Пример заполнения кассовой книги

Пример заполнения кассовой книги

Основные положения

Кассовая книга — это специальный журнал (регистр), в который вносят все операции, проводимые формой, с использованием наличной формы оплаты.

Такой журнал включается в отчётность индивидуального предпринимателя (ИП). Вести кассовый журнал – обязательное мероприятие при наличии операций с наличными деньгами. Ведение и составление регистра регулируется налоговым законодательством. Начиная с 2016 года, вести кассовый регистр обязаны даже те предприниматели, которые работают по упрощённой системе уплаты налогов.

ведение кассовой книги

Журнал оформляется по специальной форме КО-4. Вести кассовый регистр нужно внимательно и тщательно, так как его проверяют сотрудники налоговой при любой проверке налоговых органов. Если в журнале окажутся недостоверные сведения, ошибки или он неправильно оформлен, то на предпринимателя накладывают штраф. На каждый календарный год заводится отдельный кассовый журнал.

Как ведётся кассовая книга


Прежде чем увидеть пример заполнения кассовой книги рассмотрим подробности заполнения. Все кассовые операции, которые проводятся предпринимателем в течение дня, должны быть занесены в кассовый журнал. Единственные дни, когда можно не вести журнал – выходные. В кассовой книге содержатся сведения об обороте наличных средств, которое также отражено в приходно-расходной документации. По окончании рабочего дня в неё вносят итоговые данные, содержащие сведения о лимите кассы и обороте.

С помощью кассового журнала все наличные финансы фирмы становятся видны и фиксируются. Помимо обязательных сведений, регистр может содержать также сведения, которые туда решило внести руководство фирмы.

Иногда ИП может не заниматься ведением кассового регистра, но в случае, если заработная плата сотрудников выдаётся им наличными деньгами через кассу, то ведение регистра обязательно. Но даже если заработок сотрудников перечисляется им в безналичной форме, знания, как заполняется кассовая книга лишними не будут.

кассовая книга это

Сведения о ведении регистра в законах


На необходимость ведения журнала указывает Указ Центробанка от 11.03.2014 №3210-У. Там сообщается, что следует вносить все операции, связанные с поступлением или отчисление наличных средств. Коммерческая организация может иметь только один кассовый регистр.

Каждый лист должен быть пронумерован, листы прошиты и в конце стоять мастичная или сургучная печать.

После прошивки листы заверяет уполномоченное лицо или руководитель фирмы. Любые сведения, которые вносятся в регистр, должны быть продублированы. В целях дублирования можно использовать обычную копирку. Должна быть возможность оторвать одну из копий, так как она необходима кассиру для отчёта. Оригинал записей остаётся в журнале. Естественно, что номера страниц оригинала и копии должны совпадать. Внесение исправлений в кассовый журнал возможно, только если такие исправления заверены подписями главного бухгалтера и кассира. Возможно автоматизированное заполнение кассового регистра или кассовая книга в электронном виде. В таком случае страницы создаются в виде машинограмм, а листы нумеруются автоматически.


Категорически недопустимо выдавать средства из кассы, если нет подтверждения данной операции в расходном ордере подписью получателя. В противном случае отсутствующие денежные средства считаются недостачей и подлежат взысканию с кассира. Любые наличные деньги, в отсутствие необходимых кассовых документов, приравниваются к прибыли предприятия.

Помещение кассы должно быть оборудовано таким образом, чтобы обеспечить безопасное хранение денег. Также должна быть обеспечена безопасность транспортировки денежных средств в банк. Обязанность по обеспечению безопасности ложится на руководство фирмы. Невыполнение данного требования может привести не только к административной ответственности, но и к уголовной.

как заполнять кассовую книгу

Сведения об обеспечении сохранности денежных средств есть в Указаниях Центробанка. Требования к наличию или отсутствию сигнализации в кассовом помещении законодательно не установлены, но есть рекомендации по хранению наличности в сейфе, ключ от которого находятся у кассира. Кроме того, есть указания, что в начале смены, перед открытием помещения и сейфа, кассир должен осмотреть замки и убедится в их сохранности, также должны быть целы решётки на окнах и дверях. Если есть следы вскрытия, необходимо сразу же сообщить в полицию и руководству организации.

Порядок заполнения


Итак, как заполнять кассовую книгу? Существуют готовые шаблоны, в соответствии с которыми ведётся кассовая книга. Все операции с наличными деньгами за день должны быть отражены на одном листе журнала. В конце дня работы необходимо сводить остатки и подбивать итоги. Затем кассовый работник составляет суточный отчёт и сдаёт все наличные средства в бухгалтерию.

В кассовом журнале каждая страница продублирована, и копия находится на отрывной части. Это сделано для того, чтобы эту копию кассир мог приложить к отчёту.

Журнал имеет восемь колонок. Первая колонка «остаток на начало дня». В эту колонку вносят сумму, которая стоит в колонке «остаток на конец дня» предыдущего дня. Вторая колонка «номер документа» в ней проставляется спецномер приходно-расходных ордеров. Третья колонка содержит данные ордеров. Сумма в этой колонке пишется полностью. Четвёртая колонка «корреспондентский счёт или номер субсчёта». Пятая колонка «ФИО предпринимателя или название организации». Шестая колонка «перенос», в ней суммируются операции, зафиксированные в предыдущих колонках. Седьмая колонка «итого за день», тут подбиваются дневные итоги. Восьмая колонка «остаток на конец дня». В ней полностью подбивается сумма за день. Эта цифра должна совпасть с суммой наличности в кассе. Оборотную сторону бланка либо заполняют, либо перечёркивают символом Z. В конце записей ставятся подписи бухгалтера и кассира.

Внешний вид регистра и правила ведения


Кассовый регистр представляет собой 70-120 страничный журнал, который обязательно содержит титульный лист. На титульном листе содержатся сведения о временном отрезке, в течение которого действует данный журнал, ФИО ИП или ОКПО организации.

В случае если журнал ведётся вручную, то листы нумеруются, шнуруются и в таком виде опечатываются. Любая запись дублируется под копирку. Ниже приведён образец заполнения кассовой книги вручную.

В обязанности работника кассы входит:

  • подсчёт итогов за сутки;
  • сведение кассового остатка на начало будущего дня;
  • отчёт перед бухгалтерским отделом.

Проверка всех записей, внесённых в кассовый журнал, возлагается на бухгалтера. Он проверяет соответствие записей приходно-кассовым ордерам и ставит свою подпись.

В кассовом журнале вполне допускаются исправления путём перечёркивания неправильной записи и внесения правильной. Такое исправление должно быть заверено подписью кассира и бухгалтера. Затирки, подчистки и прочее в регистре недопустимы.


образец заполнения кассовой книги вручную

В конце дня, после подбития итоговых сумм кассир отдаёт в бухгалтерию отрывную копию листа из кассовой книги и всю документацию, подтверждающую операции проведённые в течение дня. Затем кассиром в регистр вносится число отданных в бухгалтерию документов и ставится подпись. Бухгалтером проверяются все данные и тоже подписывается книга.

Каждый новый день, в кассовом журнале записи начинают вносить с нового листа и обязательно проставляется номер листа, дата, остаток наличных средств на начало дня и операции в течение суток.

В начале календарного года заводится новый кассовый журнал, а в конце – на последней странице прошнурованного журнала ставят печать и пишут «пронумеровано и прошнуровано» и указывают количество листов. В интернете можно найти образец как заполнить кассовую книгу.

Вопросы, возникающие в ходе ведения регистра

При ведении кассового журнала, наиболее часто возникают вопросы следующего характера.

  1. Кто осуществляет контроль за его ведением?
  2. Какие моменты следует учесть при ведении регистра в обособленном подразделении?
  3. Сколько кассовых книг может быть на предприятии?
  4. Предусмотрен ли штраф за неполные или недостоверные данные в журнале, и если предусмотрен, то каков его размер?

Итак, ответим на эти вопросы.

  1. Кто осуществляет контроль за ведением кассового регистра? Согласно Постановлению Госкомстата от 18.08.1998 №88, контроль ведения журнала должен осуществляться бухгалтером предприятия или фирмы. Этим же постановлением утверждена так же форма для кассового регистра. Порядок, в соответствии с которым осуществляется контроль, находится в политике учёта предприятия и подлежит утверждению приказом. Как правило, контроль включает в себя сверку кодов на соответствии с утверждёнными на фирме, контроль нумерации и ведения книги в целом. Также проверяется тот список документов, которые передаются в головное управление всеми специализированными подразделениями.
  2. Моменты, которые следует учитывать при ведении кассового учёта в обособленных подразделениях. В любом специализированном подразделении, при проведении операций с наличными средствами нужно вносить соответствующие записи в кассовом журнале. Правила, по которым вносятся такие сведения, полностью идентичны правилам для головного предприятия.
    всё же, в подразделениях есть некоторые моменты, отличные от головного предприятия. Если подразделение вносит наличные средства на расчётный счёт предприятия в банке, то оставшаяся сумма устанавливается так же, как и для головного подразделения. Если же филиал вносит наличные средства непосредственно в кассу предприятия, в таком случае максимальная сумма устанавливается филиалом самостоятельно. Но при любой форме внесения средств максимальная сумма утверждается приказом руководителя фирмы. Копии страниц кассового журнала из филиалов в главное подразделение происходит в соответствии с установленными правилами. На обложке кассового регистра в обязательном порядке должно быть указано название филиала.
  3. Сколько кассовых книг может быть на предприятии? В некоторых случаях фирма может вести несколько регистров. Ведь что такое кассовая книга? Это тот документ, в котором отражены операции с наличностью, а есть случаи, когда операции проводятся не только в головном подразделении. Первый случай — если предприятие является платёжным агентом, то у него может быть предусмотрен собственный кассовый журнал для ведения операций с наличными средствами и журнал для наличных денег, которые приняла фирма после проведения операций платёжным агентом. Второй случай – фирма имеет филиал, который осуществляет ведение собственного кассового регистра.
    как вести кассовую книгу

  4. Предусмотрен ли штраф за неполные или недостоверные данные в журнале, и если предусмотрен, то каков его размер? За любые нарушения в ведении кассового журнала, исправления, выполненные не по правилам, внесение недостоверных или неполных сведений предусмотрена административная ответственность. Она выражается в виде штрафа в размере 40-50 тысяч рублей.

Вывод

Как видно из статьи, ведение кассовой книги довольно трудоёмкое занятие. Нужно сесть и разобраться во всех нюансах и особенностях ведения в зависимости от формы собственности предприятия или режима налогообложения. Зачастую лучше воспользоваться услугами профессионального бухгалтера, особенно если фирма достаточно велика и объём операций с наличными средствами большой.

101biznesplan.ru

Что это за книга и зачем ее вести

Внешний вид документаКассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами. Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.


На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.

Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.

Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год. Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги. Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.

Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.

Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.

Кто занимается ее ведением

Все записи в кассовую книгу вносит кассир. Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги. Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.

Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.
Ведение документа

Как заполняется этот журнал?

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

  • полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
  • фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
  • период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
  • если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
  • ОКПО.

Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.

По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.

Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:

  1. Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
  2. Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
  3. Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
  4. Номер субсчета или корреспондирующего счета. Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
  5. Затем идут строки «Приход» и «Расход», в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
  6. Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
  7. Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
  8. В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
  9. «Остаток на конец дня». Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
  10. Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
  11. В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.

Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:

Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.

Исправления в кассовой книге

Внесение измененийЕсли была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько  исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.

znaydelo.ru

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Образец заполнения кассовой книги, часть 1

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Образец заполнения кассовой книги, часть 2

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

assistentus.ru

Бланк кассовой книги по форме КО-4

• Скачать актуальный бланк КО-4 (формат Excel), а также в формате Word.

• Скачать образец заполнения КО-4.

• Смотреть инструкцию и образец КО-4.

Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации.

Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее). Он ежедневно вносит в неё записи на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров. Но если приходно / расходные операции не совершались в какие-то дни, то и книгу заполнять не нужно за эти даты.

Одна книга рассчитана на один календарный год. Но если в течение года одного экземпляра кассовой книги оказалось мало, то заводится ещё один – и записи дальше продолжаются в хронологической последовательности.

В одной организации должна быть только одна кассовая книга, даже если  осуществляется несколько видов деятельности на разных налоговых режимах.

Единственное исключение: только обособленные подразделения (филиалы) юрлица ведут свою собственную кассовую книгу, но при этом копии листов книги и первичных кассовых ордеров передаются в головной офис в установленные организацией сроки.

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

 

Как вести кассовую книгу

Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Рассмотрим подробнее.

Кассовая книга на бумажном носителе (2 варианта её ведения)

1) Покупается уже готовая, распечатанная в типографии книга и ведётся вручную. Перед её заполнением нужно все листы прошить, пронумеровать, на последнем листе указать общее количество страниц, затем скрепить сургучной или мастичной печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.

В конце рабочего дня после оформления кассовой книги, т.н. вкладной лист остаётся в книге, а отрывной лист, т.н. отчёт кассира, отрывается и передаётся в бухгалтерию для проверки и подписания вместе со всеми оформленными за день первичными документами: РКО, ПКО, ведомости и т.п.

2) Книга оформляется с применением технических средств (компьютер и программное обеспечение), затем распечатывается и только потом подписывается собственноручной подписью. Порядок следующий:

  • Электронный шаблон кассовой книги (Word или Excel – без разницы) имеет 2 листа: верхний (с надписью «Образец 3, 5, 7, 9 и т. д.) является вкладным листом, а нижний (с надписью «Образец 4, 6, 8, 10 и т. д.) – отчёт кассира. Оба листа заполняются совершенно одинаково.
  • В течение дня в кассовую книгу кассир (или лицо, его заменяющее) вносит  записи на основе каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров.
  • В конце рабочего дня в книге выводится итоговая сумма прихода / расхода за день и остаток наличных денег в кассе на конец дня.
  • Затем распечатываются вышеуказанные 2 листа с одинаковым заполнением: вкладной лист и отчёт кассира.
  • Вкладные листы кассир оставляет и хранит у себя в отдельной папке, а в конце года они сшиваются (с указанием на последней странице книги общего количества страниц), скрепляются печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
  • Листы «отчёт кассира» для сверки и подписания  передаются в бухгалтерию вместе со всеми сформированными за день первичными документами: РКО, ПКО, заявление на получение аванса, ведомости на оплату, заявление на выдачу в подотчет и т.п. и.

Листы нумеруются в порядке возрастания с начала года. При этом в последнем вкладном листе каждого месяца и календарного года необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.

Кассовая книга в электронном виде

Оформляется с применением технических средств (компьютер, ПО) с учетом обеспечения её защиты от несанкционированного доступа, искажений, потерь информации и подписывается электронными подписями в соответствии с установленными требованиями.

При использовании электронной подписи распечатывать книгу не нужно.

 

Образец заполнения кассовой книги

Титульный лист

Образец заполнения кассовой книги

 

Кассовый лист (картинка увеличивается)

Образец заполнения кассовой книги

 

Кассовый лист (картинка увеличивается)

Пример заполнения кассовой книги

 

ip-spravka.ru

Как правильно вести кассовую книгу в 2018 году

В каждой организации, приказом руководителя должен быть назначен человек, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из них подробнее.

Для начала, рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения этого учетного документа и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

  1. В начале смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
  2. Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
  3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи и выводит остаток. Записи, сделанные за день заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего учетный документ передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению документа, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.

Отдельно нужно отметить требования к хранению этого учетного документа. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в организации 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение такого документа в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить данные о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток и распечатать листы за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы необходимо сформировать в журнал и прошить. На последнем листе должно быть указано общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати фирмы, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств.

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2018 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

Пример заполнения кассовой книги

На титульном листе нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

  • одна остается в книге;
  • вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку "перенос", в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии". После того, как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист за день выглядит так:

Пример заполнения кассовой книги

Административная ответственность

Нарушение ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

  • в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
  • в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.

ppt.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector