Оформление кассовых операций

Оформление кассовых операций

Под термином «кассовые операции» имеется в виду все, что связано с финансами в кассе: их приемка, хранение и выдача. Для благополучного итога налоговой проверки каждая из перечисленных операций подтверждается конкретными документами, регламентируемыми Указанием Банка России № 3210-У.

Каждый предприниматель ежегодно и в принудительной форме устанавливает лимит – это количество денег, которое ежедневно может оставаться в кассе компании. Такое решение подтверждается любым распоряжением руководителя (в произвольной форме). Превышение лимита позволительно в праздничные дни, дни выплат сотрудникам зарплат, пособий, пенсий, стипендий и др.

По закону документирование и учет кассовых операций ложатся на плечи кассира или лица, наделенного этими полномочиями. Если в штате несколько кассиров, назначается «старший». Если такого персонала нет, этим занимается сам руководитель.

Документация

ЦБ РФ установил порядок учета кассовых операций, при котором необходимы следующие бумаги.


Приходный кассовый ордер (ПКО).

На практике предприниматели часто отказываются от оформления ПКО, но основные правила ведения бизнеса не признают такого варианта, поскольку приходной ордер указывает на источник поступления финансов в кассу. Тому, кто вносил деньги, выдается квитанция или чек, подтверждающий оплату продукции, товаров, услуг. Вложение денег в кассу происходит незамедлительно, в день заполнения ПКО.

Расходный кассовый ордер (РКО).

Фиксирует изъятие финансов из кассы, заполняется перед самой выдачей. Основанием могут быть траты на хозяйственные, социальные нужды, выплаты командировочных, аванса, заработной платы и пр. Оформляется в единичном экземпляре, правок не допускает.

Кассовая книга (КК).

С опорой на ПКО и РКО она отражает оборот всех наличных средств предприятия за календарный год. Порядок заполнения книги таков:

  1. На титульном листе указываются реквизиты фирмы.
  2. Каждый лист КК разделен надвое, в обе части вносятся одинаковые сведения. Нижняя часть обязательно дублируется копией – именно она ежедневно сдается в бухгалтерию.
  3. Все страницы КК имеют нумерацию, их общее число отмечается в конце.
  4. Книга подшивается, письменно заверяется гендиректором и бухгалтером, опечатывается.

Книга учета принятых и выданных денежных средств.

Здесь находятся все операции по трансферу наличных денег от старшего кассира и рядовыми кассирами за рабочий день.


Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Регистрирует информацию о ПКО, РКО, платежных ведомостях и прочих документах. Журнал хранится 5 лет, заводится ежегодно.

Расчетно-платежная ведомость.

Необходима при наличии персонала: на ее базе производится заверенная подписями гендиректора и бухгалтера выплата зарплаты. Хранить ведомости предприятие должно 75 лет.

Форма отчета.

Оформляются документы в бумажном или электронном формате. В первом случае допускается внесение правок и изменений касательно даты, подписей, инициалов и фамилий. При электронном оформлении исправления невозможны.

Так ли нужен кассовый отчет?

ИП и представители малого бизнеса, ведущие учет доходов и расходов согласно требованиям НК РФ и не имеющие наемных сотрудников, освобождены от ведения документации по кассовым операциям. Однако это противоречивый вопрос. Ведь касса и документация по ней необходимы не только для грамотной отчетности перед налоговиками, но и для самой фирмы – облегчить контроль финансов. Выбор остается за каждым индивидуально.

Безусловно, документирование кассовых операций требует регулярной работы, что значительно увеличивает поток бумаг и отчетов. Однако наладить и отслеживать кассовый учет – целесообразное и необходимое решение для каждого предпринимателя.

zhazhda.biz

Понятие кассовой операции

Кассовые операции включают в себя

  • прием
  • выдачу
  • хранение
  • пересчет денежной наличности,

а также

  • заполнение
  • ведение
  • прием
  • выдачу документов, которые сопровождают денежные операции.

Любое перемещение или движение денежных средств должно отражаться при проведении кассовой операции. Существует определенный порядок, который неукоснительно следует соблюдать.

Теоретически, от обязанностей ведения кассы и проведения кассовых операций могут быть освобождены только те, кто не работают с наличностью. Соответственно, принимать деньги и производить оплату они могут только по безналичному расчету. В действительности такой вариант является исключением из правил.

В этом случае, налоговому инспектору при проверке сообщается в свободной форме, что проводятся только безналичные расчеты. Заявление должно быть документально подтверждено.

малое предприятие бухгалтерская отчетностьБухгалтерская отчетность малого предприятия под лупой: зачем, когда и как.

Если есть сотрудницы в штате, то для Вас актуальна статья про декретный отпуск.

Новый порядок с 1 июня 2014 г.


С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.

Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.

Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.

В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.

Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.


Такие приказы рекомендуется иметь и всем обособленным подразделениям предприятий, не относящихся к субъектам малого бизнеса, если те сдают наличную выручку не в кассу головного предприятия, а непосредственно в банк.

Нововведения для ИП и малых предприятий

Они заключаются в следующем:

— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);

— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;


— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;

— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).

Виды кассовых операций

виды кассовыхПо кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции.

  1. Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
  2. Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.

К расходным кассовым операциям относятся:

  • выплата аванса и заработной платы сотрудникам
  • выдача командировочных и представительских расходов
  • выдача наличных средств на хозяйственные нужды
  • передача денег в банк
  • выплаты социального характера

Кто может вести кассовые операции

бухгалтерКассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.

Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.

Положение о ведении кассовых операций


Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.

Для регулирования порядка денежного обращения,все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.

Документальное оформление кассовых операций

документы кассовой операции1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.

Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.

По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.


Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.

Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.

2. Вся информация заносится в кассовую книгу.

Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.

Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.

Основные требования по ее оформлению:

  • на первом листе должны указываться все реквизиты
  • кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более
  • обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице

Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.

3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.

Бухгалтерский учет кассовых операций


учет кассовых операцийУчет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.

Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».

Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту. При необходимости, используются субсчета, такие как:

  • учет поступления и расхода денег в национальной валюте
  • перемещение средств по различным кассам, если их несколько
  • перемещение денежных документов

По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.

Аудиторская проверка кассовых операций

аудит коПроверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:

  • каким образом осуществляется контроль за порядком кассы
  • правильно ли ведется кассовая книга
  • проверяется соответствие отчётов с первичной документацией
  • насколько полно приходуется средства, которые были полученны в банке
  • соответствие записей с данными банка
  • использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета
  • проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы

Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:

  • кассовая книга
  • отчёты по приходно-расходным ордерам
  • подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.

При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.

Правила ведения операций по кассе

правила кассовых операцийВ общий порядок операций по кассе входит:

  • прием, сохранность и выдача денежных средств
  • оформление прилагающихся документов
  • ревизия кассы
  • соблюдение кассовой дисциплины.

Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.

Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.

Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.

Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.

Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:

  • определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
  • все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы
  • ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
  • руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
  • не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.

Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.

За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.

Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.

svoy-business.com

Учет кассовых операций

кассовые операцииВ понятие «кассовые операции» входит все, что касается приема, хранения и выдачи денежных средств из кассы. Каждая операция должна сопровождаться своевременным оформлением документов по соответствующим стандартам. Если это требование не будет соблюдаться, то предприятие не сможет успешно пройти налоговую проверку.

Проводит все кассовые операции кассир в строгом соответствии со своими должностными обязанностями.

Соблюдать правила расчетов и оформления бумаг при кассовой дисциплине можно самостоятельно в ручную или при помощи специального онлайн-сервиса.

Для всех организаций Постановлением Госкомстата определены обязательные формы первичной документации:

  • оформление кассовых операцийВ понятие «кассовые операции» входит все, что касается приема, хранения и выдачи денежных средств из кассы. Каждая операция должна сопровождаться своевременным оформлением документов по соответствующим стандартам. Если это требование не будет соблюдаться, то предприятие не сможет успешно пройти налоговую проверку.

    Проводит все кассовые операции кассир в строгом соответствии со своими должностными обязанностями.

    Соблюдать правила расчетов и оформления бумаг при кассовой дисциплине можно самостоятельно в ручную или при помощи специального онлайн-сервиса.

    Для всех организаций Постановлением Госкомстата определены обязательные формы первичной документации:

    • Оформление кассовых операцийприходный кассовый ордер – этот документ сопровождает поступление в кассу наличных денег. Ордер после поступления денег остается в кассе, а тому, кто вносил деньги, выдается квитанция. Если деньги поступают в кассу в процессе продажи товаров или за оказанные услуги, то покупателям должен выдаваться чек;
    • расходный кассовый ордер – этим документом фиксируется выдача из кассы наличных денег физическому или юридическому лицу;
    • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – в этот журнал заносятся данные об ордерах и бумагах, их заменяющих. Регистрирует документы бухгалтер до передачи их в кассу;
    • кассовая книга – факт выдачи денег и их поступления в кассу вписывается в специальную книгу. Каждый лист книги должен быть разделен надвое. На обоих частях листа проставляется один и тот же номер. В каждую часть кассир вносит одинаковую информацию. Причем записи во второй части листа делаются под копирку. Верхняя часть листа остается в книге. Нижняя часть отрывается и эти бланки кассир по окончании каждого рабочего дня сдает в бухгалтерию. Страницы книги нумеруются и прошиваются. Книгу заверяют своей подписью директор и главный бухгалтер;
    • книга учета принятых и выданных денежных средств – здесь должны фиксироваться все выплаты и поступления в кассу денег и документов;
    • расчетно-платежная ведомость – это документ, на основании которого кассир выдает из кассы деньги для выплаты заработной платы. После выдачи денег на сумму, указанную в ведомости оформляется расходный ордер. Ведомость недействительна без подписи главного бухгалтера и директора. В момент выдачи денег в ней расписывается еще и кассир. Все платежные ведомости регистрируют в журнале. Заводится журнал каждый год новый. Хранится он должен пять лет, а платежные ведомости на зарплату следует хранить 75 лет.

    Оформление кассовых операций

    работа с кассой

    По старым правилам индивидуальные предприниматели должны были выписывать кассовые документы на все, что делалось с наличными и вести кассовую книгу. По новым правилам они не обязаны оформлять расходные и приходные ордера, иметь кассовую книгу и определять лимит кассы.

    Начиная с 2014 года упрощен порядок оформления кассовой книги – ее теперь не нужно прошивать и опечатывать. Исключено из правил и требование о хранении документов в течении определенных сроков. Раньше сроки хранения каждого документа определялись законодательно, а за их несоблюдение для организаций предусматривались санкции. Теперь эти сроки может определять первое лицо организации по собственному усмотрению.

    Упрощены правила внесения выручки в кассу при использовании ККТ. Все эти изменения существенно упрощают процедуру оформления и учета кассовых операций, делают их менее трудоемкими и затратными по времени. Еще одно послабление касается расчета лимита остатка наличных. В отличии от прежних правил теперь каждая компания может сама определять, какую формулу ей взять за основу для осуществления расчета лимита.

     

    Помощь в ведении бизнеса, бухгалтерии, от онлайн сервиса «Моё дело»

    В одном сервисе есть всё необходимое для работы с бухгалтерией: справочная, учётная системы, отправка отчётности через интернет и консультации экспертов.

    После заполнения форм вы получите пакет готовых документов требующихся для регистрации ИП, в налоговой. На данный момент, такая услуга на сайте совершенно бесплатна, для всех.


    Регистрация для ИП, в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

    Оформление кассовых операций

    Моё дело помогает правильно вести бухгалтерию, сдавать отчётность и уплачивать налоги точно в срок:

    • расчёт налогов;
    • формирование отчётности и отправка через интернет;
    • создание счетов, актов, накладных, договоров;
    • учёт доходов и расходов;
    • экспертные консультации;
    • расчёт зарплат и пр.

    Регистрация для ведения Бухгалтерии ИП, в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

    Все возможности современной бухгалтерии в одном сервисе:

    • система связанных вопросов-ответов;
    • автозаполнение унифицированных и нетиповых форм документов с примерами и подсказками;
    • актуальная база нормативно-правовых документов с возможностью отслеживания изменений;
    • формирование и сдача электронной отчётности;
    • профессиональные консультации экспертов и пр.

    biznes-prost.ru

    Что нужно знать ↑

    Наиболее ответственной работой в деятельности любого экономического субъекта является учет денежного оборота и надлежащее оформление документами всех осуществляемых операций по кассе.

    Государственный комитет статистики РФ утвердил определенные виды документов, какие должны использоваться для первичного учета кассовых операций.

    Составлением первичных учетных документов по кассовым операциям занимается главный бухгалтер или кассир. В небольших фирмах данную функцию может исполнять руководитель, если постоянный бухгалтер не предусмотрен.

    К учетным документам прилагается документация, подтверждающая основания для оформления. Оформляться такие документы могут разными способами – на бумажных носителях, при помощи компьютерных систем, в электронном формате.

    Законодательные нормативы не содержат четко установленных норм относительно нумерования кассовых документов.

    Потому разрешено самостоятельно определить правила нумерации, зафиксировав их в учетной политике организации. Нумерацию допустимо вести цифрами, буквенными обозначениями или индексами.

    Основные понятия

    Первичными документами для учета денег в кассе именуются документы, удостоверяющие выполнение операций хозяйственной деятельности.

    Состав первичной документации при сопровождении кассовых операций включает в себя кассовые ордера, кассовую книгу и отчеты.

    В качестве основных документов также выступают счета, акты, поручения, накладные и прочее. Посредством первичной учетной документации удостоверяется факт свершения операции и подтверждается дата ее исполнения.

    Кроме того данные документы способствуют осуществлению контроля над работой подразделения или некоторых работников. Содержащиеся в документации информационные данные помогают в проведении проверок.

    Первичные документы имеют и юридическую значимость. В случае возникновения каких-либо бухгалтерских споров их можно использовать в качестве основных доказательств.

    Минфином РФ установлены неукоснительные реквизиты, какими должны располагать основные первичные документы для ведения кассовых операций.

    Так неизменно указываются такие реквизиты как:

    • название;
    • форма и код;
    • дата создания;
    • сущность операции, ее измерители;
    • ответственные лица, их подписи с расшифровкой.

    Классификация документирования

    Формы унифицированных бланков, используемых для оформления кассовых операций, отображены в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

    К первичной документации по оформлению и учету осуществляемых кассовых операций причисляются:

    • приходные/расходные кассовые документы;
    • кассовые журналы;
    • мемориальные ордера;
    • справки и подобные документы;
    • книги учета денежной наличности и иных ценностей;
    • книги учета принятых и выданных денежных средств и ценностей.

    Нормативная база

    Важнейшие требования относительно правил и порядка оформления первичной документации содержатся в Федеральном законе №129 от 21.11.1996 «О бухучете».

    В ст.9 п.2 этого норматива сказано, что к учету документы могут приниматься лишь при оформлении их на законодательно утвержденных бланках.

    Нормативное регулирование оформления операций по кассе первичными учетными документами обеспечивают и такие документы:

    ч.1-2 Гражданского Кодекса
    ФЗ №173 от 10.12.2003 «О валютном регулировании»
    Положение ЦБ РФ №2-П от 3.10.2002 «О безналичных расчетах»
    Инструкция ЦБ РФ №18 от 5.01.1998 «Порядок ведения кассовых операций»

    Краткая суть всех этих нормативов заключена в том, что все хозяйственные операции должны подтверждаться документально.

    Любая кассовая операция, а именно принятие и выдача денег, должна сопровождаться оформлением надлежащих документов унифицированной формы.

    Детально правила оформления кассовых операций расписаны в Положении ЦБ РФ №373-П от 12.10.2011 «Порядок ведения кассовых операций … на территории РФ».

    Основные первичные документы по учету кассовых операций на предприятии ↑

    Для оформления операций по кассе Госкомстат РФ утвердил форматы первичной учетной документации. Оформление первичных документов по учету кассовых операций обязательно для любых организаций, осуществляющих расчеты наличными средствами.

    К основным формам относятся:

    КО-1 Для приходного ордера (ПКО)
    КО-2 Для расходного ордера (РКО)
    КО-3 Для журнала регистрации приходных и расходных документов
    КО-4 Для кассовой книги
    КО-5 Для книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств
    ИНВ-15 Для акта инвентаризации наличных денежных средств
    ИНВ-16 Для инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

    В кассу предприятия денежная наличность зачисляется с банковского расчетного счета в итоге оплаты товарно-материальных ценностей и услуг, при возвращении отпущенных ранее денежных сумм и т.д.

    Для получения денег с расчетного счета организация располагает специально выданной чековой книжкой. Для снятия денег со счета бухгалтером оформляется денежный чек, далее таковой подписывается и передается кассиру.

    Чековый бланк содержит значение принимаемой суммы. Банковское учреждение оставляет себе отрывную часть чекового документа.

    Корешок от чека выступает в качестве оправдательного документа при внесении этой операции в учетные регистры организации. Положить деньги на расчетный счет можно посредством оформления объявления на взнос деньгами в наличной форме.

    Факт приема наличности удостоверяется приходным ордером. Данный документ фиксируется в журнале регистрации ордеров.

    Затем ПКО отдается кассиру, оный получает денежные средства и после подписания ордера и прилагаемой к нему квитанции заносит надлежащую запись в кассовую книгу.

    Отпуск наличности из кассы реализовывается с применением расходного ордера или иных документов, заменяющим РКО.

    Принятие и отпуск денежной наличности по ордерам осуществляется исключительно в день создания документов. При этом после реализации ордера должны гаситься специальной штамповой печатью или письменной отметкой «Оплачено» либо «Получено».

    Движение денег в кассе учитывается в кассовой книге. Для каждой организации ведется один такой документ. Вести кассовые документы можно как вручную, так и с помощью автоматизированных систем.

    Приходные

    По Общему классификатору типовой приходный ордер обладает номером 0310001. ПКО необходим для документального сопровождения поступления в кассу наличных средств.

    Заполнять бланк можно от руки, на компьютере либо с помощью печатной машинки. Ни в коем случае недопустимо наличие помарок и выправлений в ордере.

    Кроме регистрационного номера ПКО должен обладать такими данными:

    • названием организации;
    • указанием кодов организации согласно ОКПО;
    • датой составления;
    • номером субсчета либо корреспондирующего счета.

    Кассиру надлежит непременно обследовать все данные, наличествующие в приходнике. Нужно сверить достоверность и полноту прилагаемой документации.

    Обязательно при принятии денег в кассу наличие на приходном ордере подписи ответственного лица. Сверке подлежат суммы, указанная в ордере и фактическая. Пересчитываются деньги в присутствии клиента.

    Оформлять ПКО требуется при:

    • продаже товара или услуги;
    • возврате неизрасходованной суммы, ранее выданной подотчет;
    • принятии выручки в конце дня (на всю сумму выручки оформляется один ПКО).

    Расходные

    В Общем классификаторе расходный ордер значится под номером 0310002. РКО требуется для оформления отпуска средств из кассы. Реквизитные значения расходника аналогичны непременным реквизитам приходного ордера.

    Точно так же документ заверяется главбухом и подписывается руководящим лицом. При выдаче средств кассиру надлежит проконтролировать присутствие расписки у получателя.

    Таковую составляет сам получатель. Непременно требуется удостоверяющий личность получающей особы документ и данные оного.

    При отпуске наличности из кассы на основании доверенности, в расходном ордере после фамилии и инициалов получателя пишется Ф.И.О. доверенного лица.

    Выдавая деньги по ведомости, кассир проставляет перед отметкой в получении подобающую запись – «По доверенности». К основному учетному документу должна прилагаться и доверенность.

    При помощи РКО оформляются операции по:

    Выдаче заработной платы сотрудникам организации В качестве подтверждения выступают расписка о получении и расчетно-платежная ведомость
    Внесению выручки на банковский расчетный счет Для подтверждения применяется заявка на внесение наличности на расчетный счет
    Выдаче денег подотчет На приобретение какой-либо продукции или на командировочные расходы и подобное

    Мемориальные ордера

    Мемориальным ордером называется документ, который содержит оформление всякой хозоперации с отображением суммы операции на бухгалтерских счетах.

    Такие документы создаются на все проводимые операции в отчетном периоде. Далее всякий ордер разносится по контрольным дебетовой и кредитовой ведомостям, по соответственным счетам.

    Такие ордера являются частью одной из систем учета в бухгалтерии. Данная система относительно проста, что способствует ее популярности. Все регистры учета при этом замещаются Главной книгой, заводимой помесячно.

    Основу мемориально-ордерной системы учета представляют именно мемориальные ордера, отдельно составляемые на всякую финансовую операцию.

    При большом количестве однородных первичных документов целесообразно оформление оных в накопительную ведомость, по итогам ее составляется соответствующая проводка. У каждого мемориального ордера имеется постоянный номер.

    Поэтому ежемесячно на каждую группу операций готовится только один ордер. Если отдельные операции единичны, то по ним готовятся отдельные ордера нумеруемые за месяц.

    Подписывает мемориальный ордер главбух, после чего документ регистрируется в журнале-регистре синтетического учета.

    С помощью такого журнала контролируется сохранность ордеров и первичных документов. По окончании месяца итоги журнала сверяются с итогами оборотов синтетических счетов.

    Достоинства мемориально-ордерной системы в простоте и доступности процесса учета, строгой последовательности, применении стандартных форм регистров и возможности использования труда сотрудников с невысокой квалификацией.

    Кассовые журналы

    В Классификаторе кассовая книга имеет номер 0310004. Данный документ применяется для учета всех наличных средств, зачисляемых в кассу и выдаваемых из нее.

    Записи в Книгу вносятся на основании данных первичной документации, а именно ПКО и РКО. После оформления каждого кассового ордера в кассовую книгу вносится надлежащая запись.

    При внесении записей кассиру надлежит проверить указанные в документах и Книге суммы. При соответствии сумм по завершении рабочего дня кассир просчитывает остаток, являющийся итогом всех проведенных за день операций.

    Всякий лист кассовой книги заверяется кассиром. Вести кассовую книгу можно как вручную, так и в электронном формате.

    При обычном ручном заполнении листы нумеруются еще до начала использования журнала. Обязательно журнал прошнуровывается и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. При наличии проставляется печать организации.

    При электронном способе ведения кассовой книги важно принять меры, предотвращающие несанкционированный доступ к записям. Электронная книга заверяется электронными подписями ответственных лиц.

    Распечатывается информация в сроки, установленные руководством. Распечатанные листы электронной книги собираются в отдельную папку. Они могут понадобиться при проведении внешней проверки.

    Другие документы

    Среди прочих первичных учетных документов по оформлению кассовых операций по важности можно особо отметить следующие:

    Книга учета средств Предназначается для документирования кассовых операций, осуществляемых между главным кассиром и остальными кассирами организации в течение дня. Потребность в таком документе возникает лишь для крупных предприятий
    Расчетно-платежная ведомость Документ учитывает выработанное время, начисления, выплаты и удержания сотрудникам организации. Составляется документ в единственном экземпляре бухгалтером на основании первичной документации по учету выработки, отработанного времени и пр. В ведомости указываются подлежащие к выдаче суммы, а также вычеты и удержания. В последней графе документа содержатся сведения об общей сумме выплат, на которую составляется РКО
    Платежная ведомость В этом документе ведется учет выдачи работникам зарплаты и иных выплат. Оформление идентично оформлению расчетно-платежной ведомости

    Общие требования к заполнению

    Первичные учетные документы, которыми оформляются кассовые операции, заполняются с учетом одинаковых требований.

    Основными являются следующие:

    • записи ведутся с применением средств, гарантирующих сохранность записей. К таковым относится применение чернил, ручки, химического карандаша, машинных носителей. Применять для записей простой карандаш нельзя;
    • должны указываться обязательные реквизиты, записи должны быть разборчивыми;
    • пустыми графы оставлять нельзя, следует ставить прочерк;
    • суммы указываются прописью и цифрами;
    • документы заверяются подписями ответственных лиц с расшифровкой подписей;
    • недопустимо наличие помарок и исправлений;
    • хранить первичные документы следует не менее пяти лет.

    Оптимизация первичного учета ↑

    Процесс оформления кассовой документации может быть оптимизирован. Для этого требуется уделить внимание моментам, повышающим результативность бухгалтерской работы:

    • организация рационального документооборота;
    • усовершенствование хозяйственных процессов;
    • автоматизация учетных процессов;
    • мотивация для персонала.

    При правильной организации системы документооборота можно избежать дублирования документов, а значит сокращения времени на составление и обработку документации.

    Для этого стоит определить, на каком этапе целесообразно создавать и передавать первичные документы в другие подразделения. Бухгалтерский персонал можно разделить на группы «по интересам».

    Одни сотрудники будут заниматься непосредственно подготовкой, составлением и сверкой первичной документации. Другие займутся составлением бухгалтерских проводок, руководствуясь уже проверенной документацией.

    Автоматизация учетных процессов сведет к минимуму роль «человеческого фактора», что практически исключит вероятность ошибок.

    При этом сокращается время на осуществление обработки документов, поскольку автоматизированная система сама просчитает и выведет все нужные суммы.

    Важным моментом в вопросе оптимизации первичного учета является мотивация сотрудников. При автоматизации процессов и сокращении временных затрат организация нуждается в меньшем количестве работников.

    Это позволяет сократить имеющийся штат и повысить оклад оставшихся сотрудников.

    Если же предприятие не желает самостоятельно модернизировать систему первичного учета, то оптимизация может быть достигнута посредством использования аутсорсинговых услуг бухгалтерских фирм.

    buhonline24.ru

    Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

    С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

    В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

    1. Установления лимита остатка кассы:
    • право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
    • предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

    Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте здесь.

    Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты теперь могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим  в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.

    1. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять:
    • на бумажном носителе с заполнением от руки;
    • на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
    • в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

    Нововведения в кассовых операциях — 2017

    Следующие крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

    • Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
    • Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
    • Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
    • Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
    • Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

    Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом здесь.

    Кассовые операции: что к ним относится

    К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

    • прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
    • выдача наличности (расходные операции).

    Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

    Подробнее см. «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

    Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

    Какими документами оформляются кассовые операции

    Для документального оформления кассовых операций предназначены:

    • приходный кассовый ордер (ПКО);
    • расходный кассовый ордер (РКО);
    • кассовая книга;
    • расчетно-платежная ведомость;
    • платежная ведомость;
    • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

    Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

    Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

    О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

    • «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?»;
    • «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?»;

    Общие правила оформления документов по кассовым операциям

    Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по ссылке.

    Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

    Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

    При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

    Документирование приходных кассовых операций

    Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

    Подробнее о нем см.  «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

    Нюансы документального оформления кассовых операций

    Скачать приходный кассовый ордер

    При получении ПКО кассир:

    • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
    • Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
    • Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
    • Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

    Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

    В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

    Расходные кассовые документы

    Расходными документами по кассе являются:

    • расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

    Подробнее о нем см. «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

    Нюансы документального оформления кассовых операций

    Скачать расходный кассовый ордер

    • расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
    • платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)»).

    При получении указанных документов кассир:

    • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
    • Проверяет наличие подтверждающих документов.
    • Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
    • Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

    Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

    Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по ссылке.

    Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

    Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

    • соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
    • соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

    В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

    Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

    Кассовая книга

    Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

    Нюансы документального оформления кассовых операций

    Скачать кассовую книгу

    Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

    В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

    См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

    Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

    Итоги

    Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

    Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

    nalog-nalog.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector