Командировочные расходы за границу

Командировочные расходы за границу

Если компания имеет зарубежных партнеров или же активно налаживает деловые отношения с иностранными контрагентами, то она неизбежно сталкивается с таким явлением, как зарубежная командировка. Трудовое законодательство не разделяет командировки на поездки внутри страны и поездки за рубеж. Поэтому порядок направления работников в командировку един для всех служебных поездок. А вот налогообложение зарубежных командировок имеет свои особенности. Их мы и рассмотрим в нашей статье.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возмещать:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Но прежде чем перейти к рассмотрению порядка налогообложения конкретных расходов на командировки, расскажем о расчетах между работником и организацией по оплате командировочных затрат.

Валютные пересчеты


Расходы сотрудника, направленного в зарубежную командировку, оплачиваются в иностранной валюте. Поэтому оплата или возмещение расходов, связанных с командировкой за пределы территории России, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, производятся в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ).

После возвращения работника из зарубежной командировки все затраты в иностранной валюте нужно перевести в рубли. При этом для целей налогообложения прибыли используемый для перевода курс напрямую зависит от способа расчетов.

Наличные средства

Компания может выдать работнику, направляемому в заграничную командировку, аванс наличными денежными средствами из кассы. Обычно выдается рублевая сумма, на которую он самостоятельно покупает валюту.

В 2011 г. специалисты Минфина России в письме от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 высказали следующую точку зрения.

В соответствии с ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами — резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Банком России.


Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты, должны рассматриваться только как операции физических лиц. При покупке валюты командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов. При этом покупка наличной валюты должна быть документально подтверждена.

Организация должна компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты (ст. 168 ТК РФ).

Расходы компании на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом датой признания командировочных расходов считается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если же сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанных с командировкой, должна определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам, подтверждающим расходы. В этом случае сумма расходов в рублях, признаваемая в налоговых расходах компании, определяется путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета. Такая же позиция содержится в письме ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408.


Спустя четыре года, финансисты выпустили новые разъяснения по данному вопросу. В письме от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 специалисты Минфина России пришли к следующему выводу.

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной авансом, по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи. Учитывая, что в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса, то в ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в валюту, пересчет суммы в иностранной валюте должен производиться по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм. Аналогичная позиция содержится в письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059.

Деньги на карточке

Оплата расходов в месте командировки (например, за гостиницу) может производиться с банковской карты, номинированной в рублях. При этом платеж проводится в иностранной валюте.


В этом случае затраты компании на командировочные расходы нужно определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком. Такую позицию высказали специалисты Минфина России в письме от 10.07.2015 № 03-03-06/39749.

Обратите внимание: курс берется не на дату утверждения авансового отчета, а на дату проведения платежа.

Суточные

Порядок выплаты суточных при направлении работников в заграничные командировки регулируется п. 11, 18, 19 и 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках).

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

— при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;


— при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника из России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории России и на территорию России определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Если же работник направлен в командировку в две страны или больше, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам — билетам.

В случае вынужденной задержки в пути суточные выплачиваются по решению руководителя компании при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте тоже выплачиваются, но в размере 50% от нормы для командировок на территории иностранных государств, предусмотренной коллективным договором или локальным нормативным актом.


А теперь рассмотрим вопросы, связанные с налогообложением суточных.

НДФЛ

По общему правилу при оплате работодателем сотруднику расходов на зарубежные командировки в облагаемый НДФЛ доход не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, суммы суточных, превышающие эти размеры, подлежат обложению НДФЛ.

В соответствии с подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода при направлении сотрудников в служебные командировки определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. О том, как следует пересчитывать в рубли суточные, выданные в иностранный валюте, специалисты Минфина России рассказали в письмах от 01.11.2016 № 03-04-06/64006 и от 05.06.2017 № 03-04-06/35510.

Финансисты напомнили, что согласно п. 5 ст. 210 НК РФ доходы налогоплательщика, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов. Таким образом, определение дохода, подлежащего налогообложению с учетом положений п.
ст. 217 НК РФ и подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ, производится компанией в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет работника. Следовательно, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным, суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Страховые взносы

В соответствии с п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате работодателем расходов на командировки работников как по России, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ. То есть для целей страховых взносов суточные так же нормируются. Поэтому при направлении работников в зарубежную командировку не облагаются взносами только суточные в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке. С суммы превышения страховые взносы начисляются в общем порядке.

В письме от 16.03.2017 № 03-15-06/15230 специалисты Минфина России указали, что исходя из п. 1 ст. 424 НК РФ дата осуществления выплат и иных вознаграждений для организаций определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника. При этом главой 34 «Страховые взносы» НК РФ не установлено особенностей для пересчета в рубли сумм суточных, выплачиваемых работнику в иностранной валюте.

Таким образом, в целях исчисления страховых взносов с сумм суточных, выплачиваемых работникам сверх 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке за пределами территории РФ, пересчет в рубли суммы суточных, выплаченной работнику в иностранной валюте, осуществляется по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату начисления указанной суммы суточных в пользу работника.


Обратите внимание: датой начисления суточных является день утверждения руководителем организации авансового отчета командированного работника. Соответственно, именно на эту дату нужно производить пересчет суточных в рубли для целей обложения их страховыми взносами. Ведь именно авансовый отчет является первичным документом, на основании которого командировочные расходы отражаются в бухгалтерском учете.

Налог на прибыль

Расходы на командировки (в том числе и суточные) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласно п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. При этом датой признания командировочных расходов для целей налогообложения прибыли признается день утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

О том, как следует пересчитывать «заграничные» расходы в рубли, мы уже рассказали выше.

Расходы на получение визы

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются, в том числе расходы на оформление визы (п. 23 Положения о командировках).


В письме от 03.06.2014 № 03-03-06/1/26511 финансисты указали, что затраты на получение визы можно учесть при расчете налога на прибыль. На основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией. При этом в подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ предусмотрено, что датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. Поэтому расходы, связанные с оформлением виз при направлении сотрудников в командировки, для целей налогообложения прибыли включаются в состав прочих расходов на дату утверждения авансового отчета.

А как быть в ситуации, когда работник получил визу, но по каким-то причинам командировка не состоялась? Можно ли в этом случае учесть при расчете налога на прибыль расходы на получение визы?

По мнению Минфина России, расходы на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась, не учитываются при налогообложении прибыли, так как это противоречит требованиям ст. 252 НК РФ (п. 1 письма Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). Точно так же считают и налоговики (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@).

А вот НДФЛ в этом случае удерживать не нужно. В пункте 2 письма от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 специалисты финансового ведомства отметили, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ. Ведь отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат.


Страховые взносы также не начисляются. Минтруд России в период действия Федерального закона от 24.04.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ) давал следующие разъяснения. В случае отмены служебной командировки (при наличии приказа руководителя организации), то есть когда поездка не состоялась, суммы оплаты работодателем визы не облагаются страховыми взносами, так как квалификация данного вида выплат не меняется (письмо от Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

На наш взгляд, данными разъяснениями можно руководствоваться и сейчас. Ведь положения Закона № 212-ФЗ и главы 34 НК РФ практически идентичны.

Расходы на перелет

Затраты на проезд работника к месту командировки и обратно относятся к командировочным расходам и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для того, чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, они должны быть документально подтверждены.

Согласно п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и применяется для расчетов без ККТ. На основании п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.

Минфин России считает, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электрон-ного документа (авиабилета) и посадочный талон. При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне организации необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом. Такая точка зрения была высказана финансистами в письме от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214.

Однако, как показывает практика, во многих аэропортах за границей штамп о досмотре на посадочном талоне не проставляется. Это связано с использованием электронной системы, которая автоматически пропускает пассажира на досмотр при приложении кода на электронном посадочном талоне к сканирующему турникету. Как можно подтвердить командировочные расходы на авиаперелет для целей налогообложения прибыли, если штамп о досмотре не ставится на посадочном талоне ввиду технических особенностей оснащения аэропорта вылета за границей?

Ответ на этот вопрос специалисты финансового ведомства дали в письме от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743. По их мнению, в случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

Проблемы длительных командировок

Согласно п. 4 Положения о командировках срок служебной поездки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Поэтому никто не запрещает направлять работников в многомесячные командировки за рубеж. Но такое долгое отсутствие сотрудников на родине приводит к ряду проблем и во-просов.

Командировка или нет?

Как мы уже сказали, действующее законодательство не ограничивает срок нахождения работника в командировке. Поэтому, если работник направлен в служебную поездку в другую страну на длительный срок, такая поездка все равно должна считаться командировкой.

Однако у Минфина России другое мнение на этот счет. В письме от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 финансисты пришли к следующему выводу. В случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке.

Специалисты ведомства указали, что одним из квалифицирующих признаков командировки, предусмотренных ст. 166 ТК РФ, является выполнение работником отдельного или отдельных служебных поручений работодателя. Согласно п. 6 Положения о командировках цель (содержание задания) командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Таким образом, работники направляются в командировку для выполнения отдельного поручения вне места постоянной работы, в котором работник исполняет основные трудовые обязанности.

НДФЛ

Вопрос о том, является длительная служебная поездка за границу командировкой или нет, — принципиальный. Ведь от ответа на него зависит порядок обложения НДФЛ выплачиваемых работнику сумм. Если признать, что в командировке работник выполняет все свои трудовые обязанности, то выплаты будут являться вознаграждением за труд. Так как выполнение трудовых обязанностей осуществляется за пределами РФ, то полученные суммы признаются доходом от источников за пределами РФ. При этом если командированный работник во время зарубежной работы успел потерять статус налогового резидента РФ, то полученные им суммы НДФЛ не облагаются.

В том случае когда компания признает поездку работника за рубеж на длительный срок командировкой, то произведенные ему выплаты квалифицируются не как вознаграждение за труд, а как средний заработок, сохранение которого на время командировки гарантировано Трудовым кодексом. Соответственно, такие выплаты признаются доходом от источников в РФ и подлежат налогообложению вне зависимости от налогового статуса работника. Расскажем подробнее.

В соответствии с п. 1 ст. 207 НК РФ плательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ. Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Если это условие не соблюдается, то физическое лицо не признается налоговым резидентом РФ (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами РФ для целей налогообложения относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Исходя из указанных норм, специалисты Минфина России в письме от 23.01.2014 № 03-08-05/2271 указали, что при направлении работников в командировку за границу на длительный период, когда они выполняют трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, по месту работы в иностранном государстве, получаемое ими вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства и подлежит обложению налогом на территории этого государства и в соответствии с его законодательством.

Также финансисты отметили, что согласно п. 2 ст. 232 НК РФ для освобождения от уплаты налога налогоплательщик должен представить налоговикам официальное подтверждение того, что он является резидентом государства, с которым РФ заключила действующий в течение соответствующего налогового периода (или его части) договор об избежании двойного налогообложения, а также документ о полученном доходе и об уплате им налога за пределами РФ, подтвержденный налоговиками соответствующего иностранного государства.

При рассмотрении вопросов, связанных с обложением НДФЛ доходов работников, направленных в длительные командировки, интерес представляет письмо Минфина России от 26.03.2018 № 03-04-05/18898. В нем финансисты разъяснили порядок обложения НДФЛ среднего заработка в связи с направлением работника в командировку за пределы РФ.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется, в частности, сохранение среднего заработка. Чиновники подчеркнули, что в период нахождения работника за пределами РФ компания должна выплачивать сотруднику сумму среднего заработка. Эти выплаты не являются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, и относятся к доходам от источников в РФ. И если сотрудник, находящийся в командировке, потерял статус налогового резидента России, работодатель должен удерживать из указанных сумм среднего заработка НДФЛ по ставке 30%.

Загранкомандировка без отчета

Предположим, работник вернулся из загранкомандировки, но авансовый отчет так и не представил. Подотчетные суммы он не вернул, а компания пропустила месячный срок, установленный в ст. 248 ТК РФ для удержания ущерба с виновного работника. Возникает ли в этом случае облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход?

НДФЛ

В письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 специалисты Минфина России отметили, что в рассматриваемой ситуации денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов. Поэтому они облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Согласно п. 5 ст. 210 НК РФ доходы налогоплательщика, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату фактического получения указанных доходов. Получается, что после того как истечет срок, отведенный работнику на составление авансового отчета, компании нужно произвести перерасчет и удержать НДФЛ.

Финансисты также указали, что в случае возврата работником полученных под отчет денежных средств доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет.

Следует сказать, что в 2009 г. финансовое ведомство высказывало по данному вопросу несколько иную позицию. Так, в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 Минфин России указал, что если работник не отчитался по командировке, то облагаемый НДФЛ доход у него возникнет по истечении срока исковой давности, то есть через три года.

Свою точку зрения по данному вопросу высказал и Президиум ВАС РФ в постановлениях от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12. По мнению высших арбитров, денежные средства, выданные под отчет, по которым работники не отчитались перед организацией и которые не возвращены в кассу, включаются в облагаемый НДФЛ доход работников.

Стоит отметить, что в арбитражной практике есть судебные решения с противоположной позицией, но они были приняты до выхода вышеназванных постановлений Президиума ВАС РФ. Пример — постановление ФАС Московского округа от 16.06.2010 по делу № А40-125078/09-126-900. В нем арбитры поддержали компанию и пришли к выводу, что денежные средства, выданные под отчет, в любом случае остаются собственностью организации. Это правило работает и в том случае, когда работники не представили авансовый отчет и не вернули полученные суммы. Ведь и в такой ситуации не происходит смены собственника выданных в под отчет денежных средств. А раз так, то облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает.

Страховые взносы

Все в том же письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 финансисты указали, что в рассматриваемой ситуации организация должна начислить и страховые взносы. Аргументация следующая.

По общему правилу объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисленные организацией физическим лицам в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Не облагаются страховыми взносами только выплаты, поименованные в ст. 422 НК РФ. Согласно п. 2 данной нормы Кодекса не подпадают под обложение страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки.

Специалисты Минфина России отметили, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, не имеют никакого отношения к командировочным расходам. Поэтому они облагаются страховыми взносами. При этом с подотчетных сумм на командировочные расходы, выплаченных работнику в иностранной валюте, авансовый отчет о расходовании которых не был представлен и которые после окончания командировки не были возвращены, пересчет в рубли осуществляется по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работника.

Аналогичной позиции придерживался и Минтруд России в период действия Закона № 212-ФЗ (см., например, письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Мы считаем, что страховые взносы начислять не надо. Во-первых, выданные под отчет и невозвращенные суммы образуют задолженность работника перед работодателем. У последнего есть возможность взывать с работника долг через суд. А тот факт, что у организации отсутствуют авансовый отчет и документ о возврате подотчетных сумм в кассу, не является доказательством того, что спорные суммы — это бесспорно доход работника. Следовательно, объекта обложения по страховым взносам не возникает. Именно к таким выводам приходят суды (см., например, постановления АС Поволжского округа от 25.12.2015 № Ф06-4463/2015, Уральского округа от 11.11.2015 № Ф09-7999/15, Определение ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13).

Во-вторых, специалисты Минфина России в рассматриваемой ситуации требуют произвести перерасчет по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работника. Но, как мы уже сказали ранее, датой начисления командировочных расходов является день утверждения руководителем организации авансового отчета работника. В нашей ситуации работник не сдал отчет. Поэтому отсутствует факт начисления и, как следствие, возможность начислить страховые взносы.

Источник: www.eg-online.ru

Общие понятия о командировках

Командировочные за границу сопровождаются сложной процедурой в определении затрат, документального оформления, правильного и четкого, чтобы отправленный специалист в другую страну разрешал производственные вопросы без проблем.

Задачи, которые предстоит решить сотруднику, возникают разные:

  • оговариваются контрактные условия;
  • подписываются соглашения;
  • посещаются семинары, тренинги;
  • исследуется рынок сбыта;
  • проводится поиск новых партнеров и выгодных контрактов.

Представление о командировочной служебной деятельности вытекает из понятия официальной терминологии во взаимоотношениях контрагентов, где инициатором направления на работу становится руководство компании, исполнителем задания — сотрудник, а выполняется поручение не в стенах организации.

Отправление работника любого статуса за пределы государства по служебным вопросам включены в обязанность производственных служб, они состоят из моментов:

  • определяют общую сумму предстоящих расходов;
  • выплаты проводятся из расчета средней зарплаты, за весь период нахождения в служебной поездке;
  • выясняют размер суточных;
  • подготавливают и оформляют необходимые документы;
  • оплачивают страховые взносы, налоговый сбор;
  • возмещают оплату за жильё и проезд.

В обязательное возмещение затрат входят:

  • проезд и возвращение на рабочее место;
  • найм гостиничных номеров, частных жилых помещений;
  • расходы на проживание;
  • дополнительные издержки — согласуются с работодателем.

Законодатели сохранили положение о выплате суточных в денежном эквиваленте.

Согласно нормативам руководство компании, направившего специалиста в командировку, обязано возместить ему ежедневный расход на проживание в поездке.

Ограничения в количестве денег определяется предприятием. Размеры закреплены локальными нормативными актами в любой приемлемой для компании сумме.

Особенность расчетов заключена в налогообложении. Если сотрудник направлен работать на территории своего государства, то покрытые затраты в пределах 700 руб. не будут подвергаться удержанию налогов.

На заграничные поездки выделяют суммы в пределах 2500 руб. Начисление суточных может быть в любых размерах, следует вести правильный учет обязательных удержаний.

Кого направляют на работу зарубеж

Руководитель самостоятельно определяет, какой из специалистов справится с поставленной перед ним производственной задачей в дальней командировке.

Имеются законодательные ограничения, когда руководство не имеет право направлять зарубеж сотрудников с наличием:

  1. Беременности;
  2. Инвалидности, если имеется запрет на деятельность с разъездами;
  3. Несовершеннолетия, кроме заданий связанных с творчеством и проведением съёмок;
  4. Оформленного отпуска на учебную сессию, разрешено отправлять в командировку связанную с обучением.

Запрещается отправлять на удалённую от официального места работу без персонального согласия:

  1. Женщин с малолетним ребёнком;
  2. Мужчин, воспитывающих без матерей детей;
  3. Сотрудников из неполных семей, на содержании которых находятся ребята младше 5 лет;
  4. Родителей сыновей или дочерей, имеющих инвалидность;
  5. Опекунов и попечителей малышей;
  6. Работников, которые ухаживают за тяжелобольными родственниками, если его действия подтверждены медицинским заключением.

Прежде чем принять решение на отправку служащего работать за границей, главам фирм как крупных, так и не больших предприятий следует изучить убедительные рекомендации ТК РФ.

Порядок оформления документального пакета

Без правильно оформленных необходимых бумаг невозможно предпринять ни одно передвижение граждан в любом направлении. Командировка не исключение, к ней готовятся заранее, начиная со знакомства с приказом, созданного в администрации компании.

При этом вне зависимости от цели поездки:

  1. Поучаствовать в дебатах конференции;
  2. Изучить на выставке новейшее оборудование, его принцип работы;
  3. Выполнить конкретную производственную задачу.

На предприятии издаётся специальное распоряжение для сотрудника:

  1. Исходящее от непосредственного руководителя;
  2. Утверждённое главой фирмы;
  3. В приказе указываются мероприятия, через которые необходимо пройти, чтобы разрешить ключевые вопросы.

Создание распорядительного документа обязательно даже для однодневной командировки.

Отсутствие работника на постоянном рабочем месте отмечают в табеле, в нем фиксируют выход всех сотрудников, их занятость по времени на предприятии, регистрируют в журнале цифровым (06) или буквенным (К) обозначением.

Поэтапные рекомендации

Отправка служащего на работу в другое государство происходит в следующей последовательности:

  1. Руководитель определенного подразделения направляет докладную вышестоящему по рангу должностному лицу, что специалисту нужно выехать за пределы страны;
  2. Издаётся приказ, в нём указана цель поездки, поставлены задачи и срок для их выполнения;
  3. Выдают командировочное удостоверение, если страна находится на территории СНГ;
  4. Знакомят командировочного с приказом;
  5. Рассчитывают предстоящие расходы, учитывают валютный курс, платят аванс.

Требуется полная ясность по отношению иностранного предприятия, существующих фактических и предполагаемых финансовых условий в стране посещения. Понадобится выяснение некоторых пунктов, что способна взять на себя иностранная компания, если она заинтересована в прибытии ведущего специалиста.

Возможно, расходы на питание и проживание включены в договор взаимоотношений с командировочными лицами. Осуществление всех расчетов происходит с учетом курса денежного эквивалента той страны, в которой предстоит работать.

Выполняют следующие поэтапные рабочие моменты:

  • оформляют визу;
  • бронируют гостиничный номер;
  • готовят документальную базу;
  • проводят материальные расчеты и выплаты.

Документальное подтверждение командировки в виде удостоверения не требуется для стран, которые делают отметку в заграничном паспорте обо всех пересечениях границы с указанием необходимых данных.

Эта информация станет фактическим подтверждением о передвижении, фиксации временного промежутка, нахождении работника в командировке.

На какой срок отправляют в командировку

2017 год внес корректировку в законодательные акты, снял никому не нужные командировочные ограничения в сроках пребывания за рубежом.

Длительность работы, при которой возможно выполнить весь обозначенный в приказе объём определяет глава фирмы. Это распоряжение может быть подкреплено местным положением о длительных поездках по служебной надобности и разработанными специальными условиями, созданными для персонала, которые способны повысить эффективность производительности.

Продолжительный период, в котором сотрудники обязаны трудиться вдали от предприятия и постоянного места своего проживания, отдельно документально оформляют, человек находится с этими бумагами на протяжении всей загранкомандировки.

Обосновать своё решение руководитель может:

  • экономической целесообразностью;
  • полученной в результате прибылью, перекрывающей командировочные затраты сотрудника.

Статьи расходов во время пребывания персонала за границей существенные, даже налог увеличивается вместо 13% ставки на 30%, если сотрудник задерживается на срок больше года.

Чем подтверждают деятельность

Прибытие в родные пенаты после длительного отсутствия в зарубежной командировке сотрудник завершает сдачей авансового отчета.

За время пребывания за границей он должен собрать подтверждение своих расходов чеками, квитанциями, билетами. Голословные утверждения в необходимости затрат финансист не примет.

Возможна подача дополнительной докладной о непредвиденных расходах, которую должен утвердить глава фирмы, тогда их спишут из бюджета компании и возместят потраченные деньги.

Бланк определенной формы предоставят в финансовом отделе, помогут правильно заполнить все графы.

В каких пределах возмещаются заграничные командировочные расходы

Существуют определенные нормы, на которые должен опираться работник, находясь в зарубежной командировке.

Если есть предварительная договоренность с руководством, специалист может рассчитывать на возмещение:

  • оплаты медицинского страхования — некоторые государства не разрешают въезд в страну без этого документа;
  • затрат на телефон, интернет, без которых невозможно проводить переговоры, получать дополнительную информацию, связываться с партнерами;
  • обмена наличной валюты в банках;
  • расходов, связанных с перевозкой вещей;
  • средств потраченных на визовое оформление, получение загранпаспорта.

Расчет суточных основан на паспортных отметках, при этом в расчет берется предварительное до события число.

Дата, свидетельствующая о пересечении границы нашего государства, позволяет устанавливать оплату в размере суточных, положенных для оплаты за границей. Как только работник вернулся на территорию РФ, его передвижение по государству оплачивается как командированному в нашей стране.

Свидетельством о нахождении человека в странах СНГ станут его проездные документы.

Порядок выплат и размер их руководство фирм вправе регулировать, они же определяют выдачу денежного эквивалента в иностранной или отечественной валюте.

Каким бы способом не происходило списание затрат, бухгалтеру важно правильно указать параметры в отчете перед фискальными органами, они контролируют, организую проверки, чтобы не была занижена налоговая база из-за умышленной неточности расчетов.

Из этого видео вы узнаете как отправить работника в командировку заграницу.

Источник: naimtruda.com

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет

Зарубежный командировочныйРаботодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:

  • находятся в декрете;
  • имеют оформленные ученические договорные соглашения;
  • состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
  • являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.

Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.

В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам:

  • женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
  • у которых есть ребенок-инвалид;
  • если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
  • с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.

Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812 от 26 декабря 2005 года, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник. Их можно представить таблицей.

Установленные нормы Размер суточных, в долларах США
Белоруссия 57
Украина 53
Соединенные Штаты Америки 72
Германия 65
Великобритания 69
Франция 65
Абхазия 54
Грузия 54
Латвия 55
Таджикистан 60
Молдавия 53

Таблица с размерами

В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812 от 26 декабря 2005 года, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник. Их можно представить таблицей.

Отличия от суточных по России

Размер командировочных выплат за пребывание на территории за пределами Российской Федерации составляет не больше 2500 рублей для одного работника. Для рабочих поездок внутри российского государства их величина не превышает 700 рублей на сотрудника.

Оплата суточных, когда командировка за пределы России длилась только один день, производится в размере 50% от общей стоимости, назначенной внутренними правилами организации.

Поездка в рабочих целях, той же длительностью, но в пределах Российской Федерации подразумевает отсутствие выплат суточных. Руководители организаций могут установить локальными нормативными актами возмещение сотруднику затрат, связанных с данным выездом.

Для бюджетников

Суточные для бюджетниковОплата рабочей поездки служащим производится непосредственно перед ее началом. Руководство предварительно определяет сумму к выдаче должностному лицу.

Отправляясь в командировку, он должен иметь денежные средства на руках. Сроки выдачи командировочных регулируются законодательством.

Но работнику следует подтвердить все затраты, связанные с поездкой, сразу в день возвращения на рабочее место. Он предоставляет чеки и квитанции в отдел бухгалтерии, согласно которым производятся соответствующие выплаты за осуществленные расходы.

Бюджетным работникам перед отправлением в заграничную командировку необходимо ознакомиться с Постановлением Правительства РФ №812, принятым 26 декабря 2005 года. Данный законодательный акт предусматривает суммы компенсаций за сутки и проживание, установленные двумя Министерствами: иностранным и финансовым.

Затраты иностранных организаций также учитывают при начислении командировочных. Компания, принимающая сотрудника из России, может предоставить ему денежные средства на личные нужды. В этом случае организация, направившая служащего в рабочую поездку, не производит оплату его суточных.

Когда иностранное предприятие не возмещает личные потребности командировочного в валюте, но компенсирует ему питание, то производится оплата суточных, величина которых составит 30% от нормы. Возмещение за проживание рассчитывается согласно стоимости за одноместный номер в гостинице среднего класса.

Как рассчитать

Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение, какую валюту использовать для перечисления суточных за пределами своей страны. Однако служащему выдается соответствующая сумма в рублях, эквивалентная валюте.

Суточные рассчитывают в следующем порядке:

  1. Как рассчитать суточныеЕсли сотрудник был направлен в рабочую поездку за границу, должна быть произведена оплата его проживания в соответствии с законодательными нормами, соответствующие заграничным командировкам и странам, куда отправляется служащий.
  2. Возвращение должностного лица из за границы на рабочее место сопровождается выплатой суточных в соответствии с российскими нормами. Организация должна произвести оплату до того момента, когда он пересекает границу, а именно, днем ранее.
  3. При условии посещения во время рабочей поездки нескольких стран суточные рассчитывают согласно государственным нормам, учитывая место пребывания сотрудника в последний день командировки.

Порядок выплаты

Возмещение командировочных затрат должностному лицу производится за каждые сутки пребывания в поездке. В том числе компенсация распространяется на праздники, выходные, а также те дни, когда работник находился в дороге, включая неизбежные остановки.

Документы для подтверждения

Перечень затрат за весь период командировки сотрудник отражает авансовым отчетом, подтверждая их документами. Издержки, связанные с проездом, обосновываются:

  • железнодорожными либо электронными билетами, маршрут- квитанциями;
  • авиабилетами или контрольными купонами, посадочными талонами.

Для подтверждения расходов на проживание служащему достаточно предъявить руководству счет отеля, переведенный подробно на русский язык. Причины, связанные с использованием суточных, нет необходимости доказывать квитанциями или чеками.

Особенности налогообложения и страховых взносов

Нормирование суточных за командировку в иностранных государствах для расчета налогов и перечислений в страховой фонд производить нет необходимости. Зависимость норм и учета выражается суммами, предусмотренными во внутренних документах, а именно, в коллективном договоре, положении по командировкам.

Если произвели возмещение суточных иностранной валютой, расчет налога на прибыль в таком случае осуществляется путем перевода данной суммы в российские рубли, согласно официальному курсу Центрального Банка на момент предоставления компенсации. Это правило прописано в пункте 10 статьи 272 Налогового кодекса Российской Федерации.

Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.

Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации. Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.

Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.

Источник: ZnayBiz.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector