Изменение графика отпусков по инициативе работника

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков – это документ, который создаёт кадровая служба предприятия. В нём указывается, когда именно должны уходить отдыхать работники.

График создаётся заранее, и именно на него ориентируются те, кто желает уйти в этом году в отпуск. Однако бывают случаи, когда уже утверждённый документ необходимо корректировать. Как именно это делается?

  • Что это такое: понятие и правовые основы
  • Как правильно скорректировать?
  • Основания
  • Как делается дополнение?
  • Заключение

Что это такое: понятие и правовые основы

Право на ежегодный отпуск с сохранением средней оплаты имеет каждый человек, официально работающий по трудовому договору (ст. 114 ТК РФ).


Ст. 123 того же кодекса утверждает, что время для отдыха предоставляется каждый год, а порядок, в котором сотрудники уходят в отпуск, определяется особым документом – утверждённом на предприятии графиком. Он должен составляться и утверждаться приказом руководителя организации в сроки не позднее 2 недель до наступления нового календарного года.

Готовится он обычно по унифицированной форме, утверждённой постановлением Госкомстата РФ в 2004 году, однако с 2012 года законодательство разрешает работодателям самостоятельно разрабатывать такого рода бланки.

Необходимо учитывать, что, согласно абз. 2 ст. 123 ТК РФ, график – документ двусторонний. Он обязателен как для работника, так и для работодателя. Однако несмотря на это, возможны ситуации, когда уже утверждённый и введённый в действие график приходится корректировать, внося в него определённые изменения.

Когда это требуется?

По заявлению

Изменение графика отпусков по инициативе работникаСамым распространённым случаем изменения являются ситуации, когда работник внезапно хочет по каким-то жизненным обстоятельствам уйти в отпуск в другое время.

Ст. 124 ТК РФ предусматривает, что бывают ситуации, когда работодатель в обязательном порядке должен перенести время отпуска по заявлению работника. К ним, в частности, относятся:

  1. болезнь с выдачей больничного;
  2. государственные обязанности, исполняемые во время отпуска, если закон требует освобождения на это время от работы и т. д.

Кроме того, есть отдельные категории работников, имеющие право сами выбирать время для отпуска, и работодатель обязан пойти им навстречу. К таким работникам относятся:


  • несовершеннолетние (ст. ст. 122, 267 ТК РФ);
  • беременные женщины (ст. ст. 122, 260 ТК РФ);
  • усыновившие ребёнка младше 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужья, у которых жёны ушли в декрет (ст. 123 ТК РФ);
  • работники, отозванные ранее из отпуска по производственной необходимости (ст. 125 ТК РФ);
  • совместители, которым отпуск по совмещению всегда даётся одновременно с тем, который по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
  • ветераны, граждане, пострадавшие от радиации на ЧАЭС или в Семипалатинске, ленинградцы-блокадники, Герои СССР, России или Труда, полные кавалеры орденов Славы или Трудовой Славы, почётные доноры и другие лица, имеющие соответствующие льготы в силу федерального законодательства.

Кроме того, закон не запрещает руководителю предприятия сделать поблажку для работника и согласиться на перенос отпуска даже если такого обязательства нет в ТК РФ.

Отзыв

Изменение графика отпусков по инициативе работникаСт. 125 ТК РФ даёт работодателю право в случае производственной необходимости вызвать сотрудника из отпуска. Однако вызов требует двух условий:

  • согласие работника;
  • отсутствие прямого законодательного запрета.

Запрет, в частности, существует для несовершеннолетних, беременных женщин, а также сотрудников, занятых на работах с вредными условиями.

Если отзыв произошёл, работник вправе неиспользованную часть отпуска получить в любой момент в том же году, либо присоединить эти дни к следующему периоду отдыха.

Прием на работу новых сотрудников или увольнение старых

Как внести изменения при приеме новых сотрудников? График может быть изменён и в том случае, когда сменился кадровый состав работников. Если кто-то увольняется, отпуск использовать по графику он уже не может (но может, согласно ст. 127 ТК РФ, взять его с последующим увольнением), а у новых сотрудников через полгода возникает право на получение отпуска.

В этом случае меняются личные данные сотрудников – и потому они должны быть откорректированы в документах, в том числе и в графике отпусков.

Выбор времени

Как уже было сказано, некоторые сотрудники имеют право сами выбирать время, когда им уходить на отдых. В том случае, если это предусмотрено законодательством, работодатель обязан пойти им навстречу и предоставить отпуск в любое удобное для них время, пусть даже и вопреки графику.

Именно поэтому перед утверждением графика имеет смысл сначала узнать мнение таких сотрудников. Это не лишит их права на уход в отпуск в любой удобный момент, но позволит избежать лишних корректировок.

Дробление на части

В некоторых случаях работник имеет право использовать только часть своего отпуска, «отложив» остаток на другое время. Ст. 125 ТК РФ требует при этом двух условий:


  1. Изменение графика отпусков по инициативе работникасогласия работодателя;
  2. продолжительности хотя бы одной из получившихся частей не менее 14 календарных дней.

В том случае, если часть отпуска была перенесена на следующий год, работник может по своему желанию заменить её на денежную компенсацию (ст. 126 ТК РФ). Однако некоторые работники этого права лишены. Категории, для которых не допускается замена, совпадают с теми, которые не могут быть вызваны из отпуска.

Как правильно скорректировать?

Правила оформления и внесение изменений в документ по Т-7, зависят от причины, по которой происходит корректирование документа.

Нужен ли приказ?

Любые изменения вносятся только на основании приказа. Дело в том, что график обязателен для обеих сторон, с его содержанием работники знакомятся под роспись. Потому его корректировка возможна только по приказу работодателя – причём с обязательным указанием причины для такого изменения.

Как происходит перенос по просьбе работника?

Как быть, если сотрудник захотел перенести отпуск на другое время? Если сотрудник хочет перенести отпуск на другое время, изменения производятся так:


  1. Работник подаёт заявление руководителю организации.
  2. Руководитель ставит визу «Согласен» или «Не согласен». В том случае, если работник не относится к категории тех, кто может сам выбирать время для отпуска, несогласия достаточно, и никаких действий дальше не происходит.
  3. Если согласие получено, работодатель готовит приказ об изменении графика.
  4. Содержание этого документа доводится под роспись до работника.
  5. Отдел кадров вносит изменения. В форме Т-7 заполняется восьмая графа (основание для изменения – в данном случае приказ) и девятая (новое время отпуска). При необходимости в десятой графе указываются примечания.
  6. С изменениями знакомится работник. Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ, это должно происходить не позднее, чем за две недели до нового времени отпуска.
  • Скачать бланк заявления на перенос отпуска
  • Скачать образец заявления работника о переносе отпуска и включение изменений в график отпусков
  • Скачать образец приказа о переносе отпуска

Вызов

Как вносить корректировки, если сотрудник уже в отпуске? Если из отпуска вызывается уже отдыхающий сотрудник, порядок действий будет иным:

  1. Изменение графика отпусков по инициативе работникаПредставители работодателя связываются с работником и получают его предварительное согласие или несогласие на выход на работу.

  2. Работодатель готовит приказ об отзыве.
  3. Работник знакомится с приказом и ставит на нём отметку «Согласен».
  4. Вносятся изменения в график отпусков. Заполняются те же графы, что и при переносе отпуска по инициативе работника.
  5. Сотрудник знакомится с изменённым документом.
  6. Вносятся изменения. Порядок заполнения – тот же, что и в предыдущем случае.
  7. Измененный документ доводится до работников.

Скачать образец приказа при вызове сотрудника из отпуска

Найм персонала

Как внести корректировки для вновь принятых сотрудников? Если на работу приняты новые сотрудники, график тоже может быть изменён. Однако надо иметь в виду следующее:

  • Если работники не относятся к числу льготников, для изменения нужно, чтобы приём на работу произошёл не позднее 6 месяцев до конца календарного года, иначе у них не будет права на ежегодный отдых.
  • Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.

Изменения вносятся в следующем порядке:

  1. Руководство кадровой службы подаёт служебную записку о необходимости внести коррективы в график отпусков.
  2. Руководитель предприятия издаёт приказ о дополнении графика.
  3. В дополнительном листе указываются новые сотрудники. В форме Т-7 заполняются все необходимые графы, причём в десятой как примечание указывается дата приёма на работу нового сотрудника.
  4. Дополнения доводятся до сведения работников.
  • Скачать бланк служебной записки
  • Скачать образец служебной записки о внесении изменений в график отпусков
  • Скачать образец приказа о дополнении графика отпусков при приеме нового сотрудника

Уход на отдых не по графику

Изменение графика отпусков по инициативе работникаЕсли работник по закону наделён правом самостоятельно выбирать себе время для отпуска, он может этой возможностью воспользоваться и уйти отдыхать в удобный для себя момент. Как внести изменения при переносе отпуска на другие даты? График меняется следующим образом:

  1. Сотрудник подаёт заявление на включение в график отпусков руководству организации.
  2. Руководитель издаёт приказ о внесении изменений в график.
  3. Кадровая служба проставляет соответствующие отметки в восьмой, девятой и, при необходимости, десятой графах формы Т-7.
  4. Изменённый график доводится до сотрудника под роспись.
  • Скачать образец заявления работника на перенос отпуска на законном основании
  • Скачать образец приказа на перенос отпуска на законном основании

Разделение времени отдыха по инициативе трудящихся

Если работник хочет использовать отдых частично, изменения будут вноситься так:

  1. Подаётся заявление руководителю, где будет указана желаемая продолжительность отдыха и время использования оставшейся части (либо желание заменить её на компенсацию, если это допустимо).
  2. Руководитель визирует заявление и издаёт приказ о внесении изменений в график.
  3. Кадровики ставят в восьмой графе формы Т-7 новый вариант продолжительности, а в графе девять – реквизиты приказа как основания для внесённых изменений.
  4. Сотрудник знакомится с измененным документом.

  • Скачать образец заявления работника на разделение отпуска по своей инициативе
  • Скачать образец приказа о разделении отпуска работника и внесении изменений в график отпусков

Ниже можете ознакомиться с образцом внесения изменений в график отпусков:

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Основания

Чтобы изменить график, требуются следующие документы:

  1. Заявление от работника. Оно составляется на имя руководителя в произвольной форме.
  2. Приказ руководителя. Он тоже не имеет установленной формы, но должен содержать личные данные работника и информацию о том, какие именно изменения должны быть внесены.

Как делается дополнение?

Если недостаточно корректировки, а требуется именно дополнение, используется следующий алгоритм действий:

  1. Руководитель издаёт соответствующий приказ.
  2. Готовится новый лист документа (по форме Т-7 или по разработанному и утверждённом ранее на предприятии бланку).
  3. Руководитель своей визой или отдельным приказом утверждает дополнение.
  4. Лист дополнения доводится до сведения тех сотрудников, которых он затрагивает.
  5. Изменения вступают в силу.

Заключение

График ухода в отпуск – документ, изменение которого требует особого порядка. Поэтому коррективы должны вноситься лишь в особых случаях. Однако отказаться от изменений совсем и отправлять работников отдыхать лишь по приказу – тоже неправильно. Отсутствие графика или его несоответствие реальному порядку выхода в отпуск – это нарушение закона.

urexpert.online

Почему меняется график отпусков?

Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).

Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Образец формы № Т-7 смотрите в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.

Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.

Причинами для этого могут быть:


  • наём работников после согласования графика отпусков;
  • работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
  • больничный лист отпускника;
  • на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
  • нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.

Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:

  • «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец»;
  • «Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2019)».

Как долго хранить заявления и приказы в архиве предприятия, читайте в статье «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».

Пример

Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 06.06.2019 по 03.07.2019.

У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 06 июня на 15 мая 2019 года.

Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Скачать образец

Внесение изменений в график отпусков — образец

Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.

Новые кадры

Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?

Есть 2 варианта:

1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.

2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.

Перенос по просьбе работника

У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).

Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Скачать образец

Отзыв из отпуска

На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.

Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.

Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.

Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.

Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.

Временная нетрудоспособность работника

Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.

Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:

  • «Если работник ушел на больничный перед отпуском…»;
  • «Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска?».

Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска

Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.

В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.

Итоги

Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.

Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».

nalog-nalog.ru

Необходимость соблюдения графика отпусков

График отпусков является локальным нормативным документом предприятия. Это не просто перечень с пожеланиями работников, согласованный директором. В соответствии с графиком определяется численность работников на каждый месяц, и, следовательно, объем выпускаемой продукции. Отсутствие на рабочем месте одного специалиста может негативно сказаться на организации всего производственного процесса. Поэтому на время неявки работника всегда планируется замещение должностей, переводы между отдельными подразделениями. Кроме этого, необходимо предусмотреть запас денежных средств на расчетном счете в банке на выплату отпускных, так как они выдаются до наступления отпуска в отличие от обычной зарплаты.

Перенос по желанию работника
Чаще всего желание перенести время отдыха у работника появляется в связи с какими-то изменившимися обстоятельствами в жизни. Иногда нужно организовать отдых одновременно с другими членами семьи или друзьями, может быть незапланированная путевка, необходимость ухода за больным, а также болезнь самого сотрудника. Начинать оформлять документы нужно с написания заявления на имя руководителя, в котором следует подробно изложить причину изменений, новую дату и продолжительность отдыха. Лучше обратиться к работодателю заранее, чтобы тот успел уточнить, могут ли распределить обязанности отпускника и не допустить сбоев в работе. Если сотрудник работает в бригаде, цехе или другом подразделении, нужно получить согласие на отдых в другие дни от непосредственного начальника. Просьбу работника руководство предприятия рассматривает отдельно по каждому случаю, принимая во внимание производственные возможности. И если изменение очередности предоставления дней отдыха признается нецелесообразным, работодатель не отпускает в отпуск без объяснения причин.

Важно! При этом сотрудник должен продолжать работать. Если на заявлении нет согласования с руководителем, самостоятельное прекращение работы не допускается. И отсутствие человека на рабочем месте будет расценено как прогул.

Перенос отпуска по инициативе работодателя

Изменение графика отпусков по инициативе работникаНеобходимость внесения изменений в график отпусков может появиться и у работодателя. На предприятиях, где объем производства зависит от количества заключенных договоров и полученных заказов, иногда требуется вовлечь в работу максимальное число сотрудников, чтобы не упустить возможность получить дополнительную прибыль. Может быть и такое, что возникают трудности с заказами, и работодатель не в состоянии обеспечить всех необходимым объемом работы. По закону в случае простоя производства предприятие обязано выплачивать рабочим компенсацию, которая составляет две трети зарплаты. Но начальству выгоднее отправлять людей в очередные отпуска.

Сделать это можно только по их желанию. При первоначальном составлении графика к мнению работников только прислушиваются. А если документ уже утвержден и с ним ознакомлен весь коллектив, внесение изменений допускается только с письменного согласия конкретного сотрудника. И он имеет право выбирать между отдыхом в период, который предлагает руководитель и компенсацией за простой.

Документальное оформление

При изменении периода отпуска необходимо составить приказ и внести уточнения в график и личную карточку работника.

Составление приказа

Приказ об изменении срока отпуска может быть оформлен в произвольной форме. Его удобно применять в случае, если отдых переносится на несколько недель или даже месяцев. Если отклонение от графика составляет небольшой срок, целесообразно сразу сделать приказ о предоставлении отпуска по типовой форме Т-6 и отдать его в бухгалтерию для начисления выплат. Если отпуск переносится по инициативе работника, основанием для издания приказа является его письменное заявление, на котором стоит согласительная виза руководителя. Если инициатива исходит от работодателя, приказ оформляют без заявления. Кроме нового периода должно быть указано, по какой причине происходят изменения. Работника обязательно знакомят с приказом под роспись. После этого вносят изменения в график отпусков.

Изменение графика

Документ разрабатывают и утверждают за две недели до начала нового года на унифицированном бланке Т-7. При корректировке графика информацию об изменениях вносят в отдельные графы:

  1. В графе 8 указывают основание для переноса срока отдыха. Им будет заявление с разрешительной резолюцией руководителя.
  2. В графе 9 отмечают новую дату начала отпуска
  3. В графе 10 в качестве примечания записывают причину переноса.

В случае, если у перенесенного ранее отпуска опять нужно изменить период, запись вносится в новой строке без зачеркиваний и исправлений.

Отдых вне графика по законодательству

Изменение графика отпусков по инициативе работникаСуществуют категории граждан, которые могут выбрать время отдыха в удобное для них время. Работодатель не отпустить в отпуск таких сотрудников не имеет права. Перечень их довольно большой, но чаше всего такими льготами на предприятии пользуются:

  • несовершеннолетние работники;
  • женщины, перед началом отпуска по беременности и родам, или сразу после его окончания;
  • мужчины в период, когда жена находится в отпуске по беременности и родам;
  • сотрудники, отозванные ранее из очередного отпуска.

Кроме этого могут возникнуть ситуации, когда время отдыха может быть перенесено по вине работодателя. Это происходит в случаях если:

  • работник не был предупрежден о начале отпуска за две недели;
  • отпускные деньги не были выплачены за три дня до наступления отпуска.

При этом инициатива должна исходить от работника. Для изменения дней начала отдыха ему нужно написать заявление на имя руководителя. Отсутствие такого заявления будет считаться согласием с первоначальным решением администрации.

Автоматически изменяется время окончания отпуска, если он попадает на время:

  • болезни работника, подтвержденной листком нетрудоспособности;
  • исполнения государственных обязанностей;
  • военных сборов;
  • вызовов в следственные органы и прокуратуру в качестве потерпевшего или свидетеля.

На этот период отдых прерывается, и день выхода на работу переносится на более поздний срок.

Отпуск нового сотрудника

В первый год работы у сотрудников отпуск бывает вне графика. Согласно законодательству, человек может получить его уже через шесть месяцев после приема на работу. Для отдельных людей этот срок может быть уменьшен по их желанию. Естественно, в графике для новичка не предусмотрено время отдыха. Поэтому вопрос можно решить, только договорившись с начальством об отдыхе в дни, удобные для каждой из сторон. Если сотрудник принят на место уволенного, руководство может согласиться предоставить отпуск в дни, в которые его планировали для предыдущего работника. Тогда не нужно будет дополнительно производить кадровые перемещения.

kadrovyhdel.ru

Когда необходимо внесение изменений в документ

Причиной внесения изменений могут быть события:

  • ошибка кадрового работника, допущенная при оформлении документа;
  • приём на работу нового сотрудника;
  • увольнение работника;
  • личное обращение работника с просьбой перенести отдых в связи со сложившимися семейными обстоятельствами;
  • решение работника отказаться от использования отдыха в полном или частичном объёме по причине желания получить за него компенсацию;
  • производственная ситуация, обусловившая необходимость нахождения на рабочем месте сотрудника.

Сложившиеся обстоятельства рассматриваются работодателем, который принимает решения о необходимости внесения изменений в документ. При составлении распорядительной документации рекомендуется взять за основу образец приказа о внесении изменений в график отпусков. Обязательна его регистрация в соответствии с действующими на предприятии правилами внутреннего документооборота.

Типичные ошибки при составлении графика отпусков

При составлении документации, регламентирующей нахождение в отпуске работников, представители кадровой службы могут допустить ряд ошибок. Чаще всего они связаны с организационными и законодательными нюансами:

  • некорректный расчёт продолжительности основного и дополнительного времени отдыха, что обуславливает несоответствие нормативных параметров с расчётными величинами;
  • несогласованность сроков времени отдыха сотрудника на его основной и совмещаемой работах;
  • отсутствие документов, подтверждающих право работника на приоритетный выбор подходящего времени отдыха;
  • неучтённые права работников льготной категории на первоочередной выбор времени отдыха;
  • неотражённое в графике документальное оформление переноса времени отдыха работников;
  • форс-мажорные обстоятельства, влияющие на продолжительность отдыха;
  • отказ работника;
  • невключение работника в список;
  • неточности в документе;
  • деление отдыха на части без согласия работника.

Если ошибки обнаруживаются представителями субъекта хозяйствования, то их исправление возможно кадровыми сотрудниками после согласования нюансов с руководителем. Если недочёты были замечены контролирующими службами, то на ответственное лицо будет произведено начисление штрафа.

Как вносить изменения в документ

При изменениях производственного и личного характера на предприятии, у работодателя возникает вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приёме нового работника, увольнении штатного сотрудника, а также в случае смены обстоятельств. Для исправления сведений в графике, необходимо указать дату внесения изменения, а также подпись, инициалы и должность лица, уполномоченного к проведению операции. Допускается оформление отдельного листа в документе, в котором будут отображены изменения. Для этого необходимо указать на то, что раздел о сроках отдыха будет изложен в другой редакции. Обязательно подкрепление процедуры распорядительной документацией.

Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска

График на следующий год должен быть составлен и утверждён в срок до 16 декабря текущего года. При внесении данных в документ учитывается мнение работников и работодателей. В первую очередь принимаются во внимание интересы льготной категории работников. Немаловажное влияние на отпускные параметры оказывает производственные обстоятельства, обуславливающие необходимость нахождения работника на рабочем месте, а также невозможность одновременного отдыха нескольких сотрудников, трудовые обязанности которых зависят друг от друга.

Факторы, влияющие на формирование сроков отдыха каждого сотрудника, обуславливают документальные сложности при необходимости переноса времени отдыха. Для этого необходимо оформление заявления работником на имя руководителя субъекта хозяйствования с просьбой переноса времени отдыха. Если работодатель посчитает событие актуальным и не оказывающим негативного влияния на производственные процессы, то на заявлении он оставит резолюцию о том, что не возражает против просьбы сотрудника. Достигнутая договорённость должна быть отражена в приказе и в графике.

Отказ работодателя переносить время отпуска льготной категории сотрудников

Перед оформлением графика, ответственное лицо обязано заполнить опросный лист, в котором каждый работник изъявляет своё желание о времени отдыха. Кадровому сотруднику нужно помнить о том, что обсуждать вопросы о времени отдыха в первую очередь следует с льготной категорией работников. Только после внесения в график их времени отпуска, нужно приступить к опросу других сотрудников. Следует отметить, что таким категориям работников работодатель не имеет права отказать в переносе времени отдыха, даже если их желание было учтено в первую очередь.

Влияние форс-мажора на длительность отпуска

В случае болезни работника или выполнения им таких государственных обязанностей, которые освобождают человека от выполнения деятельности на основной работе, время ежегодного отпуска продлевается или переноситься. Если работодатель вовремя не оплатил отпуск сотруднику или не предупредил его за две недели до его начала, он вправе требовать его переноса. Процедура должна быть оформлена документально посредством написания заявления сотрудником с просьбой о переносе. Внешне ситуация оформляется как и перенос времени отдыха по соглашению сторон.

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Утверждённый график отпусков обязателен к соблюдению как работодателем, так и сотрудниками. Нарушение требований документа актуально в таких производственных ситуациях, когда объёмы работы не позволяют человеку покинуть рабочее место потому, что некому его заменить. В такой ситуации сотрудник вправе написать соответствующее заявление о переносе отдыха на другой период. Допустимо получение компенсации за отсутствие отпуска. Однако, работодатель должен помнить о том, что непредоставление сотруднику отпуска на протяжении двух лет ведёт не только к начислению штрафов в размере до 50000 рублей, но и к административному приостановлению деятельности до 90 дней.

Если сотрудник отказывается по личному желанию уходить в отпуск второй год подряд, то работодатель обязан принудить его.

Работник не был включён в график

Если при составлении плана отпусков, по невнимательности кадрового специалиста, сотрудник был пропущен и не включён в него, то обязательно исправление ошибки посредством оформления листа дополнений к документу. Следует отметить, что отсутствие информации о работнике в графике лишает его права отдыха. Такая ошибка приводит к нарушению трудового законодательства. Невнимательность ответственного лица может привести к начислению административного штрафа не только на виновного работника, но и на работодателя.

Неточности в документе

График отпусков составляется по форме Т-7. Нормативно-правовые акты не обязывают работодателя придерживаться этой формы, поскольку требования к её обязательному применению были отменены. Однако, большинство кадровиков предпочитают её использовать, чтобы не разрабатывать собственную таблицу.

Часто при выявлении неточностей в документе, кадровые специалисты составляют новую таблицу. Стоит отметить, что это трудоёмкая работа, поскольку необходимо заново ознакамливать с планом отпусков работников и утверждать документ у руководителя организации. Для упрощения процедуры рекомендуется внести изменения в него классическими способами, предусмотренными нормами бухгалтерского учёта.

Разделение времени отдыха на части без получения согласия работника

Законодательные нормы не запрещают деление отпуска на части при условии, если одна его часть не меньше 14 дней, а две другие — по 7 дней. В графике эта информация должны быть обязательно отражена. Стоит отметить, что разделение времени отдыха должно быть обосновано желанием сотрудника. Событие должно быть документально подтверждено его заявлением с просьбой разделить отпуск на части. Допускается деление отпуска по причине производственной необходимости. В такой ситуации важно грамотно оформить процедуру, при которой работник извещается работодателем о событии специальным уведомлением, на котором должна быть отметка, написанная сотрудником, что он уведомлен и согласен с содержимым документа.

101biznesplan.ru

Введение

В данной секции вы узнаете точное определение графика отпусков: правила оформления и внесение изменений в него. Итак, график отпусков — это расписание плановых каникул всех сотрудников, составленное с таким расчетом, чтобы не оказалось так, что офис пуст, потому что все уехали на дачи.

Изменение графика отпусков по инициативе работникаГрафик отпусков составляется кадровой службой или руководящим лицом и утверждается генеральным директором компании раз в год , обычно до первого января следующего года.

Ведение его обязательно (Федеральный закон № 402-ФЗ )- несоблюдение этого правила может повлечь ответственность за нарушения законов о труде и штраф.

Этот документ является незыблемым для всех служащих компании. Чтобы оповестить сотрудника о приближающемся отпуске составляется лист ознакомления с графиком.

В особых случаях в него вносятся изменения, одновременно с выходом специального приказа руководства, который обязательно должен быть согласован с профсоюзом.

К таким случаям относятся ситуации:

  • сотрудник переносит отпуск;
  • внеплановые каникулы;
  • отзыв кого-либо с отдыха;
  • отпуск разбили на несколько частей;
  • принятие новых кадров.

Перенести отпуск может сам работник (по согласованию с директором), или же инициатором переноса может стать босс. В последнем случае он должен письменно попросить сотрудника об этом, с указанием причин (понятно, что они должны быть более чем серьезными), почему его присутствие на производстве крайне важно именно в это время.

Как внести изменения в график отпусков?

В любом случае, что бы ни означало внесение изменений в график отпусков, это должно быть отражено на бумаге. Соответственно, в утвержденный график (форма Т-7) в любом случае должны вноситься изменения. Для этого заполняются специально предназначенные для этого графы, а именно — седьмая, восьмая и девятая.

Итак, первое действие, которое должно быть осуществлено в вопросе: «Как вносить изменения в график отпусков?» — составление приказа об этом самом изменении. Данный документ должен быть составлен и утверждён генеральным директором.

Приказ о внесении изменений в график отпусков составляется от первого лица в произвольной форме, но в любом случае содержит:

  • название фирмы;
  • данные и должность сотрудника, о котором идет речь;
  • основание для внесения изменений.

Приказ обязательно должен быть представлен для ознакомления тому сотруднику, о котором в нем идет речь. Потом новшества отражают в:

  • учетной карточке;
  • табели дней;
  • собственно графике отпусков.

На картинке вы можете увидеть образец приказа об изменении графика отпусков:
Изменение графика отпусков по инициативе работника

Перенос отпуска по инициативе работника

Давайте рассмотрим, конкретную ситуацию, при которой возникают вопросы: «Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска?», «Как перенести отпуск в графике отпусков?».

В этом случае сотрудник сперва подает заявление руководителю с просьбой перенести отдых, также указывается причина такого пожелания. Далее босс издает соответствующий приказ о переносе отпуска в графике отпусков.

Например. «ООО «Триада». Я, Иванов Петр Борисович, не возражаю против перенесения отпуска Сидорова А.А. с 20 июля 2016 года на 20 сентября 2016 года на основании его заявления от 1 июля 2016 года. Далее ставится подпись и дата, также печать организации.

Тогда же вносится изменение в график.

Отзыв сотрудника из отпуска

Похожим образом отображается и вариант отзыва сотрудника из отпуска. Правда, следует оговориться:

  • это возможно только по согласию самого отзываемого сотрудника. Причем неважно. что случилось — пришла ли проверка или разом заболели все остальные кадры из нужного отдела (Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2 от 17 марта 2004 года);
  • категорически не допускается отзывать беременных, несовершеннолетних и трудящихся на вредном производстве.

На картинке представлен образец изменения проделанного в случае досрочного отзыва сотрудника из отпуска:

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Какой перечень документов необходим для переноса отпуска, читайте здесь.

Досрочный выход сотрудника из отпуска

Как делается дополнение к графику отпусков в случае досрочного выхода из отпуска одного из сотрудников? Сперва составляется докладная записка на имя первого лица компании с указанием причины.

Например: генеральному директору ООО «Триада» Иванову П.Б. В связи с налоговой проверкой и необходимостью осмотра помещений склада прошу вызвать заведующую складом Степанову из оплачиваемого отпуска. Главный бухгалтер Петрова».

Должна стоять дата и подпись. Документ должен быть должным образом зарегистрирован в этот же день в журнале регистрации докладных записок. Далее ген.директор на докладной записке ставит резолюцию — уполномочивает соответствующего служащего подготовить проект приказа к отзыву упомянутой Степановой из отпуска.

Изменение графика отпусков по инициативе работникаПонятное дело, что не факт, что письменное уведомление можно вручить. Человек может находиться на заграничном курорте.

Потому достаточно в этом случае обойтись его устным согласием по телефону.

Итак, до зав.складом, которая в этот момент находилась на даче, удалось дозвониться и она согласилась выйти на работу.

Следующим этапом босс издает приказ по личному составу.

В нем обязательно должны содержаться требования, помимо отзыва названной служащей, перерасчитать суммы, положенные для отпуска — это к главному бухгалтеру, а также предоставить Степановой в тот или иной период «догулять» ее неиспользованный кусок отпуска. Или присоединить его к плановому отдыху на следующий год — это к руководителю кадровой службы.

Под приказом ставятся подписи и печать организации. Документ должен быть зарегистрирован в особом журнале, предназначенном для приказов , касающихся организации отпусков.

В табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)вносятся соответствующие изменения, равно как и в личную карточку работника (фактическое число отгулянных дней и фактические даты начала и окончания отдыха).

После этого вносятся изменения в график отпусков — то есть отображаются фактические даты, когда ушел, когда прибыл. В графе для примечаний указывается причина несоответствия с планируемыми.

Для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы вас понадобится выписка из графика, как её оформить читайте далее.

Прием новых сотрудников

Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника? Для этого используется приложение к уже существующему расписанию. Руководитель издает приказ, в котором содержится фраза о принятии указанных людей на работу, а также о внесении их в график отпусков на, к примеру, 2016 год, согласно приложению.

Для составления приложения берется бланк старого графика, в «шапке» меняется название на, соответственно, слово «приложение…», указывается год. Далее форма заполняется согласно правилам.

Сотрудник ушел в отпуск не по графику

Изменение графика отпусков по инициативе работникаПо соглашению с начальником любой кадр может это сделать (ст. 123, 124 ТК РФ).

Процедура, собственно, та же — сперва гражданин пишет на имя генерального директора соответствующее заявление.

Он же в ответ ставит резолюцию «не возражаю» и издает приказ.

На главного бухгалтера возлагается обязанность отразить событие в графике.

Для этого он заполняет графы 7, 8 и 9.

Так в седьмой и девятой ставится новая дата, в восьмой — дата, когда был издан распорядительный документ.

Будьте предельно внимательны. когда вносите изменения в график отпусков, ведь многие заблуждаются считая график отпусков неважным и необязательным документом.

moyafirma.com


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector