Как вести налоговые регистры по ндфл

Как вести налоговые регистры по ндфл

В течение какого срока организации следует хранить налоговые регистры по НДФЛ?

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

При этом формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налог.
ежного документа.

Таким образом, налоговые агенты обязаны вести регистры налогового учета по НДФЛ как в отношении сумм доходов, выплаченных физическим лицам, так и в отношении сумм налога, удержанных и перечисленных налоговым агентом.

Форма регистров налогового учета по НДФЛ определяется налоговым агентом самостоятельно.

Обязанность вести регистры налогового учета по НДФЛ на бумажных носителях действующим законодательством не предусмотрена.

Не предусмотрено также при ведении регистров налогового учета по НДФЛ и наличие такого реквизита как подпись ответственного лица (как собственноручная, так и электронная).

Следовательно, налоговые агенты вправе вести налоговые регистры по НДФЛ, как в отношении выплаченных физическим лицам доходов, так и в отношении сумм удержанного и перечисленного налога, в электронном виде без заверения их электронной подписью ответственного лица и без их распечатывания на бумажных носителях.


 

Подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ предусмотрена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Однако нет указаний на то, что данная норма распространяется также и на налоговых агентов.

В отношении налоговых агентов подпунктом 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ установлена обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

Одновременно подпунктом 3 данного пункта установлена обязанность налоговых агентов вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации налогов, в том числе по каждому налогоплательщику. Однако какие-либо сроки хранения соответствующих учетных регистров не установлены.


Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод о том, что в настоящее время действующим законодательством не установлена для налоговых агентов обязанность обеспечивать сохранность данных налогового учета (налоговых регистров) по НДФЛ, как в отношении сумм выплаченных физическим лицам доходов, так и в отношении сумм удержанного и перечисленного в бюджет налога.

В то же время статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, под которым понимается, в том числе отсутствие регистров налогового учета.

На основании вышеизложенного, поскольку в отношении налоговых агентов установлена обязанность по ведению регистров налогового учета по НДФЛ, за неисполнение которой предусмотрена налоговая ответственность, налоговому агенту следует обеспечивать сохранность налоговых регистров по НДФЛ как в отношении сумм выплаченных физическим лицам доходов, так и в отношении сумм удержанного и перечисленного налога, по тем налоговым периодам, по которым в отношении налогового агента может быть проведена выездная налоговая проверка по НДФЛ (за три года, предшествующие текущему году).

 


Как вести налоговые регистры по ндфл Как вести налоговые регистры по ндфл

www.audit4dk.ru

Зачем нужен этот документ?

Организации обязаны создавать налоговые регистры и отражать в них обобщенные сведения, необходимые для расчета сборов в бюджет. По НДФЛ заполняется отдельный документ. Его составление преследует следующие цели:

Проверка со стороны контролирующих органов, своевременности и правильности

  • уплаты налогов;
  • проверка данных, предоставляемых ИФНС, самими налогоплательщиками;
  • упрощение процесса заполнения налоговой отчетности.

Законодательно не установлено типовых форм налоговых регистров. Это означает, что предприятие может разработать документ самостоятельно, в свободной форме.

Важно! Рекомендуется утвердить формы документов в учетной политике организации.

К составлению документа предъявляются следующие требования:

  • Данные должны заполняться непрерывно в хронологическом порядке;
  • структура регистра должна быть простой и понятной;
  • включаются все сведения, влияющие на формирование налоговой базы;
  • заполняется в специализированных, электронных программах или на бумаге.

На главной странице формы указываются реквизиты налогового агента. Сама форма представлена в виде таблицы. Для заполнения документов в табличной форме удобно использовать Excel. Благодаря функции поиска в документе легко можно найти необходимые данные. Таблица также имеет и другие возможности, упрощающие работу с данными:

  1. Сортировка и фильтры;
  2. Математические формулы. Использование формул программы позволяет во многом автоматизировать ввод данных. Благодаря соответствующим настройкам Excel, при заполнении прибыли физических лиц можно автоматически рассчитать налог с учетом вычетов и других нюансов.

Несмотря на то, что регистр налогового учета по НДФЛ самостоятельно разрабатывается и утверждается каждой организацией, предусмотрен порядок, где обязательно должны отражаться:

  • Сведения о сотрудниках компании, позволяющие четко идентифицировать каждого налогоплательщика (ФИО работника, дата рождения, ИНН, адрес и т.д.);
  • налоговый статус сотрудника;
  • перечень доходов;
  • сведения по налоговым вычетам и суммам, которые могут уменьшить базу для расчета;
  • дату выплаты вознаграждений;
  • размер рассчитанного и удержанного налога;
  • даты удержания и перечисления НДФЛ;
  • реквизиты платежного поручения по уплате налога.

Помимо указанных данных для заполнения налогового регистра можно отразить дополнительную информацию:

  • Ставка налога;
  • авансовые платежи (если работают иностранцы по патенту);
  • налог, который не получилось удержать;
  • налог, возвращенный предприятием;
  • дату получения дохода;
  • крайний срок уплаты налога, по закону.

Внимание! Если организация уже применяет подобный документ для 2 НДФЛ, его можно просто вести дальше и использовать при сдаче 6 НДФЛ. Либо по желанию, заводится отдельный документ.

Когда бухгалтер все же решит составить отдельный регистр на 6 НДФЛ, целесообразно указать в нем те же сведения, которые содержатся в бланке отчета. Поскольку форма сдается по всем работникам компании, графу с информацией по налогоплательщику (сотруднику) нужно заменить и указать графу с количеством работников, которым выплачивался доход.

Другие особенности заполнения отчета, какие необходимо учесть при составлении налогового регистра:

  • Сдается каждые три месяца;
  • заполняется нарастающим итогом по налоговым ставкам;
  • заполняется по каждой разновидности дохода.

Образец заполнения налогового регистра для 6 НДФЛ

Образец заполнения налогового регистра для 6 НДФЛ

Скачать бланк налогового регистра для 6 НДФЛ.

Какова ответственность при отсутствии документа

Отчет должен заполняться по данным регистра, поэтому его отсутствие является нарушением законодательства, и виновник несет ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Это карается штрафными санкциями в размере 10 — 40 тыс. рублей. На каждого правонарушителя штраф накладывается в индивидуальном порядке, в зависимости от длительности нарушения и того, как оно повлияло на расчет налоговой базы.

Налоговый агент может оспорить наложенные на него санкции в судебном порядке в следующих случаях:

  1. Регистры есть и ведутся в организации, но они не зафиксированы в учетной политике. В этом случае претензии контролеров не правомерны, так как это требование не носит обязательный характер. Однако, во избежание судебных споров, лучше утвердить формы документов в УП;
  2. Документ ведется, но сведения в графах заполнены не полностью. Инспекция может посчитать такой документ не действительным, так как он нарушает требование по полноте учета. Недействительный регистр приравнивается к отсутствию документа, а за это полагается штраф. Но, если речь идет о дополнительных сведениях, а не обязательных, это не может служить основанием для признания такого регистра недействительным;

  3. Отсутствие «построчных» регистров. В ходе проверки у налоговиков, могут возникнуть вопросы по заполнению той или иной строки, и они могут запросить дополнительный документ, расшифровывающий ее. При отсутствии такового, накладывают штраф. Однако НК РФ не содержит такого требования, значит, данная позиция ИФНС незаконна.

Важно! Если отсутствуют обязательные сведения, регистр будет признан недействительным, и оспорить штраф не получится.

Заключение

Сведения в отчетности по НДФЛ должны соответствовать информации в регистре. Его заполнение является обязательным для всех налогоплательщиков. Бланк утверждается самостоятельно. На предприятии может вестись один регистр по подоходному налогу или несколько по каждому виду отчетов. За отсутствие или неверное заполнение, предусмотрена ответственность в виде штрафа.

ndflexpert.ru

Сведения о налогоплательщике

Сведения о налогоплательщике должны идентифицировать его с точки зрения обязанности удержания у него НДФЛ. На основе регистров налогового учета заполняются сведения по форме 2-НДФЛ. Поэтому в регистре по учету НДФЛ важно отразить все сведения, требующиеся для заполнения этой формы: фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес места жительства, данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, данные о гражданстве, ИНН. В отношении нерезидентов и иностранных граждан целесообразнее указать адрес места жительства в стране постоянного проживания.


Если сотрудник работает в зарубежном филиале российской компании, при выплате ему зарплаты работодатель не признается налоговым агентом по НДФЛ, так как источник доходов расположен за пределами территории РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). В этом случае работодатель не исчисляет, не удерживает и не уплачивает НДФЛ с дохода и не представляет в налоговый орган справки по форме 2-НДФЛ (письма Минфина России от 18.02.13 № 03-04-06/4254, от 13.02.12 № 03-04-06/6-35 и от 20.06.11 № 03-04-05/6-430). Соответственно в отношении такого сотрудника организация вправе не вести и налоговый регистр по учету НДФЛ.

Статус налогоплательщика

Ошибочно определенный статус налогоплательщика грозит компании штрафными санкциями. Важность такого реквизита обусловлена тем, что от налогового статуса сотрудника зависит размер ставки, по которой облагаются его доходы: 13% — по доходам резидента и 30% — по доходам нерезидента (подп. 1 и 3 ст. 224 НК РФ). Окончательно статус физлица определяется на конец налогового периода (письма Минфина России от 16.04.10 № 03-08-05 и от 14.09.09 № 03-04-05-01/683).


Неправильное определение статуса приводит либо к излишнему удержанию НДФЛ, либо к образованию задолженности по этому налогу. При этом за неудержание или неперечисление налога компании грозит штраф в размере 20% от суммы, которую он должен удержать или перечислить в бюджет, а также пени (ст. 123 НК РФ). Если физическое лицо уже уволено на момент доначисления НДФЛ, то налоговый агент не должен уплачивать сумму недоимки. Так как уплата налога за счет средств налогового агента не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ).

Если в результате смены статуса образовалась переплата, то по окончании года физлицо самостоятельно возвращает налог в налоговую инспекцию (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). Если статус резидентства приобретен в течение налогового периода и есть уверенность, что он не изменится, то, по мнению Минфина, переплаченный налог подлежит зачету налоговым агентом (письмо от 10.02.12 № 03-04-06/6-30).

В реквизите «статус налогоплательщика», помимо резидентства, можно указать, относится ли конкретный работник к категории высококвалифицированных специалистов. Так как даже если такое физлицо является иностранцем, его доходы с первого дня работы облагаются по ставке 13% (абз. 4 п. 3 ст. 224 НК РФ).

Дата выплаты дохода

Дата выплаты дохода не всегда совпадает с датой фактического получения дохода, определяемой в соответствии со статьей 223 НК РФ. НК РФ не содержит понятия «дата выплаты дохода». Поэтому типичной ошибкой является путаница с понятиями «дата выплаты дохода» и «дата его получения». При заполнении этого реквизита важен вид дохода.

Так, дата фактического получения дохода в денежной форме — день перечисления денег на счет налогоплательщика (п. 1 ст. 223 НК РФ). А дата фактического получения зарплаты — последний день месяца, за который был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). При этом выплата может осуществляться в любой день, установленный локальным актом компании. Кроме того, статья 136 ТК РФ обязывает работодателя выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца. Но в момент получения аванса у работника нет дохода, а обязанность перед бюджетом возникает только в последний день месяца (письмо Минфина России от 09.08.12 № 03-04-06/8-232).

Президиум ВАС РФ в постановлении от 07.02.12 № 11709/11 отметил, что до истечения месяца нельзя определить доход и исчислить НДФЛ при выплате первой части зарплаты. Таким образом, работодатель вправе не отражать в регистре оплату труда за первую половину месяца.

Кроме того, суд указал, что датой получения отпускных признается дата их фактической выплаты. Аналогичного мнения придерживается и Минфин России (письма от 06.06.12 № 03-04-08/8-139 и от 15.11.11 № 03-04-06/8-306). При этом на практике есть противоположное мнение о том, что дата получения дохода в виде отпускных — последний день месяца их начисления (постановления ФАС Западно-Сибирского от 26.09.11 № А27-16788/2010 и Северо-Западного от 30.09.10 № А56-41465/2009 округов).

Другой спорный случай — выплата аванса до сдачи работ по договору подряда. Поскольку в главе 23 НК РФ понятие «аванс» не определено, а в соответствии с пунктом 1 статьи 223 НК РФ датой получения дохода считается день его выплаты в денежной форме, представляется правильным исчисление и удержание НДФЛ с суммы предоплаты в день ее выплаты. Так, ФАС Уральского округа в постановлении от 14.11.11 № Ф09-7355/11 отметил, что аванс нельзя рассматривать как получение дохода, пока не подписан акт приемки-сдачи работ (услуг). Следовательно, налоговый агент не обязан удерживать и перечислять НДФЛ с аванса.

ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 16.10.09 № А03-14059/2008, напротив, пришел к выводу, что при выплате аванса по договору подряда возникает доход (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). И удержать НДФЛ нужно непосредственно при выплате аванса физлицу.

Сложности возникают и с моментом определения даты получения суточных, выплаченных сверх нормы. По мнению Минфина России, датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета (письмо от 14.01.13 № 03-04-06/4-5). Ранее финансовое ведомство придерживалось другой позиции — суточные сверх нормы облагаются НДФЛ на дату их выплаты (письма от 25.06.10 № 03-04-06/6-135 и от 01.02.08 № 03-04-06-01/27).

Доход при прощении долга по беспроцентному займу также вызывает вопросы В этом случае у заемщика не возникает дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах (письма Минфина России от 08.06.12 № 03-04-06/4-163 и от 11.04.12 № 03-04-06/3-106). Однако у него образуется налогооблагаемый доход в виде суммы прощенного долга (письмо Минфина России от 22.01.10 № 03-04-06/6-3). В данном случае в регистр учета НДФЛ вносится дата момента возникновения налоговой базы — дата подписания соглашения о прощении долга.

Дата удержания налога

По реквизиту «дата удержания налога» налоговики выявляют неправомерное неудержание налога. Как правило, дата удержания налога совпадает с фактической датой выплаты доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ). Например, при выплате зарплаты, отпускных, материальной помощи (свыше 4000 руб. в год), дивидендов НДФЛ удерживается в день выплаты или перечисления дохода. Если физлицо получает доход в неденежной форме — материальная выгода от экономии на процентах по займам, заработная плата в натуральной форме, подарки стоимостью свыше 4000 руб. в год — НДФЛ удерживается в ближайший день выплаты дохода (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ). Причем сумма удерживаемого налога не должна превышать 50% от суммы денежной выплаты (письмо Минфина России от 28.11.07 № 03-04-06-01/420).

Если компания не удержала налог и не перечислила его в бюджет, ей грозит штраф в размере 20% от суммы налога (ст. 123 НК РФ). Важно помнить, что пункт 9 статьи 226 НК РФ запрещает уплату налога налоговым агентом за счет собственных средств. Несмотря на это, некоторые суды указывают на отсутствие правонарушения в случае уплаты налоговым агентом НДФЛ за счет собственных средств (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.11.07 № Ф04-7817/2007(40014-А45-19), оставлено в силе определением ВАС РФ от 06.03.08 № 2281/08).

На практике случается, что работодатель начислил зарплату, но не выплатил ее (например, из-за тяжелого финансового положения или отсутствия работника на рабочем месте в день выплаты). В этом случае в момент начисления зарплаты налоговый агент заполняет реквизиты «сумма дохода» и «дата выплаты (дата получения) дохода». А реквизит «дата удержания» регистра заполняется уже после того, как заработная плата будет выплачена — когда налог будет фактически удержан.

otchetonline.ru

Что такое налоговый регистр?

Точное определение, что собой представляет налоговый регистр, в Налоговом Кодексе РФ присутствует лишь в главе 25 «Налог на прибыль» – в ст.314. В этой статье сказано, что налоговыми регистрами являются формы, в которых для целей расчета налогов происходит систематизация данных за конкретный период.

Общие характеристики налоговых регистровДополнительно к этому определению из анализа каждой главы Налогового кодекса, посвященной своему налогу, можно выделить общие характеристики налоговых регистров:

  • группировка данных происходит без распределения по бухгалтерским счетам;
  • систематизация информации в регистрах происходит за отчетный период, с нарастающим итогом или без такового – в зависимости от специфики налога;
  • данные берутся из первичных документов, справок бухгалтера и иных аналогичных источников;
  • формирование налоговых данных происходит на основании утвержденной Учетной политики;
  • регистры могут быть представлены на бумаге или в электронном виде;
  • записи в регистрах ведутся в строгом хронологическом порядке, без пропусков и изъятий;
  • хранение регистров должно обеспечить им защиту от несанкционированных исправлений;
  • все исправления вносить могут только лица, на которых возложена ответственность за ведение регистров.

Стоит отметить, что налоговые регистры предназначены не просто для систематизации данных, а для правильного и достоверного определения налоговой базы. Из них берутся сведения для составления деклараций и для внесения налоговых платежей.

Регистр для учета НДФЛ: форма, содержание и структура

Все регистры для налогового учета можно условно разделить на две группы:

  • общие регистры. К ним относится, например, Книга по учету доходов и расходов налогоплательщиков, которые применяют упрощенный налоговый режим (утв. Минфином РФ в Приказе №135н, 22.10.12г.); Книга учета доходов для предпринимателей, которые работают на патентной налоговой системе (Приказ №135н, МинФин РФ, 22.10.2012г.), и т.д.
    В этих Книгах происходит учет всех операций, которые имели место быть в ходе предпринимательской деятельности и отражение которых обязательно для целей расчета налогов и вытекает из требований норм соответствующих налоговых глав. Формы этих Книг строго унифицированы и не подлежат корректировке налогоплательщиком. Кроме того, данные регистры часто истребуются налоговыми органами при проведении ими камеральных проверок деклараций;
  • аналитические регистры. Название «аналитический» закреплено в статье НК РФ 314, но находит свое применение и в иных налоговых главах. В частности, в главе 23 «НДФЛ», в статье 230 закреплена обязанность налогового агента по отражению всех доходов, выплаченных им своим сотрудникам и иным физическим лицам, в регистрах.

Форма налогового регистра по НДФЛФорма самого регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем данных аналитического характера, разрабатываются налоговым агентом самостоятельно.

Но при этом указанный документ должен содержать в себе сведения следующего характера:

  • все доходы, какие получены физическим лицом, и все предоставленные ему налоговые вычеты. Налоговые вычеты и доходы в регистре показываются только те, которые за налоговый период были получены от налогового агента. Например, имущественный вычет, если его предоставил налоговый орган, не отражается в регистре по НДФЛ;
  • вся сумма рассчитанных и удержанных налогов НДФЛ;
  • данные о налогоплательщике, позволяющие четко идентифицировать его;
  • вид выплаченных этому лицу доходов и предоставленных вычетов;
  • расходы и иные суммы, которые могут в соответствии с нормами главы 23 НК РФ уменьшать налоговую базу. А также виды этих расходов и иных платежей.
    Виды доходов, вычетов и расходов проставляются с отражением кодов, которые утверждены ФНС РФ в приказе №ММВ-7-11/387@ от 10.09.15г.
    даты выдачи (перечисления) доходов;
  • даты удержания НДФЛ с доходов физического лица;
  • даты перевода в бюджет удержанных налогов;
  • реквизиты документов, которые подтверждают перечисление налогов в бюджет;
  • статус физического лица, как налогоплательщика. Этот статус должен быть идентичен тому, какой впоследствии будет проставляться в форме «Справка 2-НДФЛ». Взять сведения о статусе можно из приказа ФНС РФ №ММВ-7-11/485@ от 30.10.15г. А чтобы правильно проставить статус, можно руководствоваться письмом ФНС РФ № БС-4-11/4272@ от 15.03.16г. В этом письме рассмотрены отдельные вопросы по оформлению справки № 2-НДФЛ.

Все вышеуказанные реквизиты носят обязательный характер, а потому они должны все присутствовать в налоговом регистре. Однако дополнить новыми реквизитами данную форму можно, если этого требует специфика расчетов с физическими лицами или специфика самой хозяйственной деятельности налогового агента.

Порядок заполнения, ведения и хранения

Порядок заполнения регистра налогового учета по НДФЛПри этом:

  • сам регистр должен содержать в себе сведения за налоговый период, т.е. за календарный год;
  • все сведения в регистре указываются с нарастающим итогом – для целей подготовки формы 6-НДФЛ, которая составляется и сдается по окончании квартала, 6-ти, 9-ти месяцев и года. При этом итог выводится по каждому месяцу начисления дохода с последующим обобщением за квартал, 6 месяцев и т.д.
  • готовится документ в отечественной валюте – в рублях. Причем, сумма налога к внесению в бюджет и к удержанию из доходов налогоплательщика рассчитывается в целых рублях (без копеек) и с соблюдением всех правил округления (свыше 50 копеек – все округляется в сторону увеличения). Что касается отражения доходов, то они проставляются в той сумме, в какой начислены, – без округлений. Сведения о начисленных доходах берутся из расчетных ведомостей;
  • заводится регистр на каждого налогоплательщика, в отношении которого была произведена выплата дохода;
  • заполняться регистр может и от руки, и с помощью программного обеспечения, но только тем лицом, которое ответственно за расчет оплаты труда и иных вознаграждений в пользу физических лиц. Именно этот сотрудник вправе вносить изменения в регистр и подтверждать выполненные им корректировки своей подписью;
  • в регистр сведения вносятся из первичных документов, которые содержат в себе данные о начисленных и выплаченных доходах, о начисленных, удержанных и переведенных в бюджет суммах налогов;
  • регистр составляется по окончании месяца, когда есть точные и конечные данные о доходах, вычетах и прочих показателях. Но итоговые данные по регистрам должны быть готовы и проверены к моменту заполнения 6-НДФЛ за соответствующий период.

Хранится регистр не менее 5-ти лет на предприятии; в условиях, которые защищают его от несанкционированного внесения в него корректировок. Если регистр составлен в электронной форме, то в течение всего срока его хранения должна быть обеспечена возможность вывода данных регистра на бумажный носитель.

Нюансы оформления

Идентифицирующими данными налогоплательщика, которые должны быть отражены в шапке регистра, являются:Идентифицирующие данные налогоплательщика в регистре налогового учета по НДФЛ

  • фамилия и имя физического лица, а отчество – если предусмотрено;
  • дата рождения указывается полностью – число, месяц и все цифры года;
  • сведения о документе, удостоверяющем личность. Этим документом может быть не только паспорт, но и военный билет, удостоверение беженца, и иные;
  • ИНН (если он есть у налогоплательщика);
  • гражданство;
  • адрес проживания в РФ и адрес прописки, в том числе и за пределами РФ.

Тут же – в шапке регистра – следует указать и статус налогоплательщика.

Виды доходов – это отдельная графа в регистре, которая должна стоять до или после графы с суммой дохода и датой его выплаты.

Виды вычетов можно узнать из того же приказа, который утверждает коды для доходов, – из приказа №ММВ-7-11/387@, утвержденного ФНС РФ 10.09.2015г. Коды вычетов проставляются рядом с графой, отражающей их денежное выражение.

Суммы доходов рекомендуется указывать в регистре до налогообложения (т.е. без учета применяемых вычетов) и для целей налогообложения (т.е. уменьшенными на вычеты).

Дата получения дохода должна соответствовать дате фактической выдачи зарплаты и иного дохода из кассы (наличными) или с расчетного счета (при переводе средств на банковские карты налогоплательщиков).

Структура и содержание регистра налогового учета по НДФЛВ регистре должны быть указаны также:

  • ставка НДФЛ (отдельной графой);
  • сумма исчисленного и удержанного налога;
  • полная дата удержания налога;
  • полная дата его перечисления в бюджет, которая соответствует дате списания средств с расчетного счета налогового агента;
  • реквизиты платежного поручения, которые можно получить в банке из выписки по расчетному счету. В регистр вносится дата платежного документа и его номер.

Что касается отражения необлагаемых сумм доходов, то мнения по этому поводу делятся. Поэтому если указанные суммы не найдут своего отражения в налоговом регистре, то это не будет ошибкой.

Правилам ведения данных регистров посвящена следующая видео лекция:

www.delasuper.ru

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

  1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2017 году должны обязательно содержать следующие сведения:
  • информацию для возможности идентификации физического лица;
  • признак налогового резидентства;
  • виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
  • суммы и даты выплаты доходов;
  • даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
  1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
  2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
  3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

  • Основные данные об организации — налоговом агенте:
    • ИНН, КПП;
    • код ИФНС, в которой организация числится на учете;
    • наименование организации.
  • Основные данные о налогоплательщике:
    • ИНН;
    • Ф. И. О.;
    • вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
    • дата рождения;
    • гражданство;
    • адрес места жительства на территории РФ;
  • адрес в стране проживания.
  • Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

Подробнее о правильном определении статуса см. в материале «Как правильно определить период, необходимый для придания гражданину статуса налогового резидента».

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 9 до 36%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты. 

По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

Подробности см. здесь.

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

О нюансах читайте здесь.

Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2017 года, образец и пример его заполнения

С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.   

Рекомендуем скачать бланк налогового регистра по НДФЛ для 2017 года по следующей ссылке.

бланк налогового регистра

Скачать бланк налогового регистра

Этот документ берется за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчета 6-НДФЛ.

Помимо самого бланка на нашем сайте налогоплательщики могут скачать пример налогового регистра по НДФЛ для 2017 года. Он создан под расчет 6-НДФЛ и дает представление о правилах заполнения документа. Скачать его можно по этой ссылке.

пример заполнения бланка налогового регистра

Скачать пример заполнения бланка налогового регистра

Итоги

Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2017 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2017 год.

nalog-nalog.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector