Журнал учета листков нетрудоспособности

Журнал учета листков нетрудоспособности

Регистрацией называется фиксирование основной информации документа в соответствии с принятой формой, закрепляющее факт его наличия и дату возникновения.

Учетные журналы или книги заводятся на предприятии или в организации с целью упорядочения существующей документации, их основное назначение – придание юридической силы документу.

Особенно актуально их ведение для крупного предприятия, где ведение больших объемов документооборота упрощается за счет использования этих регистрационных форм.

Журналы, в отличие от книг, заводятся на определённое время и по истечении его закрываются.

Основной их перечень выбирается руководством самостоятельно, основываясь на производственной необходимости.

Одним из таких документов и является журнал учета больничных листов.

 Обязателен ли учет подобных документов в организации?

Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия.

Благодаря ему, работодатель имеет возможность:


  • в полной мере владеть информацией о состоянии здоровья своих сотрудников;
  • проследить количество дней их нетрудоспособности;
  • правомерно назначить оплату дней нахождения работника на больничном;
  • анализировать заболеваемость на предприятии, что позволяет оценить общее положение дел;
  • предусмотреть возможные профилактические мероприятия для повышения общего уровня здоровья;
  • разрешить претензии в случае утери больничного листа.

Законодательство не обязывает предприятие в обязательном порядке вести журнал регистрации больничных листов (листков нетрудоспособности).

Руководство самостоятельно принимает решение о его необходимости, исходя из важности подобной информации не только для начисления оплаты труда, но и для корректного разрешения спорных ситуаций с работником.

Форма и особенности заполнения

Строгой учетной формы данного документа не существует, его содержимое устанавливается приказом руководителя с приложением инструкции для кадровиков по его ведению.

Допускается как самостоятельная разработка и изготовление, так и использование уже существующих форм журналов, предоставляемых фирмами, работающими с канцелярией.

Согласно правилам делопроизводства, необходима фиксация каждого листка нетрудоспособности в обязательной связке с датой документа.

Непреложными реквизитами каждой регистрационной формы являются:

  • название документа;
  • наименование организации;
  • даты открытия и закрытия;
  • срок хранения;
  • подпись ответственного лица (возможно на каждом листе).

Журнал постранично разделяется на необходимые пронумерованные графы, сшивается, подкрепляется подписями руководства предприятия и печатью.

Заполнение обычно производится шариковой (чернильной) ручкой синего либо черного цветов.

Не допускаются зачистки и использование корректора на страницах формы, наличие графы «Примечания» позволяет заверять подписью исправления или указывать на недействительные записи.

В журнале учета листков нетрудоспособности каждая запись имеет порядковый номер, содержит личные данные о работнике (фамилия, имя, отчество), номер больничного листа, наименование медицинского учреждения, выдавшего его, срок действия документа.

Типовая форма выглядит так:

Скачать образец вы можете здесь:

Образец журнала учета больничных листов

Кто ведет журнал и где он хранится?

За сохранность и ведение журнала учета листков нетрудоспособности отвечает сотрудник отдела кадров, табельщик или другой работник, назначенный ответственным по приказу руководства предприятия.

Данная форма является документом внутреннего использования, она может передаваться работникам других подразделений только с согласия руководства предприятия, рассмотрение происходит в присутствии лица, ответственного за хранение и ведение журнала.


Периодически этот документ предоставляется руководству для проверки либо составления необходимой отчётности, анализа кадровой работы.

Если произошла утеря, уничтожение или порча документации, руководитель организации обязан сообщить в правоохранительные органы об этом факте и назначить приказом комиссию для установления перечня пропавших документов и расследования сложившейся ситуации.

Сроки хранения

Сроки хранения различных отчетных форм на предприятиях определяются специальным Перечнем типовых документов, в котором указываются сроки для каждого типа документации.

Все журналы и книги подобного рода хранятся обычно на протяжении трех лет, хотя решение о длительности хранения здесь тоже принимается руководителем предприятия.

Сроки исчисляются с 1 января отчётного года, следующего за годом завершения делопроизводства предыдущей формы, сокращать их нельзя ни в коем случае.

Журнал регистрации больничных листов является одним из востребованных документов в делопроизводстве предприятия.

Его руководитель не только беспокоится о законности и правомерности начисления выплат при нетрудоспособности работника, но и старается эффективно организовать рабочий процесс, учитывая необходимые меры профилактики заболеваний на производстве.

Ведение документа не требует больших трудозатрат, а польза и говорит сама за себя.

kadriruem.ru

Обязательно ли вести журнал регистрации больничных листов?


Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно (как и в случае с журналом регистрации трудовых договоров).

Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.

Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.

Правила ведения журнала учета больничных листов

Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.

То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.

В книге учета больничных листов должна присутствовать следующая информация об организации:

  1. Точное наименование организации, ведущей этот документ регистрации.
  2. Дата, когда был начат этот документ и число, в которое была внесена последняя запись в него.
  3. Фамилия, имя и должность, ответственного за ведение журнала сотрудника.

В структуре журнала обязательно должны быть графы для заполнения следующих данных:

  1. Номер листа временной нетрудоспособности.
  2. Название медицинского учреждения, которым был предоставлен (выдан) этот документ.
  3. Период нахождения сотрудника на бюллетени, количество дней по случаю временной нетрудоспособности.
  4. Дата сдачи листка работодателю.

Именно содержание всех вышеуказанных данных, позволяет работодателю в случае необходимости, быстро узнать информацию об общем количестве дней больничного определенного сотрудника, сроках его предоставления, а также в кратчайшие сроки предоставить органам ФСС листок нетрудоспособности, если это вдруг будет нужно.

Срок хранения журнала учета больничных листов

Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.

Согласно нормативным положениям, хранение документа регистрации листов нетрудоспособности, составляет 5 лет после его окончания, внесения в него последней учетной записи и начала новой книги регистрации.

Журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов

Как мы уже писали выше, такой документ регистрации листков нетрудоспособности, можно вести, как в электронном, так и в бумажном варианте, каждая организация выбирает удобную форму документооборота.


Что касается самого образца, то здесь нет утвержденного шаблона. На различных сайтах можно встретить множество вариаций. Во многих организациях, лица, на которые возложена ответственность по его ведению, могут самостоятельно разработать его структуру.

То есть, для собственного удобства и с учетом особенностей политики делопроизводства в конкретно взятом учреждении, бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и руководитель, совместно работают над структурой книги регистрации.

Если сотрудников, которые несут ответственность, несколько, то рекомендуется напротив каждой графы для заполнения, предусмотреть графу для подписи ответственного за данную запись сотрудника. Также, не лишним, будет отвести место и для подписи работника, который находился на бюллетени.

Журнал учета больничных листов — образец

Итак, работодатель может, как самостоятельно поработать над созданием структуры книги регистрации листков нетрудоспособности, так и воспользоваться одним из образцов этого документа.

На нашем сайте мы предлагаем, совершенно бесплатно, скачать один из вариантов готовых шаблонов:

Скачать образец

Приказ о назначении ответственного за журнал учета больничных листов

Сотрудники, на которых возлагается ответственность за ведение книги регистрации (чаще всего это бухгалтер и сотрудник отдела кадров), назначаются соответствующим приказом.

Скачать образец


www.samso.ru

Что это такое?

Хранение тех или иных ценных бумаг невозможно без систематизации и контроля.Нормативная база

Журнал учета больничных листов не является обязательным компонентом в бухгалтерии предприятия, но может помочь при многих ситуациях.

Чтобы отслеживать количество оплачиваемых начальством дней нетрудоспособности, т.е. больничного, вести учёт всех листов, заблаговременно предоставить их при необходимости сотрудникам из Фонда социального страхования, контролировать сроки предоставления этих бумаг работником, необходима определённая документация.

На сегодняшний день журнал учета больничных листов часто применяется на различных предприятиях.

Инструкция заполнения

Хотя данный документ не является обязательным, он должен быть заполнен соответствующим образом.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7(499)350-6630.
  • Санкт-Петербург: +7(812)309-3667.

Существует стандартная установленная схема заполнения данного документа по каждому больничному листу.Отпуск и необходимые выплаты

  1. Укажите на титульном листе полное название предприятия или организации, которая принимает и оплачивает больничные листы.
  2. Подпишите название документа («Журнал учета больничных листов»).
  3. Обозначьте период, в течение которого осуществлялось ведение и заполнение данного документа.
  4. Укажите регистрационный номер лица, производящего страховые взносы.

Заполните таблицу, содержащую следующие данные:

  • порядковый номер листа;
  • данные сотрудника (фамилия, имя и отчество);
  • серия документа;
  • причина, по которой оформлен документ (болезнь, травма, беременность и т.д.);
  • период заболевания;
  • продолжительность заболевания;
  • число дней, в течение которых сотрудник являлся нетрудоспособным;
  • сумма выплат.

В нижней части больничного листа должна стоять подпись бухгалтера предприятия или ответственного лица с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности.

Существует установленный образец заполнения журнала учета больничных листов. Его можно скачать совершенно бесплатно на любых сайтах, он везде одинаков. Ниже представлен универсальный образец заполнения журнала учета больничных листов.

Правила заполнения


Существуют некоторые правила заполнения и ведения журнала учёта больничных листов, без соблюдения которых данный документ теряет свою юридическую силу.Расчеты отпускных

  • Во-первых, журнал может быть представлен как в печатном, так и в электронном виде. Работодатель может сам установить форму ведения данного документа.
  • Все журналы учета должны быть прошиты, а страницы в них — пронумерованы. На последней странице работодатель обязан поставить свои инициалы и подпись, указать количество прошитых и пронумерованных страниц в документе. При наличии печати предприятия она может скрепить подпись руководителя.
  • Ведение журнала учета больничных листов должно осуществляться только черной гелиевой или перьевой ручкой. Заполнение документа другими чернилами может привести к тому, что Фонд социального страхования откажет работодателю в получении вычета по болезни.
  • Журнал учёта больничных листов должен вестись аккуратно. Все данные перед занесением должны быть перепроверены. Информация должна быть точной и актуальной, заносить её необходимо разборчивым почерком, без исправлений и помарок.
  • Наличие несовпадений и нарушение основных правил заполнения журнала учета больничных листов могут привести к отправке данного документа на доработку. Это означает лишь потерю времени работодателя.
  • Для правильного заполнения и ведения журнала учета больничных листов стоит руководствоваться образом, прикреплённым выше.

Кто заполняет журнал?

Так как в законодательстве не установлено обязательное наличие журнала учета больничных листов на предприятии, то заполнение данного документа может осуществляться любым лицом по установке работодателя.

Зачастую заполнение журнала является прямой обязанностью сотрудников отдела кадров. Именно туда поступают больничные листы.

Ответственное за заполнение журнала учета больничных листов лицо должно быть указано в документе (фамилия, имя, отчество, подпись, занимаемая на предприятии должность).

zakonguru.com

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Журнал учета листков нетрудоспособности

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

assistentus.ru

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2016-2017 годах

В соответствии с п. 896 раздела 11.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (данный нормативный акт — ведомственный, но используется многими хозяйствующими субъектами исходя из принципа правовой аналогии), больничные листки в организации хранятся в течение 5 лет. Аналогично — документы, связанные с выплатой пособий по временной нетрудоспособности.

Предписание хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет — если иное не установлено законом, содержит п. 98 Положения по бухгалтерскому учету, введенного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Существует также точка зрения, по которой больничный как бухгалтерский документ, имеющий отношение к расчетам с ФСС, необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Таким образом, журнал учета больничных листов может пригодиться специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
  • отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в статье «Больничный лист во время отпуска в 2017 году (нюансы)».

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

  • номера больничных листков;
  • названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
  • Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
  • даты предоставления больничных сотрудниками;
  • периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
  • сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном размере вы можете в статье «Какова минимальная оплата больничного листа в 2016-2017 годах?».

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

nalog-nalog.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector