Журнал регистрации листков нетрудоспособности образец

Журнал регистрации листков нетрудоспособности образец

Законодательство различными способами поддерживает своих граждан, в том числе временно утративших трудоспособность. Основанием для этого является Трудовой кодекс Российской Федерации, а также различного рода постановления Правительства.

Для получения соответствующей компенсации от работодателя сотрудникам требуется в обязательном порядке получить специальный документ – больничный лист.

Формат его заполнения закреплен на законодательном уровне. Обязательно ведение специального журнала регистрации больничных листов на предприятии.

Общие сведения ↑

Сегодня одной из основных обязанностей работодателя является оплата времени, в течение которого работник по какой-то причине не является работоспособным.

Но для получения соответствующих выплат требуется больничный лист – данный документ должен быть оформлен соответствующим образом.

Следует помнить, что при его отсутствии работодатель не имеет права осуществлять оплаты больничного.

Осуществляющему регистрацию больничных листов должностному лицу необходимо в обязательном порядке подробно разобраться со следующими важными вопросами:

  • что нужно знать?
  • необходимая информация для заполнения листа;
  • законные основания.

Это позволит избежать возникновения различного рода спорных и конфликтных ситуаций — как с работниками, так и с различными контролирующими организациями (трудовой, налоговой инспекцией).

Что нужно знать

Необходимо помнить, что больничный лист является документом, имеющим неоспоримую юридическую силу. Но важным условием является правильность его заполнения.

Данную процедуру должны осуществлять работодатель и лечащий врач. Важно помнить – далеко не все медицинские организации вправе формировать подобный документ. Учреждение должно иметь государственную аккредитацию.

Также не все врачи имеют право оформлять листы нетрудоспособности. Такого права лишены:

  • работники скорой помощи;
  • сотрудники станций переливания крови;
  • иные.

Внесение всех необходимых данных должен осуществлять лечащий врач, а также работник отдела кадров. Причем самому работнику необходимо знать основные правила оформления данного документа.

Так как если врач допустит какие-либо ошибки, работодатель имеет полное право отказать в компенсации нетрудоспособности. Необходимо будет вновь посещать врача с целью оформления нового больничного листа.

Причем правила заполнения закреплены на законодательном уровне. Следует обязательно помнить о наказуемости подделки листа нетрудоспособности.

Данное деяние подпадает под действие ст.№327 УК РФ и за подобное преступление можно получить внушительный срок.


Бланк больничного листа должен быть сдан в отдел кадров, после чего все его данные будут переписаны в специальный реестр. Впоследствии он будет передан в ФСС или же иные органы – по требованию, при необходимости.

При этом журнал регистрации больничных листов может вестись различным способом:

  • в электронном формате;
  • в бумажной форме.

Законодательством процедура заполнения рассматриваемого документа не регламентируется, но работодателю необходимо будет обозначить в нем наиболее важную информацию, содержащуюся в больничном листе.

При проведении камеральной проверки ФСС или же иным органом, реестр больничных листов может быть передан любым удобным способом – обычной почтой или же электронной.

Необходимая информация для заполнения листа

Бланк больничного листа имеет следующие основные поля, обязательные для заполнения. Заполняется врачом:

  • полное наименование организации, где официально трудоустроен болеющий;
  • дата выдачи документа, а также реквизиты получающего данный документ работника:

  1. Фамилия, имя, отчество.
  2. Дата рождения
  3. Пол.
  • причина нетрудоспособности – обозначается числовым кодом;
  • способ трудоустройства (постоянное место работы/по совместительству/иное);
  • время, в течение которого физическое лицо будет полностью освобождено от выполнения своих должностных обязанностей на полностью законной основе;
  • дата выхода на работу;
  • если имеется продление – обозначается идентификационный номер листа.

В нижней части все поля необходимо будет заполнить работодателю:

  • место работы — основное/по совместительству;
  • регистрационный номер, код подчиненности;
  • ИНН – индивидуальный налоговый номер;
  • СНИЛС;
  • условия исчисления;
  • акт формы Н-1;
  • дата начала работы, длительность имеющегося страхового стажа;
  • за какой период должно быть выплачено пособие по временной нетрудоспособности;
  • величина пособия;
  • фамилия и подпись — руководителя, главного бухгалтера.

Все данные в бланк больничного листа должны в обязательном порядке заноситься черной гелиевой ручкой, либо перьевой. Также допускается заполнение всех полей на компьютере, при помощи принтера.

Ни в коем случае нельзя осуществлять заполнение, а также подписывать документ рассматриваемого типа обычной синей шариковой ручкой.

Это приведет к отказу ФСС в получении соответствующего вычета. Все данные должны быть указаны максимально точно, без каких либо ошибок, помарок.

Законные основания

Сама процедура заполнения больничного листа, а также его выдача регламентируется действующим на территории РФ законодательством.


Основополагающей законодательной базой в данном случае является Федеральный закон №255-ФЗ от 29.12.06 г. Именно на основании него осуществляется медицинское страхование и формирование больничных листов.

Данный закон предусматривает все случаи, когда выдается лист нетрудоспособности:

  • болезнь;
  • необходимость осуществлять уход за:
  1. Родственником.
  2. Ребенком.
  • материнство.

Размер денежной компенсации напрямую зависит от величины стажа работника. Чем больше стаж, тем больше величина пособия.

При этом заполнение реестра больничных листов в обязательном порядке должно осуществляться с учетом п.56 Методических указаний о порядке ОМС.

Данный документ утвержден постановлением Фонда социального страхования №81 от 07.04.08 г.

При этом журнал учета больничных листов (образец для бухгалтерии можно найти в интернете) следует представлять в табличной форме.

Как вести журнал учета регистрации больничных листов ↑

Журнал учета регистрации больничных листов представляет собой очень важный документ. Но при этом работодатель совсем не обязан его вести, так как в законодательстве данный момент не обозначен.

В то же время желательно формировать данный документ, так как это позволяет существенно сократить время на подготовку документации в Фонд социального страхования.


Дело в том, что в обязанности работодателя входит необходимость делать копии всех поданных сотрудниками листов нетрудоспособности, по которым выплачивались компенсации.

Так как ФСС обязан данные платежи путем предоставления права на вычет через налоговую инспекцию компенсировать.

Данный орган выступает в роли контролирующего. Составление специального реестра позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа.

При этом формировать журнал регистрации больничных листов можно как в ручном режиме, так и при помощи специального программного обеспечения 1С — Зарплата и персонал.

Это позволит существенно сократить время на формирование реестра больничных, а также избежать свершения типичных ошибок при реализации данного процесса.

Где взять бланк

Бланк для формирования реестра рассматриваемого типа можно взять:

  • на специализированных ресурсах в интернете – сегодня существует большое количество различных сайтов, предлагающих образцы любой документации совершенно бесплатно;
  • у различного рода организаций, предлагающих услуги аудита для организаций;
  • распечатать в специальной программе.

Если сотрудники кадровой службы и бухгалтер достаточно опытны, то можно просто составить бланк журнала рассматриваемого типа самостоятельно. Но подобная процедура достаточно сложна и имеет множество нюансов.

Когда опыт подобного рода по какой-то причине отсутствует, то можно попросту обратиться в специализированную компанию, предоставляющую бухгалтерские, аудиторские и консультационные услуги.

На различных ресурсах в интернете совершенно бесплатно можно скачать документы соответствующего формата.

Это позволит сэкономить не только деньги, но и время – отпадет необходимость ждать, когда сотрудники специальной организации подготовят необходимые документы. Также распечатать бланк можно в специальной программе.

Порядок заполнения

Стандартная схема журнала регистрации больничных листов выглядит следующим образом:

  1. На титульном листе – полное наименование организации, осуществляющей прием и оплату листов нетрудоспособности.
  2. Название документа «Журнал регистрации листов нетрудоспособности».
  3. Обозначается период, в течение которого осуществлялось ведение журнала.
  4. Прописывается регистрационный номер страхователя.
  5. Таблица, содержащая следующие данные:
  • порядковый номер документа;
  • фамилия, имя и отчество;
  • серия больничного листа;
  • причина оформления (заболевание, отпуск по беременности или нечто другое);
  • период болезни;
  • продолжительность болезни;
  • число дней болезни;
  • стаж и величина пособия;
  • сумма пособия (за счет работодателя/Фонда социальной помощи/всего).

В нижней части документа обязательно должна присутствовать подпись главного бухгалтера или же иного ответственного лица. Также обозначаются фамилия, имя, отчество и должность.

Образец заполнения

Чтобы избежать ошибок, стоит перед оформлением данного документа ознакомиться с верно составленным образцом.

Пример:

Наличие каких-либо ошибок или же неточностей будет являться основанием для возврата документа на доработку. Следует избегать возникновения подобных ситуаций, так как это будет означать потерю времени.

Журнал регистрации больничных листов позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа по отдельности, что существенно уменьшает бумажную работу в бухгалтерии и отделе кадров.

Кроме того, именно составление реестра рассматриваемого типа позволяет избежать допущения большого количества самых разных типичных ошибок при расчете компенсации за временную нетрудоспособность.

buhonline24.ru

Сроки хранения больничных листов

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.


Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • Фото-2На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
  • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
  • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
  • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Обязательно ли вести книгу регистрации?

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

  1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
  2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
  3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
  4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Какую форму нужно использовать?

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

  • Номер страницы;
  • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
  • Номер и серия листка нетрудоспособности;
  • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
  • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
  • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
  • Сумма начисленного пособия;
  • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Инструкция по заполнению

Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:


  1. Фото-3Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
  2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
  3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

Скачать бланк и образец формы

Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

Скачать бланк журнала учета листков нетрудоспособности – word.

Скачать образец заполнения книги регистрации больничных – word.Фото-4

Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

  1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
  2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
  3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
  4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

azbukaprav.com

Стоит ли вести журнал учета больничных?

Журнал учета листов нетрудоспособности имеет рекомендательный характер, поэтому работодатели не обязаны его вести. Однако все же лучше не отказываться от данного документа, ведь с его помощью можно выполнять следующие действия:

  • отслеживать лимит оплачиваемых дней больничных;
  • отслеживать срок предоставления больничного листа работником;
  • быстро находить больничные листы, если их затребовала инспекция из ФСС.

Помимо этого, такой журнал пригодится кадровику во время подсчета того, на сколько дней требуется продлить отпуск, если период временной нетрудоспособности совпал с днями отпуска.

Кто ведет журнал?

Отвечать за оформление документа могут следующие лица:

  • Специалист из отдела кадров, который работает с листами нетрудоспособности.
  • Руководитель службы по управлению кадрами, который несет ответственность за кадровое делопроизводство.
  • Работник, отвечающий на предприятии за оптимизацию и автоматизацию документооборота.
  • Представитель бухгалтерии, который и ведет расчет пособий по больничному листу.

Стоит отметить, что если организация небольшая, вести журнал может сам директор.

Заполнение журнала нетрудоспособности

Форма журнала учета больничных

Нет нормативных шаблонов журнала регистрации больничных, поэтому каждый работодатель может разработать форму исходя из своих потребностей, причем документ можно вести и в бумажном, и в электронном формате.

Для составления электронной таблицы можно воспользоваться программой 1C или использовать образцы, представленные на сайте ФСС и разработанные для пилотного проекта.

Образец формы журнала учета больничных листов можно скачать тут.

Как заполнить документ?

Если журнал заполняется вручную, следует использовать черную гелиевую или перьевую ручку, иначе документ могут не принять представители ФСС. Само заполнение журнала можно поделить на два этапа – заполнение титульной страницы и основных графов. Рассмотрим детально оба этапа.

Титульная страница

Это первая страница документа, на которой потребуется указать следующую информацию:

  • Наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
  • Название документа, то есть «Журнал учета больничных листов».
  • Даты начала и завершения ведения журнала.
  • Регистрационный номер лица, отвечающего за выплату страховых пособий.

Основная страница

На ней представляется таблица, графы которой заполняются в таком порядке:

  1. Порядковый номер листа нетрудоспособности в журнале.
  2. Дата, когда лист был представлен работником.
  3. Фамилия и инициалы сотрудника.
  4. Должность сотрудника и наименование отдела, который он представляет.
  5. Номер листа нетрудоспособности. Тут стоит отметить, что данный номер состоит из 12 цифр, разделенных на три группы. Первые девять цифр – порядковые, а вот последние три являются контрольным разрядом. Номер больничного указывается в верхнем правом углу больничного листа. Важно отметить, что в листах нового формата отсутствует серия, поэтому делать подобную графу в журнале уже не имеет никакого смысла.
  6. Название медицинского учреждения, где сотруднику и выдали лист нетрудоспособности.
  7. Период больничного, то есть дата его начала и завершения.
  8. Количество дней больничного.

Запись в журнал нетрудоспособности

Как правило, журнал учета листов нетрудоспособности передается в бухгалтерию, поэтому стоит дополнительно сделать графу, где бухгалтер мог бы поставить свою подпись, засвидетельствовав факт того, что он получил больничный лист из отдела кадров. Это необходимо для того, чтобы в случае утери справок установить, в каком именно отделе произошла утеря.

Образец заполненного документа предлагаем скачать здесь.

Прошивка и хранение журнала

Журналы регистрации любого типа прошиваются, а их страницы нумеруются. На последней странице документа ставится роспись директора предприятия или предпринимателя, причем на самой прошивке. На ней также указывается количество страниц журнала, которые пронумерованы и прошиты. Если у организации имеется печать, она также ставится на прошивке.

Следует отметить, что директор предприятия или ИП не обязан ставить на журнале учета роспись или печать, то есть это остается на его усмотрении.

Как правило, журнал учета передается на хранение в отдел кадров, поскольку именно в этом подразделении у сотрудников принимаются листы нетрудоспособности, которые в дальнейшем передаются в бухгалтерию для осуществления необходимых выплат. Но следует отметить, что если предприятие небольшое и нет отдела по работе с персоналом, журнал может храниться и в бухгалтерии.

Какой же срок хранения журнала? Несмотря на то, что данный документ не является обязательным, если он уже ведется, то хранить стоит по правилам хранения первичных документов, согласно которым срок хранения – 5 лет. При этом стоит отметить, что больничные листы хранятся в организации 6 лет с момента завершения расчетного периода, в течение которого работник должен получить все выплаты. Данное требование указано в федеральном законе «О страховых взносах». В связи с этим имеет смысл продлить срок хранения журнала на 1 год, то есть держать его не 5, а 6 лет. Подробнее о сроке хранения больничных листов — читать тут.

Работодатель не обязан вести журнал регистрации листов нетрудоспособности, поэтому отсутствие такого документа не может повлечь за собой никакого наказания.

Итак, если работодатель желает грамотно организовать работу с сотрудниками, ему рекомендуется вести журнал регистрации больничных листов, что в дальнейшем позволит избежать недопонимания или ошибок при расчете пособий или дней отпуска, на которые также пришлись больничные дни.

moyaidea.ru

Учет листков нетрудоспособности на предприятии

Наличие листа (листов) нетрудоспособности свидетельствуют о том, что работник предприятия определенное время находился:

  • на амбулаторном или стационарном лечении;
  • на обследовании после несчастного случая на производстве;
  • в отпуске по беременности и родам и пр.

По усмотрению лечащего врача листы нетрудоспособности также заполняются по уходу за несовершеннолетним ребенком до 14 лет, инвалидом или пожилым родителем. Впрочем, независимо от обстоятельств выдачи документа, работодатель обязан оплатить неотработанные дни по тарифу, равному ежедневной заработной плате работника.

Как производится оплата — известно каждому главному бухгалтеру. Для этого каждый месяц производятся отчисления в ФСС. Предприятию необходимо лишь погасить часть суммы рассчитанного больничного листа за первые три дня периода.

Остальная часть компенсируется за счет средств Фонда Социального Страхования. Для получения гарантированного возмещения уже уплаченных пособий важно на предприятии организовать грамотный учет листков нетрудоспособности.

Обязанности работодателя Обязанности ФСС Права работника
  • рассчитать пособие по больничному листу, исходя из стажа, продолжительности болезни;
  • приложить копию трудовой книжки работника как доказательство наличия стажа.
  • проверить правильность заполнения больничного листа и компенсирующего расчета;
  • принять положительное или отрицательное решение о компенсации уплаченных работодателем денежных сумм.
Получить причитающее пособие по листу нетрудоспособности в течение 6 месяцев после болезни (по предъявлению).

Учет документов строгой отчетности осуществляется непосредственно на предприятии. Для этого предусмотрено заполнение специального журнала кадровой службой организации. Правда, кадровики пренебрегают этой формальностью, так как эта обязанность не оговорена нормативными актами. Тем не менее, ведомость помогает в решении некоторых вопросов.

Скачать образец журнала регистрации больничных листов

Её назначение:

  • систематизация информации;
  • уточнение последовательности и длительности больничных периодов;
  • методическая помощь в поиске конкретных документов при проверке ФСС;
  • руководство к последующему заполнению Табеля учета рабочего времени;
  • точная фиксация страхового стажа (рассчитывается на первый день болезни).

Эти данные важны при решении спорных вопросов. Например, по журналу прослеживается, был ли зарегистрирован тот или иной документ кадровым специалистом, правильно ли указан стаж. По сути, ведомость позволяет избежать конфликтных ситуаций с бухгалтером-расчетчиком или другим специалистом по кадровым вопросам.

Внимание! Основная причина отказов в выплатах ФСС – некорректное заполнение больничных листов. Поскольку ФСС может инициировать камеральную проверку, необходимо строго отслеживать поступление листов нетрудоспособности к работодателю.

Правила заполнения документа

Если лист нетрудоспособности заполняется строго черной гелиевой ручкой, без исправлений и помарок, то требования к журналу как к дополнительному документу на предприятии не устанавливаются. Работодатель вправе решать, как организовать работу в своем подразделении. Ведомость составляется в электронном или в письменном виде.

Электронный вариант сохраняется на диске компьютера кадровой службы. Для удобства заполнения примерную таблицу можно скачать в Интернете. После загрузки файла он редактируется «под нужды» работодателя. Далее активно используется в кадровой работе.

Общие требования к заполнению журналов в письменном виде выглядят следующим образом:

  • журнал должен быть прошит как брошюра;
  • листы журнала в обязательном порядке нумеруются;
  • на последней странице ставится печать организации, дата заполнения, суммарное количество листов;
  • информация на последней странице подтверждается подписью руководителя организации;
  • на титульном листе указывается не только заголовок, но и полное наименование организации, уплачивающей взносы в ФСС, ее регистрационный номер.
  • в журнале фиксируется начальная и конечная дата заполнения.
Образец журнала регистрации больничных листов
Образец журнала регистрации больничных листов

Инструкция и образец журнала регистрации больничных листов

Учет производится по общепринятой табличной форме:

Наименование столбца Пояснение
Порядковый номер Очередность зависит от того, в какое время передается документ в бухгалтерию, в отдел кадров
Данные работника Перечисляются ФИО,  при необходимости – табельный номер, занимаемая должность, структурное подразделение
Серия документа Представляет собой двенадцатизначный номер, списывается с штрих-кода, расположенного в правом верхнем углу документа
Код болезни Заполняется с листа нетрудоспособности (01-болезнь застрахованного лица, 02-травма, 09- — уход за больным членом семьи и пр.)
Период заболевания Указываются пограничные даты больничного листа
Длительность болезни Количество дней отсутствия на работе по причине заболевания
Страховой стаж Количество отработанных лет, месяцев, исходя из чего высчитывается пособие.
Сумма выплат Расчет производится по формуле и сверяется с данными 1С

Внимание! Листы нетрудоспособности подлежат оплате по 100 процентному тарифу в случае, когда страховой стаж сотрудника составляет более 7 лет 12 месяцев 30 дней. В период страхового стажа включаются отпуска по уходу за ребенком и периоды получения пособия по безработице.

Примерный образец журнала регистрации больничных листов, его актуальное заполнение на предприятии позволяет сократить время при подготовке документации для передачи в Фонд Социального Страхования. Для его применения в работе следует в точности передать информацию по каждому застрахованному лицу.

Например:

  Номер б/л Основание для выдачи Кол-во дней Стаж Велич. пособия От ком-па-нии От ФСС Итого
1. Сидоров Илья Борисович 285569456235 Уход за матерью 12.09.2016-25.09.2016 12 л. 2 мес. 3 дня 100% 3000 11000 14000

Другой образец заполнения:

ФИО Табельный номер Лист нетруд-сти Больничное учреждение Причина выдачи Период нетруд-сти Общее кол-во дней
номер Дата выдачи с по
Смирнов Борис Григорьевич 45 145685

585412

04.04.2016 МСЧ № 5 г.Перми 01 04.04.

2016

16.04.2016 13

Есть ли типовой бланк?

Типовую брошюру с пустыми графами для ведения журнала предлагают приобрести аудиторские и бухгалтерские компании. Но затем тратить финансы? Журнал можно распечатать из многих электронных программ типа 1с: Зарплата и кадры, Учет кадров.

Кто заполняет?

По правилам ответственным за ведение журнала назначается специалист кадровой службы. Это происходит по причине, так как у этого ответственного должностного лица хранятся трудовые книжки. Он может самостоятельно или с помощью программного обеспечения указать точный страховой стаж сотрудника.

Иногда журнал заполняется силами секретаря, который одновременно является табельщиком. Затем информация из таблиц берется для заполнения Табеля. Если больничный лист работника с кодом 01 использовался во время отпуска, то эта информация используется для продления дней отдыха.

Если должность специалиста по кадрам в штатном расписании не предусмотрена, то обязанности по ведению ведомости возлагаются на бухгалтера по заработной плате.

Срок хранения

Журнал является важным документом в системе документооборота предприятия. О его порче или преднамеренном уничтожении сообщается правоохранительным органом. Поэтому его сохранное хранение обеспечивается в сейфе кадровой службы.

Срок хранения важной документации – не более 5 лет. Так как корешки листов нетрудоспособностей остаются на предприятии ровно 6 лет, то целесообразно увеличить общий период сохранности документов до 6 лет.

Решение об уничтожении документа строгой отчетности на предприятии принимается экспертно-проверочной комиссией. Бумаги уничтожаются по акту организацией, уполномоченной на данное действие. На акте ставится пометка: «Уничтожено методом прессования».

buhuchetpro.ru

Обязательно ли вести журнал регистрации больничных листов?

Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно (как и в случае с журналом регистрации трудовых договоров).

Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.

Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.

Правила ведения журнала учета больничных листов

Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.

То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.

В книге учета больничных листов должна присутствовать следующая информация об организации:

  1. Точное наименование организации, ведущей этот документ регистрации.
  2. Дата, когда был начат этот документ и число, в которое была внесена последняя запись в него.
  3. Фамилия, имя и должность, ответственного за ведение журнала сотрудника.

В структуре журнала обязательно должны быть графы для заполнения следующих данных:

  1. Номер листа временной нетрудоспособности.
  2. Название медицинского учреждения, которым был предоставлен (выдан) этот документ.
  3. Период нахождения сотрудника на бюллетени, количество дней по случаю временной нетрудоспособности.
  4. Дата сдачи листка работодателю.

Именно содержание всех вышеуказанных данных, позволяет работодателю в случае необходимости, быстро узнать информацию об общем количестве дней больничного определенного сотрудника, сроках его предоставления, а также в кратчайшие сроки предоставить органам ФСС листок нетрудоспособности, если это вдруг будет нужно.

Срок хранения журнала учета больничных листов

Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.

Согласно нормативным положениям, хранение документа регистрации листов нетрудоспособности, составляет 5 лет после его окончания, внесения в него последней учетной записи и начала новой книги регистрации.

Журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов

Как мы уже писали выше, такой документ регистрации листков нетрудоспособности, можно вести, как в электронном, так и в бумажном варианте, каждая организация выбирает удобную форму документооборота.

Что касается самого образца, то здесь нет утвержденного шаблона. На различных сайтах можно встретить множество вариаций. Во многих организациях, лица, на которые возложена ответственность по его ведению, могут самостоятельно разработать его структуру.

То есть, для собственного удобства и с учетом особенностей политики делопроизводства в конкретно взятом учреждении, бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и руководитель, совместно работают над структурой книги регистрации.

Если сотрудников, которые несут ответственность, несколько, то рекомендуется напротив каждой графы для заполнения, предусмотреть графу для подписи ответственного за данную запись сотрудника. Также, не лишним, будет отвести место и для подписи работника, который находился на бюллетени.

Журнал учета больничных листов — образец

Итак, работодатель может, как самостоятельно поработать над созданием структуры книги регистрации листков нетрудоспособности, так и воспользоваться одним из образцов этого документа.

На нашем сайте мы предлагаем, совершенно бесплатно, скачать один из вариантов готовых шаблонов:

Скачать образец

Приказ о назначении ответственного за журнал учета больничных листов

Сотрудники, на которых возлагается ответственность за ведение книги регистрации (чаще всего это бухгалтер и сотрудник отдела кадров), назначаются соответствующим приказом.

Скачать образец

www.samso.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector