Расчет отпускных формула

Расчет отпускных формула

Не стоит слепо доверять расчетам программы, когда речь идет об отпускных. Достаточно не поставить одну галочку в настройках, и работник не досчитается денег. Расскажем на примерах, как правильно рассчитать отпускные, какие формулы нужны и как их применять.

На основании каких показателей рассчитываются отпускные

Продолжительность отпуска. Ежегодно отпускать сотрудников в отпуск надо минимум на 28 календарных дней. Соблюдайте это правило относительно всех штатных сотрудников. То есть тех, с кем заключили трудовой договор. Причем дни отпуска работники выбирают заранее. Компания обязана зафиксировать их пожелания в графике и утвердить его.

Если сотрудник устроился совсем недавно, то отдохнуть он сможет лишь спустя 6 месяцев. Хотя по согласованию с работодателем, он может отгулять отпуск авансом. Главное учтите, что если он так и не доработает полный расчетный год, то понадобится удержать с него деньги за дни отпуска, которые он еще не заработал.


Также учитывайте, что сотрудники могут попросить о переносе дней отдыха, либо взять дни «без содержания». Но для этого ему потребуется заручиться согласием руководителя организации.

Расчетный период. Рассчитывайте отпускные строго исходя из расчетного года, а не календарного. Это разные показатели. Расчетный год – это 12 месяцев, предшествующие периоду, когда сотрудник уйдет отдыхать. При этом для новых сотрудников учитывайте только месяцы работы в вашей компании, время его работы у контрагентов брать не нужно. Кроме того, исключайте из расчетного периода дни больничного, декретного отпуска и уходу за детьми. Весь список исключаемых дней есть в пункте 5 Положений (утв. постановлением № 922).

Выплаты в расчетном периоде. Расчет суммы отпускных предполагает учитывать все доходы сотрудника, которые он получил за расчетный год. Однако есть суммы, которые брать не нужно. К ним относятся компенсации социальной направленности. Например, возмещение расходов на обед, проезды на общественном транспорте до работы и обратно и др.

Весь список учитываемых и исключаемых дней, смотрите в таблице ниже.

Таблица. Выплаты при расчете среднего дневного заработка

Что входит в расчет отпускных Что не входит в расчет отпускных
  • Зарплата;
  • Проценты от выручки;
  • Комиссионные вознаграждения;
  • Натуральный доход;
  • Гонорары работникам СМИ и культурной сферы деятельности;
  • Надбавки и доплаты (за выслугу лет, знание иностранных языков и др.);
  • Компенсации за вредные и опасные условия труда;
  • Иные премии и выплаты.

  • Материальная помощь;
  • Командировочные;
  • Компенсация обедов, проездов на автобусе (метро) до работы и обратно);
  • Выплаты на период:
  • Больничного или декрета;
  • Простоя не по вине работодателя или сотрудника;
  • Забастовки;
  • Дополнительные дни по уходу за детьми-инвалидами, инвалидами детства;
  • Иные выплаты с частичной или полным сохранением зарплаты.

Нужные документы для оформления отпуска сотруднику:

Формула для расчета отпускных

Отпускать сотрудников в отпуск надо ежегодно – минимум на 28 календарных дней. Убедитесь, что перечисляете отпускные не позднее чем за 72 часа до начала отдыха сотрудников. Если выдать деньги позже хотя бы на несколько часов, главбуха могут оштрафовать на сумму до 5000 руб., организацию — до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Об этом «УНП» сообщили в Роструде.

Компании вправе выдать деньги за три календарных дня до отпуска сотрудника (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Но в ведомстве предупредили, что считают календарный день с полуночи. Например, если работник идет отдыхать с понедельника, выдавать отпускные в пятницу поздно.


Пока сотрудник в отпуске, за ним сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Такой заработок считают путем умножения среднего дневного заработка на количество отпускных дней (абз. 4 п. 9 Положений, утв. постановлением правительства РФ от 24.12.07 № 922). К примеру, если ежегодный отпуск 15 дней, а средний дневной заработок 3000 рублей, то выплата будет равна 45 000 рублей (3000 руб. × 15 дн.).

Для удобства рассмотрим расчет отпускных на формулах и примерах.

Формула расчета отпускных:

Отпускные = Средний дневной заработок x количество календарных дней отпуска

Формула расчета среднего дневного заработка:

Средний дневной заработок = База для отпускных за расчетный период / Количество отработанных дней за расчетный период

Большую часть ошибок компании допускают при определении расчетного периода. Многие коллеги считают, что это календарный год – с 1 января по 31 декабря. Но это неверно, расчетный период считают иначе.

Расчетный период – это 12 месяцев года, предшествующих отпуска работника. К примеру, отпуск сотрудника начинается с 1 февраля 2019 года, то для расчета берите такой интервал – 1 февраля 2018 года по 31 января 2019 года (п. 4 Положений, утв. постановлением № 922). При этом будьте внимательны, в расчетный период сотрудниц может войти периоды декрета или отпуска по уходу за детьми. В этом случае временной интервал надо заменить.


Отработанные дни – это все дни с учетом выходных и праздников, пока сотрудник числился в штате. Исключения составляют лишь периоды, пока он был в деловых поездках, болел или был освобожден от работы с сохранением зарплаты (письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351). К примеру, был на стажировке, курсах повышения квалификации по инициативе работодателя и др.

Если сотрудник работал весь месяц, то берите коэффициент 29,3. Это среднемесячное значение, оно рассчитывается так:

(365 дней – число праздников в году): 12 месяцев

Сложнее посчитать дни, когда сотрудник по тем или иным причина отсутствовал на работе. То есть фактически отработал не все дни. Поэтому используйте формулу расчета отработанных дней:

Количество дней в не полностью отработанном месяце = Количество отработанных дней в месяце / Число календарных дней в месяце x 29,3

База для расчета отпускных включает в себя не все выплаты, которые получал сотрудник. К примеру, не нужно брать компенсационные выплаты: материальная помощь, оплата обеда, проездов, обучения и т.д (см. таблицу выше).

ВАЖНО!

Не всегда можно планировать отпуска так, как удобно работнику и компании. Минтруд назвал новый случай, когда работодателя оштрафуют за отпуск

Расчет отпускных на примерах

Рассмотрим два частых примера расчета отпускных. Используйте их в работе, чтобы быстрее рассчитать выплаты самостоятельно.


Пример 1: Расчетный период отработан полностью

Менеджер уходит в отпуск на 14 календарных дней – с 2 по 15 июля 2019 года. Его зарплата составляет 56 000 рублей (52 000 рублей оклад + 4 000 премия). Помимо этого в июне он получил единовременную выплату за выслугу лет – 10 000 рублей и компенсацию за обеды – 3600 рублей.

Расчетный год: с 2 июля 2018 года по 1 июля 2019 года.

Средний заработок: 56 833, 33 рубля (56 000 × 12 мес. + 10 000 : 12).

Отпускные: 27 155, 85 рублей (56 833,33 : 29,3 × 14 дн.).

Пример 2: Расчетный период отработан частично

Менеджер уходит в отпуск со 2 по 15 июля (14 дней). Зарплата за месяц составляет – 42 000 рублей. Сотрудник принят на работу 1 декабря 2018 года, а в июне болел – 7 дней – 10 000 рублей. Зарплата за июнь – 26 000 рублей.

Расчетный период: с 1 декабря 2017 по 1 июля 2018 года.

Полностью отработано 6 месяцев, всего – 175,8 дней (6 × 29,3).

Число отработанных дней в июне – 22,46 дней (23 : 30 × 29,3).

Итого: 198,26 дней (175,8 + 22,46).

Всего выплат за расчетный год: 278 000 рублей (42 000 × 6 мес. + 26 000).

Отпускные: 19 630,78 рублей (278 000 : 198,26 дн.× 14 дн.)

Еще больше примеров смотрите в статье — расчет отпускных в 2019 году по-новому (примеры расчета).

Источник: www.gazeta-unp.ru

Сроки выплаты отпускных


Работодатель должен выплатить отпускные работнику не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска (ст.136 ТК РФ).

Если же работодатель нарушит срок выплаты отпускных и об этом станет известно трудинспекции, то работодателю грозит штраф в размере (ч.6 ст.5.27 КоАП РФ):

— от 30000 руб. до 50000 руб. — для организации;

— от 10000 руб. до 20000 руб. — для ее должностных лиц;

— от 1000 руб. до 5000 руб. — для работодателя-ИП.

Стоит отметить, что если работодателя ранее уже наказывали за данное нарушение, то размер штрафа будет больше (ч.7 ст.5.27 КоАП РФ).

Отпускные и НДФЛ

С начисленных работнику отпускных работодатель (как налоговый агент) должен удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

НДФЛ с отпускных уплачивается не позднее последнего числа месяца, в котором эти отпускные были выплачены работнику (п.6 ст.226 НК РФ).

Отпускные и страховые взносы

По общему правилу отпускные облагаются не только НДФЛ, но и страховыми взносами (пп.1 п.1 ст.420 НК РФ, ст.20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Страховые взносы с отпускных начисляются в том же месяце, когда работодатель производит начисление самих отпускных (п.1 ст.424, п.1 ст.431 НК РФ, п.9 ст.22.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Учет отпускных при расчете налога на прибыль


Если работодатель применяет общий режим налогообложения, то отпускные (включая удержанный НДФЛ), а также начисленные с них страховые взносы он может учесть в составе «прибыльных» расходов (п.7 ст.255, пп.1 п.1 ст.264 НК РФ).

При этом есть особенности, касающиеся периода списания отпускных затрат в расходы:

Вид расхода Когда расходы учитываются при расчете налога на прибыль
Отпускные (включая НДФЛ) В том отчетном периоде, на который приходятся дни отпуска (Письмо Минфина России от 25.10.2016 N 03-03-06/2/62147)
Страховые взносы, начисленные с суммы отпускных На дату начисления взносов (пп.1 п.7 ст.272 НК РФ)

Учет отпускных при расчете налога при УСН

Организации и ИП на «доходно-расходной» УСН учитывают отпускные расходы следующим образом:

Вид расхода Когда расходы учитываются при расчете налога при УСН
Отпускные (за минусом НДФЛ) На дату выплаты работнику (пп.6 п.1 ст. 346.16, пп.1 п.2 ст.346.17 НК РФ)
НДФЛ с отпускных На дату уплаты НДФЛ/взносов в бюджет (пп.6, 7 п.1 ст. 346.16, пп.3 п.2 ст.346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 05.02.2016 N 03-11-06/2/5872)
Страховые взносы, начисленные с суммы отпускных

«Доходные» упрощенцы вправе уменьшить налог (авансы) при УСН на сумму взносов, начисленных с отпускных, в том периоде, в котором взносы перечислены в бюджет (пп.1 п.3.1 ст.346.21 НК РФ).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Если увольняющийся работник имеет неотгулянные отпуска, то работодатель должен выплатить ему при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск (ст.127 ТК РФ).

Рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск также поможет наш онлайн-калькулятор.

Источник: glavkniga.ru

Количество дней отпуска для расчета

Расчет отпускных формулаЧаще всего отпуска предоставляются в календарных днях. Стандартный оплачиваемый основной отпуск — 28 календарных дней. Причем работник может отгуливать его не сразу, а по частям. Главное, чтобы хотя бы 2 недели отпуска были отгуляны непрерывно.

Некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ). Например, не достигшие 18 лет работники должны отдыхать 31 календарный день, а инвалиды — 30 (ст. 267 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ)


В трудовом законодательстве предусмотрены также дополнительные отпуска работникам (ст. 116 ТК РФ).

Для расчета важно исключить из дней отпуска все нерабочие праздничные дни. То есть все общероссийские праздники, установленные ст. 112 ТК РФ, и праздники, установленные в конкретном регионе законом субъекта РФ (ч. 1 ст. 72 Конституции РФ, ст. 22, 120 ТК РФ, ст. 4 Федерального закона от 26 сентября 1997 г. № 125-ФЗ, п. 2 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1). При этом выходные дни в расчет по-прежнему включаются.

Важно! Нерабочие дни, на которые перенесены праздничные выходные, в расчет включаются. Если выходной совпадает с праздником, то Правительство РФ издает постановление, в котором устанавливает дату, на которую переносится выходной праздничный день. Например, в 2019 году 23 февраля выпало на субботу, а выходной с этого дня перенесли на 10 мая. Если сотрудник будет в отпуске 10 мая, этот день тоже надо оплатить.

Определение расчетного периода

По общему правилу расчетный период для расчета среднего дневного заработка определяется как 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится первый день отпуска (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, далее — Положение).

Из расчетного периода необходимо исключить все время, когда работник (п. 5 Положения):


  • Получал оплату в виде среднего заработка (за исключением перерывов для кормления ребенка в соответствии с законодательством). Например, время командировки или другого оплачиваемого отпуска;
  • Находился на больничном или в отпуске по беременности и родам;
  • Не работал в связи с простоем не по своей вине;
  • Не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог работать;
  • Использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • В других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты. Например, время отпуска за свой счет или отпуска по уходу за ребенком.

Может получиться, что в предшествующих отпуску 12 месяцах вообще не было времени, когда работнику начислялась зарплата за фактически отработанные дни, либо весь этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода. В этом случае в качестве расчетного периода нужно взять 12 месяцев, предшествующие первым упомянутым 12 месяцам (п. 6 Положения). 

Если же у работника не было фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до его начала, то в качестве расчетного периода принимаются дни того месяца, в котором работник уходит в отпуск (п. 7 Положения).

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные расчетные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ).

Определение заработка за расчетный период

В расчет берутся все начисленные работнику выплаты, которые предусмотрены системой оплаты работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). В пункте 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, имеется открытый перечень подобных выплат.

Нельзя включать в расчет среднего заработка:

  • Все выплаты, которые начислены работнику за время, исключаемое из расчетного периода. Они перечислены в п. 5 Положения. Например, средний заработок за дни командировок и в других аналогичных случаях, социальные пособия, выплаты за простой;
  • Все выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда. Например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха, подарков для детей (п. 3 Положения);
  • Премии и вознаграждения, не предусмотренные  системой оплаты труда (пп. «н» п. 2 Положения).

Премии (иные вознаграждения), предусмотренные системой оплаты труда, принимаются в расчет с учетом некоторых особенностей, установленных п. 15 Положения.

Расчет среднего дневного заработка

Зная расчетный период и общую сумму заработка за этот период, следует определить средний дневной заработок работника:

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (Кол-во полных месяцев в периоде × 29,3)

29,3 в формуле соответствует среднемесячному числу календарных дней. Причем расчетный период считается отработанным полностью, если в каждом месяце этого периода нет дней, исключаемых из расчетного периода (дней временной нетрудоспособности, командировок, отпусков, простоев и т п.).

Если расчетный период отработан не полностью, применяется формула:

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода)

Причем для каждого не полностью отработанного месяца нужно применить формулу:

Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. 

Пример

Работник работает в организации с 1 августа 2018 года. 15 июля 2019 г. он уходит в отпуск на 14 календарных дней. В этом случае расчетный период составляет 11 месяцев — с 1 августа по 30 июня. За расчетный период сумма заработка для расчета отпускных составила 600 000 руб. Повышений окладов за это время в организации не было.

В марте работник 21 календарный день находился в командировке. Оставшихся дней марта — 10 (31 − 21). Соответственно март является неполным месяцем расчетного периода, из которого для расчета отпускных берется только 9,5 дней (29,3 × 10 / 31).

В октябре работник болел 11 календарных дней. Оставшихся дней октября — 20 (31 − 11). Соответственно октябрь также является неполным месяцем, из которого для расчета отпускных берется только 18,9 дней (29,3 × 20 / 31).

Полностью отработанных месяцев в расчетном периоде остается 9 (11 − 2). Соответственно средний дневной заработок работника составит:

600 000 руб. / (29,3 дн. × 9 мес. + 9,5 дн. + 18,9 дн.) = 2 054,09руб. 

Работнику необходимо выплатить сумму отпускных 28 757,26 руб. (2 054,09 руб. × 14 дн.).

Сотрудникам, которые получают отпуск в рабочих днях, средний дневной зарабаток рассчитывается на основе количества рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей неделе:

Средний дневной заработок = Зарплата, начисленная за все время работы / Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, которое приходится на отработанное сотрудником время

Если  расчетный период вообще не отработан и не было зарплаты непосредственно перед отпуском (например, сотрудница вышла из отпуска по уходу за ребенком или работник был в длительной командировке и сразу уходит в отпуск), то применяется формула (п. 8 Положения):

Средний дневной заработок = Оклад (тарифная ставка) / 29,3

Учет повышений окладов (тарифных ставок)

При расчете отпускных нужно применять коэффициент повышения, если оклады (тарифные ставки) были повышены:

  • В расчетный период, непосредственно перед отпуском или во время отпуска;
  • Повышение произошло в отношении выплат не одного или нескольких работников, а в отношении всей организации, ее филиала или хотя бы структурного подразделения (п. 16 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Например, если были повышены оклады все работникам отдела «Бухгалтерия» предприятия, то нужно применять коэффициенты при расчете отпускных всем бухгалтерам предприятия. Если же оклады были повышены только бухгалтерам по зарплате, коээфициент не применяется.

Коэффициент повышения = Новый размер оклада / Старый размер оклада

Если вместе с повышением оклада изменяется структура ежемесячных выплат и надбавок к окладу, то формула будет такая:

Коэффициент повышения = (Новый размер оклада + Новые размеры ежемесячных выплат, надбавок и доплат, зависящих от суммы оклада) / (Старый размер оклада + Старые размеры ежемесячных выплат, надбавок и доплат)

При применении коэффициентов повышения нужно учитывать, что не все выплаты должны корректироваться. Необходимо применять коэффициент только к тем выплатам, которые установлены как фиксированный процент или определенная кратность к окладу (тарифной ставке). Те выплаты, которые установлены в абсолютном размере (не зависящем от оклада, тарифной ставки) либо в виде некой вилки (диапазона) значений процентов или кратности по отношению к окладу (тарифной ставке), повышать для расчета среднего заработка не нужно.

Для быстроты расчета воспользуйтесь нашим онлайн-калькулятором расчета отпускных:

Считайте отпускные в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Источник: www.b-kontur.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector