Документальное оформление и учет кассовых операций

Документальное оформление и учет кассовых операций

Бухгалтерский учет и аудит денежных средств

В процессе хозяйственной деятельности предприятие ООО «Торговый Центр Арника» постоянно ведет расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги, с покупателями за купленные ими товары, заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги.

Денежные расчеты предприятия ООО «Торговый Центр Арника» производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами.

На 2010 год лимит кассового остатка на предприятии, по согласованию с банками составляет сумму в пределах трех тысяч рублей. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются, наличные деньги сверх установленного лимита сдаются в обслуживающий предприятие банк.

Предприятие ООО «Торговый Центр Арника», имет постоянную денежную выручку, поэтому по согласованию с обслуживающими банками могут расходовать ее на выплату социально-трудовых льгот, закупку продукции, скупку тары и вещей у населения.


Предприятие не имеет право накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

При учете и оформлении кассовых операций предприятие ООО «Торговый Центр Арника» придерживается порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного советом директоров Центрального банка России №40 от 22.09.1993 г., для организаций, предприятий и учреждений независимо от вида деятельности. Наиболее важными и существенными требованиями этого порядка является следующие из них:

для осуществления расчетов наличными деньгами предприятие должно имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.

прием наличных денег предприятие при расчете с населением производит с применением контрольно-кассовых машин.

Предельная сумма расчетов наличными деньгами устанавливается по одному платежу. Платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого в один день по нескольким денежным документам в порядке реализации одного договора, рассматриваются как единый суммарный платеж.

Наличные денежные средства, полученные предприятием по чекам в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Кассовые операции на предприятии оформляются типовыми межведомственными формами первичной документации для предприятий и организаций, утвержденной Госкомстатом России и Минфином России [42].


Прием наличных денег на исследуемом предприятии оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, и кассиром. При приеме денег от отдельных лиц им выписывается квитанция с подписями ответственного работников и кассира. В приходном кассовом ордере кроме обязательных реквизитов организации (наименование организации, номера, даты) указывают, за что получены деньги.

Нумерация приходных кассовых ордеров на предприятии ведется по порядку — начиная с 1 января и до конца года с регистрацией в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). При этом указывается кредитуемый по данной операции счет, фиксируется бухгалтерская проводка.

В кассу ООО «Торговый Центр Арника» деньги поступают с расчетного счета в банке, а также в результате платежей наличными за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм.

Для получения денег со счета в банке выписывается чековая книжка. В чеке указывают назначения требуемой суммы (на оплату труда, хозяйственные операции, командировочные расходы и т. д). Отрывная часть чека остается в банке, а у организации — корешок чека с указанием полученной суммы. При поступлении наличных денежный средств в кассу составляется приходный кассовый ордер. Квитанция к этому ордеру прилагается к соответствующей выписке банка.


Выдача наличных денег из кассы в ООО «Торговый Центр Арника» производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или надлежаще оформленных платежным ведомостям, заявлениям с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Расходные кассовые ордера подписываются руководителем.

При выдаче денег отдельным лицам по кассовым расходным ордерам требуется предъявление документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир предприятия отмечает в ордере номер этого документа, кем и когда выдан. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, пенсии выдаются на предприятии по платежным ведомостям с разрешительной надписью руководителя организации с указанием суммы прописью.

При истечении срока выдачи денег по ведомости против лиц, не получивших причитающейся им сумму ставиться штамп «Депонировано» и составляется реестр депонированной заработной платы.

Учет движения денежных средств по кассе на исследуемом предприятии ведется кассиром в кассовой книге (форма КО-4). Книга прошнурована и опечатана печатью, страницы пронумерованы. Записи в книге производятся в двух экземплярах через копирку. Второй экземпляр служит отчетом кассира. В конце рабочего дня подсчитываются итоги операций по приходу и расходу денег по кассе, выводится остаток денежных средств по кассе и отрывной лист с приходными и расходными документами под расписку в книге учета передается в бухгалтерию.


Для учета кассовых операций на предприятии ведется журнал-ордер № 1 по кредиту счета Касса, вспомогательная ведомость дебетовых оборотов. Основанием для записи в них служат отрывные листы кассовой книги, данные которых группируются по каждому синтетическому счету, корреспондирующему со счетом Касса.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборот по дебету и кредиту счета Касса выводится сальдо наличных денег на начало следующего месяца. Организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного банком по согласованию с руководителем организации.

Для синтетического учета операций по кассе в ООО «Торговый Центр Арника» предназначен активный счет 50 «Касса». По дебету счета отражаются поступления наличных денег в кассу организации по кредиту выплата средств и выдача денежных документов из кассы. Это движение денежных средств оформляется в учете следующими проводками:

По дебету счета 50 «Касса» с кредита счетов 51 «Расчетный счет», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» — снятие наличных денежных средств со счетов в банке, приобретение денежных документов.

По дебету счета 50 «Касса» с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — поступление в кассу денежных средств от покупателей за товары и расчет с поставщиками за поступившие материальные ценности.


По дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 71 «Расчет с подотчетными лицами» — возврат в кассу неизрасходованных денежных средств от подотчетного лица.

По дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 90 «Продажа» — поступление в кассу выручки от продаж товаров.

По дебету счета «Касса» с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы» — поступление в кассу денежных средств от долевого участия, доходов от сдачи в аренду площадей, суммы, поступившие в счет погашения дебиторской задолженности и другие поступления.

По дебету счетов 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках» с кредита счета 50 «Касса» отражаются операции по внесению из кассы денежных средств на счета в банке.

По дебету счета 70 «Расчеты с работниками по оплате труда» с кредита счета 50 «Касса» производятся выплаты из кассы оплаты труда работникам предприятия, премий, пенсий.

По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с кредита счета 50 «Касса» производятся выплаты в установленном порядке из кассы под отчет сумм на хозяйственно — операционные расходы, командировочные расходы и прочие расходы.


По дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи» с кредита счета 50 «Касса» — недостачи денежных средств в кассе и недостача (хищение, порча) денежных документов.

На предприятии ООО «Торговый Центр Арника» ведение кассовых операций производится согласно письма ЦБ РФ от 04.10.1993 г №18 и Федеральным законом от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Учет операций ведется в Кассовой книге установленного образца. Синтетический учет ведется на счете 50 «Касса» с применением журнально-ордерной формы счетоводства.

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для проведения ревизии в кассе приказом руководителя предприятия ООО «Торговый Центр Арника» назначается комиссия. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств. Все приходные и расходные документы визируются председателем инвентаризационной комиссии.

В процессе ревизии, согласно «Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги и денежные документы. Инвентаризационной комиссией составляется акт в двух экземплярах по форме № ИНВ-15. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица.


При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе предприятия на акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Инвентаризации подлежат ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Для этой цели применяется акт формы №ИНВ-16.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Бухгалтерские операции предприятия ООО «Торговый центр Арника» по счету 50 «Касса» за март 2010 года отражены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 Бухгалтерские операции по дебету и кредиту счета 50 «Касса» за март 2010 года


№ п/п

Содержание операций

Корреспонденция счета

Сумма

дебет

кредит

1

В кассу возращена сумма займа

50

58

46000

2

Возврат в кассу излишне выплаченных сумм оплаты труда, сумм доходов от участия в предприятии

50

62

1344,58

3

Отраженны суммы погашенного наличными материального ущерба, причиненного работниками в результате недостач, хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а так же по возмещению других видов ущерба

50

73-2

7802,15

4

Внесены из кассы денежные средства для зачисления на расчетный счет

buh.bobrodobro.ru

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

  1. Установления лимита остатка кассы:
  • право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
  • предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте здесь.

  1. Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты сейчас могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим  в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
  2. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять (на выбор):
  • на бумажном носителе с заполнением от руки;
  • на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
  • в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Последние нововведения в кассовых операциях

Следующие и на данный момент последние крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:


  • Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
  • Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
  • Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
  • Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
  • Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом здесь.

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

  • прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
  • выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Подробнее см. «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

  • приходный кассовый ордер (ПКО);
  • расходный кассовый ордер (РКО);
  • кассовая книга;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

  • «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?»;
  • «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?»;

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по ссылке.

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

Подробнее о нем см.  «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

Нюансы документального оформления кассовых операций

Скачать приходный кассовый ордер

При получении ПКО кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
  • Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
  • Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
  • Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

  • расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

Подробнее о нем см. «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Нюансы документального оформления кассовых операций

Скачать расходный кассовый ордер

  • расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
  • платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)»).

При получении указанных документов кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
  • Проверяет наличие подтверждающих документов.
  • Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
  • Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по ссылке.

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

  • соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Нюансы документального оформления кассовых операций

Скачать кассовую книгу

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

nalog-nalog.ru

Какой нормативный акт определяет документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Кассовые операции ведутся в строгом соответствии с нормативными актами. В настоящее время операции по кассе регулируются указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, в котором определяется порядок документального оформления кассовых операций для организаций и упрощенный порядок — для ИП и малого бизнеса. В этом нормативном акте произведена коррекция ранее действующих положений. А именно — изменениям подверглись две сферы:

  1. Процедура определения и утверждения лимита кассы. Здесь:
  • Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса с момента вступления в силу указания 3210-У могут не утверждать этот лимит.
  • Организации, для которых утверждение этого лимита обязательно, получили послабление: им предоставлено право выбора расчетной формулы. Ориентироваться они могут либо на величину выручки, либо на объем действительных расходов наличных средств.
  1. Порядок ведения кассовой книги. В частности, ИП и предприятия малого бизнеса вправе не вести этот регистр в те периоды, когда наличные обороты отсутствовали. Более того, предпринимателям на отдельных системах налогообложения вообще разрешено не оформлять кассовые документы.

Сам же процесс оформления документов по кассовым операциям практически не изменился. Подробней о сути таких действий и правилах внесения сведений речь пойдет ниже.

 

Категории кассовых операций

Кассовые операции делятся на две категории:

  • Приходные, когда хозсубъект принимает наличные средства. Это может быть торговая выручка, получение денег в банке на зарплату, возврат средств подотчетниками и проч.
  • Расходные, когда наличные средства выдаются из кассы. Здесь имеется в виду зарплата, сдача выручки в банковское учреждение, выдача денег подотчетникам и проч.

 

Какими документами оформляются кассовые операции

Все движения наличных денег должны найти отражение в следующих документах:

  • два вида ордеров — приходный (форма КО-1) и расходный (КО-2).
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3).
  • кассовая книга (КО-4);
  • Книга, в которой ведется учет поступивших и ушедших из кассы денежных средств (КО-5).

Из приведенного перечня видно, что документальное оформление кассовых операций в 2017 году практически не изменилось по сравнению с предыдущими периодами.

 

Правила формирования документов по кассовым операциям

Ответственного за оформление кассовых операций назначает руководитель предприятия, это может быть специальный кассир, если позволяет штатное расписание; эти функции могут быть поручены бухгалтеру при минимуме штата; наконец, обязанности кассира вправе выполнять сам руководитель, если это микропредприятие, или индивидуальный предприниматель, если у него соответствующий статус.

Может так случиться, что кассиров на предприятии несколько, в таком случае следует назначить старшего. Курирует этот цех обычно главный бухгалтер, поскольку именно в его подчинении находятся кассиры. Однако при отсутствии главбуха кураторство может передаваться иному уполномоченному сотруднику или директору предприятия.

Под оформленными кассовыми документами должна стоять подпись главбуха, при его отсутствии — бухгалтера. Если и тот и другой не входят в штат, документы должен подписывать руководитель предприятия. В самом низу документы подписывает кассир, принявший или выдавший деньги.

Для заверения подписи кассиру выдается печать или штамп с соответствующими реквизитами. Если на предприятии несколько лиц, имеющих право подписи финансовых документов, то у кассира должны иметься образцы таких подписей.

При наличии в штате предприятия нескольких кассиров все движения налички вносятся старшим кассиром в книгу, предназначенную для учета приходящих на предприятие и уходящих средств.

Современное бухгалтерское законодательство допускает два способа ведения кассы:

  • на бумажных носителях (документы заполняются от руки или набираются на компьютере с последующей распечаткой на бумаге);
  • на компьютерах с помощью специальных программ (для такого оформления непременно используются специальные средства защиты данных, заверяются такие документы специальными электронными подписями).

 

Как документируются приходные операции

Приходные кассовые операции — документальное оформление таковых осуществляется с помощью приходного кассового ордера, которому присвоен индекс ОКУД 0310001. Скачать бланк ПКО можно на нашем сайте.

Скачать бланк ПКО

Кассир при получении ПКО должен совершить следующие действия:

  • Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
  • Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
  • Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
  • Осуществить прием наличных средств, проверяя, совпадает ли поступившая сумма с той, которая указана в ордере.
  • Поставить подпись в ордере (внизу), на отрывной части (квитанции) кроме подписи ставится еще и печать или штамп. Довольно часто печать находится в бухгалтерии, поэтому ее ставит не кассир.

При обнаружении в документе расхождений в суммах или ошибок кассир передает неправильный бланк в бухгалтерию для переоформления.

Если хозсубъект получает деньги и пробивает соответствующие чеки на кассовом аппарате, то в ордер разрешается внести общую выручку. Сумма внесенных средств должна совпадать с суммой с контрольной ленты после гашения.

Расходные кассовые документы

При выдаче наличных средств из кассы должен оформляться расходный кассовый ордер с индексом ОКУД 0310002. Бланк РКО можно скачать на нашем сайте.

Скачать бланк РКО

Получив этот документ, кассир предпринимает действия, во многом схожие с теми, которые мы описывали в предыдущем разделе. Так, он должен:

  • Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
  • Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
  • Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
  • Убедиться по удостоверению личности, что получатель именно то лицо, которому должны быть выданы деньги.
  • Произвести подготовку и подсчет наличных средств, выдать их получателю, потребовать поставить подпись на РКО.
  • Поставить свою подпись под документом.

Следует отметить, что если заработная плата на предприятиях выдается по ведомостям, то РКО оформляется только на те суммы, которые действительно были выданы работникам. Оставшаяся невыплаченной сумма должна быть депонирована.

Иногда для получения заработной платы используются доверенности. Действия кассира тогда немного усложняются.

  • Во-первых, ему надо будет проверить, совпадают ли Ф. И. О., приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в РКО.
  • Во-вторых, понадобится проверять, совпадают ли сведения, приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в удостоверении личности.

Когда оформляется ведомость (платежная или расчетно-платежная), то перед подписью лица, облеченного доверием, ставится запись «По доверенности».

Если такой документ оформляется на получение средств по разным основаниям или от нескольких организаций, то доверенность должна иметь несколько заверенных копий. Оригинал кассир прилагает к РКО или ведомости по окончании всех процедур.

 

Кассовая книга — общие правила заполнения и ведения

Кассовые операции должны быть внесены в кассовую книгу, имеющую ОКУД 0310004. Мы предоставляем возможность скачать кассовую книгу на нашем сайте.

Скачать бланк кассовой книги

Каждая операция по ПКО и РКО должна быть записана в этот регистр. Каждый рабочий день кассира должен заканчиваться тем, что он проверяет соответствие данных ордеров и данных кассовой книги, подбивает остаток и подписывает страницу. После этого такую же проверку осуществляет главбух и тоже ставит подпись.

Если бухгалтерский аппарат на предприятии не предусмотрен, контроль за заполнением данного регистра возлагается на руководителя.

При отсутствии движения денежной наличности в кассовую книгу записи не вносятся.

Кассовую книгу разрешается не вести отдельным категориям индивидуальных предпринимателей, применяющих некоторые специальные режимы налогообложения.

 

***

Для ведения кассовых операций предусмотрены строгие правила. В частности, все движения с наличными деньгами должны оформляться документально с помощью форм, утвержденных нормативными актами.

buhnk.ru

Порядок оформления кассовых операций

Документальное оформление и учет кассовых операцийДетально об этом написано в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» В частности, там указано, что кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов.

Необходимая документация и её заполнение

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

  • кассовая книга;
  • приходный ордер;
  • расходный ордер;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость.

При этом индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей (согласно требованиям НК РФ), кассовые документы (приходные и расходные ордера) могут не оформлять.

Освобождены ИП и от ведения кассовой книги. Однако, если предприниматель с целью улучшения контроля над движением наличных денежных средств примет решение документировать кассовые операции, ему необходимо следовать нормам, установленным ЦБ РФ.

Рассмотрим подробнее, какими документами оформляются кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93).

Кассовая книга

Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

В случае ведения книги на бумаге все ее листы должны быть пронумерованы до начала внесения записей, скрепляющую листы бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель. Также книга должна быть заверена печатью индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).

В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать.

Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. Организации и ИП имеют право вовсе не распечатывать цифровые кассовые документы, если учетная политика предприятия подразумевает ведение документооборота в электронном виде. В этом случае нужно позаботиться о том, чтобы ЭЦП были у всех материально ответственных сотрудников.

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывает.
Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно: суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда операции производились.

Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель предприятия.

Отметим еще раз, что с 1 июня 2014 года предприниматель не обязан вести кассовую книгу, но может это делать для организации контроля и кассовой дисциплины.

Приходный ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются.

Помимо регистрационного номера, ордер должен иметь следующие реквизиты:

  • наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов по ОКПО;
  • дату заполнения;
  • номер корреспондирующего счета или субсчета (при ведении бухгалтерского учета).

Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

Расходный ордер

Документальное оформление и учет кассовых операцийРасходный кассовый ордер (РКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.
Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того, он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным им лицом).

Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение). Реквизиты документа кассир должен записать.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Книга учета денежных средств

Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между ним и остальными кассирами в течение рабочего дня (при небольших масштабах бизнеса в такой книге необходимости нет).

Код книги по ОК – 0310005.

В начале рабочего дня лицо, ответственное за ведение кассовых операций (кассир,  старший кассир или другой сотрудник, уполномоченный приказом руководителя) выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.

В случае, если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока.

Остаток невыданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается ответственному лицу под расписку. Если по истечении срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

Несмотря на то, что вся ответственность за ведение учета и контроль за ним возложена на главного бухгалтера, на практике материально ответственным глава бухгалтерии может и не являться. Сохранность наличных руководитель или ИП может поручить как себе лично, так и любому другому сотруднику, облеченному особым доверием.

Расчетно-платежная ведомость

Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код по Общему классификатору – 0301009.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе.

Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена в отведенный по ведомости срок, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости. Отдельно фиксируют сумму депонированных средств.

Необходимо отметить, что при выдаче заработной платы и прочих выплат сотрудникам наличными денежными средствами, предприниматель обязан формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.

Платежная ведомость

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам. Код согласно Общему классификатору – 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная) ведомость.
Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом, его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

Что нового принесет 2018

С 2017 года  субъектам малого предпринимательства предоставлена возможность не устанавливать лимиты наличных денег в своих кассах: они могут, не нарушая закон, накапливать необходимые суммы.

В новом 2018 году все кассовые документы остаются прежними, как и форма их подачи: в бумажном виде; через электронные системы.

Основные изменения 2018 года связаны с тем, что повседневную жизнь предпринимателей все обширнее охватывает электронная документация:

  • теперь законодательно определено, что операции с наличными, проводимые через ККТ в течение дня, можно фиксировать по окончании проведения кассовых операций (одним ПКО в конце дня);
  • предусмотрена возможность электронного обмена документами и информацией с сотрудниками (квитанцию о получении денег по ПКО можно отправить на электронную почту, а об отмене приходной операции сообщить в системе учета);<
  • закреплена норма о том, что кассовые операции могут проводиться любым уполномоченным лицом, если в штате отсутствует должность кассира.

С 1 июля 2018 года станет реальностью обязанность применения электронных ККТ для большинства предпринимателей. Выглядеть это будет примерно так:

  • во время покупки формирование чека будет осуществляться в электронном виде;
  • составленный таким образом кассовый документ будет автоматически в онлайн режиме отсылаться в налоговую;
  • при отдельном требовании покупателя предприниматель должен будет отослать дубликат чека на электронную почту, указанную клиентом.

Установка дополнительного и недешевого оборудования потребует от ИП существенных затрат. Для некоторых категорий налогоплательщиков НК РФ предусмотрел право на получение налогового вычета размере до 18000 руб.

Перспектива применения ККТ грозит не всем предпринимателям. Для некоторых оставили возможность пользоваться БСО при проведении расчетов. Но теперь их формирование также будет производиться с помощью единого программного обеспечения.

ipinform.ru

Документальное оформление операций в кассе

Самой ответственной работой на предприятии являются учет денежных средств и правильное оформление кассовых документов.

Госкомитетом статистики РФ утверждены определенные документы, при помощи которых бухгалтер осуществляет первичный учет кассовых операций на предприятии. Кассовые документы организации оформляются главным бухгалтером, кассиром, иногда — директором (в случае отсутствия бухгалтера). К ним прилагаются все документы, подтверждающие основание для их оформления.

Оформляют документы:

Бланк РКО

Скачать приходный кассовый ордер

При получении ПКО кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
  • Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
  • Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
  • Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

  • расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

Подробнее о нем см. «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Нюансы документального оформления кассовых операций

Скачать расходный кассовый ордер

  • расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
  • платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)»).

При получении указанных документов кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
  • Проверяет наличие подтверждающих документов.
  • Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
  • Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по ссылке.

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

  • соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Нюансы документального оформления кассовых операций

Скачать кассовую книгу

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

nalog-nalog.ru

Какой нормативный акт определяет документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Кассовые операции ведутся в строгом соответствии с нормативными актами. В настоящее время операции по кассе регулируются указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, в котором определяется порядок документального оформления кассовых операций для организаций и упрощенный порядок — для ИП и малого бизнеса. В этом нормативном акте произведена коррекция ранее действующих положений. А именно — изменениям подверглись две сферы:

  1. Процедура определения и утверждения лимита кассы. Здесь:
  • Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса с момента вступления в силу указания 3210-У могут не утверждать этот лимит.
  • Организации, для которых утверждение этого лимита обязательно, получили послабление: им предоставлено право выбора расчетной формулы. Ориентироваться они могут либо на величину выручки, либо на объем действительных расходов наличных средств.
  1. Порядок ведения кассовой книги. В частности, ИП и предприятия малого бизнеса вправе не вести этот регистр в те периоды, когда наличные обороты отсутствовали. Более того, предпринимателям на отдельных системах налогообложения вообще разрешено не оформлять кассовые документы.

Сам же процесс оформления документов по кассовым операциям практически не изменился. Подробней о сути таких действий и правилах внесения сведений речь пойдет ниже.

 

Категории кассовых операций

Кассовые операции делятся на две категории:

  • Приходные, когда хозсубъект принимает наличные средства. Это может быть торговая выручка, получение денег в банке на зарплату, возврат средств подотчетниками и проч.
  • Расходные, когда наличные средства выдаются из кассы. Здесь имеется в виду зарплата, сдача выручки в банковское учреждение, выдача денег подотчетникам и проч.

 

Какими документами оформляются кассовые операции

Все движения наличных денег должны найти отражение в следующих документах:

  • два вида ордеров — приходный (форма КО-1) и расходный (КО-2).
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3).
  • кассовая книга (КО-4);
  • Книга, в которой ведется учет поступивших и ушедших из кассы денежных средств (КО-5).

Из приведенного перечня видно, что документальное оформление кассовых операций в 2017 году практически не изменилось по сравнению с предыдущими периодами.

 

Правила формирования документов по кассовым операциям

Ответственного за оформление кассовых операций назначает руководитель предприятия, это может быть специальный кассир, если позволяет штатное расписание; эти функции могут быть поручены бухгалтеру при минимуме штата; наконец, обязанности кассира вправе выполнять сам руководитель, если это микропредприятие, или индивидуальный предприниматель, если у него соответствующий статус.

Может так случиться, что кассиров на предприятии несколько, в таком случае следует назначить старшего. Курирует этот цех обычно главный бухгалтер, поскольку именно в его подчинении находятся кассиры. Однако при отсутствии главбуха кураторство может передаваться иному уполномоченному сотруднику или директору предприятия.

Под оформленными кассовыми документами должна стоять подпись главбуха, при его отсутствии — бухгалтера. Если и тот и другой не входят в штат, документы должен подписывать руководитель предприятия. В самом низу документы подписывает кассир, принявший или выдавший деньги.

Для заверения подписи кассиру выдается печать или штамп с соответствующими реквизитами. Если на предприятии несколько лиц, имеющих право подписи финансовых документов, то у кассира должны иметься образцы таких подписей.

При наличии в штате предприятия нескольких кассиров все движения налички вносятся старшим кассиром в книгу, предназначенную для учета приходящих на предприятие и уходящих средств.

Современное бухгалтерское законодательство допускает два способа ведения кассы:

  • на бумажных носителях (документы заполняются от руки или набираются на компьютере с последующей распечаткой на бумаге);
  • на компьютерах с помощью специальных программ (для такого оформления непременно используются специальные средства защиты данных, заверяются такие документы специальными электронными подписями).

 

Как документируются приходные операции

Приходные кассовые операции — документальное оформление таковых осуществляется с помощью приходного кассового ордера, которому присвоен индекс ОКУД 0310001. Скачать бланк ПКО можно на нашем сайте.

Скачать бланк ПКО

Кассир при получении ПКО должен совершить следующие действия:

  • Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
  • Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
  • Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
  • Осуществить прием наличных средств, проверяя, совпадает ли поступившая сумма с той, которая указана в ордере.
  • Поставить подпись в ордере (внизу), на отрывной части (квитанции) кроме подписи ставится еще и печать или штамп. Довольно часто печать находится в бухгалтерии, поэтому ее ставит не кассир.

При обнаружении в документе расхождений в суммах или ошибок кассир передает неправильный бланк в бухгалтерию для переоформления.

Если хозсубъект получает деньги и пробивает соответствующие чеки на кассовом аппарате, то в ордер разрешается внести общую выручку. Сумма внесенных средств должна совпадать с суммой с контрольной ленты после гашения.

Расходные кассовые документы

При выдаче наличных средств из кассы должен оформляться расходный кассовый ордер с индексом ОКУД 0310002. Бланк РКО можно скачать на нашем сайте.

Скачать бланк РКО

Получив этот документ, кассир предпринимает действия, во многом схожие с теми, которые мы описывали в предыдущем разделе. Так, он должен:

  • Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
  • Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
  • Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
  • Убедиться по удостоверению личности, что получатель именно то лицо, которому должны быть выданы деньги.
  • Произвести подготовку и подсчет наличных средств, выдать их получателю, потребовать поставить подпись на РКО.
  • Поставить свою подпись под документом.

Следует отметить, что если заработная плата на предприятиях выдается по ведомостям, то РКО оформляется только на те суммы, которые действительно были выданы работникам. Оставшаяся невыплаченной сумма должна быть депонирована.

Иногда для получения заработной платы используются доверенности. Действия кассира тогда немного усложняются.

  • Во-первых, ему надо будет проверить, совпадают ли Ф. И. О., приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в РКО.
  • Во-вторых, понадобится проверять, совпадают ли сведения, приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в удостоверении личности.

Когда оформляется ведомость (платежная или расчетно-платежная), то перед подписью лица, облеченного доверием, ставится запись «По доверенности».

Если такой документ оформляется на получение средств по разным основаниям или от нескольких организаций, то доверенность должна иметь несколько заверенных копий. Оригинал кассир прилагает к РКО или ведомости по окончании всех процедур.

 

Кассовая книга — общие правила заполнения и ведения

Кассовые операции должны быть внесены в кассовую книгу, имеющую ОКУД 0310004. Мы предоставляем возможность скачать кассовую книгу на нашем сайте.

Скачать бланк кассовой книги

Каждая операция по ПКО и РКО должна быть записана в этот регистр. Каждый рабочий день кассира должен заканчиваться тем, что он проверяет соответствие данных ордеров и данных кассовой книги, подбивает остаток и подписывает страницу. После этого такую же проверку осуществляет главбух и тоже ставит подпись.

Если бухгалтерский аппарат на предприятии не предусмотрен, контроль за заполнением данного регистра возлагается на руководителя.

При отсутствии движения денежной наличности в кассовую книгу записи не вносятся.

Кассовую книгу разрешается не вести отдельным категориям индивидуальных предпринимателей, применяющих некоторые специальные режимы налогообложения.

 

***

Для ведения кассовых операций предусмотрены строгие правила. В частности, все движения с наличными деньгами должны оформляться документально с помощью форм, утвержденных нормативными актами.

buhnk.ru

Порядок оформления кассовых операций

Документальное оформление и учет кассовых операцийДетально об этом написано в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» В частности, там указано, что кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов.

Необходимая документация и её заполнение

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

  • кассовая книга;
  • приходный ордер;
  • расходный ордер;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость.

При этом индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей (согласно требованиям НК РФ), кассовые документы (приходные и расходные ордера) могут не оформлять.

Освобождены ИП и от ведения кассовой книги. Однако, если предприниматель с целью улучшения контроля над движением наличных денежных средств примет решение документировать кассовые операции, ему необходимо следовать нормам, установленным ЦБ РФ.

Рассмотрим подробнее, какими документами оформляются кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93).

Кассовая книга

Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

В случае ведения книги на бумаге все ее листы должны быть пронумерованы до начала внесения записей, скрепляющую листы бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель. Также книга должна быть заверена печатью индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).

В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать.

Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. Организации и ИП имеют право вовсе не распечатывать цифровые кассовые документы, если учетная политика предприятия подразумевает ведение документооборота в электронном виде. В этом случае нужно позаботиться о том, чтобы ЭЦП были у всех материально ответственных сотрудников.

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывает.
Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно: суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда операции производились.

Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель предприятия.

Отметим еще раз, что с 1 июня 2014 года предприниматель не обязан вести кассовую книгу, но может это делать для организации контроля и кассовой дисциплины.

Приходный ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются.

Помимо регистрационного номера, ордер должен иметь следующие реквизиты:

  • наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов по ОКПО;
  • дату заполнения;
  • номер корреспондирующего счета или субсчета (при ведении бухгалтерского учета).

Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

Расходный ордер

Документальное оформление и учет кассовых операцийРасходный кассовый ордер (РКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.
Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того, он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным им лицом).

Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение). Реквизиты документа кассир должен записать.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Книга учета денежных средств

Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между ним и остальными кассирами в течение рабочего дня (при небольших масштабах бизнеса в такой книге необходимости нет).

Код книги по ОК – 0310005.

В начале рабочего дня лицо, ответственное за ведение кассовых операций (кассир,  старший кассир или другой сотрудник, уполномоченный приказом руководителя) выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.

В случае, если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока.

Остаток невыданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается ответственному лицу под расписку. Если по истечении срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

Несмотря на то, что вся ответственность за ведение учета и контроль за ним возложена на главного бухгалтера, на практике материально ответственным глава бухгалтерии может и не являться. Сохранность наличных руководитель или ИП может поручить как себе лично, так и любому другому сотруднику, облеченному особым доверием.

Расчетно-платежная ведомость

Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код по Общему классификатору – 0301009.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе.

Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена в отведенный по ведомости срок, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости. Отдельно фиксируют сумму депонированных средств.

Необходимо отметить, что при выдаче заработной платы и прочих выплат сотрудникам наличными денежными средствами, предприниматель обязан формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.

Платежная ведомость

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам. Код согласно Общему классификатору – 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная) ведомость.
Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом, его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

Что нового принесет 2018

С 2017 года  субъектам малого предпринимательства предоставлена возможность не устанавливать лимиты наличных денег в своих кассах: они могут, не нарушая закон, накапливать необходимые суммы.

В новом 2018 году все кассовые документы остаются прежними, как и форма их подачи: в бумажном виде; через электронные системы.

Основные изменения 2018 года связаны с тем, что повседневную жизнь предпринимателей все обширнее охватывает электронная документация:

  • теперь законодательно определено, что операции с наличными, проводимые через ККТ в течение дня, можно фиксировать по окончании проведения кассовых операций (одним ПКО в конце дня);
  • предусмотрена возможность электронного обмена документами и информацией с сотрудниками (квитанцию о получении денег по ПКО можно отправить на электронную почту, а об отмене приходной операции сообщить в системе учета);<
  • закреплена норма о том, что кассовые операции могут проводиться любым уполномоченным лицом, если в штате отсутствует должность кассира.

С 1 июля 2018 года станет реальностью обязанность применения электронных ККТ для большинства предпринимателей. Выглядеть это будет примерно так:

  • во время покупки формирование чека будет осуществляться в электронном виде;
  • составленный таким образом кассовый документ будет автоматически в онлайн режиме отсылаться в налоговую;
  • при отдельном требовании покупателя предприниматель должен будет отослать дубликат чека на электронную почту, указанную клиентом.

Установка дополнительного и недешевого оборудования потребует от ИП существенных затрат. Для некоторых категорий налогоплательщиков НК РФ предусмотрел право на получение налогового вычета размере до 18000 руб.

Перспектива применения ККТ грозит не всем предпринимателям. Для некоторых оставили возможность пользоваться БСО при проведении расчетов. Но теперь их формирование также будет производиться с помощью единого программного обеспечения.

ipinform.ru

Документальное оформление операций в кассе

Самой ответственной работой на предприятии являются учет денежных средств и правильное оформление кассовых документов.

Госкомитетом статистики РФ утверждены определенные документы, при помощи которых бухгалтер осуществляет первичный учет кассовых операций на предприятии. Кассовые документы организации оформляются главным бухгалтером, кассиром, иногда — директором (в случае отсутствия бухгалтера). К ним прилагаются все документы, подтверждающие основание для их оформления.

Оформляют документы:

Бланк РКО

  • приходный кассовый ордер (сокр. ПКО) является первичным документом (ОКУД 0310001), который оформляется по приходу денег в кассу организации;
  • расходный (сокр. РКО) — первичная форма любого кассового учета (ОКУД 0310002);
  • оформление кассовой книги;
  • платежная ведомость;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • книга учета выданных (принятых) денежных средств.

Рассмотрим более подробно каждый из документов.

ПКО заполняется вручную или в автоматизированном режиме (программа 1С: Бухгалтерия). Данная программа намного упрощает ведение бухгалтерского учета на предприятии и дает уникальную возможность, заполнив лишь первичные формы учета, сформировать автоматически, без лишних усилий, всю отчетность (кассовую книгу, платежную ведомость и т. д.).

При поступлении денег кассир или бухгалтер должен проверить наличие подписи главного бухгалтера или руководителя. Потом сверить фактическую сумму наличности и указанную в документе. Пересчет должен производиться на виду у клиента.

Для корректного оформления ПКО нужно заполнить следующие реквизиты:

  • регистрационный номер;
  • название предприятия;
  • дата;
  • номер корреспондирующего счета (субсчета).

Приходный ордер оформляется в таких случаях:

  • продажа товара;
  • возврат неиспользованной суммы, выданной ранее в подотчет;
  • прием выручки и прочее (на конец любого рабочего дня оформляется общий ПКО).

Заполнение журнала кассира-операционистаРКО предназначен для быстрого и точного оформления выдачи средств из кассы производства. Такая выдача наличности производится по определенным документам (например, по ведомостям и пр.) и удостоверениям личности получателя. Обязательные данные в РКО и ПКО одинаковые. Он подписывается только главным бухгалтером производства и его руководителем. Таким ордером оформляются следующие операции:

  1. Выдача зарплаты персоналу и работникам предприятия. Подтверждениями являются расчетно-платежная ведомость и расписка о получении.
  2. Внесение выручки на расчетный счет в банке. Подтверждается заявкой на внесение наличных средств на расчетный счет.
  3. Выдача денег в подотчет на командировку или приобретение продукции (авансовый отчет, квитанции, накладные) и т. д.

Порядок оформления кассовой книги

Для учета выданных и поступивших в кассу денег оформляется кассовая книга (0310004). Все записи производятся в соответствии с первичными документами, а именно приходными и расходными кассовыми ордерами. После оформления каждого из них вносится запись в книгу.

Затем кассир должен проверить все суммы, указанные в первичных документах и книге, и в случае полного соответствия вывести остаток на конец текущего рабочего дня. Каждый лист скрепляется подписью кассира, который отвечает за достоверность предоставленных данных. Если в течение дня в книгу не вносили никаких записей, то остаток предыдущего рабочего дня будет конечным остатком текущего.

Ведение книги учета средств

Данный документ предусмотрен для заполнения только старшим кассиром предприятия. Он предназначен для крупных производств, где документы четко распределяются между старшим и обычными кассирами (0310005).

Контроль кассовых документов главным бухгалтеромВ начале текущего рабочего дня главный бухгалтер предприятия выдает определенную сумму денег, распределенную между кассирами, под подпись. Остаток денег сдается в конце этого же дня также под подпись материально-ответственных лиц. Но если деньги выданы для выплаты зарплаты, то остаток или полный отчет сдается только в конце срока, определенного именно расчетно-платежной ведомостью.

Она необходима для своевременной выдачи зарплаты персоналу и работникам предприятия (0301009) и содержит такие данные, как:

  • ФИО работника:
  • сумма оклада;
  • количество фактически отработанных часов;
  • удержание из заработной платы;
  • окончательная сумма к выплате.

Данная ведомость составляется лишь в одном экземпляре для внутреннего учета организации. Если заработная плата не была выдана сотруднику вовремя, напротив его данных ставится отметка «депонировано». Вся сумма выданной заработной платы на предприятии оформляется расходным ордером, регистрационные данные которого фиксируют в расчетно-платежной ведомости. Платежная ведомость выполняет те же функции, что и расчетно-платежная.

Корректное ведение учета кассы играет очень важную роль в деятельности каждого предприятия. Для этого нужно соблюдать следующие правила:

  • вовремя и корректно вносить все записи в кассовую книгу на основании первичных документов;
  • не допустить превышения лимита в кассе, который установлен индивидуально на каждом предприятии;
  • хранить свободные деньги компании на расчетных счетах банка.

Выполняя все вышеуказанные рекомендации, вы сможете защитить себя от потери прибыли.

vseobip.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector