Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка имеет строго определенное количество страниц. И иногда случаются такие ситуации, когда свободные страницы книжки заканчиваются. Для этих целей предусмотрен специальный вкладыш, который должен стать продолжением официального документа о трудовой деятельности человека. С такой ситуацией можно столкнуться не только в тех случаях, когда вы часто меняете работу.

Например, мой отец при выходе на пенсию в прошлом году получил книжку со вкладышем. И связано это было с частыми переводами на другую должность, в другое подразделение в течение его профессиональной деятельности. Здесь были внесены сведения о его карьерном росте и получаемых поощрениях за отданные им 30 лет жизни одной организации. И в этой статье я расскажу вам, как правильно должен быть оформлен данный документ, чтобы потом его не признали недействительным.

Что такое вкладыш

По своей сути это дополнительные страницы книжки, в которых отражается аналогичная информация о трудовой деятельности человека. Трудовым законодательством установлено, что порядок заполнения вкладыша будет аналогичным, как и самого трудового документа.


вкладыш и тк

По своей форме он похож на саму книжку, только имеет более тонкий титульный лист светло-голубого цвета. На нем прописано название документа. Без основного документа он не имеет юридической силы, поэтому обязательно должен предоставляться вместе с ним. Вкладыш состоит из следующих частей:

  1. Титульный лист. На нем изображается название документа.
  2. Первая страница. Здесь указывается точно такая же информация, как и в самом трудовой документе. Также обязательно наличие своего идентификационного номера, который защищает бумагу от подделки. Также здесь должен быть расположен обязательно герб страны. При заполнении этой страницы надо переписать всю информацию о сотруднике из его личного дела, чтобы не было расхождений. Но если фактические сведения сотрудника изменились (например, фамилия), потребуется указать последние актуальные данные.
  3. Остальные листы. Они выглядят точно так же, как и в официальном трудовом документе. В них отражаются все те же сведения о трудовой деятельности.

Таким образом, существенным отличием между этими двумя документами является только название, которое и предоставляет им разную юридическую силу.  Вкладыш должен предъявляться вместе с основным документов. В противном случае он будет недействительным. А сама книжка является действительной и без вкладыша, если он отсутствует.

Правила заполнения

Несмотря на то, что правила заполнения одинаковые, у многих сотрудников возникает множество вопросов, относительно некоторых нюансов. Давайте их рассмотрим:

  1. Необходимость в заполнении дополнительного документа возникает только в том случае, когда в самой книжке не осталось свободных страниц для внесения новой записи.
  2. При заполнении первой страницы ставится не дата оформления книжки, а дата оформления самого вкладыша.
  3. На первой странице дополнительного документа указываются актуальные данные сотрудника. Если происходила смена фамилии, получение дополнительного образования, эти сведения должны быть указаны в книжке. При этом предыдущую фамилию указывать не требуется.

  4. На первом листе внизу обязательно должны стоять подпись сотрудника, внесшего всю эту информацию, а также печать организации. При отсутствии печати в компании надо проставить подпись «Верить без печати».
  5. Количество вкладышей законодательством не ограничено. Поэтому если в вашей компании ведется активная деятельность, которая вносится в трудовые книжки сотрудников, не стоит переживать. Все данные обязательно будут внесены в данный документ.

Вкладыш обязательно подшивают к самой книжке и на первом листе книжки ставят отметку «Выдан вкладыш». Здесь же прописывают его реквизиты и дату выдачи. По законодательству сделать данную запись можно при помощи штампа или вручную. Строгих требований по данном оформлению на указано.

Однако следует знать, как это делает большинство сотрудников отдела кадров:

  1. Штамп или надпись надо ставить таким образом, чтобы его текст был читаем. А также он не должен заходить на другие записи. В этом случае можно будет свободно прочитать и тот и другой текст.
  2. Допускается составление текста вручную, но желательно применение штампа.
  3. Подшив вкладыша делается в конце книжки. Хотя намного правильнее сделать это перед информацией о награждениях сотрудника.

Некоторые практикуют вшивание вкладыша и в середине книжки, где находятся крепления скоб. Порядок вшивания дополнительных страниц не регламентирует конкретное их место расположения. Поэтому вы можете вшить, куда вам более удобно.

Что запрещено

Важно знать, что вкладыш, как и сама книжка, являются официальным документом, поэтому их заполнение должно соответствовать законодательным нормам. Не допустимо:


  1. Совершать ошибки при оформлении нового вкладыша. Если вы испортили первую страницу, где указывается информация о владельце, вам потребуется утилизировать испорченный документ. При этом вы должны вырезать уникальный красный номер и вклеить его в специальный журнал, где учитываются все утилизированные документы. Поэтому оформление вкладыша лучше всего начинать именно с заполнения первой страницы, и только потом проставлять всю остальную информацию, особенно в саму книжку.
  2. Категорически нельзя заводить новую книжку в качестве продления использованной. Допустимо наличие только одного документа с неограниченным количеством вкладышей.
  3. Подшивать простые чистые листы. Они обязательно должны быть оформлены в качестве вкладыша.
  4. Продолжать вписывать сведения о работе в раздел книжки, где оставлена информация для сведений о наградах человека.

В случае неправильного заполнения вкладыша, он будет считаться недействительным. И даже если он будет оформлен правильно, но в самой книжке не будет стоять штамп о наличии этого документа, юридической силы он иметь не будет. Поэтому обязательно надо контролировать, чтобы добавление вкладыша было оформлено правильно.

Более подробно об этом вы можете узнать из представленного видео.

Нюансы

При оформлении дополнительного документа к книжке необходимо знать, как должны быть сделаны сами записи о трудовой деятельности. Предусмотрен следующий порядок:


  1. Нумерация пунктов не должна начинаться сначала, а они должны продолжать начатую нумерацию в самой книжке. То есть при наличии последней записи под пунктом «22», первая запись во вкладыше будет иметь номер пункта «23».
  2. Аналогичным способом нумеруются и записи о наградах.
  3. Если вписать полную запись не получилось на последнюю страницу книжки, ее можно продолжить на вкладыше. Хотя лучше сразу оформить полностью эту запись на новой странице, чтобы не было такого переноса. Но в любом случае, делать это не запрещено.
  4. Если вы обнаружите отсутствие печати на первой странице вкладыша, где указываются сведения о человеке, вам придется обратиться к тому работодателю, который его оформлял. Не допускается простановка штампа другой компании, если первая запись была сделана другим работодателем.

Чтобы вам не пришлось в дальнейшем возвращаться в свои предыдущие места работы, я рекомендую сразу проверять правильность ведения ваших трудовых бумаг. Для этого надо запрашивать копию книжки и вкладыша каждый раз после внесения в них новой записи.


В этом случае вы сможете своевременно обнаружить ошибку или неточности и попросить ее исправить. А также полученная вами копия всегда будет являться подтверждением внесенных записей в вашу книжку. И в случае ее утраты или порчи вам намного легче будет восстановить дубликат, так как вы будете иметь документальное подтверждение всей внесенной информации в книжку.

Источник: grazhdaninu.com

Что это такое?

Что это такое?Вкладыш в трудовую – это документ, в котором продолжает учитываться стаж работника после того как его трудовая завершена, то есть в графе внесения сведений о работе сделана очередная запись, после которой места для внесения следующей – не осталось. В этой ситуации недопустимо:

  1. Зачёркивать наименование графы «Сведения о поощрениях (награждениях)», переименовывать её в сведения о работе и продолжать вносить записи.
  2. Вклеивать чистые листы из бланков трудовых и продолжать вносить записи.
  3. Заводить новую трудовую и продолжать вносить записи. Прочитайте статью о том, почему не может быть 2 трудовые книжки.

Недопустимы также аналогичные варианты продолжения внесения сведений о трудовой деятельности работника. Единственно верным, правомочным вариантом действий в такой ситуации является подшивка вкладыша в ТК. Иные действия кадровика могут поставить под сомнение подлинность трудовой книжки в целом, с вытекающими из этого правовыми последствиями.


Соответственно, если вы индивидуальный предприниматель, руководитель организации, главный бухгалтер, руководитель (сотрудник) отдела кадров или уполномоченное приказом руководителя лицо (см. тут), ответственное за ведение трудовых – контролируйте наличие вкладышей. Имейте в виду, что чистые бланки вкладышей должны быть в наличии всегда, также как и бланки ТК.

Зачем и для чего он нужен?

Зачем и для чего он нужен?Наличие вкладыша является необходимостью, ведь если к вам поступит на работу сотрудник, у которого не осталось места для внесения очередной записи – вы не сможете её внести. Но в соответствии с Правилами (№ 225), внести запись работодатель обязан не позднее 5 дней с момента вступления работника в должность.

Естественно, возникнет нарушение, которого вы не сможете избежать. А если вы без всяких оснований откажете работнику в приёме, то могут возникнуть иные нелицеприятные результаты:

  1. Вы потеряете хорошего специалиста из-за собственной непредусмотрительности.
  2. Отказав работнику, вы можете наткнуться на рассмотрение ситуации неправомерного отказа в трудовой инспекции, в прокуратуре или суде.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что вкладыш – это далеко не мелочь в кадровом делопроизводстве.

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой, в частности, бланк этого документа имеет следующие характеристики:


  • 36 страниц;
  • картонную обложку;
  • формат 88х125 мм;
  • с элементами защиты.

Титульный лист напоминает титульный трудовой, а внутри все графы полностью совпадают с графами в ТК.

Приобретение бланка вкладыша

Бланки вкладышей, как и бланки трудовых могут приобретать только работодатели юридические лица.

Работодателю непозволительно:

  1. Принимать от работника чистый бланк вкладыша.
  2. Требовать от него чистый бланк вкладыша.

Каждый специалист, имеющий отношение к кадровой работе должен понимать, что бланки вкладышей, как и бланки трудовых – документ строгой отчётности. Вкладыш может быть приобретён у посредников, специализирующихся на реализации продукции, выпускаемой Гознаком Минфина РФ, имеющих специальную доверенность на её реализацию, с указанием серийных номеров книжек или вкладышей.

Такие фирмы должны иметь лицензию и сертификат, подтверждающие правомочность совершаемых ими сделок. В других местах их приобретение может привести к серьёзным проблемам, вплоть до постановки вопроса о подделке трудовых.


Бланки вкладышей приобретаются организацией по договору с компаниями распространителями. Лицо, осуществляющее их приобретение в организации, должно быть обеспечено доверенностью.

После их приобретения бланки хранятся в бухгалтерии или у уполномоченного за ведение трудовых, лица. Бухгалтерия, после внесения приобретённых бланков в реестр приходно-расходной книги, передаёт их в работу под расписку лица, ведущего записи трудовых.

Правила оформления вкладышаКаждая организация, выдавая вкладыш работнику, опирается на Правила, утверждённые на правительственном уровне от 16.04.2003 г. за № 225. Работодатель имеет право на следующие условия их выдачи:

  1. Выдать безвозмездно, принимая расходы на приобретение под свою ответственность, в соответствии с п.п.44 и 48 Правил.
  2. Взимая соразмерную компенсацию, не превышающую стоимость бланка, на основании п.47.

Если ко времени внесения записи во вкладыш, бланки у продавцов продукции выросли в цене, работодатель имеет право взимать плату лишь равную той, которую оплатил при приобретении именно этого бланка. Завышение стоимости, указанной в накладной на приобретение бланка будет являться грубым нарушением.

Можно компенсировать часть стоимости бланка, тогда сотрудник будет выплачивать его неполную стоимость. Но этот момент нужно оформить особым приказом. При условии его оглашения, он может стать интересным и не обременительным для работодателя, маркетинговым ходом.

Оформление вкладыша: пошаговая инструкция внесения записи


Оформление вкладышаВопрос о необходимости подшивки вкладыша в книжку может возникнуть:

  • у работника при трудоустройстве;
  • у кадровика;
  • у работодателя.

Чтобы понять, где взять вкладыш и кто должен его покупать, т.е. оплачивать, знайте что наличие записи в трудовой – это ответственность работодателя. Поэтому трудоустраивающемуся нет нужды проявлять беспокойство, суетливость в отношении необходимости вкладыша, а также — переживать по этому поводу.

Именно работодатель обязан внести запись в ТК, а также решить – каким образом это удобно сделать. Он может предложить варианты того, как заказать вкладыш:

  1. Выплатить стоимость бланка вкладыша по накладной наличными.
  2. Написать заявление на предоставление вкладыша в книжку.

Оба действия будут правомерными, кроме этого он может без объяснений принять трудовую книжку и подшить вкладыш, не требуя оплаты и не посвящая работника в нюансы кадровых операций.

Нужны ли заявления?

Нужны ли заявления?Если работника попросили написать заявление на предоставление вкладыша, значит, работодатель вычтет из его заработной платы стоимость бланка. Дело в том, что работодатель или бухгалтерия не имеют права производить вычеты из суммы заработной платы без заявления или иной письменной просьбы работника.

Возможно также, что на предприятии заявления на выдачу вкладышей и ТК являются дополнительной формой учёта и контроля этих бланков, что также имеет смысл.

Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя, но может быть передано главному бухгалтеру, бухгалтеру или работнику кадрового отдела. В заявлении высказывается просьба:

  1. О выдаче бланка вкладыша для заполнения сведений о работе.
  2. О вычете суммы оплаты за бланк из заработка.

Если предложение написать заявление со стороны работодателя или уполномоченного лица не поступило, работнику выступать с инициативой написания заявления не следует. Но при условии, что он на этом настаивает – отказ со стороны работодателя окажется неправомерным. В таком случае вкладыш нужно выдать по заявлению, а заявление подшить в личное дело.

Вполне возможно, что на предшествующем месте работы он писал заявление в отношении каких-либо документов, а работодатель убедил его в том, что так должно быть в соответствии с нормативами.

В непринципиальных ситуациях с ними лучше не вступать в спор, иначе они потребуют пространных объяснений о структуре вашего кадрового делопроизводства.

А вступать в полемику по этому поводу с подчинёнными – неэффективно. Все ваши действия в глазах работника должны выглядеть действиями компетентного лица. А по сути – они должны таковыми являться.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку — образец.

Как правильно заполнять?

Как правильно заполнять?Заполнение вкладыша осуществляется в контексте продолжения внесения сведений в ТК. Имейте в виду, что это один и тот же документ. Вкладыш без трудовой является недействительным. Поэтому главное правило и цель заполнения вкладыша – это перенесение в него сведений из трудовой. Для этого записи титульного листа вкладыша должны полностью соответствовать сведениям на титульном листе книжки.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример.

Пример заполнения

Пустой бланк

Вкладыш в трудовую книжку, как оформить — образец.

Пустой бланк.

Нумерация или порядковый номер

Важную роль играет нумерация. Обратите внимание на то, чтобы порядковый номер первой записи во вкладыше был на единицу больше, чем последний порядковый номер в книжке. То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться, а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую.

Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена.

Оформление

ОформлениеКроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным. Производится оформление двумя способами:

  1. Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
  2. Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную. И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

  1. Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
  2. Ниже указывается серия и номер вкладыша.
  3. В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК. Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру. Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено. Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

Ошибки: как правильно исправить?

ОшибкиОбратите внимание на важность соблюдения следующего алгоритма действий при оформлении вкладыша:

  1. Вкладыш заполняется полностью – титульный лист и запись.
  2. Внесённые сведения перепроверяются, сведения на титульном листе должны полностью совпадать с данными титульного листа трудовой, номера записей идти по порядку, а запись должна быть внесена корректно.
  3. На титульном листе трудовой нужно внести сведения о выдаче вкладыша (в верхнем правом углу), то есть сделать отметку о выдаче и поставить серию и номер.
  4. Подшить вкладыш.

Этот алгоритм важен во избежание допущения и исправления ошибок. Если при заполнении вкладыша на его титульном листе или при внесении записи допущена ошибка, то в соответствии с Правилами (№ 225), он списывается актом и уничтожается.

Обратите внимание, если чистый вкладыш будет подшит и на титульном листе трудовой будет внесён его идентификационный номер – придётся исправлять ошибку на титульном, вырывать (изымать) вкладыш. Эти действия работник может попытаться квалифицировать как порча документа.

Поэтому подшивать и вносить запись о выдаче целесообразно только после заполнения вкладыша. Этот момент касается первичного его заполнения.

После того как вкладыш благополучно подшит и первая запись внесена в него без ошибок, его заполнение продолжается по аналогии с заполнением трудовой, без каких-либо исключений. Он с трудовой книжкой является одним документом. Соответственно, исправление ошибок производится точно также:

  1. Если очередная запись во вкладыше была внесена ошибочно, с помарками или описками, исправлять её зачёркиванием или стиранием – недопустимо.
  2. Оставьте её в том же виде, с допущенной и не исправленной ошибкой.
  3. Под следующим порядковым номером внесите запись: « запись за номером (указать) считать недействительной».
  4. Следом за этой формулировкой, без нового порядкового номера внесите сведения правильно и аккуратно.

Особенности изменения сведений при заполнении вкладыша

Изменения во вкладышеПрежде чем подшить вкладыш в трудовую книжку, работник пользуется много лет. Не удивительно, то в его жизни могут произойти изменения. Женщина может выйти замуж и поменять фамилию, может измениться образование, повыситься квалификация. Эти нюансы должны отражаться в трудовой владельца.

Поэтому вполне целесообразно предложить владельцу трудовой написать заявление о выдаче вкладыша. Также уместно предложить ему заполнить анкету. Это позволит вам определить, какие изменения произошли, и понять, как наиболее грамотно и адекватно можно заполнить вкладыш.

Если работник закончил вуз, что не отражалось на титульном листе трудовой, во вкладыше в строке «образование» вы пишете «высшее». Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов.

Самое главное – обратите на фамилию владельца трудовой. Запись во вкладыше должна совпадать:

  • с паспортными данными;
  • со сведениями в ТК.

Если в паспорте и ТК разные фамилииЕсли паспорт и ТК имеют разные фамилии собственника документов, то вам нужно потребовать документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке. После предоставления документа, повлиявшего на изменение фамилии, вы:

  1. Снимаете копию с этого документа или предлагаете это сделать работнику.
  2. Подшиваете копию в личное дело.
  3. На основании паспорта вносите на титульный лист трудовой новую фамилию.

При изменении фамилии:

  1. На титульном листе трудовой, вам нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию.
  2. Ниже записать фамилию, которая актуальна на данный момент.
  3. На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии.

Запись делается следующим образом: «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта). Имейте в виду, что без предоставления документа, подтверждающего причину смены фамилии, принимать книжку вновь трудоустраивающегося вы не имеете права, так как он не подтвердил её подлинность.

Заключение

Вкладыш в ТК нужен для продолжения внесения записей.

Бланки вкладышей относятся к документам строгой отчётности, приобретаются в специальных торговых фирмах на основании договора и доверенностей на продажу и приобретение. Хранить их нужно вне прямого доступа, в защищённом месте. Записи требуется вносить также аккуратно и корректно, как и в трудовую книжку.

Источник: lawyer-consult.ru

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Нужны ли печати? Соответственно после внесения даты кадровый работник, который заполняет вкладыш, должен проставить свою подпись, а также поставить печать предприятия, по аналогии с заполнением основного документа – трудовой книжки, то есть в данном аспекте отличительных особенностей нет. Нумерация записей После заполнения титульного листа вносится уже запись, нумерация которой не будет соответствовать цифре 1, учитывая начало нового документа, а как раз наоборот, ведь вкладыш является продолжением трудовой книжки, соответственно и нумерация продолжается со следующего номера, который был указан в книге о труде.
Как вшить? Как правило, вкладыш присоединяется к трудовой книжке несколькими способами, так как не все знают нужно ли вшивать его, учитывая, что данное правило на законодательном уровне не установлено.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

Что это такое? Вкладыш в трудовую – это документ, в котором продолжает учитываться стаж работника после того как его трудовая завершена, то есть в графе внесения сведений о работе сделана очередная запись, после которой места для внесения следующей – не осталось. В этой ситуации недопустимо:

  1. Зачёркивать наименование графы «Сведения о поощрениях (награждениях)», переименовывать её в сведения о работе и продолжать вносить записи.
  2. Вклеивать чистые листы из бланков трудовых и продолжать вносить записи.
  3. Заводить новую трудовую и продолжать вносить записи.

    Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

    Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

    Достаточно часто допускается и еще одна ошибка. Печать предприятия налагается на подпись самого работника, хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

    Заполняем вкладыш к трудовой книжке

    Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь) Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка.

    Выдача вкладыша в трудовую книжку

    Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку? Нумерация записей вкладыша начинается не с начала, а является продолжением нумерации каждого из разделов книжки. То есть порядковый номер внесения записи во вкладыш трудовой книжки будет следующим после того, которым закончились записи по данному разделу в книжке.
    Нумерация сквозная, как и в трудовой книжке. В ней исключены номера с дробными, литерными и другими индексами. Но в практике заполнения вкладыша в трудовую книжку номер записи может быть тем же, что и в книжке.
    Это возможно в случае, если текст ее, начатый в одном из разделов трудовой книжки, продолжается в соответствующей части вкладыша. К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось.

    Как правильно оформить вкладыш в трудовой книжке работника

    Поэтому вполне целесообразно предложить владельцу трудовой написать заявление о выдаче вкладыша. Также уместно предложить ему заполнить анкету. Это позволит вам определить, какие изменения произошли, и понять, как наиболее грамотно и адекватно можно заполнить вкладыш.

    Если работник закончил вуз, что не отражалось на титульном листе трудовой, во вкладыше в строке «образование» вы пишете «высшее». Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов.

    Самое главное – обратите на фамилию владельца трудовой.

    Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек.

    Перечеркивания не допустимы. Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги.

    Закончилось место – оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено. Пример. Сотрудник собирается на пенсию. Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.
    Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении. Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте.

    В каких случаях выдается вкладыш к трудовой книжке

    • Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
    • Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.
    • После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш.

    В каких случаях выдается вкладыш трудовую книжку

    В этом случае заводится вкладыш к трудовой книжке утвержденной формы. Кратко требования к его ведению можно сформулировать так:

    1. Оформляется вкладыш, если в трудовой книжке все страницы раздела заполнены.
    2. Заполнение и ведение его осуществляется работодателем по тем же принципам, что и сама книжка.
    3. Вкладыш крепится к ней посредством вшивания и отдельно, без трудовой книжки, не является действительным документом.
    4. При выдаче вкладыша в верхней части титульного листа трудовой книжки проставляется отметка с номером и серией заведенного вкладыша.

    Несмотря на то, что правила оформления вкладыша в трудовой книжке широко известны и закреплены нормативными документами, существует ряд нюансов в его оформлении. У работников, занятых ведением трудовых книжек, периодически возникают вопросы, на которых стоит остановиться поподробнее.

    Источник: lcbg.ru

    Для чего нужен?

    Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек. Перечеркивания не допустимы.

    Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги. Закончилось место – оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено.

    Для чего нужен вкладыш в трудовую книжкуПример. Сотрудник собирается на пенсию.

    Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.

    Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении.

    Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.

    Кто ответственен за приобретение?

    Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.

    Работодатель заключает с ними договор и закупает партию документов, которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено.

    Когда приходит время выдать вкладыш, работник выплачивает стоимость документа. При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение.

    Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

    Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

    Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей.

    Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

    Внесение записи

    Образец:

    Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

    Факт оформления вкладыша обязательно фиксируется. Для этого прямо на самой трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. При отсутствии штампа информация пишется вручную. Она должна быть очень четкой и читаемой, при этом не загораживать собой другие записи.

    Количество вкладышей инструкцией не регламентируется. При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество. Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.

    Вшивать документ или нет?

    Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

    Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

    1. Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.
    2. Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.
    3. Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.
    4. Закрепляют нить крепким узлом.
    5. Запечатывать сургучом не нужно.

    Для чего нужен вкладыш в трудовую книжкуВ инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

    Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.

    Технически вшивать удобнее в середину.

    Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

    Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

    О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

    Особенности заполнения

    Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.

    Рассмотрим основные моменты:

    1. Первоначально заполняется титульный лист. Информацию берут из документов работника. Любые ошибки недопустимы, исправления не вносятся. При внесении неправильной записи вкладыш утилизируют и заводят новый. При этом работник не оплачивает халатность кадровика. Из его зарплаты удерживают сумму только за один вкладыш, испорченный документ покрывается за счет работодателя.
    2. Ответственный человек заверяет своей подписью первый лист вкладыша (лучше написать фамилию).
    3. Ставится оттиск печати (кадровая, если нет, то гербовая).
    4. На титульном листе вкладыша пишется дата фактического заполнения документа. Нельзя дублировать дату из трудовой книжки. Они всегда отличаются, так как заводятся в разное время.

    Записи в самом вкладыше производят по тем же правилам, что и в трудовой книжке.

    Сквозная или сплошная нумерация?

    Для чего нужен вкладыш в трудовую книжкуРаспространенная ошибка кадровиков – в каждом вкладыше записи начинаются с номера 1.

    Тогда как по правилам предусмотрена сквозная нумерация.

    То есть цифры начинаются с не самого начала, а продолжаются в порядке возрастания.

    Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21.

    Источник: 101million.com


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector