Командировочное удостоверение обязательно или нет

Командировочное удостоверение обязательно или нет

Документом, подтверждающим факт нахождения работника в командировке по служебной необходимости и по этой причине отсутствия его на рабочем месте, является командировочное удостоверение.

Кроме того, оно является одним из основных условий:

  • для оформления служебной командировки;
  • для ведения отчетности, в частности командировочных расходов

Нужно ли командировочное удостоверение в 2017 году

Однако оформление служебных командировок с 2017 года значительно упростилось.

Командировочное удостоверение обязательно или нет

Сегодня, чтобы отправить работника в поездку по служебной необходимости, уже не нужно оформлять нижеуказанные документы:

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

  • командировочное удостоверение;
  • отчет о служебной поездке;
  • служебное задание.

Все это значительно облегчило жизнь кадровым служащим. Но поскольку требования о необходимости учета командировочных расходов для осуществления контроля финансовой деятельности организации никто не отменял, вопрос правильного учета остался открытым для служащих бухгалтерии.

Подробности оформления командировок сотруднков в 2017 году узнайте из видео.

Правила и особенности заполнения в 2017 году

Оформление командировочного удостоверения на сегодняшний день не является обязательным.

Но на усмотрение администрации предприятия данный бланк можно использовать для осуществления контроля командировочных расходов. В этом случае его форма может быть произвольной, специально разработанной бухгалтером предприятия и утвержденной в учетной практике организации.

Еще один вариант — взять за основу прежний унифицированный образец формы Т-10. Данное решение об использовании командировочного удостоверения в системе документооборота компании необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

В этом же акте можно систематизировать и утвердить новую систему учета командировочных издержек и оформления командировок согласно действующему законодательству.

Использования для оформления бланк формы Т-10 позволяет подтверждать факт убытия и прибытия служащего, а также фиксировать дату и место этих событий, что дает возможность рассчитывать и списывать суточные расходы.

Вышеуказанная форма состоит из двух частей: лицевой и оборотной стороны.

Лицевая часть содержит информацию:

Командировочное удостоверение обязательно или нет


  • ФИО, должность, наименование структурного подразделения;
  • целевое назначение поездки;
  • пункт назначения;
  • срок отсутствия работника (дата убытия и прибытия);
  • данные паспорта;
  • подпись руководителя компании.
  • Оборотная часть документа отражает данные отправляющей и принимающей стороны:

    • наименование организации и населенного пункта, где она расположена;
    • дату отправления и прибытия на место назначения;
    • ФИО должностных лиц, осуществляющих вышеуказанную запись, а также их подпись, заверенную печатью организаций, соответственно, отправляющей и принимающей стороны.

    В случае, если работник организации командирован в несколько пунктов назначения, то оборотная сторона должна содержать все наименования организаций, куда направляется работник, согласно служебного задания. Каждое место назначение должно быть заверено подписью и печатью принимаемой организации.

    Согласно действующим требованиям для оформления служебной поездки и учета командировочных расходов достаточно:

    В отсутствие командировочного удостоверения основными документами, подтверждающими все расходы, осуществляемые во время командировки, становятся:

    • чеки о найме жилья и прочих расходах;
    • билеты, подтверждающие расходы на проезд;
    • документы, подтверждающие длительность служебной поездки.

    Вышеуказанные документы прикладываются к авансовому отчету и, в комплекте с данным отчетом, служат основанием для финансового учета командировочных расходов.

    Командировочное удостоверение обязательно или нетОбразец трудового договора с работником 2017 года можно найти на нашем сайте.

    Примеры расчета начисления отпускных в 2017 году в статье. Что влияет на сумму, формула расчета, расчет компенсации за неиспользованный отпуск.

    О заявлении по форме Р21001 здесь.

    Приказ руководителя о направлении в поездку по служебной необходимости становится основным документом для оформления и должен содержать следующую информацию:

    • цель;
    • подробное описание служебного задания, например, принять участие в организации выставки, переговорах, осуществить демонтаж оборудования, провести судебное расследование и т.п.;
    • особые моменты и порядок осуществления, например, привлечение специалиста к служебным обязанностям в выходной день;
    • основание для отправления служащего в командировку, в качестве которого может выступать, договор на осуществление сервисного обслуживание, телеграмма от другой организации, подтверждающая необходимость выполнение определенных действий и т.д.

    Это значит, что на усмотрение предприятия может использоваться уже налаженная система, что необходимо утвердить в локальном нормативном акте, например в утвержденном руководителем предприятия «Положении о командировках».

    О последствиях отмены командировочного удостоверения можно узнать из видео.

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Командировочное удостоверение обязательно или нет

    Командировкой называется поездка в местность, удаленную от основного места работы, осуществляемая сотрудником по приказу руководителя организации.

    Командировочная поездка может быть плановой, заранее спланированной и внеплановой, продолжительной и краткосрочной, оформляться на одного человека или группу сотрудников (более двух человек), а также осуществляться на территории России либо за ее пределами.

    Независимо от вида командировки, поездка должна быть документально оформлена в соответствии с Российскими законами.

    Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной.

    Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:


    • Трудовой кодекс (глава 24);
    • Постановление №729;
    • Постановление №749;
    • Постановление № 771;
    • Постановление №812;
    • Постановление №&22;
    • Постановление №15&5;
    • Налоговый кодекс.

    Ознакомиться с документами можно тут:

    Согласно Российскому законодательству, командировка на сотрудника оформляется только при наличии трудового договора, и если основная деятельность работника не связана с постоянными разъездами, не происходит в пути (например, работа водителя, курьера и т. д.).

    Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.

    В противном случае отказ от выполнения рабочего задания считается дисциплинарным проступком и подлежит наказанию в виде:

    Существует категория граждан, отказ от командировочной поездки которых не является дисциплинарным поступком.

    В данном случае основанием для отказа от командировки могут быть медицинские противопоказания.

    Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:

    • женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
    • опекуны несовершеннолетних детей;
    • работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
    • работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
    • работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
    • работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.

    Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:

    • инвалидов;
    • беременных женщин;
    • сотрудников моложе 18 лет;
    • сотрудников, с которыми заключен ученический договор.

    Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.

    Перечень необходимых для командировки документов утвержден в 2008 году и указан в Положении №749, согласно которому для служебной поездки необходимо оформление:

    Перечисленные документы являлись обязательным условием при оформлении командировки. В связи с изменениями законодательства, список необходимых для служебной поездки документов несколько сократился.

    Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.

    Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.

    По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2017 году необязательными стали следующие документы:

    • командировочные удостоверения;
    • служебное задание;
    • отчет о поездке;
    • журналы учета.

    Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.

    Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.

    Аккордная оплата труда — что это такое? Смотрите здесь.

    Документы для оформления командировки в 2017 году

    Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.

    Как оформить командировку сотруднику в 2017 году в соответствии с новыми правилами?

    В соответствии с Российским законодательством, в 2017 году в список обязательных для командировки документов входят:

    • приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
    • путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
    • служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
    • авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.

    Какие нужны перед поездкой и в процессе?

    Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.

    Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.

    Приказ произвольной формы:


    Командировочное удостоверение обязательно или нетПримерная схема составления приказа

    Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.

    Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.

    Таблица командировочных расходов:

    • проезд к месту назначения и обратно;
    • жилье;
    • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 700 рублей в день.
    • проезд к месту назначения и обратно;
    • жилье;
    • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 2500 рублей в день.

    согласовываются с работодателем.

    • заграничного паспорта;
    • визы;
    • медицинской страховки;
    • аэродромных сборов;
    • консульских сборов;
    • иные расходы, согласованные с работодателем.

    Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.

    Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:


    • в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
    • в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).

    В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:

    • дату выезда (начало командировки);
    • дату приезда (окончание командировки);
    • название организации, выдавшей маршрутный лист;
    • номер документа;
    • ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
    • должность сотрудника;
    • марка и государственный номер транспортного средства;
    • цель командировки;
    • маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).

    Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.

    Отчетные бумаги, составляемые после возвращения

    По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.

    В авансовом отчете следует указать:

    • размер выданного аванса;
    • номер документа;
    • дату выдачи аванса;
    • кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
    • размер потраченных средств;
    • остаток денежных средств (при наличии);
    • список документов, подтверждающих расходы.

    Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.

    Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.

    По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.

    Примеры составления служебной записки:

    Командировочное удостоверение обязательно или нетПример служебной записки

    Использовался личный транспорт

    В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.

    В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.

    Использовался транспорт по доверенности

    В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.

    Сроки составления и предоставления

    Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.

    Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Узнайте тут.

    Как вычесть подоходный налог с зарплаты? Смотрите здесь.

    Как оформить поездку на несколько сотрудников сразу (бригаду)?

    В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников.

    Нужно ли готовить все бумаги при поездке длительностью 4 часа?

    Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями.

    Если в приказе на поездку указывается срок длительностью 4 часа в местность, удаленную от постоянного места работы, командировку необходимо оформлять в соответствии с законодательными нормами.

    Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.

    Особенности документального сопровождения местных командировок

    В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2017 году считается действительной при оформлении:

    • приказа;
    • авансового отчета;
    • служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.

    kleotur.info

    Что такое командировка?

    Действующее законодательство определяет командировку как выполнение работником служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом согласно п. 3 Положения о командировках под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором (командирующая организация). Такой узкий подход к дефиниции привел законодателя к необходимости дополнительно оговорить, что поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, также признается ­командировкой (там же).

    См. статью «Отзыв из командировки: оформляем документы»

    Соответственно, командировкой не признаются поездки сотрудников, чья работа изначально носит разъездной характер (торговые представители), и тех, чья работа осуществляется в пути (проводники и стюардессы). Кроме них, в этот список, на наш взгляд, необходимо включить дистанционных работников. Они трудятся вне места нахождения организации и не имеют рабочего места, а значит, и выезжать им с ­формальной точки зрения неоткуда.

    Что изменилось?

    Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).

    Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.

    Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение – это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение – это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.

    Командировка как факт хозяйственной жизни

    Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ­командировку работодатель обязан возмещать работнику:

    • расходы по проезду;
    • расходы по найму жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    См. статью «Приобретаем билеты для сотрудников»

    Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Сов­мина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки – при командировании в Москву, ­Ленинград и столицы союзных республик.

    Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.

    При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

    Для чего было нужно командировочное удостоверение

    Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии ­надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним ­относились:

    • командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
    • документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
    • документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, ­квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
    • документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).

    Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный ­документ, позволяющий установить:

    1. куда был командирован работник (организация или местность);
    2. с какой целью;
    3. на сколько дней он был направлен в командировку;
    4. когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
    5. взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.

    Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов – начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных ­целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для ­организации.

    Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.

    Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.

    Можно много спорить о законности целого ряда требований налоговой инспекции, однако нужно понимать, что возникновение конфликта с проверяющими возможно буквально на ровном месте. А практика показывает, что стоимость сопровождения спора может оказаться намного выше, чем те усилия, которые требовались, чтобы его избежать.

    С командировками может получиться именно так. Необходимо достаточно четко понимать, что отмена одного из обязательных документов никоим образом не сказывается на требованиях, предъявляемых к авансовому отчету как документу налогового учета. Оправдательные документы к нему в любом случае необходимо прикладывать, причем ­подтверждать такими документами нужно те же факты, что и ранее.

    Как живем дальше?

    Итак, как и ранее, при проведении проверки организации необходимо будет доказать проверяющим:

    • сам факт командировки;
    • срок командировки;
    • наличие взаимосвязи между поездкой сотрудника и деятельностью компании (экономическую целесообразность поездки);
    • осуществление работником действий, направленных на достижение цели командировки.

    Безусловно, часть фактов, ранее подтверждавшихся командировочным удостоверением, можно подтвердить иными оправдательными документами. Поэтому в последней редакции Положения о командировках указывается, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если же работник пользуется личным транспортом, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

    Факт поездки будет подтверждаться как наличием билетов, так и совокупностью иных оправдательных документов по прочим расходам (по проживанию, представительским и пр.).

    При этом, на наш взгляд, возрастет значимость других документов, ранее носивших вспомогательный характер. Так, при определении взаимосвязи между поездкой и хозяйственной деятельностью компании основную роль теперь будет играть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Соответственно, при составлении такого документа можно рекомендовать включить в него указание на цель командировки, ссылку на служебное задание или непосредственно в тексте приказа прописать детализированное задание на командировку.

    Сложнее обстоит дело с подтверждением факта исполнения работником полученного задания. С одной стороны, налоговым органам незачем контролировать, провел ли сотрудник переговоры, встретился ли с контрагентами, участвовал ли в проверке товара. Все это относится к области внутреннего контроля работодателя, поэтому отмена ­командировочного удостоверения выглядит достаточно логично.

    С другой стороны, с точки зрения проверяющих, ситуация может представляться не столь однозначно. Можно обратить внимание на то, что разработаны порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (п. 8 Положения о командировках, приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», далее – ­Порядок).

    Данный ­Порядок, кроме всего прочего, устанавливает обязанность организаций вести журналы выбытия в командировку собственных работников и прибытия на предприятия работников других организаций. То есть имеет место перекрестный учет работников. Добавим к этому оригинальность мышления отдельных сотрудников налоговых инспекторов и в результате при проверках мы можем получить требования о предоставлении сведений из таких журналов от контрагентов организации. На первый взгляд, подобное предположение отдает паранойей, однако опыт 2008 и 1998 годов подсказывает, что в кризисные периоды российской истории скрупулезность и принципиальность в действиях налоговых органов могут находиться на грани здравого смысла. Кроме того, необходимо учитывать, что любое новшество, даже когда оно направлено на упрощение ситуации, требует определенного периода адаптации, в течение которого возможны ­разнообразные эксцессы.

    Что можно рекомендовать в этой ситуации? На наш взгляд, не стоит торопиться и отказываться от командировочного удостоверения как такового. Данный документ нес определенную смысловую нагрузку, причем не только в отношениях, связанных с налоговым учетом; этот документ конкретизировал цель командировки и в определенной степени дисциплинировал работников. В ряде случаев он также позволял работодателю контролировать исполнение цели командировки сотрудником. Да, безусловно, для организаций, в которых командировка – это событие на грани форс-мажора, отказ от командировочных удостоверений означает, что одной бумажкой в бюрократическом документообороте стало меньше. Но, возможно, тем работодателям, для которых командировки являются нормой, стоит задуматься о сохранении обновленной версии командировочного удостоверения в своем арсенале, закрепив его форму и порядок использования в локальном ­нормативном акте.

    См. статью «Утверждаем локальный нормативный акт»

    www.delo-press.ru

    Что такое командировочное удостоверение, в каких случаях и зачем оно нужно

    Командировочное удостоверение представляет собой документ, предназначенный для выдачи во время служебной поездки. Он выписывается работнику по указу работодателя и имеет срок действия на период служебной командировки. В нём отображаются полномочия, которыми был наделен сотрудник и узаконивается сам факт нахождения его в определённом месте по причине выполнения своих рабочих обязанностей.

    Для оформления необходимо издать соответствующий приказ об отправлении в командировку от имени руководителя компании. Сотрудник кадрового отдела должен подготовить бланк по особой форме Т-10 в единичном экземпляре.

    Обязательно ли выписывать командировочное удостоверение

    С 08.01.2015 для работодателя было отменено обязательство в оформлении командировочного удостоверения. Теперь это является добровольным действием, и для отправки в командировку достаточно одного лишь приказа.

    В соответствии с пунктом 15 Постановления № 749 при отправке работника за рубеж удостоверение на него оформлять не надо, т. к. срок нахождения сотрудника за границей всегда можно сверить по записям пограничников в заграничном паспорте.

    Видео: командировочные удостоверения отменили постановлением правительства России с 2015 года

    Как оформить документ: образец бланка и пример заполнения

    Командировочное удостоверение составляется в единственном экземпляре, обязательно в нём присутствует подпись начальника. Документ отдаётся сотруднику на весь период поездки. В нём должны ставиться пометки от организаций, куда был отправлен работник. Они будут свидетельствовать о фактических сроках его нахождения в назначенном пункте.

    Данный документ составляется по форме № Т-10.

    Кто может заполнять и подписывать документ

    Со стороны отправляющей организации подписывается руководитель или уполномоченное им лицо. Что касается принимающей стороны, законодательством чётко не регламентировано, кто имеет право заполнить бланк. Обычно это должностное лицо, в чьи обязанности это входит — руководитель предприятия, кадровик, бухгалтер, секретарь и т. д. Он ставит даты прибытия и выбытия, печать организации, подписывается и указывает свою должность.

    Как заполняется журнал регистрации

    Журнал регистрации нужен для хранения записей относительно всех удостоверений, которые были выданы работникам и получены обратно (после каждой командировки соответствующая информация заносится в журнал). Доступ к этому документу должен иметь лишь работник кадровой службы.

    На обложке обозначаются следующие данные:

    • наименование предприятия;
    • дата, с которой начал заполняться документ;
    • графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов).

    В сам журнал заносятся данные: номер, кем, кому и с какой целью выдано, даты поездки.

    ipshnik.com

    Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу

    В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте.

    Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.

     

    Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года

    • Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
    • Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
    • Табель учета рабочего времени.
    • Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
    • Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.

    Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения?

    Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право. 

    Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение – до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.

    Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации  документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.

    Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:

    • убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
    • указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
    • зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

    Нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Что делать?

    Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками. С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать. И это стоит иметь в виду.

    В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.

     

    В командировку на служебном транспорте: особенности оформления

    Правила не уточняют, как подтверждать дни нахождения сотрудника в командировке, если он едет в командировку на служебном транспорте, а также, как подтвердить, что он был в командировке, если у него вообще нет документов на проезд.

    Работодатели сами определяют размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в локальных нормативных актах или коллективных договорах, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами РФ (ст.168 ТК РФ). Это значит, что во всех остальных случаях (за исключением тех, когда работник едет в командировку, у него есть билеты или он едет в командировку на личном транспорте) работодатель вправе сам устанавливать, как будет определяться время нахождения работника в командировке и на основании каких документов это будет осуществляться.

    Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте и сам при этом находится за рулем, подтверждать факт его нахождения в командировке будет служебная записка с приложением путевого листа.

    Если в командировку на служебном автобусе с водителем за рулем отправляются несколько сотрудников, можно написать в приказе руководителя, что работники отправляются в командировку на служебном автобусе. В этом случае в приложении об оплате командировочных расходов можно оговорить, что при возвращении из командировки работники обязаны составить служебную записку. В служебной записке сотрудники зафиксируют работодателю, на каком автобусе они отправлялись в командировку, когда выехали и когда вернулись. Служебная записка и путевой лист будут служить подтверждением количества дней нахождения работников в командировке. Такой документооборот следует оговорить в локальном нормативном акте.

     

    Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше

    Время нахождения в командировке определяется на основании оформляемых документов. В Постановлении №749 есть п.19, который предусматривает выплату суточных за время задержки в пути, но только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки.

    В распоряжении руководителя о направлении работника в командировку должны быть четко указаны даты нахождения работника в командировке, а от работника должна быть служебная записка, в которой он просит приобрести билет на более позднюю дату или раннюю дату. При этом необходимо получить одобрение руководителя. На основании распоряжения руководителя дни командировки будут оплачиваться в соответствии с приказом. Лишние дни оплачиваться не будут.

    В данном случае необходимо помнить о письме Минфина от 30 июля 2014 года №03-04-06/37503 по НДФЛ и налогу на прибыль. Если работник задержался в командировке, например, на выходные, то  обратный билет можно учесть в расходах по налогу на прибыль и он не будет являться доходом работника на облагаемый НДФЛ.  Соответственно, начислять страховые взносы не нужно.

    Автор: Степан Добродумов

    Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены


    neohr.ru

    • Главная
    • Правовые ресурсы
    • "Горячие" документы
    • Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ"

     

    Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ"

    Теперь направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица.

    При направлении работника в служебную командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам).

    Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

    По возвращении из командировки работник представляет работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и производит окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду, включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей, и об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

     

    Перейти в текст документа »

    Дата публикации на сайте: 31.12.2014

    www.consultant.ru


    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

    Adblock
    detector