Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.

Оформляем правильно

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – ­Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ­работе» – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.


В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ­листа ­трудовой книжки (см. Пример 1).

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ­страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ­трудовой книжке.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе.
жду тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?


www.delo-press.ru

Что надо понимать под вкладышем

Дополнение в виде вкладыша – это документ, обеспечивающий возможность продолжения учета трудового стажа. Такое случается тогда, когда сделана последняя запись и в графе, предназначенной для внесения сведений, больше не осталось места. В данном случае запрещается использование альтернативных способов продления «жизни» трудовой книжки:


  • внесение записей в графу, в которой отражаются сведения о награждениях и различных поощрениях, путем ее переименования;
  • вклеивание дополнительных листов из других бланков;
  • заведение новой «трудовой».

Единственно допустимый способ, обеспечивающей продолжение записей в документе, который «исчерпал» себя, – это подшивка вкладыша. Любые другие действия могут быть расценены с точки зрения подделки документа, что способно привести к определенным правовым последствиям.

Внешний вид и описание:

  1. Бланк имеет 36 страниц
  2. Картонную обложку;
  3. Формат 88х125 мм;
  4. С элементами защиты.
  5. Титульный лист напоминает титульный трудовой, а внутри все графы полностью совпадают с графами в ТК.

Предусмотрены те же разделы, то есть сведения о работе и награждении, но в меньшем количестве, а именно для сведений о работе — 9 разворотов, а для награждений – 8.

Каждый вкладыш не просто имеет графы для внесения фамилии и имени работника, но и обладает серией и номером, который присвоен каждому экземпляру, что подразумевает принадлежность вкладышей к бланкам строгой отчетности, о чем сказано в п.42 Постановления №225.


Соответственно, каждый приобретенный предприятием либо выданный работнику экземпляр вкладыша подлежит регистрации в специальном журнале, который отражает движение книжек и вкладышей к ним и соблюдение определенных требований при хранении.

shta2

Нужна ли голограмма на вкладыше?

В соответствии с Приказом Министерства финансов РФ № 117н и книжка, и вкладыши к ней имеют специальную степень защиты, то есть голограмму, но в то же время, ни порядок оформления оговоренных документов, ни место расположения защиты на законодательном уровне не утверждены, к тому же нигде в законодательной базе не указано, что книга о труде и ее дополнения считаются недействительными без голограммы.

Следовательно, вопрос о нанесении голограммы на оговоренные документы решается на усмотрения работодателя.

К тому же, следует учитывать тот факт, что голограмма не реализуется в свободной продаже, а выдается работодателям вместе с приобретенными бланками книжек и вкладышей к ним для последующего вклеивания в бланки для предотвращения подделывания данных о трудоустройстве либо увольнении.


То есть работодатель волен сам избирать степень доверия к своим работникам и решать, вносить ли ему голограмму только в книгу о труде либо еще и во вкладыш к ней.

Имеет ли силу без основной трудовой книжки (сам по себе)?

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш является действительным только при предъявлении основного документа, то есть книге о труде, несмотря на то, что вкладыш обладает титульным листом с персональными данными работника и хронологическими записями о трудоустройстве.

Данная норма введена только для того, чтобы не только предотвратить подделку данных о стаже, но и дать возможность учесть весь стаж, а не только отраженный в дополнении.

shta3

Регламентирующий документ

То есть вкладыш, точно так же, как и основной документ, имеет установленную форму, и ведется в соответствии с оговоренным нормативным актом по аналогии.

Оформление вкладыша


Вкладыш выдается только в том случае, если основной документ окончен, причем окончиться могут как разделы о работе, так и сведения о награждениях.

Порядок выдачи

Каждый приобретенный предприятием бланк книги о труде и вкладыша к ней регистрируется в специальном журнале, соответственно при выдаче бланка работнику, вносится запись в оговоренный журнал, форма которого утверждена Постановлением №69.

Хотя вкладыш может приобрести и сам работник, но при этом сей бланк все так же будет подлежать регистрации в журнале.

Правила оформления и ведения

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш ведется в соответствии с теми же правилами, которые установлены при ведении трудовой книжки, но, тем не менее учитывая некоторые нюансы, а также отсутствие отдельно разработанных правил, возникает множество вопросов при внесении тех иных данных.

Штамп “вкладыш выдан”

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Также нигде не предусмотрен тот факт, что на предприятии может отсутствовать штамп о заведении вкладыша, и одновременно в нормативных актах не установлен прямой запрет на внесение записи о заведении вкладыша от руки.


То есть при отсутствии штампа вполне допустимо внести запись вручную о том, что вкладыш оформлен, с проставлением даты заведения, номера и серии оговоренного документа.

Образец записи о вкладыше выглядит следующим образом: Выдан вкладыш: Серия. Номер. Дата.

shta1

Титульный лист

Оформление титульного листа вкладыша мало чем отличается от подобной же процедуры при заполнении книги о труде.

Вносятся практически те же данные, а именно:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность.

image001

Рисунок 1 – Образец заполнения титульной страницы вкладыша

Но, тем не менее, некоторые отличия есть.

В частности, именно на вкладыше указываются данные действительные на момент заведения оговоренного документа, а не трудовой книжки.


То есть если ранее была смена фамилии, то во вкладыше указывается уже новые данные, то же самое относится и к вновь полученному образованию при его наличии и специализации.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример.

image004

Рисунок 2 – образец заполнения вкладыша (страницы сведений о работе)

Дата заполнения

После заполнения выше оговоренных граф указывается уже дата заполнения вкладыша, которая соответственно тоже указывается настоящая, а не та, которая указана в трудовой книжке.

То есть  дата заведения вкладыша будет соответствовать дате записи, впервые внесенной именно во вкладыш.

Проставление печати

Соответственно после внесения даты кадровый работник, который заполняет вкладыш, должен проставить свою подпись, а также поставить печать предприятия, по аналогии с заполнением основного документа – трудовой книжки, то есть в данном аспекте отличительных особенностей нет.


shta4

Нумерация записей

После заполнения титульного листа вносится уже запись, нумерация которой не будет соответствовать цифре 1, учитывая начало нового документа, а как раз наоборот, ведь вкладыш является продолжением трудовой книжки, соответственно и нумерация продолжается со следующего номера, который был указан в книге о труде.

Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш является недействительным.

Производится оформление двумя способами:

  • Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
  • Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

vkladysh-77Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную. И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:


  1. Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
  2. Ниже указывается серия и номер вкладыша.
  3. В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК. Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру. Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено. Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

Вшитие

В частности, в некоторых случаях, банально используют большую скрепку для присоединения либо вовсе хранят вместе, хотя все-таки рекомендовано вкладыш вшивать, конечно уже после заполнения сего документа.

Для того чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку следует для начала развернуть книгу на последнем листе, затем проколоть шилом вкладыш в нескольких местах и обложку книжки, желательно и сверху и снизу, а затем толстой двойной нитью прошить несколькими стежками, с последующим закреплением концов нити.

Данную процедуру следует провести для того чтобы вкладыш не потерялся, ведь скрепка может и соскочить, и тогда путаница в документах будет неизбежна.

Ошибки во вкладыше и другие тонкости

Неверная запись

  • Если очередная запись во вкладыше была внесена ошибочно, с помарками или описками, исправлять её зачёркиванием или стиранием – недопустимо.
  • Оставьте её в том же виде, с допущенной и не исправленной ошибкой.
  • Под следующим порядковым номером внесите запись: « запись за номером (указать) считать недействительной».
  • Следом за этой формулировкой, без нового порядкового номера внесите сведения правильно и аккуратно.

shta6

Вкладыш закончился

К примеру, если закончился первый вкладыш, возникает вопрос, а можно ли заводить второй вкладыш.

Учитывая, что на законодательном уровне запрета либо конкретного количества оговоренного документа не установлено, то соответственно оформлять и подшивать последующий вкладыш можно.

Вкладыш утерян

Учитывая, что вкладыш в большинстве случаев подшивается к основному документе, утеря дополнения происходит редко, но, тем не менее, случаются и подобные казусы.

В подобной ситуации кадровый работник обязан произвести выдачу дубликата вкладыша, который оформляется по аналогии дубликата книги о труде.

То есть вносится либо общий стаж, либо же работник может сам посетить бывших работодателей и внести записи на основании приказов о приеме и увольнении, таким образом восстановив хронологию.

Вкладыш испорчен, брать новый?

Применяются к вкладышу аналогия с книгой о труде и при внесении неправильной записи.

В частности, при допущении ошибки на титульном листе, вкладыш изымается и списывается, а затем заводится новый.

При смене фамилии работником

В случае, если работник меняет фамилию, то отметка о смене паспортных данных вносится в оба документа и в книгу о труде, и во вкладыш, несмотря на то, что вкладыш недействителен без основного документа.

Ведь данные для учета используются и с основного документа и с дополнительного, следовательно фамилия должна быть одинаковой в обеих случаях.

Типовые ошибки

Самой распространенной ошибкой при заполнении вкладыша, конечно является неправильное внесение паспортных данных либо образования, в этом случае, как было сказано выше, вкладыш считается испорченным и заводится новый бланк.

Также достаточно распространена ошибка, когда данные вносятся на слух, то есть без сверки с паспортом либо документами об образовании, что приводит к неверным данным.

Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

Достаточно часто допускается и еще одна ошибка.

Печать предприятия налагается на подпись самого работника, хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Кто и где покупает вкладыш в трудовую

В п.46 Постановления №225 сказано, что и книги о труде, и вкладыши приобретаются работодателем за счет предприятия в специализированной типографии, хотя допускается приобретение оговоренных бланков и за счет работника, ведь бланки есть в общей продаже в тех же магазинах канцелярских принадлежностей.

Производится ли удержание с работника

В отличии от трудовой книжки, которая при первом трудоустройстве всегда выдается на безвозмездной основе, плата за бланк вкладыша все-таки взымается с работника, за исключением тех случаев, когда бланк сего документа испорчен по вине кадрового работника, и заводится новый вкладыш, который оплачивает уже работодатель.

Сколько стоит?

Следует отметить, что с работника на основании п.47 Постановления №225 взымается стоимость расходов на приобретение вкладышей, а не номинальная стоимость оговоренного документа, учитывая, что предприятия несет затраты на тот же бензин за доставку бланков на предприятие, оплату работы бухгалтерии при оформлении договоров и квитанций.

То есть на предприятии сам бланк может стоить и 500 рублей, а вот в свободной продаже цена может варьироваться в зависимости от региона продажи примерно в пределах от 200 до 400 рублей.

dedadi.ru

Основные сведения

Знания о том, что это и где его взять, пригодятся не только специалистам кадровой службы, но и самим работникам.

Ведь трудовая книжка отражает их стаж и нельзя допустить, чтобы при наступлении пенсионного возраста определенное время работы не учитывалось.

Да и заполнять вкладыши в трудовую книжку необходимо правильно. Иначе не избежать волокиты по оформлению документов и восстановлению стажа.

Что это такое

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, с помощью которого и далее возможно ведение стажа работника (когда листы в трудовой окончатся).

В данном случае не допустимо:

Зачеркивание граф для сведений о поощрении Переименование ее в сведения о работе
Вписывание данных о стаже
Вклеивание чистых листов Из бланка трудовой книжки для продолжения внесения записей
Оформление новых трудовых книжек Для дополнительных записей

Единственное правильное решение в данной ситуации – подшить вкладыш в трудовую книжку.

В противном случае специалист отдела кадров нарушит требования законодательства.  В результате книжка может считаться недействительной.

Поэтому ИП, руководство юридических лиц, главбухи, руководство отдела кадров или иные уполномоченные лица обязаны следить за тем, чтобы вкладыши были в наличии на предприятии.

Назначение документа

Как только в вашу организацию устраивается новый сотрудник, у которого не осталось места для записей в трудовой книжке, понадобится вкладыш.

Ведь без него отразить принятие человека на работу в его трудовой невозможно. Запись же должна вноситься в течение 5 дней после трудоустройства гражданина, после того, как он вступит в должность (Правила № 225).

Отказать же в приеме лица на работу также нельзя, иначе работодатель должен будет понести ответственность согласно нормам законодательства.

Трудовая инспекция может рассмотреть неправомерный отказ в оформлении и наказать за это. Итак, вкладыш – важный документ в кадровом делопроизводстве.

Правовая база

Правила заполнения вкладышей в трудовую книжку прописываются в Постановлении Министерства труда России № 69 от 10 октября 2003.

Обязательно делают запись в трудовой «Выдан вкладыш». Выглядит она так:

Применяют также правила №225 от 16 апреля 2003. Условия предоставления вкладыша сотруднику:

  • его выдают бесплатно согласно п. 44, 48 Правил;
  • выдают при уплате соразмерной компенсации, что не превысит цену бланка – п. 47;

Взимается плата, что равна цене при покупке документа работодателем.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку, главбух и руководитель предприятия просто обязан знать. Рассмотрим все важные нюансы.

Внешне бланк вкладыша отличается от трудовой книжки:

  • Он содержит 36 страниц.
  • Его обложка картонная.
  • Формат документа – 88*125мм.
  • Есть несколько защитных элементов.
  • Титульная страничка схожа с титульным листом трудовой книжки.
  • Поля вкладыш имеет такие же, как и трудовая.

Как его заполнить?

Стоит придерживаться следующего порядка:

Сначала выдают бланки Которые приобретаются руководством фирмы, где на момент окончания полей в трудовой книжке работал гражданин. Кадровый работник обязан знать, как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку
Далее оформляют вкладыши На первом листе отражают данные о сотруднике:

  • его ФИО согласно паспортным данным;
  • дату рождения;
  • образование согласно записям диплома или аттестата;
  • профессию – согласно документации об образовании;
  • дату оформления;
  • ФИО специалиста, который вносит запись;
  • печать и подпись уполномоченного лица.

Сведения во вкладыше могут отличаться от тех, что прописаны в трудовой книжке. Это может быть при смене фамилии, получении дополнительного образования и т. п.

Вносятся записи по тем же правилам, что и в трудовой Нумерация сведений должна быть сквозной – продолжать те, что вписаны в трудовую книжку. То есть, нумерация не начинается с начала, а продолжается.

  1. Второй столбик имеет дату внесения записи.
  2. Следующий – данные о трудоустройстве человека, увольнении. Сокращения слов не допустимы.
  3. В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения
Информацию о том, что вкладыш был выдан, прописывают в трудовой книжке Пишут номер и серию бланка. В законодательстве нет точного описания, как должна располагаться информация о выдаче вкладышей. Обычно она отражается вверху справа
Штамп Лучше ставить тогда, когда документ уже оформлен
Далее перепроверяют записи Не должно быть ошибок
Вкладыш прошивается

Если будет допущено ошибки или имеет место неправильное заполнение документа, продолжать делать записи нельзя.

Бланки в таком случае подлежат уничтожению согласно специально составленным актам. Если серия и номер уже отражены в трудовой, нужно проставить другой штамп на титульном листе.

Исправлять ошибки стоит, придерживаясь таких правил:

При наличии записи с помарками или опиской Нельзя допускать зачеркивания или стирания. Запись оставляется так, как есть
Далее ставится следующий номер Пишут «запись такую-то считать недействительной»
Без порядкового номера Пишут правильные сведения

Самые частые ошибки, которые допускаются при заполнении вкладыша:

Не правильно вносятся данные об образовании, ФИО Возникновение такой ситуации имеет место при оформлении документа со слов сотрудника, а не при переписывании данных из документов. Выход один – уничтожение вкладыша и оформление нового
Не правильно отражаются данные о работе Неверно указывают дату приема на фирму, не прописывают название компании, нет должности, структурных подразделений, сокращаются слова. Такие ошибки исправляются только по тому месту работы, где запись делали. Новый работодатель может вносить исправления только на основании официальной документации, выданной на предприятии, где была допущена неточность. Делают новую запись на новой строчке с оговоркой о недействительности предыдущей записи
При не поставленном штампе «Выдан вкладыш» документ считается недействительным При отсутствии штампа в компании запись пишется от руки

Законодательством не ограничивается количество использования бланков вкладышей. Можно вшивать и 2 и три бланка.

Но все номера регистрируют в книжке. Вкладыш является недействительным, если предоставляется без трудовой книжки.

Обратите внимание, если работодатель требует от вас написать заявление на выдачу вкладыша, значит, придется за него заплатить. Бланк документа можно скачать здесь.

При отсутствии заявления руководство фирмы не может вычесть стоимость бланка из зарплаты. Заявление может иметь произвольную форму и адресуется руководству.

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Хотя его могут передать и главбуху или иному уполномоченному работнику. В заявлении выражают просьбу о выдаче бланков вкладышей, а также о вычете их стоимости из заработка.

Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Данный документ подшивают в личное дело сотрудника. Отражение любых сведений во вкладыше должно быть корректным и соответствовать требованиям Правил, Инструкций и номенклатурной документации.

Можно применять все требования по ведению трудовых книжек. Оговоримся, что данные на титульных листах трудовой и вкладыша должны совпадать.

Если же они отличаются, необходимо представлять все документы, на основании которых записи делали. Подается свидетельство о браке (если сменено фамилию), дипломы (если вписано другое образование) и т. д.

4

Быть уверенным в том, что при отражении данных все изменения учтено, позволит заполненная работником анкета.

Кем должен формироваться?

Приобретают бланки вкладышей только компании. Работодатель не может:

  • принять от сотрудника чистый вкладыш;
  • представлять требование предоставить бланки от работников.

Вкладыши являются бланком строгой отчетности. Их покупают у посредника, что специализируется на продаже подобного товара, что имеет Госзнак Министерства финансов России.

У такого лица должна быть доверенность на ведения подобного рода деятельность. Обязательно наличие лицензии и сертификата.

Если купить бланки в другом месте, может подняться вопрос о том, что трудовые книжки подделываются. Приобретение осуществляется фирмой в соответствии с договором с распространителем.

Купленные вкладыши должны храниться у бухгалтера или у иного сотрудника, что уполномочен вести трудовые книжки.

Данные о покупке документов вносят в реестр приходно-расходных книг. Далее они передаются под расписку лиц, что ведут записи.

Оформлением и подшивкой вкладышей должны заниматься работники отдела кадров или руководство фирмы.

Как правильно вшить (инструкция)

Когда титульная страница будет заполнена, и вкладыш зарегистрирован, кадровым специалистом документ вшивается в трудовую книжку.

Желательно проведение такой процедуры с готовым вкладышем, иначе придется готовить акты порчи.

В законодательных нормах не прописывается, в каком именно месте вшивается документ. А значит, вы вправе прикрепить его в начале трудовой книжки, в ее средине или в конце.

Проверяющие органы не будут предъявлять претензии по этому поводу. Обычно вкладыши вшивают в конце трудовой – между последним листом и обложкой.

Но удобнее прикреплять бланки в средине, так как в таком случае не понадобятся дополнительные отверстия.

В данном варианте есть такой недостаток – в трудовой книжке будут прерваны старые записи более новыми. Обязательно вшивать документ. Нельзя прикреплять его с помощью скотча, скоб.

Не допустимо также просто вкладывать бланки в трудовую книжку. Выполнение данного требования обеспечит сохранность документа.

Что нужно для прошивания документа:

  1. Трудовая книжка.
  2. Бланки вкладыша.
  3. Иголка с ниткой.
  4. Шило и ножницы.
  5. Штамп «Вкладыш выдан».

Как вшить бланки: 

При помощи острого шила проколите 4 или больше отверстия по линиям сгиба Придерживайтесь одинакового расстояния между проколами
Введите нитку (желательно использование хлопковой № 10) В отверстия так, чтобы концы выходили с одного отверстия
Завяжите узел

Вкладыш становится действительным после того, как его будет вшито, а титульную страничку заполнено. Второй вкладыш вшивается так же, только ставят еще один штамп.

Вкладыш – такой же важный документ, как и трудовая книжка. Поэтому нельзя допускать, чтобы данный документ был оформлен некорректно.

Ведь в дальнейшем у человека могут возникнуть сложности с трудоустройством, а также учетом стажа при оформлении пенсии.

В отдельных случаях ситуация рассматривается и в трудовой инспекции, судебном органе или прокуратуре.

jurist-protect.ru

При отсутствии свободных граф в одном из разделов трудовой книжки кадровым сотрудником должен быть оформлен вкладыш в нее. При этом важно соблюдать ряд требований, утвержденных действующими правилами.

Утвержденная Трудовым кодексом форма вкладыша вшивается в книжку. Незакрепленный вкладыш признается недействительным. Не допускается приклеивание документа или скрепление его скобами степлера.

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Быть уверенным в том, что при отражении данных все изменения учтено, позволит заполненная работником анкета.

Кем должен формироваться?

Приобретают бланки вкладышей только компании. Работодатель не может:

  • принять от сотрудника чистый вкладыш;
  • представлять требование предоставить бланки от работников.

Вкладыши являются бланком строгой отчетности. Их покупают у посредника, что специализируется на продаже подобного товара, что имеет Госзнак Министерства финансов России.

У такого лица должна быть доверенность на ведения подобного рода деятельность. Обязательно наличие лицензии и сертификата.

Если купить бланки в другом месте, может подняться вопрос о том, что трудовые книжки подделываются. Приобретение осуществляется фирмой в соответствии с договором с распространителем.

Купленные вкладыши должны храниться у бухгалтера или у иного сотрудника, что уполномочен вести трудовые книжки.

Данные о покупке документов вносят в реестр приходно-расходных книг. Далее они передаются под расписку лиц, что ведут записи.

Оформлением и подшивкой вкладышей должны заниматься работники отдела кадров или руководство фирмы.

Как правильно вшить (инструкция)

Когда титульная страница будет заполнена, и вкладыш зарегистрирован, кадровым специалистом документ вшивается в трудовую книжку.

Желательно проведение такой процедуры с готовым вкладышем, иначе придется готовить акты порчи.

В законодательных нормах не прописывается, в каком именно месте вшивается документ. А значит, вы вправе прикрепить его в начале трудовой книжки, в ее средине или в конце.

Проверяющие органы не будут предъявлять претензии по этому поводу. Обычно вкладыши вшивают в конце трудовой – между последним листом и обложкой.

Но удобнее прикреплять бланки в средине, так как в таком случае не понадобятся дополнительные отверстия.

В данном варианте есть такой недостаток – в трудовой книжке будут прерваны старые записи более новыми. Обязательно вшивать документ. Нельзя прикреплять его с помощью скотча, скоб.

Не допустимо также просто вкладывать бланки в трудовую книжку. Выполнение данного требования обеспечит сохранность документа.

Что нужно для прошивания документа:

  1. Трудовая книжка.
  2. Бланки вкладыша.
  3. Иголка с ниткой.
  4. Шило и ножницы.
  5. Штамп «Вкладыш выдан».

Как вшить бланки: 

При помощи острого шила проколите 4 или больше отверстия по линиям сгиба Придерживайтесь одинакового расстояния между проколами
Введите нитку (желательно использование хлопковой № 10) В отверстия так, чтобы концы выходили с одного отверстия
Завяжите узел

Вкладыш становится действительным после того, как его будет вшито, а титульную страничку заполнено. Второй вкладыш вшивается так же, только ставят еще один штамп.

Вкладыш – такой же важный документ, как и трудовая книжка. Поэтому нельзя допускать, чтобы данный документ был оформлен некорректно.

Ведь в дальнейшем у человека могут возникнуть сложности с трудоустройством, а также учетом стажа при оформлении пенсии.

В отдельных случаях ситуация рассматривается и в трудовой инспекции, судебном органе или прокуратуре.

jurist-protect.ru

При отсутствии свободных граф в одном из разделов трудовой книжки кадровым сотрудником должен быть оформлен вкладыш в нее. При этом важно соблюдать ряд требований, утвержденных действующими правилами.

Утвержденная Трудовым кодексом форма вкладыша вшивается в книжку. Незакрепленный вкладыш признается недействительным. Не допускается приклеивание документа или скрепление его скобами степлера.

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

В связи с тем, что в новый бланк вкладыша нельзя вносить исправления ошибочно вписанных данных, мы рекомендуем сначала заполнить требующиеся графы документа, а уже затем приступать к процедуре его вшивания. В противном случае при ошибочном оформлении уже пришитого вкладыша вам придется совершить определенный перечень шагов:

  • извлечь вкладыш;
  • оставить запись о недействительности штампа;
  • составить акт о порче вкладыша;
  • зафиксировать соответствующее изменение в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • уничтожить негодный бланк;
  • получить новый документ и заново начать процедуру оформления.

Фото

Заполните первый лист вкладыша, основываясь на паспортных данных, свидетельстве/дипломе об образовании. Все изменения личных данных записывайте в трудовую и вкладыш одновременно.

Ghtимени-1

Действующие правила не дают четких указаний, куда и чем вшивать вкладыш. Чаще он помещается между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой. Откройте бланк посередине и пришейте его специальной машинкой или иглой. Фиксируйте вкладыш так, чтобы минимизировать вероятность утери документа.

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Поставьте на титульном листе вкладыша печать организации либо своего подразделения. При отсутствии печати по вине прежнего работодателя сотрудника отправьте владельца трудовой в кадровый отдел прошлого места работы для устранения допущенной ошибки.

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Вверху титульной страницы, не перекрывая других записей, проставьте штамп «Выдан вкладыш», впишите его серию и номер. Пронумеруйте страницы вкладыша, продолжая нумерацию трудовой книжки.

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Прикрепление каждого нового вкладыша обязательно должно сопровождаться проставлением штампа. Несшитый или неправильно оформленный бланк грозит работодателю штрафом за халатность.

sovetclub.ru

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» – насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» – насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен. Прежде чем вносить первые данные в это дополнение работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно). Выглядит образец записи "Выдан вкладыш" в трудовую книжку следующим образом:

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки не действительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки должен заниматься именно тот работодатель, у которого она закончилась. Именно его печатью должен быть заверен новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Важно: Обратите внимания, что если вам стречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах должна быть сделана под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
  • каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Выглядеть этот образец будет примерно так:

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

ppt.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector