Копия трудовой книжки для чего нужна

Копия трудовой книжки для чего нужна

Порой работнику необходимо подтвердить свое официальное трудоустройство. А поскольку трудовая книжка отдается на руки лишь при расчете, то выдают документальную копию.

Как в 2019 году оформить заверение копии трудовой книжки? Наниматель не вправе выдавать своему сотруднику подлинник трудовой книжки, если только это не связано с прекращением трудовых отношений.

Поэтому во всех случаях, когда сотруднику требуется подтвердить трудоустройство или стаж, оформляется копия документа.

Причем оформлена таковая должна быть надлежащим образом. Как правильно в 2019 году заверяется копия трудовой книжки?

Что нужно знать

Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.

Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.

Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя ответственного лица. В небольших организациях достаточно устной просьбы.


В трехдневный срок с момента подачи заявления изготавливается и выдается заверенная подобающим образом копия требуемого документа.

Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.

Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее?

Как правило, оформлением приема и увольнения в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.

Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.

Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.

Определения

Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника.

В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.


При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.

При отсутствии книжки у работника, к примеру при первом трудоустройстве, сей документ оформляется работодателем.

В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.

Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.

Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.

Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.

Какова роль документа

Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

Ее можно предъявить по требованию любого органа, инстанции или организации. Везде где в документообороте фигурирует трудовой стаж.

К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:

  • оформление кредита;
  • получение государственной субсидии;
  • оформление пенсионных выплат;
  • процедура усыновления;
  • получение загранпаспорта и т.д.

На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.

Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству.  Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.

Законные основания

Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.

Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.

Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом.

То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.

Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30-2003, Постановление Правительства №225.

Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер.

К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.

Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.


Как правильно заверить трудовую книжку

Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.

Сам процесс создания копии не представляет никакой сложности. Копия снимается со всех заполненных страниц.

Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:

Постранично При этом заверительная надпись и печать проставляются на всяком листе копии
Прошитого комплекта копий В таком случае все страницы копии нумеруются, прошиваются, ставится пломба в виде наклейки с отображением печати, подписи и количества страниц. Заверяется весь комплект в целом

Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.

К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления.  Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.

Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.

Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.


Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа. Нигде не регламентировано и количество разворотов, копируемых на один лист формата А4.

Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.

Порядок действий

Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:

Снимаются ксерокопии Всех заполненных листов книжки
На копии каждого листа в нижней части пишется фраза «Копия верна» Рядом с ней прописывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой
Далее ставится дата заверения и печать организации Оттиск печати располагается так, чтобы он частично захватывал саму копию и подпись
В некоторых случаях дополнительно пишется «Работает по настоящее время»

Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.

Когда заверяется вся копия целиком, то заверительная подпись и печать ставятся на последнем листе пронумерованной и прошитой копии.


Нитка, которой прошита копия, выводится на последний лист копии и проклеивается бланком. На нем указываются данные о количестве листов.

Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.

При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:

Надпись частично налагается на изображение копии Но не скрывая имеющуюся информацию
Обычно применяется круглая печать организации Но может использоваться и отдельная печать кадровой службы
Не ставится печать на пустой странице Или в пустой ее части
Печать захватывает надпись и изображение копии Но должна быть ясно читаемой
Конкретное место для внесения заверительной надписи Не регламентировано, но исходить лучше из целесообразности. Нередко отметку ставят в верхнем правом углу, но так скрывается часть информации. Лучше ставить надпись в нижнем левом углу, немного захватывая изображение

Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.

Как быть с вкладышем

Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.

В трудовую книжку вкладыш крепится посредством вшивания. Как отдельный документ вкладыш не имеет никакой юридической силы.

При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.

Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.

Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.

Образец заверенной записи

Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?

Иногда пишется «…трудится по настоящее время» или подобное. Но с точки зрения закона такая надпись не совсем правомерна.

Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.

Но если таково требование получателя, то надпись лучше сделать так, как предусматривают требования конкретного получателя.


Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.

Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.

По какому назначению

Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.

Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.

Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:


Размещение на одном листе стразу четырех страниц книжки На одном развороте рекомендуется копировать не больше двух страниц
Неправильная формулировка записи Отдельные нормативы устаревают со временем. Сегодня обычно ставится надпись «Копия верна», но еще недавно ставилась только одно из этих слов. Но в коммерческих организациях такое заверение может посчитаться неправильным
Подпись не уполномоченного сотрудника Подпись ставится лицом, которое приказом руководителя уполномочено на ведение и хранение трудовых книжек
Ненадлежащая печать В организации может использоваться несколько печатей, но для заверения можно использовать только круглую печать организации или штамп кадровой службы

Для банка

Банку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.

В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения.

Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие:


В большинстве случаев кадровики проставляют надпись «Копия верна» Но по закону предусмотрена иная формулировка. По ГОСТу на копиях документов ставится отметка «Верно». Желательно использовать именно этот вариант
Место проставления заверительной надписи для банка особого значения не имеет Но основной текст должен быть разборчив и читаем
При проставлении подписи ответственного лица Надлежит указывать должность и полное имя заверителя
Некоторые банки требуют проставления надписи о местонахождении трудовой книжки По закону такой надписи не предусматривается, но лучше следовать требованиям банка
Значение может иметь и надпись о факте текущей работы в организации Юридически эта пометка и не предусмотрена, и не соответствует логике. Но банки могу отказать в принятии копии при отсутствии такой записи
Важен для банка и форма копии Чаще всего требуется создание отдельной копии для каждого листа с заверением каждого скопированного листа

На загранпаспорт

До принятия Приказа ФМС РФ №320, вступившего в силу 7.04.2013, при оформлении заграничного паспорта требовалось обязательное предоставление копии трудовой книжки, заверенной работодателем, или ее оригинала при отсутствии факта трудоустройства.

Теперь такое требование больше не применяется. Необходимые сведения о трудовой деятельности указываются в специальной анкете.

При этом требование сотрудников ФМС предоставить трудовую книжку или ее копию для оформления загранпаспорта в настоящее время считается неправомерным и гражданин вправе пожаловаться на действия представителей службы.

jurist-protect.ru

Копия трудовой книжки: для чего нужна

Копия ТКТрудовая книжка – важный документ каждого человека, данные из которого могут понадобиться во множестве ситуаций. Однако не всегда есть возможность получить на руки оригинал, ведь по закону книжка должна храниться у работодателя. Узнайте, в каких случаях выдают трудовую книгу на руки — в этой статье. Для большинства органов и структур достаточно лишь правильно оформленной копии этого документа.

Копия трудовой книжки – это документ, созданный при помощи технических средств (ксерокса или сканера с принтером) со страниц оригинала. Важным моментом при этом является правильное оформление, то есть наличие на документе всех необходимых надписей, печатей и подписей. Копия трудовой может понадобиться в следующих ситуациях:

  • оформление кредита в банке, особенно если его сумма велика;
  • трудоустройство на дополнительную работу;
  • оформление пенсии в Пенсионном фонде (если гражданин еще работает и не может предоставить оригинал);
  • предоставление документов в посольство (для оформления визы), в числе которых есть и копия трудовой;
  • оформление различных социальных выплат.

Это только наиболее распространенные случаи, в которых нужна копия трудовой. На практике список может быть значительно шире – копию можно предоставлять вместо трудовой книжки всегда, когда она нужна. Также наличие правильно заверенной копии поможет в тех случаях, если оригинал документа будет утерян. На основании нее записи можно будет восстановить.

Выписку можно использовать точно так же, как и копию, и к ее оформлению предъявляются такие же требования.

Как оформить копию?

Как оформить копию ТК?Трудовая книжка хранится на предприятии, на котором работает сотрудник, поэтому обращаться за копией можно к одному из следующих лиц:

  • руководитель предприятия;
  • главный бухгалтер;
  • сотрудник кадрового отдела предприятия.

Конкретное лицо, к которому можно обратиться, зависит от размеров предприятия и организации кадровой работы на нем (подробнее тут). Для получения копии сотруднику необходимо соблюдать следующую последовательность действий:

  1. Обратиться в подразделение предприятия, на котором хранятся трудовые книжки.
  2. Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
  3. Ожидать получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

Образец заявления на копию трудовой книжки.

Заверенная копияПосле окончания установленного срока работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек.

Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.

После снятия копий со всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы. Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу.

Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия. Его продолжительность зависит от того, кто оформлял документ:

  1. Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
  2. Документ, заверенный нотариально, не имеет ограниченного срока действия.

В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.

Правила оформления

Правила оформленияКопия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник. Основные требования к оформлению копии:

  1. На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
  2. Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
  3. На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
  4. Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
  5. Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.

Только в случае соблюдения всех этих требований копия трудовой будет считаться юридически действительной – до того момента, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Ксерокопия трудовой книжки — как выглядит:
копия верна на трудовой книжке образец

копия верна на трудовой книжке образец

Особенности копии трудовой книжки для банка

Особенности копии для банкаОдной из ситуаций, при которых может понадобиться копия трудовой книжки, является оформление кредита в банке. Чаще всего она нужна при займе на крупную сумму или при покупке дома, квартиры, имущества. Записи из трудовой книжки подтверждают, что заемщик по-прежнему работает на своей должности и получает соответствующий доход.

При оформлении копии трудовой книжки для банка стоит учитывать такие моменты:

  1. Документ должен быть оформлен с соблюдением всех законодательных требований.
  2. Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
  3. Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.

Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным.

При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право. Срок действия копии трудовой книжки для банка неограничен.

Как заверить у нотариуса и сколько это стоит?

Как заверить у нотариуса?Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами. Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.

Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.

Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:

  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • генеральная доверенность (в некоторых случаях).

Кроме наличия этих документов, важным условием также является качество самой трудовой – она должна быть оформлена с соблюдением всех требований, не иметь повреждений или неправильных исправлений. В случае недействительности трудовой нотариус имеет полное право отказать в оформлении ее копии, причем при необходимости отказ должен быть обоснован в письменном виде.

Когда нужна справка 2-НДФЛ?

Когда нужна справка о доходах?При оформлении кредита в составе пакета необходимых документов, кроме копии трудовой обязательно указывается справка 2-НДФЛ. В ней содержатся сведения о доходах, которые конкретный сотрудник получил за определенный период, а также сумма отчисленных налогов.

За получением этой справки необходимо обращаться в бухгалтерию предприятия-работодателя. Документ может быть выполнен в печатной форме или заполнен от руки – любая из этих форм по правилам допустима.

Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников.

Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.

Сделать 2 НДФЛ будет гораздо проще, если вы скачаете:

Пустой бланк 2НДФЛ
Образец заполнения 2-НДФЛ

Копия трудовой может понадобиться во множестве жизненных ситуаций – для оформления некоторых документов, получения кредитов и выплат и т. п. При этом работник имеет право на ее получение вне зависимости от того, есть ли у него для этого серьезные основания.

После внесения изменений в трудовую книжку копию нужно оформлять заново, поскольку полученный ранее документ в таком случае становится недействительным.

lawyer-consult.ru

Куда нужна копия трудовой книжки?

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.

Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.

Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего

Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется. Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений.

Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины. Тем более, что сам процесс создания и правильного оформления копий не слишком трудоемкий. По закону копия должна быть предоставлена не позднее трех дней с момента подачи заявления.

Если вы не знаете, куда требуется копия трудовой книжки, вы можете сделать ее заранее «на всякий случай», даже если в текущий период она вам и не нужна. В современном ритме жизни никогда не знаешь, что тебе может понадобиться в ближайшие дни.

Многие люди уже взяли за правило всегда иметь при себе ксерокопию паспорта и многих других важных документов. Так почему бы не обзавестись и копией трудовой? Этот документ является наглядным доказательством вашей занятости, в нем указана полная история всей вашей трудовой деятельности. Это может оказаться полезным в различных ситуациях: от оформления срочного кредита до устройства на дополнительную работу.

hr-portal.ru

Как сделать копию?

Одним из самых простых и способов получения копии данного документа является непосредственное обращение в кадровый отдел организации — работодателя или к лицу, ответственному за решение этого вопроса. Сроки, в которые будет предоставлена копия документа, варьируются от 24 до 72 часов.

Однако, в процессе ксерокопирования листов трудовой книжки есть свои очень важные нюансы, которые нужно соблюдать. Первое, что нужно помнить – двусторонние копии запрещены. Каждый из разворотов помещается на отдельный листок формата А4 и ксерокопируется. Только правильный экземпляр копии может быть юридически заверен.

Правила заверения

правила заверенияДля того, чтобы с копией не было никаких проблем нужно чтобы на всех страницах документа были следующий реквизиты:

  • печать организации-работодателя;
  • прописная надпись о том, что настоящая копия верна;
  • дата выдачи;
  • подпись и должность лица, заверившего копию.

Заверительную отметку, как и печать, следует проставить таким образом, чтобы ими была захвачена часть основного текста. Последнюю страницу следует дополнить надписью о статусе работника: работает ли он сейчас или уже уволен. Во втором случае необходимо указать точную дату, когда работником была прекращена трудовая деятельность.

Существует и альтернативный метод заверения такого документа как трудовая книжка. Можно избежать нанесения реквизитов на каждую из страниц. Но для этого необходимо пронумеровать страницы и сложить их в соответствующем порядке. После нумерации страниц, сшивают нитью, отметив на заключительной странице количество пронумерованных и прошитых листов. Завершающим этапом заверения, по данному методу, будет проставление печати организации, должности и даты лица, завершившего копию.

правильно заверить

Если же трудовая книжка находится на руках у работника, то после снятия копии ее нужно заверить нотариально. Сделать это, разумеется, можно у нотариуса. Но если при оформлении вкладыша или самой трудовой книжки были допущены неточности, то с заверением скорее всего возникнут проблемы.

Какие организации требуют копию трудовой книжки?

Банки

Чаще всего предоставление заверенного дубликата этого документа запрашивают банки. Необходимость этого обуславливается следующим:

  1. Банку нужно знать, платежеспособен клиент или нет.
  2. Если происходит систематическая просрочка платежей по кредитному долгу, банк может обратиться с судебным иском. Имея копию документа, подтверждающего занятость, приобщенную к материалу дела, суд может вынести решение о списании нужной суммы из заработной платы заемщика.
  3. Подтверждение достоверности информации, предоставляемой клиентом банку. Заполненную клиентом анкету, можно проверить только с помощью заверенной копии или справки 2-НДФЛ, которую зачастую тоже требуют предоставить.
  4. Для анализа репутации заемщика. Например, если его увольняли с работы не по собственному желанию, а по причине пьянства, воровства, пренебрежения трудовым распорядком или иных грубейших нарушений то одобрения кредита, скорее всего, не будет. Еще одной причиной неодобрения кредита может стать слишком частая смена мест работы и сфер деятельности.

УФМС (паспортный стол)

Еще одним очень популярным местом, где обязательно затребуют копию трудовой является УФМС или паспортный стол. Туда обращаются люди, желающие оформить новый загранпаспорт, или обменять старый. Для того чтобы получить заграничный паспорт необходимо:

  1. Снять постраничную копию.
  2. Сделать выписку обо всех местах, где вы были трудоустроены за последние 10 лет и поставить заверительную отметку в отделе кадров.

Виза

Получение загранпаспорта не единственный случай, когда потребуется дубликат документа. Получение визы тоже напрямую завязано на этом. Но при получении визы есть некоторые отличия, а именно:

Получение загранпаспорта Получение визы
Дубликат трудовой обязателен к предоставлению Обязательность этого зависит от той страны, которую планируется посетить
Набор документов строго регламентирован и для всех одинаков Перечень документов также зависит от того, в какую страну наносится визит. У каждой страны своя законодательная база

В остальном процедура получения визы аналогична получению заграничного паспорта.

Пенсионный фонд

Пенсионный фондСамой высокой частотой запросов дубликата трудовой книжки отличается пенсионный фонд. Прежде всего, это необходимо для того, подтвердить страховой стаж официально, хотя сейчас и появилась возможность расчета в ПФР по объему производимых страховых выплат. После отмены такого понятия как непрерывный трудовой стаж, никаких проблем с расчетом пенсии не будет, даже если имели место длительных «простои» в этом самом трудовом стаже.

Согласно существующему законодательству, а именно постановления Правительства Российской Федерации № 555 от 24.07.2002. трудовая книжка – основное документальное подтверждение рабочего стажа. Если по тем или иным причинам этот документ отсутствует, то его можно заменить на договор о найме с работодателем, выписку из приказа, зарплатную ведомость или иные документы, способные подтвердить занятость.

Чаще всего люди стараются позаботиться о пенсии задолго до того, как уволятся. Поэтому, как правило, трудовая книжка находится у кадровиков. Сотрудники пенсионного фонда могут попросить принести им ее оригинал, несмотря на незаконность данного требования. Вполне хватит заверенной копии. Можно, конечно, обратиться к кадровикам, но они неохотно выдают оригиналы даже при наличии расписки, ведь в случае потери трудовой или ее порчи – ответственными за это будут они.

Иные случаи, при которых могут потребовать ксерокопию

К таким случаям относится трудоустройство на новое место работы. Новый работодатель довольно часто запрашивает копию трудовой, ведь ему важно убедиться в том, что потенциальный работник может продержаться на одном месте достаточно долго. Кроме, того это позволяет оценить его реальный опыт и будущую полезность для предприятия.

Срок действия дубликата

Как правило, дубликат заверенной работодателем трудовой книжки, действует на протяжении одного месяца. Однако, если за этот месяц что-то поменяется (повышение должности или изменение оклада) она потеряет свою юридическую силу, и нужно будет оформить копию заново.

Если же копия понадобилась безработному на данный момент человеку, то заверить ее может нотариус. Но услуги нотариуса платные, в отличие от заверения копии трудовой у работодателя. Заверенная нотариусом копия действует постоянно, до каких-либо изменений в трудовой.

Если есть сомнения на счет того, действительна ли на данный момент копия трудовой, уточнить информацию следует в том органе, который затребовал ее предъявить.

В данном видео подробно рассмотрен вопрос необходимости представлять копию трудовой для получения визы.

znaybiz.ru

Для чего нужен этот документ?

При некоторых обстоятельствах необходима копия этого документа. Например, сотрудник хочет оформить визу или получить кредит по специальной кредитной программе.

Чтобы копия была принятая требующей её инстанцией, она должна быть заверена по всем действующим правилам. В противном случае, это может стать причиной для отказа в приёме документов.

Сама трудовая книжка хранится в кадровой службе работодателя. Поэтому просто пойти и снять её копию не получится.

Работнику нужно направить письменный запрос руководителю предприятия с указанием причины предоставления ему копии.

Она может потребоваться для:

  • Оформления кредита. Даже небольшую сумму в кредит банк не даст, если не будет подтверждено трудоустройство заявителя.
  • Оформления документов на выезд за пределы нашей страны. Это было обязательно до 2019 года.
  • Оформления на работу по совместительству на другом предприятии.
  • Для ПФР — при назначении пенсии по старости. И хотя получается двойная работа, так как все сведения о стаже будущего пенсионера «хранятся» в ПФР в виде уплаченных за него страховых взносов, сотрудники фонда до сих требуют представления заверенной копии книжки.
  • Получения визы.

Для оформления кредита или займа

Нередко для получения ссуды в банке (даже небольшой суммы) сотрудники банка требуют от заявителя, чтобы он предъявил ему копию его трудовой.

Для банка достаточно копии, заверенной работодателем. Для этого сотрудник пишет заявление на имя руководителя. Заявитель обязательно должен указать и причину для выдачи ему копии.

С каждого листа книжки снимается ксерокопия и ставится на нём печать «копия верна». Это делает сотрудник кадровой службы.

Работодатель же на каждом таком заверенном листе ставит свою подпись, делает её расшифровку, указывает свою должность и ставит печать организации.

Схематично это выглядит так:

trudovaia-kniga-1.jpg

Для Пенсионного Фонда

Когда сотрудник достигает определённого возраста, он имеет право на получение пенсии по старости.

Её назначением занимается ПФР. Среди прочих документов, будущий пенсионер должен представить нотариально заверенную копию трудовой книжки или её оригинал.

Выдать сотруднику трудовую книжку сотрудник отдела кадров может только при его увольнении. Об этом говорится в п. 35 Правил ведения и учёта трудовых книжек. По другим основаниям трудовая книжка не выдаётся, хотя прямого запрета на это в законе не указано.

Чтобы её получить, сотрудник пишет официальный запрос руководителю фирмы с просьбой выдать ему на время оригинал книжки для представления в ПФР.

Пример заявления:

заявление для ПФР.jpg

Как правило, ответственный сотрудник выдаст оригинал, но для этого нужно написать расписку.

В ней указать:

  • своё ФИО и должность;
  • просьбу о представлении оригинала трудовой книжки
  • причину, для которой нужен именно оригинал. В данном случае, для представления в ПФР при назначении пенсии по старости;
  • срок, на который сотруднику нужна книжка;
  • дату, когда она будет возвращена в отдел кадров;
  • указание на то, что ответственность за сохранность книжки на этот период лежит на самом работодателе.

ПФР требует представления им либо оригинала, либо нотариальной копии. Чтобы не терять время, будущий пенсионер может попросить сотрудника ПФР снять копию с трудовой и заверить её печатью ПФР.

Тогда все законные формальности будут соблюдены.

Для оформления документов на выезд в другую страну

До 2019 года для оформления паспорта на выезд из страны гражданин нашей страны должен был представить в миграционную службу копию своей трудовой книжки.

С 2019 года это обязательное требование при оформлении документа для выезда отменено, хотя указывать в заявлении сведения о своей трудовой деятельности за последние 10 лет необходимо. Таким образом, был упрощён порядок получения загранпаспортов.

Такой упрощённый порядок действует для документа, который оформляется на 5 лет. Для биометрического загранпаспорта копия трудовой по-прежнему нужна.

Копия должна быть заверена работодателем.

Для оформления визы

Этот документ необходим для оформления визы только в некоторые страны. Например, для оформления визы в Канаду.

Для стран Европы достаточно представить справку о последних заработках выезжающего. Она оформляется на бланке работодателя, и заверяется его подписью и печатью.

В справке нужно указать должность заявителя, заработной платы за последние полгода и контактных данных организации.

Как нужно заверять копию?

Копия является официальным документом, поэтому и заверять её нужно в полном соответствии с действующими правилами.

Кто должен это делать?

Этот документ заверяется руководителем предприятия или нотариусом.

Когда копия заверяется работодателем, с помощью копировальной техники с каждой страницы делается чёткая копия, которая легко читается. Сотрудник кадровой службы на каждом листе ставит штамп «копия верна». А затем копию уже заверят сам работодатель.

Все печати, штампы и подписи должны стоять так, чтобы захватывать текст.

На той странице копии, где есть последняя запись о трудоустройстве, нужно указать, что заявитель до сих пор работает или же «уволен».

Пример заверения последнего листа книжки:

Последний лист трудовой копия.jpg

Пошаговая инструкция

Копию можно заверить и несколько другим способом:

  • снять ксерокопию с каждого листика книжки;
  • затем пронумеровать их;
  • сложить их по порядку нумерации;
  • сшить все листы плотными нитками;
  • на последнем листе указать сколько здесь прошитых и пронумерованных листов;
  • здесь же ставиться заверительная подпись и дата, должность лица, который заверил копию и печать организации.

Если заявитель не трудоустроен, и оригинал книжки в данный момент находится у него на руках, то нужно просто заверить копию у нотариуса.

Он должен принести нотариусу саму книжку и копию с неё.

Правила и регулирующие документы

Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

В какой форме должны храниться книжки, а также порядок их учета,  хранения и способ заполнения установлены Правительством РФ — для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Нужно ли писать заявление или можно попросить копию устно?

Для получения копии своей трудовой книжки сотрудник должен написать заявление на имя работодателя.

Заявление пишется в свободной форме, но в нём нужно указать:

  • должность и ФИО руководителя;
  • своё ФИО и должность;
  • просьбу выдать ему заверенную копию его трудовой книжки;
  • причину, по которой ему требуется копия;
  • дату составления заявления;
  • подпись и расшифровка.

Примеры

Для разных организаций нужна по-разному заверять копию трудовой сотрудника.

Для банка:

заверение для банка.jpg
При сшивании (последний лист):

Прошито.jpg

Заверение титульного листа:

титул печать.jpg

Сколько действительна?

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет ограниченный срок действия – всего 1 месяц.

Нотариально согласованная копия не ограничена сроком использования. Она становится недействительной только в том случае, если в оригинал вносятся новые сведения.

Всегда ли требуется ли заверение нотариусом?

Заверять копию трудовой у нотариуса необходимо только для ПФР. В остальных случаях это не обязательно.

Заключение

Копия трудовой книжки может потребоваться в различные организации. Для этого она должна быть правильно оформлена и заверена.

К нотариально заверенной копии документа, как правило, претензий нет. Часто не принимают документ, который заверяется работодателем. Причина – ошибки при заверении.

kadriruem.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector