Пример графика отпусков

Пример графика отпусков

Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г. — последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.

составление графика отпусков

Что он содержит

Назначение его — отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.


Составление графика отпусков — процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов — от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа — о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

составление графика отпусков на 2017 год

Что он содержит

Назначение его — отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.


Составление графика отпусков — процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов — от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа — о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

составление графика отпусков на 2017 год

Главные принципы работы


Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.

В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.

Но в большинстве случаев оптимальный вариант — относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.

С чего начать?

Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба.
я удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.

Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их — уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.

Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.

http://fb.ru/misc/i/gallery/7385/1822692.jpg

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска — основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска — 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?


Основные льготные категории состоят из работников возрастом до 18 лет, инвалидов, тружеников-педагогов и государственных служащих. В чём особенности каждой из них?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. Отпуска учителей и других педработников — от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права государственных гражданских служащих предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

О дополнительных отпусках

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.


правила составления графика отпусков

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска — основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска — 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?


Основные льготные категории состоят из работников возрастом до 18 лет, инвалидов, тружеников-педагогов и государственных служащих. В чём особенности каждой из них?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. Отпуска учителей и других педработников — от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права государственных гражданских служащих предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

О дополнительных отпусках

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.


правила составления графика отпусков

О льготных категориях

Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?

1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).

2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени — статья 286 TK).

3. Работникам-супругам военнослужащих (отпуска мужа и жены в данном случае обязаны совпадать — статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).

4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком — статья № 260 TK.

5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам — статья 123 TK.

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях


Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.

график отпусков дата составления

Другой нюанс — подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона — работник — законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска — дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция «разрешить» с датой и подписью.


2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить — «ознакомлен и согласен» — точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка — «ознакомлен и согласен» — и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по «кускам». Таким образом, экономится рабочее время.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.


В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР — локальный акт организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

порядок составления графика отпусков

Другой нюанс — подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона — работник — законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска — дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция «разрешить» с датой и подписью.


2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить — «ознакомлен и согласен» — точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка — «ознакомлен и согласен» — и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по «кускам». Таким образом, экономится рабочее время.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.


В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР — локальный акт организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

порядок составления графика отпусков

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.

Каким образом планируются отпуска совместителей? Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.


Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего списочного состава. Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.

Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.

А за прошлые годы?

Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут «сгореть»? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.


Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой «просроченный» отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей «задолженности» по дням отдыха перед работниками за 2016-й.

Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. «Сгореть» отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.

график отпусков сроки составления

Написано пером…

По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.

Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.

Оформление — в чем особенности?

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним — в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например — причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа — год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).

fb.ru

Форма Т-7 графика отпусков 

График отпусков обязателен для обеих сторон трудовых правоотношений (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Данный документ подлежит утверждению на ежегодной основе в отношении каждого трудящегося в данный момент в организации и при том не позднее чем за 2 недели до начала очередного года.

Существует стандартизированная форма для его составления Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. К настоящему времени использование типовых форм первичной документации, утвержденных названным постановлением, необязательно (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012). Таким образом, работодателю предоставлено право создать и утвердить форму этого графика самостоятельно.

Вместе с тем на практике чаще всего используется именно форма Т-7 графика отпусков в связи с ее удобством. Составленный на ее основе пример графика отпусков будет размещен ниже. 

Образец графика отпусков на 2017 год (скачать бланк графика отпусков в Excel) 

Бланк графика отпусков, повторимся, может быть создан как силами организации-работодателя, так и на основе стандартизированной формы Т-7.

В формате Excel график отпусков скачать можно по приведенной ниже ссылке: График отпусков — образец.

При внесении информации в образец графика отпусков необходимо учесть следующие моменты:

  • В нем должны быть указаны все сотрудники, которые к дате его утверждения трудятся в организации по трудовым договорам. Если в течение последующего года, на который собственно составляется график, будут приняты в рамках ТК РФ новые работники, вносить их в такой локальный документ нет необходимости — основанием для предоставления им ежегодного отпуска будут соответствующие заявления от них (ст. 122 ТК РФ). Если же внутренним актом организации предусмотрено правило о включении всех новых сотрудников в график на текущий год, это делается по правилам внесения изменений (об этом мы расскажем далее).
  • В соответствующей графе обозначается общее количество отпускных дней, которое положено тому или иному работнику в грядущем году (см. статью Как выполнить расчет продолжительности отпуска?). При этом учитываются дни как основного ежегодного, так и дополнительного отпуска. Что же касается неиспользованных дней за предшествующие годы, то они могут предоставляться либо в рамках такого графика, либо по договоренности между сторонами трудового договора, т. е. могут включаться, а могут и не включаться в график (см. письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
  • При указании предполагаемой даты начала отпуска можно обозначать как точную дату, так и только месяц начала отпуска, поскольку ТК РФ не регламентирует, как именно должно быть определено время убытия трудящегося в отпуск. Это умозаключение подтверждается также правоприменителем (например, определение ВС РФ от 06.02.2014 № АПЛ13-606). 

График отпусков по ТК РФ: как разделить отпуск на части или перенести на иной срок 

Отпуск может быть поделен на части (необязательно на 2, их может быть и больше). При этом:

  • Обязательно согласие трудящегося на разделение отпуска (ст. 125 ТК РФ). Без этого у работодателя нет никаких правовых оснований дробить отпуск сотрудника (см. письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
  • Одна из таких частей должна быть не короче 14 календарных дней, остальные — любой длительности (даже по 1 дню). 

Если к моменту утверждения документа уже имеется договоренность с сотрудником о разбивке его отпуска на части, это сразу может быть отображено в графике (см. наш образец по ссылке выше).

Если же необходимость разбить свой отпуск на части возникла у сотрудника в течение года, то он должен написать заявление в адрес работодателя, и, если такое заявление будет удовлетворено, в график будут внесены соответствующие изменения.

Законодателем установлены следующие случаи, когда работодатель может согласовать перенесение или продление отпуска с учетом мнения на этот счет трудящегося (ст. 124 ТК РФ):

  • по причине временной нетрудоспособности последнего;
  • по причине выполнения работником во время отпуска гособязанностей, если на законодательном уровне регламентировано освобождение от работы по этой причине;
  • в иных регламентированных законом случаях. 

Работодатель обязан по заявлению трудящегося перенести отпуск на срок по выбору самого трудящегося, если:

  • последнему не были своевременно выплачены отпускные;
  • последний был извещен о начале отпуска позже чем за 2 недели до его первого дня (форма и способ такого уведомления ТК РФ не регламентированы, поэтому работодатель может определить их самостоятельно, см. письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). 

Нужно ли согласовывать график отпусков с сотрудниками 

Согласно действующему законодательству при установлении очередности отпусков работодатель может принимать во внимание мнение трудящихся, но не обязан этого делать, за исключением отдельных случаев.

Так, имеют право самостоятельно выбрать дату начала отпуска и продолжительность каждой его части:

  • трудящиеся, не достигшие 18-летнего возраста (ст. 267 ТК РФ);
  • работник, чья супруга находится в отпуске по беременности и родам, — в период ее пребывания в таком отпуске и вне зависимости от продолжительности работы сотрудника у конкретного работодателя (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители (т. к. отпуск на работе по совместительству предоставляется в одно время с отпуском на основной работе, ст. 286 ТК РФ);
  • участники ВОВ, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в т. ч. инвалиды, ветераны труда (ст. 14–20, 22 закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 закона РФ «О статусе Героев Советского Союза…» от 15.01.1993 № 4301-I);
  • Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
  • лица, получившие в награду нагрудный знак «Почетный донор России» (ст. 23 закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  • лица, получившие лучевую болезнь и другие заболевания вследствие аварии на Чернобыльской АЭС, участвовавшие в мероприятиях по ликвидации последствий названной аварии, и иные лица согласно предписаниям закона (ст. 14, 15 и др. закона РФ «О соцзащите граждан…» от 15.05.1991 № 1244-I). 

График отпусков по форме Т-7: как оформить изменения 

Порядок внесения корректировок в образец графика отпусков законодательством не регламентирован.

Ели возникает необходимость изменить содержание документа, можно воспользоваться одним из следующих решений:

  • издать новую редакцию такого документа;
  • издать дополнение к нему;
  • внести коррективы в уже имеющуюся форму — при наличии такой возможности. 

Например, форма Т-7 позволяет это сделать, для чего в ней предусмотрены специальные графы. В столбцах 8 и 9 указываются соответственно документ-основание (например, заявление работника, приказ работодателя) и дата предполагаемого отпуска. В графе 10 «Примечания» рекомендуется зафиксировать причины, послужившие основанием для изменения периода отпуска.

Более подробно этот вопрос раскрыт в другой нашей статье — Как выполнить внесение изменений в график отпусков?, рекомендуем ее к прочтению. 

Трудовой кодекс: отпуск по графику 

Как мы уже упоминали, исполнение утвержденного графика отпусков обязательно для обеих сторон трудового договора.

При этом если сотрудник планирует убыть в отпуск в четком соответствии с графиком, то в таком случае ему не требуется подавать заявление на отпуск.

Вместе с тем заявление понадобится, если:

  • сотрудник не внесен по законным основаниям в утвержденный график;
  • сотрудник планирует уйти в отпуск в сроки, отличные от регламентированных графиком;
  • в графике установлен только месяц, но не конкретная дата убытия в отпуск. 

Напоминаем, что на работодателя возложена обязанность проинформировать работника минимум за 2 недели до первого дня отпуска о дате его начала. О том, как оформить такое извещение, читатель узнает из нашей статьи Уведомление об отпуске по графику — образец. 

Ответственность работодателя 

За отсутствие этого документа работодатель может понести административное наказание (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях) в форме штрафа в размере:

  • от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц работодателя;
  • от 1 000 до 5 000 руб. — для самого работодателя (хозсубъекта без образования юрлица);
  • от 30 000 до 50 000 руб. — для работодателя-юрлица. 

Предполагается также ответственность за нарушение сроков хранения документов. Так, продолжительность хранения графика отпусков регламентирована и равна 1 году (п. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Более подробно этот вопрос раскрыт в статье Каков срок хранения графика отпусков в организации?. При этом локальной документацией компании может быть предусмотрен и более длительный срок его хранения.

За уничтожение документа раньше регламентированного срока работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 13.10 КоАП РФ. 

*** 

Итак, график отпусков относится к обязательной документации для организации, где сотрудники работают по трудовому договору. Такой документ может быть составлен как по утвержденной стандартизированной форме, так и по произвольной, разработанной самим работодателем.

График отпусков на грядущий год подлежит утверждению не позднее чем за 2 недели до окончания текущего. Утвержденный график может быть скорректирован, если возникает такая необходимость. Документ подлежит хранению в течение 1 года. За отсутствие данного документа к работодателю могут быть применены меры административной ответственности.

rusjurist.ru

Как правильно составить график отпусков

Если предприятие большое и работает много сотрудников, то разумно составлять график на каждое подразделение в отдельности. В маленьких же организациях вполне достаточно составления одного документа.

Удобное время для отдыха составляется при общении работодателя с сотрудниками, однако важно не допустить простои на производстве по причине нехватки людей, поэтому график должен быть распланирован рационально и правильно.

Предоставление отпуска по желанию независимо от стажа сотрудника законодательством РФ предусмотрен для:

  1. Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
  2. Несовершеннолетним.
  3. Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
  4. Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
  5. Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
  6. Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.

В пункте 4 указывается табельный номер работника, если ему таковой присвоен. Прописываются должности сотрудников, наименование предприятия.

Графы 7-10 оставляются пустыми, заполняются по истечении отпуска. После прохождения отпуска сотрудников вносится дата окончания отпуска по факту.

При перенесении даты отпуска требуют заполнения графы 8-9. Если создан приказ о переносе отпуска по заявлению самого сотрудника, то внесение данных должно соответствовать дате, указанной в заявлении. Ст. 123 разрешает перенос отпуска, но уведомить о дате начала отпуска, работодатель должен заранее, иначе будут нарушены сроки выплат отпускных, по причине несвоевременного отсутствия сотрудника на работе предприятие может понести значительные убытки.

В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение. В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.

Возможно внесение в график дополнений, иных реквизитов и граф. Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске работодатель должен не позднее 14 дней до момента его наступления согласно графику, то есть при составлении графика на 1 год утверждение его должно быть не позднее 17 декабря текущего года.

1. Что необходимо включить в график

В график включаются:

  1. Основной оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
  2. Дополнительный оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
  3. Не использованный ранее отпуск, либо его часть.
  4. Перенесение отпуска на будущий год.

Для некоторых категорий работников возможно удлинение основного отпуска:

  1. Несовершеннолетним до 31 дня.
  2. Инвалидам до 31 дня.
  3. Педагогам до 42-56 дней.
  4. Госслужащим до 30-35 дней.

Ежегодный дополнительный отпуск предоставляется:

  1. Работающим на вредном, опасном производстве.
  2. При ненормированном рабочем дне.
  3. Работникам в условиях Крайнего Севера.
  4. В иных случаях, предусмотренных законами РФ.

Учитывая свои финансовые, производственные возможности работодатели вправе предоставить самостоятельно дополнительный отпуск своим сотрудникам, порядок предоставления указывается в договоре, либо нормативном акте. Учитывается мнение профсоюза, иного выборного органа, действующего на том, или ином предприятии.

Если сотрудник имеет право на удлиненный отпуск в 30 дней, за выслугу лет (8 дней), за переработку дней (3 дня), работая во вредных условиях (7 дней), то все дни суммируются. Итого 48 дней имеет право отдыхать работник, что тоже фиксируется в графике, причем работник вправе разделить отпуск на части, так сегодня поступают многие.

Лица, имеющие право брать отпуск в любое удобное время, также должны быть обозначены в графике. Свое решение по предоставлению отпуска они могут в течение года изменить, и работодатель не может им отказать, а значит, и в графике должны быть внесены соответствующие изменения.

2. Опрос сотрудников

Опрос сотрудников немаловажен при составлении графика. Каждый сотрудник может выразить свое предпочтение, когда ему удобно идти в отпуск и насколько дней. Опросом занимается кадровая служба, либо отдельный уполномоченный сотрудник, имеющийся в каждом подразделении крупной организации.

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

Документ обязательно согласуется с работниками, начальником, руководителем отдела. Итог – составление единого документа для всей организации, либо его раздробление по службам, отделам подразделениям.

3. Если остались дни за прошлый год

Часто бывает, что неиспользованные дни отпуска за прошлый и даже позапрошлый год у работника остаются. Однако, согласно ТК РФ работать без отпуска более 24 месяцев запрещено. Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то сначала отпуск предоставляется за текущий год, далее дни за прошлые годы.

Их можно использовать в любое время по желанию работника, но, согласовав это предварительно со своим работодателем. Неиспользованные дни также фиксируются в графике. Если дни не будут зафиксированы в графике работник может их просто утерять, не воспользоваться правом, но восстановить при согласованности с руководителем предприятия. Неиспользованные дни можно брать не сразу, а частями, раскидав их на целый год.

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

График отпусков и профсоюз

Раньше график отпусков согласовывался с профсоюзом. Сегодня согласно ТК РФ данного согласования не требуется. Если на предприятии нет профсоюзного органа, его отсутствие прописывается в шаблоне. Еще при проектировании графика его нужно согласовать с профсоюзом, до утверждения руководителем.

Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.

Как перенести отпуск сотруднику

Часто по личным причинам, либо в случае производственной необходимости требуется перенести отпуск работнику. Для этого необходимо написать заявление, предоставить руководителю. Если перенос не будет ущербным для всего предприятия, не скажется негативно на производительности труда, то вполне может быть перенесен на основании приказа, изданного руководителем.

При этом в графике в графе 7-9 делаются пометки, указывается причина отмены отпуска в назначенное по графику время. В графе 10 “Примечание” проставляется новая дата после переноса отпуска.

Ошибки и примеры при составлении графика

Если график составлен неправильно, с ошибками, то и это в итоге обязательно приведет к:

  1. Затруднениям поиска, замены ушедшего человека в отпуск.
  2. Проблемам при начислении отпускных.
  3. Нарушению производственного процесса.

Если нарушены сроки составления договора, то на предприятие будут наложены штрафные санкции до 5000 руб, на юр. лиц-30-50 тыс. руб., также приостановление деятельности предприятия сроком до 3 месяцев.

Составление графика считается неправильным если:

  1. Нарушены сроки составления документа.
  2. Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
  3. Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
  4. В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
  5. Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
  6. Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

Для составления документа можно отметить несколько главных правил:

  1. Невозможен одновременный уход в отпуск начальника и заместителя отдела одного подразделения.
  2. Нельзя допускать ухода одновременно сразу многих сотрудников, подразделение должно постоянно функционировать.
  3. Однопрофильные специалисты не могут все одновременно уйти в отпуск.
  4. Неотработанные дни лучше разбить на части, а не предоставлять сотруднику все дни за 1 раз.
  5. Распределение отпусков должно быть правильным, не в ущерб рабочему процессу.
  6. Сотрудникам лучше заранее провести опрос с работниками, учесть их мнение при составлении графика, чем потом переделывать документ, тратить время и нервы.

Образец графика отпусков

График отпусков обязателен для оставления каждым юр. лицом. При его отсутствии на предприятие налагается инспекторами по труду административная ответственность. Важно правильно составить график, так работа предприятия будет слаженной и бесперебойной.

При составлении документа важен учет взаимозаменяемости сотрудников. Составлением графика занимаются компетентные органы, в частности отдел кадров, способные ответственно и грамотно подойти к оформлению документа, с учетом всех пожеланий, прав сотрудников.

prostopozvonite.com

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно штатному расписанию (форма Т-3).

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время (если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, Т-7 утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель может утвердить график, но профсоюз вправе обжаловать данное решение в соответствующей государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

1. В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

2. В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

3 (при необходимости). Вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

4. Присваиваем порядковый номер, текущую дату, год, на который составлен документ.

5. На последней странице расписывается руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

6. Отправляемся к руководителю для утверждения графика.

Этап четвертый. Утверждение

Утвердить график можно двумя способами, закон не регламентирует данный вопрос.

1. Руководитель ставит свою подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ будет считаться утвержденным.

или

2. Готовится проект приказа об утверждении графика отпусков, согласуется и утверждается, график идет приложением к данному приказу.

Первый и второй варианты будут одинаково законны, разница в сроках хранения: в первом случае один год с даты окончания года, на который он был составлен, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, однако Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.99 № 20 позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Данные изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника в ознакомлении с графиком.

Работодатель может использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как форма Т-7 утверждена, отдых по графику обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно.

1. Работник пишет заявление на отпуск.

2. Издается приказ (форма Т-6).

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств.

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Образец заполнения бланка графика отпусков на 2018 год

clubtk.ru

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика отпусков по форме Т-7 .docСкачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 .doc

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Форма Т-7. Заполнение. Часть 1

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Форма Т-7. Заполнение. Часть 2

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

assistentus.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector