Журнал регистрации больничных листов образец скачать

Журнал регистрации больничных листов образец скачать

Представителям работодателя после передачи им больничного листа необходимо обеспечить учет и хранение документа. Более приемлемым вариантом систематизации информации является ведение специального журнала регистрации листков нетрудоспособности.

Регистрацией в журнале считается фиксирование главных реквизитов документа в соответствии с установленной формой, доказывающее факт его наличия и дату составления.

Как ведется в организации?

Учетные книги ведутся для упорядочивания документации, основная задача журнала — придание юридической силы бумагам. Сводная книга ведется определенный период времени, затем закрывается.

Формируют журнал по учету листков нетрудоспособности на предприятии с большой численностью персонала. Его ведение не является обязательным моментом для компаний, как правило, он формируется, оправдывая в конечном итоге свое составление.

Обязательна ли регистрация?

Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.


Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности - образец для скачиванияПомимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.

Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:

  • систематизация хранения сведений документов;
  • быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
  • отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
  • возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
  • общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
  • планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
  • разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.

Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).


Какую форму использовать?

Унифицированного бланка для заполнения журнала нет. Структура и содержание документа разрабатывается самостоятельно на предприятии, допускается заполнение уже существующих бланков.

Форма журнала для регистрации листков нетрудоспособности утверждается приказом начальника предприятия, в качестве приложения может выступать инструкция по его заполнению для специалистов кадрового отдела.

В конце года журнал пронумеровывается, сшивается ниткой, скрепляется подписью главы компании и печатью.

Инструкция по заполнению

При заполнении бланка следует опираться на нормы делопроизводства.

Титульный лист журнала учета и регистрации содержит сведения:

  • наименование юридического лица или ИП;
  • название документа;
  • дата открытия книги и окончания (когда документ закрыт);
  • фамилия ответственного специалиста (за ведение журнала);
  • при наличии утвержденной номенклатуры дел, дается ссылка на соответствующий индекс журнала.

Основную информацию лучше заносить в оформленную таблицу.

Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности - образец для скачиванияГрафы, в которые необходимо внести информацию при регистрации листков нетрудоспособности:


  • двенадцатизначный номер больничного листа;
  • наименование медицинского учреждения (частная клиника, медицинский сервис, городская больница, поликлиника), выдавшего листок;
  • должность и персональные данные подчиненного (ФИО), его структурное подразделение (отдел);
  • период освобождения от работы;
  • причина нетрудоспособности (код прописан в бланке листка);
  • дата предъявления больничного листка представителю организации.

Если существует необходимость, таблицу можно дополнить иными сведениями: подпись работника, предоставившего больничный лист и бухгалтера, принявшего его.

Заполнять журнал можно при помощи темных чернил, а также на компьютере. Все сведения должны быть хорошо читаемы, при возникновении ошибок поправки вносятся в общепринятом порядке. Записывается информация о больничных листках в хронологическом порядке.

Скачать бланк и образец

Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности - образец для скачивания

Нужна ли книга испорченных и утерянных больничных листов?

Испорченные или утерянные бланки фиксируются только в учреждениях здравоохранения и органах ФСС. Экономические субъекты РФ отдельную книгу для данного рода документации заводить не обязаны.

Для работодателей и подчиненных предусмотрен строгий порядок действий при потере больничного:


  • при потере листка заболевшим сотрудником существует возможность восстановления документа (получение дубликата), после написания соответствующего заявления, ранее требовалась справка от бухгалтерии своего предприятия об отсутствии выплат пособия по данному больничному;
  • при утрате больничного представителем работодателя сумма пособия, начисленная по нему, возвращается в ФСС или не принимается к зачету, возмещение вреда организации остается на усмотрение руководства компании;
  • исправления врачом или ответственным сотрудником фирмы вносятся в соответствии с рекомендациями органов ФСС.

Выводы

Учет, хранение и регистрация больничных листков в организации следует четко организовывать. Обязанности ответственного сотрудника возлагаются приказом руководителя и закрепляется в учетной политике.

Хотя законом не обозначено четкое документирование, ведение книги учета больничных листков затрагивает в первую очередь интересы работодателя, потеря первичной документации ведет к финансовым потерям.

buhland.ru

Что такое больничный?

Листок нетрудоспособности – поддержка государства трудящимся гражданам и гарантия их материального благосостояния. Существует три причины для выдачи больничного:

  • полученная травма или болезнь;
  • забота о несовершеннолетнем ребенке или больном родственнике;
  • беременность и роды.

На основании этого документа работодатель обязан оплатить сотруднику дни его отсутствия на рабочем месте по причине нездоровья. Первые три дня «погашаются» за счет средств компании, последующий период – из «запасов» ФСС.

Фонд тщательно проверяет достоверность больничных листов и правильность расчета пособий. Если у него возникают сомнения, он вправе назначить проверку и затребовать оригиналы документов. Чтобы облегчить взаимоотношения с контролирующей структурой, многие компании ведут собственные реестры листков нетрудоспособности.

Как проверить больничный лист

Почему нужно вести реестр?

Законодательство не обязывает работодателей вести журнал, подготовка такого реестра – их добровольная инициатива. Такая форма систематизации информации позволяет контролировать корректность оплаты больничных и быстро находить нужные сведения.

Ее преимущества – это:

  • Возможность отслеживать количество дней нетрудоспособности работников, которые по закону должна оплачивать фирма-наниматель.
  • Возможность контролировать своевременность предоставления сотрудниками больничных листов (максимальный срок «задержки» составляет шесть месяцев).
  • Возможность быстро искать листки нетрудоспособности, если их запросили представители ФСС.

Журнал учета больничных листов поможет отследить лимиты оплачиваемых дней нетрудоспособности (например, в случае получения больничного для ухода за несовершеннолетним ребенком или близким родственником).

С помощью реестра сотрудник бухгалтерии и кадровой службы без проблем определит, какое количество дней отпуска подлежит продлению, если недуг настиг работника во время ежегодного оплачиваемого отпуска.

Журнал учета больничных листов: образец

Действующее законодательство не предлагает унифицированного варианта оформления реестра. Работодатель вправе разработать его самостоятельно или использовать один из популярных на практике форматов.

Рассмотрим вариант журнала за 2016 год:

Журнал учета больничных листов образец

Если компания приняла решение вести журнал учета, ей следует хранить сведения в течение пяти лет. В этот период ФСС имеет право запрашивать данные относительно листков нетрудоспособности.

Как рассчитывается больничный лист?


Ответственность работодателя за отсутствие журнала

В трудовом законодательстве отсутствуют нормы, обязывающие компанию-нанимателя заводить и хранить журналы учета больничных. Оформление таких реестров – добрая воля организации, призванная облегчить труд кадровиков и бухгалтеров при работе с листками нетрудоспособности: поиске документов, отслеживании правомерности их оплаты.

Отсутствие журнала учета больничных листов, скачать образец которого не занимает много времени, – не повод для применения к фирме административных взысканий и иных «санкций». Любые требования сотрудников ФСС об обязательном заполнении реестра неправомерны и беспочвенны.

raszp.ru

Инструкция для заполнения учетного журнала

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

журнал учета листков нетрудоспособности

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Срок хранения больничных листов в организации

Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».


Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

workdispute.ru

Что это такое?

Хранение тех или иных ценных бумаг невозможно без систематизации и контроля.Нормативная база

Журнал учета больничных листов не является обязательным компонентом в бухгалтерии предприятия, но может помочь при многих ситуациях.

Чтобы отслеживать количество оплачиваемых начальством дней нетрудоспособности, т.е. больничного, вести учёт всех листов, заблаговременно предоставить их при необходимости сотрудникам из Фонда социального страхования, контролировать сроки предоставления этих бумаг работником, необходима определённая документация.

На сегодняшний день журнал учета больничных листов часто применяется на различных предприятиях.

Инструкция заполнения


Хотя данный документ не является обязательным, он должен быть заполнен соответствующим образом.

Существует стандартная установленная схема заполнения данного документа по каждому больничному листу.Отпуск и необходимые выплаты

  1. Укажите на титульном листе полное название предприятия или организации, которая принимает и оплачивает больничные листы.
  2. Подпишите название документа («Журнал учета больничных листов»).
  3. Обозначьте период, в течение которого осуществлялось ведение и заполнение данного документа.
  4. Укажите регистрационный номер лица, производящего страховые взносы.

Заполните таблицу, содержащую следующие данные:

  • порядковый номер листа;
  • данные сотрудника (фамилия, имя и отчество);
  • серия документа;
  • причина, по которой оформлен документ (болезнь, травма, беременность и т.д.);
  • период заболевания;
  • продолжительность заболевания;
  • число дней, в течение которых сотрудник являлся нетрудоспособным;
  • сумма выплат.

В нижней части больничного листа должна стоять подпись бухгалтера предприятия или ответственного лица с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности.

Существует установленный образец заполнения журнала учета больничных листов. Его можно скачать совершенно бесплатно на любых сайтах, он везде одинаков. Ниже представлен универсальный образец заполнения журнала учета больничных листов.

Правила заполнения

Существуют некоторые правила заполнения и ведения журнала учёта больничных листов, без соблюдения которых данный документ теряет свою юридическую силу.Расчеты отпускных

  • Во-первых, журнал может быть представлен как в печатном, так и в электронном виде. Работодатель может сам установить форму ведения данного документа.
  • Все журналы учета должны быть прошиты, а страницы в них — пронумерованы. На последней странице работодатель обязан поставить свои инициалы и подпись, указать количество прошитых и пронумерованных страниц в документе. При наличии печати предприятия она может скрепить подпись руководителя.
  • Ведение журнала учета больничных листов должно осуществляться только черной гелиевой или перьевой ручкой. Заполнение документа другими чернилами может привести к тому, что Фонд социального страхования откажет работодателю в получении вычета по болезни.
  • Журнал учёта больничных листов должен вестись аккуратно. Все данные перед занесением должны быть перепроверены. Информация должна быть точной и актуальной, заносить её необходимо разборчивым почерком, без исправлений и помарок.
  • Наличие несовпадений и нарушение основных правил заполнения журнала учета больничных листов могут привести к отправке данного документа на доработку. Это означает лишь потерю времени работодателя.
  • Для правильного заполнения и ведения журнала учета больничных листов стоит руководствоваться образом, прикреплённым выше.

Кто заполняет журнал?

Так как в законодательстве не установлено обязательное наличие журнала учета больничных листов на предприятии, то заполнение данного документа может осуществляться любым лицом по установке работодателя.

Зачастую заполнение журнала является прямой обязанностью сотрудников отдела кадров. Именно туда поступают больничные листы.

Ответственное за заполнение журнала учета больничных листов лицо должно быть указано в документе (фамилия, имя, отчество, подпись, занимаемая на предприятии должность).

zakonguru.com

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2016-2017 годах

В соответствии с п. 896 раздела 11.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (данный нормативный акт — ведомственный, но используется многими хозяйствующими субъектами исходя из принципа правовой аналогии), больничные листки в организации хранятся в течение 5 лет. Аналогично — документы, связанные с выплатой пособий по временной нетрудоспособности.

Предписание хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет — если иное не установлено законом, содержит п. 98 Положения по бухгалтерскому учету, введенного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Существует также точка зрения, по которой больничный как бухгалтерский документ, имеющий отношение к расчетам с ФСС, необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Таким образом, журнал учета больничных листов может пригодиться специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
  • отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в статье «Больничный лист во время отпуска в 2017 году (нюансы)».

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

  • номера больничных листков;
  • названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
  • Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
  • даты предоставления больничных сотрудниками;
  • периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
  • сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном размере вы можете в статье «Какова минимальная оплата больничного листа в 2016-2017 годах?».

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

nalog-nalog.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector