Приказы об изменении штатного расписания образцы

Приказы об изменении штатного расписания образцы

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание .docСкачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание .doc

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

  1. Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
  2. После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
  3. Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
  4. Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Период вступления в действие измененного штатного расписания


Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

  • дать не неё ссылку,
  • указав ее номер,
  • дату составления,
  • автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

  • наименование предприятия,
  • номер и дату составления приказа,
  • основание для него,
  • полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.


Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

assistentus.ru

Приказ о внесении изменений в штатное расписание, в том числе окладов 

Штатное расписание согласно письму Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 — это локальный акт, в котором содержится:

  • перечень отделов и других структурных подразделений;
  • список должностей;
  • число рабочих единиц;
  • информация об окладе и надбавках;
  • месячный фонд оплаты труда. 

Как указывается в том же письме, несмотря на отсутствие требования законодателя об обязательной разработке и утверждении штатки, трудовые инспекторы могут расценить отсутствие этого акта как нарушение трудового законодательства и привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП.


Итак, допустим, штатное расписание в организации имеется, но работодатель решил его изменить (как правильно это сделать, читайте здесь: Как правильно вносить изменения в штатное расписание).

Возьмем частный случай — изменение окладов в связи с проведением индексации в соответствии со ст. 134 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).

Сначала выносится приказ о проведении индексации, затем приказ об изменении штатного расписания.

В приказе об изменении штатного расписания указываются:

  • основание его издания (в нашем случае — повышение окладов в связи с проведением индексации);
  • старые оклады, которые меняются на новые, либо, как вариант, на сколько повышается оклад каждого работника (прописываются все должности);
  • информация об утверждении новой штатки и дате начала ее действия. 

С каждым работником заключается допсоглашение к трудовому договору, поскольку меняются условия последнего. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Изменение условий оплаты труда происходит по согласованию с профсоюзом (ч. 4 ст. 135 ТК РФ). 

Образец приказа о переименовании должности в штатном расписании 

За 2 месяца перед изданием приказа об изменении штатного расписания в связи с переменой должности, указанной в нем, работодатель предупреждает об этом работника.


Для этого работнику дается/отправляется уведомление о переименовании должности, в котором адресат расписывается о получении и отсутствии с его стороны возражений против проведения процедуры. Затем с ним заключается допсоглашение, где указывается новое название должности.

По истечении 2 месяцев приказом об изменении штатного расписания вводится новая штатка. 

ВАЖНО! При перемене должности в трудовую книжку должна быть внесена соответствующая запись (абз. 4 п. 3.1 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). 

В приказе об изменении штатного расписания в связи с переименованием должности содержится:

  • основание переименования;
  • старые должности и новые, их заменяющие;
  • информация об утверждении новой штатки. 

Образец приказа смотрите здесь: Образец приказа об изменении штатного расписания

Таким образом, при изменении штатного расписания в приказе должно быть указано основание проведения этой процедуры, а также информация, которая будет содержаться в новой штатке.

В некоторых случаях, в частности при обновлении размера окладов и названий должностей, должно быть заключено допсоглашение с работником.

rusjurist.ru

Подготовка ко внесению изменений в штатное расписание


Сначала руководство анализирует насколько эффективно организована структура предприятия. В ходе подготовки изменений принимают участие различные специалисты, анализируя фонд оплаты труда, структуру подчинения, вакантные должности. Руководитель структурного подразделения должен подать служебную записку руководству с экономическим обоснованием изменений, касающихся его отдела. После завершения проекта изменений руководство даёт сигнал о внесении корректив специалисту, который отвечает за штатное расписание. Как правило, это работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. По устному распоряжению директора специалист готовит приказ, руководитель изучает его содержание, затем утверждает его подписью и печатью.

Приказы по штатному расписанию являются общими по предприятию. Возможно присвоение им специального индекса (ШР), хранятся они в отдельной папке, с целью ограничения доступа к конфиденциальной информации сотрудников.

Причины для внесения изменений в штатное расписание

Причины могут быть самые разные. Особенно это актуально, если вам необходимо:

  • переименовать должность или подразделение;
  • ввести или вывести из штата должность (должности);
  • изменить оклад или тарифную ставку по одной или нескольким должностям;
  • заменить оклад тарифной ставкой или наоборот;
  • сократить штат.

В зависимости от ситуации, влияющей на характер изменений, может меняться преамбула приказа, которая описывает основания для его составления. Как правило, преамбулу начинают со слов: «В связи с», «В целях», «Во исполнение» и тому подобное.

Ответственный по оформлению штатного расписания

приказ об изменении штатного расписания

После того как будет принято решение о смене штатного расписания, исполнением корректировок занимается сотрудник, назначенный руководством для выполнения этих задач. Обычно эти обязанности прописывают в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре.

На небольших фирмах функции по составлению, редактированию штатного расписания возлагаются на кадровую или бухгалтерскую службу. На более крупных предприятиях этим занимаются планово-экономический департамент или департамент труда и заработной платы. Индивидуальный предприниматель выполняет такую работу сам, если у него в штате отсутствует бухгалтер или кадровый работник. Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое, описано ниже в нескольких примерах.

как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности

Утверждение нового штатного расписания

Новое штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом руководства. Выглядит он следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью

«Химреактив»

ПРИКАЗ

30 декабря 2016 г. No 145

Об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:


  • утвердить штатное расписание No ШР-1 от 26 декабря 2016 г;
  • ввести в действие штатное расписание NoШР-1 от 26 декабря 2016 г. с 1 января 2017 г;
  • специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить необходимую документацию;
  • контроль по исполнению приказа возложить на главного бухгалтера Сомову В.В.

Генеральный директор А.Ю. Васильковский

Изменение в связи с увеличением окладов

Поскольку Законодательство не допускает уменьшения заработной платы сотрудников, за исключением случаев сокращения штатных ставок, изменения в окладе или тарифной ставке происходят в большую сторону. Одновременно допускается вводить коррективы не только по одному, а сразу по нескольким сотрудникам.

Дата утверждения приказа может не совпадать с днём вступления в силу.  Содержание текста приказа условно делится на две части: констатирующую и распорядительную. В первой части обычно обосновывают с какой целью вносят изменения, во второй — конкретные распоряжения. Ниже приведён образец приказа о внесении изменений в штатное расписание:


Общество с ограниченной ответственностью

«Химреактив»

ПРИКАЗ

27 марта 2017 г. No 2-ШР

О внесении изменений в содержание штатного расписания No ШР-1, утвержденного Приказом No 145 от 30.12.2016 г.

В связи с увеличением объема выполняемых работ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1

  1. С 1 апреля 2017 г. установить должностной оклад:
    Начальнику лаборатории Куликову Владимиру Семёновичу в размере 37 000 (тридцать семь тысяч) рублей.
    Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору.
  2. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Сомову В.В.

Генеральный директор А.Ю. Васильковский

Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам

Переименование должности

В случае смены названия должности либо отдела необходимо составить письменное обоснование. Исключение составляет вакантная должность, тогда коррективы обосновывать необязательно. Начинать оформление приказа можно со следующей преамбулы: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с функциональной нагрузкой (указывается должность)».

Оформляется приказ на такие изменения подобно примеру, описанному выше. Распорядительная часть приказа будет приблизительно следующего содержания:

  • с 1 мая 2017 г. изменить наименование должности «Инженер» на «Инженер-технолог»;
  • специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить инженера Переверзева И.А. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.

Выведение должности

Когда длительное время должности или какие-то штатные единицы остаются вакантными, резонно исключить соответствующие позиции из штатного расписания. Сформулировать преамбулу приказа можно подобным образом: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и так далее. В распорядительной части пишется текст нижеописанного содержания.

С 1 июля 2017 г. исключить следующие должности из штатного расписания:

  • механик с окладом 28000 (двадцать восемь тысяч) рублей – 1,5 штатных единицы.

Указание суммы оклада или тарифной ставки является необязательным. В случае, если в штате имеются одинаковые должности в разных подразделениях, то нужно дополнительно указать необходимое подразделение.

Введение должности

Подобный предыдущему способ, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или штатной единицы, используется и здесь. Началом фразы для преамбулы может послужить текст: «в связи с увеличением объема работ», «с целью повышения эффективности предприятия (отдельного подразделения)», «в связи с открытием нового производственного объекта» и так далее. Рассмотрим как может выглядеть распорядительная часть.

С 1 апреля 2017 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

  • Менеджер по рекламе с окладом 32 000 (тридцать две тысячи) рублей – 1 шт. единица;
  • Заведующий складом с окладом 30 000 (тридцать тысяч) рублей – 1 шт. единица.

Дополнительно необходимо указывать отдел, куда вводится должность, если на предприятии имеется их несколько. Если создаётся новое подразделение, данную информацию также нужно указать в данном приказе.

Сокращение штата

При сокращении штата происходит выведение вакантных штатных единиц предприятия. Это сложный длительный процесс со множеством нюансов. В данной ситуации государство защищает права работников, поэтому согласно Трудовому кодексу работодатели обязаны предупреждать своих сотрудников о сокращении за 2 месяца до начала.

Для отображения этого процесса оформляется приказ об изменении штатного расписания, который нумеруется и индексируется соответственно.  В документе указывается причина сокращения штата, которая является обоснованием: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда». В части распоряжений по приказу прописываются такие пункты:

Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1 от 01.01.2017 г.:

С 1 июня 2017 г. из штатного расписания вывести должности:

  • электрик – 1 шт. единица;
  • охранник – 1 шт. единица.

Ответственный – главный бухгалтер Сомова В.В.

Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. в порядке, установленном действующим трудовым законодательством:

  • довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;
  • предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;
  • довести до сведения органов службы занятости информацию об увольнении сотрудников.

внести изменения в штатное расписание при введении новой должности

Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:

  • председатель комиссии – Генеральный директор А.Ю. Васильковский
  • члены комиссии— специалист по кадрам Гордеева Л.Н., юрисконсульт Пилипенко С.О., главный бухгалтер Сомова В.В.

Задачи комиссии по сокращению штата включают в себя соблюдение правильности оформления документации, вручение уведомлений сотрудникам, попавших под сокращение.

Смена способа начисления заработной платы

Бывают случаи, когда необходимо поменять способ начисления заработной платы для одного или нескольких сотрудников путём замены оклада на тарифную ставку или наоборот. Причиной могут послужить: частое появление переработок, увеличение интенсивности труда, продолжительности рабочего дня. Тогда, с целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы, вносятся корректировки в штатное расписание. Такие корректировки должны быть обоснованными и согласованными с работником, чтобы не допустить уменьшения его заработной платы. В распорядительном разделе можно написать следующее:

С 1 апреля 2017 г. из штатного расписания вывести должность:

  • техник-лаборант с окладом 20000 руб. – 1 шт. единица.

С 1 апреля 2017 г. ввести в штатное расписание должность:

  • техник-лаборант с часовой тарифной ставкой 120 руб. – 1 шт. единица.

Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить техника-лаборанта Гусева С.Е. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».

Порядок хранения приказов

Приказы об изменении штатного расписания являются общими по предприятию и связаны с его основной деятельностью. Обозначаются специальным индексом и хранятся в отдельной папке для сохранения личной информации о работниках. Порядок хранения важен для удобства доступа в любой момент как для проверяющих, так и руководства.

Сроки хранения приказов оговорены действующим законодательством, они ограничены сроком существования предприятия, то есть хранятся пока предприятие не закроется.

101biznesplan.ru

В каких случаях необходим приказ о внесении изменений в штатное расписание

Изменения в штатное расписание (ШР) работодатель имеет право внести в любой момент своей деятельности. В частности, можно:

  • исключить вакантные должности или целые подразделения компании, в связи с организационными изменениями;
  • ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг;
  • сократить занятые штатные единицы, в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
  • изменить оклады;
  • переименовать подразделения или должности.

В любом случае решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным приказом. При этом поправки в ШР можно сделать двумя способами:

  • изменить старый документ;
  • утвердить новое ШР.

Важно только учитывать, что сроки от издания приказа до его вступления в силу могут варьироваться в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. О том, как утвердить новое ШР, мы уже рассказывали в отдельном материале. В конце статьи можно скачать образец приказа об утверждении штатного расписания (2018).

Порядок подготовки и издания приказа

Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом изменить ШР. Например, при сокращении численности работников не обязательно утверждать и вводить этот новый локальный кадровый акт, достаточно внести изменения в уже действующий. При желании руководства организации одно ШР, утвержденное первоначально, может действовать все время. Документ только будет иметь разные версии, каждая из которых будет утверждена отдельным распоряжением.

После того как руководитель решил внести поправки, он должен дать распоряжение уполномоченному лицу, обычно это специалист по кадрам, подготовить необходимый документ. Локальные акты, связанные со ШР, являются общими по организации. Правда, чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, к примеру «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке, для ограничения доступа к персональной информации работников, ведь в них содержится информация о размере окладов.

Важно помнить, что если в организации есть вакантные должности, в силу статьи 25 работодатель обязан информировать об их наличии органы службы занятости. Делать это нужно каждый месяц. Поэтому держать в ШР «резервные места» нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность лучше временно исключить из ШР. Тем более что вернуть ее никакого труда не составит.

Унифицированной формы такого распоряжения не существует, поэтому этот локальный акт всегда составляется работодателем в произвольной форме. Однако требования к его содержанию все же есть. В подробной статье нашего портала «Все, что нужно знать про штатное расписание в 2019 году» вы можете найти образец — Приказ о введении штатного расписания.

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2019 году
Источник: http://ppt.ru/news/126751

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2019 году
Источник: http://ppt.ru/news/126751

Какие сведения должны содержаться в приказе

Приказ о внесении изменений в ШР всегда печатается на фирменном бланке организации. В нем должно быть указано полное название фирмы, а также наименование самого распорядительного акта — «Приказ». Кроме того, к оформлению этого документа предъявляются следующие требования:

  1. В названии акта обязательно должно быть указание на его краткое содержание, например: «О внесении изменений в штатное расписание».
  2. У документа должны быть номер и дата составления.
  3. Текст должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой необходимо указать причины внесения поправок, а во второй — конкретизировать их. В качестве причин могут быть указаны, например, реорганизация фирмы, оптимизация структуры организации либо введение профессиональных стандартов.
  4. Если необходимо, в документе можно дать распоряжения уполномоченным лицам и отделам на подготовку сопутствующих процедур и документов (например, увольнение сотрудников при сокращении штатных единиц).

Подписать данный локальный акт должен директор предприятия либо уполномоченное на это лицо.

Следует обратить внимание, что в некоторых случаях (сокращение штата, изменение окладов для действующих занятых должностей) дата введения поправок может не совпадать с датой самого документа, т.е. изменения могут вводиться позже. Это случается тогда, когда нормы ТК РФ требуют известить работников заранее о новых условиях, например, об увольнении в связи с сокращением их должностей или изменении условий трудового договора (увеличение или уменьшение окладов). О таких поправках следует сообщить за два месяца, поэтому и распоряжение будет издано заранее. В других случаях (если должности вакантны) новые правила могут вступить в силу сразу.

При дополнении или удалении свободных позиций работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми поправками. Если речь идет о нововведениях для действующих сотрудников (например, о сокращении их должностей), то с ними необходимо ознакомить под роспись. Для этого не обязательно предоставлять сам документ, достаточно направить уведомления о внесенных изменениях. В случае отказа от ознакомления придется составить соответствующий акт.

Каким приказом утвердить ШР

Рассмотрим образец приказа об утверждении нового штатного расписания в связи с сокращением целого структурного подразделения предприятия — отдела по работе с дебиторской задолженностью. Все должности в отделе не заняты, поэтому изменения вступают в силу через два дня — в первый рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

Приказы об изменении штатного расписания образцы


Скачать образец приказа о штатном расписании

ppt.ru

Как оформить?

При оформлении приказа берется фирменный бланк, вверху пишется слово — Приказ (название документа).

Далее указывается название места нахождения организации (город, поселок, село или иной населенный пункт).

Ниже пишется заголовок — об изменении штатного расписания.

Сам текст приказа обычно состоит из двух частей: причина подготовки распорядительного документа и непосредственно сами распоряжения.

Распоряжения пишутся после слова — приказываю, которое включают в текст любого приказа.

Контроль за исполнением данного приказа возлагают на ответственного работника, занимающегося подготовкой штатного расписания.

Приказ подписывается директором и регистрируется в журнале. Документ должен быть донесен до каждого заинтересованного работника под роспись, в частности, с приказом должен быть ознакомлен ответственный за исполнение распоряжения.

1000form.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector