Табель учета рабочего времени пример заполнения

Табель учета рабочего времени пример заполнения

В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13. Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным. На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.

Общие понятия

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.


Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

  1. Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
  2. Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени


Событие Цифровой код Буквенный код
Стандартный рабочий день, сотрудник присутствует на рабочем месте 01 Я
Праздничные и выходные дни. При стандартном графике 5/2 это, как правило, суббота и воскресенье. При индивидуальном графике, например, 2/2 это может быть любой день 26 В
Сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске 09 ОТ
Отпуск по уходу за ребенком, возраст которого не превышает 3-х лет 15 ОЖ
Отпуск предоставляемый за свой счет, без сохранения заработной платы 16 ДО
Отпуск по беременности и родам 14 Р
Больничный 19 Б
Командировка 06 К
Неявка сотрудника по не выясненным обстоятельствам 30 НН

Код вида оплаты труда в табеле

  • Заработная плата и командировочные – 2000
  • Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
  • Оплата отпускных – 2012
  • Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

Заполнение табеля не представляет собой особой сложности, для этого выбирает удобный для вас вариант ведения учета и проставляете соответствующие данные и коды:

  • В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
  • В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со штатным расписанием, должность и ФИО.
  • “Графа 3” содержит табельный номер работника.
  • В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника.
    к если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
  • В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
  • “Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
  • В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
  • “Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
  • Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.

Нестандартные ситуации

Отпуск без сохранения зарплаты

Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:

  • По семейным обстоятельствам – “ДО”
  • Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
  • На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”

Если во время отпуска присутствуют праздничные дни

При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.

blankionline.ru

Как заполняется табель учета рабочего времени

Допустимо заполнять один общий табель на всю организацию или на каждое структурное подразделение отдельно.
В нем отражены достоверные сведения использования рабочего времени сотрудниками этого предприятия. Табельщик отмечает как фактически отработанное время, так и неотработанное. Это могут быть: простои, болезнь, прогулы, командировки.

Часы и девушка

Табель возможно вести двумя способами

Существуют готовые унифицированные формы, утверждённые соответствующими органами:


  • Если на предприятии введена повременная оплата труда, то используются бланки Т-13 и Т-12.
  • Если существует сдельная оплата, то предприятие имеют право разработать свои формы и бланки для учета и контроля.

Форма Т-12 – заполняется в ручном режиме.

Форма Т-13 – используется там, где есть возможность автоматизировать обработку данных учета.

Первый способ ведения табеля – общие рекомендации

В форме Т-12 записи делаются шариковой ручкой, аккуратно, не делая помарок, вручную. Корректор использовать нельзя.

Раздел 1 (графы 1– 6) оформлен таблицей.

В четвертой графе отводится 2 строчки для отметок явки или неявки сотрудника. Особенность заполнения:

  • первая строка заполняется заглавными буквами (условные обозначения);
  • во вторую строку записывается цифра, обозначающая число отработанных часов, за определенный период;

Раздел 2 заполняет бухгалтер.

Этот раздел представлен в виде таблицы, куда заносится номер табеля для каждого работника, его оклад и отработанное время. По этим данным начисляется зарплата.
На четвертой странице формы вписываются данные, которые помогут составить статистические отчеты. Она заполняется согласно специальной инструкции.

Второй способ ведения


В форме Т-13 некоторые графы уже заполнены в автоматическом режиме: подразделение, фамилия и профессия работника, номер табеля.

Принятые условные обозначения.

Полный перечень можно увидеть в форме Т – 12. Некоторые основные представлены в таблице:

  • Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код.
  • Явка по обычному графику Я 01.
  • Ночные часы Н 02.
  • Выход в праздничные и выходные РП 03.
  • Переработка С 05.
  • Командировка К 06.
  • Отпуск ОТ 09.
  • Дополнительный отпуск ОД 10.
  • Учебный отпуск У 11.
  • Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12.
  • Учебный отпуск за свой счёт УД 13.
  • Декретный отпуск Р 14.
  • Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет ОЖ 15.
  • Отпуск за свой счёт ОЗ 17.
  • Больничный Б 19.
  • Сокращённый рабочий день ЛЧ 21.
  • Прогул ПР 24.
  • Нерабочие дни, выходной В 26.
  • Отсутствие по неизвестной причине НН 30.

Основные формы табелей


Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Рисунок 1. Форма Т-12.

На рисунке 1 – пример правильного учета времени той категории работников, у которых сокращен рабочий день на законных основаниях.

Так, накануне государственных праздников рабочий день короче, чем обычно, на один час. Этим право пользуются все сотрудники организаций. В табеле ставится цифра семь.
Пример. У работника Сидорова В.П. продолжительность рабочего дня – 7 часов. Перед праздником она составит 6 часов и в табеле выставляется цифра шесть. Этот пункт обязательно нужно соблюдать, чтобы не было переработки.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Рисунок 2. Форма Т-13.

Кто имеет право заполнять табель

Он может заполняться любым сотрудником, назначенным соответствующим распоряжением. Например:

  • Табельщик – если существует должность в штатном расписании. Заполнение табеля будет его прямой обязанностью.
  • Другой кадровый сотрудник. Для него ведение табеля – одна из основных обязанностей. Поэтому она, в числе других, прописывается или в трудовом договоре, или в его должностной инструкции.
  • Инспектор по кадрам.
  • Любой другой работник, которому поручены эти обязанности.

Типичные ошибки, которые встречаются в табеле

Ситуация 1.

Работник идет в очередной отпуск. Помним, что выходные дни отпуска входят в число календарных дней и не отмечаются буквой «В» (выходной). Можно поставить условное обозначение в виде «ОТ», или цифру – «09».

Пример. Работник Рычков В.В. оформляет отпуск на 14 календарных дней с 4.06 по 18.06. Учитываем, что 12 июня – Государственный праздник. Табель будет заполняться так, как показано на рисунке 3.

Ситуация 2.

Работник, находясь в отпуске с 1.06 по 15.06, заболел. Он сообщает администрации предприятия о своей болезни с 4.06 по 9.06 (6 дней). Имеется больничный лист.
Отпуск у него продлится на 6 дней, которые он не использовал из-за болезни.

В этом примере работник использовал три календарных дня отпуска, затем заболел, и у него оставалось еще 11 календарных дней. Выйти на работу он должен 22 июня.

Каким образом заполняется табель на совместителей

Если совместитель «приходящий» с другого предприятия, то в табеле он вписывается в отдельную строку с присвоением персонального табельного номера.
Основному же работнику, который выполняет дополнительную работу в качестве совместителя, присваивают два табельных номера по двум различным табелям.
Либо как вариант, ведется один табель, но для каждой занимаемой им должности – отдельная строка и два разных табельных номера.

Особые случаи оформления командировки в табеле


Определяя продолжительность командировок, отпусков или других моментов, можно воспользоваться такими рекомендациями:

  1. Командировка помечается буквой «К». Продолжительность командировки отмечена в соответствующем приказе.
  2. Если, во время нахождения сотрудника в командировке будет выходной или день праздника, то он оплачивается двойным тарифом. В табеле ставится отметка «К М», а не выходной «В».

Как правильно отметить командировку, если сотрудник находится на больничном? Случай из практики.

В целях производственной необходимости администрация предприятия принимает решение вызвать его и отправить в командировку еще до «закрытия» больничного листа. В этой ситуации действия администрации и работника являются нарушением трудового законодательства.

Табельщик по факту заполняет табель так:

  1. Отмечается факт неявки (болезнь) до начала командировки условным обозначением «Б».
  2. Условным обозначением «К» отмечаются дни командировки.
  3. После возвращения из нее ставим или «Б» (если больничный еще не закрыт), или «Я» – при закрытом больничном листе.

Но, при таком заполнении табеля, возможны последствия.

Риск 1. Если записи будут выглядеть так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), после нее – «Я» (явка на работу), не закрыв больничного, то, за количество дней нахождения работника в командировке, ФСС России не признает эту часть пособия по болезни.

Риск 2. Если заполнен табель будет так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), а после нее – продолжение болезни «Б» – то, ФСС откажется компенсировать всю сумму пособия.

Необходимо помнить, что пособие выплачивается по болезни. Если сотрудник вышел на работу, значит, он – трудоспособен.

Блиц – советы и рекомендации из опыта работы

  1. Табельщик заполняет бланк, только если есть основания: приказ или письменное распоряжение, или иные документы.
  2. В унифицированной форме вносятся все реквизиты, которые предусмотрены в ней, и заполняются все строки. Незаполненные строки обязательно прочеркиваются.
  3. Составляется два табеля в месяц, за первую его половину и вторую, если начисление зарплаты происходит дважды в месяц.
  4. Ошибки, допущенные при заполнении табеля, корректируются строго установленных правил: сначала зачеркиваются одной чертой неправильные записи, пишутся над ними правильные. Работник, заполняющий табель, ставит свою подпись и подписываются все лица, ответственные за этот документ.
  5. Если табельщику пока неизвестно по какой причине сотрудник не вышел на рабочее место, то в табеле проставляется – НН. При предоставлении оправдательных документов табель корректируется.

Кому и зачем нужен табель

Он, как первичный документ, нужен:

  1. Бухгалтерии. На основании этого документа начисляется зарплата сотруднику. Табель подтверждает тот факт, что работник исполняет свои обязанности.
  2. Налоговой инспекции. Проверяется правильность начисления или удержания налогов с зарплаты. Делается сверка данных отработанного времени, отмеченными в табеле, с данными по выплате зарплаты.
  3. Табель могут потребовать специалисты Фонда социального страхования России. Проверяется правильность выплаты пособий из средств фонда.
  4. Органам Федеральной Миграционной Службы. При проверке работодателей, которые привлекают, в качестве работников, иностранных граждан.
  5. Специалистам Трудовой инспекции. Инспектор, проверяя табель, сможет установить факт нарушения трудового законодательства. Так, проверяя, соблюдение нормы сверхурочных часов, за выявленные отклонения предусматривается штраф. При повторном нарушении ТЗ руководителя могут освободить от занимаемой должности.
  6. Табель может использоваться в качестве доказательства в суде при возникновении трудового спора. Например, правомерность увольнения работника за прогул.
  7. Статистическим органам. Согласно табелю составляются ряд отчетов. Например, отчет по форме П-4.

consultwork.ru

Особенности бланка

В бланке отмечается уход и приход сотрудника. По факту Т-12 и Т-13 являются первыми формами учета. Первую применяют при автоматизированном управлении, если в организации присутствует турникет, а вторую — при ручном заполнении табеля учета рабочего времени. Такие документы применяются для осуществления контроля над служащими, которые обязаны соблюдать трудовой режим. В табелях есть пункты, в которых отмечается количество рабочих часов. Каждая организация предусматривает четкий порядок ведения первичной документации.

т 13 образец заполнения

Образец заполнения табеля рабочего времени представлен ниже. Он включает такие пункты:

  • Отработка. В этом пункте указывают рабочие часы и дни за месяц. Затем эти сведения суммируются.
  • Сведения для зарплаты. Отработка времени и дней разбивается по затратным кодовым обозначениям, на основе которых осуществляют подсчет заработной платы.
  • Неявки. Подобные данные указываются на основе документов, подтверждающих причину отсутствия. Временные, дневные неявки разбивают на кодовые символы.

Образец заполнения Т-13

Учет сведений об отработанных часах осуществляется за счет постоянной регистрации в бланке. Используется Т-13 только в системе управления, которая автоматизирована и модернизирована. Табельный бланк подгоняется под технологию, которая обрабатывает сведения. Образец заполнения формы Т-13 показывает нам таблицу с такими данными:

  • реквизитные сведения, в которых заранее указан отдел, Ф. И. О., квалификация, номер работника;
  • в первых ячейках указывается затраченное и отработанное время;
  • последующие графы носят информационный характер о результатах работы;
  • в конечных пунктах вписываются неявки, общее количество смен, выходных.

бланк табеля рабочего времени упрощенный

Образец заполнения табеля рабочего времени представлен ниже. Он включает такие пункты:

  • Отработка. В этом пункте указывают рабочие часы и дни за месяц. Затем эти сведения суммируются.
  • Сведения для зарплаты. Отработка времени и дней разбивается по затратным кодовым обозначениям, на основе которых осуществляют подсчет заработной платы.
  • Неявки. Подобные данные указываются на основе документов, подтверждающих причину отсутствия. Временные, дневные неявки разбивают на кодовые символы.

Образец заполнения Т-13

Учет сведений об отработанных часах осуществляется за счет постоянной регистрации в бланке. Используется Т-13 только в системе управления, которая автоматизирована и модернизирована. Табельный бланк подгоняется под технологию, которая обрабатывает сведения. Образец заполнения формы Т-13 показывает нам таблицу с такими данными:

  • реквизитные сведения, в которых заранее указан отдел, Ф. И. О., квалификация, номер работника;
  • в первых ячейках указывается затраченное и отработанное время;
  • последующие графы носят информационный характер о результатах работы;
  • в конечных пунктах вписываются неявки, общее количество смен, выходных.

бланк табеля рабочего времени упрощенныйПоследние сведения заполняются в конце отчетного периода. Правильность заполнения табеля учета рабочего времени гарантирует выполнение свода правил, установленных руководителем.

Для чего нужен бланк

Формы созданы для статистического отсчета времени в целях осуществления оплаты. Учет ведется в момент работы. Под понятием часы труда следует понимать промежуток, когда сотрудник находится на месте работы и осуществляет деятельность. Этот показатель иногда видоизменяется. К примеру, когда человек трудится сверхурочно.

Учет времени составляется на основе отработок, переработок и недоработок (сделка, сверхурочные, совместительство, командировки). Рабочее время начинается с момента прихода сотрудника на место работы и оканчивается, когда он фактически освобождается от трудовых обязанностей. Причем эти обстоятельства предусмотрены указаниями нанимателя и внутренним распорядком. Подготовка, основная деятельность, завершение выполняемых задач и поручений — на основании этих данных проводится заполнение табеля учета рабочего времени. Сюда не входит время на:

  • проезд;
  • переодевание;
  • регистрацию.

Некоторые сложности заполнения

Если возникает простой, когда работник выполняет иные поручения, то в бланк эти работы не входят, а выдаются дополнительные разовые наряды. Внутрисменной остановкой деятельности считается пятиминутная задержка производства.

форма т 13 образец заполнения

Рабочие сутки нормированы, формируются на основании недельных и сменных часов с учетом ограничения трудового законодательства. Стандартные трудовые недели составляют выработку 40 часов, а при вредных условиях — 35. Перед праздниками работа сокращается. Если сотрудникам не могут предоставляться такие условия ввиду производства, то необходимо добавить один день с учетом переработки. Ночной труд уменьшает количество рабочих суток в неделю. Если по договору сотрудник трудится по сокращенному принципу, то эти правила на него не действуют. Также нельзя снижать производительное время при непрерывности производственных отношений или ночных сменах.

Суммированный принцип учета

В табеле отмечается приход и уход, а также неявки работника. Однако на некоторых предприятиях не представляется возможным введение принятого бланка по причине непрерывности производственных отношений или определенных категорий сотрудников. В подобных случаях необходимо вести учет посещаемости на суммированном принципе.

образец заполнения табеля рабочего времени

Рабочие сутки нормированы, формируются на основании недельных и сменных часов с учетом ограничения трудового законодательства. Стандартные трудовые недели составляют выработку 40 часов, а при вредных условиях — 35. Перед праздниками работа сокращается. Если сотрудникам не могут предоставляться такие условия ввиду производства, то необходимо добавить один день с учетом переработки. Ночной труд уменьшает количество рабочих суток в неделю. Если по договору сотрудник трудится по сокращенному принципу, то эти правила на него не действуют. Также нельзя снижать производительное время при непрерывности производственных отношений или ночных сменах.

Суммированный принцип учета

В табеле отмечается приход и уход, а также неявки работника. Однако на некоторых предприятиях не представляется возможным введение принятого бланка по причине непрерывности производственных отношений или определенных категорий сотрудников. В подобных случаях необходимо вести учет посещаемости на суммированном принципе.

образец заполнения табеля рабочего времени

Суммированный принцип учета создается на внутреннем распорядке, законодательные и установленные базы в данном случае не действуют. Кроме того, подобный отчет указывает на то, что в зависимости от ситуации рабочее время способно изменяться в большую или меньшую сторону. Недоработки, переработки суммируются в рамках отчетного периода и будут равняться на внутренний распорядок организации. С учетом того, что стандартный принцип рассчитывается на основании кодекса, то в данной ситуации рабочее время будет подсчитано в процессе. Учет на суммированном принципе не предполагает нарушений в общих правилах.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Заполнение документ проводит определенный специалист. На практике принято вносить условные символы на титульные листы формы. Отработанное время учитывается на основе всего предприятия или его структурных подразделений. Обычно составлением табеля занимается уполномоченное лицо. В бланке указываются и отмечаются следующие сведения:

  • опоздания;
  • простои;
  • сверхурочные;
  • часы и минуты отработок и пр.

правильность заполнения табеля учета рабочего времени

Дни, когда сотрудники не работают, также учитываются, в них указывают следующее:

  • исполнение других обязанностей;
  • командировки;
  • болезни;
  • отпуска;
  • неявки;
  • прогулы;
  • выходные.

Особенности ведения и заполнения книг и бланков

В книге учета рабочего времени, образец которой находится в свободном доступе, присутствует инструкция по ее ведению, а также указана должность того, кто ее заполняет. Табель ведется буквенными единичными обозначениями. Если работник отстраняется от служебных обязанностей ввиду опьянений, то в бланке будет указана фактическая отработка до отстранения. При неявке сотрудника без причины в бланк вписывают кодовое значение «ПР».

книга учета рабочего времени образец

Дни, когда сотрудники не работают, также учитываются, в них указывают следующее:

  • исполнение других обязанностей;
  • командировки;
  • болезни;
  • отпуска;
  • неявки;
  • прогулы;
  • выходные.

Особенности ведения и заполнения книг и бланков

В книге учета рабочего времени, образец которой находится в свободном доступе, присутствует инструкция по ее ведению, а также указана должность того, кто ее заполняет. Табель ведется буквенными единичными обозначениями. Если работник отстраняется от служебных обязанностей ввиду опьянений, то в бланке будет указана фактическая отработка до отстранения. При неявке сотрудника без причины в бланк вписывают кодовое значение «ПР».

книга учета рабочего времени образец

Если работнику было установлено трудиться неполный график, это также должно фиксироваться. Доноры и те, у кого есть нарушения в состоянии здоровья, должны быть учтены определенными обозначениями. Дни отпусков за свой счет тоже вносятся в форму как фактическая отработка или недоработка. Упрощенный бланк табеля рабочего времени предусмотрен у индивидуальных предпринимателей или по договору найма, подряда.

Символы для ведения учета

Символичные значения бланка:

  • Я — дни и часы;
  • Н — ночные смены;
  • РП — праздничные;
  • С — сверхурочные;
  • К — командировка;
  • СХ — сельскохозяйственная отлучка;
  • О — отпуск;
  • ДПО — дополнительные поощрения в виде отгулов;
  • У — выходные из-за облучения;
  • УД — сокращенная форма работы;
  • УБЗ — облучение, отпуск без оплаты;
  • Р — беременность, роды;
  • ОЖ — уход за детьми;
  • Г — неявка из-за государственных поручений;
  • ГЧ — сборы;
  • МО — неявка, ввиду нахождения в медучреждении;
  • Д — доноры;
  • ЛО — социальные выходные;
  • ГБ — устранение бедствии;
  • ДМ — дополнительный выходной;
  • ГС — суд;
  • ОТ — выходные по договору коллектива;
  • Б — нетрудоспособность;
  • Т — неоплачиваемая болезнь;
  • Х — карантин;
  • А — семейно-бытовые проблемы;
  • ОА — инициатива нанимателя;
  • ОАД — не отработанные часы;
  • В — праздники.

Образец заполнения табеля показывает нам, что ничего сложного в его ведении нет. Главное, внимательно заполнять все пункты.

businessman.ru

Пошаговая инструкция по заполнению табеля

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений, применяемых при заполнении второй страницы первого раздела учетной формы.

Шаг 1.

Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2.

Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3.

Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4.

Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5.

Присваиваем порядковый номер и указываем дату заполнения.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем вести заполнение в соответствии со штатным расписанием). Теоретически, данная страница подлежит заполнению в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя о своем отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6.

Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7.

Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8.

Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9.

В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

  • в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
  • в нижней графе указывается продолжительность времени.

Шаг 10.

Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11.

Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12.

Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13.

Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14.

Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15.

Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16.

Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Какие программы используют для заполнения табеля

Для заполнения табеля в автоматическом режиме необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, времени работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и для бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть: где Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Заполненный образец графика учета рабочего времени

Бланк графика учета рабочего времени по форме Т-12

Бланк графика учета рабочего времени по форме Т-13

Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421

clubtk.ru

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Его сведения используются:Рабочее время

  • Для начисления заработной платы, отпускных работников.
  • При проведении проверок различными внешними органами контроля.
  • Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
  • Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

  1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
  2. Листки нетрудоспособности.
  3. Справки и докладные начальников отделов.
  4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Кому необходим учет рабочего времениПользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

  • Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
  • Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:Нужен ли табель учета рабочего времени

  • Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
  • Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
  • Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

 

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

  • Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.
  • Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

 

 

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Код Расшифровка
Я явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время
Н явка и исполнение обязанностей в ночное время
В нерабочие дни
РВ исполнение обязанностей в выходные дни
К командировка
Б неявка по причине временной нетрудоспособности
ОЗ отпуск без оплаты среднего заработка
ОТ основной оплачиваемый отпуск
НН отсутствие на работе по невыясненным причинам

 

Учетная политика предприятияКомпания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения:Нормативная документация

  • ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
  • Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
  • Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

znaybiz.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector