Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Прием на работу – казалось бы, что тут сложного? И Трудовой кодекс РФ подробно регламентирует, и комментариев достаточно, и «Справочник кадровика» не раз обращался к этой теме. И все равно: начинается проверка ГИТ – и находят нарушения. В редакционной почте немало писем с просьбой конкретизировать и в схематичной форме («прямо по шагам») расписать, что за чем нужно делать, чтобы ничего не забыть.
А ведь в самом деле! Анализируя действующие нормативные документы, невольно приходишь к выводу: трудовые отношения отдельно находят правовую регламентацию, и совершенно самостоятельным блоком стоят вопросы документационного, делопроизводственного характера. Ну где, например, в Кодексе написано, что приказ о приеме на работу должен быть зарегистрирован?

Потапова А.В.,
эксперт журнала «Справочник кадровика»
Педченко Л.А.,
канд. юрид. наук, главный редактор журнала «Справочник кадровика», старший преподаватель кафедры трудового права и права социального обеспечения Московской государственной юридической академии


Трудовой кодекс РФ предусматривает два различных порядка приема на работу, в зависимости от того, предшествует ли фактический допуск к работе письменному оформлению трудовых отношений или нет. В этом номере мы рассмотрим «классический» порядок приема на работу, когда трудовой договор заключается и подписывается сторонами до фактического допущения к работе. Итак, все собеседования пройдены, достойный кандидат отобран, устная договоренность о работе достигнута. Начинаем оформление.

Этап 1.Направление кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством

Обратите внимание!Этап 1 является обязательным только в случаях, прямо предусмотренных в законе

Обратите внимание!Предварительный обязательный медицинский осмотр (обследование) проводится за счет работодателя

По смыслу ст. 69 ТК РФ обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора должны проходить следующие граждане:
1) лица, не достигшие 18 лет;
2) лица в случаях, предусмотренных ТК РФ:
2.1) работники, принимаемые на тяжелые работы и на работы с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работы, связанные с движением транспорта;
2.2) работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других работодателей;
3) иные лица в случаях, предусмотренных иными федеральными законами. В силу ч. 4 ст. 213 ТК РФ у отдельных работодателей в случае необходимости по решению органов местного самоуправления могут вводиться дополнительные условия и показания к проведению обязательных медицинских осмотров (обследований).


В ряде случаев при поступлении на работу требуется прохождение обязательного психиатрического освидетельствования. Его должны проходить лица, претендующие на работу, в частности, связанную с источниками повышенной опасности, работающие в условиях повышенной опасности.

Шаг 1.Оформляем направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование)

В направлении на медицинский осмотр (обследование) указываются: причины направления кандидата на медосмотр; вредные, опасные вещества и производственные факторы, которые будут оказывать на него воздействие в процессе работы.

В направлении на психиатрическое освидетельствование указываются: вид деятельности и условия труда работника, предусмотренные Переч­нем медицинских психиатрических противопоказаний.

Форма направления на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование) законодательством не предусмотрена. Как правило, направление составляется на бланке письма.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 2.Регистрируем направление на медицинский осмотр

После подписания направления на медицинский осмотр полномочным представителем работодателя, ответственным за выдачу направлений, документ регистрируется в Журнале регистрации исходящих документов.


Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 3.Выдаем кандидату на работу направление на медицинский осмотр (психиатрическое освидетельствование)

Медицинский осмотр (обследование) проводится в месячный срок с момента обращения лица. Психиатрическое освидетельствование проводится в срок не более 20 дней с даты обращения лица в комиссию.

Шаг 4.Получаем от кандидата на работу медицинское заключение и оцениваем его результаты

Обратите внимание!Медицинское заключение должно быть подписано лечащим врачом и иметь печать лечебно-профилактического учреждения

Лицу, прошедшему предварительный медицинский осмотр (обследование) и признанному годным к работе с вредными, опасными веществами, производственными факторами, выдается заключение.

Если поступающему на работу лицу работа с вредными, опасными веществами и производственными факторами противопоказана, копия заключения клинико-экспертной комиссии пересылается работодателю в трехдневный срок, а оригинал выдается на руки.

Письменное решение комиссии о прохождении лицом обязательного предварительного психиатрического освидетельствования выдается ему в течение трех дней после его принятия. В этот же срок работодателю направляется сообщение о дате принятия комиссией решения и дате выдачи его лицу, направленному на такое освидетельствование.


Дальнейшее оформление приема на работу возможно только в том случае, если лицо, поступающее на работу, признано годным для выполнения соответствующей работы.

Этап 2.Получение от кандидата на работу необходимых документов

Обратите внимание!Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами

Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, предъявляет любое лицо при заключении трудового договора.

2. Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний предъявляют лица, поступающие на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

3. Документы воинского учета предъявляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу. Такими документами являются: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – для призывников; военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – для военнообязанных.

После получения перечисленных выше документов делаем следующие шаги:

Шаг 1.Проверяем подлинность предъявленных документов
Шаг 2.Переносим необходимые сведения в личную карточку работника (форма № Т-2) (см. Этап 7)
Шаг 3.В необходимых случаях, например при оформлении личных дел, снимаем с документов копии, заверяем их и помещаем в дело (см. Этап
8)
Шаг 4.Возвращаем документы лицу, поступающему на работу

4. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Вариант 1.Лицо поступает на работу не впервые

Действия работодателя – см. выше.

Вариант 2.Лицо поступает на работу впервые
Шаг 1.Оформляем страховое свидетельство

При заключении трудового договора впервые свидетельство государственного пенсионного страхования по форме, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.06 № 192п, оформляется работодателем.

Шаг 2.Переносим необходимые сведения в личную карточку работника (форма № Т-2) (см. Этап 8)
Шаг 3.В необходимых случаях, например при оформлении личных дел, снимаем с документа копию, заверяем ее и помещаем в дело (см. Этап 8)
Шаг 4.Выдаем оформленное страховое свидетельство работнику

5. Трудовая книжка.


Вариант 1.Лицо поступает на работу не впервые

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для всех работников, кроме лиц, принимаемых на работу по совместительству, работников, поступающих на работу впервые, или лиц, у которых трудовая книжка отсутствует по определенным причинам.

Шаг 1.Получаем у лица, поступающего на работу, трудовую книжку
Шаг 2.Регистрируем принятую от лица, поступающего на работу, трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением, оформляющим прием и увольнение работников, в день приема на работу регистрируется трудовая книжка, принятая от работника.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 3.Помещаем трудовую книжку на хранение

Работодатель должен обеспечить хранение трудовых книжек в целях обеспечения их сохранности. Трудовые книжки хранятся отдельным массивом, как правило, в несгораемом шкафу или сейфе.

Вариант 2.Лицо поступает на работу впервые

Обратите внимание!Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые. Трудовая книжка впервые поступающему на работу должна быть оформлена не позднее недельного срока со дня приема на работу.


Шаг 1.Пишем заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности (оприходованы в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется по форме, утв. постановлением Минтруда России № 69) и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Обратите внимание!Требовать от лица, поступающего на работу впервые, бланк трудовой книжки, запрещается

Шаг 2.Получаем бланк новой трудовой книжки в бухгалтерии

За оформление трудовой книжки с лица, поступающего на работу впервые, взимается плата в размере стоимости бланка трудовой книжки.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Шаг 3.Оформляем титульный лист трудовой книжки

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).


Шаг 4.Получаем подпись работника на титульном листе трудовой книжки

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Обратите внимание!Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта

Шаг 5.Подписываем титульный лист трудовой книжки

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать работодателя.

Шаг 6.Вносим сведения об оформленной трудовой книжке в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них трудовая книжка регистрируется в день оформления.

Шаг 7.Помещаем трудовую книжку на хранение
Вариант 3.Лицо поступает на работу не впервые, но трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением не имеет и просит работодателя оформить новую трудовую книжку

Часть 5 ст. 65 ТК РФ предусматривает: в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.

Если лицо, поступающее на работу, не имеет трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине и желает оформить не новую трудовую книжку, а дубликат прежней, то с такой просьбой он должен обратиться к последнему работодателю (на предыдущее место работы)

Шаг 1.Получаем заявление лица, поступающего на работу, о выдаче новой трудовой книжки

В заявлении лицо, поступающее на работу, должно отразить причины отсутствия у него трудовой книжки.


Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 2.Пишем заявку в бухгалтерию о предоставлении бланка трудовой книжки
Шаг 3.Получаем бланк новой трудовой книжки из бухгалтерии
Шаг 4.Оформляем титульный лист новой трудовой книжки
Шаг 5.Получаем подпись работника на титульном листе новой трудовой книжки
Шаг 6.Подписываем титульный лист новой трудовой книжки
Шаг 7.Вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Шаг 8.Помещаем трудовую книжку на хранение

Этап 3.Ознакомление работника с локальными нормативными актами и коллективным договором

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Закон не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования: ознакомление должно производиться под роспись и до момента подписания трудового договора.


Обратите внимание!Листы ознакомления с документами или Журнал ознакомления могут использоваться для ознакомления с положениями локальных нормативных актов (и изменений в них) как поступающих на работу, так и уже работающих

Выполнить это требование можно следующими способами:
1. Приложить к каждому локальному нормативному акту работодателя и коллективному договору листы ознакомления, на которых работники будут проставлять визы ознакомления, включающие личную подпись, дату ознакомления и расшифровку личной подписи.
2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами и коллективным договором.
3. Составить перечень документов, с которыми должен быть ознакомлен работник, довести до сведения работника каждый документ, оформить визы ознакомления под названиями документов. В дальнейшем приложить оформленный перечень к трудовому договору, заключенному с работником, указав (от руки) дату и номер договора.

Этап 4.Оформление трудового договора в письменной форме

Шаг 1.Составляем текст трудового договора

Общепринятой унифицированной формы трудового договора нет. Трудовой договор, соглашения к нему составляются в письменном виде по форме, разработанной работодателем, в двух экземплярах.

Необходимо обратить внимание на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов:

  • вид документа;
  • место составления договора;
  • реквизиты сторон договора – работодателя и работника, включая: наименование работодателя, адрес, телефон, идентификационные реквизиты (ИНН/КПП, ОКПО); паспортные данные работника.

Содержательная часть трудового договора должна соответствовать требованиям ст. 57 ТК РФ. Трудовой договор должен содержать все условия, обязательные для включения в него, в нем могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным нормативными правовыми актами, коллективным договором, локальными нормативными актами работодателя.

Шаг 2.Подписываем трудовой договор

Трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами трудовых отношений. Реквизит Подпись состоит: из должности, личной подписи представителя работодателя с расшифровкой и даты подписания им трудового договора; подписи работника, ее расшифровки и даты подписания им договора. Проставление оттиска печати работодателя обязательным не является.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 3.Регистрируем трудовой договор

Подписанный работником и работодателем трудовой договор регистрируется кадровой службой в специальной учетной форме с оформлением реквизитов Дата регистрации и Регистрационный номер.

Шаг 4.Передаем экземпляр трудового договора работнику

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться его подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник после подписания сторонами трудового договора и его регистрации сделал отметку о том, что ему вручен экземпляр трудового договора, расписался и проставил дату получения экземпляра договора.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Кстати сказать

Действующее законодательство не регламентирует процедуру регистрации трудовых договоров.

На практике наиболее удобной признается система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера трудового договора и цифр, обозначающих год его заключения.

Шаг 5.Направляем экземпляр трудового договора в дело

Экземпляр трудового договора работодателя оформляется для хранения в отдельное дело или в случае ведения личных дел подшивается в личное дело работника.

Этап 5.Издание приказа о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу имеет унифицированные формы № Т-1 и № Т-1а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

Шаг 1.Составляем проект приказа

В приказ о приеме на работу на основании трудового договора вносятся сведения: дата приема на работу, структурное подразделение и должность (специальность, профессия), условия приема на работу и характер работы, размер оклада и надбавки, срок испытания, если оно установлено при заключении трудового договора.

Шаг 2.Подписываем приказ у руководителя
Шаг 3.Регистрируем приказ

Приказ (распоряжение) о приеме на работу необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приказов по личному составу. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 4.Объявляем работнику приказ под роспись

Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику (под роспись) в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Шаг 5.Направляем приказ в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о приеме на работу в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Этап 6.Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника

Трудовые книжки должны вестись на каждого работника, проработавшего у данного работодателя свыше пяти дней, в случае, когда работа является для него основной. Записи в трудовые книжки работников производятся на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Запись в трудовую книжку о приеме на работу вносится следующим образом:
1) В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование работодателя, а также сокращенное наименование (при его наличии).
2) Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу.
3) В графе 3 делается запись о принятии в структурное подразделение с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
4) В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Этап 7.Оформление личной карточки работника

На всех работников, с которыми заключен трудовой договор, заполняется личная карточка. Унифицированная форма № Т-2 личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Шаг 1.Заполняем личную карточку

Обратите внимание!Личная карточка заполняется работником кадровой службы

При заполнении личной карточки информация должна вноситься во все ее части, включая зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: предприятий и организаций (ОКПО), объектов административно-территориального деления (ОКАТО), информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Информация в личную карточку вносится работником кадровой службы на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. Так, на основании документов заполняется раздел I «Общие сведения» личной карточки.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Отдельные сведения могут быть внесены в карточку со слов работника, а также из автобиографии или личного листка по учету кадров, если работодателем предусмотрено ведение личных дел (см. Этап 8). Например, со слов работника может заполняться информация о состоянии в браке и составе семьи.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 2.Подписываем личную карточку

Вторая страница формы № Т-2 закрывается подписью работника кадровой службы.

Шаг 3.Получаем подпись работника в личной карточке

Работник расписывается на второй странице формы № Т-2.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

При оформлении приема на работу вносится запись в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки. При этом работник должен расписаться в личной карточке в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 4.Регистрируем личную карточку

Работодатель должен вести Книгу (журнал) учета личных карточек, которая имеет срок хранения 75 лет. Книга не имеет установленной формы.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 5.Направляем личную карточку в дело

Личные карточки работников хранятся в службе кадров отдельным массивом. Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки, в которых карточки стоят по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.

Этап 8.Оформление личного дела, если ведение личных дел предусмотрено работодателем

Обратите внимание!Личное дело не является обязательным и оформляется по усмотрению работодателя, за исключением отдельных категорий работников, для которых ведение личного дела установлено нормативными правовыми актами

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. В состав документов личного дела, как правило, входят: внутренняя опись, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов работника.

Шаг 1.Оформляем внутреннюю опись документов личного дела

Внутренняя опись оформляется при заведении личного дела и дополняется сведениями о поступивших в дело документах на протяжении всего периода работы. Форма внутренней описи нормативными актами не предусмотрена.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 2.Оформляем личный листок по учету кадров и помещаем его в дело

Личный листок по учету кадров разрабатывается в произвольной форме работодателем. Личный листок заполняется работником от руки, без сокращений, исправлений и помарок.

Работник кадровой службы, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений, их соответствие предъявленным работником личным документам.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 3.Оформляем дополнение к личному листку по учету кадров и помещаем его в дело

Дополнение к личному листку по учету кадров для внесения последующих изменений в сведения о работнике разрабатывается в произвольной форме работодателем. Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется работником кадровой службы после проверки правильности и полноты заполнения личного листка по учету кадров и помещается в дело первым документом, после внутренней описи документов личного дела.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 4.Оформляем автобиографию и помещаем ее в дело

В автобиографии содержится краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Автобиография составляется работником в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.

В автобиографию включается следующая информация: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, сведения о родителях, полученное образование, с какого времени началась трудовая деятельность, участие в общественной работе и выборных органах, отношение к воинской обязанности, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о составе семьи, домашний адрес и телефон, дата составления биографии, подпись работника.

Шаг 5.Помещаем в личное дело заверенные копии документов работника

Копии документов работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке. Например, копия помещаемого в личное дело приказа о приеме на работу должна иметь отметку о заверении копии.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 6.Регистрируем личное дело

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в Книге учета личных дел (п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов), разрабатываемой по усмотрению работодателя.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Этап 9.Воинский учет

Работодатель обязан вести воинский учет граждан.

Это важно!

Все сведения, содержащиеся в документах работника, предъявленных при приеме на работу и в течение трудовой деятельности, а также сообщаемые им лично, информация о работнике, зафиксированная в документах, создаваемых работодателем, являются персональными данными работника, порядок хранения и использования которых устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.

В частности, все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Передача персональных данных работника третьей стороне не может быть осуществлена без его письменного согласия, за исключением предусмотренных федеральными законами случаев.

На основании п. 27 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.06 № 719, воинский учет граждан ведется по личным карточкам работников (форма Т-2) на основании военного билета или временного удостоверения, выданного взамен военного билета, – если гражданин пребывает в запасе, и удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Шаг 1.Проверяем документы воинского учета

Работник, ответственный за ведение воинского учета, проверяет при приеме на работу наличие отметок в паспорте гражданина РФ о его отношении к воинской обязанности, наличие и подлинность основных документов воинского учета, а также подлинность записей о них, отметок о постановке на воинский учет по месту жительства, наличие мобилизационных предписаний. Во временных удостоверениях следует проверять и срок их действия.

Шаг 2.Заполняем раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки работника (форма № Т-2)

Личная карточка работника заполняется на основании записей в основных документах воинского учета, при этом необходимо уточнять сведения о семейном положении, об образовании, о месте жительства (пребывания) гражданина, другие сведения и военно-учетные признаки принимаемых на воинский учет граждан.

Инструкцией Генерального штаба Вооруженных сил РФ по ведению воинского учета в организациях предусмотрен Порядок заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» личных карточек форм № Т-2 и № Т-2ГС на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Раздел II должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цвета, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов – простым карандашом.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 3.Оформляем сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, для направления в военный комиссариат

Для учета места работы и должности военнообязанного гражданина работодатель в двухнедельный срок направляет в соответствующий военный комиссариат сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету и принятому на работу. В таком сообщении, направляемом в военные комиссариаты по месту жительства или месту пребывания гражданина, указываются воинское звание, фамилия, имя, отчество, год рождения, военно-учетная специальность, состав семьи и место жительства гражданина, дата приема на работу и должность, а также полное наименование организации, ее адрес и номера телефонов военно-учетного подразделения (работника, ответственного за воинский учет).

Форма направления сведений предусмотрена в приложении № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, разработанным Генеральным штабом Вооруженных сил РФ в 2007 г. Сведения оформляются на бланке письма.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 4.Подписываем сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, для направления в военный комиссариат

Сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, подписываются руководителем организации и лицом, ответственным за военно-учетную работу.

Шаг 5.Регистрируем сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, для направления в военный комиссариат

Документ регистрируется в Журнале регистрации исходящих документов.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 6.Направляем сведения о приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, в военный комиссариат

Этап 10.Проведение инструктажа по охране труда

Обратите внимание!С соответствующими документами по охране труда работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора (см. Этап 3)

Для всех поступающих на работу лиц работодатель обязан проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим.

Шаг 1.Проводим вводный инструктаж по охране труда

Вводный инструктаж по охране (безопасности) труда должен проводиться со всеми поступающими на работу без исключения. Вводный инструктаж выполняется специалистом по охране труда или работником, на которого возложены эти обязанности, по программе, разработанной на основе законодательства с учетом специфики деятельности, утвержденной работодателем.

Шаг 2.Вносим сведения о проведении вводного инструктажа по охране труда в регистрационную форму

О проведении вводного инструктажа делают запись в Журнале регистрации вводного инструктажа с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего с расшифровкой подписей и с указанием даты проведения инструктажа.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Шаг 3.Проводим первичный инструктаж на рабочем месте

Первичный инструктаж на рабочем месте проводится до начала самостоятельной работы с вновь принятыми работниками. Первичный инструктаж проводится не для всех работников. Перечень профессий и должностей работников, освобождаемых от первичного инструктажа на рабочем месте, утверждает работодатель.

Шаг 4.Вносим сведения о проведении первичного инструктажа на рабочем месте в регистрационную форму

О проведении первичного инструктажа работников, не освобожденных от него, работник, проводивший инструктаж, делает запись в Журнале регистрации инструктажа на рабочем месте с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего с расшифровкой подписей и с указанием даты проведения инструктажа.

Кстати сказать

У отдельных работодателей, связанных с работами, по которым предъявляются дополнительные (повышенные) требования к охране (безопасности) труда, работники проходят специальное обучение безопасности труда.

Обучение должно быть проведено в течение месяца с момента приема на работу.

Перечень работ и профессий, а также программу обучения утверждает работодатель. После обучения экзаменационная комиссия проводит проверку теоретических знаний и практических навыков. Результаты проверки знаний оформляются протоколом. Работнику, успешно прошедшему проверку знаний, выдается удостоверение на право самостоятельной работы.

Алгоритм приема на работу сотрудника схема

Этап 11.Допущение работника к работе

Работник обязан приступить к работе со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу.

Этап 12.Включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

paperperson.wordpress.com

Алгоритм действий работодателя при оформлении приема на работу сотрудника


Читайте подробнее о приеме сотрудника на работу в статье >>>


При приеме на работу необходимо соблюдать последовательность действий, оформляя кадровую документацию. В первую очередь надо проверить документы соискателя.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Прием на работу нового сотрудника 2015: алгоритм действий кадровика

Шаблон трудового договора

Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на основную работу

Личная карточка

Далее, необходимо выяснить, должен ли работник при приеме на работу проходить обязательный медосмотр. По общему правилу обязательный предварительный медосмотр должны проходить несовершеннолетние работники, а также иные лица, если это предусмотрено трудовым законодательством (ст.69 ТК РФ). Соответственно, если предварительный медосмотр в отношении принимаемого на работу сотрудника, обязателен, необходимо направить его на такой медицинский осмотр.

Следующий этап – ознакомление работника под роспись с локальными актами организации, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Сделать это надо до подписания трудового договора.

Только после этого надо оформлять и подписывать трудовой договор. Отметим, что заявление о приеме на работу оформлять необязательно. Однако, если внутренний документооборот предусматривает составление такого документа, можно попросить сотрудника его написать.

На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу. За тем на работника оформляется личная карточка и делается запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Итак, это краткий алгоритм действий кадровика. А теперь остановимся на каждом пункте подробнее.

Документы при приеме на работу

При поступлении на работу соискатель должен предъявить:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку. Если работник принимается на работу впервые, трудовую книжку должен оформить работодатель. Также не предъявляют трудовую книжку внешние совместители;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости, если наличии такой справки предусмотрено трудовым законодательством (ч.первая ст.65 ТК РФ).

В целом, данный список документов является закрытым. Дополнительные документы сотрудник обязан предъявить только в том случае, если это предусмотрено законодательством. Поэтому, по общему правилу, требовать дополнительные документы, например, свидетельство о присвоении сотруднику ИНН, работодатель не может.

Медосмотр при приеме на работу

Обязательный предварительный медицинский осмотр при заключении трудового договора должны проходить:

  • сотрудники, в возрасте до 18 лет;
  • сотрудники, занятные на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • сотрудники, занятные на работах, связанных с движением транспорта;
  • работники организаций пищевой промышленности,
  • работники общественного питания;
  • работники торговли,
  • работники водопроводных сооружений,
  • работники медицинских организаций,
  • работники детских учреждений.

Данные медосмотры проводятся за счет средств работодателя.

Ознакомление сотрудника с локальными актами организации

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами, непосредственно вязанными с трудовой деятельностью сотрудника, а также с коллективным договором (при наличии).

Работодатель должен ознакомить работника с:

  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • положением об оплате труда (в случае, если оно оформлено отдельным документом и не является частью ПВТР);
  • положением о премировании (если этот локальный акт оформлен в виде отдельного документа);
  • положением об обработке персональных данных работников;
  • документами по охране труда;
  • иными локальными актами организации, связанными с трудовой деятельностью принимаемого на работу сотрудника.

Трудовое законодательство устанавливает два основных правила ознакомления работника с локальными актами:

  1. это должно быть сделано до подписания трудового договора;
  2. ознакомление должно быть произведено под роспись.

С целью подтверждения ознакомления сотрудников с локальными актами кадровые работники оформляют соответствующие журналы ознакомления. В данном журнале предусматриваются следующие графы:

  • перечисляются локальные акты, с которым ознакомлен работник,
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • дата ознакомления;
  • подпись работника.

Такие журналы кадровик может разработать самостоятельно или приобрести готовую форму.

Однако, это не единственный способ оформления ознакомления работника с локальными актами. Можно, например, разработать лист ознакомления к каждому локальному акту организации, в котором работник будет проставлять свою подпись.

 Заявление о приеме на работу

Как уже говорилось выше, заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Между тем, если кадровый документооборот предусматривает составление такого заявления его можно оформить.

Заявление о приеме на работу. Образец


Генеральному директору

общества с ограниченной ответственностью «Альфа»
А.В. Львову
от Е.В. Ивановой

ЗАЯВЛЕНИЕ

 Прошу принять меня на работу в административный отдел на должность секретаря.

13.08.2015                         Е.В. Иванова


Подписание трудового договора

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник, в свою очередь, обязуется лично выполнять свои трудовые функции, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Иными словами, трудовой договор – это документ, на основании которого возникают трудовые отношения.

При составлении трудового договора необходимо указать в нем все обязательные условия, перечисленные в статье 57 Трудового кодекса. Отметим, что отсутствие в тексте трудового договора тех или иных обязательных условий, является одним из наиболее распространенных правонарушений, выявляемых инспекторами ГИТ в ходе проверки.

Напоминаем, что заключать срочный трудовой договор работодатели вправе только при наличии условий, перечисленных в статье 59 Трудового кодекса. Причем в тексте трудового договора необходимо указать обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора.

Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, другой – передается работнику.

Обращаем внимание, что на экземпляре договора, который остается у работодателя. Сотрудник должен поставить дополнительную подпись, подтверждающую факт получения им своего экземпляра договора (ч.первая ст.67 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу 2015 можно оформить по унифицированной форме Т-1. Работодатель также может самостоятельно разработать и утвердить форму приказа о приеме на работу.

В приказе надо указать наименование организации (2). соответствует названию, закрепленному в учредительных документах. Код формы приказа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) (3) – 0301001. Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) является уникальным для каждой организации.

Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Дату начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата» заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок. Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу.

Фамилию, имя и отчество сотрудника вписывают (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Структурное подразделение (8) указывают при наличии. Наименование должности (9) должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).

Читайте подробнее о приеме сотрудника на работу в статье >>>

Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11) отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора. Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют приказ (15) под роспись. Он, в свою очередь, должен написать также дату ознакомления.

Напомним, что с приказом надо ознакомить работника в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч.вторая ст.68 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу. Образец

Прием на работу нового сотрудника 2015: алгоритм действий кадровика

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Запись в трудовую книжку о приеме на работу кадровик должен сделать в течение недели (п.10 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее — Правила).

В раздел «Сведения о работе» вносится запись о приеме на работу с указанием ее порядкового номера, полного наименования организации, даты трудоустройства, наименования должности и структурного подразделения работника, а также со ссылкой на приказ, согласно которому осуществляется его трудоустройство.

В том случае, если у работника нет трудовой книжки (например, он устраивается на работу впервые), кадровик должен в течение недели завести трудовую книжку такому работнику (п.8 Правил).

Оформление личной карточки

На каждого нового работника необходимо оформить личную карточку. Этот документ можно составить, используя унифицированную форму Т-2, или же организация может самостоятельно разработать и утвердить форму личной карточки.

Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу и документов, представленных работником.

Напоминаем, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. В личной карточке должна быть продублирована запись, внесенная в трудовую книжку (п.12 Правил).

Прием на работу нового сотрудника 2015: алгоритм действий кадровика

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>

www.kdelo.ru

Какие нужны документы для приема на работу

Для того, чтобы принять сотрудника на работу, вам необходимо запросить у него следующие документы:

  1. Паспорт гражданина
  2. Трудовая книжка, в случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая
  3. Снилс – страховое свидетельство – зеленая карточка
  4. ИНН, если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС
  5. Документ об образовании – он нужен скорее по желанию работодателя
  6. Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным
  7. В определенных случаях мед.справка

Порядок приема на работу, пошаговая инструкция

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести специальную оценку условий труда, для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Шаг 2. Мед. справка

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

Когда необходимо наличие мед справки:

  • В случае принятия на работу не совершеннолетнего
  • В случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности, такие осмотры проводятся предварительно и периодически, а лица не достигшие 21 года – ежегодно

Шаг 3. Заявление на работу

Основанием для инициации приема на работу, ровно, как и заключение трудового договора является написание сотрудником заявление о приеме на работу. В случае одобрения этого заявление всеми руководителями, его визирует директор или генеральный директор компании и отдел кадров приступает к приему и оформлению всех необходимых документов.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основание заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений является именно трудовой договор, на основании него уже будут формировать приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 4. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним гражданского или трудового договора – по факту, описание всех обязательств участников в письменном виде и закрепление печатями и подписями с обеих сторон. Составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя.

Что отражается в трудовом договоре и срок действия

Все условия договора не должны противоречить трудовому законодательству, обычно содержит следующую информацию:

  • Испытательный срок, по закону установлен длительностью минимум 3 месяца, но по соглашению сторон он может быть сокращен или вообще отсутствовать
  • Должно быть описано место работы с описание структуры подчиненности
  • Обязанности, которые должен выполнять сотрудник
  • Размер оплаты труда
  • Описывается режим работы и отдыха

Трудовой договор может содержать и другие условия, которые нужно отразить на бумаге. В том числе может быть прописан срок действия:

  • На неопределенный срок или бессрочный, чаще всего такой заключают с работниками
  • На определенный срок – срочный, в случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такое контракт переводится в бессрочный

Так же возможно заключение трудового договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договор полной или частичной материальной ответственности (чаще всего работники склада и прочие ответственные лица).

Шаг 5. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще дополнительно договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров визируются в журнале учета.

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу . В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированнаяформа № Т-1 для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 7. Ознакомления сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно их составить и описать в соответствующем документе. После ознакомления с этим перечнем ставится печать и дата ознакомления, так же распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности на группу лиц, или они типовые, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию с указанием их фамилий и даты подписания.

Шаг 8. Заполнение трудовой книжки

После того, как вы заполнили все необходимые документы, и у вас есть все подписи на них, вы в течение 5 дней должны произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу. Порой не стоит это делать сразу, т.к. бывает возникают нюансы и сотрудник просто не выходит на работу, так что лучше подождать трудовую неделю.

Шаг 9. Регистрация трудовой в книги учета трудовых книжек

После того, как вы успешно заполнили трудовую книжку, потребуется еще ее регистрация в журнале учета трудовых книжек.

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме Т2, в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

  • Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
  • Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

Для этого установлены определенные сроки:

  • Пенсионный фонд – 30 суток.
  • ФСС – 10 суток.
  • ФОМС – 30 суток.

Штрафы за работу без регистрации в фондах в качестве работодателя

В случае, если вы по каким-то причинам не зарегистрировались, то возможно наложение штрафов:

  • При просрочке менее 90 дней до 5 тыс. рублей (На ИП)
  • До 10 тысяч при просрочке более 90 дней (На ИП)
  • На ООО – 30-50 тыс. рублей

Медицинские полисы

В настоящее время у организаций нет обязанностей получать на каждого сотрудника мед. полис, с 1 марта 2011 года это обязанность вменена самому сотруднику. Подробнее о том, как можно получить полис ОМС описано здесь.

infportal.ru

1. Получить от работника о приеме на работу. заявление

Это не обязательный шаг, потому что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.

Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, оно может пригодиться в случае спора об условиях труда, согласованных сторонами. Вспоминается случай, когда работник был принят на работу по совместительству. Примерно в это же время его уволили с основной работы в связи с затяжными прогулами. Тогда же он на работе, которую выполнял по совместительству, поругался с руководством (тоже из-за прогулов) и нажаловался инспекторам по труду, что его принимали на основную работу с неполным рабочим временем, а, дескать, обманули и оформили совместительство. При проверке работодатель показал инспекторам заявление этого работника, из которого были полностью ясны первоначальные намерения работника «прошу принять меня на работу по совместительству…». Аналогичные споры случаются в отношении рабочего времени. Например, работнику устанавливают полное рабочее время, нормированный рабочий день, а он впоследствии настаивает, что при приеме на работу он просил установить неполное и/или гибкое рабочее время. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

Если заявление от работника было принято, то его следует зарегистрировать в соответствующем Журнале регистрации заявлений.

2. Ознакомить работника с документами.

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

3.Заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Трудовые договоры регистрируются в Книге регистрации трудовых договоров.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Если на предприятии ведется Книга регистрации договоров о полной материальной ответственности, то заключенный договор следует зарегистрировать в данной Книге.

4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора.

Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

5. Издать приказ о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора. Не применяйте свою форму. Во-первых, названная форма распространяется «на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2 Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.) Во-вторых, если Вы создадите «самодеятельную» форму, то рискуете забыть внести в нее какие-либо из обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия оплаты труда. А это приведет к негативным последствиям в случае спора с работником в будущем.

6. Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

7. Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

8. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

9. Заполнить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

10. Оформить личную карточку на работника, ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

11. Оформить личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

Также имейте в виду, что эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами. Например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром (согласно ст.69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

Источник: «Электронная библиотека «Пакет Кадровика»

hr-portal.ru

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

  1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
  2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
  3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
  4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
  5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
  6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
  7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
  8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров — они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

  1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
  2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
  3. Трудовая книжка.
  4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
  5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

  1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
  2. Всеми пунктами коллективного договора.
  3. Должностными обязанностями и инструкциями.
  4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

  1. Гражданско-правовым.
  2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях — набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

  1. Полное название предприятия.
  2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
  3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
  4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
  5. Права сотрудника.
  6. Обязанности сотрудника.
  7. Права работодателя.
  8. Обязанности работодателя.
  9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
  10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
  11. Распорядок работы, длительность отпуска.
  12. Ответственность обеих сторон.
  13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
  14. Условия по страхованию сотрудника.
  15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах — один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора — разницы в датах быть не должно.

После приказа необходимо заполнить личную карточку на сотрудника. Для этого имеется установленная государственная форма №2. Она заполняется сотрудником отдела кадров на основании уже сформированного пакета документов. После этого работник обязан расписаться на ней, подтвердив, таким образом, правильность ее составления.

Последним оформляется личное дело работника. В него вносится вся необходимая информация: ФИО, место жительства, место рождения, должность, контактные данные, образование, семейное положение. Впоследствии в личном деле указываются все необходимые дополнительные данные: повышение, выдача поощрений, выдача взысканий и пр.

После оформления сотрудник отдела кадров вносит изменения в трудовую книжку. В ней ставят дату приема на работу, должность и название компании. Книга хранится в отделе кадров и не выдается работнику на руки (при необходимости с нее делаются выписки). Ее выдают сотруднику только при увольнении, сделав соответствующую запись.

Частные случаи

Давайте разберем частные случаи трудоустройства, чтобы у вас не возникало с ними никаких проблем.

  1. Трудоустройство на полставки. При этом трудовая книжка сотрудника остается на постоянном месте работы, а в трудовом договоре вы указываете количество часов, которое должен отработать соискатель и режим его работы. Все остальное делается точно так же, как и при оформлении обычного исполнителя.
  2. Трудоустройство для студента или несовершеннолетнего. В этом случае оформление делается классическим способом, единственное, что при устройстве несовершеннолетних рекомендуется обзавестись разрешением от родителей. Обычно эти люди устраиваются на неполный рабочий день, к примеру, для студентов очной формы обучения нормой является 18-часовая занятость в неделю. Также студентам предоставляется 15 дней для сдачи сессии и 120 дней для сдачи госэкзаменов и написания диплома. В это время заработная плата сотрудникам не платится.
  3. Трудоустройство людей с ограниченными возможностями делается на общих основаниях. В обязанности работодателя входит предоставление таким людям дополнительных отпусков: 60 календарных дней для 1 и 2 группы, 30 дней для всех остальных. Инвалид может работать не более 35 часов в неделю, причем его нельзя привлекать к физически сложной и ответственной работе.

Теперь вы знаете как принять на работу сотрудника и как его правильно оформить. Строго соблюдайте требования законодательства, обеспечьте безопасность хранения документов работника (особенно трудовых книжек) и следите за соблюдением всех пунктов трудового договора.

101biznesplan.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector