Как восстановить трудовую книжку при утере


Обновление: 27 января 2020 г.

Что делать, если человек потерял трудовую книжку? Как восстановить записи, которые были в ней? Кто должен восстановить трудовую книжку? Как восстановить трудовую книжку при утере ее работодателем? Ответим на все эти вопросы.

Как восстановить трудовую книжку при утере ее работником

Предположим, ваша организация выдала работнику трудовую книжку на руки под расписку, а работник ее потерял. Как восстановить потерянную трудовую книжку? С чего начать?

В первую очередь, возьмите с работника заявление об оформлении дубликата трудовой книжки. После этого на обычном бланке трудовой книжки выпишите дубликат. На выдачу такого дубликата работодателю дается 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).

В правом верхнем углу титульного листа нужно написать слово «Дубликат». Сведения о работнике указывайте по состоянию на текущую дату (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69).

Далее необходимо указать сведения о работе:


  • у других работодателей на основании подтверждающих документов – копий приказов о приеме на работу и увольнении, справок о периодах работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69). То есть предварительно работник должен собрать такие документы от предыдущих работодателей. Если же кто-то из работодателей уже ликвидирован, то можно обратиться в архив;
  • в вашей организации.

В первой строке раздела «Сведения о работе» в графе 3 указывается общий стаж работы у предыдущих работодателей (суммарно) по данным подтверждающих документов (а не со слов работника). Например, указывается: Общий стаж работы 10 лет 3 месяца 20 дней.

Далее стаж расписывается в хронологическом порядке (делаются записи о работе у каждого работодателя) (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69). В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого сделаны записи в дубликате трудовой книжки. Последней вносится запись о работе в вашей организации.

После этого нужно снять копии с принесенных работником документов, заверить их, а оригиналы этих документов вернуть работнику.

Можно ли восстановить трудовую книжку по копии


Если работник принесет вам копию своей трудовой книжки или у вас в бухгалтерии есть копия его трудовой книжки, то можно ли восстановить записи в трудовой книжке по копии? Нет, дубликат трудовой книжки восстанавливаем только по подтверждающим документам от других работодателей. Более того, если принесенные работником документы содержат не все необходимые сведения о работе в прошлом (например, не указано основание увольнения), то в дубликат вносятся только имеющиеся в документах сведения (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69).

Можно ли восстановить трудовую книжку новому сотруднику

Предположим, к вам на работу устраивается человек, который утверждает, что потерял трудовую книжку. И просит оформить дубликат книжки. Так вот ваша организация не должна оформлять для него дубликат. Это должен делать предыдущий работодатель. А ваша организация должна завести ему новую трудовую книжку.

Как восстановить утраченную трудовую книжку через Пенсионный фонд

Можно ли восстановить трудовую книжку, получив какие-либо документы из ПФР? Выписка из ПФР подтверждает трудовой стаж работника. Однако на ее основании нельзя оформить дубликат трудовой книжки. По крайней мере, действующее законодательство такого порядка восстановления трудовой книжки не предусматривает.

Как восстановить трудовую книжку через МФЦ

Восстановить утраченную трудовую книжку через МФЦ не получится. Дубликат утраченной книжки выписывает работодатель по последнему месту работы сотрудника.

Как восстановить трудовую книжку при потере ее работодателем


В этом случае процедура восстановления трудовой книжки будет точно такой же, как при потере ее самим работником. То есть работник пишет заявление на выдачу ему дубликата трудовой книжки и собирает подтверждающие документы от других работодателей. Нынешний работодатель должен содействовать ему в сборе документов (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69). Если же работодатель отказывается восстанавливать трудовую книжку работника, то последний может обратиться за защитой своих прав в государственную инспекцию труда, в прокуратуру или в суд.

Переход на электронные трудовые книжки

С 2020 г. начнется переход на электронные трудовые книжки. И если работник откажется от бумажной трудовой книжки, то все данные о его трудовой деятельности будут собираться в специальном электронном информационном ресурсе Пенсионного фонда. При необходимости работник сможет получить выписку о своем трудовом стаже у работодателя, в ПФР или в МФЦ.

Источник: glavkniga.ru

Кто должен ее восстановить?

Зачастую сотрудники сталкиваются с необходимостью восстановления трудовой книжки, мотивируя это самыми разными причинами. Рассмотрим ситуации, в которых требуется дубликат документа:

  • Книжка была утеряна работником;
  • Утрата документа произошла по вине работодателя;
  • «Трудовая» была украдена;
  • Утрата книжки в результате чрезвычайной ситуации (стихийные бедствия, техногенные и экологические катастрофы).

Порядок действий

Потеря трудовой книжки может случиться с каждым сотрудником. В подобной ситуации необходимо сразу предпринять все возможные меры для ее восстановления. Итак, что же нужно делать при утрате трудовой?

  • Определить, где находилась книжка до ее утраты;
  • Подать заявление работодателю об утрате трудовой книжки;
  • Подтвердить стаж работы необходимыми документами;
  • Обратиться в Пенсионный фонд;
  • Написать заявление в территориальное отделение Госархива;
  • Подать на работодателя в суд.

Сразу после того, как вы узнали об утрате документа, следует обратиться с письменным заявлением к вашему последнему работодателю. В течение 15 дней с момента получения заявления он обязан выдать вам дубликат. В нем должны содержаться обобщенные сведения обо всем трудовом стаже работника.

Если работодатель отказывается восстанавливать «трудовую», можно обратиться в местное отделение Пенсионного фонда.  Для этого нужно составить и подать заявление лично с подписью о вручении либо отправить его заказным письмом. Через 10 дней после рассмотрения запроса пенсионные органы выдадут справку о вашем трудовом стаже. Восстановить трудовую можно и с помощью архива по месту регистрации фирмы. В подобных учреждениях хранятся все документы предприятий, в том числе и ликвидированных.


В том случае если работодатель намеренно не возвращает вам трудовую книжку, подайте на него исковое заявление. В суде вы также можете потребовать восстановить утраченный документ, а также выплатить вам моральную компенсацию. Само судебное разбирательство не займет у вас больше двух месяцев.

Как составить заявление?

Самый простой случай – если вы потеряли трудовую на своем первом месте работы. Для восстановления документа вам достаточно написать заявление на имя работодателя. К форме и содержанию такого обращения предъявляют ряд требований. Так, оно должно содержать:

  • Заголовок. Здесь должно быть указано название организации, ФИО работника, а также полное название документа – «Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой»;
  • Информационную часть. Этот пункт подразумевает причины утраты трудовой и выдержки из нормативных документов – обычно это Трудовой кодекс РФ. Предъявите требования о выдаче дубликата, а также не забудьте указать данные о вашем трудовом стаже;
  • Перечень приложенных документов;
  • Дату и подпись заявителя.

Какие документы нужны?

Для того, чтобы восстановить трудовую книжку, в которой указано несколько мест работы, вам придется подтвердить свой стаж соответствующими документами. Их нужно будет предъявить последнему работодателю вместе с заявлением о выдаче дубликата. Так, вам потребуются:


  • Копия трудовой, заверенная кадровиком или бухгалтером;
  • Трудовые соглашения со всех предыдущих мест работы;
  • Распоряжения о приеме на работу, увольнении, объявлении благодарности и т.д.;
  • Справки и выписки о начислении зарплаты;
  • Справка о трудовом стаже из Пенсионного фонда;
  • Выписки из госархива;
  • Решение суда о восстановлении трудового стажа.

Источник: trudinsp.ru

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем


Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Источник: assistentus.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.