Срок хранения графика отпусков

Срок хранения графика отпусков

Одна из обязанностей работодателя в процессе построения взаимоотношений с сотрудниками заключается в оформлении отпусков. Но после того как работник ушел на отдых и вернулся с него, функционирование сопутствующих документов не прекращается.

Дело в том, что они подлежат хранению в организации в течение определенного временного периода. Насколько это необходимо, каковы сроки, регламенты и порядки уничтожения бумаг – будет освещено в материале.

Законодательное регулирование вопроса

По истечении срока хранения график отпускных периодов утрачивает свою актуальность, а вместе с ней и юридическую силу. Но в ряде ситуаций данные, которые отражены в данной документации, могут оказать существенную помощь в ходе формирования внештатных ситуаций.

срок хранения графика отпусков в организацииЕсли численность персонала на предприятии велика, в момент составления графика на последующий календарный год у работников есть риск возникновения непониманий с начальством касательно очередности предоставления.


Посредством устаревшего ГО можно получить объективное представление о том, какая картина складывалась в прошлом периоде, а также произвести аналитические и оценочные мероприятия, сравнив спланированный отпуск и тот, что был использован по факту.

Наличие в стенах организации прошлогоднего образца дает возможность уполномоченным специалистам прогнозировать предстоящие периоды отдыха и строить планы относительно дальнейшей трудовой деятельности фирмы.

Исходя из вышесказанного, можно отметить несколько случаев, в которых может потребоваться ГО в организации:

  • необходимость наличия основы для формирования нового графика на предстоящий годовой период;
  • формирование конфликтной ситуации между работодателем и сотрудником в связи с порядком использования служащим дней отдыха;
  • обнаружение ошибочных данных в процессе утверждения приказов о предоставлении сотрудникам отпускных дней;
  • неверное и нерациональное проведение расчета отпускных дней бухгалтерским отделом;
  • планирование дней отдыха на предстоящий годовой период;
  • анализ статистических данных по отношению к спланированным дням отдыха;
  • осуществление проверки работы организации со стороны контролирующих государственных организаций.

Стоит отметить, что ГО – локальный акт фирмы, включающий в себя даты, в которые работник сможет уйти на заслуженный отдых, и он будет оплачен работодателем. Утверждение ГО осуществляется силами главы предприятия на базе созданного приказа. Он формируется не позже чем за две календарных недели до начала нового года, что отображено в ст. 123 ТК РФ.

Законодатель не установил особых правил, по которым следует хранить этот документ. Но поскольку необходимо обеспечение соблюдения норм закона «О персональных данных» №152 от 27.07.2006 г., в ходе выбора места хранения документа требуется обеспечение абсолютной секретности файлов и целостности каждой бумаги. Поэтому оригинал ГО, созданный в бумажной форме, может подлежать хранению:

  • срок хранения графика отпусков в организациив помещении, принадлежащем отделу кадровой службы (обеспечить надежное место хранения можно в ящике из металла, сейфе, шкафу, который закрывается на ключ, и где производится хранение других кадровых бумаг особой важности);
  • на полочках шкафов в комнатах, кабинетах и аудиториях, к которым доступ третьих лиц ограничен и производится исключительно на основании пропусков.

Целесообразнее всего для решения этой задачи использовать отдельную папку, в которой и будет размещаться основная документация (по файлам в соответствии с порядком хронологии).

Допустимо размещение ГО за прошлый год в специальных папках, в которых находятся документы с аналогичным периодом хранения.

Утилизация устаревших бумаг в рамках предприятия осуществляется несколькими путями:

  • уничтожение на специальном устройстве – шредере;
  • измельчение в ручном режиме посредством разрезания;
  • сжигание.

срок хранения графика отпусков в организацииПо окончании текущего года сотрудник, занимающий должность начальника службы кадров, занимается составлением описи бумаг, которые подлежат уничтожению.

В самом начале календарного года и по мере надобности руководящий специалист создает приказ о формировании комиссионного состава в связи с уничтожением документов.

Данная комиссия составляет акт, который обязуются подписать все члены группы, а затем документ сдается руководителю, чтобы тот поставил свой «автограф».

Бумага должна составляться в соответствии с общепринятыми правилами и нормами и содержать следующие сведения:

  • название бумаги, которая подлежит мероприятиям по уничтожению;
  • продолжительность хранения;
  • способ, посредством которого будет происходить уничтожение.

За счет соблюдения необходимых норм и правил хранения работодатель может избежать всевозможных споров с работниками, связанных с правомерностью и соблюдением порядков очередности предоставления отдыха на последующий годовой период.

Предусмотренные сроки

Чтобы ответить на рассматриваемый вопрос и указать точные сроки хранения данного документа, следует обратиться к приказному документу Министерства культуры.

В рамках 693-го пункта этого документа определен временной период хранения документации, равный 1-му году. В соответствии с 3-м абзацем пунктом 1.4 начало отсчета стартует 1 января года, который наступает с момента истечения срока функционирования документа. Это правило распространяется на документы бумажного и электронного формата.

срок хранения графика отпусков в организацииПолучается, что ГО, принятие которого произошло на 2017 г., будет храниться в фирме в течение всего 2018 г.

Утилизация допустима лишь с 1 января 2019 г. Временной период, на протяжении которого осуществляется хранение ГО, закрепляется в рамках Перечня типовых документов управленческого характера (архивных).


Их образование происходит в процессе деятельности государственных структур, госорганов, занимающихся местным управлением, предприятий другого типа.

Особых условий хранения ГО не предусматривает. Но следует принимать во внимание тот факт, что необходимо обеспечить документу должную защиту, чтобы персональные данные работников оставались в безопасности.

Такое правило четко и детально прописано в гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также в законе «О ПД» от 27 июля 2006 г. №152 ФЗ. В связи с представленным набором сведений стоит принимать во внимание факт закрытости доступа к документам особой важности и сохранности ГО в течение всего необходимо срока хранения.

Если работодателем, а точнее ответственным уполномоченным специалистом, были нарушены временные рамки хранения документа, ст. 90 Трудового кодекса РФ предусматривает несение гражданской, административной и уголовной ответственности. Она является достаточно строгой, поэтому обеспечение качественной сохранности бумаг – не только обязанность, но и прямая заинтересованность руководителя организации.

Действующие приказы

В отношении отпускного законодательства правительством разработана внушительная база. она состоит из нескольких документов. Первый из них – Трудовой кодекс РФ.

  1. Ст. 123 регламентирует сроки составления приказа со стороны руководителя организации.
  2. Гл. 14 в целом регулирует порядки обеспечение конфиденциальности персональных данных сотрудников.
  3. ФЗ№152 «О персональных данных» содержит нормы относительно хранения личных данных работников и предусматривает за их несоблюдение определенные меры наказания.
  4. Приказ Минкультуры №558 содержит данные касательно сроков хранения ГО в стенах предприятий.

В каких случаях требуются документы

Исходя из сложившейся практики в отношении графиков отпусков, есть несколько реальных ситуаций, в которые могут потребоваться архивные документы.

  1. срок хранения графика отпусков в организацииСоздание нового графика. Взяв старый документ, работодатель сможет осуществить сверку и назначить даты ухода на отдых в новом годовом периоде.
  2. Разрешение конфликта. Если между сторонами трудового соглашения возникли недопонимания, решить их можно с помощью прежнего графика, чтобы справедливость восторжествовала.
  3. Исправление ошибок. Если ранее нанимателем были допущены определенные ошибки, а затем выявлены кем-либо из сотрудников, решение вопроса допустимо с помощью архива.
  4. Необходимость проведения перерасчета. Если бухгалтер допустил помарки и погрешности, он может обратиться к «старому» ГО, чтобы уточнить данные.
  5. Проверка деятельности предприятия. Если в компанию явились представители контролирующих служб, они, вероятно, попросят предъявить этот документ как доказательство факта соблюдения законодательства.

Таким образом, график отпусков на предприятии хранится в течение 1-го календарного кода, а затем утилизируется.

Подробнее о работе с графиками отпусков смотрите ниже на видео.

 

Источник: ZnayBiz.ru

Зачем составлять график отпусков?

Штатные работники организации (или ИП) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В то же время персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах.

Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков. Это касается не только основных, но и дополнительных отпусков. В том числе, и тех, которые впоследствии будут заменены денежной компенсацией. Подробности — в этой статье.

На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть как работник, так и администрация.


Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск создаст для компании серьезные проблемы. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка, и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен, например, в связи с производственной необходимостью. Подробнее об этом см. «Уведомляем сотрудника о переносе отпуска по инициативе работодателя (образец)». Соответствующее изменение должно найти отражение и в графике отпусков.

Какой срок хранения у графика отпусков?

Срок хранения графика отпусков — 1 год после окончания года, на который составлен график. Объясняется это следующим.

Все организации должны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Среди прочих к таким документам относится и график отпусков. Срок хранения графика отпусков 2019 установлен поз. 693 п. 8.1 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов…», утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он составляет 1 год.

Срок хранения графика отпусков — 1 год после прекращения его действия. Согласно абз. 3 п. 1.4 вышеуказанного Перечня, исчисление срока хранения графика отпусков начинается 1 января года, следующего за годом окончания соответствующего делопроизводства.


Помимо обязанности по составлению графика отпусков ТК РФ устанавливает крайний срок, когда этот документ должен быть утвержден. Делается это не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего года (ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2020 год нужно успеть подготовить до 17 декабря 2019 года. Подробнее об этом см. «График отпусков: срок составления на 2020 год».

Пример расчета срока хранения графика отпусков

Итак, процедура составления и хранения графика отпусков выглядит следующим образом:

  • За 2 недели до очередного календарного года график заполняем и утверждаем.
  • С 1-го января нового года график вступает в силу и действует он до 31 декабря текущего года.
  • С 1-го января следующего года данный график перестает действовать. Именно с этой даты и считают 12-месячный срок его хранения.

Пример

Организация до 17.12.2019 утвердила график отпусков на 2020 год. Документ вступил в силу 01.01.2020, а окончил действовать 31.12.2020. Таким образом, с 01.01.2021 года начинается срок хранения, который истечет 01.01.2022.

Источник: blogkadrovika.ru

Срок хранения графика отпусков

Хранение графика отпусков: сроки

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика.


 При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно.

Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

  1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
  2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

  • Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
  • Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

  • оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
  • зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
  • вывесить график отпусков в общедоступном месте,
  • направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
  • каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

  1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
  2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

slob-expert.ru

Как заполнить расписание отпусков на год, образец

График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Бывает и так, что сотрудники уходят на отдых вне зависимости от расписания, или «за свой счёт». Называются такие ситуации отпуском без сохранения заработной платы. Как правильно оформить и рассчитать такой отпуск, читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/otpusk-bez-sohraneniya-zarabotnoy-platyi-nyuansyi-oformleniya-po-tk-rf.html

Некоторые категории сотрудников по закону выбирают даты отдыха на своё усмотрение. Например:

  • Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
  • Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).
  • Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
  • Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
  • Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября. Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.

Используется установленный бланк формы Т-7:

  • Графы 1–4. Сведения о работнике: подразделение, должность, табельный номер и полное имя.
  • Графа 6. Дата начала отдыха по согласованному расписанию.
  • Графа 7. Фактическое начало отпуска.
  • Графы 8 и 9. Сведения о перенесении срока: дата, основание.
  • Графа 10. Дополнительные сведения.

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Приказ об утверждении, оформление

Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:

  • Наименование предприятия.
  • Дата документа и номер.
  • Текст, где изложена суть распоряжения.
  • Подписи руководителя и исполнителей.

Где должен храниться график отпусков 

График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

  • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
  • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам. 

Сколько хранится график отпусков в организации 

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год.

Источник: https://kpasnokamsk.ru/rabota-s-kadrami/srok-hraneniya-grafika-otpuskov.html

Срок хранения графика отпусков в организации: законодательство, правила и особенности

Хранение графика отпусков: сроки

Сроки хранения графика отпусков в организации представляют собой промежуток времени, в течение которого график отпусков может находиться в делопроизводстве работодателя и не может быть уничтожен. Для того чтобы не нарушать законные нормы, работодатель должен знать требуемые сроки хранения графика отпусков.

Срок хранения

График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год.

График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса).

Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 350-8059.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 309-9401.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

Согласно п. 693 данного документа, график отпусков должен храниться в организации в течение года после окончания его действия.

Дата, с которой начинает отсчитываться срок хранения, установлена как 1 января следующего календарного года (с указанного дня старый график отпусков перестает действовать).

Это значит, что график отпусков на 2018 год можно будет уничтожить не ранее 1 января 2020 года.

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

Для чего следует хранить график отпусков

График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

  1. Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
  2. На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
  3. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
  4. Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
  5. На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
  6. Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
  7. Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы, у которых истек срок хранения по закону, должны быть в обязательном порядке уничтожены. В противном случае сведения, которые в них содержатся, могут стать доступными посторонним, а обеспечение нужных условий хранения может потребовать дополнительных расходов для обеспечения растущих мест хранения документов.

Устаревшая документация подлежит уничтожению на шредере, ручному разрезанию или сжиганию.

В конце года начальник кадровой службы должен подготовить опись документов, которые подлежат уничтожению. При необходимости на крупных предприятиях создается комиссия по уничтожению документов на предприятии.

Эта комиссия независимо от того, какой способ уничтожения она выбрала, составляет акт об уничтожении, который подписывается всем составом комиссии.
В акте прописывается такая информация, как наименование уничтожаемого документа, сроки его хранения и способ уничтожения.

Он составляется с учетом «Основных правил работы архивов организаций..», утвержденных Росархивом в 2002 году.

За несоблюдение действующего порядка хранения документов должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ.

За уничтожение графика до положенного по закону срока на ответственное лицо может быть наложен штраф в размере 300-500 р.

Таким образом, работодателю следует соблюдать установленные правила хранения графика отпусков.

Это позволяет ему избежать привлечения к административной ответственности, спорных ситуаций с сотрудниками и оптимизировать процедуру планирования отдыха персонала на следующий год. Порядок и сроки хранения действующего графика отпусков установлены в п. 692 Перечня типовых управленческих документов на 2018-2019 годы.

Срок хранения графика составляет один год, после чего его нельзя просто выбросить: документ должен быть уничтожен в установленном порядке вручную или на шредере.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/otpusk/hranenie-grafika.html

Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

Хранение графика отпусков: сроки

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот.

К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск.

Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

К каким документам относятся приказы на отпуск?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

Перечень сроков хранения кадровых документов

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

  • приказы о приеме сотрудников на работу;
  • распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока — в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

  • приказы об отпусках;
  • распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск — пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято.

Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Работа с документами по отпуску: нюансы

Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

  • на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
  • приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

  • регистрации приказов об отпусках;
  • фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте.

Любой приказ — на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту — должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

Организация хранения кадровых документов: нюансы

Рассмотрим теперь особенности организации хранения кадровой документации. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел.

При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты.

Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока. Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами.

Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив.

Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.

Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации.

Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа

Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника.

Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Оформление документов на отпуск: издание приказа

Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные.

При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами.

Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Оформление приказа: нюансы

Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

  • указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
  • отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров.

Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику.

В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Оформление документов на отпуск: регистрация приказа

Готовый приказ на отпуск должен быть зарегистрирован в кадровой службе. В этих целях в соответствующих структурных подразделениях предприятий используется специальный журнал.

При этом он может вестись в нескольких экземплярах, что обусловлено применяемым кадровой службой подходом к классификации документов, которые имеют отношение к отпускам сотрудников.

Но если штат фирмы небольшой и существенной потребности в распределении кадровой документации по разным группам не возникает, то журнал может вестись и в одном экземпляре.

Регистрация приказов: нюансы

В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

Срок хранения журнала регистрации приказа

Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале.

В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме.

Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Источник: http://fb.ru/article/285512/skolko-hranyatsya-prikazyi-na-otpusk-hranenie-kadrovyih-dokumentov

Источник: kadrowoedelo.ru

Закон обязывает всех работодателей за исключением физических лиц утверждать график отпусков не позже, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Из этой статьи вы узнаете:

– как составить график отпусков 2016;

– какова форма графика отпусков 2016;

– перенос дат в графике отпусков в 2016 году

– срок хранения графика отпусков 2016.

График отпусков — важный документ, позволяющий заранее утвердить время запланированного ежегодного отдыха каждого работника и при этом не допустить остановки или замедления производства, проблем с оформлением бумаг и других неприятных событий, которыми чревато отсутствие персонала на рабочих местах. Рационально составленный график предусматривает возможность замены специалистов на время отпусков, строгий учет всех основных и дополнительных дней отдыха персонала, возможность разделения ежегодного отпуска на две части по желанию работника.

Как составить график отпусков на 2016 год

Трудовой кодекс определяет график отпусков как обязательный и для работников, и для работодателя-юридического лица документ, устанавливающий порядок предоставления отпусков в организации (ст.123 ТК РФ).

Универсального ответа на вопрос «Как составить график отпусков на 2016 год, чтобы удовлетворить запросы всех сотрудников?», к сожалению, не существует. Разработать документ, учитывающий абсолютно все пожелания персонала, сложно.

Большинство стремится уйти в отпуск в теплое время года, но при составлении графика приходится учитывать не только личные просьбы сотрудников, но и специфику деятельности организации, действующие нормы трудового права и требования начальников структурных подразделений.

Необходимо помнить, что некоторым категориям работников полагается предоставлять отпуск в удобное для них время. Речь идет, в частности, о:

– несовершеннолетних работниках (ст.267 ТК РФ);

– лицах, работающих по совместительству. Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (ст.286 ТК РФ);

– мужьях, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ);

– сотрудниках, усыновившим ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст.122 ТК РФ);

– сотрудницах, уходящим в отпуск по беременности и родам (ст.260 ТК РФ);

– супругах военнослужащих (ст.11 Федерального закона №76-ФЗ);

– лицах, награжденным знаком «Почетный донор России» (ст.11 закона РФ №5142-1);

– некоторых других категориях работников.

– С 24 июля 2015 года право на отпуск в удобное время имеет один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст.262.1 ТК РФ).

Кроме того, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное время имеют женщины, у которых двое и более детей в возрасте до 12 лет (абз.3 подп. «б» п.3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 № 235). Решением Верховного Суда РФ от 17 июня 2014 г. № АКПИ14-440 данная норма была признана не противоречащей положениям Трудового кодекса.

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух и более лет подряд, а также непредоставление отпуска несовершеннолетним работникам и лицам, занятым на работах с опасными и вредными условиями труда, считается серьезным правонарушением (ч.4 ст.124 ТК РФ).

Когда готовится график отпусков на 2016 год

График отпусков необходимо составлять заранее, хотя бы за месяц до начала нового календарного года. Утвердить график отпусков необходимо не позднее чем за две недели до наступления 2016 года. Иными словами график отпусков 2016 должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года.

Инспекторы по труду довольно часто в ходе проверки обращают внимание на наличие и своевременность оформления этого документа.

Форма графика отпусков 2016 года может утверждаться каждой компанией самостоятельно, но многие работодатели традиционно продолжают пользоваться удобной унифицированной формой Т-7.

Закон не обязывает работодателя знакомить персонал с графиком отпусков (достаточно просто уведомить каждого работника о начале отпуска минимум за две недели до запланированной даты).

Не возражает против этого и Роструд (письмо Роструда от 30 июля 2014 № 1693-6-1).

Перенос дат в графике отпусков в 2016 году

График отпусков — плановый документ, поэтому перенос дат в графике отпусков в 2016 году, разумеется, не исключен, тем более что трудовое законодательство не запрещает вносить коррективы в ранее утвержденный документ.

Причины, по которым ежегодный оплачиваемый отпуск может продлеваться или переноситься на другой период, перечислены в ст.124 ТК РФ. Кроме того, перенос отпуска допускается по соглашению между работником и работодателем.

Изменения в график отпусков 2016 вносятся на основании заявления, написанного работником, и соответствующего приказа руководителя организации. В большинстве случаев исправления касаются ранее внесенных в график отпусков дат начала и окончания отпуска.

Если перенос отпуска вызван болезнью (данный факт необходимо подкрепить листком нетрудоспособности), новые даты устанавливает руководитель организации с учетом пожеланий работника. При продлении отпуска по причине болезни никакие изменения в график не вносятся.

Хранение графика отпусков 2016

Графики отпусков должны храниться в организации 1 год (ст.693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558).

Это правило означает, что график отпусков должен храниться в течение года после окончания его действия. Таким образом, график отпусков 2016 необходимо будет хранить до 1 января 2018 года.

А 1 января 2016 года можно будет прекращать хранение графика отпусков на 2014 год.

Отсутствие графика отпусков 2016

Отсутствие графика отпусков – одно из самых распространенных правонарушений, выявляемых инспекторами ход в процессе проверки

– для должностных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей;

– для ИП — от 1 до 5 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

– для юрлица — от 30 до 50 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Подписаться на рассылку новостей

{title}>LiveJournal

Источник: https://apb-ul.ru/news/vacation-schedule-2016

Документация по отпускам

Схема работы кадровой службы по составлению документации по отпускам выглядит следующим образом.

После получения предварительных заявок от работников на предоставление очередных отпусков, руководители подразделений составляют проекты графиков отпусков по подразделениям и направляют их в кадровую службу организации.

Последняя, получив графики отпусков от подразделений, составляет сводный график по организации на календарный год.

После корректировки график отпусков утверждается руководителем организации и доводится до руководителей подразделений.

На кадровую службу возлагается контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска согласно ст. 115 ТК РФ составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск большей продолжительности предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока. До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен предоставляться:

— женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

— работникам в возрасте до 18 лет;

— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

— в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, установленных ТК РФ;

— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Работникам предоставляются следующие виды отпусков:

1) основной ежегодный;

3) без сохранения заработной платы;

4) другие (по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебные, творческие).

Заявление о предоставлении отпуска

Заявление о предоставлении отпуска подается работником непосредственному руководителю, как правило, не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

Заявление может оформляться в произвольной форме (составляться работником от руки) или на трафаретном бланке, разработанном в организации.

В заявлении о предоставлении отпуска проставляют те же реквизиты, что и в обычном заявлении:

1) наименование вида документа;

2) дата;

3) адресат (кому адресуется);

4) отправитель (от кого направляется);

5) текст;

6) подпись работника;

7) визы (если это предусмотрено в организации).

В заявлениях о предоставлении учебных отпусков, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком и других необходимо указать основание: справку из учебного заведения, листок временной нетрудоспособности, справки из медицинских учреждений.

В настоящем пункте приводится заявление, составленное на трафаретном бланке.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Источник: http://hr-portal.ru/article/dokumentaciya-po-otpuskam

Сроки хранения документов в таблице

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить.

Приведем сроки хранения документов в таблице.

Cм. также статью “Сроки хранения документов в организации в 2017 году“.

Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.

В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.

Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году

Скачать таблицу со сроками хранения бухгалтерских документов в Word >>

Как долго хранить кадровые документы

В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще — невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними — 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.

Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Как избавиться от старых документов

Источник: http://7267507.ru/?page_id=3885

Техническая поддержка системы

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Для чего нужен график отпусков?

  • Исполнение законодательства
  • Планирование загрузки специалистов
  • Сбор данных для финансового планирования
  • Обеспечение права работников на отпуск
  • Контроль использования работником права на отпуск

Когда подготавливают и утверждают график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. То есть подписать график на 2013 год нужно не позднее 17 декабря 2012 года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Какие факторы учитывать при составлении графика?

1. Специфику деятельности организации

  • Наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск
  • Возможность взаимозаменяемости работников
  • Распределение работников по подразделениям
  • План развития компании на следующий год

2. Пожелания работников

3. Положения действующего законодательства об отпусках

  • Общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков
  • Особенности использования отпуска отдельными категориями работников
  • Особую продолжительность отпуска

Какие сведения следует отразить в графике?

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления. Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем , работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др. )

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

В 2012 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2013 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10).

При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Какую дату отпуска указать?

В графе 6 нужно указать планируемую дату отпуска. Соберите информацию о планируемой дате отпуска у сотрудников и внесите данные в график. Разумеется, в конце года далеко не все работники могут точно сказать, в какие сроки они планируют отдыхать в 2013 году. Укажите предположительные даты отпусков. Главное не оставляйте в графике пустых строк!

Как утвердить график отпусков?

График отпусков должен быть пописан руководителем кадровой службы.

Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Утверждение графика отпусков руководителем.

Реквизит «Гриф утверждения» содержит УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.

После утверждения необходимо зарегистрировать график отпусков.

Как ознакомить работников с графиком?

После того как график утвердит руководитель компании, ознакомьте с этим документом всех сотрудников.

Работодатель может использовать следующие варианты:

  • Дополнить таблицу унифицированной формы Т-7 графой 11. Данные изменения необходимо оформить приказом по компании. Порядок применения унифицированных форм первичной документации позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты.
  • Оформить журнал ознакомления с графиком.

Как вносить изменения в утвержденный график?

Понятно, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. У работников в течение года может появиться сотня причин перенести отпуск. Да и руководство зачастую предлагает поменять сроки отдыха. Кроме того, работника могут отозвать из отпуска. В каждой из этих ситуаций график неизбежно претерпевает изменения.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

Если работник хочет уйти в отпуск не по графику, он должен написать заявление в произвольной форме, указав новую дату начала отпуска и причины его переноса.

Если уход работника в отпуск вне графика неблагоприятно отразиться на производственном процессе, то работодатель вправе отказать сотруднику в такой просьбе.

Очередность предоставления отпусков может измениться и по инициативе работодателя. Например, если уход работника в отпуск в текущем году может отрицательно отразиться на работе компании (ч. 3 ст. 124. ТК РФ). Действия работодателя будут правомерны, если:

  • Работодатель получит письменное согласие работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (Заявление о согласии переноса срока отпуска).
  • Работодатель издаст приказ о переносе срока отпуска, в котором укажет какой отпуск и на какой срок перенести. С приказом обязательно ознакомит работника.

Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска неизбежен, если

  • сотруднику своевременно не были выплачены отпускные;
  • уведомление о времени начала отпуска направлено позднее чем за две недели до его начала.

Реквизиты документов и новую дату начала отпуска укажите в графике отпусков в графах 8 и 9.

В графике отпусков есть также графа 10 «Примечания». Ее заполните, например, в том случае, если работника отозвали из отпуска, а оставшуюся часть перенесли на другое время.

Какая ответственность за отсутствие графика отпусков?

Ответственность предусмотрена как за не составление графика работодателем, так и за его несоблюдение.

Если график отсутствует. За несоблюдение трудового законодательства пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф:

  • для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • организации — от 30 000 до 50 000 руб. Вместо штрафа в отношении компании может быть применена другая мера административного наказания — приостановление ее деятельности на срок до 90 суток.

Если график утвержден позже, то работники могут предъявить претензию как самому работодателю, так и обратиться в трудовую инспекцию.

Какой срок хранения графика отпусков?

В соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” графики отпусков положено хранить даже после замены иго новым в течение года.

Источник: http://support.olimp.udm.ru/index.php/article/9-hrarticle/57-05

Закрываем год. Часть 2: отдел кадров

Во второй части статьи о закрытии года поговорим о том, что обязательно нужно сделать в конце года по кадровому делопроизводству.

В отличие от канцелярии, где большинство нормативных документов носят рекомендательный характер и допускается некоторая свобода творчества, отдел кадров нужно вести по строгим правилам, установленным трудовым законодательством. Помимо прочего в статье вы найдете форму графика отпусков и образец его заполнения.

Первая часть статьи: закрываем год в канцелярии

График отпусков

Не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в организации должен быть утвержден график отпусков, гласит статья 123 ТК РФ, то есть к 15 декабря у вас на руках должен быть уже готовый документ. Времени осталось не так уж много, а потому приступать лучше прямо сейчас.

Что такое график отпусков? Это документ, применяемый для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1).

Проще говоря, в графике отпусков написано, кто и когда в организации идет в отпуск. Имеются в виду только ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе и дополнительные, и те, что не были использованы в текущем году.

В первую очередь нужно собрать информацию: узнать у каждого работника (в том числе у внешних совместителей), когда он хочет пойти в отпуск. Если руководство согласно с этими сроками, они вносятся в график. Если нет, то придется искать компромиссы. Дата отпуска по графику должна устраивать и работника, и работодателя.

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7.

Скачать форму Т-7 (.docx, 16.7 Кб)

Скачать образец заполнения графика отпусков (.pdf, 290 Кб)

Важная информация по унифицированным формам документов

Заполнение формы Т-7

Сначала заполняем поле «Наименование организации».

Поле «Мнение выборного профсоюзного органа» заполняем только в том случае, если в вашей компании есть профсоюз.

Номер документа и дата составления – когда график будет готов, зарегистрируете его как обычный кадровый документ. Рядом вписывается год, на который составляется график.

Процедуру утверждения документ пройдет после того, как будет составлен и подписан руководителем кадровой службы. Утверждает график отпусков либо генеральный директор (первое лицо организации), либо уполномоченный на это руководитель.

Теперь заполняем таблицу. 

В графе 5 указывается количество дней в каждой части отпуска работника. В графе 6 – дата начала каждой части. Напоминаю, что ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем можно разбить на части (ст. 125 ТК РФ), при этом хотя бы одна из частей отпуска не должна быть меньше 14 дней.

Если в течение года график будет изменяться по согласованию сторон, это будет отражаться в графах 7, 8 и 9. Изменения будут вписываться от руки после того, как работник фактически отгуляет отпуск, например:

Обычно кадровики поступают по разному: для кого-то график отпусков – настольная книга, а кто-то делает его задним числом в конце года, по факту отгулянных отпусков. Каждому, как говорится, свое. Главное, чтобы при проверке Государственной инспекцией по труду данные из приказов по отпускам совпадали с графиком, иначе можно заработать серьезный штраф.

С утвержденным графиком отпусков целесообразно ознакомить коллег под роспись, чтобы в будущем не возникло никаких недоразумений. Графу «Ознакомлен» можно ввести в таблицу, а можно составить отдельный лист ознакомления и хранить его потом вместе с графиком. Помните, что график отпусков обязателен для исполнения и работником, и работодателем (ст. 123 ТК РФ).

Срочные трудовые договоры

Настоятельно рекомендую вам собрать информацию по срочным трудовым договорам, срок которых истекает в наступающем году, и внести себе в напоминания, чтобы не забыть перезаключить договор или же вовремя расстаться с работником.

Помните, что если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

Часто срочный трудовой договор заключают с тем работником, держать которого в компании на постоянной основе по разным причинам нежелательно. Например, с тем, кто замещает находящуюся в декрете сотрудницу. Если этот работник превратится в постоянного, куда выйдет молодая мама?.. Поэтому так важно не проворонить срок истечения срочного трудового договора.

Первая часть статьи: закрываем год в канцелярии

Источник: sixsotok.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector