Документы в личных делах располагаются по

Документы в личных делах располагаются по

kичное дело

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

 

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

 

Не лишнее личное


 

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

 

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

 

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).


Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

 

Состав личного дела

 

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:


— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

2) документы, фиксирующие прием на работу:

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— автобиографию;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;


3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— должностную инструкцию;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— материалы аттестации;

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

 

Ведение личных дел работников


 

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).


Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

 

Образец оформления внутренней описи личного дела

 

              Внутренняя опись документов личного дела

 

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

                 (фамилия, имя, отчество работника)

 



N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров          
2 Личный листок по учету кадров          
3 Автобиография          
4 Копия диплома об образовании          
5 Трудовой договор          
           
  И т.д.          

 

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

 

Дата

 

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

 


Образец оформления листа-заверителя личного дела

 

Лист-заверитель дела N

 

В деле подшито и пронумеровано _____ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов_____;

пропущенные номера листов________

+ листов внутренней описи__________

 

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
   
   

 

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)


 

Дата

 

Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

 

Ответственность за ведение личных дел

 

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

 

Хранение и учет личных дел работников

 

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

info-personal.ru

Цитата ("Кадровик.ру", 2013, N 4, Правила и рекомендации ведения личных дел):Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.
Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:
— обязательно ли вести личные дела?
— на какие категории работников их заводить?
— какие документы помещать в личное дело?
— в какой последовательности располагать документы в личном деле?
— как передавать личное дело на архивное хранение?

Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.
Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.
Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.
Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: "документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления" (Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002).

Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.
Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.
Документы в деле следует располагать в следующей последовательности:
— внутренняя опись документов дела;
— дополнение к личному листку по учету кадров;
— личный листок по учету кадров;
— автобиография;
— копии документов об образовании;
— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
— характеристика;
— трудовой договор;
— копия приказа о приеме на работу;
— копии приказов о переводах, поощрениях.
Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например:
— выписка из собрания трудового коллектива (если руководитель избирается трудовым коллективом) или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров;
— списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т.д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе).
Далее в хронологической последовательности помещают копии документов:
— подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.);
— отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).
Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:
— приказы руководителя организации — о служебном положении;
— документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) — об образовании;
— документы органов ЗАГС — об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.
Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя.
Последний документ, помещаемый в личное дело, — копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении).
На копиях приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении) ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации. В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет (справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.).

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:
— наименование организации;
— номер дела;
— фамилию, имя, отчество сотрудника;
— дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
— дату окончания личного дела (дата увольнения);
— количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
— срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (Пункты "а", "б" ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010). Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.
Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.
Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит "отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел", где пишут "личное дело проверено", указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.
Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан. В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.

Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника.
Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).
Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.
Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи.
В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации.
Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак "+" и количество листов внутренней описи.
Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:
— литерные и пропущенные номера;
— наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк);
— номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.
В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т.д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.

Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие — дело не должно превышать 250 листов. Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.

Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством.
Личное дело государственного служащего — это основной документ учета государственных служащих, содержащий информацию обо всей его трудовой деятельности. Порядок ведения личных дел и состав документов в них определен в Указе Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 (Пункты 6 — 10 Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (в ред. Указов Президента РФ от 31.05.1999 N 680, от 23.10.2008 N 1517).
Государственным служащим предписано не реже одного раза в год знакомиться с документами их личных дел. Если после ознакомления с документами своего личного дела государственный служащий хочет дать пояснение, он дает его в письменном виде, которое помещается в личное дело.
Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Подводя итоги рассмотрения правил и рекомендаций по ведению личных дел, можно сделать ряд выводов:
1. Ведение личных дел в негосударственных организациях основано на нормах обычного права, т.е. на традициях и обычаях. Правовая база закрепляет лишь порядок передачи личных дел в архив организации.
2. Личные дела государственных гражданских служащих ведутся по правилам, закрепленным законодательством РФ.
3. Основные различия между ними состоят в том, что личные дела ведутся в обязательном порядке на всех государственных гражданских служащих; личные дела государственных гражданских служащих передаются вслед за ними в случае их перевода или перехода в другую организацию.

Л.Вялова
К. и. н., доцент РГГУ
Москва
17.04.2013

www.buhonline.ru

Государственные структуры

Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.

В этом законе прописано, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных. Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников.

Более подробные сведения о ведении персональных дел содержатся в соответствующем Указе Президента. Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.

Частные предприятия

Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.

Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.

Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

Оформление дела

личное дело сотрудника

Титульный лист

Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте. Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника. Далее следует номер дела и заголовок – в нашем случае это ФИО работника.

Внизу справа проставляются дата приёма на занимаемую должность и дата увольнения. Кроме того. Указывается количество листов дела и срок хранения после сдачи в архив.

Сама папка

Поскольку персональные дела сотрудников — это дела достаточно длительного хранения, то находиться они обязаны в обложках, выполненных полностью из картона. Архивы не принимают на хранение папки из пластика. Бланк опись документов в личном деле работника в обязательном порядке подшивается в обложку.

В деле сотрудников содержится следующая информация:

  • заявление, написанное при приёме на работу;
  • автобиография либо резюме;
  • светокопии персональных документов (ИНН, паспорта, СНИЛС);
  • светокопии сведений об образовании и квалификации;
  • рекомендации или характеристики с предшествующего места работы;
  • внутренние документы предприятия, касающиеся данного сотрудника;
  • трудовое соглашение или договор;
  • документы об аттестации;
  • инструкции в соответствии с занимаемой должностью;
  • любые дополнительные документы, согласно которым вносят изменения какой-либо информации.

Что лишнее в личном деле

Поскольку персональные дела хранятся очень длительное время, не меньше 75 лет, то не стоит подшивать туда документы с малым сроком хранения. Заявления на предоставление отпуска, отгулов и тому подобное, хранится в специальном журнале в течение пяти лет.

Кто работает с личными делами

Заниматься внесением данных, описью и сдачей в архив, может исключительно кадровик, тот который назначен приказом.

Именно этот сотрудник может воспользоваться конфиденциальной информации о людях и в случае утечки информации, вся ответственность возлагается на него. Кроме того, ответственный сотрудник знакомит работника, не реже, чем один раз в год, с его личным делом.

Опись содержимого

личное дело сотрудника

Все документы, содержащиеся в личном деле, обязательно должны быть прошиты, пронумерованы и описаны. Кроме того, документация должна быть расположена в соответствии с хронологией. Опись можно размещать на внутренней стороне обложки или подшить последней страницей в деле.

Опись должна содержать следующие данные:

  • название документа;
  • именные данные работника;
  • номер личного дела;
  • индекс по номенклатуре;
  • дата составления;
  • постраничное содержание;
  • подпись ответственного;
  • печать и дата.

Учёт и регистрация личных дел

Приказ, который предусматривает введение учёта сотрудников посредством заведения персональных дел, содержит данные, которые точно регламентируют деятельность ответственных лиц по их учёту и регистрации. Предусматривается наличие специальной книги по учёту документов. В этой книге производится нумерация дел в соответствии с принятыми правилами в организации, затем этот же номер наносится на само личное дело. В этой книге обязательно содержатся краткие данные про личные дела сотрудников.

Внесение новых данных

Запись каких-либо изменений и дополнений в персональные дела работников допускается только тем ответственным работником, который назначен руководством организации. В случае временного отсутствия этого сотрудника, при необходимости, назначается лицо, временно его заменяющее.

Даже если в кадровой службе имеются ещё сотрудники, без специального приказа они не могут заниматься внесением данных.

Различные исправления, в случаях допущения ошибок, вносятся так же, как и в трудовую книжку. Неправильные данные зачёркивают, а сверху надписываются правильные данные. Любые дополнения и изменения должны быть подкреплены соответствующими документами и указаниями на них.

Сохранность дел

личное дело это

Поскольку вся информация, содержащаяся в личном деле, является строго конфиденциальной, необходимо обеспечит ей надлежащее хранение. Для таких целей в организациях широкое распространение получили сейфы специальных конструкций или шкафы из металла, которые запираются на ключ. Такие методы хранения помогут избежать несанкционированной утечки информации посредством доступа третьих лиц.

В организациях сохраняются данные только на тех сотрудников, которые работают на предприятии в данный момент. После увольнения сотрудника, его личное дело передают в архив. Для муниципальных служащих предполагается десятилетнее хранение их персональных дел в организации, где они работали. Для любых других организаций негласно принят срок хранения дел после увольнения в течение одного года.

При оформлении дела для сдачи в архив заполняют лист-заверитель. Эти данные подшиваются в качестве последнего листа. Кроме того, при сдаче в архив указывается время хранения личного дела. Для рядовых сотрудников такой срок составляет 75 лет, а для руководства – бессрочно. Началом исчисления срока является дата его передачи в архив.

Резюме

Нужно помнить, что персональное дело работника – это не трудовая книжка, и на руки оно никогда не выдаётся. Для контроля правильности внесённой в личное дело информации, сотрудник должен периодически знакомиться со своим делом. Такое мероприятие происходит не реже, чем один раз в год, в присутствии ответственного лица. После ознакомления сотрудник расписывается в листе ознакомления, который подшивается к делу.

Образец личного дела работника для коммерческих организаций можно найти в сети интернет. Для госпредприятий и организаций существует специально утверждённая форма.

По требованию правоохранительных органов личные дела могут быть переданы им для рассмотрения. Но даже правоохранительные органы, впоследствии должны вернуть дело на предприятие.

Заводить или не заводить личные дела на своих сотрудников каждая частная организация решает самостоятельно. В случае положительного решения необходимо обеспечить сохранность конфиденциальных данных.

101biznesplan.ru

Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

  • руководители и их заместители;
  • ведущие специалисты;
  • материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
  • работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Формирование личных дел сотрудников

Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

Требования к оформлению личных дел работников фирмы

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах:

  • в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
  • лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
  • каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
  • одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
  • приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Документы личного дела сотрудника

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

Составление положительной характеристики на работника по месту требованияЗнаете ли Вы, как написать характеристику на работника предприятия?

Для чего предпринимателю нужны коды статистики?

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

  • заполненная анкета компании;
  • копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для мужчин);
  • диплом или иные документы об образовании;
  • фотография (цветная или черно-белая);
  • характеристика с прошлого места работы;
  • заявление работника о приёме на работу;
  • копия приказа о приёме сотрудника на работу;
  • копия трудового договора и должностной инструкции;
  • опись документов в личном деле;
  • иные документы;
  • копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Какие документы требуются для наполнения личного дела сотрудника организации?

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

  • на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
  • если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
  • обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Как правильно рассчитать больничный?Как рассчитывается больничный работника?

Что грозит предпринимателю за незаконную торговлю?

Способы подсчета среднесписочной численности сотрудников фирмы: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/raschet-srednespisochnoy-chislennosti-rabotnikov.html

svoy-business.com

Чем предусмотрено ведение личных дел

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

Порядок формирования личного дела

На вопрос, что такое дело, отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2019) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Она должна охватывать:

  • процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
  • период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
  • процедуру увольнения (заявление и приказ).

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Формирование дела при приеме на работу

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

  • название юридического лица;
  • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
  • номер;
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
  • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
  • срок хранения.

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

Формирование в процессе трудовой деятельности

На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержатся в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

  • поступление новых бумаг;
  • изъятие листов;
  • замена подлинников копиями.

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:

Скачать

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

  • проверить наличие всех документов;
  • проверить хронологию бумаг в папке;
  • сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Хранение ЛД: порядок и сроки

Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

  • для ЛД, созданных с 01.01.2003, — 50 лет;
  • для ЛД, созданных до 2003 года, — 75 лет.

Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее чем через три года после закрытия папки должны быть переданы в архив.

clubtk.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector