Документы для личного дела работника

Личное дело — дело не столько каждого, сколько каждого отдела кадров.

Л.С.Сухоруков

Личное дело — совокупность документов, в которых содержатся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности <1>. Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника.

На кого и кем ведутся личные дела

Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. К ним, в частности, относятся <2>:

— государственные служащие;

— научные работники;

— руководители;

— специалисты.

Чтобы определить, относится ли должность работника к категории руководителей или специалистов, а следовательно, нужно ли заводить личное дело на данного работника, нужно обратиться к выпуску Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), содержащему данную должность <3>.


Пример
Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов. На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста. На них личные дела заводить не нужно <4>.

В случаях, определенных законодательством, личные дела ведутся на других работников, не указанных выше <5>.

Ведутся личные дела только на работников организации вне зависимости от того, какой вид трудового договора с ними заключен <6>. Не являются исключением временные и сезонные работники.

Также не важно, работает работник в организации по основному месту работы или по совместительству.

На заметку
Если работник является внутренним совместителем, на него должно быть заведено одно личное дело, поскольку законодательством не предусмотрено ведение двух и более дел на одного работника.

Ведение личного дела осуществляется весь период времени, на протяжении которого работник работает в организации, и завершается его увольнением <7>.

Обратите внимание!
На лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (например, подряда, возмездного оказания услуг), личные дела в организации не ведутся.


Формирование и ведение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) <8>. При ее отсутствии — работник, на которого руководителем организации возложена такая функция.

При этом контроль за правильностью оформления личных дел возложен персонально на руководителя организации <9>.

Состав документов при формировании личного дела

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (например, приказа, распоряжения) <10>. Документы при формировании личного дела включаются в него в строгой последовательности <11> (см. таблицу 1).

На заметку
Некоторые документы включаются в личное дело в оригинале, а часть — в копиях или выписках.

Таблица 1

Документы, включаемые в личное дело при его формировании




Для всех работников <*> Примечания
1) внутренняя опись документов личного дела по утвержденной форме <12> Составляется после оформления личного дела. Содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Ее листы нумеруются отдельно от листов личного дела. В ней отражается включение новых документов в личное дело. Сведения об изъятии документов или замене подлинников на копии вносятся в графу «Примечания» описи <13>
2) дополнение к личному листку по учету кадров по утвержденной форме <14> Отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров <15>
3) личный листок по учету кадров по утвержденной форме <16> Заполняет лицо, поступающее на работу, собственноручно в одном экземпляре на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов в соответствии с установленными требованиями. Помарки и исправления не допускаются. Работник кадровой службы (специалист по кадрам) проверяет полноту и правильность заполнения путем сверки соответствия сделанных записей записям в документах. На листок наклеивается фотография принимаемого работника. Он подписывает листок и указывает дату заполнения. После заполнения вносить в листок какие-либо изменения и дополнения нельзя <17>
4) автобиография Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В ней должны содержаться подпись составителя и дата составления, а также отражаться следующие сведения <18>:


ФИО;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

трудовая деятельность;

профессия;

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях)

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке Заверяются в установленном порядке <19>
6) заявление о приеме на работу Оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке с указанием <20>:

адресата (кому адресуется заявление);

заявителя (автора);

названия вида документа (заявление);

текста;

подписи;

даты составления

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена в установленном порядке
Для отдельных категорий работников <**> Примечания
декларация о доходах и имуществе Представляют лица, поступающие на государственную службу <21>
обязательство государственного должностного лица, лица, претендующего на занятие должности государственного должностного лица, по соблюдению ограничений <22> Обязательство устанавливает обязанность указанных лиц по соблюдению ряда ограничений, установленных ст. 17 — 20 Закона N 305-З
контракт Контракт обязательно включается в личное дело государственных служащих.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) организации любой формы собственности в состав личных дел работников любых категорий могут включаться трудовые договоры (контракты) с работниками <23>

справка-объективка Оформляется при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, представлении их к награждению. Специально для включения в личное дело составлять ее не нужно
анкета Может заполняться для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике в соответствии с требованиями, предъявляемыми к заполнению листка по учету кадров. Помимо подписи работника в ней также ставится подпись работника кадровой службы (специалиста по кадрам) <24>
копия (выписка) протокола заседания ученого совета Для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива Для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации Собственник имущества организации или уполномоченный им орган вправе устанавливать в учредительных документах организации процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации, к примеру проведение конкурса <25>
договор о материальной ответственности Для материально ответственных лиц
направление на работу Службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, а также по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.

Обратите внимание!
Хранятся личные дела в кадровой службе отдельно от других дел одним из следующих способов <26>:
— по порядку номеров;
— в алфавитном порядке.

Ведение личного дела


Наниматель ведет личное дело на работника в течение всего периода времени его работы в организации. Как таковое ведение личного дела предполагает:

внесение при необходимости записей. Например, во внутренней описи документов личного дела делается запись о включении в дело копии приказа о переводе работника;

изменение состава документов личного дела. Например, некоторые документы изымаются из личного дела либо подлинники заменяются копиями <27>;

включение в личное дело документов, характеризующих деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника <28> (см. таблицу 2).

Обратите внимание!
Документы включаются в хронологической последовательности <29>.

Таблица 2

Документы, включаемые в процессе ведения личного дела


Название документа Примечание
характеристики Официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме с указанием <30>:

названия вида документа (характеристика);

ФИО характеризуемого;


текста с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Выделяют два вида характеристик:

внутренние — подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты;

внешние — подписываются руководителем организации с указанием даты и заверяются печатью нанимателя.

Наниматель может при приеме на работу работника запрашивать характеристику на него с предыдущих мест работы. Характеристика должна быть ему направлена в течение 2 календарных дней со дня получения запроса <31>

аттестационные листы <32> Заполняются по результатам аттестации работника
списки научных трудов и изобретений Включаются в личное дело при их наличии
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника Оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке с указанием <33>:

адресата (кому адресуется заявление);

заявителя (автора);

названия вида документа (заявление);

текста;

подписи;

даты составления.

К иным документам относятся, например, медицинское заключение, докладная записка

копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена в установленном порядке
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь К примеру, при оценке соблюдения руководителем организации определенных критериев, таких как обеспечение производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины. Такая оценка оформляется документально и проводится при аттестации руководителей организаций или при продлении либо заключении с ними контрактов на новый срок <34>

На заметку
На этапе ведения личного дела <35>:
— все его документы собираются в отдельную папку;
— личное дело не переплетается и не подшивается.

Документы, не включаемые в личное дело

Законодательство предусматривает перечень документов, которые в личное дело включать не нужно. К ним относятся <36>:

— копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий.


Обратите внимание!
При увольнении в качестве меры дисциплинарного взыскания приказ об увольнении работника включается в личное дело;

— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (например, медицинские заключения).

На заметку
Срок хранения документов указан в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 N 140 (далее — Перечень).

Также в перечень документов, включаемых в личное дело, не входят документы по воинскому учету работников <37>.

Обложка личного дела

Все документы личного дела помещаются в отдельную обложку (папку). Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства <38>.

На обложке личного дела указываются <39>:

заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже).

Обратите внимание!
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней <40>;

регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Помимо указанных обложка личного дела должна содержать следующие реквизиты <41>:

полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), организации и структурного подразделения. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках;

«Начато» и «Окончено» — арабскими цифрами указываются дата начала и дата окончания личного дела, например 09.01.2017;

количество листов дела — оформляется после увольнения работника при полном оформлении личного дела <42>;

срок хранения.

Пример оформления обложки личного дела

Общество с ограниченной ответственностью «ТрансМагОптим»

(наименование организации (структурного подразделения))

(ООО «ТрансМагОптим»)

Отдел кадров

Личное дело N 54

Золотницкая Наталья Сигизмундовна

(фамилия, имя, отчество)

 

Начато 09.01.2017

Окончено ____________

На __________ листах

Хранить 75 лет

Все надписи на обложке личного дела необходимо делать четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Также обложку можно оформить на отдельном листе с помощью технических средств с воспроизведением всех установленных реквизитов обложки личного дела (например, набрать на компьютере и распечатать с помощью принтера). В этом случае изготовленный лист наклеивают на обложку дела <43>.

Учет и использование личных дел

Учет

Все личные дела подлежат строгому учету <44>. Для этого в организации должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел по утвержденной форме <45>. В нем указываются:

— регистрационный индекс личного дела (номер);

— заголовок личного дела (ФИО работника);

— дата постановки на учет (дата формирования личного дела);

— дата снятия с учета (дата передачи личного дела в архив).

Пример журнала (книги) учета личных дел

Журнал (книга) учета личных дел

Номер личного дела Фамилия, имя, отчество работника Дата постановки на учет Дата снятия с учета
1 Золотницкая Наталья Сигизмундовна 09.01.2017
2 Золотов Петр Иванович 13.03.2017
3 Авакова Лидия Владимировна 05.06.2017 22.09.2017

Хранится журнал (книга) учета личных дел 75 лет <46>. Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводством <47>.

Использование

Личные дела могут выдаваться во временное пользование с разрешения руководителя организации <48>:

— работникам организации, как правило, на основании заявления с указанием причин и срока выдачи;

— сторонним организациям.

На заметку
Разрешение руководителя организации на выдачу оформляется резолюцией на заявлении работника или письме организации.

При этом выдача личного дела во временное пользование является правом, а не обязанностью нанимателя. Исключение составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством. Например, личные дела и документы, включенные в них, выдаются на основании постановлений следственных органов.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещено <49>:

— производить какие-либо исправления;

— извлекать из него отдельные документы;

— включать новые документы.

На заметку
Чтобы проконтролировать состав и состояние личного дела, в момент его выдачи целесообразно сделать ксерокопию всех включенных в него документов, в том числе внутренней описи.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка утвержденной формы <50>. В ней делаются следующие отметки:

— номер личного дела;

— ФИО работника, на которого ведется личное дело;

— дата выдачи;

— получатель;

— расписка в получении (проставляется подпись получателя);

— телефон получателя;

— дата возврата.

Пример контрольной карточки

Контрольная карточка

Личное дело N 54

Фамилия Золотницкая

Имя Наталья

Отчество Сигизмундовна

Отметка о выдаче личного дела

Дата выдачи Кому выдано Расписка в получении Номер телефона Дата возврата
1 2 3 4 5
04.09.2017 Золотницкой Н.С. Подпись 200-00-02 07.09.2017

Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное личное дело и помещается на его место. При возврате личного дела в контрольной карточке указывается дата возврата, она изымается, а личное дело помещается на место.

Источник: ilex.by

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

  • какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

  • резюме, составленное для вакансии соискателем;
  • анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки,
  • служебные записки,
  • различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций – уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 № 125 (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений.

Скачать

Титульный лист личного дела работника: образец

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

Скачать

На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

Источник: clubtk.ru

 Сразу отметим, что кроме работников личные дела ведутся на учащихся средних,  средних специальных и высших учебных заведений. Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования регулируется специальными актами Министерства образования Республики Беларусь.

 

ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ

И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ.

 

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел    работников    (далее  —  Инструкция)  устанавливает   порядок формирования,    ведения    и  хранения  личных  дел  работников   в государственных    органах,  учреждениях,  организациях   Республики Беларусь  всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются  на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.              Личное  дело  —  это  совокупность  документов,   содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

     Личные  дела  ведутся  на руководителей и специалистов, научных работников, государственных  служащих,  а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. . Формирование,  ведение  и  оперативное  хранение  личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

 Контроль  за  оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

                       СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора  (контракта)  и  издания  приказа  (распоряжения,  решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

      При  формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

  • внутренняя опись документов личного дела;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • личный листок по учету кадров;
  • автобиография;
  • копии   документов  об  образовании,  повышении   квалификации, переподготовке;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия  (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

      При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

  • декларация  о  доходах  (для  лиц, уполномоченных на выполнение государственных  функций,  и  лиц,  приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
  • обязательство о выполнении  мер  по  предупреждению  коррупции,

            предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997

            года «О мерах борьбы с организованной  преступностью  и  коррупцией»

            (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь,  1997 г.,  № 24,

            ст.460)  (для  лиц,  уполномоченных  на  выполнение  государственных

            функций,  и  лиц,  приравненных  к  ним,  а  также иных работников в случаях,     

            предусмотренных законодательством);

  • контракт (государственных служащих);
  • справка-объективка;
  • анкета;
  • копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников  и  преподавателей  высших  учебных  заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
  •  копия  (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
  •  копия  (выписка)  решения учредителей о назначении на должность

руководителя организации;

  • договор    о  материальной  ответственности  (для   материально

ответственных лиц);

  • направление    на    работу  (службой  занятости  для   молодых специалистов  после  окончания  государственных  учебных  заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

 

      В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие  деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

  • характеристики и аттестационные листы;
  • списки научных трудов и изобретений;
  • заявления  работника  о  переводе,  увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
  • копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о  переводе,  увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
  • иные  документы,  предусмотренные  законодательством Республики Беларусь.

 

     По  решению  кадровой  службы  (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

     В    сформированное    личное   дело  документы  включаются   в хронологической последовательности.

      

      В личное дело не включаются:

  •  копии    документов    о  предоставлении  отпусков,   наложении

дисциплинарных    взысканий   (за  исключением  случаев   увольнения

работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

  • справки  о  месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
  • другие    документы,    имеющие    срок  хранения  до  10   лет включительно.

Источник: instr.deal.by

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Источник: gosuchetnik.ru

Ведение личных дел работников

Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности. В первую очередь отметим, что ведение личных дел сотрудников не обязательно в отношении всех категорий работников. Личное дело работника ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться ЛНА работодателя.

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  • руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);
  • руководители структурных подразделений и их заместители;
  • главные (ведущие) специалисты;
  • работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  • работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  • работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике.

Как оформить личное дело работника

Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников.

Документы личного дела работника помещаются в скоросшиватель, на обложке которого проставляется присвоенный делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел. После увольнения личное дело сотрудника изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Оформление обложки личного дела

Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть указание на их копийность, например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указываются крайние даты дела — обычно это даты подписания приказа о приеме и приказа об увольнении лица, на которое это дело заведено.

Если в дело включены документы (приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за … год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Обязательными реквизитами обложки дела являются также указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), и срок хранения дела (на обложках дел постоянного срока хранения указывается: «Хранить постоянно»)

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле работника, законодательством РФ не определен.

Для государственных гражданских служащих предусмотрено, что в их личное дело вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и сокращением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

► Можно ли вместо личных карточек вести личные дела

В личные дела работников включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров или анкета; копия документа, удостоверяющего личность;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
  • копии документов воинского учета работника для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
  • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;
  • копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления работником);
  • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений);
  • экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся в отдельном деле);
  • копия приказа (распоряжения) о приеме на работу; копия должностной инструкции работника;
  • копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).

Как вести личные дела работников

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями); уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических сведений о работнике;
  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  • материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  • документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора; копией приказа о прекращении трудового договора;
  • дубликатом трудовой книжки; другими документами, связанными с работой.

Помимо перечисленных, в личное дело работника могут входить и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т. д.) и т. п.).

► Как составить и оформить опись личного дела

Кроме того, в личное дело сотрудника помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

► Как вести личную карточку: готовые ответы на вопросы, которые ставят кадровиков в тупик

Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел работников, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.

При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.

Главная новость Сезон отпусков-2019: от чего по новым правилам придется отказаться

Тема номера Шесть поправок в ТК. Как их планирует Минтруд и что делать кадровикам

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Положение о ведении личных дел работников

Так как в тех случаях, когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы с ведением личных дел работников решаются на усмотрение работодателя, то разработка и утверждение локального нормативного акта лишними совершенно точно не будут.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству, логично, если отдельный ее раздел будет посвящен именно ведению личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровых документов.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ — Положение о ведении личных дел, учитывающий все нюансы ведения личных дел. Независимо от выбранной вами формы при регламентации работы с личными делами сотрудников необходимо уточнить:

  • категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
  • способ формирования личных дел; состав документов личных дел (в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях);
  • перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;
  • порядок ведения личных дел; порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;
  • порядок хранения личного дела после увольнения работника;
  • другую информацию.

Источник: www.pro-personal.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector