Порядок проведения ревизии кассы

Порядок проведения ревизии кассы

Методические рекомендации по проведению ревизии

кассы и кассовых операций

ВВЕДЕНИЕ

Ревизия кассы и кассовых операций подразделения представляет собой существенную составную часть ревизии в целом.

Кассовые операции подразделения являются одним из важнейших участков его финансово-хозяйственной деятельности и учётной работы. Денежные средства, составляющие предмет кассовых операций, используются при расчётах с юридическими и физическими лицами; кассовая наличность подразделения, её размеры и степень сохранности служат своего рода введением в финансовую жизнь подразделения.

Углублённое освоение методики ревизии кассовых операций представляется важным по нескольким причинам:

— денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов подразделения;

— денежные операции носят массовый и распространённый характер;


— подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок хозяйственной деятельности подразделения наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этот этап проверки является достаточно трудоёмким.

В то же время кассовые операции однообразны, а методы или процедуры проверки достаточно просты.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАССЫ

При проведении инвентаризации денежных средств, бланков строгой отчётности и ценностей следует придерживаться принципа внезапности, который позволяет более объективно оценить состояние кассовой дисциплины в подразделении.

С учётом этого инвентаризацию кассы желательно осуществлять практически сразу с началом ревизии.

Произведя официальное представление ревизионной бригады начальнику ревизуемого органа, следует немедленно направить одного из ревизоров в сопровождении членов (члена) комиссии по проверке кассы, выделенных из числа сотрудников ревизуемого органа, в помещение кассы. При этом в случае возникновения каких-либо задержек, проволочек или признаков намеренного оттягивания начала инвентаризации кассы следует опечатать кассу до начала инвентаризации, что относится к правам ревизора, предусмотренным п. 5.2.2. приказа РњР’Р” РФ № г.

Собственно инвентаризация кассы проводится комиссией в составе не менее трёх человек (из которых не менее одного человека является членом ревизионной бригады, не менее двух человек является сотрудниками подразделения) при обязательном присутствии материально ответственного лица (кассира).
случае внезапного отсутствия именно на момент инвентаризации кассы кассира по причине, представленной руководством подразделения в качестве уважительной (внезапная болезнь, несчастный случай, смерть и т. д.), инвентаризация проводится в обязательном присутствии руководителя подразделения и начальника финансовой службы или главного (старшего) бухгалтера, или же лиц, официально их заменяющих.

В период с момента начала инвентаризации вплоть до её завершения все кассовые операции прекращаются, посторонние лица в помещение кассы не допускаются.

До начала инвентаризации желательно проверить нормативную сторону материальной ответственности кассира, т. е. удостовериться в том, что от него отобрано обязательство о его полной материальной ответственности.

В начале инвентаризации материально ответственное лицо (кассир) в присутствии комиссии составляет отчёт о денежных операциях, движении бланков строгой отчётности и иных находящихся в кассе ценностей в течение дня или — в случаях более редкой периодичности составления кассовых отчётов — с момента последнего выведения остатка в кассовой РєРЅРёРіРµ. При составлении отчёта кассир обязан подсчитать обороты по приходу и расходу денежных средств, бланков строгой отчётности и ценностей и вывести итоговый остаток, указав количество приходных и расходных кассовых документов и их порядковые номера (с № ___ по № ___).


После составления кассиром отчёта и до начала его проверки ревизором и пересчёта кассовой наличности необходимо от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, отобрать расписку в том, что комиссии предъявлены все оправдательные документы, наличные деньги, ценности, бланки строгой отчётности и что других (неучтённых) документов, денег, ценностей и бланков не имеется. Расписка отбирается по форме, определённой приложением 1 к приказу МВД РФ № г.

После этого ревизору следует приступить к проверке составленного кассиром отчёта. В процессе такой проверки следует обратить внимание на своевременность отражения денежных операций в кассовой книге, т. е. убедиться, сразу же после получения или выдачи денег были произведены записи в кассовую книгу.

Параллельно с проверкой отчёта ревизором проверяются послужившие основанием для его составления документы, по которым произведены приём и выдача денег, ценностей и бланков строгой отчётности. Особое внимание следует обратить на обоснованность записей в кассовую книгу по расходу денежных средств — такие записи могут производиться кассиром только по так называемым закрытым расходным документам, т. е. по документам, по которым выдана вся предусмотренная ими сумма и проставлены все росписи её получателей (получателя). Записи по расходу признаются ревизором обоснованными также при нижеследующем:


— в том случае, когда в кассе находятся ведомости на выдачу заработной платы, по которым выплата ещё не закончилась и не истёк установленный срок (3 дня, включая день получения денег в банке), кассир в присутствии комиссии должен против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить прочерк, вывести итоги выплаченных сумм по ведомостям и произвести записи в кассовую книгу в тех суммах, которые были выплачены. В конце платёжной (расчётно-платёжной ) ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченной сумме и скрепляет надпись своей подписью, а также ставит на ведомости штамп : «Расходный кассовый ордер №__».

Все случаи выявленного ревизором необоснованного включения в отчёт сумм расхода или прихода немедленно в присутствии комиссии предъявляются кассиру для объяснений с его стороны. При этом указанные суммы исключаются из кассового отчёта, и комиссионно выводится скорректированный итоговый остаток.

По завершении проверки составленного кассового отчёта и приложенных к нему документов отчёт передаётся в финансовую службу (бухгалтерию) для отражения его данных на счетах бухгалтерского учёта и определения книжного остатка денег в кассе на момент проверки.

После этого комиссия приступает к пересчёту наличных денег, бланков строгой отчётности и иных ценностей, хранящихся в сейфе кассы.


Всё то, что подлежит пересчёту, должно предъявляться комиссии лично кассиром.

Фактическое наличие денег устанавливается путём полистного пересчёта всех купюр и монет. Обязательным является полный пересчёт денег вне зависимости от того, находятся ли они в банковской упаковке или нет. Непосредственно сам процесс пересчёта желательно доверить кассиру, внимательно контролируя при этом его действия.

По завершении пересчёта установленное им фактическое наличие денег сопоставляется с учётными данными, по результатам чего или делается вывод о соответствии фактических и учётных данных, или выводится недостача или излишек фактического остатка денег по сравнению с книжным остатком.

Следует иметь в виду, что при подсчёте фактического наличия денег никакие расписки и недооформленные документы в остаток наличности не принимаются, а выданные по ним деньги считаются недостачей, за исключением выплаченных сумм по ведомостям на выдачу заработной платы, по которым выплата ещё не закончилась и не истёк установленный срок.

Пересчёту ценностей и бланков строгой отчётности предшествует проверка отчёта и документов, отражающих их движение и подтверждающих их наличие, производимая в порядке, аналогичном проверке денег.

Проверка наличия хранящихся в кассе пакетов с ценностями, изъятыми при производстве дознания и предварительного следствия, начинается со сверки фактического наличия пакетов с данными книги учёта вещественных доказательств, ценностей и иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания.


Затем производится вскрытие пакетов с ценностями. Само вскрытие целесообразно проводить лично кассиру. Перед вскрытием пакетов необходимо обратить внимание на наличие печати и подписей членов комиссии, в присутствии которых они вложены и опечатаны.

У вскрытых пакетов определяется содержимое, которое сопоставляется с перечнем ценностей, указанных в приёмной квитанции и книге учёта. Далее производится осмотр каждой находящейся в пакете ценности, при котором проверяется соответствие отличительных признаков ценности признакам, указанным в приёмной квитанции.

При большом количестве в кассе пакетов с ценностями допускается их выборочная проверка; при этом рекомендуется проверять пакеты с содержимым, представляющим согласно записям в книге учёта наибольшую ценность.

Проверка бланков строгой отчётности также производится посредством установления фактического их наличия в кассе и сопоставления такого наличия с данными книги учёта.

Следует иметь в виду, что бланками строгой отчётности, которые могут храниться в кассе подразделения, являются: трудовые книжки и вкладыши к ним; перевозочные требования формы №1; талоны на плацкарту; квитанции на приём сумм арестованных; квитанции на приём ценностей арестованных; квитанции на приём прочих сумм; справки на льготы по квартплате; путёвки в санатории, дома отдыха, пансионаты и т. д. При этом на все бланки строгой отчётности должны быть заведены журналы учёта их поступления и расхода.


Необходимо также обратить внимание на то, чтобы являющиеся бланками строгой отчётности квитанции на приём наличных денег и ценностей имели порядковые номера.

При проверке кассы следует иметь в виду, что хранение в кассе наличных денег и ценностей, не принадлежащих данному органу, запрещается. Любые наличные деньги и ценности, не подтвёрждённые приходными документами, проведёнными в установленном порядке по учёту в подразделении, считаются излишком кассы и подлежат оприходованию. В связи с этим представляется целесообразным ревизору тщательно проверить внутреннее пространство сейфа кассы на предмет обнаружения таких денег и ценностей.

По завершении проверки кассы её результаты оформляются актом проверки. Акт составляется по форме, определённой приложением 2 к приказу МВД РФ № г., и подписывается членами комиссии и материально ответственным лицом, работа которого проверялась. Минимальное количество экземпляров акта — два (первый приобщается к акту ревизии, второй остаётся у материально ответственного лица).

Комиссия вносит конкретные предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков их выполнения, которые отражаются в акте проверки.

В случае выявления нарушений комиссия в целях установления их причин и условий возникновения отбирает письменные объяснения у конкретных должностных лиц. В частности, при установлении недостачи или излишка денежных средств, ценностей, бланков строгой отчётности объяснение в обязательном порядке отбирается у материально ответственного лица.


Недостача денежных средств, ценностей подлежит удержанию с кассира в полной сумме, излишек подлежит оприходованию.

В процессе ревизии кассы ревизор также проверяет наличие ключей-дублёров от помещения и сейфа кассы, которые должны храниться у руководителя подразделения в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др.

Необходимо проверить и наличие в подразделении таких документов, как приказ начальника подразделения о назначении работника на должность кассира и расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Особое внимание следует обратить на соответствие оборудования помещения кассы предъявляемым требованиям, к числу которых относятся следующие:

— касса должна быть изолирована от других служебных и подсобных помещений;

— в кассе должен иметься сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикреплённый к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

— касса должна быть оборудована специальным окошком для выдачи денег;

— касса должна располагать исправным огнетушителем;


— касса должна быть оборудована средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации.

Полный перечень предъявляемых требований содержится в приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.

Рекомендуется также проверить, не носит ли формальный характер соблюдение ряда вышеназванных требований. Так, возможно проверить факт срабатывания охранной и охранно-пожарной сигнализации — например, посредством нажатия сигнальной кнопки — с целью выяснения промежутка времени, за который к кассовому помещению прибудут сотрудники охраны. Впоследствии, в процессе проведения общей ревизии возможно также проверить, сдаётся ли под сигнализацию касса в период временного оставления кассиром кассового помещения — например, во время обеденного перерыва. Рекомендуется также, дождавшись транспортировки денежных средств, проверить соблюдение рекомендаций по обеспечению их сохранности при транспортировке, изложенных в приложении 2 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.

Впоследствии, в процессе проведения общей ревизии, рекомендуется также провести ещё одну внезапную инвентаризацию кассы, в особенности в случае установления в процессе первой инвентаризации нарушений, недостатков, недостач и излишков.

РЕВИЗИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке кассовых операций, являются следующие: кассовая книга; отчёты кассира; приходные и расходные кассовые ордера; журналы (книги) регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей; книга учёта выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчёты.


Необходимо иметь в виду, что операции по движению денежных средств проверяются сплошным порядком.

К проверке кассовых операций руководитель ревизионной бригады, исходя из объёма работы, может привлекать ассистентов (членов ревизионной бригады, соответствующих специалистов из других подразделений). В то же время категорически не допускается привлечение к проверке кассовых операций специалистов ревизуемого подразделения и подчинённых ему подразделений.

Для проведения проверки кассовых операций в подразделении запрашиваются кассовые книги за ревизуемый период, а также сшивки всех кассовых документов за этот период.

По получении кассовых книг ревизору следует проверить правильность их оформления и ведения. Необходимо иметь в виду, что учёт кассовых операций в подразделениях ведётся в кассовой книге типовой ф. КО-4 или ф.440. В обязательном порядке обращается внимание на количество кассовых книг, поскольку каждое подразделение должно вести только одну кассовую книгу. Ревизором проверяется соблюдение следующих требований к кассовой книге: она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью; количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера (начальника финансовой службы) подразделения. В кассовой книге не могут допускаться подчистки и неоговорённые исправления; сделанные же исправления должны заверяться подписями кассира и главного бухгалтера (начальника финансовой службы).

При работе с главной РєРЅРёРіРѕР№ необходимо также проверить такие вопросы, как:

— заполнение в ней всех необходимых реквизитов;

— наличие контроля со стороны главного бухгалтера за правильностью её заполнения (т. е. наличие подписей главного бухгалтера);

— правильность ведения кассовой книги автоматизированным способом (п. 25 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

Необходимо обратить внимание на то, чтобы записи в главной книге производились ручкой, чётко и разборчиво.

До начала проверки правильности отражения в кассовой книге сумм, указанных в расходных и приходных кассовых ордерах, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях и других денежных документах, ревизору следует проверить в кассовой книге правильность подсчёта оборотов по приходу и расходу денег, а также выведения итогового сальдо. Такая проверка производится методом простого пересчёта ревизором записанных соответственно по приходу и расходу сумм и итогового сальдо с последующим сравнением полученных результатов с результатами, выведенными в кассовой книге.

Далее, как следует из вышеизложенного, ревизор проверяет правильность отражения в кассовой книге сумм, указанных в расходных и приходных кассовых ордерах, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях и других денежных документах.

Такая проверка проводится посредством сличения сумм, указанных в перечисленных выше документах, которые сброшюрованы в запрошенных ревизором сшивках кассовых документов, с суммами, указанными (с записью операций, произведённых по этим документам) в кассовой книге.

При проверке кассовых ордеров необходимо иметь в виду следующее:

— по приходным кассовым ордерам (ф. КО-1) осуществляется приём денежных средств; ордера должны быть подписаны главным бухгалтером (начальником финансовой службы) или лицом, уполномоченным на это приказом начальника подразделения;

— по расходным кассовым ордерам (ф. КО-2) производится выдача наличных денег; ордера должны быть подписаны начальником подразделения, главным бухгалтером (начальником финансовой службы) или лицами, уполномоченным на это приказом начальника подразделения; в случае наличия на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах разрешительной надписи руководителя подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Все кассовые ордера при приёме или выдаче денег должны быть подписаны кассиром подразделения.

При заполнении кассовых ордеров подчистки, помарки и исправления не допускаются.

При проверке расходных кассовых ордеров необходимо убедиться в заполнении реквизитов, удостоверяющих личность получателя денег.

Особое внимание следует обратить на наличие в расходном кассовом ордере собственноручной расписки получателя в получении денег с указанием их суммы. В случае отсутствия расписки получателя денег в расходном кассовом ордере сумма, показанная как выданная, считается недостачей и подлежит взысканию с кассира, производившего выдачу.

В процессе проверки кассовых ордеров следует охватить такие вопросы, как:

— своевременность и полнота заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов ф. КО-3а;

— правильность и полнота заполнения в кассовых ордерах всех требуемых реквизитов;

— правильность регистрации расходных кассовых ордеров, оформленных на платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях (регистрируются после выдачи денег по ведомостям);

— наличие всех приложений, перечисленных в кассовых ордерах;

— соответствие нумерации предъявленных ревизии кассовых ордеров их нумерации в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;

— наличие штампа или надписи «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) на приложенных к кассовым ордерам документах;

— правильность оформления расходных кассовых ордеров при выдаче денег по доверенности (в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег должна быть указана фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег) и наличие доверенности в приложениях к расходному кассовому ордеру;

— составляется ли на общую сумму выданной заработной платы один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляется на каждой расчётной (расчётно-платёжной) ведомости (для централизованных бухгалтерий).

В процессе проведения ревизии необходимо также проверить порядок поступления кассовых ордеров из бухгалтерии в кассу, имея в виду, что выдача кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещена.

В процессе ревизии кассовых документов производится проверка платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей. По названным ведомостям ф.427 (ф.49) производятся оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, а также выдача депонированных сумм и денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

При проверке ведомостей ревизору необходимо обратить внимание на:

— наличие на титульном (заглавном) листе ведомости разрешительной надписи о выдаче денег за подписями начальника и главного бухгалтера (начальника финансовой службы) подразделения или лиц, уполномоченных на это приказом начальника подразделения;

— наличие надписи кассира «По доверенности» перед распиской получателя при выдаче денег другому лицу по надлежаще оформленной доверенности (доверенность должна быть приложена к ведомости);

— наличие в ведомости отметок от руки или штампа «Депонировано» против фамилий лиц, которым выплата не произведена;

— наличие в конце ведомости надписи кассира о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, скреплённой его подписью;

— составление реестра депонированных сумм;

— простановку на ведомостях штампа «Расходный кассовый ордер №__».

В процессе собственно проверки ведомостей следует проверить правильность подсчёта общего итога ведомости, итогов выданных и депонированных сумм; учитывая трудоёмкость работы по пересчёту итогов, к ней целесообразно привлекать оговорённых выше ассистентов. Работу по пересчёту итогов целесообразно оформить справкой за подписью производившего пересчёт лица; в справке следует отразить, какие конкретно ведомости подвергались проверке и какие конкретно недостатки были при этом выявлены.

Как и при проверке расходных кассовых ордеров, особое внимание при проверке платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей следует обратить на наличие в них собственноручной расписки получателя в получении денег. В случае отсутствия расписки получателя денег в расходном кассовом ордере сумма, показанная как выданная, считается недостачей и подлежит взысканию с кассира, производившего выдачу.

При проведении ревизии кассовых операций необходимо также проверять отражение их в соответствующих регистрах синтетического учёта и отчётности, дабы при последующей проверке этих регистров — в рамках ревизии ведения и достоверности учёта и отчётности — не перепроверять повторно правильность отражённых в них сумм. К названным регистрам относятся следующие:

— главная книга;

— журнал-ордер №1 и ведомость №1 (для журнально- ордерной формы счетоводства);

— иные регистры синтетического учёта кассовых операций;

— баланс подразделения (форма №1).

В процессе ревизии кассовых операций ревизору необходимо отработать также ещё ряд участков.

В случае выдачи заработной платы в ревизуемом подразделении не только кассиром, но и раздатчиками, следует проверить следующие вопросы:

— наличие приказа начальника подразделения о выдаче заработной платы другими, кроме кассиров, лицами;

— заключение договора о полной материальной ответственности с раздатчиками;

— правильность, полнота и своевременность ведения кассиром журнала учёта выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы ф.320;

— своевременность сдачи раздатчиками полученных ведомостей (3 дня, включая день получения денег в банке);

— наличие в ведомостях, по которым выдача денег производилась раздатчиками, надписи о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, а также надписи «Деньги по ведомости выдавал (роспись)».

Отдельно ревизору следует проверить полноту и своевременность приходования поступающих в кассу денежных средств. Для этого необходимо произвести сплошную сверку данных выписок банка (дата, сумма) с данными в приходных кассовых ордерах, кассовой книге и журнале учёта приходных и расходных кассовых документов (при поступлении денег из банка). Также необходимо сверить данные приходных кассовых ордеров с данными в кассовой книге и журнале учёта кассовых документов (при поступлении денег от физических и юридических лиц).

В связи с тем, что выплата заработной платы может производиться как по расчётным (расчётно-платёжным) ведомостям, так и по расходным кассовым ордерам отдельным лицам, целесообразно проверить количество выплат заработной платы отдельным работникам подразделения в течение ревизуемого периода (т. е. не выдавалась ли заработная плата работнику за один и тот же месяц по ведомости и по расходному кассовому ордеру). Для такой проверки наиболее оптимальной формой чернового документа ревизора представляется таблица, в левой части которой помещаются фамилии лиц списочного состава, вверху — название месяца и года; каждая полученная сумма зарплаты (с указанием суммы) проставляется в соответствующей клеточке. Посредством такой таблицы можно проконтролировать факт, сумму и период выплаты зарплаты каждому сотруднику ревизуемого подразделения.

Ревизору следует иметь в виду, что за несоблюдение условий работы с денежной наличностью к подразделению могут быть применены штрафные санкции, предусмотренные Указами Президента РФ № 000 от 23.05.94 г. и № 000 от 18.08.96 г. Вследствие этого при проверке необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

— соблюдение лимита хранения денежных средств в кассе (лимит должен быть установлен банком, сверхлимитная кассовая наличность в обязательном порядке должна сдаваться в банк.);

— правильность расчётов наличными денежными средствами с другими организациями (не должны превышать 10 тыс. рублей);

— наличие фактов внесения из кассы наличных денежных средств непосредственно на расчётные счета других лиц (юридических и физических) минуя счёт подразделения, что категорически запрещено.

В процессе ревизии кассовых операций в части проверки кассовых документов ревизору следует подвергать логическому контролю все проверяемые кассовые операции, все приложенные к кассовым ордерам и ведомостям оправдательные документы. Кассовые операции, как правило, отражают хозяйственные, имущественные, расчётные и иные виды действий ревизуемого подразделения. Это делает информацию, получаемую при проверке кассовых операций, важным элементом в дальнейшем проведении ревизии других участков финансово-хозяйственной деятельности подразделения.

Например, при проверке состояния учёта депонированных сумм правильность ведения книги аналитического учёта депонированной заработной платы ф.№ 000, своевременность внесения в неё записей проверяется посредством стыковки данных ведомостей, по которым депонируется заработная плата, с записями в книге учёта.

В целом следует отметить, что состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок; с другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учёта. Поэтому ревизия кассовых операций включает в себя достаточно широкий спектр вопросов, подлежащих проверке в увязке с вопросами других направлений ревизии.

pandia.ru

Ревизия кассы включает в себя проверку порядка правильного ведения всех кассовых операций, в общем, движения финансовых потоков и кассовых операций с ними, в частности.

Ревизия кассы проводится квалифицированным ревизором в непосредственном присутствии лица, ведущего всю кассовую документацию. Также при ревизии присутствует главный бухгалтер или его непосредственный заместитель. Во время проведения процедуры проверки все кассовые операции приостанавливаются или полностью прекращаются.

Согласно официально разработанному документу «Положение о ревизионной комиссии» необходимо:

• составить отчет обо всех кассовых операциях за день, в который проводится ревизия. Отчет составляется лично материально-ответственным лицом, ведущим все кассовые операции;

• вывести наличные деньги, согласно остатку по кассовой книге на день проведения ревизии;

• написать расписку о том, что все кассовые документы по приходу и расходу полностью включены в отчет. Непроведенных по кассе и списанных в расход средств нет;

• проверить наличие официально заключенных письменных договоров об ответственности за материальные ценности с лицами, непосредственно ведущими кассовые документы, с лицами, ведающими выдачей и начислениями по заработной плате, премиям и пособиям;

• сделать полный перерасчет всех финансовых средств, находящихся в кассе;

• сопоставить реальное наличие финансов с остатками, непосредственно отраженными в кассовой книге и итоговом отчете кассира.

В случае выявления при проверке избытка либо недостачи денежных средств в проверяемой кассе в правах ревизора провести более тщательную проверку и установить истинную причину их возникновения. В случае обнаружения излишков в кассе на них составляется приходный ордер, который в обязательном порядке заносится в кассовую книгу, а сами излишки отходят в бюджет. При выявлении недостачи средств в ходе ревизии принимаются срочные меры по взысканию и наказанию.

В права ревизора входит оформление акта по результатам ревизии в нескольких экземплярах. Один из них вручается непосредственному руководителю компании или его главному бухгалтеру.

Ревизия кассы проводится в обязательном порядке в случае:

• подозрения на хищение из кассы денежных средств,

• незаконного использования вверенных материальных ценностей,

• выявленных нарушений в оформлении документов (не по стандарту).

Если ревизия кассы проводится по установленным руководством срокам, то это ревизия плановая. А если происходит смена кассиров, увольнение и прием на работу нового сотрудника, материально ответственного лица, то проводят внезапную ревизию кассы и сопутствующих документов.

Если же на предприятии ведение кассовой книги идет автоматизированно, то при ревизии проверяется правильность работы установленного программного обеспечения. Результаты такого рода проверки отражаются в описях, форма которых утверждена Госкомстатом России. Это ИНВ-15 и ИНВ-16 из постановления от 18.08.1998, за номером 88.

Для непосредственного проведения ревизии кассы не ревизором, а силами сотрудников самой компании, назначается приказом руководителя специальная комиссия. По результатам ревизии кассы составляется акт, в который вносятся все выявленные нарушения, излишки и недостачи, указывается их денежный эквивалент и подробные обстоятельства возникновения нарушений. Составленный и заполненный акт ревизии кассы подписывает председатель комиссии, остальные члены комиссии и, непосредственно, материально ответственное лицо.

Нельзя проводить ревизию при неполном составе проверяющей комиссии. В итоговых документах нельзя допускать помарок и подчисток. Если же необходимо внести исправления, то они совместно оговариваются и заверяются личными подписями всех членов проверяющей комиссии.

fb.ru

Итак, приход внутреннего или внешнего ревизора обязательно сопровождается представлением распоряжения, являющегося основанием для проведения ревизии. Инвентаризация наличных средств в кассе должна проводиться комиссионно: помимо ревизора необходимо присутствие кассира, главного бухгалтера и незаинтересованного лица.

Для плановой ревизии кассы должно быть основание, которым обычно выступает приказ руководителя.

Распоряжение руководства компании на проведение проверки включает все моменты осуществления ревизии кассы:

· определяет круг лиц, входящих в комиссию;

· устанавливает сроки проведения проверки и сдачи ее результата.

Уведомление о проведении ревизии проверяющими надзорных органов также содержит сведения о составе ревизионной комиссии и сроках проведения проверки.

Алгоритм проведения ревизии кассы и соблюдения требований к кассовым операциям состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка к проведению ревизии:

o кассир передает ревизионной комиссии последний кассовый отчет, оформляет расписку подтверждающую отсутствие неоприходованных денежных средств и неучтенных денежных документов;

o председатель комиссии (ревизор) визирует и датирует все кассовые документы, переданные кассиром, делая пометку «До ревизии», так как эти документы еще не зафиксированы в учетных регистрах, но операции по ним уже проведены.

2. Снятие остатков денег в кассе:

o проведение ревизии имеющейся наличности в кассе методом полистного пересчета и сличение полученного результата с учетными данными;

o проверка движения и наличия бланков строгого учета, хранящихся в кассе путем сопоставления их остатков с журналами регистрации;

o оформление результатов актом ревизии денежной наличности в кассы ф. ИНВ-15 в 2-х экземплярах.

3. Проверка соблюдения требований сохранности денег в кассе:

o наличие сейфов с исправными замками;

o организация транспортировки и обеспечение сохранности средств во время перевозки;

o изучение результатов предыдущих проверок соблюдения кассовой дисциплины;

o анализ периодичности проводимых ревизий.

4. Определение и анализ фактов превышения остатком денежных средств установленного лимита наличности в кассе.

5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины:

o проверка соблюдения требований нормативных актов к оформлению первичных кассовых документов – заполнение обязательных реквизитов и наличие разрешающих операцию, подписей;

o проверка правильности заполнения платежных и расчетно-платежных ведомостей – сроки выплаты, наличие росписи в получении денежных средств и разрешительных подписей;

o соблюдение требований к ведению кассовой книги – последовательность нумерации страниц, хронология записей, наличие исправлений и коррекционных оговорок;

o проверка обоснованности выплат из кассы авансов на хозяйственные нужды, премий, материальной помощи и др.;

o сплошная проверка своевременности и полноты оприходования полученных из банка денежных средств в кассу компании и выявление расхождений в хронологии событий при сдаче наличных в банк, если они имели место;

o контроль своевременности сдачи остатков денежных средств, неиспользованных в командировках иди полученных под отчет.

6. Проверка целевого использования полученных средств.

7. Обобщение полученных результатов и отражение их в акте (отчете) ревизии исполнения кассовой дисциплины с приложением акта ревизии кассы ф. ИНВ-15.

Результаты проведенной ревизии кассы оформляются актом формы № ИНВ-15. В нем указываются сведения:

· о наличии денежных средств по документам, представленным к проверке;

· о фактическом наличии денег, находящихся в кассе;

· производится сопоставление данных позиций;

· выводится результат от их сравнения. Позиции могут быть одинаковы, что означает благополучное состояние дел в кассе. Если размер денежных средств по документам превышает фактическое наличие – налицо недостача, а противоположный вариант свидетельствует об образовании излишков.

Результаты ревизии исполнения кассовой дисциплины описываются и обобщаются в акте. Он составляется в текстовом формате, в конце обязателен заключительный раздел «Выводы и предложения», где в краткой форме перечислены установленные нарушения и выдвинуты предложения об устранении указанных недостатков.

Сроки проведения ревизии установлены законодательно. В каждом отдельном случае они зависят от объема работы, но не превышают 45 рабочих дней. Этот максимальный срок может быть продлен только в самых сложных случаях, требующих либо вмешательства следственных органов, либо в силу каких-либо непреодолимых обстоятельств. Проверки исполнения кассовой дисциплины налоговыми органами ограничены до 20 рабочих дней.

Если при пересчете денежной наличности выявлены расхождения с учетными данными, кассир обязан письменно объяснить причины. Выявленные излишки средств должны быть приняты к учету в день проверки, недостачи – подлежат обязательному взысканию с виновного лица.

Если ревизором выявлены факты нарушений действующего законодательства, возможна даже передача материалов проверки в следственные органы или возбуждение производства по административному правонарушению, грозящее значительными штрафами, но, конечно, это происходит при грубейших, неоднократных нарушениях или неприкрытых злоупотреблениях.

Негативный результат проведенной проверки потребует от руководства компании принятия мер по устранению выявленных нарушений, которые должны быть выработаны в ходе разбора по итогам ревизии, зафиксированы в протоколе разбора и исполнены в установленные сроки.

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины — действенный инструмент финансового контроля, в большинстве случаев не допускающий такого поворота событий, ведь безнадзорность всегда приводит к печальным последствиям.

 

studopedia.ru

Задачи процедуры

Прежде всего, ревизия кассовых операций индивидуальных предпринимателей должна сделать учёт максимально прозрачным, чтобы контролирующие органы всегда могли проанализировать соблюдение законодательства в области учёта наличных денежных средств. Если индивидуальный предприниматель принимает деньги у населения или предприятий, либо сам расплачивается наличными, каждая операция должна быть оформлена установленным образом и отражена в кассовой книге.

Кассовая книга заводится на период один год, она обязательно прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью индивидуального предпринимателя. В книгу заносятся данные обо всех выписанных приходных и расходных кассовых ордерах. По итогам дня, месяца, квартала или года проводится инвентаризация фактического остатка кассы и сверка его с данными кассовой книги.

Особенно актуальной ревизия кассовых операций становиться для ИП на УСНО либо на ОСНО, то есть тогда, когда величина налога подлежащего уплате зависит от фактически полученных доходов и произведённых расходов.

Ревизия кассы и кассовых операций

Предприниматели на такой системе налогообложения, как ЕНВД не обязаны настолько тщательно следить за движением наличных денежных средств, и могут проводить ревизию реже (например, раз в год). Это связано с особенностями расчёта налога. Его величина не зависит от фактически полученных доходов и фактически произведённых расходов, она является вменённой.

В задачи ревизии кассовых операций входит выявление фактов хищения или злоупотребления своим должностным положением работников предпринимателя. В таком случае проводится внезапная инвентаризация с составлением акта.

Порядок проведения

Порядок проведения ревизии кассы закреплён законодательно и включает в себя следующие этапы:

  1. Предприниматель подписывает приказ об инвентаризации. В нём должна быть указана дата, когда проводится ревизия кассы, сроки её окончания, перечислены фамилии и должности лиц, находящихся в составе комиссии по инвентаризации.
  2. Приказ должен быть подписан также всеми членами комиссии и лицом, несущим материальную ответственность за сохранность денежных средств предприятия. То есть до начала проведения процедуры кассира необходимо ознакомить с таким приказом под роспись и только после этого приступать к инвентаризации.
  3. На специальном бланке перечисляются все денежные средства, находящиеся в кассе на момент инвентаризации в виде их покупюрной описи. Бланк подписывают все члены комиссии, которой осуществляется ревизия кассы и материально ответственное лицо.
  4. Данные бланка сверяются с остатками кассы по данным бухгалтерского учёта.
  5. По результатам оформляется акт с описанием результатов инвентаризации. Это может быть акт об обнаружении недостачи, акт об оприходовании излишков либо акт о том, что объем фактически находящихся в кассе денежных средств соответствует данным бухгалтерского учёта ИП.
  6. После установления фактического положения дел может быть подписан приказ об оприходовании излишков либо приказ об удержании недостачи с материально ответственного лица. Во втором случае кассир обязательно должен написать на приказе, что ознакомлен с ним. Также рекомендуется взять с него объяснение в письменном виде о причинах образования недостачи наличных денежных средств.

ipprof.ru

Что собой представляет эта процедура?

что такое ревизия кассы

Ревизия кассы, являясь инструментом контроля, представляет собой комплекс мероприятий по проверке  соответствия законодательству, правильности и своевременности осуществления  операций с денежными средствами и их эквивалентами, находящимися в кассе субъекта, подлежащего проверке, их документального оформления и принятия к учету.

Инвентаризация кассы может проводиться, как обособленная проверка именно кассовой наличности или быть одним из этапов комплексной документальной ревизии, осуществляемой органами ведомственного или государственного контроля.

Проверка осуществляется в два этапа:

  • собственно пересчет кассовой наличности и сопоставление сведений, полученных из документальных источников с фактическим наличием денег в кассе;
  • контроль соблюдения кассовой дисциплины.

Проведение ревизии кассы и анализ полученных сведений достоверно информирует об использовании финансовых ресурсов компании, преимуществах и негативных моментах ее деятельности. Нельзя переоценить значение этой процедуры. Её предназначение заключается в анализе положительного опыта хозяйствования, а также профилактике допущенных злоупотреблений и правонарушений.

Как любая контрольная операция, ревизия осуществляется с применением специальных методов контроля, обеспечивая системность ее проведения для достижения установленной цели.

Цель

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины имеют целью установление достоверной информации предоставленных данных бухгалтерского учета, основываясь на сведениях о фактическом наличии денежных средств и их эквивалентов в кассе компании.

Не менее важной задачей является также пресечение нарушений, связанных с использованием денежных средств, и их устранение.

Анализ, полученной после проведенной ревизии информации, позволит аудитору или ревизору сформировать мнение о достоверности финансовой отчетности компании, поддерживая или опровергая его деловую репутацию.

Законодательные основания

основания для ревизии кассы

Согласно закону контролировать соблюдение дисциплины в расчётно-кассовых операциях могут:

  • представители органов внутреннего контроля – полномочные сотрудники компании;
  • работники органов Росфиннадзора;
  • инспекторы налоговых служб.

Кроме того, инициировать проверку в любом объеме может и руководитель компании, заключив договор с независимой аудиторской фирмой или частным аудитором, имеющим аккредитацию.

В рамках внутреннего аудита срок, периодичность и объект проверки устанавливается распоряжением руководителя компании. Порядок ревизии кассы разрабатывается и утверждается локальными регламентами (например, Положением о внутреннем финансовой контроле), действующими на предприятии.

Оно определяет  следующие моменты:

  • создание ревизионной комиссии;
  • перечень объектов проверки;
  • периодичность проведения снятия денежной наличности;
  • правила оформления актов.

Задачами ревизии кассы инспекторами ИФНС является осуществление контроля полноты оприходования и учета выручки от основной и подсобной деятельности компании.

Опираясь на Административный регламент  № 133н от 17.10.2011, налоговые инспекции вправе проверять любую организацию, ведущую свою деятельность:

  • осуществляя наличные расчеты с применением ККМ;
  • не применяя ККМ а используя платежные карты с правом выдачи приходного документа, оформленного на бланке строгого учета, соответствующего кассовому чеку.

Субъекты

субъекты ревизии кассы

Любое предприятие любой формы собственности время от времени может быть подвергнуто проверке выполняемой деятельности с обязательной инвентаризацией наличности в кассе со стороны налоговой инспекции.

В соответствии с п. 5.14.1 Положения от 15.06.2004 № 278 финансовый контроль, осуществляемый органами Росфиннадзора, направлен,  в основном, на организации:

  • получающие средства из государственных источников — финансовую помощь, гарантии Правительства, бюджетные ссуды, кредиты, инвестиции из федерального бюджета или внебюджетных государственных фондов;
  • пользующиеся имуществом и ТМЦ, находящимися в федеральной собственности.

Периодичность

периодичность ревизии кассы

Ревизия денежной наличности в кассах предприятий внутренним аудитом  производится:

  • не реже раза в квартал или полугодие, а также на первое число года, следующего за отчетным;
  • при передаче полномочий кассира или сотрудника, выполняющего его функции и отвечающего за сохранность ценностей под ответственность другому сотруднику;
  • в других случаях на усмотрение руководителя организации и в соответствии с финансовой политикой, определяющей закономерность его требований.

Компании с крупными оборотами, обычно, практикуют проведение ревизий кассы ежемесячно на первое или последнее число месяца.

Внезапная проверка

внезапная ревизия кассы

Ревизия кассы может быть плановой или внеплановой. Осуществляя принцип внезапности, руководство компании вправе инициировать проверку кассовой наличности тогда, когда посчитает эту процедуру необходимой. Такая ревизия квалифицируется, как внезапная.

Отличается она от плановой проверки только тем, что действительно обеспечивает внезапность. Так как в компаниях обычно установлены сроки проведения кассовых инвентаризаций (в конце или начале месяца) и этот принцип не работает. В некоторых случаях ее проведение обусловлено настороженностью руководства или прямыми подозрениями в злоупотреблении сотрудников, отвечающих за неукоснительное соблюдение кассовой дисциплины.

Как правило, проверки инспекторов ИФНС или Росфиннадзора всегда осуществляются внезапно, без предупреждений.

Принятым Указанием о порядке ведения кассовых операций с 01.07.2014 термин «внезапная проверка» не рассматривается, тем не менее, обеспечение внезапности и неразглашение этапов подготовки ревизии – одно из основных требований  к квалифицированному ревизору.

Обязательные условия

Любая ревизия, инициированная на предприятии, должна быть подтверждена распоряжением:

  • руководителя компании – если это внутренняя проверка;
  • руководителя (его заместителя) органов ИФНС или Росфиннадзора о проведении ревизии с указанием ее сроков и подтверждением полномочий ревизионной группы.

Кроме того, ревизор (или группа проверяющих) должен удостоверить собственную личность, предъявив соответствующий документ. Только после этой необходимой процедуры компания может представить финансовые документы, многие из которых квалифицируются, как конфиденциальные,  и денежную наличность к проверке. Грамотный ревизор, приступая к проведению ревизии, руководствуется основными правилами.

Он должен обеспечить:

  • внезапность;
  • компетентность и обоснованность. К сожалению, не всегда эти качества можно встретить у проверяющих. Следует помнить о профессионализме в любых проявлениях. Необъективность ведет к повторным проверкам, затягиванию процесса выяснения обстоятельств произошедших нарушений, зачастую вводя в заблуждение вышестоящее руководство или следственные органы;
  • непрерывность. Прерывать ревизию нельзя. Все действия, начатые в ходе проверки, должны быть закончены, отвлечения из проверяемой организации крайне нежелательны;
  • гласность. Обсуждение даже промежуточных результатов ревизии должно обязательно проводиться с руководством проверяемой компании. Это способствует устранению ошибок, допущенных ревизорами, и значительно экономит время, ориентируя проверяющих на объективность в оценке ситуации.

Порядок проведения ревизии кассы

порядок проведения ревизии кассы

Итак, приход внутреннего или внешнего ревизора обязательно сопровождается представлением распоряжения, являющегося основанием для проведения ревизии. Инвентаризация наличных средств в кассе должна проводиться комиссионно: помимо ревизора необходимо присутствие кассира, главного бухгалтера и незаинтересованного лица.

Приказ

Для плановой ревизии кассы должно быть основание, которым обычно выступает приказ руководителя.

Распоряжение руководства компании на проведение проверки включает все моменты осуществления ревизии кассы:

  • определяет круг лиц, входящих в комиссию;
  • устанавливает сроки проведения проверки и сдачи ее результата.

Уведомление о проведении ревизии проверяющими надзорных органов также содержит сведения о составе ревизионной комиссии и сроках проведения проверки.

Смотрите также видео о нарушениях в кассовых операциях

Методология

Алгоритм проведения ревизии кассы и соблюдения требований к кассовым операциям состоит из нескольких этапов:

  1. Подготовка к проведению ревизии:
    • кассир передает ревизионной комиссии последний кассовый отчет, оформляет расписку подтверждающую отсутствие неоприходованных денежных средств и неучтенных денежных документов;
    • председатель комиссии (ревизор) визирует и датирует все кассовые документы, переданные кассиром, делая пометку «До ревизии», так как эти документы еще не зафиксированы в учетных регистрах, но операции по ним уже проведены.
  2. Снятие остатков денег в кассе:
    • проведение ревизии имеющейся наличности в кассе методом полистного пересчета и сличение полученного результата с учетными данными;
    • проверка движения и наличия бланков строгого учета, хранящихся в кассе путем сопоставления их остатков  с журналами регистрации;
    • оформление результатов актом ревизии денежной наличности в кассы ф. ИНВ-15 в 2-х экземплярах.
  3. Проверка соблюдения требований сохранности денег в кассе:
    • наличие сейфов с исправными замками;
    • организация транспортировки и обеспечение сохранности средств во время перевозки;
    • изучение результатов предыдущих проверок соблюдения кассовой дисциплины;
    • анализ периодичности проводимых ревизий.
  4. Определение и анализ  фактов превышения остатком денежных средств установленного лимита наличности в кассе.
  5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины:
    • проверка соблюдения требований нормативных актов к оформлению первичных кассовых документов – заполнение обязательных реквизитов и наличие разрешающих операцию, подписей;
    • проверка правильности заполнения платежных и расчетно-платежных ведомостей – сроки выплаты, наличие росписи в получении денежных средств и разрешительных подписей;
    • соблюдение требований к ведению кассовой книги – последовательность нумерации страниц, хронология записей, наличие исправлений и коррекционных оговорок;
    • проверка обоснованности выплат из кассы авансов на хозяйственные нужды, премий, материальной помощи и др.;
    • сплошная проверка своевременности и полноты оприходования полученных из банка денежных средств в кассу компании и выявление расхождений в хронологии событий при сдаче наличных в банк, если они имели место;
    • контроль  своевременности сдачи остатков денежных средств, неиспользованных в командировках иди полученных под отчет.
  6. Проверка целевого использования полученных средств.
  7. Обобщение полученных результатов и отражение их в акте (отчете) ревизии исполнения кассовой дисциплины с приложением акта ревизии кассы ф. ИНВ-15.

Акт

Результаты проведенной ревизии кассы оформляются актом формы № ИНВ-15. В нем указываются сведения:

  • о наличии денежных средств по документам, представленным к проверке;
  • о фактическом наличии денег, находящихся в кассе;
  • производится сопоставление данных позиций;
  • выводится результат от их сравнения. Позиции могут быть одинаковы, что означает благополучное состояние дел в кассе. Если размер денежных средств по документам превышает фактическое наличие – налицо недостача, а противоположный вариант свидетельствует об образовании излишков.

Результаты ревизии исполнения кассовой дисциплины описываются и обобщаются в акте. Он составляется в текстовом формате, в конце обязателен заключительный раздел «Выводы и предложения», где в краткой форме перечислены установленные нарушения и выдвинуты предложения об устранении указанных недостатков.

Сроки

срок ревизии кассы

Сроки проведения ревизии установлены законодательно. В каждом отдельном случае они зависят от объема работы, но не превышают 45 рабочих дней. Этот максимальный срок может быть продлен только в самых сложных случаях, требующих либо вмешательства следственных органов, либо в силу каких-либо непреодолимых обстоятельств. Проверки исполнения кассовой дисциплины налоговыми органами ограничены до 20 рабочих дней.

Что делать, если выявлено нарушение?

нарушение при ревизии кассы

Если при пересчете денежной наличности выявлены расхождения с учетными данными, кассир обязан письменно объяснить причины. Выявленные излишки средств должны быть приняты к учету в день проверки, недостачи – подлежат обязательному взысканию с виновного лица.

Негативный результат проведенной проверки потребует от руководства компании принятия мер по устранению выявленных нарушений, которые должны быть выработаны в ходе разбора по итогам ревизии, зафиксированы в протоколе разбора и исполнены в установленные сроки.

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины — действенный инструмент финансового контроля, в большинстве случаев не допускающий такого поворота событий, ведь безнадзорность всегда приводит к печальным последствиям.

 

ipopen.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector