Докладная записка

Докладная записка

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.


Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

  • Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
  • Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.

  • Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
  • Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

  1. Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
  2. Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

По содержанию записки разделяют на:

  • Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
  • Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
  • Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

  1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
  2. Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
  3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Вообще, в организациях должен быть установлен специальный шаблон по написанию докладной записки, на который должны опираться сотрудники. Если по каким-то причинам он отсутствует, то доводим до вашего сведения образец общего оформления документа. Изменяется только внутренняя часть записки в зависимости от характера содержания.

Внутренняя записка включает реквизиты согласно ГОСТу:

  • полное наименование структурного подразделения или рабочего отдела, откуда поступает информация;
  • дата составления документа;
  • название документа;
  • инициалы адресата;
  • непосредственно сам текст;
  • подпись составителя.

Название вида документа пишется большими прописными буквами, оно, может, находиться по центру или от границы левого поля.

Обязательными реквизитами внешней докладной записки являются:


  • полное наименование предприятия;
  • место составления (географический адрес и наименование структурного подразделения);
  • в левом верхнем углу ставят дату и номер регистрации документа. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом;
  • заголовок (начинающийся со слов «Касательно…», «О…»);
  • текст;
  • инициалы составителя и занимаемая должность;
  • подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
  • номер телефона руководства.

Составить докладную имеет право каждый, кому выпала в этом необходимость, важно только знать, как составить правильно документ, чтобы ваши последующие действия не вышли за рамки закона. Это касается как обычных рабочих, так и отдела кадров в любой бухгалтерии. Документ – это как весомое подтверждение действий, в том что они были совершены обоснованно. Часто службы различных инстанций производят проверки государственных учреждений. Это необходимо для контроля правомерности денежного оборота бюджетных средств. Докладные записки в подобных ситуациях выступают серьезным обоснованием. А когда в компании было зафиксировано безосновательное начисление премии или, наоборот, удержание заработной платы, то на нее накладываются штрафные санкции.

В связи с, чем составляются докладные записки

Рассмотрим за что могут составляться докладные:


  1. Записки, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
  2. Прогул, когда сотрудник не явился на производство, в записке просится привлечь его к выговору или штрафу.
  3. Нарушение должностных обязанностей, где в резюмирующей разделе требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.
  4. Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести и достоинства.
  5. Нарушение трудовой дисциплины, если работник покинул рабочее место раньше положенного времени.
  6. Если сотрудник появился на работе в пьяном виде или под наркотиками.
  7. Если нужно выдать премию. Тогда предлагаются и виды поощрения работника на основании внутренней документации учреждения.

Докладные записки на сотрудников

Чаще всего на предприятиях оформляются докладные, связанные с нарушением сотрудниками трудовой дисциплины. Сюда относится: нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде, отлучка во время рабочего процесса, нарушение внутренних уставов и т. д. За такие инциденты работнику может быть не только выговор, но и увольнение с административной ответственностью. Если у вас сложилась непонятная ситуация при составлении докладной на сотрудника, то лучше проконсультироваться с юристом или кадровиком насчет всех тонкостей, так как наказание за счет них можно смягчить.


к пример, если работник не был на рабочем месте больше 4 часов — это прогул, а если меньше, то это отлучка, которая карается не так строго. Так или иначе, перед тем как приступать к составлению записки, нужно принять от работника объяснительную, где он излагает причину, подтолкнувшую его на проступок.

Записка о наказании работника составляется на основании его письменного объяснения, которое потом рассматривает вышестоящее должностное лицо. Когда виновник не хочет предъявлять объяснительную, на него составляют акт. Если на производстве произошел несчастный случай, то проводит расследование специальная комиссия, которая осуществляет экспертизу и передает дело в прокуратуру. После, результаты вносят в акт и вписывают возможные виды мер наказания. Как пример, кража: для того чтобы процедура увольнения была законной проводят расследование. В любом случае, задача докладчика при составлении докладной записки — описать только факты, без приукрашиваний, чтобы руководитель мог четко увидеть ситуацию. Часто объяснительные от работников считают удовлетворительными и выносят просто выговор, но если виновник не счел нужным написать объяснительную о прогуле или опьянении, его увольняют без разбирательств.

Из-за того, что оскорбление — это административное нарушение, то о написании докладной записки по факту оскорбления на рабочем месте, хочется рассказать отдельно.


этом случае составление документа предполагает взять во внимание ряд тонкостей обязательных к учету. Неуважительное отношение к коллегам влияет на качество работы системы, от этого возникает дестабилизируемая психологическая обстановка в коллективе отчего и теряется имидж организации. Различного рода угрозы пресекаются не только наложением штрафа, но и исправительными работами.

Чтобы пресечь нарушителя начальство должно быть оперативно поставлено в известность. Непристойное поведение на работе – недопустимый элемент во взаимоотношениях коллектива. В документ нужно внести не только подробное описание инцидента, но и просьбу о наказании для нарушителя, чтобы в дальнейшем такого не повторилось. Стоит принять к сведению, что если руководство проигнорировало докладную об оскорблении и не приняло соответствующих мер, это карается административными штрафами.

Примеры «Докладные записки на сотрудников»

Если вы не знаете, как написать докладную записку на сотрудника, то образец представлен ниже:

  1. Сначала пишем описание подразделения: «Аналитический отдел Института аграрных исследований».
  2. После идет шапка документа: «Руководителю аналитического отдела Якову О.В. от старшего специалиста Матросова И.И.».
  3. Пишем именование документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  4. Теперь излагается суть проблемы: «Довожу до вашего сведения, что старший специалист Матросов Иван Иванович 03.07.2016 явился на работу с опозданием на 3 часа. Объяснительную нарушитель не предоставил, а на просьбу ее составить ответил оскорблением. Так как подобные нарушения происходят часто, предлагаю принять соответствующие меры с вынесением выговора».
  5. Ставится дата и подпись с расшифровкой.

Пример докладной записки по факту нарушения финансово-хозяйственной деятельности

Генеральному директору ООО «ВЕРШИНА»
Петрову Леониду Яковлевичу
Главного бухгалтера организации
Нестеренко Нины Дмитриевны

ДОКЛАДНАЯ

В ходе проверки финансово-хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 67548,37 рублей (шестьдесят семь тысяч пятьсот сорок восемь рублей тридцать семь копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Семенова Александра Дмитриевича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.
Дата 08.11.2016
Подпись расшифровка.

Кроме того, докладные записки могут составляться на учеников, как мера воздействия, в воспитательных целях. Здесь документ составляет педагог директору или заучу учебного учреждения.

Например: О прошении перевода учащегося

Довожу до вашего сведения, что, несмотря на проведенные воспитательные беседы и общение с родителями, ученик 8а класса Сидоров И.И. продолжает нарушать дисциплину. 6 октября им было разбито окно в классе математики, а 7 октября был сорван урок химии.


В итоге остальные ученики, вместе с Сидоровым И.И. не могли получить знания. По этому поводу предлагаю рассмотреть решение педагогического совета о переводе Сидорова И.И. в другую школу.

Образец для составления докладной записки о хамском поведении сотрудника и оскорблении:

Отдел бухгалтерского учета
Начальнику ООО «ГРАЧ»
Ю. И. Иванову
Докладная записка
04.05.2016 №11
Об оскорблении на рабочем месте
Обращаю ваше внимание на то, что 03.05.2016 бухгалтер, Николенко Олег Павлович, использовал нецензурные слова, носящие оскорбительный характер, указывал на социальный статус и публично угрожал.

Прошу рассмотреть возможность привлечения Николенко О. П. к административной ответственности.
Ревизор отдела бухгалтерского учета (подпись) Ефремов Г. А.

Источник: 101biznesplan.ru

Что такое докладная записка?

Докладная запискаДокладная записка – это способ вертикальной связи в компании, письменное изложение какого-либо рабочего вопроса, адресованное руководителю отдела, организации или вышестоящему учреждению.

Адресантом документа может выступать сотрудник по собственной инициативе или по поручению руководящего состава.

В связи с отсутствием единой формы документа, докладную составляют с учетом общепринятых правил оформления деловой документации либо в соответствии с инструкцией, разработанной для внутреннего пользования.

Допустимо составление и оформление, как в письменном, так и в печатном виде.

После стандартной «шапки» документа, содержащей должности и ФИО адресата и составителя, указывается его название, а затем излагается основная мысль, которую условно делят на три блока:

  • блок 1 – описание событий или причин, повлекших обращение к руководству;
  • блок 2 – собственный анализ сложившейся ситуации и варианты решения проблем;
  • блок 3 – вывод, сформированный на основе первого и второго блоков.

Готовой докладной присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Скачайте образец докладной записки.

На фото пример документа:
Докладная записка

В каких случаях она необходима?

Докладные записки чаще всего составляются для решения вопросов, которые условно можно разделить на 3 группы:

  • группа 1 – вопросы, относящиеся к основной деятельности организации;
  • группа 2 – вопросы, затрагивающие административно-хозяйственную деятельность;
  • группа 3 –вопросы, связанные с работой кадрового состава.

Докладная запискаВ первую группу можно отнести ситуацию, когда существующая проблема мешает работе организации, а ее решение находится вне компетенции составителя, к примеру, необходимость дополнительного финансирования.

Во второй группе поводом для жалобы становятся неисправная работа техники, нарушающая рабочий процесс или являющаяся причиной его прекращения.

Лидером по количеству докладных среди трех групп является последняя, связанная с кадровым составом.

Поводом для составления документа может выступать дисциплинарное нарушение, халатное отношение к работе, перевод на другое рабочее место в связи с производственной необходимостью, профессиональные достижения сотрудника и тд.

Когда составление не требуется?

Прогульщика руководитель должен «наказать рублем» или объявить ему строгий выговор. В некоторых случаях дело может дойти до увольнения.

Не стоит писать докладную, если:

  1. вами движет личная неприязнь;
  2. отсутствует доказательная база нарушения;
  3. нарушение незначительно и не повлияло вовсе на эффективность работы;
  4. техническая неполадка была своевременно устранена.

Кроме того, не следует путать назначение различных форм внутреннего документооборота и составлять докладную, когда можно обойтись обычной служебкой.

Чем отличается от служебной и объяснительной?

Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной, однако, несмотря на сходство данных документов, заменять один другим недопустимо из-за их отличительных особенностей.

Докладная запискаОт служебной записки докладную отличают следующие черты:

  • характер обращения – служебная является строго внутренним документом, тогда как докладная может быть направлена и за пределы организации;
  • служебная записка обеспечивает связь на горизонтальном уровне «руководитель – работник одного уровня», а докладная – на вертикальном «сотрудник-руководитель».

От объяснительной записки докладная отличается смысловой нагрузкой и структурой документа. Объяснительная состоит из двух блоков, один из которых отражает факт, инициировавший ее составление, а второй объясняет, почему сложилась данная ситуация.

К примеру, гр-н Соловьев отсутствовал на работе 4 часа и 30 минут, из-за чего на него написали докладную. Руководитель вызвал Соловьева «на ковер» и потребовал изложить на бумаге причины его отсутствия на работе в форме объяснительной.

Какие виды докладной существуют?

Принято выделять две классификации докладной записки:

  1. в зависимости от адресата;
  2. по содержанию.

Первая классификация делит записки на внутренние – направлены к руководителю организации или структурного подразделения, и внешние – направлены в инстанции за пределы организации.

Важно! Документ, адресованный за пределы организации, оформляется на фирменном бланке организации, документ для внутреннего пользования может быть составлен на обычном листе формата А4.

По содержанию выделяются следующие виды:

  • информативная – периодическое информирование о рабочем процессе;
  • инициирующая – жалоба или рекомендация, побуждающая адресата к действию;
  • отчетная – уведомление руководителя о завершении вверенного адресанту задания и его результатах.

Докладная записка относится к юридически значимым документам, несмотря на отсутствие унифицированной формы, и единого бланка. При составлении документа адресант должен гарантировать достоверность данных и обоснованность своего обращения.

 

Источник: 101million.com

Обзор законодательства

Однако, прежде чем рассказывать о том, что такое “написать докладную”, следует обратиться к нормам законодательства, которые регулируют взаимоотношения сотрудник-руководитель.

Следует сразу сказать, что в Трудовом кодексе и других законодательно-нормативных актах такое понятие как «докладная записка» не выделено. Все, что имеет отношение к «внутреннему коду» регламентируется исключительно правилами, установленными в самой организации. Посредством внутренней документации осуществляется передача информации от руководства до сотрудников компании (и наоборот), происходит обмен сведениями между отдельными подразделениями организации и решаются многие другие вопросы, призванные упростить внутренние взаимосвязи.

Несмотря на то, что ТК не дает четких комментариев в отношение ДЗ, документ обладает юридической значимостью. Инициатором составления ДЗ может быть сотрудник компании, также записка может составляться по требованию руководства. В классификаторе управленческих документов ОКУД докладной записке присвоен собственный код – 0286041. В бумаге необходимо точно описать существующую проблему, а поскольку ДЗ обладает юридической значимостью, то в ней не должно присутствовать орфографических и юридических ошибок.

Особенности докладной записки

Данная разновидность информирования имеет существенное отличие от остальных видов корпоративной документации. Оно заключается в том, что адресатом докладной являются исключительно вышестоящие должностные лица, предположим, руководитель отдела либо всей компании. Эти уполномоченные лица обладают соответствующей властью для принятия реальных решений.

Сведения, которые содержатся в данной бумаге, призваны побудить получателя документа к выполнению каких-либо действий. Какие действия должны последовать, зависит исключительно от содержания бумаги.

Однако, стоит уточнить, что докладная записка может быть адресована не только руководству некоторой организации. Ее получателями могут выступать уполномоченные лица контролирующих органов и инстанций (далее мы рассмотрим этот момент немного подробнее).

Для справки: Правильно написанная докладная записка директору или другому уполномоченному лицу должна содержать четкое изложение существующей проблемы. Помимо этого, в ней должны содержаться определенные выводы и предложения по разрешению ситуации. Получателем ДЗ может являться уполномоченное лицо внутри организации, но также она может быть направлена в сторонние организации.

Зачем нужна докладная и кто ее составляет

Основной целью ДЗ является своевременное информирование вышестоящего руководства либо уполномоченного представителя иного структурного подразделения компании о событиях, которые могут влиять на эффективность и стабильность HR-менеджмента организации. Но информирование руководства не является единственной задачей ДЗ. Документ можно назвать мотиватором руководства на принятие конкретного решения по изложенной в бумаге ситуации.

ДЗ должна содержать обстоятельное изложение некоего происшествия, а также выводы с перечислением вероятных способов урегулирования вопроса. Руководитель, получивший ДЗ, обязан внимательно ознакомиться с документом и подтвердить этот факт собственноручной резолюцией.

В дальнейшем именно резолюция становится основанием для принятия соответствующих мер (материальное наказание/поощрение сотрудника и пр.). По вышеперечисленным причинам докладную записку называют инструментом, обеспечивающим обратную связь сотрудников организации и ее руководства.

К другим целям, которые преследует составление ДЗ, можно отнести следующие:

  1. Повышение эффективности личной производительности. К примеру, если сотрудник видит явные помехи для эффективного выполнения им служебных обязанностей, он вправе предложить способы решения проблемы.
  2. Исправление ситуации. Для примера можно привести такую ситуацию: сотрудник знает о каких-либо фактах, не касающихся его напрямую, при этом он считает, что это мешает стабильности и эффективности производственного процесса. В этом случае он может написать ДЗ начальству, для оперативного разрешения ситуации.
  3. Снятие с себя ответственности. Предположим, сотрудник довел некоторую информацию до вышестоящего руководства, которое после этого по каким-либо причинам бездействует. В данном случае с сотрудника, написавшего ДЗ, будет снята всякая ответственность за исправление ситуации, т.е. претензий к нему не будет.
  4. Защита при ущемлении прав. В данном случае ДЗ будет выступать шагом к мирному урегулированию конфликта и благоприятному решению проблемы.

Отличие от служебки

Рассмотрим, чем отличаются служебная записка и докладная записка.

Главной целью ДЗ, как было сказано выше, является доведение информации до вышестоящего руководства, в то время как «служебка» выступает способом передачи сведений между сотрудниками, имеющими равный статус. Помимо этого, у служебной записки отсутствует код в классификаторе ОКУД.

Бумага составляется по инициативе сотрудника. Особых правил для составления СЗ не предусмотрено. СЗ может быть составлена по различным вопросам и должна способствовать ускорению процесса их разрешения.

Образец служебной записки смотрите на фото ниже:

Отличие от объяснительной

Получателем объяснительной записки тоже является вышестоящее руководство, но в отличие от ДЗ данная бумага преследует иные, кардинально отличающиеся, цели. Назначение документа вытекает из его названия: объяснение той или иной сложившейся ситуации. На основании объяснительной записки руководством принимается решение о виновности/невиновности ее составителя.

Это значит, что ОЗ, по аналогии с рассматриваемым в статье документом, выступает мотиватором к принятию вышестоящим руководством того или иного решения. Однако, это решение относится исключительно к дисциплинарным нарушениям. Также как ДЗ, объяснительная записка имеет собственный код в классификаторе ОКУД. Объяснительная пишется только по требованию руководства.

Классификация докладных записок

Здесь рассмотрим виды ДЗ, которые могут различаться по статусу получателя. Их может быть два:

  1. Внешняя ДЗ. Такой документ составляется для доведения информации до уполномоченных лиц вышестоящих инстанций. Бумага должна быть составлена на корпоративном бланке организации-составителя документа. Подписывается внешняя ДЗ только директором организации.
  2. Внутренняя ДЗ составляется по инициативе сотрудника либо его непосредственного руководителя в целях повышения эффективности рабочего процесса. Документ подписывается составителем. Поскольку бумага предназначена для решения внутренних вопросов, то для нее, как правило, используется лист формата A4.

На обоих видах ДЗ проставляется дата, соответствующая дню ее составления и подписания.

В зависимости от содержания бумаги, ДЗ разделяются на:

  1. Записка информационного характера. Такая бумага составляется периодически, в ней содержатся сведения об особенностях и методах организации рабочего процесса. Помимо этого, составление данного документа предполагает доведение до начальства идей по повышению эффективности работы.
  2. Отчетная ДЗ. Целью данного документа является информирование руководства о результатах исполнения ранее полученных распоряжений в установленный период. Обычно такие ДЗ составляются сотрудниками низшего звена.
  3. Записка, содержащая некую инициативу. В такой бумаге сотрудник обращается к руководству с просьбой о вынесении некоторого решения по состоявшимся событиям (дополнительные поставки, перераспределение обязанностей между сотрудниками и прочее).

Кроме вышеперечисленных документов, сотрудниками различного уровня достаточно часто составляются «репрессивные» ДЗ. Зачастую это вынужденная мера. Ее целью является доведение до вышестоящего руководства информации о бездействии, нарушении корпоративного регламента и рабочей дисциплины, фактах некорректного поведения и пр. К составлению данного документа надлежит подходить особенно ответственно, поскольку малейшая неточность в описании фактов может в последующем обернутся серьезными неприятностями.

Понятно, что нарушение рабочей дисциплины и другие перечисленные ситуации становятся поводом для применения взыскания к виновному. Именно по этой причине в тексте записки предполагается четкое изложение весомых аргументов и конкретных доводов. Неверно оставленная бумага может стать поводом для обращения в суд человека, являющегося ее ключевым «фигурантом». С предоставлением суду означенной ДЗ и грамотным пояснением о злонамеренном ущемлении его прав являются поводом для принятия судом решения не в пользу составителя ДЗ. А потому следует знать, как пишется ДЗ. Далее рассмотрим это подробно.

Как правильно составить докладную

Рассмотрим правильное оформление докладной записки. Поскольку этот документ имеет собственный код в классификаторе ОКУД, он оформляется соответственно с утвержденными стандартами.

В документе должно присутствовать три условных раздела, предполагающих разный смысл:

  1. Изложение фактов. В этой части происходит констатация причин, спровоцировавших конфликтную ситуацию и ставших основанием для составления ДЗ. Здесь обязательно и максимально подробно указываются сопутствующие обстоятельства.
  2. Аналитика. Данный раздел предполагает анализ сложившейся ситуации и ее вероятных последствий. Помимо этого, здесь излагаются варианты разрешения проблемы.
  3. Резюме, в котором составитель ДЗ должен описать собственное мнение о сложившейся ситуации и привести веские, также в этой части предлагаются конкретные меры, направленные на разрешение конфликта. На основании изложенного в ДЗ руководителем будет принято решение в плане санкций, поощрений и иных действий по сложившейся ситуации. Поскольку у руководства не всегда хватает времени на скрупулезное разбирательство в ситуации, то обычно следует согласие с доводами составителя ДЗ, без вникания в детали.

Правила оформления

Каждая деловая бумага, в том числе и ДЗ, а также правила ее составления подчиняются определенным нормативам. Они прописаны в ГОСТе деловой документ об унифицированных системах документации, организационно-распорядительных документах и требованиях к их оформлению (ГОСТ-6.30-2003).

Важно! В случае, когда ДЗ составлена неправильно она может утратить доказательную силу в ходе разрешения спорных/конфликтных ситуаций, а значит, признана не имеющей юридической силы.

Оформление внутренней ДЗ. При формировании ДЗ допускается написать от руки или отпечатать на листе бумаги формата A4. В использовании фирменного бланка организации нет необходимости. При оформлении используются реквизиты, применяемые для данной разновидности внутренних документов:

  • вверху слева указывается название подразделения, в котором работает составитель бумаги;
  • получателя ДЗ (его фамилию И.О. и занимаемую им должность) указывают вверху справа;
  • ниже указывается наименование документа «Докладная записка» (текст можно расположить посередине или в левой части строки);
  • в следующей строчке прописывается дата составления бумаги (формат ДД-ММ-ГГГГ, должна совпадать с датой подписания);
  • далее следует краткая суть докладной, начинающаяся с фразы «Довожу до вашего сведения…»;
  • затем в трех обособленных блоках (см. выше) излагаются подробности;
  • заканчивается документ подписью составителя (расшифровка и указание занимаемой должности – обязательны) и даты.

Пример докладной записки от сотрудника приводим на фото ниже:

Составление внешней ДЗ. Внешняя ДЗ является исходящим документом. Она обязательно составляется на корпоративном бланке компании. Кроме указанных в предыдущем разделе сведений, внешняя ДЗ содержит:

  • данные об организации-составителе;
  • присвоенный бумаге исходящий номер;
  • название населенного пункта, где составлена записка;
  • подзаголовок, который прописывается под наименованием документа (должен начинаться со слов «Относительно…», «Касательно…» либо «О…»).

Остальное содержание внешнего документа по оформлению аналогично содержанию внутренней записки. Документ всегда визируется руководителем организации.

На фото ниже пример исходящей ДЗ:

Должен ли отвечать адресат записки

Получение ДЗ руководителем предполагает принятие им соответствующего решения по описанной ситуации. Принимая решение следует учесть факты, содержащиеся в записке.

Воля руководителя выражается в виде резолюции. Она размещается непосредственно на тексте документа. В резолюции обычно прописывается суть принятого решения и назначается исполнитель. На основании резолюции руководителя должны быть выполнены конкретные меры по разрешению сложившейся ситуации.

Образец докладной записки

Исходя из практического использования в корпоративном общении данного документа, ДЗ подразделяются на ряд основных типов. Наиболее распространенные виды записок, которые чаще всего встречаются в корпоративных взаимоотношениях сотрудников государственных учреждений и коммерческих компаний, нужно рассмотреть отдельно. Далее поясним их ключевые нюансы и дадим примеры составления.

О нарушении трудовой дисциплины

Разнообразные нарушения дисциплины, к сожалению, встречаются достаточно часто и реакция сослуживцев и непосредственного начальника в виде составления ДЗ вполне закономерна.

Такая бумага официально подтверждает дисциплинарный проступок работника. Но чтобы взыскание, налагаемое на нарушителя, было возможным, необходимо довести до руководителя информацию о факте нарушения. Это и выступает основной целью данной разновидности ДЗ. В записке должны присутствовать сведения о нарушении и просьба к руководству о принятии надлежащих мер.

Образец ДЗ о фактах нарушения трудовой дисциплины

О невыполнении должностных обязанностей

Другим, часто используемым в корпоративном обиходе типом ДЗ является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей.

Такой документ призван довести до вышестоящего руководителя сведения о том, что конкретный работник выполняет (выполнил) возложенные на него обязанности с нарушениями или не выполнил их вообще. В последней части бумаги должна содержаться просьба о дисциплинарных мерах воздействия. Без документа, указывающего на факты нарушения, любые санкции по отношению к этому работнику считаются необоснованными.

Образец ДЗ о неисполнении должностных обязанностей

О некорректном поведении

И еще один вид ДЗ, требующий рассмотрения. Расскажем, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника.

Этот вид ДЗ служит для информирования руководителя о недостойном поведении оскорбительного характера в рабочее время. Предложенные меры должны содержать не только просьбу о наказании виновного, но и требование о недопущении таких ситуаций в будущем.

Образец ДЗ о нарушениях норм поведения

Источник: biztolk.ru

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

 

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

  • на инициативные;
  • информационные;
  • отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  • на внешние;
  • внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресата;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись руководителя;
  • фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

 

Пример 1

Внешняя докладная записка

 

Общество с ограниченной ответственностью «Север»

(ООО «Север»)

ул. Советская, д. 123, 116900, Москва

Тел./факс (095) 112-56-90

E-mail: sever@sev.ru

ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191

ИНН/КПП 6321732124/632101001

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

А.В. Гришину

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

 

Уважаемый Андрей Васильевич!

 

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

 

 

Начальник отдела кадров   Семенов         В.О. Семенов

 

 

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

 

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный (исходящий номер);
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения (если есть);
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

 

Пример 2

Внутренняя докладная записка

Отдел продаж

Директору ООО «Ромашка»

И.И. Сидорову

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

 

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

 

 

Начальник отдела продаж Игнатьев       О.А. Игнатьев

 

 

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

 

 

 

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

 

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

 

Наименование

структурного подразделения                                          Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА          

______________ № ________

Заголовок

 

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

 

Наименование структурного подразделения

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

 

Адресат

 

Заголовок

 

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и  может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

 

 

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

 

 

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  • в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  • во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  • в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

 

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

 

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

 

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

 

 

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  • запрос информации;
  • выдачу инструкций;
  • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  • объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

 

Пример 5

Служебная записка

 

Отдел АХО

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

16.04.2014 № 4

Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

 

 

 

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

 

 

Начальник АХО       Свиридов       Н.Н. Свиридов

 

 

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

 

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  • на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  • составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

 

 

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

 

 

Пример 6

Объяснительная записка

 

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

 

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

 

 

Бухгалтер      Александрова               И.И. Александрова

 

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

 

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

 

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

 

Дата документа

Регистрационный номер

Вид документа, краткое содержание

Кем подписан документ

Исполнитель

Куда передан

Расписка в получении (подпись, дата)

Отметка о направлении документа в дело

1

2

3

4

5

6

7

8

07.04.2014

03-10/14

Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.

Начальник отдела кадров

Инспектор отдела кадров

Отдел кадров

Смирнова В.А.
07.04.2014

В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

 

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

 

 

 

Источник: www.profiz.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.