Квитанция приходного кассового ордера

Квитанция приходного кассового ордера

Процесс работы с первичными учётными документами имеет ряд особенностей, которые необходимо иметь в виду. При оформлении кассовых операций по движению наличных средств используются приходные и расходные кассовые ордера. В соответствии с установленными правилами они должны быть зарегистрированы в предназначенном для этой цели журнале. В статье предлагается рассмотреть порядок заполнения и работы с формами первичной документации по учёту кассовых операций, а именно с приходными и расходными ордерами и кассовой книгой. Освещены важные изменения, вступившие в силу с прошлого года относительно применения указанных бланков индивидуальными предпринимателями.

Всего используется пять форм. В их число входят приходный кассовый ордер (ПКО; форма — КО-1), расходный кассовый ордер (РКО; КО-2), журнал регистрации ПКО и РКО (КО-3), кассовая книга и книга учёта полученных и выданных наличных средств.
гламентирует применение данных документов Постановление от 18.08.1998 № 88. Нумерация кассовых документов ведётся с начала каждого года по порядку. При проставлении даты число (номер дня) указывается в формате 0Х, в случае, если оно меньше десяти (например, 01.01.2015 — 1 января). ПКО и РКО составляются строго в день принятия или выдачи наличных средств. Все записи при составлении форм делает бухгалтер. Ниже описаны особенности обращения с каждым. Также есть возможность скачать актуальные бланки и примеры заполнения форм.

Порядок работы с ПКО (КО-1)

Форма КО-1 используется для фиксации поступающих наличных средств в кассу. Она выписывается в одном экземпляре. Как в основной части, так и в квитанции к приходному кассовому ордеру не допускаются исправления. При наличии ошибок следует выписать новый ПКО. Возможно заполнение от руки или с использованием программного обеспечения. В бланк заносятся сведения в соответствии с названиями граф. Чистую форму и образец заполнения можно скачать ниже.

Бланк ПКО

Образец заполнения ПКО

Процесс внесения данных в бланк не слишком трудоёмкий. Достаточно отразить в ордер общие данные об организации и лице, которое сдаёт деньги. При формировании ПКО указывается:

  • наименование организации (или инициалы ИП);

  • порядковый номер документа, который был присвоен в журнале регистрации;
  • текущее число;
  • для организаций — в графах «Дебет», «Кредит» и «Код целевого назначения» соответствующая информация; для ИП — ставятся прочерки);
  • сумма;
  • фамилия лица, от которого были приняты деньги (в родительном падеже);
  • хозяйственная операция или документ, которые являются основанием для принятия наличных средств;
  • прописью полученная сумма (копейки — цифрами; в пустых строках ставятся прочерки);
  • процентная ставка НДС или «Без НДС»;
  • названия первичных документов в строке «Приложения»;
  • инициалы бухгалтера и кассира.

Аналогичные сведения заносятся и в квитанцию. После того как ПКО был заполнен и зарегистрирован в журнале регистрации кассовых операций, он подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Кассир при получении ордера должен удостовериться в подлинности внесённых в документ данных. Также проверяется подпись бухгалтера и наличие документов, перечисленных в приложении. Если бланк заполнен с соблюдением перечисленных требований, то кассир принимает наличные средства. Если нет, то он обязан вернуть форму на доработку. Деньги принимаются полистно. После получения сумма на бланке и квитке проставляются печати (в том числе «ОПЛАЧЕНО»). Причём печать на квитанции необходимо поставить таким образом, чтобы часть оттиска осталась и на самом ордере. Штампом «Получено», погашаются документы, приложенные к ордеру. В кассе остаётся ПКО. Лицу, сдавшему наличные средства в кассу, в подтверждение о приёме денег выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру.

С 1 июня 2014 индивидуальным предпринимателям можно не вести форму КО-1.


Порядок работы с РКО (КО-2)

Квитанция приходного кассового ордера

Выдача наличных средств из кассы фиксируется составлением РКО. Бланк имеет форму установленного образца — КО-2. РКО, также как и ПКО, заполняется бухгалтером или уполномоченным лицом. Сведения о составлении (номер и дата) заносят в журнал регистрации. Допускается как бумажный, так и электронный вариант. В первом случае важно заносить сведения в бланк разборчивым почерком. Исправления в ордере недопустимы. При формировании документа с помощью технических средств необходимо обеспечить сохранность информации от несанкционированного доступа или потери. В документ ставят электронные подписи. Изменения вносить после подписания формы запрещено.

Выдаются деньги только лицу, указанному в бланке РКО. Обязательно наличие документа, удостоверяющего личность. Кассир при выдаче наличных средств обязательно должен зафиксировать паспортные данные получателя. Сотрудник должен от руки составить расписку. В ней должна быть прописью указана сумма. Без расписки выданные по ордеру средства считаются недостачей по кассе. При возникновении ситуации, когда работник не имеет возможности получить деньги лично, он может получить наличные через доверенное лицо (составить доверенность).


Заполнение РКО производится по аналогии с ПКО. Указываются наименование организации (или инициалы ИП), сумма. В дательном падеже заносится Ф.И.О. сотрудника, которому выдаются средства (строка «Выдать»). Если наличные получает доверенное лицо, то рядом с фамилией работника ставятся его инициалы. Кассир проверяет правильность оформления и достоверность данных бланка. Сумма выдаётся полистно. Получатель получает деньги и ставит свою подпись в РКО. Ордер остаётся в кассе.

С июня 2014 индивидуальные предприниматели освобождаются от обязанности вести КО-2.

Кассовая книга (КО-4)

В кассовой книге ведётся учёт всех кассовых операций. Если предполагается использовать бумажных вариант книги, то необходимо её опечатать (то есть прошить, пронумеровать и заверить экземпляр подписями главного бухгалтера и руководителя). При неполном заполнении свободное место на листе перечёркивается. В конце рабочего дня подводится общий итог расходным документам и общий итог по приходным; рассчитывается остаток. Обязанность ведения кассовой книги берёт на себя бухгалтер. Книга может оформляться как в бумажном, так и электронном виде. Образец книги представлен ниже. От ведения кассовой книги с 2014 индивидуальные предприниматели также освобождены.

Образец КО-4

Важные изменения 2015 года


Квитанция приходного кассового ордера

Для индивидуальных предпринимателей применение учётных документов (кассовой книги, РКО, ПКО) с 01.06.2014 стало необязательным. Согласно Указаниям ЦБ № 3210-У в 2015 году используется новый порядок ведения кассовых операций. Если предприниматель производит учёт доходов или доходов и расходов (или физических показателей) в соответствии с Налоговым кодексом, то он может не применять перечисленные документы. А так как данный учёт ИП ведут на всех системах налогообложения, то о формах КО-1, КО-2 и КО-4 можно забыть.

Не всегда изменения носят негативный характер. При снятии обязанности ведения РКО, ПКО и кассовой книги для индивидуальных предпринимателей, работа с наличными средствами стала значительно проще. Отпала необходимость оформлять, по сути, ненужные бумаги. Это справедливо для ИП без работников. Но если у предпринимателя есть сотрудники, то ведение данных документов позволит наглядно контролировать движение наличных средств. Решение о применении данных форм необходимо принимать, исходя из конкретной ситуации. Если указанные документы облегчают процесс учёта наличных денег, то отказываться от них совсем не обязательно.

ipshnik.com

Важные аспекты ↑


Квитанция – это документ, который является неотъемлемой частью приходного кассового ордера. Рассмотрим, какое определение дано такому понятию в законодательстве.

Что это такое?

При ведении хоздеятельности многие компании используют наличность. Установлено определенный лимит, который может быть размещен в кассе фирмы – 100 тыс. руб.

Есть также некоторые правила, которых стоит придерживаться при оформлении операций. Например, законодательство обязывает организации использовать приходные кассовые ордера.

Такой документ отражает прием денег в кассу из любых источников. При этом не имеет значения, как деньги поступили на фирму. Кассовые ордера оформляются в обязательном порядке. Приходный ордер состоит из самого ордера и квитанции.

Квитанция приходного ордера – первичный документ, что подтвердит факт передачи средств кассирам предприятия контрагентами, сотрудниками, учредителями. Это отрывная часть формы КО-1.

Какова роль документа?

Использовать унифицированные формы первичной документации не обязательно с 2013 года.

Но в Указании Центробанка России № 3210-У от 11.03.2014 сказано, что применять приходные ордера, оформляя кассовую операцию, все-таки необходимо.


Квитанции применяют при каждом поступлении денежной суммы в кассы фирмы при расчете с юридическим лицом.

Ее при расчете с компанией передают плательщикам на руки с кассовыми чеками, которые также готовятся в обязательном порядке, если только предприятие имеет возможность не использовать ККТ.

Но квитанции не заменяют чеки – это не одно и то же. Если есть кассовый чек, тогда квитанцию выдавать не обязательно.

Выдают квитанцию, оформляя выручку, что принимается от населения одним документом по окончанию рабочего дня на всю сумму денег, что были выручены.

Приходный ордер оформляется единожды на всю сумму. Его подшивают в кассовые книги. Тогда квитанцию не выдают, а значит, ее заполнять и не нужно.

Когда оплачиваются услуги и товары в кассу стороннего предприятия, квитанции могут служить документами, что подтвердят уплату средств, и документами, по которым отчитываются подотчетные лица в своей фирме. В такой ситуации квитанция нужна.

Законные основания

Форму приходного ордера (и квитанции в том числе) утверждено Постановлением Госкомитета статистики от 18 августа 1998 № 88.

Является ли подтверждением оплаты квитанция к приходному кассовому ордеру? ↑

Остановимся на самых важных моментах, на которые стоит обращать внимание при подготовке квитанции к приходным кассовым ордерам, рассмотрев актуальные положения нормативной документации.

Определим, может ли идти квитанция к приходному кассовому ордеру как подтверждение оплаты наличных в кассу предприятия?


Порядок формирования

Квитанцию выписывают от руки или заполняют в электронном формате при помощи ПК. Она должна быть подготовлена в 1 экземпляре, причем без ошибок. Если будут допущены ошибки, приходный ордер переписывают заново.

Бывает, что документ составлен без единой помарки, но есть несоответствия такого рода:

  • неразборчиво или неправильно отражено сумму;
  • не везде проставлены подписи и т. п.

Даже такие неточности станут причиной переоформления приходного ордера. При заполнении стоит придерживаться тех же правил, что и при составлении ПКО.

Квитанция должна содержать такие сведения:


Наименование юридического лица Которое отражено в учредительной документации
Номер документа и дату его составления Номер используют порядковый, согласно с тем, что отражается в журнале регистрации кассовой документации
Наименование фирмы или данные физического лица Что вносит денежные суммы в кассу
Если наличные суммы поступили от работника фирмы Что выписывала документ, пишут лишь ФИО
Указывается, на основании чего получено денежную сумму Оплата по соглашению, за предоставленные услуги, возврат неиспользованной суммы аванса
Сумму, что принята В цифрах и прописью
НДС или указание «Без НДС»
Дата Когда выписано документ
Подпись главбуха Или иного уполномоченного лица

Законодательством установлено, что квитанции к приходным ордерам подписывает главбух или лицо, которое назначено руководителем предприятия.

Ставится печать и документ отражается в регистрационном журнале по форме КО-3. Как показывает практика, печать ставится так, чтобы ее край остался на приходнике.

Остальная часть должна быть на самой квитанции. Старайтесь, чтобы код и наименование организации были разборчивыми.

В самом нормативном акте сказано, что при подготовке первичной документации печать нужно ставить и на ордерах, и на квитанциях. Полпечати в таком случае считается недействительной.

Судебная практика не содержит однозначной позиции. О проставлении половины печати не сказано ни в одном нормативном документе России.

На печати должно указываться название компании и место, где она располагается (пункт 5 ст. 2 ФЗ № 14 от 8 февраля 1998, пункт 7 ст. 2 ФЗ № 208 от 26 декабря 1995).


Не отражается такой реквизит, как печать, и в списке, что содержится в Законе № 402. Приходный кассовый ордер оформляется на унифицированном бланке, а бланк квитанции к такому документу предусматривают реквизиты для отражения печати.

Квитанцию к приходным ордерам можно оформлять как в электронном виде, так и от руки. Квитанцию нужно подшить. Место подшивки будет зависеть от того, какой контекст операций, по результату которых ордера получены.

Если бухгалтера получают ПКО при передаче наличных средств банковское учреждение, то квитанция подшивается к расходным кассовым ордерам, что формируются на расход (изъятие денег и передаче в банки).

Если квитанция принесена сотрудником, что взял подотчетные средства, ее подшивают к авансовым отчетам, которые стали основанием для выдачи денег.

При получении квитанции в результате приходного ордера, что формировался по принятым суммам выручки за день работы, его могут подшивать к кассовым книгам.

Образец заполнения

Квитанция может заполняться по такому образцу:

Нумерация документа

Обращайте внимание на нумерацию приходных ордеров, и соответственно, квитанций к ним. Обычно она является хаотичной. А это недопустимое нарушение, да и такие номера не очень удобны при ведении предпринимательской деятельности.

В соответствии с установленными требованиями компания должна обеспечивать непрерывную нумерацию ордера на протяжении финансового года. Нумерацию приходников ведут с применением дробного числа.

Но инспектор может предъявить претензии к такому способу нумерации документации, выдвинув обвинения компании в нарушении правил оформления кассовых первичных документов. И тогда предприятие ожидает штраф.

Фирма может обосновывать дробный вид нумерации, ссылаясь на тот факт, что в ее структуре есть не одно подразделение, которое принимает наличность.

За счет этого применение сквозной нумерации является сложной задачей. Для оправдания нестандартных типов номеров издают приказы по компании, где всем подразделениям присваивается определенный индекс.

При подготовке документов такие подразделения будут отражать свой индекс в дробных частях номера. Подобная нумерация и правила оборота наличности закрепляют в учетной политике.

В таком случае представитель уполномоченного органа не будет иметь возможности обвинять предприятия в том, что документы оформлены не правильно.

Если без кассового чека

Кассовые чеки в обязательном порядке пробивают и прикрепляют к квитанциям.

Квитанции к кассовым ордерам могут выдаваться без чеков только предпринимателю, который работает на ЕНВД и имеет право не применять контрольно-кассовые машины.

Тогда ордера дополняют иными бланками строгой отчетности, что применяет бизнесмен. Часто факты уплаты наличности подтверждают только приходниками, а контрагенты отрицают в арбитражных судах, что получали денежные суммы.

В Минфине России в письме от 4 декабря 2003 № 04-03-11/99 указано, что в случае отсутствия кассовых чеков у плательщиков не будет основания для утверждения, что НДС оплачен, даже если есть счет-фактура и квитанция к приходным ордерам.

Подтверждает с целью обложения налогом дохода затраты, что оплачиваются наличностью только чеком ККМ.

Как получить дубликат?

ПКО – унифицированный бланк, что составляется в единственном экземпляре сотрудником бухгалтерии. Такие документы должны регистрироваться и подшиваться в отчетность кассиров, и хранятся на фирме.

А значит, утерянные квитанции составляются также в одном экземпляре, и их восстановление не является возможным. По этой причине желательно обеспечить сохранность документа как минимум на протяжении 3 лет.

Но есть возможность оформления дубликатов приходно-кассовых ордеров, проставив соответствующие подписи и печати с отражением, что такой документ является дубликатом.

А так как кассовая документация ведется по нормам актуальных законодательных положений, это не будет трудной задачей.

В законодательстве России не говорится, что организация обязана восстанавливать ПКО, что были утрачены иной стороной.

Но, как показывает практика, такая ситуация не является проблемной. Данные вопросы могут решаться по договоренностям между организациями, или по письменным заявлениям определенной стороны.

Может проводиться бухгалтерская сверка, если такая необходимость возникнет. Можно просто попросить кассира поднять кассовую документацию за конкретный период.

Чтобы поиски не были утруднены, называйте точные даты внесения наличности. Желательно иметь договора на предоставление услуг или их копии.

Куда идет бланк?

Вы подготовили приходный кассовый ордер, но не знаете, куда девать квитанцию? Приходный кассовый ордер скрепляют печатью, после чего отрывают квитанцию и передают лицу, что вносит средства в кассу.

Сам ордер будет храниться на предприятии для дальнейшей отчетности. Порядок действий таков:

  • деньги передают в кассу фирмы;
  • кассиром пересчитывается полученная сумма и заполняется приходный ордер с квитанцией;
  • документ регистрируется в журнале по учету подобных операций;
  • квитанция передается плательщику;
  • кассиром подписывается документ и отражается ФИО, ставится печать.

Возможно ли заполнить онлайн?

Юридическим лицам лучше предпочесть электронный формат составления документа. Оптимальный вариант – использование программы 1С, где есть ряд готовых шаблонов документации.

От работника бухгалтерии требуется только внести необходимые данные и заниматься формированием аналитики. Позднее в ордера не нужно будет вносить ни названий, ни ОКУД.

Дата и номер будет устанавливаться в автоматическом режиме. При помощи программы можно значительно сократить время и так компания не будет путаться в нумерации.

Физические лица и ИП обычно используют готовые формы, которые скачивают в интернете. Нередко обращаются к помощи онлайн.

На данный момент есть множество предприятий, которые готовы предложить такие услуги через интернет. Специалисты подскажут, как правильно заполнять документ, или самостоятельно его оформят.

Законодательством разрешено оформлять приходные ордера и квитанции к ним, используя автоматизированную систему или онлайн-сервис.

Самыми распространенными программами являются:

  • 1С;
  • ИНФО-Бухгалтер;
  • БЭСТ;
  • Галактика;
  • Парус;
  • ABACUS.

При помощи таких сервисов можно ускорить процедуру составления приходника. Причем нумерация осуществляется автоматически, как и ведение журнала регистрации кассовой документации.

Популярными являются также «Бухонлайн», «Мое дело» и «СКБ-Контур».

Преимущество применения таких ресурсов – программы постоянно обновляются, а значит, будет исключен риск того, что бланк будет заполнен в соответствии с недействующими нормами.

Итак, преимущество заполнения с помощью автоматизированной программы:

Будет сэкономлено время Поскольку единожды внесенные данные в дальнейшем отражаются в автоматическом режиме
Исключается риск того, что будут допущены ошибки А если и будут, то можно будет их сразу исправить
Ведется учет документации По окончанию года ее можно распечатывать, не нарушая хронологии
Нумерация ведется автоматически Что позволяет исключить мошенничество при формировании документов
Есть возможность хранения документов разных форматах Excel и PDF
Если практикуется ведение кассовых книг в электронном формате Система онлайн-составления документа связывается с ними, что обеспечивает автоматизацию заполнения

buhonline24.ru

Скачать бесплатно приходно-кассовый ордер, бланк 2019 года

Рекомендуем сохранить и распечатать бланк приходно-кассового ордера. Он пригодится в работе.

Скачать

Как оформляется ПКО

Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.

Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.

Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).

Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.

Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.

Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.

ПКО можно составлять:

  • на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
  • на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Инструкция по заполнению

Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.

Рассмотрим эту процедуру по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.

Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.

Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

Шаг 3. Указываем, кто и зачем внес средства

В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.

В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.

Шаг 4. Вписываем сумму

Сумму указываем прописью.

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».

Шаг 5. Заполняем квитанцию

Квитанция к ПКО заполняется аналогично.

Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.

В завершение рекомендуем проверить наличие подтверждающих документов и соответствие указанной суммы фактической, и только затем распечатать ПКО.

gosuchetnik.ru

Какие деньги могут поступать

Узнать, какое поступление денег необходимо фиксировать приходным кассовым ордером, можно, сравнив назначение платежа со следующим перечнем:

  • наличные средства, полученные в результате оплаты предоставленных товаров и услуг при ведении коммерческой деятельности (выручка);
  • не потраченные средства, которые выдавались из кассы сотрудникам организации в подотчет;
  • деньги, попавшие в кассу по причине возврата товара, претензий по оказанным услугам, денежной компенсации, возвращения займа и т.д. (возврат);
  • наличные, поступившие в кассу, в результате её пополнения с расчетных счетов организации;
  • взносы, произведенные учредителями, в качестве добровольных вложений в уставный капитал.

Отказ от формирования приходника в случае поступления указанных средств является серьезным нарушением закона.

Главные условия и их порядок

К заполнению ПКО предъявляются строгие требования. Лицо, в полномочия которого входит заполнение формы, должно владеть полной информацией о правилах его составления.

Правила оформления

Бланк формы поделен на две секции: непосредственно приходник и отрывная квитанция. Первый после заполнения остается в кассе организации, регистрируется в журнале прихода и расхода денежных средств (журнал формы КО-3), второй остается на руках у того лица, от которого были приняты наличные. Он должен быть заверен печатью организации.

При осуществлении регистрации прихода средств экземпляр заполняется один, обязательно заверяется подписью кассира, который их принял, и главным бухгалтером. В качестве последнего может выступать и рядовой бухгалтер, если имеет на это полномочия, а также сам руководитель предприятия, если специалист финансовой службы отсутствует.

Программы, использующиеся в организациях для ведения бухгалтерского учета и торговли, при проведении платежей формируют приходные ордера автоматически. По такому принципу работают: программы на базе 1С, Галактика, ИНФО-Бухгалтер, БЭСТ, Парус, а также специальные CRM системы, разработанные для различных сегментов ведения коммерческой деятельности.

Форма заполнения также может быть рукописной и машинописной. Бланки приходников можно приобрести, а можно скачать из сети. То, как организация получает чистые формы ПКО, законодательство не регулирует.

Образец приходного кассового ордера Наименование юридического лица Которое отражено в учредительной документации Номер документа и дату его составления Номер используют порядковый, согласно с тем, что отражается в журнале регистрации кассовой документации Наименование фирмы или данные физического лица Что вносит денежные суммы в кассу
Если наличные суммы поступили от работника фирмы Что выписывала документ, пишут лишь ФИО Указывается, на основании чего получено денежную сумму Оплата по соглашению, за предоставленные услуги, возврат неиспользованной суммы аванса Сумму, что принята В цифрах и прописью НДС или указание «Без НДС» — Дата Когда выписано документ Подпись главбуха Или иного уполномоченного лица

Законодательством установлено, что квитанции к приходным ордерам подписывает главбух или лицо, которое назначено руководителем предприятия.

Ставится печать и документ отражается в регистрационном журнале по форме КО-3. Как показывает практика, печать ставится так, чтобы ее край остался на приходнике.

Остальная часть должна быть на самой квитанции. Старайтесь, чтобы код и наименование организации были разборчивыми.

В самом нормативном акте сказано, что при подготовке первичной документации печать нужно ставить и на ордерах, и на квитанциях. Полпечати в таком случае считается недействительной.

Судебная практика не содержит однозначной позиции. О проставлении половины печати не сказано ни в одном нормативном документе России.

На печати должно указываться название компании и место, где она располагается (пункт 5 ст. 2 ФЗ № 14 от 8 февраля 1998, пункт 7 ст. 2 ФЗ № 208 от 26 декабря 1995).


Не отражается такой реквизит, как печать, и в списке, что содержится в Законе № 402. Приходный кассовый ордер оформляется на унифицированном бланке, а бланк квитанции к такому документу предусматривают реквизиты для отражения печати.

Квитанцию к приходным ордерам можно оформлять как в электронном виде, так и от руки. Квитанцию нужно подшить. Место подшивки будет зависеть от того, какой контекст операций, по результату которых ордера получены.

Если бухгалтера получают ПКО при передаче наличных средств банковское учреждение, то квитанция подшивается к расходным кассовым ордерам, что формируются на расход (изъятие денег и передаче в банки).

Если квитанция принесена сотрудником, что взял подотчетные средства, ее подшивают к авансовым отчетам, которые стали основанием для выдачи денег.

При получении квитанции в результате приходного ордера, что формировался по принятым суммам выручки за день работы, его могут подшивать к кассовым книгам.

Образец заполнения

Квитанция может заполняться по такому образцу:

Нумерация документа

Обращайте внимание на нумерацию приходных ордеров, и соответственно, квитанций к ним. Обычно она является хаотичной. А это недопустимое нарушение, да и такие номера не очень удобны при ведении предпринимательской деятельности.

В соответствии с установленными требованиями компания должна обеспечивать непрерывную нумерацию ордера на протяжении финансового года. Нумерацию приходников ведут с применением дробного числа.

Но инспектор может предъявить претензии к такому способу нумерации документации, выдвинув обвинения компании в нарушении правил оформления кассовых первичных документов. И тогда предприятие ожидает штраф.

Фирма может обосновывать дробный вид нумерации, ссылаясь на тот факт, что в ее структуре есть не одно подразделение, которое принимает наличность.

За счет этого применение сквозной нумерации является сложной задачей. Для оправдания нестандартных типов номеров издают приказы по компании, где всем подразделениям присваивается определенный индекс.

При подготовке документов такие подразделения будут отражать свой индекс в дробных частях номера. Подобная нумерация и правила оборота наличности закрепляют в учетной политике.

В таком случае представитель уполномоченного органа не будет иметь возможности обвинять предприятия в том, что документы оформлены не правильно.

Если без кассового чека

Кассовые чеки в обязательном порядке пробивают и прикрепляют к квитанциям.

Квитанции к кассовым ордерам могут выдаваться без чеков только предпринимателю, который работает на ЕНВД и имеет право не применять контрольно-кассовые машины.

Тогда ордера дополняют иными бланками строгой отчетности, что применяет бизнесмен. Часто факты уплаты наличности подтверждают только приходниками, а контрагенты отрицают в арбитражных судах, что получали денежные суммы.

В Минфине России в письме от 4 декабря 2003 № 04-03-11/99 указано, что в случае отсутствия кассовых чеков у плательщиков не будет основания для утверждения, что НДС оплачен, даже если есть счет-фактура и квитанция к приходным ордерам.

Подтверждает с целью обложения налогом дохода затраты, что оплачиваются наличностью только чеком ККМ.

Как получить дубликат?

ПКО – унифицированный бланк, что составляется в единственном экземпляре сотрудником бухгалтерии. Такие документы должны регистрироваться и подшиваться в отчетность кассиров, и хранятся на фирме.

А значит, утерянные квитанции составляются также в одном экземпляре, и их восстановление не является возможным. По этой причине желательно обеспечить сохранность документа как минимум на протяжении 3 лет.

Но есть возможность оформления дубликатов приходно-кассовых ордеров, проставив соответствующие подписи и печати с отражением, что такой документ является дубликатом.

А так как кассовая документация ведется по нормам актуальных законодательных положений, это не будет трудной задачей.

В законодательстве России не говорится, что организация обязана восстанавливать ПКО, что были утрачены иной стороной.

Но, как показывает практика, такая ситуация не является проблемной. Данные вопросы могут решаться по договоренностям между организациями, или по письменным заявлениям определенной стороны.

Может проводиться бухгалтерская сверка, если такая необходимость возникнет. Можно просто попросить кассира поднять кассовую документацию за конкретный период.

Чтобы поиски не были утруднены, называйте точные даты внесения наличности. Желательно иметь договора на предоставление услуг или их копии.

Куда идет бланк?

Вы подготовили приходный кассовый ордер, но не знаете, куда девать квитанцию? Приходный кассовый ордер скрепляют печатью, после чего отрывают квитанцию и передают лицу, что вносит средства в кассу.

Сам ордер будет храниться на предприятии для дальнейшей отчетности. Порядок действий таков:

  • деньги передают в кассу фирмы;
  • кассиром пересчитывается полученная сумма и заполняется приходный ордер с квитанцией;
  • документ регистрируется в журнале по учету подобных операций;
  • квитанция передается плательщику;
  • кассиром подписывается документ и отражается ФИО, ставится печать.

Возможно ли заполнить онлайн?

Юридическим лицам лучше предпочесть электронный формат составления документа. Оптимальный вариант – использование программы 1С, где есть ряд готовых шаблонов документации.

От работника бухгалтерии требуется только внести необходимые данные и заниматься формированием аналитики. Позднее в ордера не нужно будет вносить ни названий, ни ОКУД.

Дата и номер будет устанавливаться в автоматическом режиме. При помощи программы можно значительно сократить время и так компания не будет путаться в нумерации.

Физические лица и ИП обычно используют готовые формы, которые скачивают в интернете. Нередко обращаются к помощи онлайн.

На данный момент есть множество предприятий, которые готовы предложить такие услуги через интернет. Специалисты подскажут, как правильно заполнять документ, или самостоятельно его оформят.

Законодательством разрешено оформлять приходные ордера и квитанции к ним, используя автоматизированную систему или онлайн-сервис.

Самыми распространенными программами являются:

  • 1С;
  • ИНФО-Бухгалтер;
  • БЭСТ;
  • Галактика;
  • Парус;
  • ABACUS.

При помощи таких сервисов можно ускорить процедуру составления приходника. Причем нумерация осуществляется автоматически, как и ведение журнала регистрации кассовой документации.

Популярными являются также «Бухонлайн», «Мое дело» и «СКБ-Контур».

Преимущество применения таких ресурсов – программы постоянно обновляются, а значит, будет исключен риск того, что бланк будет заполнен в соответствии с недействующими нормами.

Итак, преимущество заполнения с помощью автоматизированной программы:

Будет сэкономлено время Поскольку единожды внесенные данные в дальнейшем отражаются в автоматическом режиме
Исключается риск того, что будут допущены ошибки А если и будут, то можно будет их сразу исправить
Ведется учет документации По окончанию года ее можно распечатывать, не нарушая хронологии
Нумерация ведется автоматически Что позволяет исключить мошенничество при формировании документов
Есть возможность хранения документов разных форматах Excel и PDF
Если практикуется ведение кассовых книг в электронном формате Система онлайн-составления документа связывается с ними, что обеспечивает автоматизацию заполнения

buhonline24.ru

Скачать бесплатно приходно-кассовый ордер, бланк 2019 года

Рекомендуем сохранить и распечатать бланк приходно-кассового ордера. Он пригодится в работе.

Скачать

Как оформляется ПКО

Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.

Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.

Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).

Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.

Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.

Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.

ПКО можно составлять:

  • на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
  • на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Инструкция по заполнению

Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.

Рассмотрим эту процедуру по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.

Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.

Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

Шаг 3. Указываем, кто и зачем внес средства

В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.

В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.

Шаг 4. Вписываем сумму

Сумму указываем прописью.

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».

Шаг 5. Заполняем квитанцию

Квитанция к ПКО заполняется аналогично.

Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.

В завершение рекомендуем проверить наличие подтверждающих документов и соответствие указанной суммы фактической, и только затем распечатать ПКО.

gosuchetnik.ru

Какие деньги могут поступать

Узнать, какое поступление денег необходимо фиксировать приходным кассовым ордером, можно, сравнив назначение платежа со следующим перечнем:

  • наличные средства, полученные в результате оплаты предоставленных товаров и услуг при ведении коммерческой деятельности (выручка);
  • не потраченные средства, которые выдавались из кассы сотрудникам организации в подотчет;
  • деньги, попавшие в кассу по причине возврата товара, претензий по оказанным услугам, денежной компенсации, возвращения займа и т.д. (возврат);
  • наличные, поступившие в кассу, в результате её пополнения с расчетных счетов организации;
  • взносы, произведенные учредителями, в качестве добровольных вложений в уставный капитал.

Отказ от формирования приходника в случае поступления указанных средств является серьезным нарушением закона.

Главные условия и их порядок

К заполнению ПКО предъявляются строгие требования. Лицо, в полномочия которого входит заполнение формы, должно владеть полной информацией о правилах его составления.

Правила оформления

Бланк формы поделен на две секции: непосредственно приходник и отрывная квитанция. Первый после заполнения остается в кассе организации, регистрируется в журнале прихода и расхода денежных средств (журнал формы КО-3), второй остается на руках у того лица, от которого были приняты наличные. Он должен быть заверен печатью организации.

При осуществлении регистрации прихода средств экземпляр заполняется один, обязательно заверяется подписью кассира, который их принял, и главным бухгалтером. В качестве последнего может выступать и рядовой бухгалтер, если имеет на это полномочия, а также сам руководитель предприятия, если специалист финансовой службы отсутствует.

Программы, использующиеся в организациях для ведения бухгалтерского учета и торговли, при проведении платежей формируют приходные ордера автоматически. По такому принципу работают: программы на базе 1С, Галактика, ИНФО-Бухгалтер, БЭСТ, Парус, а также специальные CRM системы, разработанные для различных сегментов ведения коммерческой деятельности.

Форма заполнения также может быть рукописной и машинописной. Бланки приходников можно приобрести, а можно скачать из сети. То, как организация получает чистые формы ПКО, законодательство не регулирует.

Образец приходного кассового ордера
Образец приходного кассового ордера

Где скачать в word формате

Наиболее популярными форматами для бланков приходников являются Excel и Word. Последний считается более удобным для рукописного заполнения.

Важно помнить:

  • Скачанная форма не должна быть ограниченной, то есть иметь открытый доступ к редактированию. В файл, с пометкой «только для чтения» нельзя внести изменения.
  • Бланк имеет унифицированную форму, утвержденную законодательно (постановление № 88 Госкомстат России от 18.08.98, указ № 3210-У Центробанка от 11.03.11).
  • Форма документа – КО-1.
  • Номер по ОКУД – 0310001.

Скачать образец ПКО в формате КО-1

Правомерным считается утвержденный вид бланка.

Пример содержания бланка

Образцы бланка могут выглядеть следующим образом*:

  1. Розничная выручка ИП.
  2. Получение оплаты за оказание услуг по договору.
  3. Получение средств на базе авансового отчета.

*Все фамилии являются вымышленными, любое совпадение случайно.

Скачать образцы можно бесплатно:

Бланк « Розничная выручка, ИП».

Бланк «Получение оплаты за оказание услуг по договору, ООО».

Бланк «Получение средств на базе авансового отчета, ООО»

Роль печати и кассира

Кроме бухгалтера в заполнении ПКО участвует кассир.

Законодательно определено:

  • пересчитывать наличные средства кассир обязан в поле зрения лица, от которого он их принял;
  • если фактическая сумма не соответствует заявленной, кассир обязан предложить клиенту доплатить либо вернуть разницу;
  • отказ клиента произвести доплату обязывает кассира вернуть внесенные средства, перечеркнуть заполненный бланк ПКО и обратиться к бухгалтеру (или к специалисту, наделенному полномочиями) для оформления прихода фактической суммы;
  • только после этого можно принять наличность;
  • убедившись в правильности оформления бланка, кассир заверяет его подписью и печатью организации;
  • если к ордеру прилагаются дополнительные документы, они должны быть отмечены штампом (либо записью «Получено»), который содержит полную дату их принятия;
  • правильно заполненный приходник разделяется по линии отрыва;
  • квитанция отдается лицу, от которого поступили средства.

Несмотря на то, что приходник используется в кассовой дисциплине несколько десятков лет, существуют разночтения в отношении места проставления на нем печати организации.

Мнение, что печать ставится на квитанции, но при этом часть оттиска должна захватывать основную форму приходного ордера, базируется на том, что в случае претензий, совпадение оттиска печати станет подтверждением, что квитанция и основная форма ордера представляют собой один документ.

Подтверждения этому мнению в законодательстве отсутствует. Возможность «разрезать» оттиск печати также сомнительна. Этот факт может послужить причиной для претензий со стороны органов контроля.

При оформлении документов следует руководствоваться законодательными нормами. Бланки и принцип их заполнения в 2019 году не изменились. Согласно установленному в стране порядку ведения кассовых операций квитанция к ПКО выдается на руки после того, как кассир поставит на ней дату прихода денег, роспись с расшифровкой и печатью, а также обеспечит заверение ПКО подписью главного бухгалтера (п. 5.1 указ №3210-У Центробанка России от 11.03.14).

Подтверждением того, что основное тело бланка и квитанция представляли собой один документ, должны являться совпадения:

  • наименования организации;
  • номеров документов;
  • суммы;
  • даты совершения операции.

Сам бланк подтверждает законодательный требования тем, что отметка «М.П.» (место печати) содержится только на квитанции.

Квитанция

Чтобы правильно оформить квитанцию, необходимо заполнить существующие в ней поля:

  1. В верхнее поле вносится наименование организации.
  2. В строке «К приходному кассовому ордеру» прописывается номер документа и дата приема средств.
  3. Строки «Основание» и «Принято от» должны быть полностью идентичны соответствующим полям в основной части ПКО.
  4. В строках, предназначенных для суммы, она указывается сначала цифрами, а затем прописью.
  5. Строчка « В том числе» при наличии налога заполняется его цифровой суммой.
  6. Низ квитанции требует повторить запись даты приема средств, а также заверить документ подписями кассира и бухгалтера.
  7. На отметке «М.П.» проставляется печать

Назначение квитанции – дублирование информации, внесенной в «тело» формы.

Как заполнять приходный кассовый ордер

Правильное оформление основной части формы ПКО определяется не только наличием необходимых подписей, но и верным внесением данных в существующие строки:

«Организация» Строка должна быть заполнена в соответствии с информацией, указанной в учредительных документах. Запись содержит организационную форму и полное наименование предприятия.
«по ОКПО» Содержит код, выданный организации, и определяющий её номер в общем реестре организаций и предприятий. Юридические лица имеют восьмизначный код, либо код, состоящий из 10 цифр. Информацию о кодах можно получить бесплатно в Росстате, а также узнать в информационных онлайн базах по ИНН.
«Структурное подразделение» Данная строка заполняется в том случае, если ПКО выдается отдельным подразделением компании. В отсутствии такового поле не заполняется, в графе ставится прочерк.
«Номер документа» Графа содержит номер, под которым документ регистрируется в журнале (КО-3). Журнал содержит информацию обо всех операциях, в нем фиксируются приходные и расходные ордера по порядку.
«Дата составления» В этой ячейке проставляется дата прихода средств в кассу. Запись производится арабскими цифрами: день и месяц – двухзначные, год – четырехзначные (пример: 01.01.2017).
«Дебет» Ячейка «Дебет» предназначена для указания счета, по которому производится приход наличных средств. Чаще всего им является счет кассы — 50. Поле не является обязательным к заполнению.
«Кредит» В поле указывается три позиции:

  • код структурного подразделения, при наличии;
  • номер корсчета, субсчета в котором наличные средства отражаются по кредиту (при расчетах с покупателями это счет 62);
  • код аналитического учета по корреспондирующему счету.

Если счета не используются фирмой, ячейки заполняются прочерками.

Ячейка «Сумма» В поле цифрами проставляется та сумма, которая принята в кассу.
«Код целевого назначения» В ячейке указывается тот код, который отражает назначение использования оприходованных средств. Ячейка не обязательна к заполнению.
«Принято от» Запись будет зависеть от того, приняты денежные средства от сотрудника организации или от стороннего лица. В первом случае достаточно прописать ФИО работника. Во втором – кроме ФИО того, кто внес деньги, записывается полное наименование организации.
«Основание» Строка заполняется в соответствии с обоснованием получения средств. Запись должна быть полной. Например, если произведена оплата услуг по договору, то указывается его номер и дата составления.
Строка «Сумма» Строку следует заполнять, повторив сумму указанную ранее прописью.
«В том числе» Строка предназначена для фиксации суммы налога. Записывается она цифрами. Если налогообложение средств НДС отсутствует, следует это указать фразой «Без налога».
«Приложение» В графе указываются документы первичной отчетности, если они прилагаются к внесению суммы в кассу.

Проверка документа

Заполнение документа производится бухгалтером или лицом, имеющим на это полномочия. Проверка ПКО входит в обязанности кассира.

Им производится:

  • сверка суммы полученной фактически и указанной в приходнике;
  • проверка наличия и подлинности подписей на ПКО;
  • проверка полноты и правильности оформления формы;
  • контроль за наличием всех приложений, которые указаны в ордере.

Если вышеперечисленные требования не соблюдены, кассир не имеет право отдавать квитанцию. Именно он отвечает за доработку или выписку нового документа.

При формировании приходника нельзя допускать:

  • ошибок;
  • помарок;
  • исправлений;
  • принятия суммы до проверки ПКО;
  • путаницы в датах.

Испорченный бланк следует уничтожить и составить новый.

При неверном заполнении ПКО, а также при получении средств без положенного оформления сотрудника ждет штраф и дисциплинарное взыскание, так как операция прихода денежных средств не учтенная положенным образом, как минимум, нарушит общий финансовый учет фирмы. Это автоматически внесет неразбериху в бухгалтерские и налоговые отчеты.

Кроме того, обнаружение нарушения органами государственной проверки может повлечь за собой наложение на организацию штрафа до 50000 рублей.

Прочие нюансы

Форма ордера достаточно понятна, однако часто вопросы возникают тогда, когда начинается её заполнение. Это связано с тем, что при составлении ПКО следует учитывать некоторые нюансы.

Особое внимание уделяется регистрации платежа в день его получения. Поэтому дата получения средств и дата приходника должны быть идентичны. В противном случае предприятию может грозить штраф.

Нумерация приходников в течение года непрерывна. Игнорирование этого требования также может привести к проблемам.

Строка «Структурное подразделение» заполняются только при приеме средств от персонала фирмы. При заполнении приходника от сторонних лиц и организации заполнении строки не требуется (в графе ставится прочерк).

Если компания работает по УСН, ячейки «Дебет» и «Кредит» не заполняются.

Особые требования к заполнению суммы:

  • начинаться запись должна с заглавной буквы;
  • тысяча рублей должна быть записана, как «одна тысяча»;
  • копейки указываются цифрами;
  • оставшееся после заполнения строки место должно быть отчеркнуто.

Сумма записывается таким образом для того, чтобы не было возможности внести в неё изменения и дополнения впоследствии. Поле «В том числе» не может быть пустым. Либо туда вписывается сумма НДС, либо сноска «Без НДС». В конце дня все ПКО подшиваются к отчету кассира.

Индивидуальные предприниматели часто интересуются, можно ли продолжать вести кассовый учет, как и раньше. Освобождение ИП от необходимости заполнять приходный кассовый ордер и кассовую книгу не носит запретительного характера. Если кассовая политика, применявшаяся фирмой до введения указа Центробанка, удобна и привычна, можно продолжать вести кассовый учет на общих основаниях.

buhuchetpro.ru

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер ПКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата поступления денег в кассу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2017). ПКО должен быть оформлен в день поступления денег в кассу, поэтому дата поступления денег и день формирования ордера совпадают.

В графе «Дебет» указывается номер бухгалтерского счета по дебету, которого приходуются наличные денежные средства (как правило, это счет 50 – «касса»).

Далее указывается код структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета источника поступления денег в соответствии планом счетов бухучета:

  • 51 – поступление денег с расчетного счета;
  • 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
  • 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
  • 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
  • 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
  • 90-1 – поступление розничной выручки.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших в кассу денежных средств.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, как правило, некоммерческими организациями в случае поступления денежных средств в порядке целевого финансирования.

В строке «Принято от» указывается ФИО физического лица или наименование организации, от которого(ой) принимаются денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например: «Внесены деньги в качестве вклада в уставной капитал» или «Оплата по договору от 05.02.2017 № 10» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, поступившая в кассу. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «В том числе» пишется ставка и сумма (цифрами) НДС. Если налог на добавленную стоимость не предусмотрен, ставится прочерк или делается запись «Без НДС».

В строке «Приложение» указываются реквизиты прилагаемых первичных документов (если они имеются).

В квитанции дублируются данные из приходного кассового ордера.

Обратите внимание, в приходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

www.malyi-biznes.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector