График отпусков как сделать

График отпусков как сделать

Каждый работник предприятия имеет законное право на ежегодный отпуск. Во избежание остановки предприятия, в случае если все сотрудники одного профиля изъявят желание отдохнуть в одно время, составляют график отпусков. Это гарантирует работникам соблюдение их прав и в то же время защищает интересы руководства. До какой даты составлять график отпусков на 2018 год? Как его заполнить и утвердить? Расскажем и приведем образец, который вы сможете скачать.

Что такое график отпусков

График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2018 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков — это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.

Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений


При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).

В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.

Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2018 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.

Имейте в виду: при принятии на работу новых сотрудников периоды их отдыха обычно не вносят в существующий график, но их могут утвердить по согласованию с администрацией. Также см. «Первый отпуск после устройства на работу».

Опросные листы


Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2018 году.
График отпусков как сделать

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе. Скачать пример опросного листа для формирования графика отпусков на 2018 год.

Для чего составляют

График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.

Права отдельных категорий граждан


У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида — 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Выясняя вопрос, как составить график отпусков, следует знать особенности закона, защищающего права определенных категорий граждан, которые могут получить отпуск в любое удобное для них время. К ним, в частности, относят:

  • женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
  • супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
  • совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
  • сотрудники возрастом до 18 лет;
  • жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Также см. «Какие бывают отпуска».

Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления

График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.


Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.

После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.

При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.

Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.

После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. “Издаем приказ составлении графика отпусков на 2018 год“.

Особенности небольших фирм


В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2018 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.

Важные моменты и требования закона

При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты.

Стаж работы

Уйти в оплачиваемый отпуск имеет право любой сотрудник компании, проработавший не менее шести месяцев. Например, в случае если работник брал неоплачиваемый отдых более 7-ми дней в период, за который предоставляют очередной отпуск, это время не включают в стаж, обеспечивающий право использовать оплачиваемый отпуск. Иными словами — происходит перенос начала отпуска. Даже в той ситуации, если он уже запланирован и включен в график. Тогда график отпусков, образец заполнения в 2017 году которого приведен ниже, подлежит коррекции. Это обусловлено отсутствием у работника достаточного стажа. Такая ситуация изменения графика имеет юридическое основание. Также см. «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков».


Отдельные категории сотрудников

Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин. Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс. В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.

Дополнительные ежегодные отпуска

Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна

Два отпуска

Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.


Очередность отпусков

Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования

Сотрудники по совместительству

Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.

Сотрудники, не использовавшие отпуск за предыдущий год

Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь

Работники, поступающие в вузы и их родители

Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.


Продолжительность отпуска

Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков. Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск. Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.

График отпусков: образец 2018

На данный момент действует рекомендованная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России еще в 2004 году.

Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.

Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.

Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.

Далее вашему вниманию – образец заполнения графика отпусков на 2018 год, который вы можете скачать в формате Word.

График отпусков как сделать

Также вы можете скачать форму бланка графика отпусков на 2018 год в формате Excel.

Утверждение графика


Заполненный график отпусков на 2018 год должен заверить своей подписью руководитель отела кадров. А при ее отсутствии –  другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков.

Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков?

Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует. Также см. «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Внесение изменений

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):


  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков на 2018 год имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.

Внесение дополнений

Случается, что уже после утверждения графика отпусков на очередной год на работу принимаются новые работника. В подобной ситуации Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления. Однако никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для  должностных лиц (например, директора или кадровика);
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

buhguru.com

Готовимся к отпуску заранее

подготовка к отпуску

Одна из основополагающих статей трудового закона гласит о том, что планирование отпусков заранее должно осуществляться в каждой фирме. Отсутствие графика отпусков может повлечь за собой штрафные санкции и административную ответственность.

При составлении локального документа учитываются предпочтения работников, в обязательном порядке спрашивается мнение каждого члена коллектива, когда именно он хочет уйти в отпуск. На основе высказанных предпочтений работников, но не в ущерб производственному процессу, составляется документ, на основании которого производится планирование отпусков.

Буква закона

законы о графике отпусков

Как гласит Трудовой Кодекс РФ каждый человек, проработавший в организации не менее шести месяцев, имеет право на отдых, продолжительностью, которая гарантирована ему законом. Либо настолько долго, как прописано в договоре – коллективном или трудовом.

Для того чтобы наиболее рационально спланировать время ежегодного отдыха каждого члена трудового коллектива и существует график планируемых отпусков. Это локальный документ, который устанавливает очередность и продолжительность отпусков для работников фирмы. Составление его обязательно в любой организации. Он разрабатывается за две недели до наступления следующего года.

График отпусков – унифицированный документ, составляющийся по форме Т-7. Форма утверждена Постановление Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года.

2013 года этот документ составлялся только по форме Т-7, при этом нельзя было удалять графы из документа. С 2013 года предприятие может самостоятельно разработать форму документа, но при этом она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичной бухгалтерской документации. Однако большинство предприятий по-прежнему используют унифицированную форму, в связи с удобством ее применения.

В графике отпусков обязательны  подписи следующих лиц:

  • начальника кадровой службы;
  • начальников отделов фирмы.

Форма Т-7 проходит процедуру утверждения директором организации каждый год.

Продолжительность: норма и сверх нормы

продолжительность отпусков

За каждый отработанный год, сотруднику предоставляется отпуск в размере 28 календарных дней, исключение составляют лишь работники, работающие в особых условиях труда. К таким работникам относятся лица, занятые на вредных или тяжелых производствах, люди, работающие в условиях Крайнего Севера.  Продолжительность отпуска для этих категорий граждан несколько больше.

Дополнительные дни отпуска предоставляются и в иных случаях, например:

  1. У работника трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. Им добавляется 3 дополнительных дня к основному отпуску.
  2. Подросткам до совершеннолетия предоставляется ежегодный отпуск в 31 календарный день.

Специфика предприятия

Как правильно составить график отпусков в соответствии со спецификой деятельности предприятия? Занимаясь этим делом, нужно учитывать производственные и финансовые возможности предприятия. Например, нельзя отправить в отпуск одновременно всю бухгалтерскую службу или отдел сбыта. Это нарушит нормальное функционирование организации. То же самое касается и рабочих, участвующих непосредственно в производственном процессе.

В организациях, занятых сезонной деятельностью, например, сельскохозяйственных, можно отправить большее количество работников в отпуск зимой, когда  мало работы, и, наоборот, в период летней страды это делать не рекомендуется.  Лето — время отпусков сотрудников учебных заведений.

Правила составления графика отпусков

правила составления графика отпусков

Локальные акты предприятия

Во многих организация принимаются локальные нормативные акты, которые определяют двусторонние отношения между сторонами заключенного трудового договора. Они предусматривают раскрытие таких существенных аспектов, как установление политики предприятия в отношении оплаты труда, премий, поощрений, предусмотренных в организации и иные вопросы.

График планируемых отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам по мнению Федеральной службы по труду и занятости. Это четко прописано в  письме Роструда № 4414-6 .

Однако существенным отличием его от аналогичных документов является то, что форма унифицирована Приказом Госкомстата России, как и штатное расписание. Он содержит определенные реквизиты, без которых является недействительным.

Основополагающие трудовые документы и иные нормативные акты конкретной организации также могут регулировать процесс создания графика планируемых отпусков, также порядок составления этого унифицированного документа может прописываться в коллективном договоре (если он есть).

Опрос сотрудников

опрос сотрудников

Первый немаловажный этап создания графика планируемых отпусков – опрос сотрудников всех подразделений организации. В ходе опроса сотрудник кадровой службы выявляет предпочтительное время и количество дней  отпуска для каждого члена компании.
В крупных организациях с наличием большого количества структурных подразделений опрос целесообразно проводить отдельному уполномоченному сотруднику внутри каждого подразделения. Таким человеком зачастую выступают начальники цехов или сотрудники отдела кадров.

На основе опроса составляется предварительный план отпусков работников каждого подразделения.

Затем составленные планы отпусков передают в кадровую службу, где сотрудник отдела кадров корректирует их по своему усмотрению, а точнее, сопоставляя все данные и учитывая производственный процесс. Затем документ снова проходит процедуру согласования с работниками и руководителями отделов.

В конечном итоге составляется документ в целом по организации, который в свою очередь может быть раздроблен по конкретным отделам или службам. График составляется и в целом по организации, без дробления, если количество работников фирмы невелико.

Смотрите также видео о методике составления графика отпусков

Удобство по закону

Приступая к составлению  графика планируемых отпусков, сотрудник отдела кадров должен помнить о том, что отдельные члены трудового коллектива имеют право сами выбрать время и продолжительность своего отпуска. Это оговорено в законодательстве. При этом работник, претендующий на предоставление отпуска в безоговорочном порядке в удобное для него время, должен предоставить документы, подтверждающее его право на использование привилегии.

К сотрудникам, имеющим право самим выбрать себе время и продолжительность оплачиваемого отдыха, относят:

  • внешних совместителей (они могут взять отпуск на дополнительной работе в то же время, как и на основной);
  • беременных женщин, уходящих в отпуск накануне отпуска по беременности и родам, или сразу после его завершения;
  • подростков, работающих  по трудовому договору, но возраст которых не достиг 18 лет;

Существуют иные категории лиц, исчерпывающий перечень которых указан в ТК РФ. Некоторые группы людей  также имеют льготные условия в отношении выбора времени и определения продолжительности отпуска.

К ним относят:

  • граждан, подвергшихся радиационному облучению;
  • инвалидов войны и участников боевых действий;
  • героев СССР, России, почетных доноров и иные категории лиц, поименованные в федеральном законодательстве.

Если остались неиспользованные дни за прошлый год

если остались дни отпуска

В отдельных случаях возникают ситуации, когда работник имеет неиспользованные дни отпуска за предшествующие годы.

В случае, когда работник имеет дни отпуска за предыдущие годы, он сначала отгуливает отпуск текущего года, и лишь затем в произвольном порядке ему предоставляется время отдыха за предыдущие периоды.

Неизрасходованные дни отпуска также можно отобразить в графике отпусков, либо предоставить их в удобное для работника время по соглашению с работодателем. В случае. Если неотгулянные дни отпуска не отображены в графике отпусков, работник не теряет на них право, он может взять эти дни в любое время по согласованию с руководством фирмы.

На практике большинство работников предпочитают брать неиспользованные дни отпуска не сразу, а несколько раз в течение года.

Внесение корректировок на протяжении года

внесение корректировок в график отпусков

В течение года в утвержденный график могут вноситься корректировки после двустороннего согласования их между работником и работодателем.

Ежегодное время отдыха может быть перенесено на иное время в тех, случаях, когда:

  • сотруднику не была произведена своевременная выплата отпускных;
  • если сотрудник  был оповещен о наступлении отпуска с нарушением сроков;
  • если отпуск сотрудника может плохо повлиять на хозяйственную деятельность организации.

Основание для внесения изменения в унифицированный документ — приказ работодателя.

В бланке формы Т-7 существуют специальные графы, в которых вносятся сведения при изменении графика отпусков. В графы 7-9 вносятся записи в том случае, если осуществляется перенесение отпуска,   а графа 10 «Примечание» заполняется, если производится прерывание отпуска по причине вызова на работу с перенесением отпуска  на следующий год, либо если отпуск сотрудника нарушает целостность производственного процесса предприятия.

Существует два варианта корректировки графика отпусков:

  1. Утверждение нового документа в течение года, что может повлечь определенные последствия при проверке организации трудовой инспекции.
  2. Создание формы дополнения к графику отпусков.

Предпочтительнее использовать второй вариант, так как это не вызовет проблем с проверяющими органами, как в первом случае, когда на один год может присутствовать несколько форм Т-7.

Типичные ошибки при составлении графика

Одно из самых распространенных нарушений на микропредприятиях – отсутствие графика отпусков, то есть отпуск предоставляется по инициативе работника.  Это грубое нарушение трудового законодательства, так как график отпусков положено составлять даже в том случае, если в компании работает 1 человек.

В некоторых фирмах этот кадровый документ составляется «для галочки», без учета пожелания сотрудников. В конечном итоге фактическое время отпуска не совпадает со временем, заявленным в графике.Еще одна ошибка: отсутствие подписей уполномоченных лиц на документе.

В график отпусков по ошибке может попасть не только основной отпуск, но и иные виды отпусков. Например, отпуск по уходу за ребенком, которым там не место. Это является типичной ошибкой при составлении документа. Учебный отпуск также не должен отображаться в графике.

В случае если отпуск предоставляется по частям, то продолжительность одного периода отпуска не должна быть менее двух недель.

Иногда сотрудники отдела кадров дробят отпуск на меньшие части и отображают такую информацию в графике. Это является ошибкой.

Работник может получить два отпуска в одном году только в том случае, если он устроился на работу в году, предшествующему году предоставления отпуска. При этом соответствующая информация должна быть отображена в графике отпусков.

Составляя документ, следует помнить о том, что нельзя одновременно отправить в отпуск руководителя структурного подразделения и его заместителя. Ведь тогда возникает вопрос о том,  кто же будет исполнять обязанности по руководству подразделением в период отсутствия двух должностных лиц.

Нередко работодатели не предоставляют отпуск в удобное для некоторых категорий работников время. Беременные женщины, инвалиды, участники боевых действий имеют право на выбор времени отпуска. Работодатель в некоторых случаях игнорирует их привилегию, что является нарушением прав и действующего законодательства.

Если работник согласен на деление отпуска, он должен подписаться в конце соответствующего документа с записью о том, что он ознакомлен с документом и не имеет возражений в связи с делением отпуска.

В некоторых ситуациях сотрудник кадрового отдела может забыть включить работника в график отпусков. В этом случае отпуск работнику предоставляется после написания личного заявления на отпуск.

График отпусков – обязательный документ, который надлежит составлять каждому юридическому лицу, в случае его отсутствия возможно наступление административной ответственности при проверке соблюдения законодательства трудовой инспекцией.

Скачать бланк для графика отпусков можно здесь:

Шаблон графика отпусков

Нельзя переоценить важность этого документа для конкретной фирмы. Ведь правильно составленный график отпусков – залог бесперебойной работы предприятия. Поэтому, составляя этот документ, в обязательном порядке нужно учитывать взаимозаменяемость сотрудников. Именно поэтому составление этого документа можно поручить лишь компетентному сотруднику отдела кадров, который со всей ответственностью подойдет к возложенному на него заданию.

ipopen.ru

Для чего нужен график отпусков

График отпусков: порядок составления, заполнения и утвержденияГрафик отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • Дополнительный отпуск, предоставляемый из-за особых трудовых условий;
  • Периоды отдыха, которые работник не использовал в предыдущие 2 года.

Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Когда и на какой период утверждается

Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря.

График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

Обязательно составлять график или нет

ТК РФ требует, чтобы все работодатели, будь то организации или предприниматели, составляли график отпусков. Причем данное требование обязательно к выполнению, в противном случае предусмотрено наказание КоАП.

Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

График отпусков: порядок составления, заполнения и утверждения

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

График отпусков: порядок составления, заполнения и утверждения

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

График отпусков: порядок составления, заполнения и утверждения

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

  • Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
  • Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
  • Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
  • График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
  • Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
    • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
    • Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

График отпусков: порядок составления, заполнения и утверждения

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

  • При нахождении на отдыхе работник заболел;
  • У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

buhproffi.ru

Как составить график отпусков

Трудовой кодекс не обязывает работодателя учитывать пожелания всех без исключения работников при составлении графика отпусков, но дальновидные руководители предпочитают прислушиваться к мнению подчиненных, чтобы не давать им повода для недовольства. Как правило, заранее устанавливаются сроки и способы сбора информации, а после того, как все сотрудники выразят свои пожелания касательно времени отпуска, данные сводятся в единый документ. Впрочем, некоторые категории работников имеют гарантированное

Трудовым кодексом и иными федеральными законами право уходить в отпуск в удобное для себя время. К ним относятся:

Если в период согласования графика отпусков сотрудник, чье мнение обязательно нужно учесть при утверждении документа, по каким-либо причинам отсутствует на работе (например, временно нетрудоспособен или взял учебный отпуск), при первой же возможности попросите его написать заявление о том, что он не против уйти на отдых в установленное графиком время. Заявление, составленное в произвольной форме, поможет работодателю в случае проверки подтвердить, что мнение работника было учтено.

Образец графика отпусков. Форма Т-7

Скачать унифицированную форму № T-7 график отпусков >>>

Как оформляется график отпусков

До отмены нормы об обязательном применении унифицированных форм первичного учета график отпусков составлялся исключительно по форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом России. Работодатели вправе применять самостоятельно разработанные учетные формы, в том числе и при составлении графика. Дополняя типовую форму новыми реквизитами, нужно утвердить итоговый бланк соответствующим распорядительным актом. Убедитесь, что в форме, которую организация планирует использовать при составлении, присутствуют строки для отражения сведений о:

  • должности (специальности), Ф. И. О. и табельном номере сотрудника;
  • наименовании структурного подразделения, в котором он трудится;
  • количестве календарных дней отпуска;
  • дате начала отпуска.

Ежегодно составляемые кадровиками графики отпусков проходят согласование с руководителем организации, который заверяет документ своей подписью, и профсоюзом (разумеется, при условии, что на предприятии функционирует первичный выборный орган, представляющий интересы работников (ст. 123, 372 ТК РФ)).

Несмотря на то что закон не обязывает работодателя размещать готовый график в открытом доступе, чтобы персонал имел возможность с ним ознакомиться, в большинстве компаний итоговая редакция документа все же выносится на публичное обозрение. Более того, можно предусмотреть в самом бланке отдельную графу для подписей работников — так вы будете уверены, что каждый член коллектива проинформирован о начале своего ежегодного отпуска.

Скачать автоматический планировщик отпусков >>>

Когда утверждается график отпусков

Кадровая служба организации должна составить график отпусков на следующий год не позднее чем за две недели до его наступления. Но на практике подготовительные работы, предшествующие утверждению его окончательной редакции, зачастую отнимают не одну неделю. Поэтому лучше озаботиться этим вопросом еще в середине ноября, чтобы в течение месяца согласовать все спорные пункты и без спешки пройти все этапы разработки документа. Рекомендуется начать с составления отдельных проектов для каждого отдела, возложив данную обязанность на руководителей структурных подразделений.

Проект графика отпусков

проект графика отпусков

Скачать проект графика отпусков >>>

Если речь идет об организации с большим штатом, процесс согласования графика отпусков может сопровождаться спорами, конфликтами и неувязками, особенно если среди сотрудников есть родители детей-инвалидов, женщины, планирующие в следующем году уходить в декретный отпуск, или несовершеннолетние работники. Во избежание долгих препирательств стоит подробно прописать процедуру согласования и утверждения в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте.

Обязательно ли отражать в графике отпусков новых сотрудников

Необходимость предоставления отпусков новым сотрудникам, принятым на работу спустя некоторое время после утверждения графика, порой приводит работодателя в замешательство: нужно ли каким-то образом дополнять или редактировать документ, чтобы отразить в нем периоды отдыха новых членов коллектива? А если нет, то на каком основании предоставлять им отпуск?

Дело в том, что трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя переделывать график отпусков, чтобы вписать в него новых сотрудников. Поэтому дополнять документ придется только в том случае, если соответствующая норма предусмотрена локальными актами. Проще всего оформить приложение к уже утвержденному графику (при наличии на предприятии профсоюза такое приложение проходит процедуру согласования — ст. 372 ТК РФ). Если локальная документация не содержит никаких требований на этот счет, отпуск новому сотруднику предоставляется на основании его личного заявления с занесением всех необходимых данных в личную карточку (форма № Т-2).

Нужно ли вносить в график отпусков декретниц

Если в организации есть сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске, кадровики часто совершают грубую ошибку, не включая их в график отпусков на следующий год. Чтобы не нарушать общий порядок оформления документа, нужно отражать в нем всех работников, на момент составления имеющих право на ежегодный отпуск. Поэтому сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, но в следующем календарном году планирует выходить на работу и воспользоваться правом на оплачиваемый отпуск, должна включаться в график (ст. 260 ТК РФ). На практике ежегодный основной отпуск часто предоставляется непосредственно после выхода из декрета, так что лучше заранее узнать у женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам, планирует ли она использовать такую возможность — если да, то соответствующим образом отразите период отдыха в графике отпусков.

Что делать, если по вине работодателя находящуюся в декретном отпуске женщину попросту забыли внести? Такие случаи, к сожалению, наблюдаются сплошь и рядом, но это не повод лишать человека заслуженного отдыха: сотруднице достаточно просто написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать точные даты с руководством компании.

Как отразить совместителей в графике отпусков

Иногда кадровики забывают или не считают нужным вносить данные о запланированном отпуске совместителя в общий график. Между тем отражать информацию о совместителях, как внешних, так и внутренних, в графике отпусков нужно обязательно, особенно с учетом того, что закон обязывает предоставлять таким работникам время отдыха одновременно с отпуском по основному месту работы.

Перед тем, как внести внешнего совместителя в график отпусков, необходимо получить достоверную информацию о запланированном времени отдыха на основной работе (ч. первая ст. 286 ТК РФ). Выбор способа получения сведений остается за отделом кадров: например, можно отправить официальный запрос в другую организацию, где трудится совместитель, либо попросить его предоставить справку или выписку по основному месту работы. Если на момент утверждения графика работодатель не располагает нужной информацией, можно указать в документе примерные даты отпуска совместителя, отметив в графе «Примечание», что период указан приблизительно.

Как внести изменения в график отпусков

Иногда даже в многократно согласованный и прошедший все стадии утверждения график отпусков приходится вносить изменения, например, в случае переноса отпуска или при отзыве работника из отпуска в связи с производственной необходимостью. Для отражения изменений в документе достаточно заполнить графы 8, 9 и 10 унифицированного бланка № Т-7 или аналогичные по содержанию графы формы, используемой работодателем.

Специальный приказ о внесении изменений в график отпусков издавать не нужно. Главное — обосновать все изменения документально, сославшись на приказ (распоряжение) о переносе отпуска или отзыве сотрудника из отпуска и убедившись в наличии его письменного согласия с таким решением. Если перенос отпуска обусловлен не служебной необходимостью, а личной просьбой самого работника, необходимо оформить ее в виде заявления.

Приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

приказ о переносе части ежегодного оплачиваемого отпуска

Скачать приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска >>>

Как правильно отразить в графике отпусков неиспользованные дни отпуска?

Не всегда работники успевают использовать в течение года все полагающиеся им дни оплачиваемого отпуска. Стандартной практикой в таких случаях считается перенос оставшихся дней отдыха на следующий календарный год, но в связи с этим возникает вопрос: нужно ли включать их в график отпусков? Работодателю выгодно отразить неиспользованные в прошедшем периоде дни отпуска, чтобы документально зафиксировать время отдыха сотрудника, но не забывайте предварительно согласовать с ним все даты.

Вдобавок нужно убедиться, что работник использует свой отпуск, перенесенный на новый календарный год, в течение 12 месяцев с момента завершения рабочего года, за который предоставляется отдых (ч. третья ст. 124 ТК РФ). Чтобы вносить неиспользованные дни отдыха персонала, можно добавить в форму специальную графу для дополнительной информации (например, «Период, за который предоставляется отпуск»). Используя унифицированную форму № Т-7, отражайте сведения о положенных работнику днях отпуска за прошлый год в графе «Примечание».

Пример. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска Иванова С. М., сотрудника производственного предприятия «Импульс», составляет 28 дней. В 2015 году Иванов С. М. использовал всего 20 дней положенного ему отдыха, поэтому при составлении графика отпусков на 2016 год по согласованию с работником указали не 28, а 36 календарных дней (28 за текущий рабочий год, 8 — за прошлый). Чтобы избежать путаницы, сотрудник отдела кадров сделал в графе «Примечание» соответствующую запись: «8 дней за 2015 год».

www.kdelo.ru

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
  • отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

  • работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  • инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
  • педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
  • государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:

  • занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • имеющим особый характер работы;
  • с ненормированным рабочим днем;
  • работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:

  • несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
  • работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.

График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.

Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.

Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?

Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.

После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.

Оформляем документ

Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.

Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.

Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).

Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

В случае отсутствия графика отпусков виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда. Эта статья предусматривает наказание:

  • для должностных лиц – штраф от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка их деятельности на срок до 90 суток.

Примечание: графы 1–7 заполняет работник кадровой службы, графы 8–10 работники

delovoymir.biz


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector