Порядок заполнения кассовой книги

Порядок заполнения кассовой книги

Любая организация обязана вести кассовую книгу (форма N КО-4), если получает или расходует наличные деньги. Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций. Контроль за ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера (при его отсутствии — на руководителя).

 Оформление кассовой книги

 Кассовая книга может вестись  одним из трех способов: от руки, на компьютере либо  в электронном виде.

 Кассовая книга заполняется от руки

Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

  • первая всегда остается в книге;

  • вторая — отрывная.


Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

  • по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

  • указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и  расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.

Строка «Перенос» кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

  • или в конце смены;

  • или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке «Касса за» указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

  • подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;

  • ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.


4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

  • указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

  • возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

Кассовая книга заполняется на компьютере

В этом случае кассовую книгу можно вести в бухгалтерской программе (например, в 1С) или в другой удобной компьютерной программе.

Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации.


Кассовая книга ведется в электронном виде

В этом случае кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.

Срок хранения кассовой книги

Кассовые документы и книги, журналы учета ПКО и РКО, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в организации в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения документации она подлежит уничтожению.

Административная ответственность

Если кассовая книга в организации не ведется или записи в нее не вносятся или вносятся несвоевременно, то будет наложен штраф:

  • на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

  • на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.

Источник: www.audit-it.ru

Что такое кассовая книга и зачем она нужна

Каждый человек, занимающийся предпринимательством, обязан оборудовать кассу. Важно отметить, что большинство новичков в сфере бизнеса не понимают разницы между кассой и кассовой техникой. ККТ или контрольно-кассовая техника является специальным прибором, что применяется во время приема наличных средств. Согласно установленным правилам, данные приборы должны применяться при реализации товарной продукции за наличность. Также нужно упомянуть, что у этого правила есть несколько исключений. В некоторых ситуациях, предприниматель может использовать вместо чека специальные бланки.

Сам термин «касса» обозначает общую сумму всех денежных операций, связанных с наличностью. Из этого можно сделать вывод, что в кассе отображаются как расходы, так и прибыль, полученная за конкретный временной отрезок. Финансовые ресурсы, полученные за счет оказания услуг либо продажи товаров, должны обязательно быть отражены в кассе. При этом совершенно неважно, использует ли предприниматель ККТ или бланки строгой отчетности.

Важно отметить, что даже при отсутствии финансовых операций, связанных с наличностью, предпринимателю необходимо вести кассовый учет.


Кто несет ответственность за заполнение журнала

Рассмотрев вопрос о том, что такое кассовая книга, следует перейти к разговору об ответственности за заполнение этого регистра. Согласно правилам, изданным Центробанком в две тысячи четырнадцатом году, частные предприниматели освобождены от обязанности вести рассматриваемую книгу. Все финансовые операции оформляются при помощи расчетных ведомостей и платежных поручений, которые используются при выплате оклада и иных денежных поощрений. В отличие от индивидуальных предпринимателей, юридические лица обязаны вести рассматриваемый журнал и составлять дополнительные документы при взаимодействии с наличностью. Ответственным за ведение регистра назначается кассир предприятия.

Также нужно отметить, что индивидуальные предприниматели имеют законное право продолжать придерживаться кассовой дисциплины. Но в этом случае органы контроля не могут наказывать за отсутствие журнала или неправильное заполнение. Говоря простыми словами, владельцы ИП могут использовать кассовые журналы для упрощения процедуры расчета налогооблагаемой базы.

кассовая книга это
Касса — это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации

Обязательно ли ведение кассовой книги


Согласно Указу Центрального Банка от одиннадцатого марта две тысячи четырнадцатого года, все субъекты коммерции, зарегистрированные в статусе юридических лиц, обязаны вести специальные регистры, куда будут вноситься все финансовые операции, связанные с наличными деньгами. Важно обратить внимание на недопустимость использования копий или дополнительных дубликатов для составления отчетов. На каждой странице регистра должна быть нанесена отметка, соответствующая номеру листа. Перед введением регистра в эксплуатацию нужно обязательно прошить весь журнал.

Кассовый журнал, подготовленный к вводу в эксплуатацию, должен быть завизирован генеральным директором либо любым другим работником, имеющим необходимые полномочия. Юридические акты, регламентирующие ведение кассового учета, говорят о том, что сведения, содержащиеся в кассовом журнале, должны быть продублированы при помощи копирки. Переносить информацию необходимо на отрывную часть листа, которая используется для отчетности. Важным требованием органов контроля является совпадение номеров оригинальных страниц и отрывных копий.

Рассматривая вопрос о том, как вести кассовую книгу, важно уделить внимание изменению и коррективам записей в реестре. Все исправления, внесенные в этот регистр, должны подтверждаться подписью кассира и руководителя бухгалтерского отдела. Сегодня, все организации имеют законное право на ведение журнала в электронном виде. Также существуют специальные компьютерные приложения, при помощи которых составляются записи по форме, соответствующей государственным стандартам.


Важно отметить, что коммерческие структуры не могут расходовать наличность, хранящуюся в кассе, без документального подтверждения. Все денежные операции должны подтверждаться при помощи расходного ордера, содержащего роспись получателя. Отсутствие подписи расценивается как недостача денежных средств, что несет за собой ответственность в виде удержания части заработка ответственного лица. Все денежные средства, на которые отсутствуют соответствующие документы, рассматриваются как прибыль компании.

Также необходимо уделить отдельное внимание оборудованию комнаты, использующейся как касса предприятия. Главной задачей ответственных лиц является обеспечение безопасного хранения наличности. Правила безопасности необходимо соблюдать и во время отправки денег в финансовое учреждение. Данное обязательство возлагается на руководителя компании. Нужно понимать, что нарушение вышеперечисленных правил может повлечь за собой как административную, так и уголовную ответственность. Действующие Указания Центробанка содержат в себе подробную информацию о правилах хранения финансовых средств. Здесь важно отметить, что в текущих нормативах отсутствует регламент, обязывающий предпринимателей устанавливать специальную систему сигнализации. По мнению работников Центрального Банка, собственнику компании достаточно приобрести специальный сейф, ключ от которого будет передан кассиру.


Перед тем как приступить к началу рабочего дня, кассир предприятия должен тщательно осмотреть комнату и сейф с целью выявления следов взлома. В случае наличия следов попытки вскрытия сейфа необходимо сообщить об этом администрации компании и задействовать правоохранительные органы.

как заполнять кассовую книгу
Нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги

Правила заполнения документа

Кассовая книга – это небольшой журнал, содержащий в себе пятьдесят или сто страниц. Этот регистр, помимо кассовых листов, должен иметь титульный лист, где отмечается дата ввода документа в эксплуатацию. Важно отметить, что для данных журналов отсутствуют финансовые лимиты.

Титульный лист

На главной странице нужно указать следующие сведения:


  1. Наименование фирмы и реквизиты, включая ИНН и код ОКПО.
  2. Паспортные данные генерального директора.
  3. Наименование структурного отдела.
  4. Паспортные данные, а также должность лица, несущего ответственность за ведение журнала.
  5. Дату ввода реестра в эксплуатацию.

Кассовый лист

Ведение кассовой книги вручную требует предварительной подготовки журнала к вводу в эксплуатацию. Каждая страница должна быть пронумерована, после чего весь журнал прошивается. Каждая запись, сделанная в регистре должна дублироваться на отрывном листе. Для этой цели применяется копировальная бумага. Кассир ответственный за заполнение регистра обязан составлять расчет денежного оборота, прошедшего в течение дня через кассу и рассчитывать остаток денежных средств по окончании дня. Отрывные копии страниц передаются в бухгалтерский отдел.

Каждая запись, внесенная в кассовую книгу, должна быть проверена работником бухгалтерии. Также нужно отметить, что количество записей должно строго соответствовать числу отрывных листов (ордеров). Проверив правильность внесенной информации, бухгалтер должен заверить книгу своей подписи. Важно отметить, что действующие нормы, установленные Центробанком, допускают внесение исправлений и корректив. Все изменения, внесенные в журнал, должны подтверждаться подписью руководителя бухгалтерского отдела.


Рассматривая вопрос о том, как заполнять кассовую книгу нужно отметить, что записи в данный регистр должны вноситься ежедневно. Единственным исключением являются праздничные и выходные дни. Каждый рабочий день используется новый лист журнала. На протяжении дня в нем указываются все финансовые операции и денежный оборот, прошедший через кассу. По окончании дня подбивается остаток, а заполненная страница заверяется подписью кассира. Использовать журнал можно лишь на протяжении одного года. По завершении отчетного периода, кассир обязан открыть новый регистр, который будет введен в эксплуатацию с началом нового календарного года.

Давайте рассмотрим порядок заполнения кассового листа. В верхней части страницы необходимо указать её порядковый номер, а также актуальную дату. В графе «Остаток на начало дня» указывается информация о количестве наличности, хранящейся в кассе. Данная сумма должна совпадать с графой «Остаток на конец дня», указанной на предыдущем листе. В графе «номер документа» указывается порядковый номер ордера.

В следующем разделе указывается наименование компании либо фамилия, имя и отчество собственника ИП. В колонках «Номер корреспондирующего счета» и «Номер субсчета» нужно указать конкретный метод приема или выдачи денежных средств. Каждый из методов отображается при помощи специального шифра. Важно отметить, что владельцам ИП не нужно заполнять этот раздел.

В графах «Расход» и «Приход» нужно указать величину денежного оборота, прошедшего через кассу. Суммы указываются в цифровом значении. Округление суммы до полного числа недопустимо. В разделе «Перенос» следует указать общую сумму денежных средств из вышеперечисленных колонок. Но основе величины финансового оборота заполняется графа «Итого за день». По окончании рабочего дня кассиру необходимо прибавить к сумме, оставшейся с прошлого дня, новую наличность. От получившейся суммы нужно отнять деньги, записанные в разделе «Расход». Конечный результат должен соответствовать общему размеру денежных средств, хранящихся в кассе предприятия.

Поля, оставшиеся пустыми, необходимо зачеркнуть при помощи буквы «Z». Данные действия позволяют снизить вероятность внесения правок в заполненный лист. Каждая законченная страница должна быть завизирована подписью работника, заведующего кассой и главой бухгалтерского отдела.

как вести кассовую книгу
Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации

Последняя страница

По окончании отчетного периода, лицу ответственному за ведение журнала необходимо прошнуровать регистр. На последнюю страницу приклеивается вкладыш, содержащий следующую информацию:

  1. Надпись «Прошнуровано и пронумеровано».
  2. Отметка о количестве листов.
  3. Подпись должностного лица и главного бухгалтера.

Варианты заполнения

Как мы уже отмечали выше, рассматриваемый регистр может заполняться вручную или при помощи специальных приложений. В последнем случае, кассиру необходимо распечатать заполненные формы и прошнуровать их. Также допускается ведение кассовой книги в электронном виде. Ниже мы предлагаем рассмотреть особенности каждого варианта ведения журнала.

Вручную

Кассовые ордера используются в качестве основного источника информации при заполнении рассматриваемого журнала. Важно отметить, что сведения из приходных ордеров указываются в разделе «Приход», а из расходных – в «Расход». Во время заполнения журнала первоначально вносится информация из приходных ордеров, после чего переносятся сведения из расходных документов. На один кассовый ордер должна приходиться лишь одна отметка.

Перед закрытием кассы, работнику необходимо проверить правильность внесенной информации с помощью сверки ордеров и внесенных записей. Остаточная сумма, указанная в графе «Остаток на конец дня», должна быть завизирована росписью труженика. После этого осуществляется сверка полученных средств с суммой, указанной в регистре. Данная проверка должна проводиться при участии руководителя бухгалтерского отдела.

Ниже приведен образец заполнения кассовой книги вручную:

образец заполнения кассовой книги вручную
Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее)

На компьютере

Кассовая книга в электронном виде ведется при помощи специализированных компьютерных приложений. На сегодняшний день допускается использование таких приложений, как «Налогоплательщик ЮЛ» и «1С». Использование электронного варианта отчетности позволяет не только систематизировать информацию, но и упростить расчеты. Как правило, такой подход практикуют крупные организации.

При использовании электронной версии журнала, очень важно защитить компьютер от доступа третьих лиц. Для этого можно установить пароль к самому приложению либо защитить бланк от изменений при помощи электронной подписи. Также следует заранее позаботиться о сохранности данных. Хранение резервных копий на надежных носителях информации позволяет минимизировать риск потери журнала из-за сбоев в системе. Также нужно отметить, что в документы, заверенные цифровой подписью, недопустимо вносить коррективы.

«Оцифрованное» заполнение

Оцифрованное заполнение подразумевает использование специальных компьютерных приложений с дальнейшим распечатыванием заполненной формы. При использовании данного варианта, необходимо на начало рабочей смены формировать два бланка: «Отчет по кассе» и «Вкладной лист». Эти бланки должны иметь идентичный текст в виде объема наличных средств, поступивших в кассу.

Кассир обязан хранить вкладыши до окончания календарного года. Отчеты ежедневно передаются в бухгалтерскую службу. При использовании этой методики, все распечатанные страницы пронумеровываются в порядке возрастания. По окончанию месяца необходимо скрепить все бланки, а на последней распечатке указать общее число листов.

Как исправить допущенные ошибки

Рассматривая пример заполнения кассовой книги нужно сказать о том, что при заполнении журнала нельзя допускать ошибок. В случае допущения ошибки, не оказывающей влияния на величину итоговой суммы, нужно зачеркнуть неверные данные прямой чертой. Над ними указывается верная информация, которая заверяется работником кассы и бухгалтером.

Ошибки, нарушившие итоговое значение за определенный период, должны быть перечеркнуты по диагонали. Ниже необходимо сделать отметку «Аннулировано». Далее кассиру нужно заполнить новую станицу, внеся правильные сведения. В случае допущения ошибки нужно составить докладную записку, которая будет передана бухгалтеру либо гендиректору фирмы. В тексте докладной нужно указать допущенную неточность. Составленный акт используется как основа для сбора комиссии, которая внесет коррективы в книгу. По окончании данной процедуры кассир заполняет справку, где указываются все внесенные коррективы.

образец как заполнить кассовую книгу
Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде

Ответственность за отсутствие кассовой книги

Функция контроля над правильностью заполнения рассматриваемого журнала лежит на работниках налоговой инспекции. В случае выявления грубых ошибок и нарушений, работники налоговой могут выписать штраф. Здесь нужно отметить, что органы контроля не могут накладывать штраф за те ошибки, что были обнаружены спустя шестьдесят дней с даты их совершения.

Размер штрафа для собственников ИП варьируется от четырех до пяти тысяч рублей. Штраф в отношении юридических лиц варьируется от сорока до пятидесяти тысяч рублей. Важно отметить, что в случае выявления отсутствия кассовой книги, субъектам предпринимательства также грозит наказание. Пятнадцатая статья Кодекса об Административных правонарушениях, содержит в себе сведения о величине штрафов, установленных для должностных лиц.

Выводы (+ видео)

Рассмотрев образец как заполнить кассовую книгу нужно напомнить, что формирование этого регистра является обязанностью всех юридических лиц. Перед тем как начать заполнение журнала, нужно тщательно изучить все тонкости, связанные с правовой формой конкретного предприятия. Руководителям частных фирм рекомендуется проконсультироваться с грамотным специалистом, разбирающимся в данном вопросе.

Источник: ktovbiznese.ru

Что такое кассовая книга

Кассовая книга — это бухгалтерский документ, содержащий в себе всю информацию о поступлении и расходовании денежных средств. Конечно, законодательно существует бланк такой книги, но он является необязательным для использования. Каждый налогоплательщик имеет возможность самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности кассовую книгу при условии содержания в ней обязательных к заполнению реквизитов.

Порядок ведения на 2019 год

Ответственность за ведение кассовой книги лежит либо на главном бухгалтере организации, либо на человеке, которому поручено ведение бухгалтерской деятельности. Лицо ответственное за кассу назначается приказом руководителя организации.

Кассовая книга ведётся только в одном экземпляре. Исключения составляют фирмы, в которых есть обособленные подразделения с самостоятельным денежным балансом.

В этом случае каждое подразделение ведёт свою собственную книгу учёта средств. При этом оригинал кассовой книги каждого обособленного подразделения находится в подразделении, а в главное учреждение обязательно передаются копии этой книги для обязательных отчётов и информации об учёте денежных средств. Если руководители организации решили, что для их деятельности будет удобнее вести кассовую книгу в бумажном виде, то в этом случае кассовая книга представляет собой бумажный журнал с обязательными реквизитами.

Но всегда есть альтернатива: разрешено ведение кассовой книги в электронном виде. Так, она представляет собой специальную программу с обязательным заполнением граф.

Нюансы заполнения документа

Ведение кассовой книги в организации чаще всего входит в обязанности бухгалтера. Каждый день, когда производились денежные операции, кассир в начале и в конце рабочего дня сводит остатки средств.

Любой приход наличных денег в кассу фиксируется приходно-кассовым ордером, а любая выдача денег отражается в расходном ордере.

При этом номера и информация о вышеуказанных ордерах обязательно указывается в кассовой книге. Все операции таким образом учитываются в конце каждого дня и заверяются подписью главбуха. После эта информация поступает на проверку главному бухгалтеру организации.

При заполнении самой кассовой книги тоже необходимо соблюсти некоторые требования:

  • на титульном листе книги обязательно должны быть реквизиты организации (или при наличии обособленного подразделения);
  • обязательно нумерование каждой страницы книги;
  • бланк книги должен соответствовать финансовому году.

Особенности заполнения в электронном виде

Бухгалтер использует в своей работе много программ. В частности, вышеуказанную книгу в электронном виде, при этом всю необходимую информацию о поступлении и расходовании денежных средств бухгалтер вносит в программу в течение дня.

Как правило, электронная кассовая книга представляет собой таблицу. Возможны два варианта ведения книги: полностью в электронном виде и электронное ведение с дальнейшей распечаткой информации. В последнем случае в конце каждого дня, после заполнения всей необходимой информации кассовая книга в бумажном виде заверяется главным бухгалтером.

При ведении кассовой книги полностью в электронном формате, заверять информацию в книге следует электронной подписью.

Для защиты информации программы от третьих лиц, рекомендовано устанавливать блокировку от несанкционированного доступа.

Хранение кассовой книги

Хранение кассовых книг в 2019 году должно производиться в соответствии с установленными регламентами. В качестве места хранения может выступать архив организации или другое специальное место, обеспечивающее сохранность на протяжении всего срока хранения бухгалтерских документов, а именно не менее 5 лет по истечении отчетного периода. Правильное хранение кассовых книг убережёт предприятие от налоговой и административной ответственности.

Кассовая книга — один из важнейших финансовых документов в любой организации. Стоит отметить, что повсеместное введение электронных онлайн-касс не отменяет ведение кассовых книг.

Источник: ip-spravka.ru

Правила заполнения

Надлежит с полной ответственностью отнестись к формированию кассовой книги, для того, чтобы исключить негативные последствия со стороны контролирующих органов.

Алгоритм оформления унифицированной формы:

Титульный лист содержит обязательные реквизиты:

  • наименование организации, которое должно соответствовать учредительным документам/ фамилия, имя, отчество ИП;
  • за какой период оформлена кассовая книга – месяц, квартал, год;
  • наименование подразделения – в случае когда предприятие имеет филиалы, обособленные подразделения;
  • ОКПО – указывается на основании Общероссийского классификатора совокупных юридических организаций и предприятий.

Максимальный срок, за который может формироваться книга кассира, составляет один календарный год, вне зависимости от количества произведенных за этот период операций. В случае когда одного журнала оказалось недостаточно, то заводится следующий и так далее. Записи делаются в хронологическом порядке и не прерываются.

Очередность кассовых книг определяется исходя из дат, указанных на титульном листе.

Важный момент – в первый рабочий день года необходимо:

  • все страницы КО-4 пронумеровать и прошить;
  • на последней странице сделать отметку о количестве листов журнала, заверить росписью руководителя и главного бухгалтера учреждения, поставить печать;
  • заполнение книги кассира осуществляется ежедневно по мере проведения операций с наличностью. В дни, когда операций не было, ф. КО-4 заполнять не надо.

Порядок ведения кассовой книги на бумажном носителе

Существует определенный порядок оформления журнала кассира в рукописной форме.
Лист состоит из 2 идентичных частей с линией отреза:

  • 1 часть – непосредственно лист журнала кассы,
  • 2 часть – отчет кассира, к которому подшиваются подтверждающие документы: приходные и расходные ордера, ведомости на заработную плату, доверенности и так далее.

Заполнение двух частей осуществляется одновременно через копирку, после чего одна часть отрывается.

Основанием для осуществления записей в журнал являются ПКО и РКО. Поле «Номер документа» соответствует их номерам.

Графа «Остаток на начало дня» соответствует графе «Остаток на конец дня» предыдущего листа. Когда это 1-ый лист календарного года – то показателю на конец предыдущего года. Каждую страницу журнала заверяет кассир и главный бухгалтер. Указывается количество ПКО и РКО цифрами и прописью.

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Существуют некоторые особенности формирования журнала кассы с применением программных средств:

  • Формирование журнала в электронном виде допускается, когда организованы мероприятия по ограничению доступа к финансовым документам;
  • К началу текущего дня требуется составить 2 идентичные печатные формы: «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Формы должны отражать требуемые реквизиты и быть пронумерованы по порядку;
  • Журнал кассира формируется за конкретный период, который определяется учетной политикой организации: месяц, квартал, год. На последнем вкладыше надлежит указать общее количество страниц за период: “Пронумеровано и прошнуровано _______ листов”. Требуется обратить внимание: сшитая книга с указанием количества страниц за период подтверждается росписью директора и главного бухгалтера учреждения.

Сам принцип внесения записей в ф. КО-4 аналогичен порядку заполнения журнала рукописным способом.

Кассир обязан:

  • в конце текущего дня проверить правильность заполнения журнала и заверить ее своей росписью;
  • оформить отчет кассира с приложением всех подтверждающих документов и обеспечить передачу его в бухгалтерию учреждения;
  • обеспечить брошюровку и сохранность вкладных листов формы.

Заполнение полей

Пошаговый алгоритм формирования ф. КО-4:

  • В шапке требуется прописать число, месяц, год. Проверить наличие нумерации страницы журнала;
  • По строчке «Остаток на начало дня» проставить цифрами (в руб. и коп.) сумму наличных денег, которая числится в кассе на начало. Данный показатель должен соответствовать гр. «Остаток на конец дня» предшествующей страницы. Если это 1-ая страница нового календарного года – последней странице за прошедший год;
  • Графа «Номер документа» содержит данные о порядковых номерах ПКО и РКО;
  • Графа «От кого получено или кому выдано» содержит сведения о направлении расходования денежной наличности, а также об источниках ее поступления. Пример, возврат командировочных расходов от Петрова Е.К.; выдано на хозяйственные нужды Соколову Т.П.; выплата зарплаты;
  • Графа «Номер субсчета или корреспондирующего счета» – бухгалтерские проводки:по счету 50 – «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Например: 51 «Расчетный счет», 62 «Покупатели и заказчики», 70 «Заработная плата», 71 «Подотчетные суммы» и т.д. ИП указанный столбец не заполняют;
  • Графы «Приход» и «Расход» отражают суммы средств, которые поступили или выбыли в течение операционного дня (в рублях и копейках через запятую. Пример: 523,64);
  • Строка «Перенос» отражает суммы по столбцам приход/расход соответственно;
  • 2-ая страница: по строчке «Итого за день» обобщается стоимость всех проведенных операций за день отдельно по приходу и расходу;
  • «Остаток на конец дня» рассчитывается по нижеприведенному алгоритму:Остаток на начало + гр. 4 «Приход» – гр. 5 «Расход». Отражается через запятую в руб. и коп. Самостоятельной строчкой выделяется объем наличности на осуществление выплат по зарплате, выплате социального характера;
  • Необходимо помнить, что пустые строчки журнала перечеркиваются знаком “Z” так, чтобы не оставалось свободных полей;
  • На завершающем этапе необходимо указать ФИО кассира и бухгалтера, количество (прописью) ПКО и РКО.

Обязательное ведение кассовой книги

В соответствии с требованиями действующего законодательства, все организации обязаны хранить денежную наличность на банковском счете, а подавляющее большинство расчетов между юридическими лицами должно осуществляться исключительно в безналичном порядке.

Кассовый аппарат

Обратите внимание, когда наличные не используются для осуществления расчетов, оформление книги не требуется. Таким образом, можно выделить 3 категории юридических лиц, которые обязаны вести КО-4:

  • предприятия, которые ведут свою деятельность, используя наличные средства, несмотря на наличие счета в банке,
  • предприятия, которые ведут расчеты безналичным способом, но в обращении имеют наличные средства,
  • предприятия, которые не используют свои доходы на банковских карточках, но пользуются ими.

С июня 2014 г. ИП освобождены от обязанности применения Порядка ведения кассовых операций, на основании Указаний ЦБ № 3210-У от 11.03.2014г.

Кем должна вестись кассовая книга

Унифицированная ф. КО-4 заполняется:

  • кассиром либо иным сотрудником (бухгалтером, заместителем директора), который назначается гендиректором из штата предприятия;
  • непосредственно директором учреждения;
  • индивидуальным предпринимателем либо иным работником из штата фирмы.

Сотрудник, ответственный за осуществление денежных операций, назначается на основании приказа или распоряжения учреждения. С ним заключается Договор о полной материальной ответственности.

На крупных предприятиях контроль за правильностью ведения ф. КО-4, как правило, возлагается на главного бухгалтера. Когда в штате учреждения имеется несколько кассовых сотрудников, назначается старший кассир, ответственный за соблюдение финансовой дисциплины.

Все записи в финансовых документах производит кассир. Он выдает наличные денежные средства из кассы учреждения и подтверждает эти операции записью в форме. Именно кассир заверяет личной росписью каждую заполненную страницу журнала, подтверждая свою ответственность за совершенные операции.

Требования для ИП и ООО

Письмом № ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 налоговой службой даны рекомендации по применению требований Положения № 373-П. Надо обратить внимание на следующие моменты:

  • ИП, которые ведут налоговый учет по спецрежимам налогообложения: ЕСХН, ЕНВД, упрощенной системе налогообложения и патентной системе налогообложения – имеют возможность не заполнять кассовые документы и унифицированную форму КО-4. Обратите внимание: это право, а не обязанность!
  • Обязаны заполнять форму и оформлять все необходимые первичные документы субъекты малого предпринимательства. Данное положение обязательно к применению!

Если открытое акционерное общество имеет в своей структуре обособленные подразделения, где также осуществляются наличные денежные операции, необходимо оформлять КО-4 каждым таким подразделением.

С целью обобщения информации о финансовых операциях по всему предприятию, необходимо закрепить в учетной политике порядок составления и передачи данных о проведенных операциях в головную бухгалтерию ООО.

На основании Положения № 373-П, осуществление передачи отчета кассира по истечении отчетного периода обособленными филиалами, может осуществляться двумя способами:

  • в электронном виде,
  • на бумажном носителе.

Форматы ведения кассовой книги

Существует 2 варианта формирования КО-4:

  • на бумажном носителе;
  • с использованием специальных программных средств.

Унифицированную форму установленного образца можно приобрести в магазине либо изготовить типографским способом. Журнал, как правило, содержит 50 или 100 листов.

При использовании ПО важно:

  • организовать защиту от стороннего проникновения к финансовой документации предприятия;
  • исключить потерю, внесение неверных данных, дублирование операций;
  • обеспечить архивацию программной базы и формирование резервных копий.

Прошивка кассовой книги

Для этого необходимо:

  • Определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;
  • Пронумеровать все листы;
  • При помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;
  • На книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

Исправления

Новым порядком 373-П разрешается вносить исправления в журнал кассы. При этом необходимо соблюсти следующие требования: надлежит указать дату внесения исправления, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление документа.

Последовательность действий при выявлении ошибки:

  • Составить служебную записку на имя главного бухгалтера о выявленной ошибке;
  • Распоряжением директора назначается комиссия, в полномочия которой входит осуществление контроля за внесением исправлений;
  • Когда ошибка не искажает показатели остатков денежной наличности – аккуратно зачеркивается неверные данные, вносится верная информация. Внесенные исправления заверяются 2-мя подписями – кассира и главбуха. Важно: в случае внесения нескольких исправлений – заверяется каждое;
  • В том случае, когда ошибка влечет за собой исправления в остатках на начало или конец дня и не представляется возможным корректировка зачеркиванием, то перечеркивается вся страница и делается пометка «аннулировано». Далее оформляется новый лист с верными данными. Помните: страницы вырывать нельзя.

Важно! Вносить исправления запрещается:

  • в унифицированную форму КО-4, оформленную в электронной форме;
  • в приходные и расходные ордера.

Проверка налоговыми органами

При осуществлении надзорных мероприятий, налоговые инспектора особое внимание уделяют следующим вопросам:

  • наличию КО-4, правильности и полноты отражения в ней всех операций;
  • выявлению фактов превышения утвержденного лимита кассы.

Обратите внимание: ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы.

Денежную наличность, превышающую утвержденный остаток, надо своевременно зачислять на банковский счет.

Допускается превышение лимита кассы только в период выплаты зарплаты и в выходные дни, в случае осуществления финансовой деятельности.

При установлении нарушений, в отношении предприятия возбуждается административное делопроизводство. Привлечь учреждение к ответственности и наложить штраф возможно только в течение 2-х месяцев со дня совершения правонарушения. Размеры штрафов составляют до 50 тыс. рублей на учреждение и от 4 тыс. до 5 тыс. рублей на директора.

Источник: homeurist.com

Что это за книга и зачем ее вести

Внешний вид документаКассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами. Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.

Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.

Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год. Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги. Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.

Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.

Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.

Кто занимается ее ведением

Все записи в кассовую книгу вносит кассир. Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги. Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.

Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.
Ведение документа

Как заполняется этот журнал?

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

  • полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
  • фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
  • период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
  • если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
  • ОКПО.

Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.

По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.

Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:

  1. Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
  2. Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
  3. Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
  4. Номер субсчета или корреспондирующего счета. Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
  5. Затем идут строки «Приход» и «Расход», в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
  6. Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
  7. Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
  8. В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
  9. «Остаток на конец дня». Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
  10. Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
  11. В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.

Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:

Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.

Исправления в кассовой книге

Внесение измененийЕсли была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько  исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.

Источник: ZnayDelo.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector