Срок хранения больничных листов

Срок хранения больничных листов

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.
Сколько лет хранятся больничные листы в организации?

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.


Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

nsovetnik.ru

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что:

1. В п. 896 разд. 11.1 Перечня, введенного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.


2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. 98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке ФСС. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нём могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

nalog-nalog.ru

Сроки хранения больничных листов


Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • Фото-2

    Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

    При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

    Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.


    Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

    nsovetnik.ru

    Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

    Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

    Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что:

    1. В п. 896 разд. 11.1 Перечня, введенного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержится предписание о необходимости хранения больничного в течение 5 лет. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями.


    2. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. 98 Положения по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

    Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

    Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

    На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке ФСС. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

    В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нём могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

    Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

    nalog-nalog.ru

    Сроки хранения больничных листов


    Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

    Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

    Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

    Как ведется учет в организации?

    Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

    Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

    Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

    • Фото-2На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
    • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
    • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
    • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

    Обязательно ли вести книгу регистрации?

    Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

    1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
    2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
    3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
    4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

    Какую форму нужно использовать?

    Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

    • Номер страницы;
    • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
    • Номер и серия листка нетрудоспособности;
    • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
    • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
    • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
    • Сумма начисленного пособия;
    • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

    Инструкция по заполнению

    Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

    1. Фото-3Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
    2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
    3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

    Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

    Скачать бланк и образец формы

    Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

    Фото-4

    Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

    Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

    Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка


    1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
    2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
    3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
    4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

    Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

    azbukaprav.com

    Отвечает Валентина Малофеева, эксперт

    Сроки хранения листков временной нетрудоспособности, как и всех первичных учетных документов, — пять лет.


    Такой срок установлен пунктом 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

    Если листки временной нетрудоспособности потеряются или будут уничтожены до того, как сроки хранения истекут, компании и должностным лицам грозит ответственность как за грубое нарушение правил бухучета. Ответственность предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ и статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    Больничные листы, по которым сроки хранения истекли, уничтожают (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Но их нельзя просто измельчить в шредере или сжечь.

    Из сотрудников организации формируется комиссия, которая и отбирает документы, время уничтожения которых пришло.

    Составляется акт об уничтожении документов. Он может понадобиться в будущем при проверках или судебных разбирательствах. Форма акта приведена в приложения и 21 к Правилам № 526. В акте указываются реквизиты больничных листов.

    Документы уничтожаются. Документы можно уничтожить самостоятельно: сжечь, измельчить шредером, выбросить. А можно передать на переработку (утилизацию). Способ уничтожения указывают в акте.

    Такой порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

    Обоснование


    1.Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    В течение какого срока организация обязана хранить больничные листки

    Больничные листки являются первичными учетными документами. Поэтому храните их не менее пяти лет. Такой срок установлен пунктом 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

    2.Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526
    Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

    2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
    Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6-4.13 настоящих Правил.

    4.6. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
    действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
    типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.


    4.7. В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее — ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее — ЦЭК).

    Для проведения экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации в организации может быть создана ЭК, включающая соответствующих специалистов.

    4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.
    Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации — источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

    4.9. Основной задачей ЦЭК (ЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов.
    Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
    организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
    рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
    подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечням, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

    ЭК организаций, передающих документы на хранение в государственные архивы, представляют соответствующие предложения ЭПК архивного учреждения.

    участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
    методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

    4.10. Экспертиза ценности документов в организации проводится:
    в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив;
    в архиве организации — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

    4.11. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.
    По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение № 23, 24), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.
    На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение № 21).
    На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21).
    Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
    После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

    4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.
    Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

    4.13. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложение № 21), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).
     

    www.budgetnik.ru

    Сколько лет хранятся больничные листы на предприятии?

    Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации.

    Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

    Срок хранения больничных листов

    Приказ Министерства культуры №558 также указывает на срок хранения больничных листов  в организации длительностью в 5 лет.

    При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки.

    В этом случае пункт 6 части 2статьи 28 Федерального закона №212 говорит о том, что такие документы нужно хранить в организации не менее 6 лет.

    Зачем и как хранить больничные листы?

    При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

    Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.

    Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

    moyaidea.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector