Как заверить копию трудовой

Как заверить копию трудовой

Трудовая книжка – основной документ гражданина, подтверждающий его трудовую деятельность на протяжении всей жизни. Данный документ необходим для фиксирования мест трудоустройства и квалификации выполняемой работы. На его основании производится начисление пенсионных выплат по достижении гражданином пенсионного возраста.

Оформление трудовой книжки происходит при первом факте устройства человека на работу. Этот документ не подлежит замене, возможна лишь корректировка при изменении личных данных. Хранится книжка у того работодателя, где трудоустроен сотрудник на данный момент. На руки она не выдается до тех пор, пока по каким-либо причинам гражданин не уволится с данного места работы.

Именно поэтому, при необходимости предоставления информации, зафиксированной в трудовой, в какую-либо организацию работодатель (сотрудник отдела кадров) должен выдать работнику копию данного документа. Заверенная копия действительна в течение 1 месяца со дня заверения.

Ситуации, для которых нужна заверенная копия

Информация, содержащаяся в трудовой, свидетельствует о наличии у гражданина постоянного заработка, квалификации выполняемых им работ и длительности трудоустройства.

Эти сведения могут быть необходимы в следующих ситуациях:


  • при оформлении субсидий;
  • для получения кредита в банковской организации, в том числе — ипотечного;
  • при составлении резюме при поиске работы;
  • при выходе на пенсию и оформлении пенсионного содержания;
  • для получения загранпаспорта.

Порядок заверения

Заверка документа – поэтапный процесс. Давайте разберемся, как правильно заверить трудовую книжку для банка.

  • Шаг первый – обращение с заявлением в отдел кадров или (если организация небольшая) к работодателю. Это можно сделать путем устной просьбы или (если это регламентировано внутренними актами компании) с помощью письменного заявления. Обращение составляется в произвольной форме. Обязательно должно быть указано: кому оно адресовано и от кого. В заявлении следует сформулировать просьбу о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
  • Шаг второй – заверение копии документа работодателем или другим уполномоченным на это лицом.
  • Шаг третий – выдача заверенной копии владельцу документа. Это должно произойти не позже 3 дней с момента подачи заявления (письменного или устного). Этот срок прописан в Постановлении Правительства РФ №225 от 16.04.2003 года.

Требования к заверенной копии

Копия документа должна быть заверена определенным образом, иначе она не будет иметь юридической силы. Рассмотрим как пример образец заверения трудовой книжки для банка. Иногда требуется заверить лишь некоторый интервал времени, отраженный в документе. При этом заверяется только копия титульного листа, а затем – нужные страницы.

Требования, предъявляемые к заверению:

  • копия с документа может быть сделана как с помощью ксерокопирования, так и в виде печатного текста;
  • на каждой странице копии прописывается текст (или делается оттиск штампа): «Копия верна»;
  • под этой надписью ставится подпись заверяющего сотрудника с расшифровкой и указанием его должности, а также официальная печать организации;
  • все скопированные листы скрепляются степлером или сшиваются нитью.

Как заверить копию трудовой

Особенности заверения последней страницы трудовой

Заверение последней страницы документа имеет некоторые особенности. Копия конечной страницы, кроме: «Копия верна», должна содержать письменную формулировку: «Работает по настоящее время». После этой записи должна быть указана дата заверки, должность заверяющего сотрудника и его фамилия с инициалами. Затем ставится печать. Важный момент: оттиск печати не должен располагаться на пустом пространстве страницы, он должен покрывать часть теста и подписи, иначе копия может быть признана юридически недействительной.


Как заверить копию трудовой

Разберемся, кто заверяет трудовую книжку неработающему и трудоустроенному гражданину. Заверять документ действующему работнику должен сотрудник организации, имеющий специальные полномочия.

Это могут следующие лица:

  • руководитель организации,
  • начальник отдела кадров,
  • главный бухгалтер компании.

Если гражданин уже не работает по какой-либо причине (вышел на пенсию, уволился и т. д.), то заверить копию трудовой ему должны на последнем месте его работы. При невозможности это сделать (например, гражданин переехал с прежнего места жительства в другое), заверить копию документа можно у официально действующего нотариуса. Данная услуга является платной.

otdelkadrov.online

Что нужно знать

Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.

Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.

Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя ответственного лица. В небольших организациях достаточно устной просьбы.


В трехдневный срок с момента подачи заявления изготавливается и выдается заверенная подобающим образом копия требуемого документа.

Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.

Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее?

Как правило, оформлением приема и увольнения в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.

Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.

Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.

Определения

Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника.

В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.


При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.

При отсутствии книжки у работника, к примеру при первом трудоустройстве, сей документ оформляется работодателем.

В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.

Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.

Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.

Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.

Какова роль документа

Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

Ее можно предъявить по требованию любого органа, инстанции или организации. Везде где в документообороте фигурирует трудовой стаж.

К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:

  • оформление кредита;
  • получение государственной субсидии;
  • оформление пенсионных выплат;
  • процедура усыновления;
  • получение загранпаспорта и т.д.

На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.

Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству.  Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.

Законные основания

Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.

Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.

Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом.

То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.

Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30-2003, Постановление Правительства №225.

Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер.


К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.

Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.

Как правильно заверить трудовую книжку

Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.

Сам процесс создания копии не представляет никакой сложности. Копия снимается со всех заполненных страниц.

Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:

Постранично При этом заверительная надпись и печать проставляются на всяком листе копии
Прошитого комплекта копий В таком случае все страницы копии нумеруются, прошиваются, ставится пломба в виде наклейки с отображением печати, подписи и количества страниц. Заверяется весь комплект в целом

Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.

К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления.  Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.

Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.

Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.


Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа. Нигде не регламентировано и количество разворотов, копируемых на один лист формата А4.

Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.

Порядок действий

Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:

Снимаются ксерокопии Всех заполненных листов книжки
На копии каждого листа в нижней части пишется фраза «Копия верна» Рядом с ней прописывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой
Далее ставится дата заверения и печать организации Оттиск печати располагается так, чтобы он частично захватывал саму копию и подпись
В некоторых случаях дополнительно пишется «Работает по настоящее время»

Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.

Когда заверяется вся копия целиком, то заверительная подпись и печать ставятся на последнем листе пронумерованной и прошитой копии.

Нитка, которой прошита копия, выводится на последний лист копии и проклеивается бланком. На нем указываются данные о количестве листов.

Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.

При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:

Надпись частично налагается на изображение копии Но не скрывая имеющуюся информацию
Обычно применяется круглая печать организации Но может использоваться и отдельная печать кадровой службы
Не ставится печать на пустой странице Или в пустой ее части
Печать захватывает надпись и изображение копии Но должна быть ясно читаемой
Конкретное место для внесения заверительной надписи Не регламентировано, но исходить лучше из целесообразности. Нередко отметку ставят в верхнем правом углу, но так скрывается часть информации. Лучше ставить надпись в нижнем левом углу, немного захватывая изображение

Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.

Как быть с вкладышем

Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.

В трудовую книжку вкладыш крепится посредством вшивания. Как отдельный документ вкладыш не имеет никакой юридической силы.

При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.

Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.

Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.

Образец заверенной записи

Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?

Иногда пишется «…трудится по настоящее время» или подобное. Но с точки зрения закона такая надпись не совсем правомерна.

Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.

Но если таково требование получателя, то надпись лучше сделать так, как предусматривают требования конкретного получателя.

Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.

Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.

По какому назначению

Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.

Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.

Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:

Размещение на одном листе стразу четырех страниц книжки На одном развороте рекомендуется копировать не больше двух страниц
Неправильная формулировка записи Отдельные нормативы устаревают со временем. Сегодня обычно ставится надпись «Копия верна», но еще недавно ставилась только одно из этих слов. Но в коммерческих организациях такое заверение может посчитаться неправильным
Подпись не уполномоченного сотрудника Подпись ставится лицом, которое приказом руководителя уполномочено на ведение и хранение трудовых книжек
Ненадлежащая печать В организации может использоваться несколько печатей, но для заверения можно использовать только круглую печать организации или штамп кадровой службы

Для банка

Банку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.

В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения.

Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие:

В большинстве случаев кадровики проставляют надпись «Копия верна» Но по закону предусмотрена иная формулировка. По ГОСТу на копиях документов ставится отметка «Верно». Желательно использовать именно этот вариант
Место проставления заверительной надписи для банка особого значения не имеет Но основной текст должен быть разборчив и читаем
При проставлении подписи ответственного лица Надлежит указывать должность и полное имя заверителя
Некоторые банки требуют проставления надписи о местонахождении трудовой книжки По закону такой надписи не предусматривается, но лучше следовать требованиям банка
Значение может иметь и надпись о факте текущей работы в организации Юридически эта пометка и не предусмотрена, и не соответствует логике. Но банки могу отказать в принятии копии при отсутствии такой записи
Важен для банка и форма копии Чаще всего требуется создание отдельной копии для каждого листа с заверением каждого скопированного листа

На загранпаспорт

До принятия Приказа ФМС РФ №320, вступившего в силу 7.04.2013, при оформлении заграничного паспорта требовалось обязательное предоставление копии трудовой книжки, заверенной работодателем, или ее оригинала при отсутствии факта трудоустройства.

Теперь такое требование больше не применяется. Необходимые сведения о трудовой деятельности указываются в специальной анкете.

При этом требование сотрудников ФМС предоставить трудовую книжку или ее копию для оформления загранпаспорта в настоящее время считается неправомерным и гражданин вправе пожаловаться на действия представителей службы.

jurist-protect.ru

Оформление трудовых отношений

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно статье 56 ТК России взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре. С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в статьях 21 и 22 Трудового кодекса России.

Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки. Записи в них, как следует из содержания статьи 66 Кодекса, подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом.

Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями.

В соответствии с пунктом 7 Правил каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки. Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица. Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит.

Следует отметить, что статья 62 Трудового кодекса России предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей. Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки.

Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки. Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится.

Заверение копии трудовой книжки

В настоящее время на территории России применяется «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный нормативный акт утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.

Пункт 3.26 ГОСТа содержит образец заверения копии трудовой книжки. В этой же норме указаны все реквизиты, необходимые для надлежащего оформления соответствия копии документа его оригиналу:

  • отметка «Верно»;
  • должность работника, выполнившего заверение;
  • его личная подпись и ее расшифровка;
  • дата удостоверения копии;
  • проставление оттиска печати.

Аналогичный порядок закреплен в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, из которого также можно узнать, как должна быть заверена копия трудовой книжки.

Важное дополнение, введенное названным Указом, заключается в том, что при удостоверении копии документа необходимо проставлять оттиск печати организации.

Оформление копии трудовой книжки

В большинстве случаев оформления копии трудовой книжки в порядке, предусмотренном нормативными актами России, достаточно. Однако для конкретных ситуаций алгоритм оформления может быть несколько иным.

Например, для того, чтобы ответить на вопрос, как заверить трудовую книжку для кредита, необходимо руководствоваться требованиями конкретного банка, так как отсутствует нормативный порядок подобного оформления.

Проведя анализ таких требований, можно отметить, что для большинства банков копия трудовой книжки должна содержать как общие реквизиты, так и отметку о том, что работник продолжает работать в организации по настоящее время.

Условием правильного заверения трудовой книжки является необходимость проставления отметок о соответствии копии ее оригиналу на каждом листе. Как показывает практика, прошивать такой документ путем заверения только сшивки нельзя.

Указанное требование обязательно для случаев выдачи копий трудовых книжек. Для большинства прочих документов допустимо использовать заверение не каждого листа, а только сшивки.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки?

Перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия его трудовой книжки, достаточно широк. Он не ограничивается только получением кредита.

Например, копия трудовой книжки может потребоваться при получении российским гражданином иностранного паспорта. Приказ МИД России от 29.03.2016 N 4270 не содержит обязательного требования о предоставлении копии трудовой книжки. Однако сведения о работе физического лица должны быть указаны в соответствующем поле заявления согласно данным, изложенным в трудовой книжке. Для этой цели следует запросить у работодателя ее заверенную копию.

Также некоторые консульские учреждения иностранных государств в составе пакета документов, необходимых для получения визы, могут потребовать предоставить в их адрес копию книжки. Каждая страна самостоятельно разрабатывает такой перечень.

Всем работникам рекомендуется иметь у себя заверенную копию трудовой книжки. Данный документ будет полезен, например, если произойдет утеря или порча ее оригинала. Пример заверения копии трудовой книжки для этого случая указан в пункте 3.26 ГОСТа, приведенного выше.

Помимо случаев, указанных выше, копия трудовой книжки может потребоваться для составления резюме и предоставления ее для изучения будущему работодателю.

Заверенная копия указанной книжки может потребоваться работнику в случае его поручительства по кредиту третьего лица. Образец заверения работодателем трудовой книжки для банка (независимо от цели ее предоставления) можно скачать по данной ссылке. Такое удостоверение подлинности допускается использовать и для предоставления в другие организации.

Следует подчеркнуть, что перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия трудовой книжки, не установлен законодательно и не является исчерпывающим. Он подлежит корректировке с учетом жизненных обстоятельств и разных целей.

Где заверить трудовую книжку, если не работаешь?

При наступлении некоторых событий копия трудовой книжки может потребоваться и от неработающего гражданина. В данном случае заверить ее у работодателя не получится.

Неработающему гражданину заверить копию его трудовой книжки сможет нотариус. В силу статьи 77 Основ законодательства России о нотариате именно он наделен правом свидетельствовать верность копии документа его оригиналу. В данном случае удостоверяется только факт соответствия подлинника и его копии. Нотариус не проверяет его содержание.

Следует помнить, что нотариус оказывает свои услуги на возмездной основе. Работодатель же обязан заверить копию трудовой книжки абсолютно бесплатно.

glavkniga.ru

Для чего нужен этот документ?

При некоторых обстоятельствах необходима копия этого документа. Например, сотрудник хочет оформить визу или получить кредит по специальной кредитной программе.

Чтобы копия была принятая требующей её инстанцией, она должна быть заверена по всем действующим правилам. В противном случае, это может стать причиной для отказа в приёме документов.

Сама трудовая книжка хранится в кадровой службе работодателя. Поэтому просто пойти и снять её копию не получится.

Работнику нужно направить письменный запрос руководителю предприятия с указанием причины предоставления ему копии.

Она может потребоваться для:

  • Оформления кредита. Даже небольшую сумму в кредит банк не даст, если не будет подтверждено трудоустройство заявителя.
  • Оформления документов на выезд за пределы нашей страны. Это было обязательно до 2018 года.
  • Оформления на работу по совместительству на другом предприятии.
  • Для ПФР — при назначении пенсии по старости. И хотя получается двойная работа, так как все сведения о стаже будущего пенсионера «хранятся» в ПФР в виде уплаченных за него страховых взносов, сотрудники фонда до сих требуют представления заверенной копии книжки.
  • Получения визы.

Для оформления кредита или займа

Нередко для получения ссуды в банке (даже небольшой суммы) сотрудники банка требуют от заявителя, чтобы он предъявил ему копию его трудовой.

Для банка достаточно копии, заверенной работодателем. Для этого сотрудник пишет заявление на имя руководителя. Заявитель обязательно должен указать и причину для выдачи ему копии.

С каждого листа книжки снимается ксерокопия и ставится на нём печать «копия верна». Это делает сотрудник кадровой службы.

Работодатель же на каждом таком заверенном листе ставит свою подпись, делает её расшифровку, указывает свою должность и ставит печать организации.

Схематично это выглядит так:

trudovaia-kniga-1.jpg

Для Пенсионного Фонда

Когда сотрудник достигает определённого возраста, он имеет право на получение пенсии по старости.

Её назначением занимается ПФР. Среди прочих документов, будущий пенсионер должен представить нотариально заверенную копию трудовой книжки или её оригинал.

Выдать сотруднику трудовую книжку сотрудник отдела кадров может только при его увольнении. Об этом говорится в п. 35 Правил ведения и учёта трудовых книжек. По другим основаниям трудовая книжка не выдаётся, хотя прямого запрета на это в законе не указано.

Чтобы её получить, сотрудник пишет официальный запрос руководителю фирмы с просьбой выдать ему на время оригинал книжки для представления в ПФР.

Пример заявления:

заявление для ПФР.jpg

Как правило, ответственный сотрудник выдаст оригинал, но для этого нужно написать расписку.

В ней указать:

  • своё ФИО и должность;
  • просьбу о представлении оригинала трудовой книжки
  • причину, для которой нужен именно оригинал. В данном случае, для представления в ПФР при назначении пенсии по старости;
  • срок, на который сотруднику нужна книжка;
  • дату, когда она будет возвращена в отдел кадров;
  • указание на то, что ответственность за сохранность книжки на этот период лежит на самом работодателе.

ПФР требует представления им либо оригинала, либо нотариальной копии. Чтобы не терять время, будущий пенсионер может попросить сотрудника ПФР снять копию с трудовой и заверить её печатью ПФР.

Тогда все законные формальности будут соблюдены.

Для оформления документов на выезд в другую страну

До 2018 года для оформления паспорта на выезд из страны гражданин нашей страны должен был представить в миграционную службу копию своей трудовой книжки.

С 2018 года это обязательное требование при оформлении документа для выезда отменено, хотя указывать в заявлении сведения о своей трудовой деятельности за последние 10 лет необходимо. Таким образом, был упрощён порядок получения загранпаспортов.

Такой упрощённый порядок действует для документа, который оформляется на 5 лет. Для биометрического загранпаспорта копия трудовой по-прежнему нужна.

Копия должна быть заверена работодателем.

Для оформления визы

Этот документ необходим для оформления визы только в некоторые страны. Например, для оформления визы в Канаду.

Для стран Европы достаточно представить справку о последних заработках выезжающего. Она оформляется на бланке работодателя, и заверяется его подписью и печатью.

В справке нужно указать должность заявителя, заработной платы за последние полгода и контактных данных организации.

Как нужно заверять копию?

Копия является официальным документом, поэтому и заверять её нужно в полном соответствии с действующими правилами.

Кто должен это делать?

Этот документ заверяется руководителем предприятия или нотариусом.

Когда копия заверяется работодателем, с помощью копировальной техники с каждой страницы делается чёткая копия, которая легко читается. Сотрудник кадровой службы на каждом листе ставит штамп «копия верна». А затем копию уже заверят сам работодатель.

Все печати, штампы и подписи должны стоять так, чтобы захватывать текст.

На той странице копии, где есть последняя запись о трудоустройстве, нужно указать, что заявитель до сих пор работает или же «уволен».

Пример заверения последнего листа книжки:

Последний лист трудовой копия.jpg

Пошаговая инструкция

Копию можно заверить и несколько другим способом:

  • снять ксерокопию с каждого листика книжки;
  • затем пронумеровать их;
  • сложить их по порядку нумерации;
  • сшить все листы плотными нитками;
  • на последнем листе указать сколько здесь прошитых и пронумерованных листов;
  • здесь же ставиться заверительная подпись и дата, должность лица, который заверил копию и печать организации.

Если заявитель не трудоустроен, и оригинал книжки в данный момент находится у него на руках, то нужно просто заверить копию у нотариуса.

Он должен принести нотариусу саму книжку и копию с неё.

Правила и регулирующие документы

Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

В какой форме должны храниться книжки, а также порядок их учета,  хранения и способ заполнения установлены Правительством РФ — для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Нужно ли писать заявление или можно попросить копию устно?

Для получения копии своей трудовой книжки сотрудник должен написать заявление на имя работодателя.

Заявление пишется в свободной форме, но в нём нужно указать:

  • должность и ФИО руководителя;
  • своё ФИО и должность;
  • просьбу выдать ему заверенную копию его трудовой книжки;
  • причину, по которой ему требуется копия;
  • дату составления заявления;
  • подпись и расшифровка.

Примеры

Для разных организаций нужна по-разному заверять копию трудовой сотрудника.

Для банка:

заверение для банка.jpg
При сшивании (последний лист):

Прошито.jpg

Заверение титульного листа:

титул печать.jpg

Сколько действительна?

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет ограниченный срок действия – всего 1 месяц.

Нотариально согласованная копия не ограничена сроком использования. Она становится недействительной только в том случае, если в оригинал вносятся новые сведения.

Всегда ли требуется ли заверение нотариусом?

Заверять копию трудовой у нотариуса необходимо только для ПФР. В остальных случаях это не обязательно.

Заключение

Копия трудовой книжки может потребоваться в различные организации. Для этого она должна быть правильно оформлена и заверена.

К нотариально заверенной копии документа, как правило, претензий нет. Часто не принимают документ, который заверяется работодателем. Причина – ошибки при заверении.

kadriruem.ru

Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2018

С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата его введения была перенесена на 01.07.2018.

Согласно новому ГОСТу, правила заверения теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия ТК.

Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копия трудовой книжки (2018) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2018 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • указывается дата заверения;
  • с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал ТК.

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, работает по настоящее время 2018.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.

Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:

  • указывается запись «Верно»;
  • Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • дата заверения.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации, под реквизитом «Подпись», следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Где можно заверить документ

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

clubtk.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector