Документы по кассовым операциям

Документы по кассовым операциям

 

Актуальность данной темы для хозяйствующих субъектов, применяющих УСНО, не вызывает сомнений: согласно п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций. Следовательно, даже если хозяйствующий субъект принимает решение воспользоваться льготой, предоставленной п. 3 ст. 4 Федерального закона "О бухгалтерском учете", и не вести бухгалтерский учет в полном объеме, он обязан соблюдать Порядок ведения кассовых операций и, следовательно, оформлять все полагающиеся первичные документы, связанные с этим.

Кроме того, в статье мы приведем и примеры того, когда наличие правильно оформленных первичных кассовых документов может сослужить хорошую службу организации и дело касается не только взаимоотношений с проверяющими организациями, но и с контрагентами, о возможных проблемах с которыми, как правило, думают в последнюю очередь.

 

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

 

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.




Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ

Первичный документ
по учету кассовых
операций

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое
предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу
по установленной форме.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия
учитывают в кассовой книге

Кассовая книга

Прием наличных денег кассами предприятий производится
по приходным кассовым ордерам, подписанным главным
бухгалтером или лицом, уполномоченным на это
письменным распоряжением руководителя предприятия

Приходный кассовый
ордер

Выдача наличных денег из касс предприятий производится
по расходным кассовым ордерам или надлежаще
оформленным другим документам (платежным ведомостям
(расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег,
счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с
реквизитами расходного кассового ордера. Документы на
выдачу денег должны быть подписаны руководителем,
главным бухгалтером предприятия или лицами,
уполномоченными на это.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе
предприятия, производится по расходным кассовым,
ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по
отдельной ведомости на основании заключенных договоров

Расходный кассовый
ордер, иные
документы, на
основании которых
оформляется
расходный кассовый
ордер

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие
их документы до передачи в кассу регистрируются
бухгалтерией в журнале регистрации приходных и
расходных кассовых документов. Расходные кассовые
ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных)
ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней
платежей, регистрируются после их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов
может осуществляться с применением средств
вычислительной техники. При этом в машинограмме
"Вкладной лист журнала регистрации приходных и
расходных кассовых ордеров", составляемой за
соответствующий день, обеспечивается также
формирование данных для учета движения денежных
средств по целевому назначению

Журнал регистрации
приходных и
расходных кассовых
документов

 

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь "упрощенец".

Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".


Этими Постановлениями Госкомстата утверждены следующие формы первичных документов по учету кассовых операций:

— приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

— расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

— кассовая книга (форма N КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);

— авансовый отчет (форма N АО-1).

От редакции. Поскольку авансовый отчет — та форма, составление и заполнение которой всегда вызывают большое количество вопросов, этот документ будет предметом рассмотрения отдельной статьи в одном из ближайших номеров журнала.

На порядке составления и нюансах заполнения каждого документа остановимся более подробно.

 

Приходный кассовый ордер

 

Порядок заполнения

 

Назначение. Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.


Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения приходного кассового ордера:

— приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

— квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе;

— в приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются: по строке "Основание" — содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" — сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";

— в приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;


— в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Обратите внимание! Если организация-"упрощенец" не ведет бухгалтерский учет в полном объеме и данное решение закреплено в учетной политике, графу "Кредит, код структурного подразделения" такая организация вправе не заполнять.

 

Типичные заблуждения

 

Приходный кассовый ордер не заменит БСО и ККМ. Одна из ситуаций, встречающихся на практике: физическое лицо заключило с организацией договор на оказание услуг по подбору персонала и произвело оплату наличными денежными средствами. Вправе ли организация при получении оплаты не применять ККТ, а выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру на уплаченную сумму? К сожалению, такие вопросы нередки, и ответу на одно из них посвящено Письмо УФНС по г. Москве от 07.05.2010 N 22-12/042067. Разъясняя ситуацию, налоговики отмечают, что в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника, включенная в государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.


В п. 2 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ определено, что организации и индивидуальные предприниматели согласно порядку, определяемому Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Минфином не утверждена в качестве документа строгой отчетности какая-либо форма квитанции по приему наличных денег от населения для оказания платных услуг по подбору персонала.

Таким образом, при осуществлении наличных денежных расчетов с клиентами организацией, оказывающей подобные услуги, должна применяться ККТ либо денежные расчеты за оказываемые услуги должны осуществляться через кредитные учреждения (посредством безналичных расчетов).

Также налоговики отмечают, что форма приходного кассового ордера, утвержденная Постановлением N 88, является первичным документом бухгалтерского учета. Она не утверждена Минфином в качестве документа строгой отчетности, который приравнивается к кассовому чеку при ведении наличных денежных расчетов с покупателем (заказчиком, клиентом), а потому не может являться основанием для получения наличных денег без применения ККТ.

Без штампа "Получено" ("Погашено") приходный кассовый ордер все же подтверждает произведенные расходы. Судьи ВСО в Постановлении от 16.04.2008 N А19-8816/07-56-Ф02-1325/08 рассмотрели спор, в котором истец (налоговый орган) заявлял, что представленные обществом квитанции к приходно-кассовым ордерам не содержат надписи "Получено" или "Погашено", в связи с чем не подтверждают произведенные расходы.


Судьи, разрешая спор, указали на следующее. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденным Постановлением N 88, приходный кассовый ордер является одной из форм первичного учетного документа.

Приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером или уполномоченным лицом, кассиром, заверяются печатью и выдаются на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, по строке "В том числе" — сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)".


Из анализа данных норм следует, что надпись "Погашено" или "Получено" с указанием даты ее проставления не является обязательным реквизитом приходного кассового ордера и прилагаемой квитанции. Следовательно, вывод, что квитанции к приходным кассовым ордерам, представленные обществом, составлены по установленной форме и являются надлежащими доказательствами, подтверждающими факт оплаты выставленных поставщиками счетов-фактур, верен.

В качестве документа, подтверждающего исполнение обязательств, заимодавец должен представить квитанцию к приходному кассовому ордеру, а не копию самого ордера. Ситуация, рассмотренная судьями Северо-Западного округа в Постановлении от 02.12.2009 N А66-113/2009, как раз является примером из хозяйственной практики, о котором мы сказали в начале статьи, когда первичные документы по учету кассовых операций способны вызвать разногласия не с проверяющими органами, а с контрагентами организации.

Как следует из материалов дела, общество (заемщик) и физическое лицо (заимодавец) заключили договор, согласно которому заимодавец в течение трех дней обязуется передать в собственность заемщика денежные средства в сумме 2 288 000 руб., а общество (заемщик) — возвратить сумму займа в срок, определенный договором.

Полагая, что в нарушение требований ст. ст. 309, 310, 810 ГК РФ общество не исполнило обязательство по возврату займа, физическое лицо в связи с введением в отношении должника процедуры наблюдения обратилось в суд с требованием о включении задолженности в третью очередь реестра.


В подтверждение факта передачи обществу суммы займа физическое лицо представило копию договора и две отличные друг от друга копии приходного кассового ордера (с различными подписями главных бухгалтеров и кассиров).

Между тем, как отметили судьи, согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

В соответствии с Постановлением N 88 приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Следовательно, документом, подтверждающим факт внесения наличных денег в кассу организации, является квитанция к приходному кассовому ордеру. Такая квитанция в дело представлена не была.

Аналогичная ситуация рассмотрена и судьями Северо-Кавказского округа (Постановление от 12.09.2007 N Ф08-5929/2007). В данном случае судьи выразили солидарность с коллегами из Северо-Западного округа. Они указали, что в соответствии с разделом "Приходный кассовый ордер" Постановления N 88 на каждую кассовую операцию составляется отдельный приходный кассовый ордер формы N КО-1. При этом копия квитанции в обязательном порядке прилагается к заполненному приходному ордеру как основание для его оформления. Квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом) и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. Таким образом, для подтверждения обоснованности требований заявитель должен был представить квитанции к приходным кассовым ордерам, находящимся в деле в качестве доказательства внесения денег во исполнение договоров. Записи кассовых операций в кассовой книге производят ежедневно. Доказательства того, что заимодавец внес в кассу должника денежные средства и они оприходованы в установленном порядке, в материалах дела отсутствуют.

Свидетельские показания о том, что денежные средства внесены в кассу предприятия, не подтвержденные доказательствами, не могут быть положены в основу судебного акта.

 

Расходный кассовый ордер

 

Порядок заполнения

 

Назначение. Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения расходного кассового ордера:

— кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии;

— кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

— кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

— в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна;

— в расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

 

Типичные заблуждения

 

Нарушение порядка заполнения расходного кассового ордера делает его недействительным. Судьи ФАС ВВО в Постановлении от 20.10.2004 N А29-101/2004а рассмотрели спор между налоговым органом и предпринимателем. Налоговый орган считал, что представленные им доказательства о получении предпринимателем дохода от контрагента достаточны и достоверны, ненадлежащее исполнение должностных обязанностей сотрудниками организации-контрагента и несоблюдение ими требований по ведению бухгалтерского учета не могут являться доказательством отсутствия финансовых взаимоотношений между данным обществом и предпринимателем.

Обо всем по порядку. Инспекция провела выездную налоговую проверку предпринимателя по вопросам соблюдения законодательства о налогах и сборах. В ходе проверки, в частности, установлено: при определении налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц предприниматель не учел доходы, полученные от предпринимательской деятельности, что привело к неуплате суммы налога на доходы физических лиц. Выводы проверяющих о получении предпринимателем спорных доходов основаны на анализе представленных контрагентом предпринимателя документов:

— справки о начисленном предпринимателю доходе;

— договора комиссии товарно-материальных ценностей;

— накладных к названному договору комиссии;

— накладных на отпуск товара;

— расходных кассовых ордеров.

Судьи, отказав в удовлетворении заявленных требований, руководствовались положениями Федерального закона "О бухгалтерском учете", Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", Постановлением N 88 и пришли к выводу, что расходно-кассовые ордера, заполненные контрагентом предпринимателя с нарушением требований бухгалтерского учета, не отвечают принципам достоверности и не могут служить надлежащим доказательством получения предпринимателем доходов от этой организации.

В силу п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В п. 2 той же статьи указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением N 88 расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации, выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Представленные в дело расходно-кассовые ордера, составленные контрагентом предпринимателя, не соответствуют предъявляемым к ним требованиям, поскольку не содержат подписи руководителя, главного бухгалтера, кассира, даты составления и номера ордеров, основания и даты получения дохода предпринимателем, то есть не являются надлежащим доказательством получения последним доходов от данного контрагента.

Наличие в материалах дела договора комиссии товарно-материальных ценностей и накладных на отпуск товара не может служить основанием для доначисления предпринимателю налогов, так как налоговый орган должен доказать не только наличие хозяйственных связей между предпринимателем и контрагентом, но и размер полученного дохода.

Сведения, содержащиеся в строке "Основание", должны соответствовать сути хозяйственной операции. Спор, аналогичный предыдущему, был рассмотрен судьями Северо-Западного округа (Постановление от 10.03.2009 N А26-3619/2008). Действующими лицами также явились налоговая инспекция и предприниматель, суть претензий налоговиков та же — занижение предпринимателем дохода. Разница в деталях. В данном случае претензий к заполнению расходных ордеров не было, здесь предмет спора — информация в строке "Основание" расходного кассового ордера, по которому предприниматель получал вознаграждение от контрагента-организации, а именно в данной строке было указано, что денежные средства выданы предпринимателю под отчет. Кроме того, и сам предприниматель утверждал, что контрагент выдавал ему наличные денежные средства под отчет для осуществления деятельности в рамках агентского договора. Эти денежные средства, по словам предпринимателя, использовались как заемные и впоследствии возвращались контрагенту. Примечательно и то, что от инстанции к инстанции позиция судей менялась.

Суд первой инстанции расценил денежные средства в сумме 1 010 584,53 руб. как полученные предпринимателем от организации-контрагента под отчет. Суд указал, что спорная сумма не может являться доходом предпринимателя, поскольку в расходных кассовых ордерах не указано на выдачу денежных средств за реализованный по агентскому договору товар. Суд посчитал: указание в финансовых документах на выдачу денежных средств под отчет означает, что деньги должны быть возвращены лицу, их выдавшему. Ссылку инспекции на письмо предприятия как доказательство получения предпринимателем денежных средств за реализованный по агентскому договору товар суд отклонил.

Апелляционный суд отменил решение суда в этой части.

Суд апелляционной инстанции, оценив в совокупности все представленные предпринимателем и инспекцией документы, признал спорную сумму денежных средств доходом предпринимателя, полученным от контрагента за товар, реализованный по агентскому договору. Суд указал, что в материалах дела отсутствуют доказательства возврата предпринимателем организации-контрагенту полученных под отчет денежных средств либо отчеты об их использовании. Представленное инспекцией письмо суд апелляционной инстанции признал допустимым доказательством.

Кассационная инстанция не нашла оснований для отмены обжалуемого судебного акта по рассматриваемому эпизоду. При принятии решения судьи основывались на положениях:

— Порядка ведения кассовых операций в РФ;

— Постановления N 88.

Суд принял во внимание, что доказательств, подтверждающих факт возврата предпринимателем контрагенту денежных средств в сумме 1 010 584,53 руб., в том числе платежных поручений, свидетельствующих о перечислении предпринимателем на расчетный счет контрагента спорной суммы, либо приходных кассовых ордеров, подтверждающих факт внесения наличных денежных средств в кассу организации, в материалах дела нет.

В то же время инспекция представила в материалы дела письмо, в котором контрагент подтвердил, что размер выручки за реализованный по агентскому договору товар, а также то, что денежные средства, выплаченные в спорный период, не являются средствами, переданными под отчет.

Суд апелляционной инстанции также принял во внимание результаты опроса налоговым органом предпринимателя, в ходе которых последний указал, что полученные по расходным кассовым ордерам от контрагента денежные средства являются выручкой за реализованный товар.

Кассационная инстанция сочла, что апелляционный суд дал правильную оценку всем представленным в материалы дела доказательствам, учтя их в совокупности.

 

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

 

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.

 

Кассовая книга

 

Применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

 

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

 

Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

 

На заметку: факсимиле на первичных документах

 

Вопрос о возможности проставления факсимильной подписи на кассовых документах звучит нередко. Причины, его вызывающие, могут быть различны: трудно застать руководителя и потом заставить его подписать все документы, большой объем кассовых документов ухудшает настроение руководителя уже одним своим видом и т.д.

Вот что говорят судьи Центрального округа в Постановлении от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 по поводу использования факсимиле на первичных документах.

Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи и допускается при совершении сделок. В нормативных актах не содержится запрета на использование факсимильного воспроизведения подписи в первичных бухгалтерских документах, каковыми являются спорные накладные.

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Договор, являющийся по своей правовой природе сделкой и также подписанный посредством факсимиле, доказательством заключения сторонами такого соглашения выступать не может в связи с отсутствием в его тексте специально оговоренного условия.

Кроме того, в соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Пунктом 2 указанной статьи и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, установлено, что первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа (формы);

— код формы;

— дату составления;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых определен названными нормами.

Таким образом, законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относится в том числе первичная учетная документация.

www.mosbuhuslugi.ru

Что нужно знать ↑

Наиболее ответственной работой в деятельности любого экономического субъекта является учет денежного оборота и надлежащее оформление документами всех осуществляемых операций по кассе.

Государственный комитет статистики РФ утвердил определенные виды документов, какие должны использоваться для первичного учета кассовых операций.

Составлением первичных учетных документов по кассовым операциям занимается главный бухгалтер или кассир. В небольших фирмах данную функцию может исполнять руководитель, если постоянный бухгалтер не предусмотрен.

К учетным документам прилагается документация, подтверждающая основания для оформления. Оформляться такие документы могут разными способами – на бумажных носителях, при помощи компьютерных систем, в электронном формате.

Законодательные нормативы не содержат четко установленных норм относительно нумерования кассовых документов.

Потому разрешено самостоятельно определить правила нумерации, зафиксировав их в учетной политике организации. Нумерацию допустимо вести цифрами, буквенными обозначениями или индексами.

Основные понятия

Первичными документами для учета денег в кассе именуются документы, удостоверяющие выполнение операций хозяйственной деятельности.

Состав первичной документации при сопровождении кассовых операций включает в себя кассовые ордера, кассовую книгу и отчеты.

В качестве основных документов также выступают счета, акты, поручения, накладные и прочее. Посредством первичной учетной документации удостоверяется факт свершения операции и подтверждается дата ее исполнения.

Кроме того данные документы способствуют осуществлению контроля над работой подразделения или некоторых работников. Содержащиеся в документации информационные данные помогают в проведении проверок.

Первичные документы имеют и юридическую значимость. В случае возникновения каких-либо бухгалтерских споров их можно использовать в качестве основных доказательств.

Минфином РФ установлены неукоснительные реквизиты, какими должны располагать основные первичные документы для ведения кассовых операций.

Так неизменно указываются такие реквизиты как:

  • название;
  • форма и код;
  • дата создания;
  • сущность операции, ее измерители;
  • ответственные лица, их подписи с расшифровкой.

Классификация документирования

Формы унифицированных бланков, используемых для оформления кассовых операций, отображены в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

К первичной документации по оформлению и учету осуществляемых кассовых операций причисляются:

  • приходные/расходные кассовые документы;
  • кассовые журналы;
  • мемориальные ордера;
  • справки и подобные документы;
  • книги учета денежной наличности и иных ценностей;
  • книги учета принятых и выданных денежных средств и ценностей.

Нормативная база

Важнейшие требования относительно правил и порядка оформления первичной документации содержатся в Федеральном законе №129 от 21.11.1996 «О бухучете».

В ст.9 п.2 этого норматива сказано, что к учету документы могут приниматься лишь при оформлении их на законодательно утвержденных бланках.

Нормативное регулирование оформления операций по кассе первичными учетными документами обеспечивают и такие документы:

ч.1-2 Гражданского Кодекса
ФЗ №173 от 10.12.2003 «О валютном регулировании»
Положение ЦБ РФ №2-П от 3.10.2002 «О безналичных расчетах»
Инструкция ЦБ РФ №18 от 5.01.1998 «Порядок ведения кассовых операций»

Краткая суть всех этих нормативов заключена в том, что все хозяйственные операции должны подтверждаться документально.

Любая кассовая операция, а именно принятие и выдача денег, должна сопровождаться оформлением надлежащих документов унифицированной формы.

Детально правила оформления кассовых операций расписаны в Положении ЦБ РФ №373-П от 12.10.2011 «Порядок ведения кассовых операций … на территории РФ».

Основные первичные документы по учету кассовых операций на предприятии ↑

Для оформления операций по кассе Госкомстат РФ утвердил форматы первичной учетной документации. Оформление первичных документов по учету кассовых операций обязательно для любых организаций, осуществляющих расчеты наличными средствами.

К основным формам относятся:

КО-1 Для приходного ордера (ПКО)
КО-2 Для расходного ордера (РКО)
КО-3 Для журнала регистрации приходных и расходных документов
КО-4 Для кассовой книги
КО-5 Для книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств
ИНВ-15 Для акта инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-16 Для инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

В кассу предприятия денежная наличность зачисляется с банковского расчетного счета в итоге оплаты товарно-материальных ценностей и услуг, при возвращении отпущенных ранее денежных сумм и т.д.

Для получения денег с расчетного счета организация располагает специально выданной чековой книжкой. Для снятия денег со счета бухгалтером оформляется денежный чек, далее таковой подписывается и передается кассиру.

Чековый бланк содержит значение принимаемой суммы. Банковское учреждение оставляет себе отрывную часть чекового документа.

Корешок от чека выступает в качестве оправдательного документа при внесении этой операции в учетные регистры организации. Положить деньги на расчетный счет можно посредством оформления объявления на взнос деньгами в наличной форме.

Факт приема наличности удостоверяется приходным ордером. Данный документ фиксируется в журнале регистрации ордеров.

Затем ПКО отдается кассиру, оный получает денежные средства и после подписания ордера и прилагаемой к нему квитанции заносит надлежащую запись в кассовую книгу.

Отпуск наличности из кассы реализовывается с применением расходного ордера или иных документов, заменяющим РКО.

Принятие и отпуск денежной наличности по ордерам осуществляется исключительно в день создания документов. При этом после реализации ордера должны гаситься специальной штамповой печатью или письменной отметкой «Оплачено» либо «Получено».

Движение денег в кассе учитывается в кассовой книге. Для каждой организации ведется один такой документ. Вести кассовые документы можно как вручную, так и с помощью автоматизированных систем.

Приходные

По Общему классификатору типовой приходный ордер обладает номером 0310001. ПКО необходим для документального сопровождения поступления в кассу наличных средств.

Заполнять бланк можно от руки, на компьютере либо с помощью печатной машинки. Ни в коем случае недопустимо наличие помарок и выправлений в ордере.

Кроме регистрационного номера ПКО должен обладать такими данными:

  • названием организации;
  • указанием кодов организации согласно ОКПО;
  • датой составления;
  • номером субсчета либо корреспондирующего счета.

Кассиру надлежит непременно обследовать все данные, наличествующие в приходнике. Нужно сверить достоверность и полноту прилагаемой документации.

Обязательно при принятии денег в кассу наличие на приходном ордере подписи ответственного лица. Сверке подлежат суммы, указанная в ордере и фактическая. Пересчитываются деньги в присутствии клиента.

Оформлять ПКО требуется при:

  • продаже товара или услуги;
  • возврате неизрасходованной суммы, ранее выданной подотчет;
  • принятии выручки в конце дня (на всю сумму выручки оформляется один ПКО).

Расходные

В Общем классификаторе расходный ордер значится под номером 0310002. РКО требуется для оформления отпуска средств из кассы. Реквизитные значения расходника аналогичны непременным реквизитам приходного ордера.

Точно так же документ заверяется главбухом и подписывается руководящим лицом. При выдаче средств кассиру надлежит проконтролировать присутствие расписки у получателя.

Таковую составляет сам получатель. Непременно требуется удостоверяющий личность получающей особы документ и данные оного.

При отпуске наличности из кассы на основании доверенности, в расходном ордере после фамилии и инициалов получателя пишется Ф.И.О. доверенного лица.

Выдавая деньги по ведомости, кассир проставляет перед отметкой в получении подобающую запись – «По доверенности». К основному учетному документу должна прилагаться и доверенность.

При помощи РКО оформляются операции по:

Выдаче заработной платы сотрудникам организации В качестве подтверждения выступают расписка о получении и расчетно-платежная ведомость
Внесению выручки на банковский расчетный счет Для подтверждения применяется заявка на внесение наличности на расчетный счет
Выдаче денег подотчет На приобретение какой-либо продукции или на командировочные расходы и подобное

Мемориальные ордера

Мемориальным ордером называется документ, который содержит оформление всякой хозоперации с отображением суммы операции на бухгалтерских счетах.

Такие документы создаются на все проводимые операции в отчетном периоде. Далее всякий ордер разносится по контрольным дебетовой и кредитовой ведомостям, по соответственным счетам.

Такие ордера являются частью одной из систем учета в бухгалтерии. Данная система относительно проста, что способствует ее популярности. Все регистры учета при этом замещаются Главной книгой, заводимой помесячно.

Основу мемориально-ордерной системы учета представляют именно мемориальные ордера, отдельно составляемые на всякую финансовую операцию.

При большом количестве однородных первичных документов целесообразно оформление оных в накопительную ведомость, по итогам ее составляется соответствующая проводка. У каждого мемориального ордера имеется постоянный номер.

Поэтому ежемесячно на каждую группу операций готовится только один ордер. Если отдельные операции единичны, то по ним готовятся отдельные ордера нумеруемые за месяц.

Подписывает мемориальный ордер главбух, после чего документ регистрируется в журнале-регистре синтетического учета.

С помощью такого журнала контролируется сохранность ордеров и первичных документов. По окончании месяца итоги журнала сверяются с итогами оборотов синтетических счетов.

Достоинства мемориально-ордерной системы в простоте и доступности процесса учета, строгой последовательности, применении стандартных форм регистров и возможности использования труда сотрудников с невысокой квалификацией.

Кассовые журналы

В Классификаторе кассовая книга имеет номер 0310004. Данный документ применяется для учета всех наличных средств, зачисляемых в кассу и выдаваемых из нее.

Записи в Книгу вносятся на основании данных первичной документации, а именно ПКО и РКО. После оформления каждого кассового ордера в кассовую книгу вносится надлежащая запись.

При внесении записей кассиру надлежит проверить указанные в документах и Книге суммы. При соответствии сумм по завершении рабочего дня кассир просчитывает остаток, являющийся итогом всех проведенных за день операций.

Всякий лист кассовой книги заверяется кассиром. Вести кассовую книгу можно как вручную, так и в электронном формате.

При обычном ручном заполнении листы нумеруются еще до начала использования журнала. Обязательно журнал прошнуровывается и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. При наличии проставляется печать организации.

При электронном способе ведения кассовой книги важно принять меры, предотвращающие несанкционированный доступ к записям. Электронная книга заверяется электронными подписями ответственных лиц.

Распечатывается информация в сроки, установленные руководством. Распечатанные листы электронной книги собираются в отдельную папку. Они могут понадобиться при проведении внешней проверки.

Другие документы

Среди прочих первичных учетных документов по оформлению кассовых операций по важности можно особо отметить следующие:

Книга учета средств Предназначается для документирования кассовых операций, осуществляемых между главным кассиром и остальными кассирами организации в течение дня. Потребность в таком документе возникает лишь для крупных предприятий
Расчетно-платежная ведомость Документ учитывает выработанное время, начисления, выплаты и удержания сотрудникам организации. Составляется документ в единственном экземпляре бухгалтером на основании первичной документации по учету выработки, отработанного времени и пр. В ведомости указываются подлежащие к выдаче суммы, а также вычеты и удержания. В последней графе документа содержатся сведения об общей сумме выплат, на которую составляется РКО
Платежная ведомость В этом документе ведется учет выдачи работникам зарплаты и иных выплат. Оформление идентично оформлению расчетно-платежной ведомости

Общие требования к заполнению

Первичные учетные документы, которыми оформляются кассовые операции, заполняются с учетом одинаковых требований.

Основными являются следующие:

  • записи ведутся с применением средств, гарантирующих сохранность записей. К таковым относится применение чернил, ручки, химического карандаша, машинных носителей. Применять для записей простой карандаш нельзя;
  • должны указываться обязательные реквизиты, записи должны быть разборчивыми;
  • пустыми графы оставлять нельзя, следует ставить прочерк;
  • суммы указываются прописью и цифрами;
  • документы заверяются подписями ответственных лиц с расшифровкой подписей;
  • недопустимо наличие помарок и исправлений;
  • хранить первичные документы следует не менее пяти лет.

Оптимизация первичного учета ↑

Процесс оформления кассовой документации может быть оптимизирован. Для этого требуется уделить внимание моментам, повышающим результативность бухгалтерской работы:

  • организация рационального документооборота;
  • усовершенствование хозяйственных процессов;
  • автоматизация учетных процессов;
  • мотивация для персонала.

При правильной организации системы документооборота можно избежать дублирования документов, а значит сокращения времени на составление и обработку документации.

Для этого стоит определить, на каком этапе целесообразно создавать и передавать первичные документы в другие подразделения. Бухгалтерский персонал можно разделить на группы «по интересам».

Одни сотрудники будут заниматься непосредственно подготовкой, составлением и сверкой первичной документации. Другие займутся составлением бухгалтерских проводок, руководствуясь уже проверенной документацией.

Автоматизация учетных процессов сведет к минимуму роль «человеческого фактора», что практически исключит вероятность ошибок.

При этом сокращается время на осуществление обработки документов, поскольку автоматизированная система сама просчитает и выведет все нужные суммы.

Важным моментом в вопросе оптимизации первичного учета является мотивация сотрудников. При автоматизации процессов и сокращении временных затрат организация нуждается в меньшем количестве работников.

Это позволяет сократить имеющийся штат и повысить оклад оставшихся сотрудников.

Если же предприятие не желает самостоятельно модернизировать систему первичного учета, то оптимизация может быть достигнута посредством использования аутсорсинговых услуг бухгалтерских фирм.

buhonline24.ru

Документальное оформление операций в кассе

Самой ответственной работой на предприятии являются учет денежных средств и правильное оформление кассовых документов.

Госкомитетом статистики РФ утверждены определенные документы, при помощи которых бухгалтер осуществляет первичный учет кассовых операций на предприятии. Кассовые документы организации оформляются главным бухгалтером, кассиром, иногда — директором (в случае отсутствия бухгалтера). К ним прилагаются все документы, подтверждающие основание для их оформления.

Оформляют документы:

Бланк РКО

  • приходный кассовый ордер (сокр. ПКО) является первичным документом (ОКУД 0310001), который оформляется по приходу денег в кассу организации;
  • расходный (сокр. РКО) — первичная форма любого кассового учета (ОКУД 0310002);
  • оформление кассовой книги;
  • платежная ведомость;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • книга учета выданных (принятых) денежных средств.

Рассмотрим более подробно каждый из документов.

ПКО заполняется вручную или в автоматизированном режиме (программа 1С: Бухгалтерия). Данная программа намного упрощает ведение бухгалтерского учета на предприятии и дает уникальную возможность, заполнив лишь первичные формы учета, сформировать автоматически, без лишних усилий, всю отчетность (кассовую книгу, платежную ведомость и т. д.).

При поступлении денег кассир или бухгалтер должен проверить наличие подписи главного бухгалтера или руководителя. Потом сверить фактическую сумму наличности и указанную в документе. Пересчет должен производиться на виду у клиента.

Для корректного оформления ПКО нужно заполнить следующие реквизиты:

  • регистрационный номер;
  • название предприятия;
  • дата;
  • номер корреспондирующего счета (субсчета).

Приходный ордер оформляется в таких случаях:

  • продажа товара;
  • возврат неиспользованной суммы, выданной ранее в подотчет;
  • прием выручки и прочее (на конец любого рабочего дня оформляется общий ПКО).

Заполнение журнала кассира-операционистаРКО предназначен для быстрого и точного оформления выдачи средств из кассы производства. Такая выдача наличности производится по определенным документам (например, по ведомостям и пр.) и удостоверениям личности получателя. Обязательные данные в РКО и ПКО одинаковые. Он подписывается только главным бухгалтером производства и его руководителем. Таким ордером оформляются следующие операции:

  1. Выдача зарплаты персоналу и работникам предприятия. Подтверждениями являются расчетно-платежная ведомость и расписка о получении.
  2. Внесение выручки на расчетный счет в банке. Подтверждается заявкой на внесение наличных средств на расчетный счет.
  3. Выдача денег в подотчет на командировку или приобретение продукции (авансовый отчет, квитанции, накладные) и т. д.

Порядок оформления кассовой книги

Для учета выданных и поступивших в кассу денег оформляется кассовая книга (0310004). Все записи производятся в соответствии с первичными документами, а именно приходными и расходными кассовыми ордерами. После оформления каждого из них вносится запись в книгу.

Затем кассир должен проверить все суммы, указанные в первичных документах и книге, и в случае полного соответствия вывести остаток на конец текущего рабочего дня. Каждый лист скрепляется подписью кассира, который отвечает за достоверность предоставленных данных. Если в течение дня в книгу не вносили никаких записей, то остаток предыдущего рабочего дня будет конечным остатком текущего.

Ведение книги учета средств

Данный документ предусмотрен для заполнения только старшим кассиром предприятия. Он предназначен для крупных производств, где документы четко распределяются между старшим и обычными кассирами (0310005).

Контроль кассовых документов главным бухгалтеромВ начале текущего рабочего дня главный бухгалтер предприятия выдает определенную сумму денег, распределенную между кассирами, под подпись. Остаток денег сдается в конце этого же дня также под подпись материально-ответственных лиц. Но если деньги выданы для выплаты зарплаты, то остаток или полный отчет сдается только в конце срока, определенного именно расчетно-платежной ведомостью.

Она необходима для своевременной выдачи зарплаты персоналу и работникам предприятия (0301009) и содержит такие данные, как:

  • ФИО работника:
  • сумма оклада;
  • количество фактически отработанных часов;
  • удержание из заработной платы;
  • окончательная сумма к выплате.

Данная ведомость составляется лишь в одном экземпляре для внутреннего учета организации. Если заработная плата не была выдана сотруднику вовремя, напротив его данных ставится отметка «депонировано». Вся сумма выданной заработной платы на предприятии оформляется расходным ордером, регистрационные данные которого фиксируют в расчетно-платежной ведомости. Платежная ведомость выполняет те же функции, что и расчетно-платежная.

Корректное ведение учета кассы играет очень важную роль в деятельности каждого предприятия. Для этого нужно соблюдать следующие правила:

  • вовремя и корректно вносить все записи в кассовую книгу на основании первичных документов;
  • не допустить превышения лимита в кассе, который установлен индивидуально на каждом предприятии;
  • хранить свободные деньги компании на расчетных счетах банка.

Выполняя все вышеуказанные рекомендации, вы сможете защитить себя от потери прибыли.

vseobip.ru

Учет кассовых операций

кассовые операцииВ понятие «кассовые операции» входит все, что касается приема, хранения и выдачи денежных средств из кассы. Каждая операция должна сопровождаться своевременным оформлением документов по соответствующим стандартам. Если это требование не будет соблюдаться, то предприятие не сможет успешно пройти налоговую проверку.

Проводит все кассовые операции кассир в строгом соответствии со своими должностными обязанностями.

Соблюдать правила расчетов и оформления бумаг при кассовой дисциплине можно самостоятельно в ручную или при помощи специального онлайн-сервиса.

Для всех организаций Постановлением Госкомстата определены обязательные формы первичной документации:

  • оформление кассовых операцийВ понятие «кассовые операции» входит все, что касается приема, хранения и выдачи денежных средств из кассы. Каждая операция должна сопровождаться своевременным оформлением документов по соответствующим стандартам. Если это требование не будет соблюдаться, то предприятие не сможет успешно пройти налоговую проверку.

    Проводит все кассовые операции кассир в строгом соответствии со своими должностными обязанностями.

    Соблюдать правила расчетов и оформления бумаг при кассовой дисциплине можно самостоятельно в ручную или при помощи специального онлайн-сервиса.

    Для всех организаций Постановлением Госкомстата определены обязательные формы первичной документации:

    • Документы по кассовым операциямприходный кассовый ордер – этот документ сопровождает поступление в кассу наличных денег. Ордер после поступления денег остается в кассе, а тому, кто вносил деньги, выдается квитанция. Если деньги поступают в кассу в процессе продажи товаров или за оказанные услуги, то покупателям должен выдаваться чек;
    • расходный кассовый ордер – этим документом фиксируется выдача из кассы наличных денег физическому или юридическому лицу;
    • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – в этот журнал заносятся данные об ордерах и бумагах, их заменяющих. Регистрирует документы бухгалтер до передачи их в кассу;
    • кассовая книга – факт выдачи денег и их поступления в кассу вписывается в специальную книгу. Каждый лист книги должен быть разделен надвое. На обоих частях листа проставляется один и тот же номер. В каждую часть кассир вносит одинаковую информацию. Причем записи во второй части листа делаются под копирку. Верхняя часть листа остается в книге. Нижняя часть отрывается и эти бланки кассир по окончании каждого рабочего дня сдает в бухгалтерию. Страницы книги нумеруются и прошиваются. Книгу заверяют своей подписью директор и главный бухгалтер;
    • книга учета принятых и выданных денежных средств – здесь должны фиксироваться все выплаты и поступления в кассу денег и документов;
    • расчетно-платежная ведомость – это документ, на основании которого кассир выдает из кассы деньги для выплаты заработной платы. После выдачи денег на сумму, указанную в ведомости оформляется расходный ордер. Ведомость недействительна без подписи главного бухгалтера и директора. В момент выдачи денег в ней расписывается еще и кассир. Все платежные ведомости регистрируют в журнале. Заводится журнал каждый год новый. Хранится он должен пять лет, а платежные ведомости на зарплату следует хранить 75 лет.

    Оформление кассовых операций

    работа с кассой

    По старым правилам индивидуальные предприниматели должны были выписывать кассовые документы на все, что делалось с наличными и вести кассовую книгу. По новым правилам они не обязаны оформлять расходные и приходные ордера, иметь кассовую книгу и определять лимит кассы.

    Начиная с 2014 года упрощен порядок оформления кассовой книги – ее теперь не нужно прошивать и опечатывать. Исключено из правил и требование о хранении документов в течении определенных сроков. Раньше сроки хранения каждого документа определялись законодательно, а за их несоблюдение для организаций предусматривались санкции. Теперь эти сроки может определять первое лицо организации по собственному усмотрению.

    Упрощены правила внесения выручки в кассу при использовании ККТ. Все эти изменения существенно упрощают процедуру оформления и учета кассовых операций, делают их менее трудоемкими и затратными по времени. Еще одно послабление касается расчета лимита остатка наличных. В отличии от прежних правил теперь каждая компания может сама определять, какую формулу ей взять за основу для осуществления расчета лимита.

     

    Помощь в ведении бизнеса, бухгалтерии, от онлайн сервиса «Моё дело»

    В одном сервисе есть всё необходимое для работы с бухгалтерией: справочная, учётная системы, отправка отчётности через интернет и консультации экспертов.

    После заполнения форм вы получите пакет готовых документов требующихся для регистрации ИП, в налоговой. На данный момент, такая услуга на сайте совершенно бесплатна, для всех.


    Регистрация для ИП, в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

    Документы по кассовым операциям

    Моё дело помогает правильно вести бухгалтерию, сдавать отчётность и уплачивать налоги точно в срок:

    • расчёт налогов;
    • формирование отчётности и отправка через интернет;
    • создание счетов, актов, накладных, договоров;
    • учёт доходов и расходов;
    • экспертные консультации;
    • расчёт зарплат и пр.

    Регистрация для ведения Бухгалтерии ИП, в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

    Все возможности современной бухгалтерии в одном сервисе:

    • система связанных вопросов-ответов;
    • автозаполнение унифицированных и нетиповых форм документов с примерами и подсказками;
    • актуальная база нормативно-правовых документов с возможностью отслеживания изменений;
    • формирование и сдача электронной отчётности;
    • профессиональные консультации экспертов и пр.

    biznes-prost.ru

    Ордера

    Они выступают как первичные кассовые документы. Ордера могут быть приходными или расходными. Первые применяются при поступлении наличности. Выписывается приходный ордер в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и подписывается гл. бухгалтером либо должностным лицом, уполномоченным на это. В случае отсутствия ответственных служащих, завизировать первичные кассовые документы может руководитель юрлица или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Квитанция к приходному ордеру должна быть подписана уполномоченными лицами (бухгалтером и кассиром), заверена штампом (печатью). Кроме этого, она проходит регистрацию в соответствующем журнале. Квитанция предоставляется субъекту, который сдал деньги. Непосредственно сам приходный ордер остается в кассе. Расходная бумага заполняется при выдаче наличности. Необходимо сказать, что документы кассовые составляются в случае использования предприятием как традиционных способов обработки информации, так и средств ВТ. Расходный ордер, как и приходный, выписывается в 1 экземпляре. Он также должен быть завизирован уполномоченными лицами и пройти регистрацию в соответствующем журнале.

    Заполнение

    Как оформить кассовые документы, указанные выше? Заполнение осуществляется следующим образом:

    1. В строке «Основание» именуется хозяйственная операция.
    2. В графе «В том числе» проставляется сумма НДС. Ее записывают цифрами. Если услуги, товары или работа не облагается налогом, то в строке указывают «без НДС».
    3. В строке «Приложение» должны быть перечислены сопровождающие и прочие бумаги, с указанием дат их составления и номеров.
    4. В графе «Кредит, код подразделения» проставляется соответствующее обозначение структурного отдела, на который приходуются средства.

    Регистрация

    Документы кассовые должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие. К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие. При этом следует учесть, что расходные ордера, которые оформлены на расчетно-платежных ведомостях по зарплате и прочим, приравненным к ней суммам, должны регистрироваться после выдачи платежей. проверка кассовых документов

    Кассовая книга

    Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части. Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая – как второй экземпляр. Последняя оформляется с оборотной и лицевой стороны с использованием копирки. Оба экземпляра нумеруются одним числом. Первые остаются в книге, а вторые — отрывные. Последние выступают как отчетные кассовые документы. До конца всех операций за текущий день они не отрываются. Записи начинают на лицевой стороне первого экземпляра после графы «Остаток на начало дня». Перед заполнением лист необходимо согнуть вдоль линии отрыва. Отрезная часть при этом подкладывается под ту, которая остается в книге. Для внесения сведений после «Переноса», отрывная сторона накладывается на лицевую сторону второго экземпляра. Записи продолжают по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части.

    Дополнительные документы

    Кассовые операции могут регистрироваться различными бумагами. В качестве одной из них, например, выступает авансовый отчет. Он используется для учета средств, которые выдаются подотчетным лицам для совершения административно-хозяйственных расходов. Как составляются такие документы? Кассовые операции такого типа учитываются непосредственно подотчетным лицом, а также работником бухгалтерии. Авансовые отчеты составляются на бумажном либо машинном носителе. Оформление кассовых документов осуществляется строго в соответствии с правилами. Каждый бланк заполняется в одном экземпляре. На обратной его стороне подотчетное лицо указывает перечень бумаг, которыми подтверждаются произведенные траты. К ним, например, относят командировочное удостоверение, транспортные накладные, чеки, квитанции и пр. Здесь же субъект указывает суммы расходов. Бумаги, которые прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в порядке их перечисления. Проверка кассовых документов осуществляется работниками бухгалтерии. Сотрудники, в частности, проводят ревизию целевого расходования средств, полноту предоставленных оправдательных бумаг, правильность их заполнения и расчета сумм. На оборотной части указываются затраты, которые приняты к учету, счета, в дебет которых они записываются. кассовыми документами являются

    Кассовая книга

    Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части. Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая – как второй экземпляр. Последняя оформляется с оборотной и лицевой стороны с использованием копирки. Оба экземпляра нумеруются одним числом. Первые остаются в книге, а вторые — отрывные. Последние выступают как отчетные кассовые документы. До конца всех операций за текущий день они не отрываются. Записи начинают на лицевой стороне первого экземпляра после графы «Остаток на начало дня». Перед заполнением лист необходимо согнуть вдоль линии отрыва. Отрезная часть при этом подкладывается под ту, которая остается в книге. Для внесения сведений после «Переноса», отрывная сторона накладывается на лицевую сторону второго экземпляра. Записи продолжают по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части.

    Дополнительные документы

    Кассовые операции могут регистрироваться различными бумагами. В качестве одной из них, например, выступает авансовый отчет. Он используется для учета средств, которые выдаются подотчетным лицам для совершения административно-хозяйственных расходов. Как составляются такие документы? Кассовые операции такого типа учитываются непосредственно подотчетным лицом, а также работником бухгалтерии. Авансовые отчеты составляются на бумажном либо машинном носителе. Оформление кассовых документов осуществляется строго в соответствии с правилами. Каждый бланк заполняется в одном экземпляре. На обратной его стороне подотчетное лицо указывает перечень бумаг, которыми подтверждаются произведенные траты. К ним, например, относят командировочное удостоверение, транспортные накладные, чеки, квитанции и пр. Здесь же субъект указывает суммы расходов. Бумаги, которые прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в порядке их перечисления. Проверка кассовых документов осуществляется работниками бухгалтерии. Сотрудники, в частности, проводят ревизию целевого расходования средств, полноту предоставленных оправдательных бумаг, правильность их заполнения и расчета сумм. На оборотной части указываются затраты, которые приняты к учету, счета, в дебет которых они записываются. кассовыми документами являются

    Важные нюансы

    Реквизиты, которые относятся к инвалюте (стр. 1а на лицевой части и графы 6 и 8 на обратной стороне), необходимо заполнять только в том случае, когда подотчетное лицо получает средства не в рублях. Авансовый отчет после проверки должен быть утвержден руководителем предприятия либо уполномоченным им лицом. Только после этого он принимается к учету. Если аванс был использован не полностью, подотчетное лицо сдает остаток обратно в кассу. При этом заполняется приходный ордер. В соответствии со сведениями утвержденного отчета осуществляется списание средств.

    Расчетно-платежные ведомости

    Оформление кассовых документов осуществляется при расчетах и выплате зарплаты работникам предприятия. Бухгалтерия составляет соответствующую ведомость в 1 экземпляре. Начисление оплаты труда производится согласно информации, присутствующей в первичной документации по учету отработанного фактически времени, выработки и пр. В строках «Начислено» указываются суммы в соответствии с видами оплат из ФОТ. Здесь же проставляются другие доходы (материальные и социальные блага), предоставленные сотруднику, погашенные за счет прибыли предприятия и подлежащих включению в облагаемую базу. Вместе с этим осуществляется расчет удержаний из зарплаты и устанавливается сумма к выдаче на руки работнику. На титульной странице ведомости проставляется общая сумма, которая подлежит выплате сотрудникам. Руководитель предприятия должен подписать разрешение на выдачу зарплаты. В случае его отсутствия данный документ выдается уполномоченным работником. В конце ведомости проставляются суммы депонированной и выданной зарплаты. По истечении периода, установленного для выплаты средств работникам, напротив фамилий не получивших денег сотрудников в графе 23 ставится пометка «Депонировано». По выданной сумме составляется расходный ордер. Его номер и дата заполнения должны быть указаны в расчетно-платежной ведомости на последнем листе.

    Справка-отчет

    В этот документ вносятся показания счетчиков ККМ и выручки за смену (раб. день). Справка-отчет заполняется в 1 экземпляре ежедневно. Кассир-операционист должен подписать его и сдать главному должностному лицу (руководителю предприятия). При этом заполняется приходный ордер. В небольших компаниях деньги сдаются непосредственно инкассаторам. При передаче наличности заполняются соответствующие кассовые документы банка. Выручка за смену (раб. день) устанавливается в соответствии показателями суммирующих счетчиков на начало и завершение дня. При этом вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным чекам. Установленная выручка подтверждается заведующими отделами. В оприходовании средств в отчете расписывается старший кассир, а также руководитель предприятия. Справка-отчет выступает в качестве основания для составления сводных «Сведений по показаниям счетчиков ККМ и выручке компании». кассовые документы банка

    Журнал операциониста

    Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также налогового инспектора. Журнал также заверяется печатью предприятия. Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира. В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер. После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы. Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала. какие кассовые документы

    Журнал операциониста

    Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также налогового инспектора. Журнал также заверяется печатью предприятия. Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира. В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер. После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы. Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала. какие кассовые документы

    Данные о показаниях счетчиков ККМ и выручке

    Они используются для формирования сводного отчета за текущую смену. Эти данные выступают в качестве приложения к справке операциониста, составляемой ежедневно. Сведения о показаниях и выручке формируются в одном экземпляре. Вместе с расходными и приходными ордерами, справками-отчетами операционистов они передаются в бухгалтерию предприятия до следующей смены. В образец кассовых документов, в соответствии с показаниями счетчиков, на начало и завершение рабочего дня по каждой ККМ включается расчет выручки. При этом, в числе прочего, указывается ее распределение по отделам. Последнее должно быть подтверждено подписями заведующих. В конце заполненной таблицы выводятся результаты по показаниям счетчиков всех ККМ, а также суммируется выручка предприятия с распределением средств по отделам. В соответствии с актами, указывается общий объем денег, который был выдан клиентам по возвращенным ими чекам. На эту сумму уменьшается общая выручка компании. Сведения должны быть подписаны старшим кассиром и руководителем предприятия.

    Рекомендации по заполнению

    При оформлении кассовых документов необходимо придерживаться порядка, установленного законодательными и прочими нормативными актами. Кроме этого, существует несколько достаточно простых правил, соблюдение которых позволит избежать неточностей при заполнении бумаг:

    1. Сумму прописью всегда следует указывать с заглавной буквы. Копейки при этом допускается записывать цифрами. Например: Восемнадцать тысяч рублей 10 копеек.
    2. Бумаги могут быть заполнены как от руки, так и с использованием технических средств (компьютера, например).
    3. Нормативные акты допускают корректировку информации в кассовых документах. Однако при этом необходимо соблюдать ряд требований. Неверную запись следует аккуратно зачеркнуть одной линией. Рядом или (если это возможно) над ней указываются верные сведения. Здесь же следует сделать приписку: «Исправленному верить», «Зачеркнутое недействительно» либо «Верно». Рядом с этой записью должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя организации (или индивидуального предпринимателя).
    4. При наличии помарок, подчисток, замазываний «штрихом» и прочих аналогичных способов исправления документ считается недействительным. кассовые документы

    Дополнительные правила

    Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры. При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

    1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
    2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
    3. Контроль формирования дел производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
    4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом – по кредиту).

    Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства. порядок оформления кассовых документов

  • Дополнительные правила

    Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры. При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

    1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
    2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
    3. Контроль формирования дел производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
    4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом – по кредиту).

    Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства. порядок оформления кассовых документов

    Заключение

    Ведение кассовой документации считается достаточно ответственной работой. К заполнению бумаг необходимо подходить со всей ответственностью. Кассовые документы используются при обобщении различных данных, составления отчетностей, учета. В этой связи ошибки, допущенные на начальных стадиях фиксирования операций, могут привести к серьезным искажениям в итоговых бумагах. Сотрудник, который назначается на должность ответственного за оформление кассовых документов, должен обладать соответствующими знаниями и опытом. Необходимо помнить, что все бумаги, которые заполняет операционист, просматриваются старшими должностными лицами и утверждаются руководителем компании. Особое внимание необходимо уделять регистрации документов. Записи в журналах и книгах должны совершаться в установленные сроки в соответствии с правилами. Поскольку кассовые документы используются при составлении отчетов, все исправления в них осуществляются строго в определенном порядке. При несоблюдении установленных правил бумаги теряют свою силу, а сведения в них не могут использоваться компанией в дальнейшей управленческой работе.

    fb.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector