Как вести табель рабочего времени

Как вести табель рабочего времени

Среди всех первичных документов, использующихся в бухгалтериях и отделах кадров, наиболее важным является табель учета рабочего времени. Он позволяет определить количество отработанных часов за отчетный период каждым из сотрудников, чтобы в дальнейшем им была перечислена компенсация за переработку или выделены дополнительные дни отдыха. Бывают и обратные ситуации, когда работники не отрабатывают положенное количество часов по установленной норме, и тогда работодатель может вычесть их из общей суммы переработки. Например:

Вариант 1. Бронникова Т.И. работает в муниципальной организации, график работы сменный – сутки через трое. В феврале 2017 года у нее вышло 16 часов переработки, которые были добавлены к предыдущим 10 часам, в итоге получилось 27 часов. В марте в связи с отпуском она отработала меньшее время, и в итоге у нее получилось 5 часов недоработки. Это число было отнято от общей суммы – 27, и на апрель у нее остается 22 часа, которые она может взять для дополнительного отдыха по согласованию с работодателем.


Вариант 2. Дмитриева О.Л. трудоустроена в ООО «Спецсервис» менеджером. В связи с открытием нового филиала ей в течение недели приходилось каждый день работать сверхурочно по 2-3 часа. Это было зафиксировано в табеле, и в дальнейшем руководитель предоставил ей возможность использовать суммарное количество часов для дополнительного отдыха.

Стоит отметить, что при 8-часовом рабочем дне и пятидневном графике работы переработки быть не может, если не было сверхурочной работы, т.к. все остается в пределах нормальной продолжительности рабочего времени – 40 часов в неделю, – однако табель все равно должен вестись.

Под рабочим временем нужно понимать количество часов, отработанных сотрудником в соответствии с внутренним распорядком на предприятии, а обязанность по ведению учета на работодателей или иных ответственных лиц возлагается ст. 91 ТК РФ.

Какие периоды включаются в рабочее время, помимо выполнения трудовых обязанностей:

  • Перерывы для отдыха или обеда.
  • Перерывы для кормления ребенка: предоставляются работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до 1,5 лет. Руководитель обязан предоставлять их каждые 3 часа, а их продолжительность должна составлять не менее 30 минут (ст. 258 ТК РФ).
  • Простои по вине работодателя, т.е. временная приостановка работы.

Нормальная продолжительность времени работы установлена трудовым законодательством и равна 40 часам в неделю, однако бывают случаи, когда она может меняться в большую или меньшую сторону:


  • Сокращенные дни. Устанавливаются для отдельных категорий работников, а именно: не достигших 16-летнего возраста, несовершеннолетних, инвалидов, трудящихся во вредных или опасных условиях труда, признанных таковыми по результатам аттестации.
  • Неполные рабочие дни. Может быть установлено при приеме на работу по согласованию с руководителем для беременных женщин; сотрудников, имеющих на иждивении больных детей в возрасте до 14 лет или несовершеннолетних инвалидов; для лиц, ухаживающих за больными родственниками, признанными таковыми по результатам медицинских обследований.

Отдельно стоит выделить работу в ночное время (с 22 до 6 часов): такие смены сокращаются на 1 час, который в дальнейшем не нужно отрабатывать. Исключением являются случаи, когда сотрудники были специально трудоустроены именно по ночному графику, или если в соответствии с внутренними нормативными актами продолжительность трудовой смены составляет 24 часа. Все переработанное время обязательно должно отражаться в табеле учета.

Для чего нужен учет рабочего времени: важность

Формы табеля учета рабочего времени утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 и содержат следующую информацию:

  • наименование организации;
  • номер и дату составления документа;
  • длительность учетного периода (неделя, месяц, год);
  • порядковые номера сотрудников, их Ф.И.О.;
  • отметки о явках и неявках на работу по конкретным числам в месяце;
  • сколько часов отработано за месяц в итоге.

В табеле используются буквенные обозначения, отражающие информацию о том, чем сотрудник занимался в конкретный день или период, вот некоторые из них:

  • К – командировка;
  • ОТ – оплачиваемый ежегодный отпуск;
  • ОД – дополнительный оплачиваемый отпуск;
  • Р – отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением ребенка;
  • ДО – отдых за свой счет;
  • ПР – прогул, т.е. отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд.

В целом, важность табеля учета отработанного времен для кадровиков и бухгалтеров заключается в следующем:

  • Он позволяет фиксировать отработанное или неотработанное работником время.
  • Благодаря нему можно проконтролировать соблюдение внутреннего распорядка: явки, прогулы и т.д.
  • Документ в дальнейшем должен использоваться для расчета зарплаты и ведения статистической отчетности.

Сотрудники отделов кадров при необходимости на основании табеля могут составлять приказы о наложении дисциплинарного взыскания, если работники прогуливают работу по неуважительным причинам. Бухгалтеры, в свою очередь, используют данный документ для расчета заработной платы, компенсации и иных выплат, установленных законодательством.

Важно! С начала 2013 года применять унифицированную форму табеля необязательно, т.к. ее разрешается менять на свое усмотрение, однако основная суть документа должна оставаться неизменной.

Отдельно стоит рассмотреть вопрос о том, кто ведет табель учета рабочего времени и как он передается в бухгалтерию:


  • Заполнением документа занимается уполномоченное лицо: начальник отдела, сотрудник отдела кадров и т.д.
  • По окончании отчетного периода (месяца) табель отдается на подписание руководителю и кадровику.
  • В завершение табель поступает в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Закон не определяет круг работников, которые должны заниматься ведением табеля, поэтому такую обязанность руководитель должен закрепить за кем-либо из подчиненных, издав соответствующий приказ или указав данное условие в трудовом договоре. Если такой информации ни в одном из вышеперечисленных документов нет, обязать вести учет рабочего времени подчиненного невозможно.

Если в организации небольшая численность работников, оформлением табеля обычно занимается кадровик, который после проверки отдает его на подпись руководителю, а затем самостоятельно передает в бухгалтерию.

На данный момент существуют две формы табелей учета рабочего времени: Т-12 и Т-13. Первая является универсальной, а вторая используется в компаниях, где явку сотрудников фиксирует турникет и применяется пропускная система.

Ведение табеля «сменных» работников: особенности

Сменный режим работы – это график, при котором предполагается труд работников продолжительностью выше установленного времени (40 часов) и в 2-4 смены. Учет рабочего времени в таких случаях производится следующим образом:


  • Понедельно: в качестве нормы берется 40-часовая рабочая неделя, а подсчет сверхурочно отработанных часов выполняется только в конце отчетного периода.
  • Суммировано: длительность отчетного периода может составлять месяц, квартал или год. Обычно такой способ используется в медицинских или охранных организациях.

Как выполняется расчет:

  • Руководитель выбирает, какой период будет использоваться для учета.
  • Ответственный сотрудник занимается заполнением табеля в течение месяца, для расчета использует норму в 40 часов за неделю и 160 – за месяц.
  • По окончании отчетного периода для каждого из работников производятся расчеты по переработке или недоработке. Время отпусков и больничных в эти часы не входят, однако все фиксируется в графике.

Пример:

Сафонова М.Н. работает в государственной организации, график сменный – сутки через двое. За неделю у нее выходит 2 отработанные смены, т.е. 48 фактически отработанных часа при норме в 40 часов. В месяц она отрабатывает 10 смен, т.е. 240 часов соответственно. Норма – 160 часов, и разница между 240 и 160 должна вычитаться и указываться как переработка. В месяц у Сафоновой М.Н. получается 80 сверхурочно отработанных часов, которые работодатель должен компенсировать в денежном эквиваленте, или же предоставить ей выходные в равном количестве времени.

Таким образом, табель учета рабочего времени – это документ, который в первую очередь способствует соблюдению прав всех работников, но в некоторых случаях он может использоваться руководителем как доказательство прогулов подчиненного, если они были в нем зафиксированы.

vse-o-trude.ru


Основное назначение

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

  1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
  2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

  1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

  2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
  3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Бланк формы Т-12 Как вести табель рабочего времени Как вести табель рабочего времени Как вести табель рабочего времени

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Т-12 образец заполнения Как вести табель рабочего времени

Порядок ведения


Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

Образец приказа о назначении

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

  1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
  2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
  3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
  4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
  2. Коды по ОКУД и ОКПО.
  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Передача в архив

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
  2. Во 2 и 3 следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. Пример заполнения Как вести табель рабочего времени
  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. Сведения о неявке в табеле рабочего времени
  4. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. Часы отработанные за половину месяца
  5. 6 графа – эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. Данные за весь календарный месяц
  6. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
  7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
  8. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
  9. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
  10. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

суммарное количество праздничных и выходных дней

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

  1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
  2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Выплаты за отпускные дни

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

корреспондирующий счет в табеле

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

Суммарное количество дней и часов

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ (если таковой есть)
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

Подпись руководителя

Видео инструкция по оформлению

Видео комментарий по заполнению:

Дополнительный лист

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

  1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
  2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Суммированный учет: особенности расчета

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

  • работают круглосуточно, посменно;
  • используют гибкий график;
  • организуют вахтовый метод работы.

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

  1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
  2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
  3. Если был запланирован отгул, и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
  4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Как внести изменения

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

  1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
  2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например:

Пояснения к изменениям в табеле

Ее можно сделать на ближайшем свободном поле.

Ответственность за некорректное ведение

Корректное ведение документа – прямая обязанность компании. В противном случае могут последовать довольно ощутимые штрафные выплаты.

Интересно, что в Трудовом кодексе нет как таковой статьи, которая устанавливает ответственность за отсутствие табеля. Однако в КоАП она есть – это статья 5.27. Регламентируется, что отсутствие документа приведет к штрафным санкциям:

  1. Для ответственных лиц от 1000 до 5000 рублей.
  2. Для компании как юридического лица от 30000 до 50000 рублей.

В случае наличия табеля с ошибками применяются иные меры. Они устанавливаются в зависимости от того, будет ли выявлен злой умысел, повлекший эти ошибки. Например, компания приписывает сотруднику дни, фактически не отработанные, чтобы «уменьшить» свою прибыль и благодаря этому оплатить меньший налог. Санкции будут применяться в соответствии с конкретными обстоятельствами нарушения (во многом они будут зависеть от суммы).

2ann.ru

Для чего необходим табель учета рабочего времени?

Как заполнить табель учета рабочего времениЗаконодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.

Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.

С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.

В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.

Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.

Как учитывается рабочее время сотрудника?

Законом устанавливается два типа нормативов — шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней — при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях — при суммированном учете или же ненормированном графике.

В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.

Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка. В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.

К таким периодам может относиться:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • Дополнительный отпуск.
  • Отпуск без сохранения заработной платы.
  • Больничный.
  • Декретный отпуск и уход за ребенком до 1,5 лет.
  • Командировка.
  • Период простоев и т. д.

Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.

Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.

С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Как заполнить табель учета рабочего времениТабель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по форме Т-12 и по форме Т-13.

Как заполнить табель учета рабочего времениТабель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по форме Т-12 и по форме Т-13.

Как вести табель рабочего времениТабель учета рабочего времени бланк по форме Т-12 в формате Word.

Как заполнить табель учета рабочего времениОбразец заполнения табеля по форме Т-12 в формате Excel.

Как заполнить табель учета рабочего времениОбразец заполнения табеля по форме Т-12 в формате Excel.

Как вести табель рабочего времениОбразец заполнения табеля по форме Т-13 в формате PDF.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

табель учета рабочего времениЗаполнение табеля начинается с его шапки. В нее заносятся полное название фирмы, а также проставляется код по справочнику ОКПО. Здесь же указывается для какого подразделения составляется документ. Разделение по отделам делать оптимально, когда их несколько, и в каждом работают большое количество человек. Если в компании нет структурного разделения, то эту графу можно пропускать.

Затем ниже в графах проставляется его номер, дата оформления, а также указывается временной период, за который он составлен.

Сам документ строится как большая таблица.

Как заполнить табель учета рабочего времениВ графе 1 указывается порядковый номер строки.

В графах 2 и 3 отражаются личные данные работника, его должность, присвоенный номер.

Графа 4 предназначена для ежедневной отметки явки сотрудника и указания количества отработанных часов. На каждый из дней приходятся две клетки, при этом в верхней проставляется цифровой или буквенный код, а в нижней — соответствующее количество часов. Месяц делится на два больших промежутка по 15 дней.

В графе 5 указывается количество дней работы за каждую часть месяца — в верхней части, и количество часов — в нижней.

В графу 6 вносятся те же сведения, но за целый месяц.

Как заполнить табель учета рабочего времениГрафы 7-9 применяются для отражения сведений, применяемых при расчете зарплаты. Если для всех сотрудников табеля используется единый код, то его можно записать в шапке. Тогда графы 7 и 8 остаются незаполненными, а используется только графа 9.

Если коды и счета для каждого работника различаются, то в графу 7 вписывается код оплаты, а в графу 8 — соответствующий счет бухучета. В графе 9 указывается число дней или часов по этому коду оплаты.

В графах 10-13 указываются общие данные по не выходам на работу в течение месяца. Здесь проставляется код, а затем относящееся к нему количество часов.

После заполнения табеля его подписывается специалист, который отвечал за оформление. После этого документ должен подписать руководитель отдела и кадровик.

Основные коды для заполнения табеля

При отражении информации о явке или неявки работников нужно применять специальные обозначения, на каждый из которых устанавливаются цифровой и буквенный коды. В табеле можно использовать любой из них, по желанию кадровика. Просто так применять коды нельзя — на каждый факт использования должен существовать подтверждающий документ.

Коды явки работников
Я, 01 Выход на работу в стандартную смену
Н, 02 Выход на работу в ночное время
РП, 03 Выход на работу в выходной или праздник
К, 06 Командировка
ОТ, 09 Очередной отпуск
Р, 14 Отпуск из-за беременности и родов
ДО, 16 Отпуск за свой счет
Б, 19 Больничный
ПР, 24 Прогул
НН, 30 Невыход на работу до выяснения причины
Код вида оплаты труда в табеле
2000 Зарплата
2012 Отпускные
2030 Пособие по больничному

Особенности заполнения табеля

При заполнении табеля могут возникать различные

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не появляется на своем рабочем месте, в первую очередь необходимо оформить акт об отсутствии на работе. Он подписывается в присутствии свидетелей, которые указывают в нем свои личные данные. При этом важно, чтобы в акте отражено было не менее трех свидетелей.

После этого непосредственный руководитель работника составляет докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте, прикладывает к ней акт и передает весь пакет документов администрации компании для принятия решения. Директор фирмы может определить наказание, либо произвести увольнение за прогул.

Праздничные дни выпали на время отпуска

Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.

Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней — на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 — для дополнительного отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.

Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован — на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.

kadrypro.ru

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Его сведения используются:Рабочее время

  • Для начисления заработной платы, отпускных работников.
  • При проведении проверок различными внешними органами контроля.
  • Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
  • Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

  1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
  2. Листки нетрудоспособности.
  3. Справки и докладные начальников отделов.
  4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Кому необходим учет рабочего времениПользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

  • Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
  • Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:Нужен ли табель учета рабочего времени

  • Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
  • Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
  • Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

 

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

  • Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.
  • Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

 

 

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Код Расшифровка
Я явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время
Н явка и исполнение обязанностей в ночное время
В нерабочие дни
РВ исполнение обязанностей в выходные дни
К командировка
Б неявка по причине временной нетрудоспособности
ОЗ отпуск без оплаты среднего заработка
ОТ основной оплачиваемый отпуск
НН отсутствие на работе по невыясненным причинам

 

Учетная политика предприятияКомпания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения:Нормативная документация

  • ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
  • Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
  • Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

znaybiz.ru

Виды учета рабочего времени

Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода. Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.

Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.

Еще один режим — это гибкий график. Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.

В практике применяется учет трех видов:

  • поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
  • недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
  • суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.

Как проверить свою задолженность по налогамКак проверить свою задолженность по налогам физическим и юридическим лицам: несколько верных способов.

Типовой Устав для организации: правильное оформление и разделы устава. Подробная инструкция здесь.

Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени

Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.

Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.

Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.

Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.

Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.

Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.

  1. Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
  2. Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
  3. Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
  4. Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
  5. Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
  6. 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
  7. 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
  8. Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, больничные, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
  9. 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
  10. 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
  11. 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
  12. 15-я графа содержит код причины неявки.
  13. 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.

Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.

Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения

Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:

Показатель Буквенноеобозначение Цифровоеобозначение
Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод. ЯНРВСВМ 102 030 405
Командировка К 06
Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность. ПКПМ 0708
Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты. ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ 9 101 112 131 415 161 856
Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия. БТ 1920
Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством ЛЧ 21
Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу) ПВ 22
Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей Г 23
Прогулыпо неуважительной причине ПР 24
Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя НС 25
Выходныеи праздничные дни В 26
Дополнительныеоплачиваемые выходные ОВ 27
Дополнительныенеоплачиваемые выходные НВ 28
Забастовка, осуществленная в порядке законодательства ЗБ 29
Неявкипо непонятным причинам НН 30
Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника РПНПВП 313 233
Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты НОНБ 3435
Приостановкаработы по причине задержки зарплаты НЗ 36

Программы для ведения табеля учета рабочего времени

Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.

«Электронный табель»

Электронный табельВсе операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.

Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:

  • рабочего времени;
  • ночных рабочих часов;
  • дневных рабочих часов;
  • времени нетрудоспособности сотрудника;
  • отработанного времени в периоды выходных и праздников;
  • прогулов;
  • недоработки или переработки.

Сервисы для ведения онлайн бухгалтерииКакую программу выбрать для ведения бухгалтерии в интернете для предпринимателя и организации? Представляем вам обзор онлайн-сервисов для ведения бухгалтерии.

Последние изменения УСН «Доходы минус расходы» — узнайте тут.

Как заполнить пояснительную записку: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/poyasnitelnaya-zapiska.html

Программа «Табель учета рабочего времени»

Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.

Возможности:

  • для компаний с численностью сотрудников не более 10 программа бесплатна;
  • удобный интерфейс;
  • справочник сотрудников;
  • учет рабочего времени по утвержденным кодам и условным обозначениям по форме Т-13;
  • перевод данных в следующие форматы: XLS, DOC, OpenOffice;
  • база данных автоматически архивируется.

Предлагаем вам также ознакомиться с видео о том, как правильно вести табель учета рабочего времени сотрудников:

bsnss.net


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector