Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Оформление вкладыша в трудовую книжку + образец

Вкладыш одновременно является приложением к трудовой книжке и её продолжением. Необходимость в выдаче возникает в том случае, когда заканчиваются листы для записи сведений о местах работы гражданина.

Внимание: вкладыш без самой книжки недействителен.

Кто обязан выдать и заполнить документ

Вкладыш должен заполняться от лица работодателя. Он же является ответственным за его приобретение и оформление.

Как оформить новый вкладыш по всем правилам

Вкладыш имеет строго установленную форму, представленную на иллюстрации выше. А ниже представлен чёткий алгоритм оформления вкладыша.

  1. Первую страницу заполняем основными сведениями о вашем сотруднике. Эти данные должны быть идентичны тем, которые содержатся в трудовой книжке.
  2. На титульном листе трудовой книжки делается запись о дате выдачи каждого нового вкладыша, его серии и номере.
  3. Нумерация записей продолжает нумерацию трудовой.
  4. В книгу учёта трудовых книжек также вносится запись о выдаче всех вкладышей.

Документ должен быть в обязательном порядке вшит в трудовую книжку работника. Но нет чётко прописанного регламента о том, как именно и где именно это должно быть сделано. Обычно работодатели вшивают его в самом конце трудовой книжки.

В случае если в книжке заполнены все страницы одного из разделов, в неё вшивается вкладыш, который оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

п. 38 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Оформление заявления о выдаче нового бланка

Ниже представлен образец заявления о выдаче вкладыша. Его следует писать работнику на имя работодателя в случае возникновения такой необходимости.

от Л.Д. Макушиной

Прошу Вас оформить мне вкладыш в мою трудовую книжку в связи с окончанием в ней раздела «Сведения о работе».

Обязуюсь оплатить стоимость вкладыша в размере 200 руб. 00 коп.

« 10 » мая 2017 года (подпись) Л.Д. Макушина

Обязанность по приобретению вкладыша берёт на себя работодатель. Позднее он удержит стоимость вкладыша из заработной платы сотрудника на основании написанного им заявления. В некоторых организациях это можно сделать бесплатно.

Как аннулировать неправильный вкладыш, можно ли его списать

Такая ситуация может возникнуть в случае, если, например, выданный ранее вкладыш был утерян или в нём обнаружились серьёзные ошибки. В таком случае работник должен обратиться к тому нанимателю, который выдавал ему утерянный вкладыш. Работодателю необходимо сделать официальную пометку в трудовой книжке об аннулировании ранее выданного вкладыша и сделать пометку о выдаче нового документа. Все эти изменения фиксируются в книге учёта трудовых.


  • Вносить поправки к ошибкам. Если была допущена ошибка, то необходимо заполнять новый бланк.
  • Применять типографскую форму ненадлежащего образца.
  • Подшивать в трудовую пустые листы.

За нарушение этих требований на работодателя или ответственного сотрудника отдела кадров может быть наложен штраф.

Видео: как подшить вкладыш и сделать в ней соответствующую запись

Вкладыш заводится в тех случаях, когда в трудовой закончатся листы раздела «Сведения о работе». Ответственность за своевременное приобретение вкладыша и перенос в него всех необходимых сведений ложится на работодателя.

Здравствуйте! Меня зовут Вероника. Я специалист в спортивной области и в области бизнеса.

В трудовой книжке фиксируется хронология всей трудовой деятельности. При окончании чистых страниц, необходимо завести вкладыш, который является официальным документом, поэтому к его оформлению предъявляется ряд требований. На них стоит обратить внимание не только работодателю, но и работнику, так как в случае ошибок в заполнении вкладыш признается недействительным.

При окончании трудовой строго запрещено:

  1. Заводить еще одну трудовую как продолжение старой.
  2. Вклеивать в книгу дополнительные листы.
  3. Менять название раздела «Сведения о наградах» на «Сведения о работе».
  4. Нарушать правила оформления трудовой книжки.

Что же делать работнику, в случае если в трудовой книжке заканчиваются свободные графы в одном из разделов? Вне зависимости от того, раздел это сведений о работе или о наградах и поощрениях, он должен оформить вкладыш. Он состоит из 36 страниц и картонной обложки, имеет формат 88 на 125 мм и содержит голографический защитный элемент. Титульный лист похож на титульный лист трудовой, а сами графы полностью совпадают с основным документом. Каждый вкладыш имеет свой номер и серию. Бланк документа можно скачать тут.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Вкладыш должен предоставляться непосредственно самим работодателем. Законом запрещено требовать от работников самостоятельно приобретать вкладыши или же принимать книжку от них. В то же время, данное правило часто нарушается. Руководителю стоит помнить о том, что принимая бланк от работника, он может получить поддельный вкладыш.

Бланк должен приобретаться работодателем за счет предприятия в типографии или другом предприятии, имеющим специальную лицензию на продажу вкладышей, так как выпуск документа осуществляется Госзнаком Минфина РФ.

В последующем руководитель может:

  1. Выдать документы безвозмездно.
  2. Удержать с заработной платы работника стоимость вкладыша, при наличии соответствующего заявления.
  3. Изъять частичную компенсацию стоимости вкладыша с работника при наличии особого приказа.

В некоторых случаях может потребоваться написание специального заявления. Оно пишется либо в произвольной форме, либо по установленному в предприятии образцу.

  • В правом верхнем углу указывается, на чье имя пишется заявление. Это может быть руководитель предприятия или структурного подразделения.
  • Далее указываются данные составителя:
  • Ниже по центру пишется слово «Заявление».
  • Излагается текст заявления, в котором указывается просьба о выдаче и оформлении вкладыша с указанием причины. Также в заявлении излагается просьба удержать стоимость вкладыша с указанием суммы. Узнать стоимость вкладыша можно в бухгалтерии. Она может существенно отличаться от рыночной стоимости, так как обычно вкладыши закупают заранее и в самой типографии, что может существенно снизить стоимость.
  • Ниже ставится подпись и дата.

Образец такого заявления можно скачать здесь.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Как правило, заявление нужно в таких целях:

  • Вычета стоимости документа из зарплаты сотрудника. В противном случае, бухгалтерия не имеет права удерживать какие-либо суммы.
  • Подтверждения выдачи и использования бланка.

Порядок оформления и ведения вкладыша регламентируется 5 разделом Постановлением Правительства РФ № 255, в котором отражен единый порядок ведения документа:

  • Кадровый работник должен проверить, что полученный вкладыш совпадает с утвержденной Трудовым кодексом формой.
  • Затем необходимо проверить данные сотрудника – не получал ли он дополнительного образования, не менял ли фамилию, паспорт. Это связано с тем, что на титульную страницу вкладыша необходимо написать актуальные на момент заполнения данные. Для этого можно попросить, чтобы сотрудник заполнил анкету, в которой необходимо будет указать семейное положение, данные паспорта, сведения об образовании.
  • Заполнить титульный лист, внеся:

— Ф.И.О. работника на момент заполнения вкладыша;

— дату его рождения;

— дату заполнения вкладыша (обратите внимание, именно вкладыша, а не трудовой).

  • Поставить свою подпись, подтверждая правильность заполнения и печать предприятия, аналогично заполнению трудовой.
  • Пронумеровать страницы, продолжая нумерацию трудовой.
  • Вшить в трудовую.
  • Поставить на титульной странице в верхней части над записями штамп «Выдан вкладыш» и в соответствующих полях вписать серию бланка и его номер. При внесении этих данных стоит проявить максимальное внимание, чтобы не допустить ошибки. Если на предприятии отсутствует нужный штамп, надпись может быть внесена от руки.
  • Зафиксировать изменение в специальной книге учета по движению трудовых и вкладышей к ним.

Вот образец документа:

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Действителен ли документ без трудовой?

Законом четко оговорено, что вкладыш без трудовой не имеет юридической силы. На самом вкладыше написано, что без трудовой книжки он признается недействительным. Таким образом, при наличии одного лишь вкладыша, ответственное лицо не может:

  • принять предъявителя на работу;
  • уволить его;
  • делать какие-либо записи в бланке;
  • выполнять какие-либо действия с вкладышем.

Более того даже если сам вкладыш вшит в трудовую, но при этом на самой обложке или титульном листе основного документа не сделана запись о выдаче вкладыша, он также может быть признан недействительным. В таком случае владельцу книжки следует обратиться на прежнее место работы с просьбой проставить все необходимые печати.

Документ вшивается в книжку, поскольку нельзя приклеивать или скреплять степлером, скрепками. Лучше всего прошить его нитками вручную или при помощи специальной швейной машинки. Для того чтобы вшить вкладыш, необходимо:


  1. Открыть бланк посередине и сделать проколы во вкладыше шилом. Это позволит не повредить книжку при прошивании. Лучше всего сделать около 4 – 5 проколов для надежности скрепления. Первый прокол делается посередине, остальные на равном расстоянии друг от друга.
  2. Поместить вкладыш между последней страницей трудовой и обложкой. Вкладывая бланк, обратите внимание, что после прошивки все записи должны быть целы и читаемы. Проколы должны находиться у самого переплета книги.
  3. Вшить бланк специальной машинкой или иглой. При сшивании следует использовать толстые нитки, сложенные вдвое.
  4. После того как вкладыш пришит, нитка обрезается, а концы привязываются. Кончик нитки обрезается.

Схема того, как вшивается вкладыш, изображен на следующем фото:

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Более детально о том, как правильно прикрепить вкладыш к трудовой книжке, вы узнаете из короткого видеоролика, в котором подробно рассказывается и показывается, куда именно и как лучше всего будет вшить бланк:

Ошибки при заполнении и их исправление

Внесение ошибок в бланк может привести к штрафу, а сам вкладыш будет признан недействительным. Поэтому сначала рекомендуется заполнить сам вкладыш, а затем уже вшить его. Если же бланк был вшит ранее и при заполнении будут ошибки, необходимо выполнить следующее:


  1. Извлечь вкладыш из трудовой книжки. Делать это следует осторожно, чтобы не повредить трудовую.
  2. Внести в трудовую запись о том, что штамп признан недействительным.
  3. Составить акт о порче вкладыша. Его образец предлагается скачать здесь.
  4. Зафиксировать изменение в книге учета и вклеить под записью вырезанный номер вкладыша. Так вы подтверждаете, что бланк действительно будет уничтожен.
  5. Уничтожить испорченный бланк.
  6. Оформить новый вкладыш.

Если ошибки при заполнении вкладыша допускаются в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о наградах и поощрениях», то исправление ошибок допускается. Делается оно аналогично исправлению ошибок в трудовой:

  1. Под ошибочной записью делается пометка о недействительности записи.
  2. Ниже вносится верный вариант записи. Сама запись не зачеркивается.

lotos-n.ru

Порядок обработки заявления на вкладыш в трудовую книжку

В случае, если какой-либо из разделов трудовой книжки («Сведения о награждениях» или «Сведения о работе») заканчивается, сотрудник отдела кадров обязан уведомить работника в письменной или устной форме об этом факте. В свою очередь, работник обязан написать заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку на имя директора предприятия.

Полученное заявление заверяется секретарем у руководителя предприятия. После того, как оно заверено, руководитель предприятия обязан издать приказ о выдаче работнику вкладыша.


Приказ должен быть составлен на бланке, который специально разработан для распоряжений внутри фирмы. Сотрудник отдела кадров должен проставить на бланке приказа все реквизиты предприятия, номер приказа и его дату. Все данные следует внести в книгу приказов.

В графе «Тема приказа» стоит указать «Выдача вкладыша к трудовой книжке». В графу «Основание» следует вписать «Заявление работника». В оставшейся распорядительной части приказа вписывается информация о том, что ответственным за выдачу вкладыша к трудовой книжке является сотрудник отдела кадров. При этом обе стороны – и кадровик, и сотрудник, который запрашивает вкладыш в трудовую, – должны быть ознакомлены с приказом.

Выдача вкладыша и его место в трудовой книжке

Вкладыш выдается работнику под расписку и именно того образца, который актуален на текущий день. В этом случае образец первоначальной трудовой книжки роли не играет. Согласно нормам трудового кодекса РФ, документ о трудовой деятельности является действительным, если на время его оформления был утвержден именно этот образец. При этом стоит знать, что количество требуемых на протяжении трудовой деятельности работника вкладышей для трудовой книжки законом не ограничено.

Вкладыш необходимо обязательно вшить суровой ниткой, используя не менее пяти точек крепления. Любой другой способ крепления вкладыша считается ненадежным.


В каком именно месте трудовой книжки крепить вкладыш, законодательство не указывает. Но оптимальным вариантом считается крепление между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой. Работнику стоит помнить, что вкладыш без самой трудовой книжки считается недействительным.

Выплатить стоимость вкладыша работник может как наличными, внеся их в кассу предприятия, так и по перечислению из основной суммы заработной платы. Однако на усмотрение руководителя предприятия вкладыш трудовой книжки может быть выдан сотруднику и бесплатно.

Правильное оформление вкладыша

Оформлять и вести вкладыш в трудовую книжку необходимо в том же порядке, что и саму книжку. То есть продолжать нумерацию во вкладыше, ранее начатую в самой трудовой книжке. Титульный лист вкладыша заполняется на основании паспорта работника и его документа об образовании. На первой странице также необходимо вписать фамилию и подпись сотрудника, ответственного за оформление. Рядом должна находиться подпись работника, которому вкладыш принадлежит.

Если же меняются персональные данные работника, то изменения нужно внести как в саму трудовую книжку, так и во вкладыш (со ссылкой на трудовое законодательство Российской Федерации).

Информация о вкладыше

Сотрудникам отдела кадров и работнику необходимо также знать, где пишут информацию о вкладыше в трудовую книжку.

Заявление на вкладыш в трудовую книжкуЧтобы правильно внести информацию о вкладыше, вначале необходимо на титульной странице самой трудовой книжки проставить штамп «Выдан вкладыш». Штамп ставится или в правом верхнем углу титульной страницы трудовой книжки (но таким образом, чтобы он не закрывал других записей), или на внутренней стороне обложки. Если у предприятия не имеется подобного штампа, то можно внести запись «Выдан вкладыш» от руки. Но штамп на предприятии впоследствии должен быть, поскольку того требует законодательство. В проставленный штамп необходимо вписать информацию о вкладыше: его серию и номер.

Занесение данных о вкладыше в книгу учета трудовых книжек

После того, как сама книжка и вкладыш оформлены должным образом, необходимо сделать соответствующую запись в книге учета трудовых книжек:

  • вписать персональные данные работника, получившего вкладыш}
  • указать его должность и дату, когда вкладыш был выдан.

Также обязательной информацией для внесения в книгу учета трудовых книжек является серия и номер самого вкладыша. И последнее, что необходимо указать в книге, – это название предприятия и отдела, в котором трудится работник.

Порядковый номер при выдаче вкладыша в трудовую книжку в книге учета трудовых книжек должен быть соответствующим не основной части трудовой, а иметь свое место в ряде записей в книге.

При расторжении трудового договора между сотрудником и работодателем в трудовой делается соответствующая запись и книжка выдается на руки работнику.

hr-portal.ru

Когда данная запись необходима

Когда данная запись необходимаЧтобы правильно внести информацию о вкладыше, вначале необходимо на титульной странице самой трудовой книжки проставить штамп «Выдан вкладыш». Штамп ставится или в правом верхнем углу титульной страницы трудовой книжки (но таким образом, чтобы он не закрывал других записей), или на внутренней стороне обложки. Если у предприятия не имеется подобного штампа, то можно внести запись «Выдан вкладыш» от руки. Но штамп на предприятии впоследствии должен быть, поскольку того требует законодательство. В проставленный штамп необходимо вписать информацию о вкладыше: его серию и номер.

Занесение данных о вкладыше в книгу учета трудовых книжек

После того, как сама книжка и вкладыш оформлены должным образом, необходимо сделать соответствующую запись в книге учета трудовых книжек:

  • вписать персональные данные работника, получившего вкладыш}
  • указать его должность и дату, когда вкладыш был выдан.

Также обязательной информацией для внесения в книгу учета трудовых книжек является серия и номер самого вкладыша. И последнее, что необходимо указать в книге, – это название предприятия и отдела, в котором трудится работник.

Порядковый номер при выдаче вкладыша в трудовую книжку в книге учета трудовых книжек должен быть соответствующим не основной части трудовой, а иметь свое место в ряде записей в книге.

При расторжении трудового договора между сотрудником и работодателем в трудовой делается соответствующая запись и книжка выдается на руки работнику.

hr-portal.ru

Когда данная запись необходима

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образецТрудовая книжка является носителем большого количества информации о деятельности владельца:

  • трудоустройство;
  • увольнение;
  • работа по совместительству – ее также доступно фиксировать в трудовом документе;
  • перевод;
  • реорганизация предприятия;
  • ошибки кадровиков, требуют внесения дополнительной информации.

Все это приводит к быстрому исчерпанию листов книги, особенно, если владелец активно меняет места трудовой деятельности.

В случае полного заполнения листов трудовой, недопустимо:

  • заводить новый документ;
  • менять разделы трудовой местами;
  • вклеивать, вшивать чистые листы трудовой книжки.

В таком случае требуется применение вкладыша, который является точной его копией и продолжением разделов.

Как правильно оформить

Оформление вкладыша происходит следующим образом:

  1. Приобретение бланка – после окончания полей в основном документе для внесения информации необходимо выполнить приобретение вкладыша. Согласно законодательству эту процедуру должен выполнить работодатель, но возмещение расходов работнику, который приобрел бланк самостоятельно, также допускается.
  2. Оформление перед началом применения – заполнение титульного листа: ФИО сотрудника, дата рождения, образование согласно документации, профессия согласно диплому, дата заполнения – первая запись, ФИО работника, выполняющего заполнение.
  3. Заполнение разделов – заполнение выполняется так же, как и трудовой книжки: нумерация является продолжением нумерации трудовой, далее идет графа с датой внесения информации, после указываются основные сведения – прием/увольнение на работу, в итоге указываются реквизиты документа-основания.

При этом следует помнить, что записи необходимо вносить по факту на текущий момент из-за чего некоторые сведения могут отличаться от записей на титульном листе трудовой книги.

Как правильно оформить

Где указывается отметка

Работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним, с этой целью отдел кадров ведет книгу учета, кроме этого бухгалтерией ведется приходно-расходная книга.

Отсюда следует, что согласно требованиям п. 40 Правил ведения трудовых книг делается 3 отметки:

  1. На титульном листе или обложке трудовой книжки ставиться штамп, который содержит сведения о выдаче вкладыша и строки для указания его реквизитов.
  2. В приходно-расходной книжке.
  3. Книге учета движения трудовых документов.

Имеет ли форма штампа законодательную базу

Штамп с обозначением «Выдан вкладыш» поставляется обязательно, так как это установлено п. 39 Правилами о ведении и заполнении трудовых книжек от 2003 года №225. Однако унифицированной фирмы такой штамп не имеет, так что каждое предприятие может иметь свой шаблон.

Главное, чтобы он имел пустые строки для внесения реквизитов.

Получить необходимый штамп доступно в несколько вариантов:

  1. Заказать изготовление – на сегодня существует масса предприятий, которые занимаются изготовлением штампов и печатей под заказ, при этом его можно сделать индивидуально, преждевременно подготовив эскиз по своему усмотрению и проявив фантазию. Однако следует помнить, что такое удовольствие обойдется недешево.
  2. Купить готовый – такими услугами, как продажа готовых штампов занимаются магазины канцтоваров, но не каждый. Обойдется это дешевле, чем заказ, но и на выходе будет стандартный квадрат со строками для информации.
  3. Набрать самостоятельно – для этого набирается необходимый текст, и формируются пустые строки.

Приобретение вкладыша

Его покупкой, так же как и книжкиПриобретение вкладыша занимается работодатель, обычно большое предприятие имеет договора с типографией по закупке данных документов. Производятся оба документа централизовано на государственной типографии Гознак, имеют серию, номер и защиту от подделки.

Согласно п. 47 Правил работодатель обязан приобрести книжку и вычитать ее стоимость из дохода подчиненного, за исключением случаев, когда трудовой документ был поврежден или утерян по вине работодателя.

Не являются исключением и случаи, когда работник самостоятельно приобретал основные бланки для внесения сведений о трудовой деятельности, так как они находятся в свободном доступе, и приносил работодателю для заполнения.

Такой вариант не воспрещается, хотя закон обязывает работодателя заниматься покупкой документов.

Штамп или запись – что правильно

На некоторых предприятиях могут пренебрегать установленными Правилами для заполнения вкладыша и вместо штампа, так как его нет, и не предвидится, делают запись о выдаче бланка с последующей заверкой печатью предприятия. С юридической точки зрения такое оформление ничтожно, оно ничего не значит.

Как правильно вшить бланк

Как вшить бланкПосле заполнения титульного листа, проставления штампа и внесения информации во вкладыш необходимо его вшить.

Недопустимо вклеивать, скреплять скрепками, просто вкладывать, необходимо именно вшить, только такой способ обеспечит достаточную сохранность заполненного бланка.

При этом неважно, где вшивается документ вначале книжки, в конце или в средине.

Обычно его вшивают в конце, как логическое продолжение последних сведений, но оптимальный вариант – это средина трудовой, так как не надо делать дополнительных отверстий или соблюдать соответствие протоколов, однако это затруднит ее чтение.

Вся процедура вшивания несложная:

  1. Необходимо острым шилом сделать 4-е и более отверстия на одинаковом расстоянии по линии сгиба.
  2. Таким же образом прокалывают и заднюю обложку трудовой, так чтобы отверстия совпали.
  3. Нить №10 вводиться по очереди в отверстия и концы выводятся в одном месте.
  4. Завязывается узел.

Запись неверная – что делать

Вшивать вкладыш и ставить штамп необходимо только после выполнения всех полей и проверки их достоверности работником, так как если неверная информация была внесена уже после вшивания, придется изымать вкладыш и составлять акт порчи.

Чаще всего кадровые работники допускаю ошибки, если:

  1. Вносят личные данные работника в титульный лист с его слов – необходимо иметь перед собой копии или оригиналы документов, являющихся носителем информации.
  2. Делают оплошности в процессе заполнения граф относительно даты приема на работу, указания наименования организации, отсутствие должности или структурного подразделения, сокращение любых слов – это недопустимо.
  3. Запись о переводе заверяется подписью работодателя и печатью организация, данная ошибка неисправима.
  4. Использование граф не по назначению, например, если закончились графы для указания места работы, начинается для данных целей применение разделов о поощрениях.

Для исправления неверной записи ее зачеркивание недопустимо, с этой целью необходимо указать, что запись неверна под ней отдельной строкой с указанием причины ее недействительности.

Далее внести верные факты.

Заключение

Вкладыш является официальным документом, и его оформление, а также вшивание необходимо выполнять с соблюдением предписаний. К записям внутри документа также следует отнестись с особым вниманием, так как ошибки могут привести к возникновению проблем у работника при оформлении пенсии или дальнейшем трудоустройстве.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку? Ответ на вопрос — на видео.

znaybiz.ru

Нормативное регулирование

В российском законодательстве отсутствует акт права, который бы регулировал процесс вшивания вкладыша в основной документ работника. Однако упоминание об этом документе и цели его использования содержится в Правилах № 225, которые были учреждены Правительством РФ 16.04.03 года.

В данных Правилах утверждается необходимость оформления дополнения, если все страницы первого документа были заполнены. Также уточняется, что вкладыш рассматривается как составная часть трудовой и не считается действительным без нее.

Процесс приобретения

Правом на приобретение этих документов обладают только работодатели. Им запрещается принимать бланк, принесенный работником, или требовать от него предоставления чистого бланка.

Приобрести бланк можно у посредников, которые осуществляют реализацию продукции, произведенной Гознаком Министерства финансов РФ. Эти распространители обязаны иметь специальную доверенность на занятие такой деятельностью, в которой есть информация о номерах серий вкладышей.

Обязательным условием является наличие лицензии и сертификата, которые обеспечивают юридическую чистоту сделок. Если работодатель решит приобрести бланки у других поставщиков, то он рискует быть обвиненным в подделке трудовых.

Согласно Правилам организация вправе выдавать бланки на следующих условиях:

  • предоставлять бланки на безвозмездной основе и всегда иметь некоторый запас чистых трудовых книжек и вкладышей;
  • взимать денежную плату, соответствующую стоимости бланка, если его выдача не была вызвана действиями, которые по вине работодателя привели к утрате или порче документов.
Трудовая
Трудовая с приложением

В случае увеличения стоимости бланков у распространителей, организация вправе взимать с работника только ту сумму, которую она заплатила за покупку именно этого вкладыша. Намеренное завышение цены, зафиксированной в накладной на приобретение документа, будет расцениваться как нарушение закона.

Средняя стоимость вставки в трудовую составляет от 140 до 200 рублей за один экземпляр.

Инструкция по заполнению

Организация может предоставить на выбор работника 2 варианта заказа бланков:

  • путем наличной оплаты его стоимости по накладной;
  • путем написания заявления на получение бланка.

Оба действия не противоречат закону. Но работодатель по собственному желанию может при необходимости вшить бланк в книжку, не взимая при этом с сотрудника денежных средств и не сообщая ему детали этой процедуры.

Заявка
Заявка на выдачу бланков

Если поступила просьба от начальства о написании заявления на предоставление вкладыша, это означает, что стоимость бланка подлежит вычету из заработной платы. Это возможно только при наличии письменного обращения работника с такой просьбой.

Заявление может быть написано в свободной форме. Оно адресуется руководителю организации, но также может иметь место его передача бухгалтеру или кадровику.

Заявление должно содержать прошение о получении бланка для внесения данных о работе и заявку на вычет из заработной платы денежных средств, потраченных на покупку бланка.

Самостоятельное проявление инициативы о написании заявления со стороны работника не требуется. Но если он все же проявил такое желание, то работодатель не вправе отказать ему в этом.

При внесении сведений во вкладыш нужно помнить, что к его заполнению применяются все те же правила, которые установления для оформления основного документа работника. Но стоит дополнительно выделить некоторые моменты:

  1. За заполнение вкладыша отвечает тот руководитель, во время работы у которого были полностью использованы страницы какого-либо раздела. Обычно речь идет о разделе, содержащем сведения о работе.
  2. На титульной странице бланка указывается дата его заполнения, а не дата оформления самой трудовой.

    Образец
    Образец заполнения титульной страницы
  3. Вкладыш должен содержать только ту информацию, которая соответствует действительности. То есть подлежат контролю на предмет изменений фамилия, полученное образование и т. п.
  4. После записей на титульном листе сотрудник, который их выполнил, должен поставить свою подпись и печать организации.
  5. В течение дальнейшего трудового пути на работника могут быть оформлены дополнительные вкладыши, так как их число не ограничено.

На что стоит обратить внимание

До заполнения документа целесообразно попросить сотрудника ответить на вопросы анкеты. Это необходимо для выявления изменений, произошедших в данных работника, и грамотного заполнения бланка.

В случае получения высшего образования, о чем не было записано на титульном листе трудовой, в дополнении следует отметить этот факт.

Если специальность работника претерпела изменения, то работодатель вправе указать новую специальность при приеме на службу, если сотрудник представил соответствующие документы.

После ознакомления с таким документом сотрудник отдела кадров предпринимает следующие действия:

  1. Делает ксерокопию представленного документа.
  2. Подшивает ее в личное дело работника.
  3. Ориентируясь на паспортные данные, указывает на титульной странице книжки новую фамилию.
  4. На обложке трудовой с внутренней стороны фиксирует информацию об изменении фамилии, ссылаясь на представленный документ.

Нумерация

Важно присвоить первой записи во вкладыше порядковый номер, который бы соответствовал существующим правилам. Нужно чтобы он превышал на единицу номер, который был присвоен последней записи в трудовой.

Таким образом, осуществляется сохранение определенной очередности порядковых номеров. Это необходимо для создания целостности всех данных, которые были внесены в документ.

Как вшить дополнение в трудовую

Чтобы вшить бланк согласно правилам, нужно сделать на нем дырки в тех же местах, где они расположены в трудовой. Пришивать вкладыш следует к развороту, на котором находится последняя страница документа.

Вшивание
Вшивание дополнительных листов в трудовую

Для того, чтобы проделать дырки, можно использовать обычное шило. После взять темные нитки и иголку и аккуратно пришить бланк в выбранных местах.

Что делать, если отсутствует штамп

Если по каким-либо причинам в организации нет штампа, то существуют два выхода из этой ситуации:

  1. В срочном порядке оформить заказ штампа и получить его в ближайшие дни.
  2. Имеет место отметка обычной ручкой о том, что вкладыш был вшит. Она должна находиться на том месте, где предполагался штамп. Необходимо использовать синюю или черную ручку и аккуратным почерком написать «вкладыш выдан», затем указать дату и поставить подпись.

Возникли ошибки в процессе вшивания

Если сотрудник отдела кадров пришил вкладыш не в том месте или заполнил его с ошибками, то это можно исправить.

  • Сначала нужно попытаться отсоединить неправильно прикрепленный бланк без порчи самой трудовой. Если это невозможно, то заводится дубликат.
  • Орфографические и пунктуационные ошибки можно устранить путем аккуратного зачеркивания. В случае большого количества ошибок следует прибегнуть к замене бланка на новый и в следующий раз внимательнее проверять написанное.
  • Рекомендуется сначала заполнять титульный лист бланка и только после этого подшивать его в книжку. Это позволит избежать извлечения вкладыша при обнаружении ошибок.
Штампы
Штампы о вкладыше в трудовой

Знание нюансов заполнения вкладыша понадобится как отделу кадров, так и лицам, претендующим на какую-либо должность для проверки процесса оформления этого документа.

Отнесение вкладыша к категории документов строгой отчетности говорит о необходимости соблюдения особых правил при его заполнении и использовании, а также об ответственном поведении обеих сторон трудовых отношений.

oprave.com

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Каждый кадровик сталкивался с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчивались свободные странички. Неопытный работник в этом случае может допустить три серьезные ошибки – завести новую трудовую книжку в продолжение старой, начать подклеивать в заполненный документ дополнительные листы или вносить сведения о работе в раздел сведений о награждениях. И то, и другое – категорически запрещено. Поступая таким образом, отдел кадров не только подставляет себя под законные штрафные санкции, но и создает большие проблемы владельцу документа.

Если трудовая книжка закончилась, а необходимость вносить в нее записи сохранилась, выход только один – оформить вкладыш в трудовую книжку. Ничего сложного в этой процедуре нет, однако, оформить ее нужно по всем правилам.

Алгоритм заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2018 году:

Шаг 1. Кадровик обнаружил, что свободные листы в документе закончились, и сразу сообщил об этом сотруднику.

Шаг 2. Владелец книжки пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать бланк вкладыша в трудовую книжку. В ответ на это директор издает распоряжение о выдаче бланка, оговаривая, за счет каких средств он будет оплачен.

Шаг 3. Выдается бланк, при этом ответственный сотрудник фиксирует этот факт в Книге движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 4. Приступаем к заполнению. При заполнении вкладыша в трудовую книжку в 2018 году ориентируемся на общие правила заполнения трудовых книжек. На титульном листе обозначаем ФИО владельца, причем, если в основном документе были изменения в этой части, то во вкладыше прописываются обновленные данные. То же касается образования и специальности.

Дата заполнения никак не связана с датой заведения книжки, фиксируется фактический день, когда заполнялся документ. Ставятся подписи владельца и ответственного сотрудника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Шаг 5. В основном документе проставляется штамп «выдан вкладыш» с указанием его реквизитов. Правилами ведения трудовых книжек не установлено, в каком именно месте ставится эта отметка, но логично предположить, что удобнее всего сделать ее на внутренней стороне обложки.

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

Шаг 6. Внесение сведений о работе ничем не отличается от той же процедуры в трудовой книжке. Но есть один момент, который может вызвать затруднения — это последняя запись в основном документе, которая не помещается полностью на последней страничке. В таком случае ее просто нужно продолжить во вкладыше, даже если предложение будет разделено на два документа; пустых строк в бланке трудовой оставаться не должно.

Если в дальнейшем будут меняться основные сведения о сотруднике, новую информацию необходимо будет внести в оба документа.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является ее продолжением, а следовательно, нумерация записей в нем должна продолжать нумерацию, начатую в основном документе. Если начать нумерацию в дополнении заново – бланк будет считаться испорченным и недействительным. В случае, если промежуточная запись разделена на два документа допустимо во вкладыше проставить тот же её номер, что и в трудовой.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

В законодательных актах не уточняется, в какое именно место вшивается дополнение, но будет разумным предположить, новый документ начинается там, где заканчивается старый. Таким образом, сохранится хронология, и дальнейшее заполнение будет удобным. Вшивание вкладыша в трудовую книжку в 2018 году осуществляет сотрудник кадровой службы, и сложности этот процесс не представляет. Процедура обычно такова:

  • открыть трудовую на последней странице перед обложкой;
  • открыть вкладыш на срединном развороте;

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

  • сделать в обоих документах по два отверстия;
  • сшить их между собой суровой ниткой несколько раз для прочности скрепления
  • связать концы ниток в середине вкладыша.

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

Как исправить ошибки

От ошибок никто не застрахован, и если на этапе заполнения бланка была допущена неточность, его необходимо заменить. Вносить исправления не допускается.

Испорченный бланк списывается и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт (причем номер утилизированного документа нужно вырезать и вклеить в журнал учета), и заводится новый вкладыш. Именно поэтому, предусматривая возможность ошибки, рекомендуется не подшивать документ до его полного правильного заполнения, а также не проставлять штамп заранее.

Если неточности будут допускаться во время заполнения основной части приложения, исправлять их следует по аналогии с трудовой книжкой, делая пометку о том, что запись недействительна.

Действия при ошибочной выдаче вкладыша в трудовую книжку

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными пометками. На внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать отметку о том, что вкладыш был оформлен ошибочно. По аналогии с такими пояснениями пункт следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

www.pro-personal.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector