Выдан вкладыш

Выдан вкладыш

Правила заполнения

Форма этого документа утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. N 225 "О трудовых книжках", а правила заполнения рассматриваются в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.03 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Частый вопрос — как заполнить вкладыш в трудовую книжку. Образец смотрите здесь:

 

Перечислим основные правила:

  1. Документ заполняется работодателем, который должен внести запись в ТК.

  2. На титульнике указывается дата заполнения.    

  3. Вносятся актуальные данные о работнике.

  4. Под записями ставится подпись кадровика и печать компании.

  5. Предельное количество таких вставных страниц Правилами не оговорено.


Затем его подшивают к ТК. На первой странице проставляется штамп «Выдан вкладыш». Указываются реквизиты вставного листа.  Штамп можно заменить рукописной записью. Место штампа не оговорено правилами, но он должен ставиться так, чтобы записи были понятны и информация с оттиска была читаема.  

"Выдан вкладыш в трудовую книжку" — запись, образец-картинка:

 

Если свободное для записей место закончилось, и необходим вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Бланк покупает и учитывает у себя работодатель. Стоимость бланка вычитается из  зарплаты работника (о чем его нужно предварительно предупредить).

Как вшить вставной лист в бланк?

Вшить такой вставной лист правильнее всего в конце под обложку, хотя это и не оговорено регламентом.

Он вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Затем шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни, тем более, сургучом не требуется.

Какие ошибки встречаются при заполнении документа?

Не допускается:

  • Отрывать обложку (он должен быть пришит к ТК в том виде, в котором приобретается).


  • Исправлять ошибки при первичном заполнении (нужно брать новый бланк и менять его номер в самой ТК). В дальнейшем исправления на вставных листах  вносятся так же, как и в основной бланк.

  • Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую. Выдача новой ТК взамен закончившейся законодательством не предусмотрена.

  • Подшивать или приклеивать в ТК чистые листы.

  • Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на  слово «работе».

Оформление вкладыша в трудовую книжку, образец:

clubtk.ru

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

Позднее он удержит стоимость вкладыша из заработной платы сотрудника на основании написанного им заявления. В некоторых организациях это можно сделать бесплатно. Как аннулировать неправильный вкладыш, можно ли его списать Такая ситуация может возникнуть в случае, если, например, выданный ранее вкладыш был утерян или в нём обнаружились серьёзные ошибки.

Чего нельзя делать

  • Вносить поправки к ошибкам.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться, а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую. В комплексе должно создаваться смысловое единство всех внесённых в документ данных. Зачастую возникают ситуации, в которых последней записью в ТК является запись о приёме на работу, а запись об увольнении уже вписана во вкладыш.

Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена. Оформление Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным.

Производится оформление двумя способами:

  1. Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
  2. Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную.

Как выдать вкладыш к трудовой книжке в 2018 году

Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

  • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
  • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:

  1. фамилию, имя и отчество}
  2. дату рождения}
  3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
  4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
  • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки.

Штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку

После их приобретения бланки хранятся в бухгалтерии или у уполномоченного за ведение трудовых, лица. Бухгалтерия, после внесения приобретённых бланков в реестр приходно-расходной книги, передаёт их в работу под расписку лица, ведущего записи трудовых. Каждая организация, выдавая вкладыш работнику, опирается на Правила, утверждённые на правительственном уровне от 16.04.2003 г.
за № 225. Работодатель имеет право на следующие условия их выдачи:

  1. Выдать безвозмездно, принимая расходы на приобретение под свою ответственность, в соответствии с п.п.44 и 48 Правил.
  2. Взимая соразмерную компенсацию, не превышающую стоимость бланка, на основании п.47.

Если ко времени внесения записи во вкладыш, бланки у продавцов продукции выросли в цене, работодатель имеет право взимать плату лишь равную той, которую оплатил при приобретении именно этого бланка.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно


Обычно работодатели вшивают его в самом конце трудовой книжки. В случае если в книжке заполнены все страницы одного из разделов, в неё вшивается вкладыш, который оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. п. 38 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 Оформление заявления о выдаче нового бланка Ниже представлен образец заявления о выдаче вкладыша. Его следует писать работнику на имя работодателя в случае возникновения такой необходимости.

Главному бухгалтеруООО «Ласточка»А.А. Смирновойот Л.Д. Макушиной ЗАЯВЛЕНИЕПрошу Вас оформить мне вкладыш в мою трудовую книжку в связи с окончанием в ней раздела «Сведения о работе».Обязуюсь оплатить стоимость вкладыша в размере 200 руб. 00 коп. « 10 » мая 2017 года (подпись) Л.Д. Макушина Кто должен покупать документ Обязанность по приобретению вкладыша берёт на себя работодатель.

Вкладыш в трудовую

  • со сведениями в ТК.

Если паспорт и ТК имеют разные фамилии собственника документов, то вам нужно потребовать документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке. После предоставления документа, повлиявшего на изменение фамилии, вы:

  1. Снимаете копию с этого документа или предлагаете это сделать работнику.
  2. Подшиваете копию в личное дело.
  3. На основании паспорта вносите на титульный лист трудовой новую фамилию.

При изменении фамилии:

  1. На титульном листе трудовой, вам нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию.
  2. Ниже записать фамилию, которая актуальна на данный момент.
  3. На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии.

Запись делается следующим образом: «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта).

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Она делается непосредственно в самой трудовой книжке. Причем данная операция может осуществляться двумя способами:

  • от руки;
  • при помощи специального штампа.

Должна присутствовать фраза «Выдан вкладыш». При этом именно сама процедура внесения данной правки вызывает большое количество разнообразных вопросов.

При отсутствии соответствующего опыта у ответственного за это лица также стоит просто ознакомиться с верно составленным образцом данного документа. Это позволит избежать большого количества самых разных сложностей, ошибок .

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку


  • Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
  • Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено.
  • После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова. Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку. Чего делать нельзя? Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно.
Этот НПД утверждает специальную инструкцию по заполнению и внесению изменений в трудовые книжки. С процедурой составления данного вкладыша связано большое количество самых разных нюансов. К наиболее существенным вопросам следует отнести:

  • как оформить;
  • кто должен приобретаться вкладыш;
  • порядок и правила формирования записи о его выдаче;
  • как осуществляется нумерация в трудовой книжке при наличии вкладыша;
  • что делать, если вкладыш по какой-то причине утерян.

Всем лицам, имеющим отношение к процедуре составления данного документа, стоит заранее ознакомиться с ними.
Это касается также простых работников – так как при неправильном составлении вкладыша в последствии могут возникнуть достаточно серьезные проблемы (например, при устройстве на работу).

Выдан вкладыш

11-2.ru

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» – насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» – насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже.
з основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен. Прежде чем вносить первые данные в это дополнение работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно). Выглядит образец записи "Выдан вкладыш" в трудовую книжку следующим образом:

Выдан вкладыш

Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

Выдан вкладыш

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки не действительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки должен заниматься именно тот работодатель, у которого она закончилась. Именно его печатью должен быть заверен новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.


Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Важно: Обратите внимания, что если вам стречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07&shy.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах должна быть сделана под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
  • каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Выглядеть этот образец будет примерно так:

Выдан вкладыш

ppt.ru

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

Если работник закончил вуз, что не отражалось на титульном листе трудовой, во вкладыше в строке «образование» вы пишете «высшее». Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов.
Самое главное – обратите на фамилию владельца трудовой.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

  • А его отсутствие может привести к неприятным последствиям. Внешний вид вкладыша отличается от трудовой, в частности, бланк этого документа имеет следующие характеристики:

  • 36 страниц;
  • картонную обложку;
  • формат 88х125 мм;
  • с элементами защиты.

Титульный лист напоминает титульный трудовой, а внутри все графы полностью совпадают с графами в ТК.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку (пример, образец заполнения, где взять)

Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа. Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки.

Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки. Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке.

Штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку

Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону. Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер).
Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки. В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности. Получить штамп организация может одним из следующих способов:

  1. Заказать его изготовление.

Как выдать вкладыш к трудовой книжке в 2018 году

  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя.

    Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша.

Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно). Выглядит образец записи «Выдан вкладыш» в трудовую книжку следующим образом: Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета.


Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.
Образец оформления вкладыша в трудовую книжку: На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки не действительны.

Каков порядок выдачи вкладыша в трудовую книжку?

В книжке указываются следующие основные данные работника:

  • его место работы и должность;
  • дата приема на работу;
  • дата перевода на другое место;
  • дата и причина увольнения;
  • сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется.

Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.
В распорядительной части возложите ответственность за выдачу, оформление этого документа на кадрового сотрудника. Заверьте приказ подписью директора. Ознакомьте с распоряжением кадровика, специалиста, которому выдается вкладыш. 3 Работодателем выдается вкладыш того образца, который является действительным на настоящее время. Не имеет значения, если трудовая книжка старого образца. В соответствии с нормами ТК РФ, документ о подтверждении трудовой деятельности является действительным, если на то время, когда он оформлялся, был утвержден именно этот образец. 4 Возьмите вкладыш к трудовой книжке. Внесите его серию, номер на титульном листе документа о трудовой деятельности в правом верхнем углу.
Предупредите специалиста о том, что вкладыш без предъявления трудовой книжки не действителен. 5 Укажите в книге учета трудовых книжек дату, когда заведен вкладыш.

Имейте в виду, что это один и тот же документ. Вкладыш без трудовой является недействительным. Поэтому главное правило и цель заполнения вкладыша – это перенесение в него сведений из трудовой.

Для этого записи титульного листа вкладыша должны полностью соответствовать сведениям на титульном листе книжки. Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример. Вкладыш в трудовую книжку, как оформить — образец. Пустой бланк. Нумерация или порядковый номер Важную роль играет нумерация. Обратите внимание на то, чтобы порядковый номер первой записи во вкладыше был на единицу больше, чем последний порядковый номер в книжке.
Вопрос Генеральному директору необходимо выдать вкладыш в трудовую книжку. Пропишите, пожалуйста, подробный порядок наших действий.

Он должен писать заявление учредителю, затем учредитель выносит Решение, а только потом приказ по организации? Или это можно оформить как-то проще? Ответ Ответ на вопрос: Согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. О расписке в получении трудовой книжки читайте подробнее по ссылке.

Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.

Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

law-uradres.ru

Нормативная база

В частности, порядок оформления и ведения вкладыша трудовой книжки регламентирован разделом №5 Постановления Правительства РФ №255, где установлен единый порядок ведения оговоренного документа, который, по сути, мало чем отличается от порядка ведения книжек о труде.

Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ

То есть вкладыш, точно так же, как и основной документ, имеет установленную форму, и ведется в соответствии с оговоренным нормативным актом по аналогии.

Зачем нужен?

Конечно, в большинстве случаев книги о труде хватает для внесения записей на протяжении всей трудовой деятельности, ведь для подобных записей предусмотрено 20 разворотов, предназначенных только для внесения сведений о работе, но ведь жизненные обстоятельства бывают разные.

Допустим, проработав на одном предприятии 20 лет можно исписать половину книжки, в случае неоднократных переводов, повышения разрядов, реорганизаций и слияний, а уж при постоянной смене работодателей книжка закончиться еще быстрее.

И учитывая, что в соответствии с законом работник может иметь оговоренный документ только в одном экземпляре, либо дубликат при ее утере, вкладыш заводится в случае окончания основной книжки, выступая в качестве продолжения и дополнения, который  подкрепляется к оконченному экземпляру книги о труде, и соответственно хранится и предъявляется только вместе с ним.

Как выглядит?

Форма вкладыша наряду с книжкой утверждена Постановлением Правительства РФ № 225 и имеет незначительные отличия в сравнении с основным документом.

В частности, присутствует практически такой же титульный лист, на котором указано, что сей документ является вкладышем, предусмотрены те же разделы, то есть сведения о работе и награждении, но в меньшем количестве, а именно для сведений о работе — 9 разворотов, а для награждений – 8.

Это бланк строгой отчетности?

Каждый вкладыш не просто имеет графы для внесения фамилии и имени работника, но и обладает серией и номером, который присвоен каждому экземпляру, что подразумевает принадлежность вкладышей к бланкам строгой отчетности, о чем сказано в п.42 Постановления №225.

Соответственно, каждый приобретенный предприятием либо выданный работнику экземпляр вкладыша подлежит регистрации в специальном журнале, который отражает движение книжек и вкладышей к ним и соблюдение определенных требований при хранении.

Должна ли быть голограмма?

В соответствии с Приказом Министерства финансов РФ № 117н и книжка, и вкладыши к ней имеют специальную степень защиты, то есть голограмму, но в то же время, ни порядок оформления оговоренных документов, ни место расположения защиты на законодательном уровне не утверждены, к тому же нигде в законодательной базе не указано, что книга о труде и ее дополнения считаются недействительными без голограммы.

Следовательно, вопрос о нанесении голограммы на оговоренные документы решается на усмотрения работодателя.

К тому же, следует учитывать тот факт, что голограмма не реализуется в свободной продаже, а выдается работодателям вместе с приобретенными бланками книжек и вкладышей к ним для последующего вклеивания в бланки для предотвращения подделывания данных о трудоустройстве либо увольнении.

То есть работодатель волен сам избирать степень доверия к своим работникам и решать, вносить ли ему голограмму только в книгу о труде либо еще и во вкладыш к ней.

Действителен ли без книжки?

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш является действительным только при предъявлении основного документа, то есть книге о труде, несмотря на то, что вкладыш обладает титульным листом с персональными данными работника и хронологическими записями о трудоустройстве.

Данная норма введена только для того, чтобы не только предотвратить подделку данных о стаже, но и дать возможность учесть весь стаж, а не только отраженный в дополнении.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Как было сказано выше, вкладыш выдается только в том случае, если основной документ окончен, причем окончиться могут как разделы о работе, так и сведения о награждениях.

То есть в подобной ситуации этот аспект не является первостепенным, вкладыш соответственно заводится с учетом правил,  оговоренных в Постановлении №225.

Порядок выдачи

Каждый приобретенный предприятием бланк книги о труде и вкладыша к ней регистрируется в специальном журнале, соответственно при выдаче бланка работнику, вносится запись в оговоренный журнал, форма которого утверждена Постановлением №69.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Хотя вкладыш может приобрести и сам работник, но при этом сей бланк все так же будет подлежать регистрации в журнале.

Правила оформления и ведения

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш ведется в соответствии с теми же правилами, которые установлены при ведении трудовой книжки, но, тем не менее учитывая некоторые нюансы, а также отсутствие отдельно разработанных правил, возникает множество вопросов при внесении тех иных данных.

Где поставить штамп о том, что вкладыш выдан?

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Также нигде не предусмотрен тот факт, что на предприятии может отсутствовать штамп о заведении вкладыша, и одновременно в нормативных актах не установлен прямой запрет на внесение записи о заведении вкладыша от руки.

То есть при отсутствии штампа вполне допустимо внести запись вручную о том, что вкладыш оформлен, с проставлением даты заведения, номера и серии оговоренного документа.

Образец записи о вкладыше выглядит следующим образом: Выдан вкладыш: Серия. Номер. Дата.

Наглядный пример:

заполнение-трудовой_вкладыш.jpg

 Оформление титула

Оформление титульного листа вкладыша мало чем отличается от подобной же процедуры при заполнении книги о труде.

Вносятся практически те же данные, а именно:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность.

Но, тем не менее, некоторые отличия есть.

В частности, именно на вкладыше указываются данные действительные на момент заведения оговоренного документа, а не трудовой книжки.

То есть если ранее была смена фамилии, то во вкладыше указывается уже новые данные, то же самое относится и к вновь полученному образованию при его наличии и специализации.

Пример (образец заполнения):

образец заполнения вкладыша

Дата заполнения

После заполнения выше оговоренных граф указывается уже дата заполнения вкладыша, которая соответственно тоже указывается настоящая, а не та, которая указана в трудовой книжке.

То есть  дата заведения вкладыша будет соответствовать дате записи, впервые внесенной именно во вкладыш.

Нужны ли печати?

Соответственно после внесения даты кадровый работник, который заполняет вкладыш, должен проставить свою подпись, а также поставить печать предприятия, по аналогии с заполнением основного документа – трудовой книжки, то есть в данном аспекте отличительных особенностей нет.

Нумерация записей

После заполнения титульного листа вносится уже запись, нумерация которой не будет соответствовать цифре 1, учитывая начало нового документа, а как раз наоборот, ведь вкладыш является продолжением трудовой книжки, соответственно и нумерация продолжается со следующего номера, который был указан в книге о труде.

 Как вшить?

Как правило, вкладыш присоединяется к трудовой книжке несколькими способами, так как не все знают нужно ли вшивать его, учитывая, что данное правило на законодательном уровне не установлено.

В частности, в некоторых случаях, банально используют большую скрепку для присоединения либо вовсе хранят вместе, хотя все-таки рекомендовано вкладыш вшивать, конечно уже после заполнения сего документа.

Для того чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку следует для начала развернуть книгу на последнем листе, затем проколоть шилом вкладыш в нескольких местах и обложку книжки, желательно и сверху и снизу, а затем толстой двойной нитью прошить несколькими стежками, с последующим закреплением концов нити.

Данную процедуру следует провести для того чтобы вкладыш не потерялся, ведь скрепка может и соскочить, и тогда путаница в документах будет неизбежна.

Нюансы

Конечно, учитывая, что в законодательстве не установлены правила ведения вкладышей возникают и другие сложности при оформлении и ведении сего документа.

Если закончился, то выдается ли второй?

К примеру, если закончился первый вкладыш, возникает вопрос, а можно ли заводить второй вкладыш.

Учитывая, что на законодательном уровне запрета либо конкретного количества оговоренного документа не установлено, то соответственно оформлять и подшивать последующий вкладыш можно.

Если утерян, то оформляется ли дубликат?

Учитывая, что вкладыш в большинстве случаев подшивается к основному документе, утеря дополнения происходит редко, но, тем не менее, случаются и подобные казусы.

В подобной ситуации кадровый работник обязан произвести выдачу дубликата вкладыша, который оформляется по аналогии дубликата книги о труде.

То есть вносится либо общий стаж, либо же работник может сам посетить бывших работодателей и внести записи на основании приказов о приеме и увольнении, таким образом восстановив хронологию.

Нужен ли новый, если был испорчен?

Применяются к вкладышу аналогия с книгой о труде и при внесении неправильной записи.

В частности, при допущении ошибки на титульном листе, вкладыш изымается и списывается, а затем заводится новый.

Если запись внесена неверно

А вот при внесении неправильных данных в тот же раздел сведения о работе делается отметка о недействительности записи и вносится верная запись, но при этом вкладыш не признается недействительным и соответственно новый экземпляр не заводится.

Если работник сменил фамилию

В случае, если работник меняет фамилию, то отметка о смене паспортных данных вносится в оба документа и в книгу о труде, и во вкладыш, несмотря на то, что вкладыш недействителен без основного документа.

Ведь данные для учета используются и с основного документа и с дополнительного, следовательно фамилия должна быть одинаковой в обеих случаях.

Типичные ошибки

Самой распространенной ошибкой при заполнении вкладыша, конечно является неправильное внесение паспортных данных либо образования, в этом случае, как было сказано выше, вкладыш считается испорченным и заводится новый бланк.

Также достаточно распространена ошибка, когда данные вносятся на слух, то есть без сверки с паспортом либо документами об образовании, что приводит к неверным данным.

Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

Достаточно часто допускается и еще одна ошибка.

Печать предприятия налагается на подпись самого работника, хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Финансовая сторона вопроса

В Постановлении Правительства РФ №225 оговорен не только порядок оформления и ведения книжек о труде и вкладышей к ним, но и порядок приобретения оговоренных документов.

Кто и где должен покупать?

В частности, в п.46 Постановления №225 сказано, что и книги о труде, и вкладыши приобретаются работодателем за счет предприятия в специализированной типографии, хотя допускается приобретение оговоренных бланков и за счет работника, ведь бланки есть в общей продаже в тех же магазинах канцелярских принадлежностей.

Производится ли удержание с работника?

В отличии от трудовой книжки, которая при первом трудоустройстве всегда выдается на безвозмездной основе, плата за бланк вкладыша все-таки взымается с работника, за исключением тех случаев, когда бланк сего документа испорчен по вине кадрового работника, и заводится новый вкладыш, который оплачивает уже работодатель.

Сколько стоит?

Следует отметить, что с работника на основании п.47 Постановления №225 взымается стоимость расходов на приобретение вкладышей, а не номинальная стоимость оговоренного документа, учитывая, что предприятия несет затраты на тот же бензин за доставку бланков на предприятие, оплату работы бухгалтерии при оформлении договоров и квитанций.

То есть на предприятии сам бланк может стоить и 500 рублей, а вот в свободной продаже цена может варьироваться в зависимости от региона продажи примерно в пределах от 200 до 400 рублей.

Бухучет

В Постановлении №69 утверждена форма приходно-расходной книги, в которой отражаются данные о приобретенных бланках книжек и вкладышей.

Данная книга ведется бухгалтером, а вот кадровый работник, ответственный за ведение и хранение оговоренных бланков ежемесячно предоставлять отчет в бухгалтерию о порядке расходования бланков, а также о необходимости их приобретения.

kadriruem.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector