Выдача дубликата трудовой книжки при утере

Выдача дубликата трудовой книжки при утере

Как заполнить дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. В ней фиксируются данные о принятии на работу и об увольнении, повышении по службе, а также сведения о наградах и иных поощрениях.

Кроме всего прочего, это документ строгой отчетности.

Но на каких основаниях человеку может потребоваться ее дубликат? И как его можно получить? Об этом и иных аспектах проблемы расскажет данная статья.

Почему возникает необходимость получения дубликата

Оформление дубликата трудовой книжки — вынужденная процедура. Иногда ее называют «восстановлением» документа, но этот термин не имеет ни юридического, ни просто логического смысла. Речь именно о создании «двойника», дубликата. Рассмотрим, каковы причины, приводящие к необходимости подобных действий:


  • потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
  • умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
  • массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
  • наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Если в утере или порче виновен работодатель

Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.

Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.
Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.

Если она утрачена или испорчена работником


Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Какие данные потребуется восстановить


Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. 2018 год не является исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

  • справки из архивов;
  • данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
  • копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
  • справки от предыдущих нанимателей;
  • выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Как заполняется дубликат

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

Первое правило: вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».

Второе: не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.


Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков. Последняя процедура, завершающая процесс: подпись сотрудника в особой графе этой книги учета. Так он визирует факт получения дубликата.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:


Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

tbis.ru

Правовая база

Чтобы работодатели правильно вели трудовые книжки, вкладыши к ним, а также оформляли дубликат трудовой книжки, помимо Трудового кодекса необходимо использовать:

  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек);
  • Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Если трудовые книжки утрачены работодателем в результате пожара, хищения или иного чрезвычайного происшествия, для их восстановления понадобится еще и Постановление Минтруда России от 24.06.1994 N 50 "Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций".

Основания для выдачи дубликата

Первая причина, по которой работодателю придется заниматься оформлением дубликата, — утрата трудовой книжки работником. Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В таком случае работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления.


Довольно часто при определении последнего места работы возникает вопрос: таковым считается место, где работник трудится сейчас, или предыдущее место работы? А кто должен выдавать дубликат трудовой книжки, если работник нигде не работает? Если работник трудится, то потерять трудовую книжку он не может, так как данный документ находится у работодателя. А если он нигде не работает, то ему следует обратиться к работодателю, совершившему последнее увольнение, причем неважно, сколько времени прошло с момента такого увольнения. Например, Омским областным судом рассматривалось дело по иску об обязании работодателя выдать работнику дубликат трудовой книжки. Суд установил, что работник уволился из организации в 2005 г. и больше нигде не работал. Но в 2012 г. он потерял трудовую книжку и обратился в эту организацию с заявлением о выдаче ему дубликата. Однако дубликат выдавать ему отказались, сославшись на то, что работник не представил доказательств того, что работа в данной организации является его последним местом работы. Суд при разрешении спора указал, что действующее законодательство не наделяет работодателя правом требовать от работника представления каких-либо письменных документов в доказательство того факта, что эта работа является для него последней. Поэтому требования работника были удовлетворены (Апелляционное определение от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).


Также работнику должен быть выдан дубликат, если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.). На основании п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек в таком случае работодатель по последнему месту работы оформляет дубликат трудовой книжки, в который переносит все произведенные в трудовой книжке записи. При этом на первой странице (титульном листе) пришедшей в негодность трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Выдать дубликат, возможно, придется и в случае наличия записи в трудовой книжки, впоследствии признанной недействительной. Согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат", а на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат&quo.
недоказанностью их участия в совершении преступления. В таком случае работодатель также обязан выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформляем дубликат

Прежде всего напомним, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета без каких-либо сокращений. Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц — двухзначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 10 февраля 2014 г., в его трудовой книжке делается запись: "10.02.2014".

Теперь нужно заполнить титульный лист трудовой книжки. На нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество (записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
  • дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

  • сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном). Запись вносится только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
  • сведения о профессии и (или) специальности (отражаются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов).

Не забудьте в правом верхнем углу титульного листа сделать надпись "Дубликат".

Как и в обычной трудовой книжке, после указания даты заполнения дубликата работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных сведений. Кроме работника эту страницу подписывает сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы).

После заполнения титульного листа переходят к заполнению раздела "Сведения о работе". В этот раздел нужно внести:

  • информацию об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Отметим, что общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Сведения о таком стаже берутся или из документов, представленных работником (копий приказов о приеме на работу, увольнении, трудовых договоров, справок и пр.), или из трудовой книжки (если дубликат выдается взамен испорченной трудовой книжки либо в случае признания записи недействительной).

Как устанавливать стаж при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств), сказано в п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В частности, для этого органы исполнительной власти субъекта РФ создают комиссию по установлению стажа, в состав которой включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

После указания общего трудового стажа работника производятся записи по отдельным периодам работы в следующем порядке:

  • в графе 2 проставляется дата приема на работу;
  • в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В графе 4 отражаются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Пошаговая процедура выдачи дубликата

1. Подача работником заявления. Чтобы работодатель мог исполнить свою обязанность по выдаче дубликата трудовой книжки, работник должен обратиться к нему с соответствующим заявлением (устной просьбы недостаточно). На это обращают внимание и суды. Например, Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 06.08.2012 N 33-10497/2012 указал, что обязанность работодателя выдать новую трудовую книжку без заявления работника ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрена.

Если дубликат будет оформляться в связи с признанием записи недействительной, дополнительно работник представляет трудовую книжку с этой записью.

2. Регистрация заявления в установленном в компании порядке (например, в журнале регистрации заявлений или журнале регистрации входящей документации).

3. Оформление дубликата трудовой книжки в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

4. Внесение сведений в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней, которая ведется бухгалтерией организации. Именно в этой книге регистрируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней (с указанием серии и номера каждого бланка).

5. Выдача дубликата трудовой книжки работнику на руки при условии, что он уволен из организации. Если он продолжает работать, дубликат хранится у работодателя до момента увольнения работника. Также не выдается на руки работнику оформленный дубликат трудовой книжки в случае, когда перевод признается незаконным и работник остается трудиться у работодателя.

Выдача дубликата трудовой книжки регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В заключение

Подводя итог, скажем, что не стоит игнорировать требования работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, так как в случае возникновения трудового спора суд встанет на сторону работника и помимо возложения на работодателя обязанности по оформлению и выдаче дубликата может взыскать с него не полученный работником заработок за задержку выдачи дубликата. Отметим, что в судебной практике немало подобных решений. Например, Приморский краевой суд в Определении от 12.02.2013 по делу N 33-519 указал: несмотря на обращение истца с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки, ЗАО <…> не приняло никаких мер по восстановлению его трудовой книжки, нарушило установленные законом сроки выдачи дубликата, в связи с чем суд пришел к правильному выводу о возложении на ответчика обязанности по возмещению истцу утраченного им заработка за указанный период.

Апрель 2014 г.

www.mosbuhuslugi.ru

 

 Работники не так уж часто, но все же обращаются к работодателям за оформлением дубликата трудовой книжки. Причины бывают разные: трудовая утрачена, стала непригодной для дальнейшего использования… Но не всегда дубликат оформляется по просьбе работника. В некоторых случаях работодатель сам должен инициировать выдачу дубликата. О том, в каких конкретно случаях работодатель обязан оформить дубликат, может ли отказать работнику в его оформлении, как правильно внести записи и на основании каких документов, расскажем в статье.

 Нормативное регулирование 

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата трудовой книжки, являются:

— Трудовой кодекс;

— Правила ведения и хранения трудовых книжек¹;

— Инструкция по заполнению трудовых книжек².

———————————

¹ Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

² Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. 

Кроме этого, нередко применяется Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50. 

Выдача дубликата по заявлению работника

 Утрата трудовой книжки работником 

Это первая ситуация, когда работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки работнику. Для этого работник должен подать заявление с просьбой об оформлении дубликата работодателю по последнему месту работы. Здесь возникает вопрос: какого работодателя считать «последним»? Если работник уволился с одного места работы и успел трудоустроиться к новому работодателю, последним местом будет считаться новая работа. А если нового трудоустройства не произошло, то работнику, потерявшему трудовую книжку, следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она является последним местом работы. Хотя некоторые работодатели так не думают.

К. (истец) работал с 29.03.2005 по 13.07.2005 в ИППУ СО РАН (ответчик) в должности инженера 11-й категории по ремонту и эксплуатации зданий и сооружений. 13.03.2012 в связи с утратой трудовой книжки К. обратился к ИППУ СО РАН с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с записью о работе в данном учреждении. Ответчик в удовлетворении заявления К. отказал, так как тот не представил доказательств того, что работа у ответчика — последнее место работы. С требованием обязать ИППУ СО РАН выдать дубликат трудовой книжки К. обратился в суд.

Советский районный суд г. Омска, отказывая в удовлетворении требований К., исходил из отсутствия доказательств, подтверждающих предыдущую и последующую трудовую деятельность К. до и после работы у ответчика. Однако судебная коллегия Омского областного суда сочла данный вывод суда неверным, противоречащим требованиям трудового законодательства, и вот почему.

Согласно п. п. 31 — 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Довод представителя ответчика о том, что истец не представил в учреждение доказательства того, что работа в ИППУ СО РАН — его последнее место работы, является несостоятельным, в связи с чем не мог быть принят во внимание при разрешении спора.

Действующие в настоящее время Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек, в отличие от ранее регламентировавших вопросы ведения трудовых книжек нормативных правовых актов (Постановление Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (п. 5) и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162 (п. 1.3)), не наделяют работодателя правом требовать у работника представления каких-либо документов в доказательство того факта, что работа является последней.

Поскольку вышеуказанные нормативные акты СССР были отменены в 2004 г., работник, утративший трудовую книжку, может обратиться с заявлением о выдаче дубликата как по последнему месту работы, так и к новому работодателю. Причем законодательством не предусмотрены ограничения при выдаче бывшему работнику дубликата по периоду, прошедшему со дня увольнения. 

Примечание. Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

 Поэтому ранее состоявшееся решение суда было отменено, а ИППУ СО РАН обязали выдать дубликат трудовой книжки (Апелляционное определение Омского областного суда от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).

Общие правила внесения записей в дубликат трудовой книжки рассмотрим ниже. 

Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению 

Трудовая книжка в процессе использования может прийти в негодность — обгореть, порваться или испачкаться и т.п. Тогда работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата — согласно п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат.

В оформлении дубликата по данной причине есть одна особенность. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат, серия… номер…». В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.

Отметим, что, если из-за обгорания, обрыва страниц и т.д. некоторые записи утрачены или их невозможно прочитать, нужно потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте. 

Наличие записи, которая впоследствии признана недействительной 

В соответствии с абз. 4 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется в таком же порядке, как при заполнении новой трудовой книжки, при этом сведения должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата. А сведения о работе вносятся в порядке, установленном для заполнения дубликата трудовой книжки. 

Обратите внимание! Работодатель по письменному заявлению лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности (установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью участия в совершении преступления), должен выдать им дубликат трудовой книжки без записи об увольнении, признанной недействительной (п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек). 

Некоторые работодатели в случае признания записи об увольнении или переводе незаконной просто признают ее недействительной, игнорируя требование работника о выдаче дубликата. Однако такое поведение работодателя может привести к судебным разбирательствам. Например, Е. был уволен из ООО «VIP-Авто» с должности заведующего рекламационным складом отдела закупок запасных частей в связи с утратой доверия материально ответственного лица за совершение виновных действий по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В трудовой книжке об этом сделана запись. На основании Определения Советского районного суда г. Самара ООО «VIP-Авто» 23.03.2012 в трудовой книжке Е. сделана запись N 13, в соответствии с которой запись N 12 об увольнении по инициативе работодателя в связи с утратой доверия считается недействительной, он уволен по собственному желанию — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Получив на руки трудовую книжку, Е. неоднократно обращался к бывшему работодателю с просьбой выдать ему дубликат трудовой книжки без внесения записи, признанной недействительной, однако тот ответил отказом, сославшись на то, что запись N 13 сделана в соответствии с Определением суда.

Суд пришел к выводу о незаконности отказа в выдаче дубликата трудовой книжки, так как требование истца выдать ему дубликат без записи, признанной недействительной, является законным, обоснованным и подлежащим удовлетворению в силу п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Апелляционное определение Самарского областного суда от 19.11.2012 по делу N 33-10574). 

Порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки 

Начнем с азов заполнения трудовых книжек и напомним, что записи дат во всех разделах книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение».

Ну а теперь перейдем непосредственно к заполнению. Первым делом нужно оформить титульный лист, на котором кроме указания «Дубликат» должны приводиться следующие сведения о работнике:

— фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);

— дата рождения (полностью (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);

— образование (только на основании надлежаще заверенных документов — аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

— профессия, специальность (на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов).

Кроме этого, обязательно нужно проставить дату заполнения дубликата.

Внизу титульного листа правильность внесения сведений работник подтверждает своей подписью. Также расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы).

На основании п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения:

— об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

— о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. 

К сведению. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. 

Где взять сведения о стаже работника?

Работник должен представить документы, подтверждающие предыдущие периоды работы. Это могут быть справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы, профсоюзный билет, расчетная книжка и другие документы. Кроме этого, предыдущие периоды работы могут подтверждаться письменными трудовыми договорами, послужными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. 

Примечание. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю при оформлении дубликата трудовой книжки

На основании п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.

Также для установления стажа трудовой деятельности, предшествующей выдаче дубликата, можно использовать сведения, содержащиеся у ПФР: справки о периоде уплаты страховых взносов, выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗИ-5)³ и пр.

———————————

³ Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (в ред. от 28.01.2013). 

В любом случае представляемые документы должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Пример заполнения дубликата приведем ниже. После заполнения дубликата необходимо внести сведения о нем в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Напомним, что форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 . 

  N  
записи
      Дата       Сведения о приеме на 
 работу, переводе на  
   другую постоянную  
 работу, квалификации,
увольнении (с указанием
   причин и ссылкой на
 статью, пункт закона)
  Наименование, 
  дата и номер  
  документа, на 
    основании   
    которого    
     внесена    
     запись     
число месяц  год
  1           2                   3                  4       
        Общий трудовой стаж     
        составил 7 лет 27 дней.  
   1    10   10 2004 Принята в общество с   Справка ООО     
        ограниченной           «Промстрой» от  
        ответственностью       30.05.2013      
        «Промстрой» продавцом.  
   2    23   04 2007 Трудовой договор       Справка ООО     
        расторгнут по          «Промстрой» от  
        инициативе работника,  30.05.2013      
        пункт 3 части первой  
        статьи 77 Трудового     
        кодекса Российской      
        Федерации.              
   3    24   04 2007 Принята в открытое     Копия приказа ОАО
        акционерное общество   «Звезда» от     
        «Звезда» продавцом-    24.04.2007 N 23-к
        консультантом.          
   5    10   07 2009 Переведена на должность Копия приказа ОАО
        старшего продавца.     «Звезда» от     
          10.07.2009 N 14 
   6    05   11 2011 Трудовой договор       Копия приказа ОАО
        расторгнут по          «Звезда» от     
        соглашению сторон,     10.07.2011      
        пункт 1 части первой N 101-к         
        статьи 77 Трудового     
        кодекса Российской      
        Федерации.              
        Общество с ограниченной  
            ответственностью    
         «Ветер» (ООО «Ветер»)  
   7    06   11 2011 Принята на должность   Приказ от       
        менеджера по продажам. 06.11.2011 N 36-п

Если работодатель потерял книжки 

Причиной утраты трудовых книжек может стать не только работник, но и работодатель. Он может их потерять при переезде из одного помещения в другое или утратить ввиду непредвиденного обстоятельства — кражи, наводнения, пожара. Что делать в таком случае? Нужно оформить дубликаты всех утраченных трудовых книжек. Однако есть определенные сложности — в частности, они могут возникнуть с установлением стажа предыдущей работы.

Если у работодателя произошла массовая утрата трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства), трудовой стаж этих работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для создания такой комиссии работодателю необходимо обратиться с заявлением в органы исполнительной власти субъекта РФ с указанием причин массовой утраты. Форма заявления произвольная, однако в некоторых субъектах разработаны к таким заявлениям требования, которые можно увидеть на едином портале госуслуг, а в некоторых субъектах приняты нормативные акты о работе таких комиссий¹. Например, в одной из областей при заполнении заявления не допускается использование сокращений слов и аббревиатур.

———————————

¹ Распоряжение Правительства Нижегородской области от 28.03.2002 N 163-р «О создании областной межведомственной комиссии по установлению стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций» (ред. от 24.12.2012).

 

На заявлении должны стоять личная подпись и дата. Оно может выглядеть так.

 

            Общество с ограниченной ответственностью «Кнопка»           

              603012, г. Нижний Новгород, пр. Ленина, д. 75             

                       e-mail: knopka-nn@yandex.ru                                

тел. (831) 266-66-66, факс (831) 266-66-96                                                                                        

Исх. N 42         от 15.05.2013                                                                                                                

Начальнику департамента социальной защиты населения, труда и занятости Нижегородской области         

                                                                Заявление                       

о создании комиссии по установлению трудового стажа работников связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации                                   

     

     Прошу  создать  и  организовать  работу  комиссии  по  установлению  трудового  стажа  работников  ООО «Кнопка»  в  связи с массовой утратой  трудовых  книжек   в   результате   чрезвычайной   ситуации  —  пожара,  произошедшего  07.05.2013  в  офисе,  расположенном  по адресу: 603012,  г. Нижний Новгород, пр. Ленина, д. 75.                                 

     Прошу установить на комиссии трудовой стаж следующим работникам ООО  «Кнопка»:                                        

     1. Карандашову Ивану Ивановичу, 1977 года рождения.                

     2. Ручкину Петру Петровичу, 1972 года  рождения.                   

     3. Скрепкиной Анне Николаевне, 1979 года рождения.                 

     Прошу включить в состав комиссии:                                  

     1. Лоткову Ольгу Геннадьевну — инспектора ОК ООО «Кнопка».          

     2. Линейкину  Анну  Игоревну — бухгалтера  по начислению заработной  платы ООО «Кнопка».                                                                                                              

     Приложение:   справка  ОФПС  Пожарной  части  N 029  от  08.05.2013  N 1245-5.                                                              

                                                                        

     Директор             Зажимов            /П.Н. Зажимов/              

 

Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций установлен Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50. В частности, комиссия устанавливает факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

 К сведению. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт, — направить запросы в организации, учреждения, архивы.

 По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого работника. На основании такого акта оформляется и выдается дубликат трудовой книжки. При этом в графе 4 книжки указываются дата и номер акта комиссии, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

В каком порядке вносятся записи?

После записи об общем трудовом стаже его необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, предоставленными работником, или актом комиссии, в следующем порядке:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата приема на работу;

— в графе 3 — наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись.

После записи о приеме на работу в конкретную организацию делают запись об увольнении из нее:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);

— в графе 3 — причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные);

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

 

alianskadrovic.ru

Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки

Какие штрафы грозят?

Какие штрафы?  N  
записи       Дата       Сведения о приеме на 
 работу, переводе на  
   другую постоянную  
 работу, квалификации,
увольнении (с указанием
   причин и ссылкой на
 статью, пункт закона)   Наименование, 
  дата и номер  
  документа, на 
    основании   
    которого    
     внесена    
     запись      число месяц  год   1           2                   3                  4                Общий трудовой стаж              составил 7 лет 27 дней.      1    10   10 2004 Принята в общество с   Справка ООО              ограниченной           «Промстрой» от           ответственностью       30.05.2013               «Промстрой» продавцом.      2    23   04 2007 Трудовой договор       Справка ООО              расторгнут по          «Промстрой» от           инициативе работника,  30.05.2013               пункт 3 части первой           статьи 77 Трудового              кодекса Российской               Федерации.                  3    24   04 2007 Принята в открытое     Копия приказа ОАО         акционерное общество   «Звезда» от              «Звезда» продавцом-    24.04.2007 N 23-к         консультантом.              5    10   07 2009 Переведена на должность Копия приказа ОАО         старшего продавца.     «Звезда» от                10.07.2009 N 14     6    05   11 2011 Трудовой договор       Копия приказа ОАО         расторгнут по          «Звезда» от              соглашению сторон,     10.07.2011               пункт 1 части первой N 101-к                  статьи 77 Трудового              кодекса Российской               Федерации.                       Общество с ограниченной               ответственностью              «Ветер» (ООО «Ветер»)      7    06   11 2011 Принята на должность   Приказ от                менеджера по продажам. 06.11.2011 N 36-п

Если работодатель потерял книжки 

Причиной утраты трудовых книжек может стать не только работник, но и работодатель. Он может их потерять при переезде из одного помещения в другое или утратить ввиду непредвиденного обстоятельства — кражи, наводнения, пожара. Что делать в таком случае? Нужно оформить дубликаты всех утраченных трудовых книжек. Однако есть определенные сложности — в частности, они могут возникнуть с установлением стажа предыдущей работы.

Если у работодателя произошла массовая утрата трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства), трудовой стаж этих работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для создания такой комиссии работодателю необходимо обратиться с заявлением в органы исполнительной власти субъекта РФ с указанием причин массовой утраты. Форма заявления произвольная, однако в некоторых субъектах разработаны к таким заявлениям требования, которые можно увидеть на едином портале госуслуг, а в некоторых субъектах приняты нормативные акты о работе таких комиссий¹. Например, в одной из областей при заполнении заявления не допускается использование сокращений слов и аббревиатур.

———————————

¹ Распоряжение Правительства Нижегородской области от 28.03.2002 N 163-р «О создании областной межведомственной комиссии по установлению стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций» (ред. от 24.12.2012).

 

На заявлении должны стоять личная подпись и дата. Оно может выглядеть так.

 

            Общество с ограниченной ответственностью «Кнопка»           

              603012, г. Нижний Новгород, пр. Ленина, д. 75             

                       e-mail: knopka-nn@yandex.ru                                

тел. (831) 266-66-66, факс (831) 266-66-96                                                                                        

Исх. N 42         от 15.05.2013                                                                                                                

Начальнику департамента социальной защиты населения, труда и занятости Нижегородской области         

                                                                Заявление                       

о создании комиссии по установлению трудового стажа работников связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации                                   

     

     Прошу  создать  и  организовать  работу  комиссии  по  установлению  трудового  стажа  работников  ООО «Кнопка»  в  связи с массовой утратой  трудовых  книжек   в   результате   чрезвычайной   ситуации  —  пожара,  произошедшего  07.05.2013  в  офисе,  расположенном  по адресу: 603012,  г. Нижний Новгород, пр. Ленина, д. 75.                                 

     Прошу установить на комиссии трудовой стаж следующим работникам ООО  «Кнопка»:                                        

     1. Карандашову Ивану Ивановичу, 1977 года рождения.                

     2. Ручкину Петру Петровичу, 1972 года  рождения.                   

     3. Скрепкиной Анне Николаевне, 1979 года рождения.                 

     Прошу включить в состав комиссии:                                  

     1. Лоткову Ольгу Геннадьевну — инспектора ОК ООО «Кнопка».          

     2. Линейкину  Анну  Игоревну — бухгалтера  по начислению заработной  платы ООО «Кнопка».                                                                                                              

     Приложение:   справка  ОФПС  Пожарной  части  N 029  от  08.05.2013  N 1245-5.                                                              

                                                                        

     Директор             Зажимов            /П.Н. Зажимов/              

 

Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций установлен Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50. В частности, комиссия устанавливает факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

 К сведению. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт, — направить запросы в организации, учреждения, архивы.

 По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого работника. На основании такого акта оформляется и выдается дубликат трудовой книжки. При этом в графе 4 книжки указываются дата и номер акта комиссии, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

В каком порядке вносятся записи?

После записи об общем трудовом стаже его необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, предоставленными работником, или актом комиссии, в следующем порядке:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата приема на работу;

— в графе 3 — наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись.

После записи о приеме на работу в конкретную организацию делают запись об увольнении из нее:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);

— в графе 3 — причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные);

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

 

alianskadrovic.ru

Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки

Какие штрафы грозят?

Какие штрафы?Конечно, потеря трудовой книжки для работодателя не пройдет незамеченной, но только в случае если вы сами сообщите об этом в трудовую инспекцию. Работодателю грозят различные штрафы и другие наказания, которые могут носить различный характер.

В трудовом кодексе прописана ответственность за потерю трудовой книжки работника. В статье 232 -234 говорится о том, какие санкции возможны за подобное поведение и подробно описывается их исполнение. Так, ответственность работодателя за потерю трудовой книжки грозит ему штрафом.

Во первых, штрав прописан в кодексе административных правонарушениях а именно в пункте 5.27 и в зависимости от индивидуальных особенностей ситуации, может доходить от 100 до 5000 рублей.

Также стоит помнить о том, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав, интересов и свобод..

Также не стоит забывать об упущенной или же неполученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Также стоит иметь ввиду, что каждый день задержания выдачи трудовой способствует тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Что такое дубликат трудовой книжки?

Что такое дубликат?Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально.

Что представляет из себя сам дубликат трудовой книжки. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна (подробнее — тут).

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми. Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом.

Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Об этих правилах — в этой статье. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Что делать если вы, как работодатель, потеряли трудовую своего работника?

Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом.

При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:

  1. оповестить об этом работника;
  2. принять заявление от работника;
  3. направить запросы в бывшие места работы работника;
  4. явиться в пенсионный фонд нашей страны;
  5. оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
  6. внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
  7. заполнить дубликат трудовой книжки;
  8. выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Конечно все вышеперечисленное нами – это общие правила оформления дубликата, однако в следующих пунктах мы попытаемся ознакомить вас с нюансами получения дубликата, чтобы вас не осталось вопросов относительно того как делать подобную процедуру.

Кто пишет заявление, оплачивает штрафы?

Кто пишет заявление?Написав данный заголовок, мы имеем ввиду заявление, которое пишется с просьбой выдать дубликат. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.

В связи с этим фактом и некоторыми обстоятельствами при их наличии вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.

На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.

Если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если же вы являетесь работодателем и вам сообщили о том, что трудовая книжка конкретного работника утеряна – не нужно терять самообладание. Вы работодатель, а значить именно вы несете ответственность за деятельность каждого из своих работников.

Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Пошаговая инструкция: порядок и правила заполнения дубликатов трудовых книжек

Пошаговая инструкцияРаботодатель должен произвести следующие действия для того, чтобы предоставить в ближайшие сроки работнику дубликат трудовой книжки.

  1. Работодатель должен собрать полученные сведения из пенсионного фонда о том, где работал работник раньше, а также сведения, полученные после рассылки обращений к другим работодателям работника.
  2. Далее работодатель должен приобрести бланк трудовой книжки.
  3. Работодатель пишет о том, что заполняемый документ является не более, чем дубликатом.
  4.  Далее в бланки дубликата вносятся необходимые сведения о местах работы, заполняется титульный лист.
  5.  Последним этапом трудовая книжка предоставляется работнику и он знакомится с содержимым дубликата. Если он не находит ошибок, то можно считать что работодатель справился со своей задачей.

Как должен выглядеть дубликат трудовой книжки — точно также, как и оригинал:
как должен выглядеть дубликат трудовой книжки

Заявления

ЗаявлениеЗаявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет. В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд.

Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом. Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.

Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере. Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком.

Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата — пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.

Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Сроки

Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку.

Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю, но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Как правильно заполнять дубликат трудовой?

Как правильно заполнять дубликат?Дубликат трудовой книжки также имеет титульный лист. В нем вписывается фамилия, имя отчество работника, ставится год его рождения, а также специальность и образование. Например: Иванов Сергей Петрович, 4.06.1987 года, программист, системный администратор в фирме.

Ниже ставится подпись руководителя и его печать, а также подпись работодателя. На другой стороне разворота указывается дата выдачи дубликата и само слово дубликат.

В бланках дубликата указывается вся информация, касаемая осуществления трудовой деятельности работника в разный период по сведениям, которые удалось восстановить. Сначала пишется порядковый номер записи, все делается арабскими цифрами и непременно по порядку.

Затем ставится запись о дате внесения записи. Также ставится запись со сведениями о работе, например, принят или же уволен. Также в трудовой может указываться факт повышения квалификации и получения награждения.

Далее ставится порядковый номер документа на основании которого было сделано подобное заявление в трудовой и подпись, и печать организаций. Кончено, печати восстановить не удастся (о печати в трудовой читайте тут), так же как и подписи, но, в общем и целом, заполнение дубликата мало чем отличается от трудовой книжки.

Записи в трудовой книжки должны иметь примерно такой вид: «1. 15.11.2015 г. ООО Стройгрант Принята на должность секретаря Приказ № 1 от 15.11.2015 г.». только после этого ставится печать и дата.

Например, если между двумя принятиями на работу есть существенный разрыв во времени, а одна из организаций так и не прислала вам факт подтверждения работы работника, то оставьте пару свободных строк. Это делается для того, чтобы вы могли вписать недостающую информацию, в случае если она внезапно появится.

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения:
дубликат трудовой книжки образец заполнения образец

Заключение

Потеря трудовой книжки это, безусловно, стресс как и для работника, так и для работодателя. Работник боится остаться обманутым и в дураках, ведь получается, что честно наработанный им стаж пропал и теперь без трудовой книжки его не возьмут ни на какую работу.

Работодатель в свою очередь боится плохой репутации, которую ему может создать работник, а также боится баснословных штрафов.

Работодатель должен направить все свои силы на восстановление дубликата, а работник не должен мешать ему объявлениями штрафом. При таком взаимодействии вы значительно раньше достигните нужного результата.

lawyer-consult.ru

Содержание дубликата трудовой книжки

Дубликат должен включать следующие сведения:

  1. Общая информация о личности сотрудника (фамилия, имя, отчество сотрудника, день, месяц и год его рождения, полученное образование с отражением специальности или специализации, а также квалификационных характеристик и т.д.).
  2. Основная информация о профессиональном стаже сотрудника, накопленного им в течение жизни и до момента поступления к данному работодателю.
  3. Информация о работе, свидетельствующая о функциональных обязанностях, а также различных награждениях и поощрениях за трудовую деятельность, которые были записаны на предыдущем рабочем месте.

Особо следует подчеркнуть тот факт, что стаж трудовой деятельности учитывается комплексно без указания наименования организации, должностей и периодов. Иными словами, в дубликат по общим правилам вписывается общее количество рабочих лет, месяцев и дней.

Каждая вносимая в дубликат запись должна быть произведена на основании подтверждающих документов. К таким документам можно отнести следующие:

  • трудовой договор}
  • выписки из лицевого счета}
  • грамоты}
  • личное дело или карточка}
  • ордена}
  • соответствующие справки и т.д.

Чтобы доказать свою трудовую деятельность, работник должен предоставить работодателю или сотруднику отдела кадров оригиналы имеющихся документов о своем профессиональном стаже для снятия копий. После этого копии должны быть заверены в установленном порядке: на каждой странице с оттиском проставляется запись или штамп «Копия верна», подпись удостоверяющего с расшифровкой, печать и дата. При этом правом заверить их обладает как сам руководитель предприятия, так и начальник или уполномоченный сотрудник отдела кадров. Затем оригиналы возвращаются их владельцу.

В том случае, если предоставленные документы не полностью раскрывают сведения о рабочих моментах в прошлом, то в дубликате отражаются только имеющиеся данные.

Особенности оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Многие работники и работодатели не знают точно, надо ли писать заявление, чтобы сделать дубликат трудовой книжки при утере работником. Законодательством, регламентирующим порядок ведения, заполнения и учета движения трудовых книжек, в том числе содержание записей в дубликатах, установлено, что дубликат выдается работодателем в течение 15 дней с того дня, когда работник подал письменное заявление об утере трудового документа.

Таким образом, для получения дубликата взамен утерянной трудовой книжки, обязательно нужно написать соответствующее заявление и представить его в отдел кадров или непосредственно работодателю.

Помимо заявления, написанного работником, в отдел кадров предоставляются все документы, которые прямо или косвенно подтверждают его трудовую деятельность. На основании этих документов воспроизводятся все необходимые записи, а именно:

  1. графа 1: ставится порядковый номер производимой записи}
  2. графа 2: отражаются дата зачисления на работу, а также дата увольнения из организации}
  3. графа 3: записываются наименование предприятия, в котором был трудоустроен работник, подразделение, а также вписывается должность, специальность, профессия и квалификационные характеристики} причина увольнения, а также возможный перевод работника в иное подразделение в рамках трудовой деятельности у одного и того же работодателя}
  4. графа 4: вносятся наименование документа, являющегося правовым основанием для совершения каждой записи, его порядковый номер и дата составления.

Надо ли писать заявление чтобы сделать дубликат трудовой книжки при утере работникомЕще одной принципиальной особенностью при оформлении дубликата является то, что необходимо знать, пишется ли слово «дубликат» в новой трудовой книжке, если она утеряна, или нет. Правовыми нормами закреплено положение, в соответствии с которым в дубликате трудовой книжки, на титуле с правой стороны в верхнем углу, ставится отметка в виде надписи «Дубликат».

Трудовая книжка – это важный документ, за которым ведется строгое наблюдение и учет: выдавать на руки ее оригинал работодатель вправе только в день увольнения работника, что прописано в действующем законодательстве. Именно поэтому в книге учета движения данных документов необходимо сделать соответствующую пометку о том, что взамен оригинала выдан его дубликат.

Субъект, осуществляющий выдачу дубликата трудовой книжки

У лица, потерявшего трудовую книжку, может возникнуть мысль о том, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Это самый простой момент, который прямо прописан в законодательстве, в частности в части 32 Постановления Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках». На основании данной правовой нормы, работодатель в последнем рабочем месте человека, утратившего документ, должен выдать ему дубликат трудовой книжки. Причем срок, в течение которого должна быть произведена выдача, составляет максимум 15 дней.

Более сложный процесс выдачи дубликата связан с ситуацией, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих сотрудников. В этом случае создается специальная комиссия, в которую включаются представители разных работодателей, у которых были трудоустроены работники, члены профессиональных союзов, а также иные заинтересованные субъекты. По результатам совещания комиссии выясняются все необходимые сведения, которые имеют непосредственное отношение к сути вопроса, и составляется акт. На основании этого акта работодатель выдает дубликаты трудовых книжек работникам.

Таким образом, в любом случае, выдача дубликата трудовой книжки при утере осуществляется работодателем только после того, как в него внесены все необходимые записи. Причем независимо от своего личного желания работодатель должен оказать возможное содействие лицу, утратившему трудовой документ.

hr-portal.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector