герба, герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования (на верхнем поле бланка), а в государственных и негосударственных организациях – изображение товарного знака (знака обслуживания), которое размещается на верхнем поле или слева на уровне наименования организации.


Узнайте подробнее, о реквизитах


Все перечисленные реквизиты следует рассматривать как обязательные.

Имейте в виду, что стандарт устанавливает правила оформления всех перечисленных реквизитов, а также реквизитов, используемых при оформлении документов и при организации работы с документом.


Интересная информация о реквизитах размещена здесь.


При разработке бланков документов можно рекомендовать воспользоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, в приложениях к которым приведены образцы бланков.

www.sekretariat.ru

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.

Выделяют несколько способов изготовления бланков:

1. типографский;

2.с помощью средств оперативной полиграфии;

3. при помощи резинового штемпеля;

4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.

Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.

Виды бланков.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.

2. Бланк письма – используется только для писем.

3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.

4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.

5. Бланк структурного подразделения – в крупных организациях.

В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. наименование организации — автора документа;

3. ограничительные линии для даты и номера документа;

4. место составления или издания документа;

5. свободное место для наименования вида документа.

В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. наименование организации автора документа;

3. справочные данные об организации (код организации, ОГРН, ИННКПП);

4. ограничительные лини для даты и номера документа, ссылки на № и дату

при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.

В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. наименование организации — автора документа;

3. наименование вида документа;

4. ограничительные линии для даты документа и регистрационного номера документа;

5. место составления или издания документа;

6. при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, отметка о контроле, текст.

Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении наименования структурного подразделения ниже наименования организации — автора документа.

Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации — автора документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения — автора документа.

Способы расположения реквизитов (оформления).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации — автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации — автора документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации — автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Заказ бланков.

Для изготовления бланков типографским способом необходимо разработать макет бланка в натуральную величину. На макете в центре должна быть поставлена разрешительная подпись в виде слова разрешаю, подписи руководителя организации и гербовой печати. Макет бланка представляется в типографию в двух экземплярах. К макету составляется пояснительная записка, в которой указывается сорт и цвет бумаги, цвет краски, название шрифта и размера кеглей, тираж. Бланки печатают на светлой бумаге красками насыщенных тонов. Не рекомендуется изготовлять многоцветные бланки. К макету бланка и пояснительной записке составляют гарантийное письмо.

megaobuchalka.ru

Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.

Реквизиты документа – обязательные признаки документа (информационные элементы: дата, текст, подпись, печать), установленные законодательным нормативным документом — ГОСТом.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый);

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 -оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные – в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно в процессе подготовки конкретного документа.

На формуляре-образце при оформлении документов реквизиты формируются в 3 части:

Заголовочная – начало документа, где содержатся сведения об организации или авторе документа и первичные данные о самом документе (реквизиты 1-16).

Содержательная – главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение (реквизиты 17-20), текст документа.

Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документом.

Формуляр-образец – модель построения документов, на которой реквизиты расположены в определенной последовательности. Он указывает место реквизитов на листе бумаги, определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты. Служебное поле предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации или авторе документа, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Для документа длительного срока хранения используют официальный или фирменный бланк, который изготовляется типографским способом или с помощью специального штампа. Для документа временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами на компьютере.

Осн. форматы бланков – А4, А5.Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов.

Виды служебных бланков:

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты адресных данных организаций-получателей писем.

Бланк конкретного вида документа применяются, если в организации применяется большое количество документов конкретного вида.

studfiles.net

Шапка

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТа Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и применять бланки организации. Для реквизитов необходимо ориентироваться на ГОСТ Р 6.30–2003 (с 01.07.2018 надо будет ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 (равно как и ГОСТ Р 7.0.97-2016) является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

Скачать

В верхней части документа указываются:

  • дата;
  • номер;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

  • наименование компании;
  • наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
  • должность получателя;
  • фамилия и инициалы получателя;
  • почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

Скачать

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2018 или 17 мая 2018 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

clubtk.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector